Thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp

1455
22/09/2021

5/5 - (3 bình chọn)

Chi nhánh là một đơn vị trực thuộc doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động việc thay đổi địa chỉ đi thuê của chi nhánh là việc rất bình thường. Mục đích thành lập chi nhánh là để công ty mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nếu công ty Thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp thì phải làm như thế nào.

Cơ sở pháp lý

– Luật doanh nghiệp năm 2020

– Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp

– Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT

Hồ sơ thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty

Chi nhánh là gì?

Theo Khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về chi nhánh như sau:

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp”

Chi nhánh là một đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, chi nhánh được thành lập nhằm mục đích mở rộng quy mô, thị trường kinh doanh của doanh nghiệp. Theo Điều 84 Bộ Luật Dân sự 2015, chi nhánh không có tư cách pháp nhân.

Về địa điểm được phép đặt chi nhánh, doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính và có thể thành lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài.

Vì sao cần thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp?

Có một số lý do quan trọng để thay đổi địa chỉ chi nhánh của một doanh nghiệp, bao gồm:

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Phù hợp với chiến lược kinh doanh: Thay đổi địa chỉ chi nhánh có thể phù hợp hơn với chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Ví dụ, di chuyển đến khu vực có mật độ dân số cao hơn hoặc gần các đối tác kinh doanh quan trọng.
Tăng cơ hội tiếp cận thị trường: Một địa chỉ mới có thể giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới hoặc mở rộng sự hiện diện của họ trong các khu vực chiến lược.
Cải thiện hạ tầng và dịch vụ: Chuyển đến một địa chỉ mới có thể mang lại cơ hội để nâng cấp hạ tầng và cải thiện dịch vụ cho khách hàng, như giao thông thuận tiện hơn, không gian làm việc rộng rãi hơn hoặc trang thiết bị hiện đại hơn.
Giảm chi phí hoạt động: Thay đổi địa chỉ có thể giúp giảm chi phí thuê mặt bằng hoặc chi phí vận chuyển đến các nhà cung cấp hoặc khách hàng.
Thích ứng với thay đổi môi trường kinh doanh: Đôi khi, một doanh nghiệp có thể cần thay đổi địa chỉ để thích ứng với thay đổi trong môi trường kinh doanh, chẳng hạn như thị trường sụt giảm hoặc sự phát triển khu vực mới.

Tuy nhiên, quyết định thay đổi địa chỉ chi nhánh cần được cân nhắc kỹ lưỡng, bao gồm việc đánh giá tác động lên khách hàng, nhân viên và hệ thống kinh doanh tổng thể.

Xử phạt khi không cập nhật địa chỉ chi nhánh

Tư cách pháp nhân của chi nhánh doanh nghiệp

Tư cách pháp nhân là tư cách pháp lý được Nhà nước công nhận cho một tổ chức (nhóm người) có khả tồn tại và hoạt động độc lập trước pháp luật. Căn cứ Ðiều 84 Bộ luật dân sự 2015 thì một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau đây:

Ðược thành lập hợp pháp.

Tổ chức phải được thành lập theo đúng trình tự, thủ tục tương ứng do pháp luật quy định cho loại hình tổ chức đó. Trình tự thủ tục thành lập phụ thuộc vào loại hình và mục đích hoạt động của tổ chức.

Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ.

Tổ chức phải được cơ cấu theo một hình thái tổ chức hoàn chỉnh. Cơ cấu tổ chức chặt chẽ của tổ chức được biểu hiện thông qua ba mặt:

