TƯ VẤN THÀNH LẬP THÊM VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI THÁI NGUYÊN
Trên đây là những yếu tố cần có để tạo nên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mới Thành lập văn phòng đại diện. Để tránh được các rủi ro về thủ tục pháp lý thì hãy liên hệ với Gia Minh để được Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thái Nguyên hay Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cũng như Những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp để có dịch vụ tốt nhất.
Trước khi nộp hồ sơ: hình dung đúng mô hình văn phòng đại diện tại Thái Nguyên
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định rõ vì sao muốn mở văn phòng đại diện tại Thái Nguyên. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp; không trực tiếp thực hiện chức năng kinh doanh. Vì vậy, mô hình này phù hợp khi doanh nghiệp cần hiện diện tại địa phương để liên lạc, xúc tiến, chăm sóc đối tác, nghiên cứu thị trường hoặc hỗ trợ hoạt động của trụ sở chính.
Nếu doanh nghiệp dự kiến trực tiếp bán hàng, cung cấp dịch vụ, xuất hóa đơn hoặc tổ chức hoạt động kinh doanh thường xuyên tại Thái Nguyên, cần cân nhắc chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh thay vì sử dụng văn phòng đại diện.
Xác định rõ phạm vi đại diện, liên lạc, xúc tiến và hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên liệt kê các công việc văn phòng đại diện dự kiến thực hiện, chẳng hạn:
Tiếp nhận và chuyển thông tin cho trụ sở chính.
Đại diện liên hệ với khách hàng, đối tác và cơ quan liên quan.
Nghiên cứu thị trường tại Thái Nguyên.
Hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức hội nghị, gặp gỡ hoặc chương trình xúc tiến.
Theo dõi tiến độ hợp đồng do trụ sở chính ký.
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng.
Để tìm hiểu năng lực, hồ sơ pháp lý và các dịch vụ khác của công ty, vui lòng xem tại website chính thức bên dưới.
Tiếp nhận phản ánh và chuyển về bộ phận có thẩm quyền.
Quản lý hình ảnh và thông tin của doanh nghiệp tại địa phương.
Hỗ trợ tuyển dụng và quản lý nhân sự văn phòng.
Thực hiện công việc theo văn bản ủy quyền.
Phạm vi hoạt động nội bộ phải thống nhất với chức năng pháp lý của văn phòng đại diện. Không nên giao cho văn phòng trực tiếp bán hàng, thu tiền, tổ chức kho hàng hoặc thực hiện các giao dịch kinh doanh vượt quá phạm vi đại diện.
Liệt kê nguồn đầu vào chính: quyết định thành lập, thông tin người đứng đầu và địa chỉ văn phòng
Ba nhóm dữ liệu quan trọng gồm:
Quyết định thành lập văn phòng đại diện.
Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện.
Thông tin địa chỉ dự kiến đặt văn phòng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Thông tin đăng ký hiện tại của doanh nghiệp.
Điều lệ hoặc quy định nội bộ liên quan.
Biên bản họp khi loại hình doanh nghiệp yêu cầu.
Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu.
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ.
Thông tin điện thoại, email liên hệ.
Hợp đồng thuê hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm.
Phạm vi công việc dự kiến giao cho người đứng đầu.
Các thông tin phải được lấy từ cùng một bảng dữ liệu chuẩn để tránh mỗi giấy tờ ghi một cách khác nhau.
Chọn cách bán phù hợp: không đặt trọng tâm vào bán hàng trực tiếp mà vào đại diện và kết nối
Văn phòng đại diện không phải điểm bán hàng trực tiếp. Doanh nghiệp nên tổ chức mô hình theo hướng:
Văn phòng tiếp nhận nhu cầu của khách hàng.
Thông tin được chuyển về trụ sở chính hoặc chi nhánh có chức năng kinh doanh.
Báo giá và hợp đồng do đơn vị có thẩm quyền phát hành.
Thanh toán thực hiện qua tài khoản của doanh nghiệp hoặc đơn vị kinh doanh phù hợp.
Hàng hóa được giao từ kho hoặc địa điểm kinh doanh hợp pháp.
Hóa đơn được lập bởi chủ thể thực hiện giao dịch.
Nếu khách hàng thường xuyên đến văn phòng để mua hàng, thanh toán, nhận hàng hoặc ký hợp đồng thương mại, doanh nghiệp nên rà lại mô hình vì hoạt động thực tế có thể không còn phù hợp với chức năng văn phòng đại diện.
Ước lượng quy mô ban đầu để tránh đăng ký quá rộng hoặc quá hẹp
Doanh nghiệp nên xác định:
Số nhân sự làm việc.
Số phòng làm việc.
Nhu cầu tiếp khách.
Số lượng đối tác thường xuyên liên hệ.
Phạm vi địa bàn phụ trách.
Mức chi phí hoạt động mỗi tháng.
Thiết bị cần sử dụng.
Nhu cầu lưu hồ sơ.
Tần suất tổ chức hội họp.
Người trực tiếp quản lý.
Khả năng mở rộng trong 6–12 tháng.
Văn phòng đại diện không cần tổ chức quy mô như một đơn vị kinh doanh nếu chức năng chủ yếu là liên lạc và xúc tiến. Tuy nhiên, không nên thuê diện tích quá nhỏ nếu có nhiều nhân sự hoặc thường xuyên tiếp đối tác.
