Hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ninh mới nhất 2025

313
10/10/2025

Rate this post

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ninh là một bước đi chiến lược quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp quốc tế khai thác tiềm năng của một trong những tỉnh phát triển năng động nhất Việt Nam. Quảng Ninh không chỉ nổi tiếng với di sản thiên nhiên Vịnh Hạ Long – một trong bảy kỳ quan thiên nhiên thế giới – mà còn là trung tâm kinh tế khu vực Đông Bắc. Với vị trí địa lý thuận lợi, nằm trên hành lang kinh tế Nam Ninh – Lạng Sơn – Hà Nội – Hải Phòng – Quảng Ninh và cửa khẩu quốc tế Móng Cái, tỉnh này đóng vai trò cầu nối giao thương quan trọng giữa Việt Nam và Trung Quốc cũng như các nước trong khu vực. Việc thiết lập văn phòng đại diện tại đây không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận dễ dàng với thị trường nội địa mà còn mở rộng cơ hội hợp tác quốc tế. Ngoài ra, Quảng Ninh đã và đang đẩy mạnh phát triển hạ tầng đồng bộ, cải cách hành chính và ưu đãi đầu tư để thu hút doanh nghiệp nước ngoài, khiến tỉnh trở thành điểm đến hấp dẫn. Tuy nhiên, để tận dụng được tiềm năng này, các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý, tài chính và chiến lược vận hành. Với sự hiện diện của văn phòng đại diện, doanh nghiệp không chỉ có thể xây dựng thương hiệu mà còn nghiên cứu thị trường và thiết lập quan hệ đối tác lâu dài, từ đó tối ưu hóa cơ hội phát triển tại Việt Nam.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài Quảng Ninh

Tổng quan về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ninh

Quảng Ninh – với vị trí chiến lược, hệ thống cảng biển quốc tế và tiềm năng du lịch – đang trở thành điểm đến hấp dẫn cho các doanh nghiệp nước ngoài mở rộng hoạt động tại Việt Nam. Trong số các hình thức hiện diện thương mại, văn phòng đại diện (VPĐD) là lựa chọn phổ biến nhờ thủ tục đơn giản, chi phí hợp lý và phù hợp với nhiều mục tiêu kinh doanh.

Khái niệm và vai trò của văn phòng đại diện

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập để thực hiện chức năng liên lạc, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường hoặc giám sát việc thực hiện hợp đồng tại Việt Nam.

VPĐD không được phép trực tiếp kinh doanh sinh lợi, nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc:

Là cầu nối giữa công ty mẹ và đối tác, khách hàng tại Việt Nam.

Thu thập thông tin thị trường, báo cáo về tiềm năng đầu tư.

Quảng bá thương hiệu và sản phẩm của công ty mẹ.

Khi nào nên thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh?

Doanh nghiệp nước ngoài nên cân nhắc mở VPĐD tại Quảng Ninh khi:

Muốn khảo sát thị trường và xây dựng mạng lưới quan hệ trước khi đầu tư quy mô lớn.

Cần quản lý hợp đồng, giám sát dự án tại khu vực phía Bắc Việt Nam.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Muốn tận dụng vị trí địa lý gần Trung Quốc, thuận tiện giao thương hàng hóa và du lịch.

Mong muốn hỗ trợ kỹ thuật, hậu cần cho khách hàng và đối tác tại Việt Nam.

Lợi ích chiến lược khi mở VPĐD tại địa phương có tiềm năng kinh tế lớn

Quảng Ninh là một trong những tỉnh có GRDP bình quân đầu người cao nhất cả nước, cơ sở hạ tầng hiện đại và chính sách thu hút đầu tư cởi mở. Việc đặt VPĐD tại đây mang lại nhiều lợi thế chiến lược:

Tiếp cận nhanh thị trường nội địa và quốc tế thông qua hệ thống cảng biển, sân bay Vân Đồn, cao tốc Hà Nội – Quảng Ninh.

Tận dụng nguồn nhân lực chất lượng từ các khu công nghiệp, khu kinh tế ven biển.

Gia tăng uy tín với đối tác nhờ hiện diện trực tiếp tại một trung tâm kinh tế – du lịch trọng điểm.

Hưởng lợi từ môi trường đầu tư thuận lợi, các chính sách hỗ trợ của chính quyền tỉnh.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ninh

Công ty mẹ phải có thời gian hoạt động ít nhất 1 năm

Theo quy định của Luật Thương mại Việt Nam và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện tại Quảng Ninh phải chứng minh công ty mẹ đã hoạt động hợp pháp tối thiểu 01 năm kể từ ngày được thành lập. Thông tin này được thể hiện rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương do cơ quan có thẩm quyền tại nước sở tại cấp. Mục đích của điều kiện này là bảo đảm doanh nghiệp có năng lực hoạt động ổn định và uy tín trước khi mở rộng sang thị trường Việt Nam.