Thứ nhất, tổ chức tồn tại dưới một hình thái tổ chức nhất định phù hợp với mục đích, chức năng, lĩnh vực hoạt động của tổ chức đó. Tính tổ chức tạo sự liên kết tương đối bền vững và đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức đó.
Thứ hai, tổ chức có cơ cấu hoàn chỉnh, thống nhất. Sự hoàn chỉnh về cơ cấu được hiểu là tổ chức có bộ máy làm việc tương đối hoàn bị, bao gồm đầy đủ các cơ quan tổ chức, các đơn vị chuyên môn, các bộ phận nghiệp vụ và giữa các bộ phận đó phải có sự liên kết chặt chẽ với nhau, chịu sự lãnh đạo thống nhất từ trên xuống của ban lãnh đạo.
Thứ ba, tổ chức có tính độc lập về mặt tổ chức so với các cá nhân, tổ chức khác. Sự độc lập đó thể hiện ở chỗ tổ chức có cơ cấu tổ chức độc lập, tư cách chủ thể của pháp nhân độc lập với các tổ chức chủ thể khác, tổ chức có ý chí riêng và hành động độc lâp theo ý chí đó mà không phụ thuộc vào các chủ thể khác.

Có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó.

Tài sản của tổ chức phải hoàn toàn biệt lập, tách biệt với tài riêng của thành viên hoặc tài sản của cơ quan sáng lập tổ chức. Sự độc lập về tài sản của tổ chức thể hiện ở chế độ quản lý, kiểm soát và cơ chế thực hiện quyền làm chủ của tổ chức đối với tài sản của mình. Tổ chức có quyền dùng tài sản của mình để phục vụ cho các hoạt động của mình, đem tài sản đó để chịu trách nhiệm và thực hiện các nghĩa vụ của tổ chức và được khởi kiện để đòi lại tài sản hoặc đòi bồi thuờng thiệt hại khi tài sản đó bị xâm phạm.

Nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập.

Tổ chức bằng các điều kiện và khả năng tài sản của mình. Với tư cách pháp lí của chính mình để thực hiện các quyền và nghĩa vụ cũng như gánh chịu trách nhiệm dân sự phát sinh từ đó.

Tại Khoản 1. Điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 có quy định:

“Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp”.

Như vậy theo các quy định trên. Chi nhánh doanh nghiệp là tổ chức được thành lập hợp pháp. Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Tuy nhiên, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, chưa độc lập hoàn toàn về tài sản, trong một số trường hợp có thể nhân danh trụ sở chính thực hiện các quan hệ pháp luật chứ không nhân danh bản thân chi nhánh đó. Do đó, chi nhánh không có tư cách pháp nhân.

Điều kiện thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp

Muốn thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp phải làm sao?

Để thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp, bạn cần tuân theo các bước sau:

Đánh giá và lựa chọn địa chỉ mới: Xác định địa chỉ mới phù hợp với nhu cầu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Cân nhắc các yếu tố như mật độ dân số, tiềm năng thị trường, tiện ích, giao thông và cơ sở hạ tầng.
Thông báo cho các bên liên quan: Thông báo cho khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và cơ quan chính phủ về việc thay đổi địa chỉ. Sử dụng các phương tiện như email, thư tín, thông báo trên trang web, mạng xã hội hoặc điện thoại để đảm bảo thông tin đến đúng đến mọi người quan tâm.
Cập nhật thông tin liên hệ: Đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên hệ của doanh nghiệp đã được cập nhật với địa chỉ mới. Các phần quan trọng bao gồm trang web, danh thiếp, bảng hiệu, bản đồ và các tài liệu marketing.
Thay đổi địa chỉ trên các cơ sở dữ liệu: Cập nhật địa chỉ mới trên các cơ sở dữ liệu quan trọng như cơ sở dữ liệu khách hàng, hệ thống quản lý khách hàng (CRM), danh sách địa chỉ giao hàng và các hệ thống quản lý nội bộ khác.
Thực hiện thủ tục pháp lý: Kiểm tra và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến việc thay đổi địa chỉ. Điều này có thể bao gồm việc điều chỉnh hợp đồng thuê mặt bằng, thông báo thay đổi địa chỉ với các cơ quan chính phủ và cập nhật giấy phép kinh doanh.
Chuyển dịch vật chất và thiết bị: Lên kế hoạch và tổ chức quá trình chuyển dịch vật chất, thiết bị và hàng hóa từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới. Đảm bảo rằng quá trình này không gây gián đoạn quá mức đến hoạt động kinh doanh.
Xác định và cập nhật địa chỉ trên các kênh trực tuyến: Cập nhật địa chỉ mới trên trang web, Google Maps, bản đồ trực tuyến và các kênh truyền thông.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thay đổi địa chỉ

