Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội – Hướng dẫn chi tiết 2025

440
17/08/2021

Rate this post

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội là một bước đi quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn thâm nhập và mở rộng thị trường tại Việt Nam. Với vị trí chiến lược và tiềm năng kinh tế to lớn, Hà Nội đã và đang thu hút sự quan tâm của nhiều công ty nước ngoài trong các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, để có thể thành lập một văn phòng đại diện hợp pháp, các doanh nghiệp cần phải trải qua quy trình phức tạp với nhiều quy định pháp lý đặc thù. Việc hiểu rõ các yêu cầu về hồ sơ, thủ tục và nắm bắt các quy định pháp lý liên quan là điều kiện tiên quyết để có thể hoạt động hiệu quả. Không chỉ đơn giản là thủ tục pháp lý, việc thiết lập một văn phòng đại diện còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chiến lược kinh doanh và đội ngũ nhân sự phù hợp. Đây là lý do tại sao các dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội ngày càng trở nên cần thiết. Với sự hỗ trợ từ những đơn vị này, các công ty nước ngoài sẽ được hướng dẫn chi tiết, từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến việc đăng ký và xin giấy phép, đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, đúng quy định.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài Hà Nội

Tổng quan về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Trong xu thế hội nhập và toàn cầu hóa hiện nay, việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội trở nên ngày càng phổ biến. Đây là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp nước ngoài tiếp cận thị trường Việt Nam mà không cần đầu tư trực tiếp hay thành lập công ty con.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo Luật Thương mại Việt Nam, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài là đơn vị phụ thuộc, không có chức năng kinh doanh, không phát sinh doanh thu tại Việt Nam. Văn phòng đại diện chủ yếu:

Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại.

Theo dõi, giám sát hợp đồng, giao dịch thương mại giữa công ty mẹ và đối tác tại Việt Nam.

Đại diện hình ảnh, bảo hộ quyền lợi của công ty mẹ trên lãnh thổ Việt Nam.

Pháp lý điều chỉnh hoạt động văn phòng đại diện tại Việt Nam

Hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội chịu sự điều chỉnh bởi:

Luật Thương mại 2005 (Điều 6, Điều 7)

Nghị định 07/2016/NĐ-CP về chi tiết Luật Thương mại liên quan đến văn phòng đại diện

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Thông tư 11/2016/TT-BCT hướng dẫn thực hiện nghị định 07

Các văn bản pháp lý chuyên ngành khác tùy lĩnh vực hoạt động của công ty mẹ

Ưu điểm của việc mở văn phòng đại diện tại Hà Nội

Hà Nội – thủ đô của Việt Nam – là trung tâm chính trị, hành chính, kinh tế lớn nhất miền Bắc. Thành lập văn phòng đại diện tại đây mang đến nhiều lợi thế:

Vị trí chiến lược giúp dễ dàng kết nối với cơ quan nhà nước và các đối tác lớn

Tăng cường độ nhận diện thương hiệu, tạo dựng niềm tin với khách hàng Việt Nam

Quy trình thành lập đơn giản hơn nhiều so với việc mở công ty có vốn đầu tư nước ngoài

Không chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, vì văn phòng đại diện không phát sinh doanh thu

Đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp quốc tế muốn “thăm dò thị trường” trước khi đầu tư chính thức.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Để được cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội, công ty mẹ ở nước ngoài cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý theo quy định của pháp luật Việt Nam. Việc không đáp ứng đủ điều kiện có thể dẫn đến từ chối cấp phép hoặc bị thu hồi giấy phép sau này.

Thời gian hoạt động tối thiểu của công ty mẹ

Công ty nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện tại Hà Nội phải được thành lập và hoạt động tối thiểu 01 năm tính đến thời điểm nộp hồ sơ:

Nếu công ty mẹ hoạt động dưới 1 năm, hồ sơ sẽ không đủ điều kiện cấp phép.

Giấy tờ chứng minh gồm: Giấy phép đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận thành lập hoặc tài liệu tương đương tại nước sở tại (hợp pháp hóa lãnh sự).

Ngành nghề không thuộc danh mục cấm

Ngành nghề hoạt động của công ty mẹ không thuộc danh mục cấm đầu tư, cấm thương mại tại Việt Nam theo Luật Đầu tư và các văn bản pháp luật liên quan.

Các ngành nghề thường bị hạn chế hoặc cấm bao gồm:

Kinh doanh vũ khí, chất nổ, hóa chất độc hại

Dịch vụ mại dâm, cá cược, phá rừng tự nhiên…

Các lĩnh vực ảnh hưởng đến quốc phòng, an ninh quốc gia

Doanh nghiệp cần đối chiếu ngành nghề kinh doanh với Biểu cam kết WTO và quy định pháp luật Việt Nam.

