DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ BẢO HIỂM XÃ HỘI LẦN ĐẦU

259
20/07/2023

Rate this post

Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu là một trong những quy trình quan trọng đối với người lao động khi mới bước chân vào thị trường lao động. Việc tham gia bảo hiểm xã hội không chỉ bảo đảm quyền lợi và an sinh xã hội cho người lao động mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế – xã hội của đất nước.

Để tiếp cận và hưởng lợi từ dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, người lao động cần nắm vững các thủ tục và quy định cụ thể. Việc điền đơn, thu thập giấy tờ, và thực hiện các thủ tục hình thức có thể trở nên phức tạp và khó khăn nếu không có sự hướng dẫn chính xác từ các chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.

Tại Việt Nam, hệ thống bảo hiểm xã hội được quản lý bởi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cùng với các cơ quan quản lý tại các địa phương. Việc đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự tìm hiểu và sẵn sàng chấp nhận các trách nhiệm pháp lý.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ điểm qua các bước cơ bản và thông tin cần thiết để người lao động có cái nhìn tổng quan về dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu. Cùng tìm hiểu và nắm bắt thông tin hữu ích để đảm bảo quyền lợi và an sinh xã hội của mỗi cá nhân được bảo đảm và bảo vệ.

Hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động

Bảo hiểm xã hội lần đầu là gì?

Bảo hiểm xã hội lần đầu hay còn gọi là bảo hiểm xã hội ban đầu thực chất là một thủ tục nhằm đăng ký mã đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp mới thành lập phát sinh lao động, nhân sự cần tiến hành nộp hồ sơ đăng ký để nhận mã đơn vị (mã tham gia bảo hiểm) thông qua thủ tục bảo hiểm xã hội ban đầu.

Thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu
Thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu — Thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

Vì sao cần đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu?

Về mặt pháp lý

Về mặt pháp lý, tham gia bảo hiểm xã hội là quy định bắt buộc áp dụng với mọi doanh nghiệp có phát sinh quan hệ lao động. Cụ thể, căn cứ quy định tại khoản 1, Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014:

Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:

Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;
Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương

Về mặt phúc lợi cho người lao động

Về mặt phúc lợi, người lao động có phát sinh quan hệ lao động với đơn vị sẽ được đảm bảo an sinh xã hội dựa trên các chính sách mà bảo hiểm xã hội đem lại. Thực tế cho thấy, trong bối cảnh cạnh tranh nguồn nhân lực gay gắt như hiện nay, việc công ty đảm bảo chính sách phúc lợi sẽ góp phần rất lớn trong việc giữ chân người lao động, khiến người lao động an tâm hơn khi làm việc tại doanh nghiệp có chính sách lương, thưởng, chế độ rõ ràng.

Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu tại Doanh nghiệp

Căn cứ theo Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 năm 2014, hiện tại có 2 nhóm đối tượng tham gia BHXH chính là nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và nhóm đối tượng tham gia BHXH theo hình thức tự nguyện.

Tại Doanh nghiệp các đối tượng tham gia BHXH lần đầu thuộc nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc căn cứ quy định tại Điều 2,

Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Điều 2, Nghị định 143/2018/NĐ-CP bao gồm:

1) Người lao động là công dân Việt Nam:

Người làm việc theo hợp đồng lao động.
Cán bộ, công chức, viên chức; lực lượng an ninh quốc phòng.
Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
Người quản lý doanh nghiệp người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương.
Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

2) Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

Người có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động

Đối với mỗi đối tượng khác nhau hồ sơ đăng ký BHXH sẽ khác nhau.

Căn cứ vào Quyết định 772/QĐ-BHXH ngày 15/6/2018 hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:

Hồ sơ cho người lao động trong nước và lao động làm việc ở nước ngoài

a) Người lao động làm việc tại đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động gồm:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS
Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

b) Người lao động đi làm việc ở nước ngoài

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT mẫu TK1-TS
Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

Hồ sơ đơn vị sử dụng lao động đăng ký BHXH lần đầu

Doanh nghiệp lần đầu đăng ký Bảo hiểm xã hội doanh nghiệp thực hiện hồ sơ đăng ký bao gồm:

Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS.
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu D02-TS
Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS

Thành phần hồ sơ nêu trên nếu không quy định là bản chính thì doanh nghiệp có thể nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu, bản sao được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc.

Quy trình và thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Căn cứ vào Quyết định 772/QĐ-BHXH trình tự thực hiện và cách thức đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu gồm các bước như sau:

Quy trình đăng ký BHXH lần đầu cho người lao động

Đối với người lao động làm việc ở nước ngoài:

Lập hồ sơ theo quy định đóng qua đơn vị đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài hoặc đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi cư trú của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài.

Đối với đơn vị sử dụng lao động:

Bước 1: Ghi mã số BHXH vào các mẫu biểu tương ứng đối với người lao động đã được cấp mã số BHXH.