Thủ tục thay đổi địa chỉ khác tỉnh/thành phố chi nhánh doanh nghiệp

Thủ tục với cơ quan thuế:

Thông báo chuyển địa điểm;
Thực hiện thanh huỷ hoá đơn (nếu có đăng ký sử dụng);
Lập quyết toán thuế và thanh toán hết các khoản thuế còn phải nộp;
Lấy giấy xác nhận đã hoàn tất thủ tục chuyển mã số khỏi thành phố, sau đó đăng ký nộp thuế tại Cục thuế nơi chuyển đến.

Thủ tục thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh:

Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ chi nhánh cần chuẩn bị hồ sơ và thông báo với cơ quan đăng kí kinh doanh nơi chi nhánh dự định chuyển đến.

Hồ sơ đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc:

Thông báo về thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh (Phụ lục II-13, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT)
Quyết định của Công ty về thay đổi địa chỉ của chi nhánh của HĐTV đối với công ty TNHH 2 TV trở lên, của HĐQT đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh. Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 TV.
Biên bản họp của Công ty về thay đổi địa chỉ của chi nhánh của HĐTV đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, của HĐQT đối với công ty cổ phần. và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp dnah. Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 TV.
Bản sao giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Trường hợp chi nhánh hạch toán độc lập:

Văn bản bên thuế cung cấp: tình trạng nộp thuế của chi nhánh.
Thông báo về thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh (Phụ lục II-13, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT)
Quyết định của Công ty về thay đổi địa chỉ của chi nhánh
Biên bản họp của Công ty về thay đổi địa chỉ của chi nhánh.
Bản sao giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thủ tục thay đổi con dấu mới

Con dấu chi nhánh hiển thị nội dung thông tin địa chỉ chi nhánh, vì vậy mà khi thay đổi địa chỉ khác tỉnh, doanh nghiệp phải tiến hành khắc con dấu mới và thông báo mẫu dấu đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh.

Thay đổi địa chỉ khác quận/huyện

Tương tự như việc thay đổi địa chỉ khác tỉnh/thành phố, chi nhánh thay đổi địa chỉ sang quận/huyện khác phải tiến hành chốt thuế với chi cục thuế đang trực tiếp quản lý và thông báo với chi cục thuế mới nơi chi nhánh dự định chuyển đến.

Chi nhánh của doanh nghiệp đang sử dụng con dấu có quận/huyện thì bắt buộc phải khắc lại con dấu. Nếu con dấu không hiển thị quận/huyện thì doanh nghiệp không phải khắc lại con dấu.

Thay đổi địa chỉ cùng quận/huyện chi nhánh

Doanh nghiệp tiến hành thay đổi địa chỉ chi nhánh trong cùng quận/huyện thì tiến hành thủ tục thông báo thay đổi nội dung hoạt động của chi nhánh với cơ quan đăng ký kinh doanh mà không phải thực hiện chốt thuế.

Sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, doanh nghiệp nộp tờ khai 08/MST (Thông tư 156/2013/TT-BTC) với chi cục thuế trực tiếp quản lý trong vòng 10 ngày sau khi thay đổi.

Thực trạng thay đổi địa chỉ chi nhánh

Việc thực hiện thay đổi địa chỉ chi nhánh có thể là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc của tổ chức kinh tế, tổ chức khác. Trong phạm vi bài viết này sẽ tập trung phân tích về việc thay đổi địa chỉ chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp thực hiện đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông cùng với đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp vì đây là loại hình chi nhánh phổ biến hiện nay.