Có hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ

Toàn bộ tài liệu do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp (như giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, báo cáo tài chính…) đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Quy trình này bao gồm chứng nhận của cơ quan ngoại giao nước sở tại và xác nhận của cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự Việt Nam. Sau đó, các tài liệu này cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng để đảm bảo tính pháp lý. Đây là bước quan trọng nhằm xác nhận tính xác thực của hồ sơ, tránh tình trạng giả mạo hoặc sử dụng tài liệu không hợp lệ.

Không thuộc trường hợp bị hạn chế theo pháp luật Việt Nam

Doanh nghiệp nước ngoài sẽ không được cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh nếu hoạt động kinh doanh thuộc các ngành nghề mà pháp luật Việt Nam cấm hoặc hạn chế tiếp cận thị trường đối với nhà đầu tư nước ngoài. Ví dụ: các lĩnh vực liên quan đến an ninh quốc phòng, một số ngành công nghiệp nhạy cảm hoặc các ngành có điều kiện đặc biệt mà doanh nghiệp không đáp ứng được. Ngoài ra, nếu công ty mẹ hoặc người đại diện có vi phạm pháp luật nghiêm trọng tại Việt Nam hoặc quốc tế, cơ quan có thẩm quyền cũng có thể từ chối cấp phép.

Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên không chỉ giúp doanh nghiệp nước ngoài dễ dàng được chấp thuận cấp phép, mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc để hoạt động tại Quảng Ninh lâu dài và hiệu quả.

Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập văn phòng đại diện

Đơn đề nghị cấp Giấy phép hoạt động VPĐD

Đây là văn bản quan trọng nhất, thể hiện nguyện vọng của công ty mẹ trong việc mở văn phòng đại diện tại Việt Nam. Đơn thường theo mẫu quy định của cơ quan cấp phép (Sở Công Thương hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư). Nội dung cần nêu rõ: tên và địa chỉ công ty mẹ, địa điểm dự kiến đặt văn phòng đại diện, phạm vi hoạt động, thông tin người đứng đầu. Việc kê khai chính xác, đầy đủ là điều kiện tiên quyết để hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng.

Bản sao hợp pháp hóa giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Business Registration Certificate) của công ty mẹ là căn cứ chứng minh tư cách pháp lý. Bản sao phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nước sở tại, sau đó dịch công chứng sang tiếng Việt. Đây là bước nhiều doanh nghiệp nước ngoài thường mất thời gian nếu không chuẩn bị trước, vì quá trình hợp pháp hóa có thể kéo dài vài tuần.

Báo cáo tài chính gần nhất của công ty mẹ

Báo cáo tài chính là minh chứng cho thấy công ty mẹ đang hoạt động ổn định và đủ năng lực tài chính để duy trì văn phòng đại diện tại Việt Nam. Báo cáo này phải được kiểm toán hoặc xác nhận hợp pháp theo quy định của quốc gia nơi công ty mẹ đăng ký. Một số trường hợp, cơ quan cấp phép có thể yêu cầu thêm thư xác nhận ngân hàng để tăng độ tin cậy.

Hộ chiếu của người đứng đầu VPĐD (hợp lệ)

Người đứng đầu văn phòng đại diện là đại diện pháp lý tại Việt Nam, do đó hộ chiếu cần còn thời hạn tối thiểu 6 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ. Nếu là công dân nước ngoài, hộ chiếu phải được dịch công chứng sang tiếng Việt; nếu là công dân Việt Nam, có thể dùng CMND/CCCD. Lưu ý, thông tin trên hộ chiếu cần khớp tuyệt đối với thông tin trong văn bản bổ nhiệm để tránh phát sinh thủ tục sửa đổi.

Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng

Văn bản này do công ty mẹ ban hành, ghi rõ họ tên, chức vụ, quyền hạn của người được bổ nhiệm. Đây không chỉ là thủ tục pháp lý mà còn là căn cứ để cơ quan chức năng xác định trách nhiệm quản lý hoạt động của văn phòng đại diện. Tài liệu cần có chữ ký của người đại diện hợp pháp công ty mẹ và đóng dấu (nếu có), kèm theo bản dịch công chứng sang tiếng Việt.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ninh

Bước 1 – Chuẩn bị và dịch thuật, hợp pháp hóa hồ sơ

Giai đoạn đầu tiên quyết định 70% khả năng thành công của hồ sơ. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/giấy phép thành lập công ty mẹ.

Điều lệ hoạt động của công ty mẹ.

Báo cáo tài chính có kiểm toán của năm gần nhất.

Hộ chiếu hoặc CMND của người dự kiến làm Trưởng VPĐD.

Tất cả tài liệu do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nước sở tại, sau đó dịch sang tiếng Việt và công chứng y bản dịch.