Hướng dẫn người lao động lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS đối với người lao động chưa được cấp được mã số BHXH (kể cả người lao động không nhớ mã số BHXH).

Bước 2: Nộp hồ sơ theo quy định.

Bước 3: Nhận kết quả do cơ quan BHXH đã giải quyết.

Các bước đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho người lao động

Bước 1: Nộp hồ sơ

Đơn vị sử dụng lao động và người lao động làm việc ở nước ngoài có thể nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH trực tiếp hoặc nộp hồ sơ online theo một trong các phương thức sau:

Thông qua thực hiện giao dịch BHXH điện tử.
Thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Đối với trường hợp doanh nghiệp thực hiện thông qua giao dịch BHXH điện tử: Đơn vị sử dụng lao động, người lao động làm việc ở nước ngoài gửi hồ sơ điện tử đến cơ quan BHXH trên phần mềm kê khai BHXH của BHXH Việt Nam hoặc phần mềm BHXH điện tử do tổ chức IVAN BHXH cung cấp.

Bước 2. Nhận kết quả giải quyết

Đơn vị sử dụng lao động hoặc người lao động làm việc ở nước ngoài nhận sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký.

Lưu ý thời gian thực hiện đăng ký BHXH cho người lao động là 30 ngày, tính từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng người sử dụng lao động, doanh nghiệp phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.

Hiện nay, việc thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu đầu cho người lao động đã được tối giản các thủ tục hành chính thông qua giao dịch điện tử giúp người lao động, doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí.

Những khó khăn khi tham gia bảo hiểm xã hội ban đầu

Phần lớn, doanh nghiệp mới thành lập gặp những khó khăn sau khi tự làm hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội:

Khai báo thông tin không chính xác

Khi làm việc với cơ quan hành chính, doanh nghiệp cần cẩn thận khai báo thông tin. Trong trường hợp có thông tin sai sót, cơ quan bảo hiểm sẽ yêu cầu doanh nghiệp thực hiện lại và nộp hồ sơ lại từ đầu. Điều này khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian để nhận được kết quả hồ sơ.

Mất nhiều thời gian cho việc tìm hiểu cách thức và làm hồ sơ

Quy định, thủ tục hành chính mới đang trong giai đoạn được cập nhật liên tục nhằm hướng đến quy trình hạn chế thủ tục, đơn giản hồ sơ. Tuy nhiên, chính việc thay đổi ấy đã và đang khiến thông tin hướng dẫn trên mạng internet nhanh chóng “lỗi thời”, dẫn đến nhiều doanh gặp khó trong hồ sơ và thủ tục. Do đó, doanh nghiệp mới thành lập chưa quen với hồ sơ hành chính cần dành nhiều thời gian để tìm hiểu về cách thức soạn lập hồ sơ theo quy định.

Tốn kém chi phí soạn, lập hồ sơ, chi phí đi lại làm hồ sơ

Từ vấn đề không rõ cách thức soạn lập hồ sơ dẫn đến hồ sơ bị từ chối, yêu cầu lập và nộp lại từ đầu. Chi phí doanh nghiệp dành cho thủ tục tưởng chừng như đơn giản này lại tăng nhẹ.

Đăng ký tham gia bảo hiểm thành công nhưng không có nhân sự chuyên trách theo dõi hồ sơ

Một vài doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa đủ nhân sự chuyên trách mảng bảo hiểm và chính sách phúc lợi xã hội đã đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội thành công nhưng không theo dõi và cập nhật hồ sơ phát sinh. Đây là một trong những lỗi dẫn đến thanh tra, truy thu.

Không thực hiện hồ sơ phát sinh nhằm đảm bảo phúc lợi cho người lao động

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, người lao động trong doanh nghiệp có thể gặp tình trạng đau ốm, hoặc bước vào thời kỳ thai sản,… đây là lúc các chính sách an sinh xã hội cần được thực hiện để giữ chân người lao động. Doanh nghiệp không có nhân sự chuyên trách sẽ khó chu toàn được vấn đề này. Dẫn đến các mâu thuẫn phát sinh giữa người lao động và doanh nghiệp.

Do không nắm rõ quy định nên khi thanh tra định kỳ thường bị truy thu các khoản phí, lãi

Một vài doanh nghiệp không nắm rõ quy định, vẫn tham gia bảo hiểm xã hội nhưng không cập nhật các phát sinh như tăng giảm lao động hay tham gia sai mức lương tham gia – không tuân theo quy tắc thang bảng lương. Do vậy, thanh tra định kỳ của bảo hiểm xã hội được thực hiện nhằm mục đích đảm bảo doanh nghiệp hạn chế sai phạm trên. Dẫn đến vô số trường hợp các doanh nghiệp vẫn tham gia bảo hiểm xã hội nhưng không nắm rõ quy định thường bị truy thu các khoản phí, lãi chậm đóng, truy thu mà không hiểu nguyên do từ đâu.