Thực tế hiện nay việc thay đổi địa chỉ chi nhánh trong quá trình hoạt động diễn ra rất phổ biến để đáp ứng nhu cầu hoạt động của các công ty. Tuy nhiên việc thay đổi địa chỉ chi nhánh tồn tại thực trạng:

Đã hoàn tất việc thay đổi địa chỉ chi nhánh trên thực tế nhưng công ty không thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ chi nhánh tại cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Thực tế chi nhánh công ty đã không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký ngay từ khi thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh. Để giảm thiểu chi phí thuê mặt bằng hoạt động, nhiều công ty lựa chọn việc thuê văn phòng ảo với chi phí rẻ chỉ từ 300.000 đồng- 500.000 đồng/ tháng chỉ để treo biển chi nhánh mà không thực tế hoạt động tại địa chỉ này mà hoạt động tại địa chỉ khác không đáp ứng điều kiện để đăng ký hoạt động chi nhánh như nhà chung cư, nhà ở tập thể. Việc này tiềm ẩn rủi ro khi cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện thanh kiểm tra đột xuất phát hiện không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký sẽ xử phạt vi phạm hành chính, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Kinh nghiệm thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp

Khi nào cần thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp?

Việc thay đổi địa chỉ chi nhánh là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, đảm bảo mọi thông tin đăng ký được cập nhật đầy đủ và chính xác với cơ quan nhà nước. Vậy trong trường hợp nào doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh?

Các trường hợp chuyển địa chỉ trong cùng tỉnh, khác tỉnh

Doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ chi nhánh khi có quyết định chuyển văn phòng hoạt động đến địa điểm mới. Có hai tình huống thường gặp:

– Chuyển địa chỉ chi nhánh trong cùng tỉnh/thành phố: Đây là trường hợp phổ biến và thủ tục đơn giản hơn. Mã số chi nhánh vẫn giữ nguyên, không cần làm lại con dấu.

– Chuyển địa chỉ chi nhánh sang tỉnh/thành phố khác: Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh cũ và đăng ký hoạt động chi nhánh mới tại nơi chuyển đến. Đồng thời, mã số chi nhánh sẽ thay đổi, cần làm lại con dấu và cập nhật thông tin với các cơ quan quản lý thuế, bảo hiểm xã hội.

Các dấu hiệu bắt buộc cập nhật địa chỉ

Dưới đây là những tình huống bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện thay đổi địa chỉ chi nhánh:

– Thay đổi hợp đồng thuê trụ sở: Khi hợp đồng cũ hết hạn và địa điểm thuê mới nằm ở địa chỉ khác.

– Bị buộc di dời theo quy hoạch đô thị, chính sách địa phương.

– Thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc mô hình kinh doanh, cần chuyển địa điểm để thuận tiện vận hành.

– Địa chỉ cũ không còn hợp pháp: ví dụ địa chỉ bị thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc không đủ điều kiện làm trụ sở chi nhánh theo quy định.

Nếu doanh nghiệp không cập nhật địa chỉ đúng hạn, có thể bị xử phạt hành chính và gặp khó khăn trong việc giao dịch với đối tác, cơ quan thuế và các thủ tục hành chính liên quan khác.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ chi nhánh

Hồ sơ thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp gồm những gì?

Khi có nhu cầu thay đổi địa chỉ chi nhánh, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đang hoạt động hoặc nơi chuyển đến. Dưới đây là chi tiết thành phần hồ sơ theo từng phần cụ thể:

Giấy tờ pháp lý cần chuẩn bị

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Quyết định của công ty về việc thay đổi địa chỉ chi nhánh (do người đại diện pháp luật ký, đóng dấu).

Biên bản họp (đối với công ty cổ phần hoặc công ty TNHH hai thành viên trở lên) về việc thay đổi địa chỉ.

Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu không phải là đại diện pháp luật.

Bản sao công chứng hợp đồng thuê trụ sở mới hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại nơi chuyển đến.

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh (bản gốc) để nộp lại trong trường hợp chuyển sang tỉnh khác.

CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ chi nhánh

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ chi nhánh là văn bản quan trọng bắt buộc có trong bộ hồ sơ. Nội dung cơ bản gồm:

– Tên chi nhánh cũ và mã số chi nhánh.

– Địa chỉ cũ và địa chỉ mới chi tiết (số nhà, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).

– Lý do thay đổi địa chỉ.

– Cam kết của doanh nghiệp về tính chính xác của nội dung khai báo.

– Họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

Một số lưu ý khi soạn mẫu:

– Địa chỉ mới phải phù hợp quy hoạch, có chức năng làm văn phòng.

– Không sử dụng địa chỉ nhà tập thể, nhà ở xã hội nếu pháp luật không cho phép.

– Mọi thông tin phải trùng khớp với hợp đồng thuê/mua địa điểm.

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Kết quả sẽ được trả về trong 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Việc thực hiện đầy đủ các bước này giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt và đảm bảo tính pháp lý trong suốt quá trình hoạt động.

Quy trình thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp

Việc thay đổi địa chỉ chi nhánh là một thủ tục hành chính quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Thủ tục này cần được thực hiện đúng trình tự để tránh rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc làm gián đoạn giao dịch với đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế.

Thay đổi địa chỉ chi nhánh có thể chia làm hai nhóm: thay đổi trong cùng tỉnh/thành phố và thay đổi sang tỉnh/thành phố khác. Mỗi trường hợp có những điểm cần lưu ý riêng, tuy nhiên nhìn chung đều tuân theo quy trình gồm nhiều bước, từ chuẩn bị hồ sơ đến nộp tại cơ quan nhà nước và cập nhật trên các hệ thống liên quan.

Các bước nộp hồ sơ và cập nhật thông tin

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ chi nhánh, bao gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu quy định).

Quyết định và biên bản họp (đối với công ty cổ phần hoặc TNHH có từ hai thành viên trở lên).

Bản sao giấy tờ pháp lý của người ký hồ sơ.

Hợp đồng thuê/mượn địa điểm mới (nếu có).

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng hoặc giấy phép kinh doanh của chủ cho thuê nếu là tổ chức).

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đặt trụ sở mới:

Nếu thay đổi trong cùng tỉnh: nộp hồ sơ tại nơi đăng ký ban đầu.

Nếu thay đổi sang tỉnh khác: phải làm thủ tục chấm dứt hoạt động tại nơi cũ trước, sau đó đăng ký hoạt động tại địa phương mới.

Nhận kết quả:

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh với địa chỉ mới.

Cập nhật thông tin liên quan:

Cập nhật với cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, đối tác, đơn vị cung cấp chữ ký số, hóa đơn điện tử…

Cơ quan tiếp nhận và thời gian xử lý

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Phòng Đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đặt trụ sở mới.

Thời gian xử lý hồ sơ theo quy định là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong trường hợp cần làm thủ tục chấm dứt chi nhánh cũ (chuyển sang tỉnh khác), thời gian có thể kéo dài do phải thực hiện nghĩa vụ thuế với chi cục thuế quản lý cũ.

Lưu ý: Nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp phải bổ sung trong vòng thời hạn quy định. Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần thực hiện cập nhật các thông tin liên quan trên hệ thống quản lý hóa đơn, ngân hàng, thuế và các bên liên quan để tránh gián đoạn hoạt động.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ chi nhánh gồm những gì

Lưu ý khi thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp

Thay đổi địa chỉ chi nhánh không chỉ là thủ tục hành chính đơn giản mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động pháp lý, tài chính, thuế vụ, giao dịch với đối tác. Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý đến các vấn đề sau để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, đúng quy định.

