Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Thanh Hóa – Hướng dẫn chi tiết 2025

280
10/10/2025

Rate this post

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Thanh Hóa là một bước đi chiến lược trong việc khai thác tiềm năng kinh tế của một trong những tỉnh phát triển nhanh nhất khu vực Bắc Trung Bộ. Với diện tích hơn 11.000 km² và dân số hơn 3,7 triệu người, Thanh Hóa là tỉnh có quy mô kinh tế lớn và dân số đông, tạo nên một thị trường tiềm năng cho các doanh nghiệp quốc tế. Thanh Hóa sở hữu vị trí địa lý thuận lợi, nằm trên trục giao thông huyết mạch Bắc – Nam, kết nối trực tiếp với các trung tâm kinh tế lớn như Hà Nội, Nghệ An và Hà Tĩnh. Ngoài ra, tỉnh còn có cảng biển Nghi Sơn, sân bay Thọ Xuân và hệ thống đường cao tốc hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho giao thương quốc tế và xuất nhập khẩu hàng hóa. Bên cạnh các lợi thế về cơ sở hạ tầng, Thanh Hóa cũng nổi bật với các khu công nghiệp lớn như Khu Kinh tế Nghi Sơn, nơi thu hút nhiều dự án đầu tư nước ngoài quy mô lớn. Việc thành lập văn phòng đại diện tại đây không chỉ giúp doanh nghiệp quốc tế tiếp cận một thị trường năng động mà còn tạo cơ hội mở rộng mạng lưới hợp tác kinh doanh, xây dựng thương hiệu và thúc đẩy tăng trưởng bền vững tại Việt Nam. Trong bối cảnh Thanh Hóa đang chuyển mình mạnh mẽ để trở thành một trung tâm kinh tế lớn của miền Trung, việc đặt văn phòng đại diện tại đây là một quyết định sáng suốt, mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài Thanh Hóa

Tổng quan về việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Thanh Hóa

Văn phòng đại diện là gì? Có được kinh doanh không?

Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập với mục tiêu đại diện cho lợi ích của công ty mẹ tại một khu vực hoặc quốc gia nhất định. Đối với công ty nước ngoài tại Việt Nam, VPĐD đóng vai trò như “cầu nối” giữa công ty mẹ và thị trường trong nước, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, tìm kiếm đối tác, chăm sóc khách hàng và nghiên cứu thị trường. Tuy nhiên, VPĐD không được phép trực tiếp tiến hành hoạt động kinh doanh sinh lời và không được phát hành hóa đơn giá trị gia tăng. Mọi hợp đồng kinh doanh tạo ra lợi nhuận phải do công ty mẹ ký kết hoặc ủy quyền hợp pháp.

Lợi ích khi mở văn phòng đại diện tại Thanh Hóa

Thanh Hóa là một trong những tỉnh có tốc độ phát triển kinh tế nhanh tại khu vực Bắc Trung Bộ, với các khu công nghiệp lớn như Nghi Sơn, Bỉm Sơn, Hoàng Long… Việc mở VPĐD tại Thanh Hóa giúp công ty nước ngoài tiếp cận trực tiếp thị trường tiềm năng, thuận tiện trong việc giám sát hoạt động của nhà phân phối, đại lý và đối tác tại địa phương. Ngoài ra, VPĐD có thể đóng vai trò “đại bản doanh” để tổ chức hội thảo, giới thiệu sản phẩm, xây dựng hình ảnh thương hiệu và hỗ trợ công ty mẹ xử lý các thủ tục pháp lý hoặc kỹ thuật ngay tại Việt Nam mà không cần thành lập công ty độc lập.

Sự khác biệt giữa chi nhánh và văn phòng đại diện

Dù đều là đơn vị phụ thuộc, nhưng chi nhánh và văn phòng đại diện có sự khác biệt rõ rệt về chức năng. Chi nhánh được phép kinh doanh, ký kết hợp đồng mua bán và phát hành hóa đơn theo quy định pháp luật Việt Nam. Trong khi đó, VPĐD chỉ thực hiện chức năng đại diện và hỗ trợ mà không được tạo doanh thu trực tiếp. Do đó, VPĐD thường phù hợp với các doanh nghiệp muốn thăm dò thị trường, quảng bá sản phẩm hoặc duy trì sự hiện diện tại Việt Nam mà chưa cần triển khai hoạt động kinh doanh quy mô lớn.

Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Thanh Hóa

Doanh nghiệp mẹ phải hoạt động ít nhất 1 năm

Một trong những điều kiện tiên quyết để được cấp phép thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) tại Thanh Hóa là doanh nghiệp mẹ ở nước ngoài phải đã được thành lập và hoạt động hợp pháp tối thiểu 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ. Quy định này nhằm đảm bảo chỉ những doanh nghiệp có nền tảng pháp lý vững chắc, đã qua giai đoạn khởi nghiệp rủi ro cao mới được phép hiện diện chính thức tại Việt Nam. Thông tin này phải được thể hiện rõ ràng trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương của công ty mẹ.

Phù hợp với ngành nghề được phép tại Việt Nam

Ngành nghề của công ty mẹ phải nằm trong phạm vi cho phép của pháp luật Việt Nam và không thuộc các lĩnh vực bị cấm đầu tư. Nếu thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện (ví dụ: dịch vụ giáo dục, y tế, vận tải…), doanh nghiệp phải chứng minh đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện chuyên ngành theo quy định pháp luật Việt Nam và các cam kết quốc tế như WTO, CPTPP, EVFTA. Đáng chú ý, dù hoạt động trong ngành nào, VPĐD tại Thanh Hóa chỉ được thực hiện chức năng đại diện, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường và không được trực tiếp ký kết hợp đồng hay tạo doanh thu tại Việt Nam.

Có giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định

Tất cả các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Điều lệ công ty, Báo cáo tài chính năm gần nhất… phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự quán Việt Nam ở quốc gia của doanh nghiệp mẹ. Sau khi hợp pháp hóa, tài liệu cần được dịch ra tiếng Việt và công chứng để đảm bảo hiệu lực sử dụng trong hồ sơ. Đây là bước bắt buộc nhằm xác thực tính pháp lý và độ tin cậy của giấy tờ, tránh việc hồ sơ bị trả lại do sai sót thủ tục.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Thanh Hóa cần chuẩn bị

Để thành lập văn phòng đại diện tại Thanh Hóa, công ty nước ngoài phải chuẩn bị một bộ hồ sơ “chuẩn chỉnh” cả về hình thức lẫn nội dung. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, mà còn là “tấm vé thông hành” giúp thủ tục được phê duyệt nhanh chóng. Nếu thiếu một giấy tờ hoặc sai sót nhỏ, hồ sơ có thể bị trả lại, kéo dài thời gian từ vài ngày đến vài tuần.

Hồ sơ của công ty mẹ ở nước ngoài

Giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp, thể hiện công ty mẹ được thành lập hợp pháp. Ví dụ: Nếu công ty mẹ ở Singapore, cần cung cấp “Business Profile” do ACRA cấp.

Báo cáo tài chính năm gần nhất hoặc xác nhận hoạt động: Chứng minh công ty vẫn đang hoạt động bình thường, không giải thể hay phá sản.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Điều lệ công ty (Articles of Association, Statutes, Charter…): Dùng để đối chiếu ngành nghề hoạt động với lĩnh vực dự kiến tại Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự & dịch thuật công chứng: Tất cả giấy tờ trên, nếu do nước ngoài cấp, phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao Việt Nam và dịch sang tiếng Việt.

💡 Mẹo: Nên kiểm tra trước xem Việt Nam có ký hiệp định miễn hợp pháp hóa lãnh sự với nước cấp giấy tờ hay không để tiết kiệm thời gian.

Hồ sơ của người đứng đầu văn phòng đại diện

Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) hoặc CMND/CCCD (nếu là người Việt Nam): Bản sao có chứng thực, còn hiệu lực tối thiểu 6 tháng.

Quyết định bổ nhiệm: Do công ty mẹ ban hành, ghi rõ họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu/CMND, chức danh và quyền hạn.