Mức xử phạt vi phạm chậm nộp BHXH, BHYT, BHTN của doanh nghiệp

Theo Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ/CP ngày 01/03/2020 về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH như sau:

Lỗi vi phạm	Mức phạt
Không công khai đóng BHXH do cơ quan BHXH cung cấp; không xác nhận việc đóng BHXH để người lao động làm hồ sơ lãnh trợ cấp thất nghiệp; không cung cấp hoặc cung cấp sai, thiếu thông tin về việc đóng BHXH bắt buộc	500.000 – 1.000.000 đồng
Không cung cấp đúng và đủ các thông tin hồ sơ liên quan đến việc đóng và nhận BHXH theo quy định nhà nước	5.000.000 – 10.000.000 đồng
Chậm đóng, đóng không đúng mức quy định hoặc không đúng, không đủ đối tượng tham gia BHXH (nhưng không phải trốn đóng)	12% – 15% tổng số tiền đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm (Tối đa không quá 75.000.000 đồng)
Không đóng BHXH, BHTN cho toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia BHXH, BHTN (chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự)	18% – 20%tổng số tiền đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm (Tối đa không quá 75.000.000 đồng)
Trốn đóng BHXH, BHTN (chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự)	50.000.000 – 75.000.000 đồng

Các câu hỏi thường gặp về dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Làm bảo hiểm xã hội cần những giấy tờ gì?

Tùy doanh nghiệp vừa thanh lập hay đã hoạt động và có mã đơn vị mà các giấy tờ cần chuẩn bị để tham gia BHXH sẽ khác nhau.

Bảo hiểm xã hội gồm những gì?

Bảo hiểm xã hội bao gồm bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).

Tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp?

Tỷ lệ đóng BHXH của doanh nghiệp là 21.5% trên tổng mức lương tham gia BHXH.

Các loại bảo hiểm doanh nghiệp phải đóng là gì?

Doanh nghiệp cần đóng 3 loại bảo hiểm là BHXH, BHYT và BHTN.

Chậm nộp bảo hiểm xã hội có bị phạt không?

Có. Mức phạt chậm nộp bảo hiểm xã hội hoặc trốn đóng bảo hiểm xã hội từ khoảng 500.000đ – 75.000.000đ.

Doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội ở đâu?

Doanh nghiệp có trụ sở chính tại quận/tỉnh/thành nào thì sẽ tham gia BHXH tại quận/tỉnh/thành đó, ví dụ:
Doanh nghiệp có trụ sở chính tại TP. HCM thì sẽ tham gia BHXH tại TP. HCM;
Nếu doanh nghiệp có thêm chi nhánh/địa điểm kinh doanh tại Nghệ An (có phát sinh lao động) thì chi nhánh/địa điểm đó sẽ tham gia BHXH tại Nghệ An.

Doanh nghiệp được gì khi đóng bảo hiểm xã hội?

Doanh nghiệp có trách nhiệm thay người lao động đóng tiền BHXH. Người lao động là đối tượng nhận được quyền lợi khi tham gia đóng BHXH.

Thời hạn nộp bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể đóng BHXH theo các cách sau: theo tháng, theo quý hoặc 6 tháng/lần. Thời hạn đóng BHXH của cả 3 cách chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ hạn. Tuy nhiên, với cách đóng theo quý hoặc 6 tháng/lần chỉ áp dụng cho doanh nghiệp/HTX/HKD cá thể… đang hoạt động trong lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp trả lương theo sản phẩm/theo khoán.

Mức đóng BHXH năm 2022

Theo Nghị định 38/2019/NĐ-CP, mức lương cơ sở là 1.490.000đ/tháng. Mức lương đóng BHXH không vượt quá 20 tháng lương cơ sở.

Việc đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu không chỉ đơn thuần là thủ tục pháp lý bình thường, mà còn là việc thiết thực và cần thiết đối với mỗi người lao động. Bảo hiểm xã hội không chỉ đảm bảo sự an toàn cho cuộc sống và công việc hàng ngày của bạn mà còn tạo điều kiện để bạn có thể yên tâm tập trung vào sự phát triển và thành công trong công việc.

Được quản lý bởi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cùng với các cơ quan quản lý tại các địa phương, dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cần sự tư vấn và hướng dẫn kỹ lưỡng từ các chuyên gia có kinh nghiệm. Bạn cần tìm hiểu và làm theo đúng các quy định và hướng dẫn của pháp luật để đảm bảo việc đăng ký diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Việc tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu không chỉ đơn thuần là việc cá nhân đăng ký mà còn đòi hỏi sự hợp tác giữa người lao động và các cơ quan quản lý. Bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin chính xác và làm theo các bước quy định để đạt được mục tiêu đăng ký bảo hiểm xã hội một cách thành công.

Bảng giá đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Trong cuộc sống hiện đại và đa dạng ngày nay, việc đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi và an sinh xã hội cho mỗi người lao động. Hãy để dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu trở thành “ánh sáng” đồng hành và đảm bảo sự ổn định cho cuộc sống và công việc của bạn.