Giấy ủy quyền tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần – Mẫu & hướng dẫn chi tiết

1938
29/08/2025

Rate this post

Giấy ủy quyền tạm ngừng kinh doanh là văn bản quan trọng giúp người đại diện được ủy quyền thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần, đặc biệt khi người đại diện pháp luật bận hoặc không thể trực tiếp thực hiện. Bài viết này cung cấp mẫu giấy ủy quyền tạm ngừng kinh doanh, hướng dẫn từng nội dung cần có, quy trình nộp hồ sơ, cùng các lưu ý quan trọng để đảm bảo thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần được thực hiện nhanh chóng và đúng luật.

Giấy ủy quyền tạm ngừng kinh doanh CTY CP

Giấy ủy quyền tạm ngừng kinh doanh – Tổng quan

Ý nghĩa và vai trò

Giấy ủy quyền tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần là văn bản pháp lý cho phép người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thay mặt công ty thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Văn bản này có giá trị chứng minh sự hợp pháp trong các giao dịch, giúp các cơ quan nhà nước tiếp nhận và xử lý hồ sơ nhanh chóng, tránh rủi ro bị trả lại do thiếu thẩm quyền.

Việc có giấy ủy quyền hợp lệ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm áp lực công việc cho ban lãnh đạo, đồng thời bảo đảm tiến trình tạm ngừng kinh doanh đúng hạn. Ngoài ra, đây còn là căn cứ để bảo vệ quyền lợi của công ty nếu phát sinh tranh chấp về trách nhiệm hoặc thẩm quyền trong quá trình làm thủ tục.

Khi nào cần sử dụng giấy ủy quyền

Doanh nghiệp cần giấy ủy quyền khi:

Người đại diện pháp luật không thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Công ty muốn ủy quyền cho đơn vị dịch vụ như công ty luật, kế toán để thay mặt thực hiện thủ tục.
Cần ủy quyền cho nhân viên nội bộ hoặc đối tác để tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ.

Trong các trường hợp này, giấy ủy quyền đóng vai trò là cơ sở pháp lý bắt buộc để hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ.

Nội dung bắt buộc trong giấy ủy quyền tạm ngừng kinh doanh

Thông tin người ủy quyền và người được ủy quyền

Nội dung phải bao gồm:

Họ tên, chức vụ, số CMND/CCCD, địa chỉ liên hệ của người ủy quyền.
Thông tin tương tự của người được ủy quyền.
Xác nhận mối quan hệ và phạm vi quyền hạn được ủy quyền.
Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Thông tin này cần chính xác tuyệt đối để tránh hồ sơ bị từ chối.

Phạm vi và thời hạn ủy quyền

Phạm vi ủy quyền phải nêu rõ:

Thực hiện nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh.
Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.
Nhận kết quả tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Thời hạn ủy quyền thường kéo dài đến khi hoàn tất thủ tục và có thể kết thúc sớm nếu được hai bên thống nhất.

Hồ sơ kèm theo khi nộp thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần

Biên bản họp HĐQT

Ghi rõ nội dung thống nhất tạm ngừng, tỷ lệ biểu quyết đồng thuận, thời gian tạm ngừng và người được ủy quyền thực hiện.

Quyết định HĐQT về tạm ngừng kinh doanh

Quyết định này là văn bản chính thức phê duyệt việc tạm ngừng, kèm thông tin pháp lý của công ty và người đại diện theo pháp luật.

Thông báo tạm ngừng kinh doanh (Phụ lục II-19)

Phụ lục II-19 theo mẫu quy định, điền chính xác các thông tin về tên công ty, mã số doanh nghiệp, thời gian tạm ngừng và chữ ký hợp lệ.

Hướng dẫn soạn thảo giấy ủy quyền tạm ngừng kinh doanh

Mẫu và cấu trúc cụ thể

Cấu trúc cơ bản:

Tiêu đề văn bản.
Thông tin các bên.
Nội dung ủy quyền.
Thời hạn và cam kết.
Chữ ký, đóng dấu.

Lưu ý khi ký – đóng dấu

Giấy ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện pháp luật và dấu mộc công ty để đảm bảo giá trị pháp lý.

Quy trình nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh

Nộp trực tiếp / online / qua bưu chính

Có 3 cách nộp hồ sơ: trực tiếp tại Sở, qua Cổng thông tin quốc gia hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích.