Sơ yếu lý lịch: Ghi rõ quá trình công tác, chức vụ đã đảm nhiệm, có ký tên và xác nhận của công ty mẹ.

Giấy tờ cư trú hợp pháp tại Việt Nam (nếu là người nước ngoài): Ví dụ thẻ tạm trú hoặc thị thực dài hạn phù hợp.

💡 Mẹo: Nếu người đứng đầu là người nước ngoài, hãy chuẩn bị song song thủ tục xin giấy phép lao động để tránh bị gián đoạn hoạt động sau khi văn phòng được cấp phép.

Biểu mẫu đăng ký, văn bản ủy quyền và tài liệu dịch thuật

Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện: Theo mẫu của Bộ Công Thương, điền rõ địa chỉ dự kiến đặt văn phòng tại Thanh Hóa (nên kèm bản đồ vị trí).

Văn bản ủy quyền: Bắt buộc nếu công ty mẹ không trực tiếp nộp hồ sơ. Nên ghi cụ thể phạm vi ủy quyền (nộp, nhận, bổ sung hồ sơ).

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm: Hợp đồng thuê văn phòng kèm giấy tờ chứng minh chủ sở hữu hợp pháp (sổ hồng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất).

Bản dịch tiếng Việt có chứng thực: Đối với tất cả tài liệu bằng tiếng nước ngoài, bản dịch cần do tổ chức dịch thuật chuyên nghiệp thực hiện.

💡 Mẹo: Khi thuê địa điểm, cần chắc chắn tòa nhà cho phép đặt văn phòng đại diện (một số chung cư không được phép).

✅ Lưu ý cuối cùng: Chuẩn bị hồ sơ theo danh mục đánh số rõ ràng và kẹp từng loại giấy tờ riêng trong bìa hồ sơ. Điều này giúp chuyên viên thẩm định dễ kiểm tra và tạo ấn tượng tốt, tăng khả năng hồ sơ được xử lý nhanh trong vòng 5–7 ngày.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Thanh Hóa

Quy trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Sở Công Thương Thanh Hóa

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ và hợp pháp hóa giấy tờ từ nước ngoài

Việc chuẩn bị hồ sơ là bước “nền móng” quyết định tốc độ và độ suôn sẻ của cả quy trình. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Đơn đề nghị cấp Giấy phép hoạt động VPĐD (theo mẫu của Bộ Công Thương).

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ – bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nước sở tại và dịch công chứng sang tiếng Việt.

Báo cáo tài chính đã kiểm toán của năm gần nhất để chứng minh công ty mẹ đang hoạt động.

Hộ chiếu/CMND/CCCD của người đứng đầu VPĐD (bản sao công chứng).

Hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ quyền sử dụng hợp pháp của nơi đặt VPĐD.

💡 Mẹo thực tiễn: Hãy chuẩn bị hồ sơ song song với việc hợp pháp hóa lãnh sự, vì quy trình này ở nước ngoài có thể kéo dài 7–14 ngày. Nếu doanh nghiệp có nhiều tài liệu cần hợp pháp hóa, nên gom thành một đợt để tiết kiệm chi phí.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương Thanh Hóa

Khi hồ sơ hoàn chỉnh, doanh nghiệp nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới Bộ phận Một cửa của Sở Công Thương Thanh Hóa.

Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận Giấy biên nhận và bắt đầu thời gian thẩm định.

Nếu chưa hợp lệ, Sở sẽ phản hồi bằng văn bản hoặc email, yêu cầu chỉnh sửa/bổ sung.

⏳ Thời gian xử lý: Khoảng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Trong quá trình này, Sở có thể liên hệ yêu cầu giải trình hoặc xác minh địa điểm hoạt động.

💡 Kinh nghiệm: Cử nhân sự am hiểu tiếng Việt để trao đổi với cán bộ Sở, vì điều này giúp giải quyết các yêu cầu bổ sung nhanh chóng, tránh kéo dài thời gian.

Bước 3 – Nhận Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện

Sau khi hồ sơ được duyệt, Sở Công Thương sẽ cấp Giấy phép hoạt động VPĐD (thường có thời hạn 5 năm hoặc theo thời hạn còn lại của giấy phép công ty mẹ).