Chọn mô hình đơn vị phụ thuộc từ cách doanh nghiệp thực sự sẽ vận hành
Đối với việc mở văn phòng đại diện, vấn đề quan trọng không phải chọn lại loại hình doanh nghiệp mà là lựa chọn đúng loại đơn vị phụ thuộc. Doanh nghiệp cần phân biệt văn phòng đại diện với chi nhánh và địa điểm kinh doanh.
Doanh nghiệp cần cân nhắc văn phòng đại diện có đúng nhu cầu không
Văn phòng đại diện phù hợp khi doanh nghiệp cần:
Có địa chỉ liên hệ tại Thái Nguyên.
Cử người đại diện làm việc với đối tác.
Nghiên cứu thị trường.
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng.
Xúc tiến cơ hội kinh doanh.
Theo dõi hoạt động của dự án.
Bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp tại địa phương.
Nếu mục tiêu là trực tiếp kinh doanh, doanh nghiệp cần cân nhắc mô hình khác phù hợp hơn.
Nhiều người cùng quản lý cần chốt quyền quyết định ngay từ đầu
Dù văn phòng chỉ là đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp vẫn cần phân định rõ:
Ai là người đứng đầu.
Ai được ký văn bản giao dịch hành chính.
Ai được tiếp nhận tài liệu.
Ai quản lý chi phí.
Ai được làm việc với cơ quan nhà nước.
Ai báo cáo trụ sở chính.
Ai quản lý nhân sự.
Ai được sử dụng con dấu hoặc chữ ký theo ủy quyền.
Khi nào phải xin ý kiến trụ sở chính.
Không nên để nhiều người cùng điều hành nhưng không có đầu mối chịu trách nhiệm cuối cùng.
Không chỉ nhìn vào chi phí mà phải nhìn cách chia trách nhiệm
Doanh nghiệp nên xây dựng cơ chế vận hành gồm:
Người phụ trách quan hệ đối tác.
Người quản lý hành chính.
Người lưu hồ sơ.
Người theo dõi chi phí.
Người tiếp nhận thông báo.
Người quản lý tài sản.
Người tổng hợp báo cáo.
Người thay thế khi người đứng đầu vắng mặt.
Việc phân vai rõ giúp văn phòng không vượt quá chức năng và giảm phụ thuộc vào một cá nhân.
Dự tính khả năng chuyển đổi sang chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh về sau
Doanh nghiệp cần dự kiến:
Có phát sinh nhu cầu bán hàng tại Thái Nguyên không.
Có cần kho hàng không.
Có cần trực tiếp cung cấp dịch vụ không.
Có cần xuất hóa đơn từ đơn vị tại địa phương không.
Có tuyển đội ngũ kinh doanh không.
Có mở cửa hàng hoặc trung tâm dịch vụ không.
Có cần hạch toán riêng không.
Nếu khả năng chuyển đổi cao, doanh nghiệp nên chọn địa điểm và xây hệ thống hồ sơ đủ linh hoạt để tránh phải chuyển văn phòng nhiều lần.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện: có giấy chứng nhận hoạt động riêng, có dấu của văn phòng, chỉ được phép giao dịch, phát triển thương hiệu, không được phép kinh doanh và xuất hóa đơn, không phải kê khai thuế.
Tương tự văn phòng đại diện, chi nhánh cũng là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng ủy quyền cho doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.
Đọc thêm:
- Cách đặt tên chi nhánh – đặt tên địa điểm kinh doanh đúng quy định
- Chi nhánh có được kinh doanh khác với ngành nghề công ty mẹ
Đặt tên văn phòng đại diện sao cho đúng pháp lý và dễ sử dụng
Tên văn phòng đại diện phải thể hiện đúng mối liên hệ với doanh nghiệp chủ quản. Đây không phải một doanh nghiệp độc lập nên không nên đặt tên như một công ty riêng biệt.
Tên nên gắn với tên doanh nghiệp và chức năng văn phòng đại diện
Tên thường được xây dựng theo cấu trúc:
Tên doanh nghiệp – Văn phòng đại diện tại Thái Nguyên.
Cách đặt tên này giúp:
Xác định rõ doanh nghiệp chủ quản.
Phân biệt với chi nhánh.
Phân biệt với địa điểm kinh doanh.
Sử dụng thống nhất trên biển hiệu.
Thuận tiện khi giao dịch.
Giảm nhầm lẫn với một doanh nghiệp độc lập.
Kiểm tra khả năng trùng hoặc gây nhầm lẫn trước khi chốt
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
Tên pháp lý hiện tại của doanh nghiệp.
Tên viết tắt.
Địa danh sử dụng.
Các đơn vị phụ thuộc đã có.
Cách thể hiện trên quyết định thành lập.
Cách thể hiện trên hồ sơ đăng ký.
Cách thể hiện trên biển hiệu.
Không nên sử dụng một tên thương mại hoàn toàn khác làm tên chính của văn phòng đại diện.
Chuẩn bị thêm tên giao dịch nội bộ nếu cần
Doanh nghiệp có thể sử dụng tên rút gọn trong hoạt động nội bộ, nhưng trên tài liệu pháp lý và biển hiệu cần ưu tiên tên đã đăng ký.
Tên rút gọn nên:
Có liên hệ với tên doanh nghiệp.
Không gây hiểu nhầm là công ty riêng.
Không gây nhầm với chi nhánh.
Dễ sử dụng trong email.