💡 Ví dụ: Công ty mẹ ở Singapore muốn mở VPĐD tại Hạ Long, phải hợp pháp hóa giấy phép tại Đại sứ quán Việt Nam ở Singapore trước khi mang về Việt Nam dịch thuật.

Lời khuyên chiến lược: Lập danh sách hồ sơ từ sớm và gửi bản scan cho luật sư/đơn vị tư vấn rà soát trước để tránh “đi lại vòng hai” mất vài tuần.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương tỉnh Quảng Ninh

Hồ sơ được nộp tại Bộ phận Một cửa – Sở Công Thương Quảng Ninh. Có thể nộp:

Trực tiếp: Đến trực tiếp, nhận giấy biên nhận hồ sơ.

Trực tuyến: Qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (tiện cho doanh nghiệp ở xa).

💡 Lưu ý: Nếu nộp trực tuyến, vẫn nên giữ liên lạc qua điện thoại với cán bộ tiếp nhận để kịp thời bổ sung khi cần.

Bước 3 – Theo dõi xử lý và phản hồi bổ sung (nếu có)

Thời gian xử lý trung bình từ 7–10 ngày làm việc. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai chi tiết nhỏ (như dịch thuật sai thuật ngữ), Sở Công Thương sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung.

💡 Tình huống thực tế: Nhiều doanh nghiệp bị chậm cấp phép 1–2 tháng chỉ vì tên công ty trong bản dịch không khớp với bản gốc.

Lời khuyên: Cử một nhân sự phụ trách theo dõi email và điện thoại hằng ngày, phản hồi bổ sung trong vòng 24 giờ để không kéo dài thời gian.

Bước 4 – Nhận Giấy phép hoạt động và khắc dấu

Sau khi được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy phép thành lập VPĐD. Bước tiếp theo là khắc con dấu pháp nhân – công cụ quan trọng để ký kết văn bản, giao dịch.

💡 Mẹo tiết kiệm thời gian: Chọn đơn vị khắc dấu gần Sở Công Thương hoặc dịch vụ giao nhanh để có dấu trong 24h. Đồng thời đăng ký mẫu dấu trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia để hợp thức hóa việc sử dụng.

Bước 5 – Đăng ký mã số thuế và mở tài khoản ngân hàng

Dù VPĐD không trực tiếp kinh doanh, nhưng vẫn cần mã số thuế để thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ. Song song, mở tài khoản ngân hàng phục vụ nhận chuyển tiền từ công ty mẹ và chi tiêu tại Việt Nam.

💡 Lời khuyên: Ưu tiên ngân hàng có chi nhánh tại Quảng Ninh, hỗ trợ giao dịch quốc tế, và cho phép quản lý tài khoản online để giảm thời gian di chuyển.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ninh

Thời gian và lệ phí thành lập văn phòng đại diện

Hiểu rõ thời gian xử lý và các khoản chi phí là bước chuẩn bị quan trọng để doanh nghiệp nước ngoài lập kế hoạch mở văn phòng đại diện tại Hà Giang một cách trơn tru. Nhiều trường hợp chậm tiến độ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến đều bắt nguồn từ việc thiếu thông tin chính xác ngay từ giai đoạn đầu.

Thời gian xử lý hồ sơ từ 7–10 ngày làm việc

Nếu hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên, Sở Công Thương Hà Giang thường hoàn tất việc cấp Giấy phép hoạt động trong vòng 07–10 ngày làm việc. Khoảng thời gian này chưa tính các công đoạn chuẩn bị hồ sơ, dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự (thường mất thêm 5–7 ngày tùy quốc gia). Trường hợp hồ sơ có sai sót, thiếu giấy tờ hoặc cần xác minh thông tin từ nước ngoài, thời gian có thể kéo dài lên đến 15 ngày hoặc hơn. Do đó, chuẩn bị hồ sơ chuẩn chỉnh ngay từ đầu chính là “chìa khóa” để rút ngắn tiến độ.

Lệ phí nhà nước theo quy định hiện hành

Theo biểu phí hiện hành, lệ phí nhà nước để cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện thường rơi vào khoảng 3.000.000 đồng/giấy phép. Đây là khoản bắt buộc và được nộp trực tiếp cho cơ quan cấp phép khi tiếp nhận hồ sơ. Mức phí này có thể thay đổi theo từng thời kỳ tùy quy định pháp luật, nên doanh nghiệp cần cập nhật trước khi tiến hành thủ tục để dự trù ngân sách chính xác.