Thời gian xử lý và nhận kết quả

Trung bình: 3–5 ngày làm việc.
Trường hợp bổ sung hồ sơ: 7–10 ngày.

Những lưu ý pháp lý quan trọng

Thời hạn tạm ngừng và gia hạn

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp chỉ được tạm ngừng kinh doanh tối đa 01 năm cho mỗi lần thông báo. Nếu sau khi hết thời hạn tạm ngừng, công ty vẫn chưa sẵn sàng hoạt động trở lại, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục gia hạn.

Tuy nhiên, để gia hạn, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký Kinh doanh và cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi thời hạn tạm ngừng cũ kết thúc. Khoảng thời gian lý tưởng để nộp hồ sơ gia hạn là 7 – 15 ngày trước ngày hết hạn để tránh rủi ro bị xem là hoạt động lại khi chưa sẵn sàng.

Mỗi lần gia hạn cũng chỉ được tối đa 01 năm, và không giới hạn số lần gia hạn miễn là công ty thực hiện đúng quy trình và nghĩa vụ thông báo. Tuy nhiên, trong thực tiễn, nếu doanh nghiệp gia hạn quá nhiều lần mà không có kế hoạch hoạt động cụ thể, cơ quan quản lý có thể tiến hành kiểm tra, rà soát hoạt động của doanh nghiệp.

Do đó, trước khi gia hạn, doanh nghiệp nên đánh giá kỹ tình hình tài chính, kế hoạch hoạt động và định hướng phát triển để đưa ra quyết định hợp lý, tránh ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh và uy tín pháp lý.

Giấy ủy quyền tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần – Mẫu & hướng dẫn chi tiết

Nghĩa vụ trong thời gian tạm ngừng

Tạm ngừng kinh doanh không có nghĩa là doanh nghiệp được miễn hoàn toàn nghĩa vụ pháp lý. Trong thời gian này, doanh nghiệp cần lưu ý các nghĩa vụ quan trọng sau:

Nghĩa vụ về thuế:
- Nếu doanh nghiệp không phát sinh doanh thu, chi phí, hóa đơn, chỉ cần nộp công văn thông báo tình trạng tạm ngừng cho cơ quan thuế.
- Trường hợp còn tồn các khoản thuế nợ hoặc nghĩa vụ kê khai, doanh nghiệp phải hoàn tất đầy đủ trước hoặc trong thời gian tạm ngừng.
Bảo hiểm xã hội và lao động:
- Với doanh nghiệp có lao động, cần thông báo tạm dừng hợp đồng lao động hoặc thực hiện thỏa thuận chấm dứt, để tránh phát sinh nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội trong thời gian tạm ngừng.
- Nếu vẫn giữ nhân sự trong hệ thống, doanh nghiệp tiếp tục phải thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH theo quy định.
Thông tin doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp phải duy trì thông tin đăng ký kinh doanh chính xác, như địa chỉ trụ sở, thông tin người đại diện pháp luật, số điện thoại, email…
- Trường hợp có thay đổi, phải thông báo kịp thời để tránh bị xử phạt.

Việc đảm bảo đầy đủ nghĩa vụ giúp doanh nghiệp tránh bị đánh dấu vi phạm trong cơ sở dữ liệu quốc gia và tạo điều kiện thuận lợi khi quay lại hoạt động sau thời gian tạm ngừng.

Hậu quả nếu không thông báo hoặc hết hạn

Không thông báo hoặc thông báo trễ về việc tạm ngừng hoặc gia hạn tạm ngừng có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro pháp lý.

Xử phạt hành chính:

Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, mức phạt từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng áp dụng cho doanh nghiệp không thông báo hoặc thông báo trễ về tình trạng tạm ngừng.

Phát sinh nghĩa vụ thuế:

Cơ quan thuế sẽ coi doanh nghiệp vẫn đang hoạt động, từ đó yêu cầu kê khai và nộp thuế theo chu kỳ. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp sẽ bị phạt chậm nộp, tính lãi nợ thuế.

Nguy cơ bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

Nếu vi phạm nghiêm trọng hoặc kéo dài, doanh nghiệp có thể bị cơ quan quản lý ra quyết định thu hồi giấy phép, buộc giải thể hoặc thanh lý tài sản.