Dễ nhận diện trên sơ đồ tổ chức.
Đừng chọn cách thể hiện tên quá dài và thiếu thống nhất
Tên dài có thể gây khó khi:
Làm biển hiệu.
Đặt tiêu đề văn bản.
Tạo email.
Lưu hồ sơ.
In danh thiếp.
Ghi trên hợp đồng thuê.
Giao dịch với cơ quan hoặc đối tác.
Doanh nghiệp nên thống nhất một cách viết duy nhất và áp dụng trên toàn bộ hồ sơ.
Đọc thêm:
Địa chỉ tại Thái Nguyên phải phù hợp với cách văn phòng đại diện hoạt động
Địa chỉ cần phù hợp với mục đích làm văn phòng, tiếp khách, lưu hồ sơ và tổ chức nhân sự. Không nên thuê địa điểm chỉ để có địa chỉ đăng ký trong khi thực tế không có người làm việc hoặc không thể tiếp nhận thư từ.
Phân biệt trụ sở doanh nghiệp với địa điểm đặt văn phòng đại diện
Trụ sở chính và văn phòng đại diện là hai địa điểm khác nhau. Văn phòng đại diện cần có:
Địa chỉ rõ ràng.
Phần diện tích sử dụng xác định được.
Nơi làm việc thực tế.
Khả năng tiếp nhận thư từ.
Biển hiệu.
Người quản lý.
Tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm.
Doanh nghiệp cần kiểm tra xem địa chỉ có phù hợp để làm văn phòng hay không, đặc biệt khi đặt tại tòa nhà, khu nhà ở hoặc địa điểm sử dụng chung.
Kiểm tra quyền sử dụng địa chỉ và giấy tờ chứng minh nếu cần
Trước khi ký hợp đồng thuê, cần kiểm tra:
Người cho thuê có quyền cho thuê không.
Địa chỉ ghi trên giấy tờ có thống nhất không.
Phần diện tích thuê.
Thời hạn thuê.
Quyền đặt biển.
Quyền tiếp khách.
Quyền sử dụng dịch vụ tòa nhà.
Trách nhiệm sửa chữa.
Tiền đặt cọc.
Điều kiện chấm dứt hợp đồng.
Hợp đồng thuê nên ghi đúng tên doanh nghiệp hoặc chủ thể ký theo thẩm quyền.
Tính trước nhu cầu khách đến giao dịch và nhân viên làm việc
Cần dự tính:
Số nhân viên.
Số bàn làm việc.
Phòng họp.
Khu tiếp khách.
Nơi lưu hồ sơ.
Chỗ để xe.
Khung giờ hoạt động.
Hệ thống internet.
An ninh.
Điều kiện phòng cháy.
Khả năng tiếp nhận thư từ.
Nhu cầu mở rộng.
Văn phòng đại diện không nên tổ chức kho hàng hoặc điểm giao nhận thương mại như một địa điểm kinh doanh.
Không chọn địa chỉ chỉ vì rẻ nếu sau đó phải chuyển ngay khi vận hành
Địa điểm rẻ nhưng bất tiện có thể làm phát sinh:
Chi phí chuyển địa chỉ.
Chi phí làm lại biển hiệu.
Chi phí sửa hồ sơ.
Mất thời gian thông báo cho đối tác.
Gián đoạn tiếp nhận thư.
Khó tuyển nhân sự.
Khó tiếp khách.
Hạn chế giờ làm việc.
Không được lắp biển.
Nên ưu tiên địa điểm có khả năng sử dụng ổn định ít nhất trong giai đoạn đầu.
Phạm vi hoạt động: viết đúng chức năng đại diện, không biến văn phòng thành đơn vị kinh doanh
Văn phòng đại diện không đăng ký ngành nghề kinh doanh riêng như doanh nghiệp. Nội dung hoạt động phải bám vào chức năng đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp chủ quản và không thực hiện chức năng kinh doanh.
Nội dung hoạt động cần bám sát đại diện, liên lạc và xúc tiến
Có thể xác định các nhiệm vụ:
Đại diện theo ủy quyền.
Liên hệ với đối tác.
Nghiên cứu thị trường.
Xúc tiến cơ hội hợp tác.
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng.
Thu thập thông tin.
Theo dõi việc thực hiện hợp đồng.
Bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
Báo cáo cho trụ sở chính.
Không nên ghi nội dung như trực tiếp mua bán, phân phối, cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền.
Không tự bổ sung hoạt động kinh doanh cho văn phòng đại diện
Nếu doanh nghiệp phát sinh nhu cầu:
Bán hàng.
Giao hàng.
Thu tiền.
Xuất hóa đơn.
Cung cấp dịch vụ.
Tổ chức kho.
Ký hợp đồng thương mại độc lập.
Hạch toán doanh thu.
Cần đánh giá mô hình chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh thay vì mở rộng chức năng của văn phòng đại diện.
Tách hoạt động của văn phòng với hoạt động của trụ sở chính
Doanh nghiệp cần quy định:
Văn phòng tiếp nhận thông tin.
Trụ sở chính phê duyệt báo giá.
Đơn vị có chức năng ký hợp đồng.
Đơn vị kinh doanh lập hóa đơn.
Đơn vị phù hợp nhận tiền.
Kho hoặc địa điểm kinh doanh giao hàng.
Văn phòng chỉ theo dõi và hỗ trợ.