Có giấy phép kinh doanh hợp pháp tại nước sở tại

Một điều kiện tiên quyết là công ty mẹ phải có:

Giấy phép kinh doanh hợp pháp do cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia của công ty mẹ cấp.

Giấy tờ này phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Thể hiện rõ: tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngày thành lập, ngành nghề hoạt động.

Đây là căn cứ để xác minh tính hợp lệ, tồn tại của doanh nghiệp nước ngoài.

Không vi phạm quy định về đầu tư nước ngoài

Doanh nghiệp nước ngoài và người đại diện văn phòng đại diện:

Không được nằm trong danh sách tổ chức, cá nhân bị hạn chế hoặc cấm đầu tư vào Việt Nam.

Không vi phạm các hiệp định thương mại song phương/multilateral giữa Việt Nam và quốc gia sở tại.

Người đứng đầu văn phòng đại diện không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự, thi hành án, hoặc cấm đảm nhiệm chức vụ tương đương.

Việc chứng minh yếu tố này thông thường thông qua các tài liệu lý lịch tư pháp và cam kết từ phía công ty mẹ.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội, doanh nghiệp nước ngoài cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Một số giấy tờ quan trọng còn cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt có công chứng.

Dưới đây là danh mục hồ sơ chi tiết:

Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động

Đơn đề nghị theo mẫu quy định tại Thông tư 11/2016/TT-BCT, do người đại diện công ty mẹ ký.

Ghi rõ: tên công ty mẹ, quốc gia thành lập, lý do mở văn phòng đại diện, lĩnh vực hoạt động tại Việt Nam, địa chỉ dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện tại Hà Nội.

Bản sao hợp lệ Giấy phép kinh doanh của công ty mẹ

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương do cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia của công ty mẹ cấp.

Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại nước sở tại, sau đó dịch sang tiếng Việt và công chứng.

Văn bản bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện

Văn bản do công ty mẹ ký, bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện tại Hà Nội.

Trong đó ghi rõ: họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, chức danh, quyền hạn.

Văn bản này cần dịch thuật công chứng nếu làm bằng tiếng nước ngoài.

Hộ chiếu/CCCD của người đứng đầu

Bản sao công chứng hộ chiếu (đối với người nước ngoài) hoặc căn cước công dân (đối với người Việt Nam) của trưởng văn phòng đại diện.

Hộ chiếu còn hiệu lực ít nhất 06 tháng.

Hợp đồng thuê văn phòng tại Hà Nội

Văn phòng đại diện phải có hợp đồng thuê trụ sở hợp pháp tại Hà Nội.

Thông tin trên hợp đồng phải khớp với địa chỉ khai báo trong đơn đề nghị cấp phép.

Ưu tiên địa chỉ thuộc tòa nhà văn phòng, không sử dụng nhà chung cư, nhà ở xã hội.

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở

Nếu người cho thuê là cá nhân: cần bản sao sổ đỏ hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất.

Nếu là doanh nghiệp: nộp bản sao giấy phép kinh doanh có ngành nghề bất động sản.

Lưu ý: toàn bộ giấy tờ nộp phải được đóng dấu giáp lai, trình bày rõ ràng, không gạch xóa.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Quy trình xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội gồm 5 bước chính. Doanh nghiệp cần nắm rõ từng bước để không gặp trở ngại trong quá trình xử lý hồ sơ.

Bước 1 – Chuẩn bị và hợp pháp hóa hồ sơ

Doanh nghiệp nước ngoài cần chuẩn bị toàn bộ giấy tờ liên quan tại nước sở tại.

Những giấy tờ như giấy phép kinh doanh, văn bản bổ nhiệm phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam.

Sau đó, hồ sơ cần dịch sang tiếng Việt, công chứng đầy đủ theo quy định pháp luật Việt Nam.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương Hà Nội

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Phòng Quản lý thương mại – Sở Công Thương Hà Nội.

Ngoài ra, có thể nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Hà Nội để tiết kiệm thời gian.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: trong giờ hành chính, từ thứ 2 đến thứ 6.

Bước 3 – Thẩm định hồ sơ và bổ sung (nếu có)

Sau khi tiếp nhận, Sở Công Thương Hà Nội sẽ thẩm định tính pháp lý và tính đầy đủ của hồ sơ.

Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu: thẩm định và xử lý trong vòng 7 ngày làm việc.

Nếu thiếu hoặc chưa đúng: gửi thông báo yêu cầu bổ sung trong vòng 30 ngày. Nếu quá hạn, hồ sơ sẽ bị từ chối.