Thông tin trên giấy phép bao gồm: tên VPĐD, địa chỉ, người đứng đầu, phạm vi hoạt động và thời hạn.

📌 Lưu ý: Doanh nghiệp cần rà soát kỹ từng thông tin để tránh sai sót, vì mọi điều chỉnh sau này đều cần làm thủ tục thay đổi giấy phép.

Bước 4 – Khắc dấu, thông báo mẫu dấu và mã số thuế

Ngay khi có giấy phép, VPĐD cần:

Khắc con dấu: Thực hiện tại cơ sở khắc dấu được cấp phép.

Thông báo mẫu dấu: Nộp thông báo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý để phục vụ nghĩa vụ báo cáo, dù VPĐD không phải nộp thuế TNDN.

⏳ Thời gian thực hiện thường 1–3 ngày.

💡 Mẹo: Đăng ký thuế và thông báo mẫu dấu song song để rút ngắn thời gian vận hành.

Bước 5 – Mở tài khoản ngân hàng, thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ

Mở tài khoản ngân hàng: Chuẩn bị giấy phép hoạt động, mã số thuế, con dấu và giấy tờ tùy thân của người đứng đầu. Tài khoản này dùng để nhận tiền từ công ty mẹ và chi trả chi phí hoạt động.

Báo cáo định kỳ: Hàng năm, trước ngày 30/01, VPĐD phải gửi báo cáo hoạt động năm trước cho Sở Công Thương Thanh Hóa, gồm: tình hình nhân sự, hoạt động xúc tiến thương mại, hợp tác với đối tác, kế hoạch năm tới.

💡 Cảnh báo: Không nộp báo cáo đúng hạn có thể dẫn đến cảnh báo, hạn chế gia hạn giấy phép hoặc thậm chí thu hồi.

📊 Tóm tắt quy trình & thời gian dự kiến

Bước Nội dung Thời gian dự kiến

1 Chuẩn bị hồ sơ, hợp pháp hóa giấy tờ 7–14 ngày

2 Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương 1 ngày

3 Thẩm định & cấp giấy phép 7 ngày làm việc

4 Khắc dấu, thông báo mẫu dấu, đăng ký mã số thuế 1–3 ngày

5 Mở tài khoản, báo cáo định kỳ 1–2 ngày (mở tài khoản)

Thời gian và lệ phí thành lập văn phòng đại diện tại Thanh Hóa

Thời gian và lệ phí thành lập văn phòng đại diện tại Thanh Hóa là thông tin quan trọng để doanh nghiệp nước ngoài lập kế hoạch triển khai thị trường một cách hiệu quả. Thanh Hóa – với vị trí chiến lược ở Bắc Trung Bộ, hệ thống cảng biển, khu công nghiệp và hạ tầng giao thông đang phát triển – thu hút nhiều doanh nghiệp mở VPĐD để tìm kiếm cơ hội hợp tác. Hiểu rõ khung thời gian xử lý và chi phí liên quan sẽ giúp công ty mẹ chủ động chuẩn bị hồ sơ và ngân sách, tránh bị chậm tiến độ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Thời gian xử lý hồ sơ theo quy định

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, cơ quan cấp phép (Sở Công Thương Thanh Hóa) phải trả kết quả trong 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thực tế có thể nhanh hơn (5 ngày) nếu hồ sơ chuẩn chỉnh, hoặc kéo dài 10–12 ngày khi cần bổ sung giấy tờ hoặc xác minh thông tin từ nước ngoài. Ví dụ: một doanh nghiệp Nhật Bản từng hoàn tất thủ tục chỉ trong 6 ngày nhờ chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hợp pháp hóa sẵn trước khi nộp.

Lệ phí nhà nước hiện hành

Lệ phí cấp Giấy phép thành lập VPĐD tại Thanh Hóa được áp dụng theo Thông tư 143/2016/TT-BTC, phổ biến ở mức 3.000.000 – 3.500.000 đồng/hồ sơ. Đây là khoản phí bắt buộc, nộp trực tiếp tại Sở Công Thương khi tiếp nhận hồ sơ. Một số trường hợp xin cấp lại giấy phép (do mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin) sẽ có mức phí thấp hơn.