Việc tách rõ giúp hạn chế nhân viên văn phòng thực hiện giao dịch vượt thẩm quyền.
Rà lại ngành nghề của doanh nghiệp chủ quản khi hoạt động mở rộng
Văn phòng đại diện không có ngành nghề độc lập, nhưng hoạt động mà văn phòng hỗ trợ phải gắn với phạm vi hợp pháp của doanh nghiệp chủ quản.
Khi doanh nghiệp mở rộng sang lĩnh vực mới, cần kiểm tra:
Ngành nghề của doanh nghiệp.
Giấy phép chuyên ngành.
Phạm vi ủy quyền.
Nội dung giới thiệu của văn phòng.
Tài liệu truyền thông.
Hợp đồng và báo giá.
Người chịu trách nhiệm.
Ngân sách hoạt động nên xuất phát từ nhân sự, địa điểm và nhiệm vụ thực tế
Văn phòng đại diện không có vốn điều lệ riêng. Vốn điều lệ thuộc về doanh nghiệp chủ quản. Vì vậy, thay vì “đăng ký vốn” cho văn phòng, doanh nghiệp cần lập ngân sách hoạt động phù hợp.
Tính nhu cầu chi phí cho việc thành lập và tổ chức văn phòng
Ngân sách ban đầu có thể gồm:
Chi phí chuẩn bị hồ sơ.
Tiền đặt cọc.
Tiền thuê.
Biển hiệu.
Bàn ghế.
Máy tính.
Máy in.
Internet.
Phần mềm.
Chi phí tuyển dụng.
Chi phí chuyển phát.
Chi phí đi lại.
Chi phí lưu trữ.
Dự trù chi phí cho địa điểm làm văn phòng
Ngoài tiền thuê, cần tính:
Phí quản lý.
Điện.
Nước.
Internet.
Gửi xe.
Vệ sinh.
Bảo vệ.
Sửa chữa.
Phòng họp.
Chi phí chấm dứt hợp đồng.
Chi phí chuyển địa điểm nếu phát sinh.
Chừa ngân sách cho lương, công tác và hoạt động xúc tiến
Văn phòng có thể phát sinh:
Lương người đứng đầu.
Lương nhân viên.
Bảo hiểm.
Công tác phí.
Chi phí tiếp khách.
Chi phí hội họp.
Chi phí nghiên cứu thị trường.
Chi phí truyền thông.
Chi phí văn phòng phẩm.
Chi phí liên lạc.
Mọi khoản chi cần có quy trình phê duyệt và chứng từ.
Không lập ngân sách quá lớn nếu nhiệm vụ ban đầu còn hạn chế
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ nhu cầu thực tế:
Số nhân sự.
Tần suất tiếp khách.
Số chuyến công tác.
Nhu cầu phòng họp.
Khối lượng hồ sơ.
Phạm vi địa bàn.
Thời gian thử nghiệm mô hình.
Không nên thuê văn phòng quá lớn hoặc đầu tư nhiều thiết bị khi chưa xác định hiệu quả hoạt động.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện:
Bước 1: Xin Giấy chứng nhận hoạt động
Hồ sơ gồm:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT;
- Biên bản, quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ CMND / Hộ chiếu công chứng người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp; (Phụ lục II-18, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư;, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung; cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung; đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư;, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương;
Nơi nộp: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư Thái Nguyên hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thời hạn giải quyết: 03 -05 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ cấp giấy chứng nhận.
Lệ phí: 100.000 đồng
Bước 2: Làm dấu của Văn phòng đại diện
Bước 3: Thông báo mẫu dấu văn phòng đại diện
Bảng giá thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thái Nguyên
Người đứng đầu văn phòng đại diện: chọn người có thể xử lý công việc hằng ngày
Người đứng đầu văn phòng đại diện là đầu mối quan trọng giữa văn phòng, doanh nghiệp chủ quản, đối tác và cơ quan liên quan. Người này cần hiểu phạm vi ủy quyền và giới hạn của văn phòng.
Ưu tiên người nắm được hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp
Người đứng đầu nên hiểu:
Ngành nghề của doanh nghiệp.
Sản phẩm hoặc dịch vụ chính.
Khách hàng mục tiêu.
Phạm vi địa bàn.
Cơ cấu quản lý.
Quy trình báo cáo.
Thẩm quyền của văn phòng.
Những việc không được tự quyết định.
Quy trình bảo mật thông tin.
Làm rõ quyền ký khi có nhiều người cùng điều hành
Doanh nghiệp cần quy định:
Ai ký văn bản hành chính.
Ai tiếp nhận tài liệu.
Ai phê duyệt chi phí.
Ai ký hợp đồng lao động khi được ủy quyền.
Ai liên hệ cơ quan nhà nước.
Ai quản lý tài sản.
Ai được làm việc với đối tác.
Văn bản nào phải chuyển về trụ sở chính.
Thống nhất cách ủy quyền khi người đứng đầu thường xuyên vắng mặt
Văn bản ủy quyền cần xác định:
Người được ủy quyền.
Nội dung công việc.
Thời hạn.
Phạm vi ký.
Hạn mức chi phí.
Trách nhiệm báo cáo.
Cách bàn giao.
Trường hợp chấm dứt ủy quyền.
Không nên ủy quyền chung chung cho cả hoạt động kinh doanh vì văn phòng không có chức năng kinh doanh.