Cập nhật thông tin với cơ quan thuế, ngân hàng

Cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần gửi Thông báo thay đổi địa chỉ tới cơ quan thuế quản lý cũ và mới. Nếu thay đổi sang tỉnh khác, chi nhánh phải thực hiện quyết toán thuế tại nơi cũ trước khi được chuyển địa bàn quản lý.

Ngân hàng: Cập nhật địa chỉ mới trên hồ sơ mở tài khoản để tránh vướng mắc khi thực hiện giao dịch.

Chữ ký số và hóa đơn điện tử: Liên hệ với đơn vị cung cấp để điều chỉnh thông tin địa chỉ chi nhánh trên hệ thống hóa đơn và chữ ký số.

Bảo hiểm xã hội: Thực hiện thay đổi địa điểm đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội nếu có thay đổi cơ quan BHXH quản lý.

Đối tác, khách hàng, nhà cung cấp: Thông báo địa chỉ mới để duy trì sự ổn định trong quá trình hợp tác.

Tránh sai sót thường gặp khi làm thủ tục

Sai thông tin trên biểu mẫu: Cần kiểm tra kỹ tên chi nhánh, mã số thuế, địa chỉ mới ghi trên hồ sơ đúng với thực tế và giấy tờ pháp lý đi kèm.

Không chấm dứt chi nhánh cũ đúng quy trình: Nếu chuyển tỉnh, nhiều doanh nghiệp quên làm thủ tục chấm dứt chi nhánh cũ khiến không thể mở lại tại nơi mới.

Không cập nhật kịp thời các bên liên quan: Việc chậm cập nhật với ngân hàng, thuế, bảo hiểm… có thể gây gián đoạn dịch vụ, bị phạt hành chính hoặc sai sót trong nghĩa vụ thuế.

Địa chỉ mới không hợp pháp: Phải là địa điểm được phép kinh doanh, có giấy tờ chứng minh rõ ràng. Tránh chọn địa chỉ tại khu tập thể, căn hộ không có chức năng thương mại.

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để hỗ trợ rà soát hồ sơ, đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tiết kiệm thời gian trong quá trình thay đổi địa chỉ chi nhánh.

Xử phạt khi không thay đổi địa chỉ chi nhánh đúng quy định

Việc chậm trễ trong cập nhật địa chỉ chi nhánh sau khi thay đổi thực tế có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều hệ lụy pháp lý. Theo quy định hiện hành, việc không thông báo kịp thời về thay đổi địa chỉ chi nhánh sẽ bị xử phạt hành chính, và nghiêm trọng hơn có thể bị ảnh hưởng đến hoạt động thuế, ngân hàng và các thủ tục pháp lý khác.

Mức phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP

Theo khoản 2 Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không đăng ký thay đổi địa chỉ chi nhánh đúng thời hạn sẽ bị xử phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Mức phạt này áp dụng cho hành vi không thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị buộc phải cập nhật lại thông tin và khôi phục trạng thái hợp lệ trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Trường hợp tiếp tục vi phạm có thể dẫn đến việc bị đình chỉ hoạt động của chi nhánh hoặc gặp khó khăn trong quá trình xin cấp các giấy phép liên quan khác.

Các rủi ro phát sinh từ việc không cập nhật địa chỉ

Việc không cập nhật địa chỉ chi nhánh mới không chỉ vi phạm hành chính mà còn kéo theo hàng loạt rủi ro:

– Không nhận được thông báo từ cơ quan thuế dẫn đến bị cưỡng chế tài khoản.

– Không thể mở rộng hợp đồng, giao dịch hợp pháp nếu địa chỉ trên giấy tờ không trùng với địa điểm thực tế.

– Khó khăn trong việc kê khai thuế, cấp hóa đơn điện tử do sai địa chỉ.