Bước 4 – Cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Trường hợp hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Giấy phép có hiệu lực 5 năm và có thể gia hạn thêm nếu công ty mẹ vẫn còn hoạt động hợp pháp.

Sau khi nhận giấy phép, doanh nghiệp có thể tiến hành các thủ tục tiếp theo.

Bước 5 – Thông báo mẫu dấu, mã số thuế và mở tài khoản ngân hàng

Sau khi được cấp phép:

Thông báo mẫu dấu: Văn phòng đại diện được quyền khắc con dấu riêng. Mẫu dấu được thông báo tại Công an hoặc qua Cổng thông tin quốc gia.

Đăng ký mã số thuế: Văn phòng đại diện cần đăng ký với Chi cục Thuế Hà Nội để được cấp mã số thuế hoạt động.

Mở tài khoản ngân hàng: Dùng để chi trả lương, thuê văn phòng và các hoạt động hành chính khác.

Lưu ý: Văn phòng đại diện không được phát sinh doanh thu tại Việt Nam, không được ký hợp đồng kinh doanh với tư cách pháp nhân độc lập.

Thời gian và chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội không chỉ đòi hỏi hồ sơ chuẩn xác mà còn cần nắm rõ các mốc thời gian và khoản phí cụ thể để chủ động kế hoạch triển khai.

Thời gian xử lý hồ sơ

Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự: mất khoảng 5–10 ngày làm việc (tùy nước sở tại).

Nộp hồ sơ và được cấp giấy phép hoạt động: khoảng 7–10 ngày làm việc nếu không phát sinh yêu cầu bổ sung.

Khắc dấu, đăng ký mã số thuế, mở tài khoản: thêm 3–5 ngày làm việc.

👉 Như vậy, toàn bộ quy trình từ chuẩn bị đến hoàn tất có thể kéo dài 15–25 ngày làm việc.

Lệ phí cấp phép và chi phí liên quan

Các khoản chi phí cụ thể bao gồm:

Khoản mục Mức phí (tham khảo)

Lệ phí cấp giấy phép tại Sở Công Thương 3.000.000 VNĐ/lần

Phí hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ nước ngoài 1.000.000 – 2.000.000 VNĐ/tài liệu

Dịch thuật công chứng hồ sơ 100.000 – 200.000 VNĐ/trang

Khắc dấu và thông báo mẫu dấu 500.000 – 800.000 VNĐ

Phí dịch vụ (nếu thuê đơn vị tư vấn trọn gói) 7.000.000 – 15.000.000 VNĐ

💡 Lưu ý: Mức phí có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng hồ sơ, ngôn ngữ, hoặc yêu cầu đặc biệt từ cơ quan nhà nước.

Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Việc mở văn phòng đại diện tuy đơn giản hơn so với đầu tư trực tiếp, nhưng vẫn cần tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định pháp luật Việt Nam. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:

Không được thực hiện hoạt động sinh lời

Theo Luật Thương mại, văn phòng đại diện:

Không được phép ký hợp đồng kinh doanh, không phát sinh doanh thu.

Không được xuất hóa đơn VAT hay thu lợi nhuận từ các hoạt động thương mại.

Nếu cơ quan quản lý phát hiện văn phòng đại diện vi phạm, có thể bị thu hồi giấy phép hoạt động.

Tuân thủ quy định báo cáo định kỳ

Hằng năm, văn phòng đại diện phải thực hiện:

Báo cáo hoạt động gửi về Sở Công Thương Hà Nội, chậm nhất trước ngày 30/01 của năm kế tiếp.

Nếu không nộp báo cáo hoặc nộp sai hạn nhiều lần, có thể bị xử phạt hoặc không được gia hạn giấy phép.

Quy định về lao động và BHXH cho nhân viên

Văn phòng đại diện được phép tuyển dụng lao động Việt Nam và người nước ngoài.

Phải ký hợp đồng lao động và đóng BHXH đầy đủ cho nhân viên theo Luật Lao động và Luật BHXH Việt Nam.

Người nước ngoài làm việc cần có giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép.

Trách nhiệm pháp lý của trưởng văn phòng đại diện

Trưởng văn phòng đại diện là người:

Chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của văn phòng.

Phải thường trú hợp pháp tại Việt Nam, nếu là người nước ngoài cần có visa dài hạn hoặc thẻ tạm trú.

Trong một số trường hợp, nếu văn phòng đại diện vi phạm nghiêm trọng, người đứng đầu có thể bị truy cứu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự.

Gia Minh – Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói tại Hà Nội

Khi lựa chọn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc xử lý các vấn đề phát sinh từ cơ quan nhà nước. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp và đầu tư nước ngoài, Gia Minh cam kết mang lại dịch vụ trọn gói, nhanh chóng, minh bạch.