Thông tin cá nhân phải thống nhất trên toàn bộ hồ sơ
Cần đối chiếu:
Họ tên.
Ngày sinh.
Số giấy tờ cá nhân.
Ngày cấp.
Quốc tịch.
Địa chỉ liên hệ.
Số điện thoại.
Email.
Chữ ký.
Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu là thành phần trong hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Hồ sơ còn gồm thông báo thành lập cùng quyết định và biên bản họp tương ứng với loại hình doanh nghiệp.
Hồ sơ thành lập cần chuẩn bị theo một bộ dữ liệu thống nhất
Doanh nghiệp nên xây dựng một bảng dữ liệu chung trước khi soạn hồ sơ. Cách này giúp hạn chế sai lệch giữa quyết định, biên bản, thông báo và giấy tờ của người đứng đầu.
Thông tin tên, địa chỉ và người đứng đầu phải đồng nhất
Bảng dữ liệu nên gồm:
Tên doanh nghiệp chủ quản.
Mã số doanh nghiệp.
Địa chỉ trụ sở chính.
Tên văn phòng đại diện.
Địa chỉ văn phòng.
Nội dung hoạt động.
Họ tên người đứng đầu.
Thông tin giấy tờ cá nhân.
Số điện thoại.
Email.
Ngày dự kiến hoạt động.
Người nộp hồ sơ.
Giấy tờ của người đứng đầu cần rõ và còn giá trị sử dụng
Tài liệu cần:
Rõ nét.
Đủ hai mặt.
Không bị cắt.
Không che thông tin.
Còn giá trị sử dụng.
Khớp với dữ liệu kê khai.
Có thể đọc rõ số và ngày cấp.
Không nên sử dụng bản ảnh đã qua nhiều lần gửi làm giảm chất lượng.
Quyết định và biên bản phải phản ánh đúng thẩm quyền
Tùy loại hình doanh nghiệp, cần kiểm tra:
Chủ thể có quyền quyết định.
Thành phần tham dự họp.
Tỷ lệ biểu quyết.
Nội dung thành lập.
Tên văn phòng.
Địa chỉ.
Người đứng đầu.
Phạm vi hoạt động.
Ngày có hiệu lực.
Chữ ký.
Không nên sao chép mẫu của loại hình doanh nghiệp khác.
Kiểm tra chữ ký, thông tin liên hệ và người nộp hồ sơ trước khi gửi
Trước khi nộp cần rà:
Đủ chữ ký.
Đúng người ký.
Ngày ký thống nhất.
File scan rõ.
Tài liệu ủy quyền.
Số điện thoại đang sử dụng.
Email nhận thông báo.
Người nộp hồ sơ.
Tên file.
Bản lưu cuối cùng.
Theo Luật Doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ; nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan có trách nhiệm thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Điểm riêng của văn phòng đại diện: đừng nhầm với địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh
Đây là nội dung quan trọng nhất khi tổ chức văn phòng đại diện. Văn phòng không trực tiếp kinh doanh; chi nhánh có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp; địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh cụ thể.
Rà nguy cơ nhầm chức năng văn phòng đại diện với địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh
Dấu hiệu văn phòng đang hoạt động vượt phạm vi gồm:
Trực tiếp bán hàng.
Niêm yết giá để bán.
Thu tiền khách hàng.
Xuất hoặc đề nghị xuất hóa đơn như đơn vị bán.
Tổ chức kho hàng.
Giao hàng thường xuyên tại văn phòng.
Ký hợp đồng thương mại vượt ủy quyền.
Cung cấp dịch vụ trực tiếp.
Ghi nhận doanh thu riêng.
Khi có những hoạt động này, doanh nghiệp nên rà lại mô hình đơn vị phụ thuộc.
Lập danh sách điều kiện cần hoàn thiện trước ngày chính thức hoạt động
Danh sách nên gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
Hợp đồng thuê.
Biển hiệu.
Người đứng đầu.
Quyết định phân công.
Quy chế hoạt động.
Quy trình báo cáo.
Danh sách tài sản.
Hồ sơ nhân sự.
Quy trình lưu văn bản.
Tài khoản email.
Đầu mối nhận thông báo.
Ngân sách hoạt động.
Không nên sử dụng cụm “ngày mở bán” đối với văn phòng đại diện. Mốc phù hợp là ngày chính thức đi vào hoạt động đại diện và liên lạc.
Phân biệt việc phải có ngay với việc chỉ phát sinh khi mở rộng phạm vi
Những việc cần có ngay:
Đăng ký hoạt động.
Địa chỉ.
Người đứng đầu.
Biển hiệu.
Phạm vi ủy quyền.
Hồ sơ nhân sự.
Quy trình chi phí.
Lưu trữ tài liệu.
Những việc phát sinh khi mở rộng:
Tăng nhân sự.
Chuyển địa chỉ.
Thay người đứng đầu.
Thành lập chi nhánh.
Mở địa điểm kinh doanh.
Tổ chức kho.
Thực hiện bán hàng tại địa phương.
Giữ hồ sơ theo từng nhóm để sau này kiểm tra hoặc bổ sung không bị rối
Nên chia thành:
Hồ sơ doanh nghiệp chủ quản.
Hồ sơ đăng ký văn phòng.
Hồ sơ người đứng đầu.
Hồ sơ địa điểm.
Hồ sơ nhân sự.
Hồ sơ ủy quyền.
Hồ sơ tài sản.