Các khoản chi phí phát sinh khác (dịch thuật, hợp pháp hóa)

Ngoài lệ phí nhà nước, doanh nghiệp cần dự trù các chi phí sau:

Dịch thuật công chứng giấy tờ nước ngoài sang tiếng Việt (tùy ngôn ngữ và độ dài tài liệu).

Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam ở nước sở tại.

Phí chuyển phát hồ sơ quốc tế để đảm bảo giấy tờ gốc đến đúng thời hạn.

Chi phí thuê văn phòng tại Thanh Hóa (nếu chưa có địa điểm).

Việc tính toán trước các khoản này sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng “đội” chi phí và chủ động về tiến độ triển khai.

Các lưu ý pháp lý khi vận hành văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Vận hành văn phòng đại diện tại Việt Nam không chỉ là duy trì một địa điểm làm việc, mà còn là quá trình tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để bảo vệ uy tín doanh nghiệp và tránh rủi ro xử phạt. Ba lưu ý dưới đây là “bộ khung an toàn” cho mọi văn phòng đại diện.

Không được phát sinh doanh thu – chỉ đại diện giao dịch, xúc tiến thương mại

Theo Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện không được phép trực tiếp kinh doanh hay tạo doanh thu tại Việt Nam. Chức năng hợp pháp chỉ bao gồm:

Đại diện công ty mẹ trong liên lạc, đàm phán, ký kết hợp đồng nhưng hợp đồng phải đứng tên công ty mẹ, không đứng tên văn phòng.

Nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu, hỗ trợ khách hàng và đối tác.

Tổ chức hội thảo, sự kiện xúc tiến thương mại.

💡 Thực tế: Một số văn phòng bị xử phạt và thu hồi giấy phép do ký hợp đồng bán hàng hoặc xuất hóa đơn trái quy định. Luôn đảm bảo mọi giao dịch thương mại có yếu tố doanh thu đều thực hiện qua công ty mẹ.

Nghĩa vụ báo cáo định kỳ gửi Sở Công Thương

Mỗi năm, trước 30/1, văn phòng phải gửi báo cáo hoạt động cho Sở Công Thương nơi cấp phép, bao gồm:

Kết quả hoạt động xúc tiến, số lượng đối tác, sự kiện đã tổ chức.

Thông tin nhân sự, tài chính vận hành (không phải báo cáo doanh thu).

Kế hoạch hoạt động năm tới.

💡 Kinh nghiệm: Chuẩn bị báo cáo từ tháng 12 để tránh sát hạn mới làm. Nộp trễ hoặc không nộp có thể bị phạt từ 10–20 triệu đồng, thậm chí bị đưa vào diện giám sát đặc biệt.

Quản lý lao động và đăng ký thuế TNCN cho người nước ngoài

Văn phòng được phép tuyển dụng lao động Việt Nam và nước ngoài nhưng phải tuân thủ:

Lao động Việt Nam: ký hợp đồng, đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN; lưu hồ sơ lao động theo đúng mẫu của Bộ LĐ-TB&XH.

Lao động nước ngoài: xin giấy phép lao động hoặc giấy miễn trừ; khai báo lưu trú với Công an; đăng ký mã số thuế cá nhân và kê khai thuế TNCN hàng tháng/quý.

💡 Điểm hay bị quên: Một số văn phòng quên đăng ký mã số thuế cho lao động nước ngoài, dẫn đến bị truy thu và phạt hành chính.

Tuân thủ ba nguyên tắc này giúp văn phòng đại diện hoạt động hợp pháp, an toàn và bền vững, đồng thời tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp với cơ quan quản lý và đối tác tại Việt Nam.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Thanh Hóa trọn gói

Soạn hồ sơ, dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự

Thành lập văn phòng đại diện tại Thanh Hóa là bước đi chiến lược, nhưng để “mở cánh cửa pháp lý” cần một bộ hồ sơ hoàn hảo. Chúng tôi đảm nhận toàn bộ quá trình thu thập – soạn thảo – chuẩn hóa hồ sơ theo đúng khung pháp luật Việt Nam.