Để tránh các hậu quả này, doanh nghiệp cần lập kế hoạch quản lý thời hạn tạm ngừng rõ ràng, phân công người phụ trách theo dõi và thực hiện các thủ tục đúng quy định, đảm bảo an toàn pháp lý và duy trì uy tín của công ty.

Các tình huống thực tế & giải đáp FAQs

Ủy quyền cho người không phải đại diện pháp luật

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy quyền cho một cá nhân khác không phải là người đại diện pháp luật để thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh, miễn là việc ủy quyền được lập đúng theo quy định pháp luật.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, giấy ủy quyền phải có đầy đủ thông tin của cả người ủy quyền (thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc) và người được ủy quyền, kèm theo chữ ký, đóng dấu công ty (nếu có).

Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho người ngoài công ty, ví dụ như luật sư, công ty dịch vụ kế toán hoặc nhân viên không thuộc công ty, cần công chứng hoặc chứng thực giấy ủy quyền tại cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo giá trị pháp lý. Ngoài ra, người được ủy quyền phải xuất trình giấy tờ tùy thân khi nộp hồ sơ để chứng minh tính hợp lệ trong quá trình làm việc với cơ quan quản lý.

Việc ủy quyền cho người không phải đại diện pháp luật giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi lãnh đạo bận công tác hoặc ở xa trụ sở chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn người đủ năng lực, am hiểu pháp luật, tránh sai sót dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Cần thông báo với cơ quan thuế

Khi công ty cổ phần tạm ngừng kinh doanh, ngoài thủ tục nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thông báo này nhằm xác nhận với cơ quan thuế rằng doanh nghiệp không phát sinh hoạt động kinh doanh, không xuất hóa đơn, không phát sinh doanh thu, chi phí trong thời gian tạm ngừng. Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế sẽ tạm dừng việc gửi thông báo nộp tờ khai thuế định kỳ nhưng vẫn theo dõi doanh nghiệp trong hệ thống quản lý.

Nếu không thông báo, doanh nghiệp sẽ bị coi là chậm nộp tờ khai thuế, có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Vì vậy, doanh nghiệp nên thực hiện đồng thời cả hai thủ tục: thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư và cơ quan thuế, để đảm bảo quá trình tạm ngừng minh bạch và đúng pháp luật.

Nếu doanh nghiệp có chi nhánh hoặc văn phòng đại diện

Trong trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại các địa phương khác, việc tạm ngừng phải được thực hiện riêng cho từng đơn vị phụ thuộc.

Cụ thể:

Thông báo tạm ngừng cho từng chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đơn vị đó đăng ký.
Đồng thời gửi thông báo tạm ngừng đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của từng chi nhánh, kèm theo giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác thực hiện).
Đảm bảo tất cả các đơn vị phụ thuộc đồng bộ thời gian tạm ngừng với công ty mẹ để tránh phát sinh các nghĩa vụ không mong muốn.

Việc không thông báo tạm ngừng cho các đơn vị phụ thuộc có thể dẫn đến tình trạng bị phạt do kê khai trễ hoặc phát sinh nghĩa vụ thuế trong thời gian công ty đã ngừng hoạt động. Để đảm bảo chính xác, doanh nghiệp nên lập danh sách chi tiết các chi nhánh, văn phòng đại diện và theo dõi sát tiến độ xử lý hồ sơ của từng đơn vị.

Kết luận

Giấy ủy quyền tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần là bước quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng và đúng luật. Chuẩn bị kỹ hồ sơ, nội dung ủy quyền rõ ràng, nắm vững quy trình sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro pháp lý.

Giấy ủy quyền tạm ngừng kinh doanh đóng vai trò then chốt trong thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần khi người đại diện không thể trực tiếp thực hiện. Khi đã có mẫu chuẩn, hiểu rõ nội dung cần điền, biết quy trình nộp hồ sơ kèm theo quyết định của HĐQT và thông báo tạm ngừng, bạn hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục một cách hiệu quả và hợp pháp. Đừng quên kiểm tra kỹ phạm vi, thời hạn của ủy quyền và tuân thủ đúng thông báo trước 03 ngày để tránh sai sót. Hy vọng bài viết sẽ là tài liệu hỗ trợ hữu ích cho doanh nghiệp và chuyên gia pháp lý trong quá trình thực hiện.