Hồ sơ chi phí.
Hồ sơ giao dịch với đối tác.
Hồ sơ thay đổi.
Hồ sơ báo cáo nội bộ.
Tổ chức mặt bằng và quy trình vận hành trước ngày văn phòng hoạt động
Văn phòng cần được bố trí phục vụ liên lạc, tiếp khách và hỗ trợ doanh nghiệp. Không nên tổ chức như cửa hàng hoặc kho giao nhận hàng hóa.
Bố trí địa điểm làm văn phòng phù hợp với nhu cầu làm việc
Mặt bằng có thể gồm:
Khu lễ tân.
Khu làm việc.
Phòng người đứng đầu.
Phòng họp.
Khu tiếp khách.
Tủ lưu hồ sơ.
Khu thiết bị.
Nơi nhận thư.
Khu vực đặt biển hiệu.
Việc bố trí cần phù hợp với số nhân sự và tần suất tiếp đối tác.
Phân công rõ người đứng đầu và nhân sự hỗ trợ
Người đứng đầu phụ trách:
Điều hành hoạt động.
Báo cáo trụ sở chính.
Quản lý nhân sự.
Quản lý chi phí trong phạm vi được giao.
Đại diện liên hệ theo ủy quyền.
Kiểm soát hồ sơ.
Xử lý sự cố.
Nhân sự hỗ trợ có thể phụ trách:
Hành chính.
Lễ tân.
Theo dõi đối tác.
Tổng hợp thông tin thị trường.
Quản lý lịch họp.
Lưu văn bản.
Hỗ trợ báo cáo.
Thiết lập cách tiếp nhận thông tin, tài liệu và yêu cầu của khách hàng
Thay vì quy trình nhận hàng và đổi trả, văn phòng đại diện nên xây quy trình:
Tiếp nhận yêu cầu.
Xác định nội dung.
Ghi nhận thông tin người liên hệ.
Chuyển đến trụ sở chính.
Theo dõi phản hồi.
Lưu kết quả.
Báo cáo sự việc.
Bảo mật thông tin.
Xử lý khiếu nại ban đầu.
Chuyển hồ sơ đúng thẩm quyền.
Nếu có hàng mẫu hoặc tài liệu giới thiệu, cần quản lý riêng và không biến thành hoạt động bán hàng.
Chuẩn bị bảng biểu nội bộ đơn giản để người mới cũng làm theo được
Biểu mẫu có thể gồm:
Sổ tiếp nhận văn bản.
Phiếu chuyển yêu cầu.
Nhật ký liên hệ đối tác.
Báo cáo thị trường.
Lịch công tác.
Bảng theo dõi chi phí.
Phiếu bàn giao tài sản.
Biên bản cuộc họp.
Bảng theo dõi ủy quyền.
Báo cáo hoạt động định kỳ.
Chi phí và chứng từ: thiết kế từ ngày đầu để cuối tháng không phải nhớ lại
Văn phòng đại diện không nên vận hành như một đơn vị kinh doanh thu tiền. Tuy nhiên, văn phòng vẫn có chi phí thuê, lương, điện nước, công tác và tiếp khách cần được quản lý đầy đủ.
Tách tiền doanh nghiệp với tiền cá nhân
Doanh nghiệp cần quy định:
Ai được tạm ứng.
Mục đích tạm ứng.
Hạn mức chi.
Thời hạn hoàn ứng.
Người phê duyệt.
Chứng từ cần nộp.
Cách xử lý chi hộ.
Cách bàn giao tiền mặt.
Không nên để người đứng đầu sử dụng tài khoản cá nhân lâu dài để chi toàn bộ hoạt động văn phòng mà không có hồ sơ.
Quy định lúc nào cần lấy hóa đơn đầu vào và ai kiểm tra
Các khoản thường cần kiểm soát gồm:
Tiền thuê.
Phí dịch vụ.
Điện, nước.
Internet.
Văn phòng phẩm.
Thiết bị.
Chi phí sửa chữa.
Vé và công tác phí.
Chi phí tổ chức sự kiện.
Chi phí thuê phòng họp.
Người kiểm tra cần đối chiếu tên doanh nghiệp, mã số thuế, nội dung dịch vụ, số tiền và chứng từ thanh toán.
Đối chiếu tiền mặt, chuyển khoản và tạm ứng theo lịch cố định
Có thể thực hiện:
Kiểm quỹ hằng tuần.
Đối chiếu tạm ứng hằng tuần.
Đối chiếu ngân hàng hằng tháng.
Tổng hợp chi phí hằng tháng.
Báo cáo ngân sách.
Kiểm kê tài sản định kỳ.
Rà hóa đơn trước kỳ kế toán.
Lưu hợp đồng, đề nghị thanh toán và biên bản theo cùng một cách
Mỗi khoản chi nên liên kết được:
Đề nghị mua hoặc thuê.
Phê duyệt.
Hợp đồng.
Biên bản nghiệm thu.
Hóa đơn.
Chứng từ thanh toán.
Biên bản bàn giao.
Hồ sơ bảo hành.
Báo cáo sử dụng.
Những việc sau thành lập mà doanh nghiệp ở Thái Nguyên hay để trễ
Treo biển, bố trí người đứng đầu và hoàn thiện quy chế hoạt động
Ngay sau khi được cấp giấy, cần:
Kiểm tra thông tin trên giấy chứng nhận.
Treo biển hiệu.