Từng loại giấy tờ như Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, báo cáo tài chính, điều lệ hoạt động, thông tin Trưởng văn phòng… đều được chúng tôi rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo tính nhất quán.

Với tài liệu phát hành ở nước ngoài, chúng tôi triển khai dịch thuật song ngữ chuẩn xác, kết hợp hợp pháp hóa lãnh sự theo chuẩn 3 bước (xác nhận nước sở tại → chứng nhận cơ quan ngoại giao Việt Nam → dịch công chứng) để loại bỏ mọi rào cản pháp lý.

Đại diện nộp hồ sơ – theo dõi kết quả – khắc dấu – khai thuế ban đầu

Khi hồ sơ đã sẵn sàng, đội ngũ pháp lý của chúng tôi sẽ trực tiếp đại diện doanh nghiệp nộp tại Sở Công Thương Thanh Hóa, giúp khách hàng không phải di chuyển hay làm việc trực tiếp với cơ quan nhà nước.

Chúng tôi chủ động theo sát từng giai đoạn xử lý, phản hồi ngay khi có yêu cầu bổ sung hoặc giải trình.

Sau khi giấy phép được cấp, chúng tôi tiếp tục thực hiện:

Đăng ký và khắc dấu pháp nhân (nếu khách hàng yêu cầu).

Đăng ký mã số thuế, khai thuế ban đầu và hướng dẫn mở tài khoản ngân hàng.

Tư vấn treo biển hiệu đúng chuẩn quy định pháp luật Việt Nam.

Mục tiêu của chúng tôi là đảm bảo văn phòng đại diện “hoàn thiện hồ sơ hôm nay – hoạt động hợp pháp ngày mai”.

Hỗ trợ báo cáo định kỳ và pháp lý sau khi thành lập

Dịch vụ trọn gói của chúng tôi không kết thúc khi bàn giao giấy phép. Chúng tôi thiết lập hệ thống nhắc hạn báo cáo định kỳ gửi Sở Công Thương, đảm bảo văn phòng đại diện không bị xử phạt vì chậm báo cáo.

Khi doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ, người đứng đầu, hoặc điều chỉnh phạm vi hoạt động, chúng tôi tư vấn phương án tối ưu và thực hiện thủ tục nhanh chóng.

Bằng cách đồng hành lâu dài, chúng tôi giúp văn phòng đại diện tại Thanh Hóa không chỉ “ra đời” đúng pháp luật mà còn phát triển bền vững, an toàn và hiệu quả.

Bảng giá dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Thanh Hóa

Gói cơ bản – chỉ hỗ trợ hồ sơ

Gói cơ bản được thiết kế cho những doanh nghiệp đã có đội ngũ pháp lý hoặc nhân sự am hiểu quy trình và chỉ cần một đơn vị đồng hành ở khâu tư vấn – hoàn thiện hồ sơ. Chúng tôi sẽ:

Cung cấp danh mục giấy tờ cần chuẩn bị và mẫu hồ sơ chuẩn theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Hướng dẫn chi tiết quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công ty mẹ.

Kiểm tra tính hợp lệ trước khi doanh nghiệp nộp hồ sơ, giảm tối đa rủi ro bị trả lại.

Chi phí gói này tối ưu nhất, nhưng vẫn đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn ngay từ lần đầu nộp.

Gói đầy đủ – hỗ trợ từ A đến Z, đại diện toàn bộ thủ tục

Dành cho doanh nghiệp nước ngoài muốn “ngồi yên nhận kết quả”. Từ khâu dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, soạn hồ sơ, nộp và theo dõi tiến độ tại Sở Công Thương, đến nhận giấy phép và bàn giao tận tay – chúng tôi đảm nhiệm trọn gói.

Ngoài ra, gói này còn tư vấn nghĩa vụ pháp lý sau cấp phép (thuế môn bài, báo cáo định kỳ), kèm hỗ trợ thực hiện nếu khách hàng yêu cầu. Đây là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp chưa có văn phòng hay nhân sự tại Việt Nam, muốn tiết kiệm thời gian và tránh mọi thủ tục phức tạp.