Tư vấn điều kiện, hồ sơ chuẩn xác

Ngay từ bước đầu tiên, Gia Minh:

Tư vấn điều kiện pháp lý cụ thể theo ngành nghề, quốc tịch công ty mẹ.

Soát xét kỹ lưỡng giấy phép kinh doanh nước ngoài, hợp đồng thuê trụ sở, văn bản bổ nhiệm…

Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng đúng quy định.

Tránh tình trạng thiếu giấy tờ, bị trả hồ sơ, kéo dài thời gian xử lý.

Đại diện nộp hồ sơ, làm việc với Sở Công Thương

Dịch vụ trọn gói của Gia Minh bao gồm:

Đại diện khách hàng nộp hồ sơ, bổ sung, giải trình nếu được yêu cầu.

Theo dõi tiến độ xử lý, nhận kết quả giấy phép thành lập văn phòng đại diện và gửi về tận nơi.

Tiết kiệm thời gian đi lại cho doanh nghiệp nước ngoài và đối tác tại Việt Nam.

Cam kết đúng tiến độ – bảo mật thông tin

Thời gian xử lý được cam kết rõ trong hợp đồng: 10–15 ngày làm việc.

Bảo mật tuyệt đối các tài liệu và thông tin doanh nghiệp theo đúng quy định GDPR và pháp luật Việt Nam.

Không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng.

Hỗ trợ hậu kiểm, khai báo thuế và con dấu

Ngoài việc xin giấy phép, Gia Minh hỗ trợ:

Khắc dấu, thông báo mẫu dấu và mã số thuế cho văn phòng đại diện.

Tư vấn mở tài khoản ngân hàng và khai báo thuế định kỳ (nếu có phát sinh nghĩa vụ).

Hướng dẫn báo cáo hoạt động hằng năm, phòng ngừa rủi ro bị xử phạt hoặc thu hồi giấy phép.

💼 Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín, chuyên nghiệp, Gia Minh là lựa chọn hàng đầu cho dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội!

Câu hỏi thường gặp về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?

Không. Theo quy định hiện hành, văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội không có chức năng kinh doanh nên không được phép phát hành hóa đơn VAT. Mọi giao dịch thương mại phải được thực hiện bởi công ty mẹ hoặc công ty con (nếu có).

Có cần mở tài khoản ngân hàng riêng không?

Có. Văn phòng đại diện được phép mở tài khoản ngân hàng tại Việt Nam để chi trả các khoản như: tiền thuê văn phòng, lương nhân viên, chi phí vận hành,… Tài khoản này không sử dụng cho giao dịch thương mại hoặc thu tiền từ khách hàng.

Sau bao lâu phải báo cáo hoạt động?

Văn phòng đại diện cần báo cáo hoạt động mỗi năm một lần cho Sở Công Thương Hà Nội. Thời hạn nộp báo cáo là trước ngày 30/01 của năm kế tiếp. Nếu không nộp đúng hạn, văn phòng có thể bị cảnh báo hoặc xử phạt hành chính.

Có thể thay đổi địa điểm văn phòng được không?

Hoàn toàn có thể. Doanh nghiệp nước ngoài có thể thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện tại Hà Nội nhưng phải thực hiện thủ tục thông báo và xin xác nhận thay đổi tại Sở Công Thương. Hồ sơ thay đổi bao gồm:

Đơn đề nghị điều chỉnh giấy phép

Hợp đồng thuê trụ sở mới và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng

Giấy phép cũ và bản sao công chứng hộ chiếu người đứng đầu

📌 Lưu ý: Không nên chuyển văn phòng đến địa điểm không đủ điều kiện làm trụ sở doanh nghiệp (như nhà ở chung cư, đất nông nghiệp…).

Chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài Hà Nội

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội mang lại nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp trên con đường mở rộng thị trường tại Việt Nam. Quá trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận trực tiếp với khách hàng, đối tác tiềm năng mà còn giúp tìm hiểu sâu hơn về văn hóa, thị trường kinh doanh địa phương. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có, việc lựa chọn dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp là một quyết định khôn ngoan. Những dịch vụ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua các rào cản pháp lý một cách hiệu quả. Nhờ đó, các công ty nước ngoài có thể nhanh chóng ổn định hoạt động và tập trung vào phát triển kinh doanh tại Hà Nội. Hơn nữa, sự hiện diện hợp pháp của văn phòng đại diện sẽ nâng cao uy tín của doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin trong lòng đối tác và khách hàng. Tóm lại, việc thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội là bước đi đúng đắn và cần thiết cho các công ty nước ngoài muốn xây dựng chỗ đứng vững chắc trên thị trường Việt Nam.