Bố trí người đứng đầu.
Bàn giao địa điểm.
Bàn giao tài sản.
Ban hành quy chế.
Ban hành phạm vi ủy quyền.
Tạo email.
Thiết lập lịch báo cáo.
Lưu hồ sơ đăng ký.
Chuẩn hóa thông tin giao dịch của văn phòng
Thông tin cần thống nhất trên:
Biển hiệu.
Danh thiếp.
Email.
Chữ ký email.
Văn bản.
Hồ sơ nhân sự.
Website.
Tài liệu giới thiệu.
Hợp đồng thuê.
Phiếu chi nội bộ.
Không nên để văn phòng tự sử dụng một tên thương mại khác với tên đã đăng ký.
Thiết lập đầu mối nhận thông báo và lịch công việc định kỳ
Cần phân công người theo dõi:
Email.
Văn bản gửi đến.
Tài khoản đăng ký doanh nghiệp.
Hợp đồng thuê.
Lịch báo cáo.
Chi phí.
Hồ sơ lao động.
Tài sản.
Thay đổi thông tin.
Yêu cầu của trụ sở chính.
Kiểm tra lại địa điểm và người đứng đầu khi mô hình thực tế thay đổi
Cần rà thủ tục khi:
Chuyển địa chỉ.
Thay người đứng đầu.
Thay tên doanh nghiệp.
Thay tên văn phòng.
Thay nội dung hoạt động.
Tăng nhân sự lớn.
Chuyển thành chi nhánh.
Mở địa điểm kinh doanh.
Chấm dứt văn phòng.
5 lỗi khiến văn phòng đại diện có giấy chứng nhận nhưng vận hành vẫn vướng
Đăng ký một kiểu nhưng hoạt động thực tế lại rộng hơn
Văn phòng đăng ký chức năng đại diện nhưng thực tế lại:
Trực tiếp bán hàng.
Thu tiền.
Giao hàng.
Quản lý kho.
Cung cấp dịch vụ.
Ký hợp đồng vượt ủy quyền.
Ghi nhận doanh thu.
Đây là dấu hiệu cần rà lại mô hình đơn vị phụ thuộc.
Nhầm chức năng văn phòng đại diện với địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh
Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền và không kinh doanh. Chi nhánh có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, còn địa điểm kinh doanh là nơi tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
Doanh nghiệp cần lựa chọn dựa trên hoạt động thực tế, không dựa vào thủ tục nào có vẻ đơn giản hơn.
Dùng tài khoản cá nhân lẫn với tiền hoạt động quá lâu
Hệ quả gồm:
Khó đối chiếu chi phí.
Không rõ khoản tạm ứng.
Thiếu hóa đơn.
Không xác định được tài sản của doanh nghiệp.
Khó bàn giao khi thay người đứng đầu.
Khó giải trình khoản chi.
Không có người chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và chứng từ định kỳ
Văn phòng dễ:
Mất hợp đồng thuê.
Quên gia hạn dịch vụ.
Không lưu hóa đơn.
Không báo cáo chi phí.
Không cập nhật ủy quyền.
Không thu hồi tài sản khi nhân viên nghỉ.
Không theo dõi thông báo.
Không cập nhật thay đổi người đứng đầu.
Ký hoặc cam kết vượt quá phạm vi được ủy quyền
Người đứng đầu có thể gây rủi ro nếu:
Ký hợp đồng thương mại không được giao.
Cam kết giá hoặc chính sách.
Nhận tiền.
Cam kết bảo lãnh.
Tuyển dụng vượt hạn mức.
Cho thuê lại địa điểm.
Sử dụng con dấu hoặc tài khoản không đúng quy định nội bộ.
Phạm vi ủy quyền phải được lập bằng văn bản và thường xuyên rà soát.
Tự làm hay thuê dịch vụ: nên nhìn vào số đầu việc chứ không chỉ nhìn phí
Tự làm phù hợp khi mô hình đơn giản và doanh nghiệp có người theo dõi
Doanh nghiệp có thể tự thực hiện khi:
Chỉ mở một văn phòng.
Địa chỉ rõ ràng.
Người đứng đầu đã xác định.
Hồ sơ doanh nghiệp đầy đủ.
Nội dung hoạt động đơn giản.
Có người hiểu thủ tục.
Có tài khoản nộp hồ sơ.
Có khả năng xử lý yêu cầu sửa đổi.
Nên thuê hỗ trợ khi có nhiều đơn vị phụ thuộc hoặc dữ liệu phức tạp
Nên cân nhắc dịch vụ khi:
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng.
Hồ sơ cũ không đồng nhất.
Chưa xác định đúng mô hình.
Người đứng đầu là người nước ngoài.
Địa chỉ có giấy tờ phức tạp.
Doanh nghiệp ở tỉnh khác.
Cần phối hợp nhiều người ký.
Hồ sơ từng bị yêu cầu sửa.
Yêu cầu đơn vị dịch vụ nêu rõ phần nào họ làm và phần nào doanh nghiệp phải cung cấp
Báo giá nên ghi rõ:
Rà mô hình.
Kiểm tra tên.
Kiểm tra địa chỉ.
Soạn thông báo.
Soạn quyết định.
Soạn biên bản.
Chuẩn bị hồ sơ người đứng đầu.
Nộp hồ sơ.
Theo dõi.
Xử lý bổ sung.
Bàn giao kết quả.