Cam kết về tiến độ, chi phí minh bạch

Tiến độ: Hoàn thành trong 7–10 ngày làm việc sau khi hồ sơ hợp lệ.

Chi phí: Báo giá trọn gói ngay từ đầu, hợp đồng rõ ràng, không phát sinh bất ngờ.

Minh bạch: Toàn bộ phí, thuế, lệ phí được liệt kê công khai và xuất hóa đơn đầy đủ.

Sự rõ ràng về thời gian và chi phí giúp khách hàng an tâm, tập trung vào chiến lược kinh doanh thay vì lo lắng về thủ tục hành chính.

Giải đáp thắc mắc thường gặp

Văn phòng đại diện có cần thuê kế toán không?

Về nguyên tắc, văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty nước ngoài không được trực tiếp kinh doanh, không phát sinh doanh thu nên không phải lập báo cáo tài chính hay thực hiện chế độ kế toán đầy đủ như doanh nghiệp. Tuy vậy, VPĐD vẫn có nghĩa vụ kê khai và nộp các loại thuế phát sinh như thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên, thuế nhà thầu (nếu thuê dịch vụ từ nước ngoài), và đôi khi là báo cáo sử dụng lao động. Do đó, việc thuê kế toán nội bộ hoặc sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài là cần thiết để đảm bảo đúng hạn và tránh rủi ro xử phạt, đặc biệt khi có yếu tố nước ngoài liên quan đến lương thưởng, bảo hiểm.

Có được xuất hóa đơn hay ký hợp đồng không?

VPĐD không có chức năng xuất hóa đơn giá trị gia tăng, cũng không được ký hợp đồng mua bán hàng hóa/dịch vụ mang tính chất thương mại với bên thứ ba. Tuy nhiên, VPĐD được phép ký các hợp đồng phục vụ vận hành nội bộ như thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị, tuyển dụng nhân sự,… với điều kiện người ký có giấy ủy quyền hợp lệ từ công ty mẹ. Mọi giao dịch thương mại, xuất hóa đơn hay thanh toán cho khách hàng đều phải do công ty mẹ thực hiện, tránh gây hiểu lầm VPĐD là pháp nhân độc lập.

Sau bao lâu có thể thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện?

Pháp luật không quy định thời gian tối thiểu trước khi thay đổi người đứng đầu VPĐD. Doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi bất cứ lúc nào nếu có lý do chính đáng như điều chuyển công tác, thay đổi chiến lược hoặc khi người đứng đầu không còn đáp ứng điều kiện pháp luật (ví dụ: hết giấy phép lao động). Việc thay đổi phải được đăng ký với Sở Công Thương và đồng thời thông báo cho cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội. Thủ tục thường yêu cầu hoàn tất trong 10 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định để tránh bị phạt hành chính.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài Thanh Hóa

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Thanh Hóa không chỉ mở ra cánh cửa tiếp cận một thị trường đầy tiềm năng mà còn góp phần vào sự phát triển kinh tế – xã hội của tỉnh. Với vị trí chiến lược, hạ tầng giao thông hiện đại và các chính sách ưu đãi đầu tư hấp dẫn, Thanh Hóa đang ngày càng khẳng định vai trò là một trung tâm kinh tế quan trọng của khu vực Bắc Trung Bộ. Sự hiện diện của các văn phòng đại diện tại đây sẽ giúp doanh nghiệp quốc tế tận dụng hiệu quả các nguồn lực địa phương, từ lực lượng lao động trẻ, dồi dào đến các tiềm năng phát triển công nghiệp, nông nghiệp và dịch vụ. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp xây dựng thương hiệu, tăng cường mối quan hệ hợp tác lâu dài và mở rộng quy mô hoạt động tại Việt Nam. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, Thanh Hóa là điểm đến đầy triển vọng, nơi các doanh nghiệp quốc tế có thể tìm thấy cơ hội phát triển bền vững và thành công. Thành lập văn phòng đại diện tại Thanh Hóa không chỉ là một bước tiến quan trọng để khẳng định vị thế doanh nghiệp mà còn thể hiện tầm nhìn dài hạn trong việc đóng góp vào sự thịnh vượng chung của cả tỉnh và đất nước.