– Bị ngân hàng từ chối giao dịch hoặc phong tỏa tài khoản nếu phát hiện sai lệch trong thông tin pháp lý.

Đây là những hậu quả gián tiếp nhưng gây thiệt hại nghiêm trọng về tài chính và uy tín cho doanh nghiệp nếu không chủ động cập nhật thông tin địa chỉ đúng quy định.

Dịch vụ hỗ trợ thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp trọn gói

Để hạn chế rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, các đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý trọn gói là giải pháp tối ưu trong quá trình thay đổi địa chỉ chi nhánh. Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo đúng thủ tục và hoàn tất mọi nghĩa vụ pháp lý liên quan.

Lợi ích khi dùng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp

– Tiết kiệm thời gian: Đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, nộp và theo dõi kết quả.

– Tránh sai sót pháp lý: Với kinh nghiệm chuyên môn, họ sẽ đảm bảo hồ sơ đúng quy định, tránh bị trả lại.

– Tư vấn đầy đủ: Doanh nghiệp được hướng dẫn kỹ về thủ tục, những việc cần làm trước và sau khi thay đổi địa chỉ chi nhánh.

– Liên thông các cập nhật: Dịch vụ trọn gói thường bao gồm hỗ trợ cập nhật địa chỉ với cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm, hóa đơn điện tử.

Cam kết hỗ trợ nhanh chóng – đúng quy định

Khi lựa chọn dịch vụ trọn gói từ đơn vị uy tín, doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ từ A-Z:

– Soạn thảo Thông báo thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh.

– Hướng dẫn ký hồ sơ bằng chữ ký số và nộp online qua Cổng thông tin quốc gia.

– Theo dõi kết quả xử lý, chỉnh sửa hồ sơ nếu bị từ chối.

– Hỗ trợ cập nhật địa chỉ mới tại chi cục thuế, ngân hàng, hóa đơn, hợp đồng lao động.

Thời gian xử lý hồ sơ thường chỉ từ 3 – 5 ngày làm việc, giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin đúng hạn và tránh bị xử phạt. Một số đơn vị còn cam kết bồi hoàn hoặc hoàn phí nếu thủ tục không thành công do lỗi phía cung cấp dịch vụ.

Thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh doanh nghiệp

Kết luận: Chủ động thay đổi địa chỉ chi nhánh để tránh rủi ro pháp lý

Chủ động thay đổi địa chỉ chi nhánh là bước quan trọng để duy trì hoạt động doanh nghiệp một cách hợp pháp và thông suốt. Việc chậm trễ hoặc bỏ quên nghĩa vụ này có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rắc rối như bị xử phạt hành chính, mất uy tín với đối tác, bị từ chối giao dịch ngân hàng hay gián đoạn trong kê khai thuế.

Để tránh những hậu quả không đáng có, doanh nghiệp nên cập nhật thông tin địa chỉ chi nhánh kịp thời ngay khi có thay đổi thực tế. Trường hợp không nắm rõ quy trình hoặc không có thời gian xử lý hồ sơ, việc sử dụng dịch vụ thay đổi địa chỉ chi nhánh trọn gói là lựa chọn thông minh, vừa tiết kiệm công sức vừa đảm bảo đúng quy định pháp luật.

Hãy xem đây là bước đầu tư cho sự phát triển bền vững. Một chi nhánh với địa chỉ cập nhật chính xác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng kinh doanh, tăng độ tin cậy với đối tác và thể hiện sự chuyên nghiệp trong điều hành. Chủ động xử lý đúng – đủ – sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, giữ vững vị thế trong thị trường cạnh tranh khốc liệt.

Trên đây là những tư vấn của Gia Minh về Thủ tục Thay đổi địa chỉ chi nhánh của doanh nghiệp . Mong rằng sẽ gỡ bỏ mọi vướng mắc của các bạn trong việc thay đổi chi nhánh. Vui lòng gọi đến tổng đài trực tiếp của chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ kịp thời.