Hướng dẫn sau thành lập.
Các khoản không bao gồm.
Không chọn chỉ theo giá nếu không có danh sách đầu việc và thời điểm bàn giao rõ ràng
Mức phí thấp có thể chưa gồm:
Kiểm tra hợp đồng thuê.
Soạn văn bản ủy quyền.
Xử lý hồ sơ bị trả.
Thay đổi người đứng đầu.
Làm biển hiệu.
Hồ sơ lao động.
Chuyển phát.
Bàn giao file mềm.
Hỗ trợ sau khi có giấy.
Checklist trước ngày văn phòng đại diện bắt đầu hoạt động tại Thái Nguyên
Thông tin đăng ký đã khớp với mô hình thực tế
Tên văn phòng đúng.
Tên doanh nghiệp chủ quản đúng.
Địa chỉ đúng.
Người đứng đầu đúng.
Nội dung hoạt động phù hợp.
Số điện thoại đang sử dụng.
Email chính xác.
Hồ sơ đã được lưu.
Phạm vi ủy quyền đã rõ.
Mặt bằng và quy trình văn phòng đã sẵn sàng
Địa điểm đã bàn giao.
Biển hiệu đã treo.
Bàn ghế đã bố trí.
Internet hoạt động.
Có nơi tiếp khách.
Có tủ hồ sơ.
Có nơi nhận thư.
Tài sản đã được kiểm kê.
An ninh phù hợp.
Quy trình xử lý văn bản đã có.
Người đứng đầu và nhân sự hỗ trợ đã được phân công
Người đứng đầu đã nhận nhiệm vụ.
Có quyết định phân công.
Có phạm vi ủy quyền.
Có người thay thế.
Nhân sự hiểu chức năng văn phòng.
Có mô tả công việc.
Có lịch báo cáo.
Có quy trình bàn giao.
Quyền truy cập đã được phân cấp.
Chức năng văn phòng đã được rà để không nhầm với chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh
Không trực tiếp bán hàng.
Không tổ chức kho.
Không thu tiền bán hàng.
Không tự xuất hóa đơn.
Không cung cấp dịch vụ trực tiếp.
Không ký hợp đồng vượt ủy quyền.
Không giao hàng như điểm kinh doanh.
Có quy trình chuyển yêu cầu về trụ sở chính.
Tài liệu giới thiệu không gây nhầm lẫn.
Nhân sự đã được hướng dẫn.
Chi phí, chứng từ và tài sản đã có người quản lý
Ngân sách đã được duyệt.
Người tạm ứng đã xác định.
Hạn mức chi rõ.
Quy trình lấy hóa đơn đã có.
Tài sản được lập danh sách.
Hợp đồng thuê được lưu.
Lịch đối chiếu chi phí đã có.
File dữ liệu được sao lưu.
Người bàn giao cuối kỳ đã được phân công.
Mở văn phòng đại diện tại Thái Nguyên không chỉ là việc đăng ký thêm một địa chỉ. Doanh nghiệp cần xác định đúng chức năng đại diện, lựa chọn người đứng đầu, xây dựng phạm vi ủy quyền, kiểm soát chi phí và tổ chức quy trình chuyển thông tin về trụ sở chính. Khi hoạt động thực tế được giữ đúng giới hạn của văn phòng đại diện, doanh nghiệp sẽ hạn chế nguy cơ bị nhầm với chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh và dễ dàng mở rộng mô hình khi nhu cầu tại Thái Nguyên thay đổi.
Về nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện, Gia Minh xin thông tin như sau:
Lệ phí môn bài: Nếu văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.
Đọc thêm: Các loại thuế doanh nghiệp cần phải nộp hiện nay
Thuế giá trị gia tăng: Văn phòng không trực tiếp bán hàng;, không phát sinh doanh thu thì Công ty kê khai tập trung tại trụ sở chính. Các hóa đơn đầu vào liên quan đến chi phí hoạt động của Văn phòng; (mang tên, mã số thuế của Văn phòng) Công ty được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện về khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.
Thuế Thu nhập cá nhân: Nếu Công ty trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động làm việc tại; Văn phòng thì Công ty có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN tập trung tại Công ty. Trường hợp Văn phòng trực tiếp chi trả lương; cho người lao động thì Văn phòng phải thực hiện đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý Văn phòng.
Thuế Thu nhập doanh nghiệp: Văn phòng đại diện hạch toán phụ thuộc, không phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh thì không phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thái Nguyên
Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thái Nguyên do Gia Minh đã chia sẻ mong rằng sẽ giúp bạn một phần nào giải đáp các thắc mắc liên quan đến việc thành lập công ty, hãy liên hệ qua hotline 0932 785 561 – 0868 458 111 với Gia Minh để hỗ trợ tốt nhất nhé.
CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Chi phí thành lập công ty tại Thái Nguyên
Chi phí thành lập trung tâm ngoại ngữ Thái Nguyên
Đăng ký mã vạch tại Thái Nguyên
Chứng chỉ hành nghề đại lý thuế là gì?
Dịch vụ báo cáo thuế giá rẻ trọn gói từ 300.000 đồng / tháng
Khác nhau giữa báo cáo tài chính riêng lẻ và báo cáo tài chính hợp nhất
Thành lập văn phong đại diện công ty singapore tại việt nam
Có được đặt tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài hay không?
Đăng ký thành lập công ty tại Thái Nguyên