Các khoản phí phát sinh khác (dịch thuật, công chứng…)

Bên cạnh lệ phí nhà nước, doanh nghiệp nên tính thêm các chi phí phụ trợ như: dịch thuật công chứng tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, hợp pháp hóa lãnh sự (tùy quốc gia có thể dao động từ vài trăm ngàn đến vài triệu đồng/tài liệu), phí chuyển phát nhanh quốc tế nếu gửi hồ sơ gốc từ công ty mẹ, và phí dịch vụ trọn gói nếu thuê đơn vị tư vấn. Việc liệt kê rõ từng khoản ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt ngân sách, tránh tình trạng “đội chi phí” ngoài kế hoạch.

Những quy định pháp lý khi hoạt động văn phòng đại diện

Giới hạn hoạt động – Không được ký kết hợp đồng kinh doanh

Văn phòng đại diện (VPĐD) được ví như “trạm tiền tiêu” của công ty mẹ tại Việt Nam, có nhiệm vụ quan sát thị trường, quảng bá thương hiệu, kết nối khách hàng chứ không trực tiếp tạo ra doanh thu. Pháp luật nghiêm cấm VPĐD ký hợp đồng thương mại như mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hay đầu tư sinh lời.

Tuy nhiên, VPĐD vẫn được phép ký các hợp đồng phục vụ nội bộ: thuê văn phòng, hợp đồng lao động, hợp đồng mua sắm máy tính – bàn ghế, hay dịch vụ bảo trì thiết bị. Đây là ranh giới pháp lý quan trọng: nếu vượt qua và phát sinh doanh thu, VPĐD có thể bị xử phạt nặng, thậm chí rút giấy phép.

Nghĩa vụ báo cáo định kỳ với Sở Công Thương

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trước ngày 30/01 hàng năm, VPĐD phải gửi báo cáo tổng kết hoạt động năm trước cho Sở Công Thương quản lý. Báo cáo bao gồm: số lượng nhân sự, hoạt động xúc tiến thương mại đã thực hiện, danh sách đối tác đã tiếp xúc, kết quả đạt được, khó khăn – vướng mắc.

Đặc biệt, nếu cơ quan quản lý yêu cầu, VPĐD phải cung cấp báo cáo đột xuất ngay cả khi chưa tới kỳ hạn. Việc chậm nộp hoặc báo cáo thiếu trung thực không chỉ bị phạt tiền (có thể lên tới hàng chục triệu đồng) mà còn ảnh hưởng uy tín pháp lý của công ty mẹ.

Trách nhiệm của người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu VPĐD giống như “thuyền trưởng” tại thị trường Việt Nam – vừa đại diện công ty mẹ, vừa chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp. Họ được quyền ký các hợp đồng phục vụ hoạt động, quản lý nhân sự, điều phối tài chính, và đảm bảo mọi hoạt động tuân thủ pháp luật Việt Nam.

Ngoài ra, họ phải đảm bảo VPĐD thực hiện nghĩa vụ thuế, báo cáo và các thủ tục hành chính khác đúng hạn. Khi thay đổi người đứng đầu, VPĐD phải làm thủ tục điều chỉnh giấy phép trong vòng 60 ngày – nếu không sẽ bị xử phạt và gián đoạn hoạt động.

Gia hạn – Thay đổi – Chấm dứt văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Thủ tục gia hạn giấy phép hoạt động

Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ninh thường có hiệu lực tối đa 5 năm và có thể gia hạn nhiều lần. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục gia hạn ít nhất 30 ngày trước ngày hết hạn để tránh gián đoạn hoạt động. Hồ sơ gồm:

Đơn đề nghị gia hạn (theo mẫu của Sở Công Thương).

Bản sao giấy phép hoạt động hiện tại.

Báo cáo tóm tắt tình hình hoạt động trong thời gian qua.

Tài liệu chứng minh công ty mẹ vẫn đang hoạt động hợp pháp tại nước ngoài.

Sau khi tiếp nhận, Sở Công Thương sẽ xem xét trong 5–7 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, giấy phép mới sẽ được cấp, đảm bảo hoạt động liên tục và đúng luật.

Thay đổi tên, địa chỉ, người đứng đầu văn phòng

Khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến tên doanh nghiệp mẹ, địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện hoặc người đứng đầu, doanh nghiệp phải tiến hành điều chỉnh giấy phép trong vòng 60 ngày kể từ ngày thay đổi. Hồ sơ điều chỉnh cần có:

Đơn đề nghị điều chỉnh thông tin.

Giấy tờ chứng minh sự thay đổi (giấy đăng ký kinh doanh mới, hợp đồng thuê địa điểm mới, quyết định bổ nhiệm…).

Bản gốc giấy phép hoạt động để nộp lại.

Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ các thủ tục tiếp theo như khắc dấu mới, cập nhật với cơ quan thuế, ngân hàng và đối tác để tránh vướng mắc về pháp lý hoặc giao dịch.

Hồ sơ và quy trình chấm dứt hoạt động

Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Quảng Ninh đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ trình tự để không bị phát sinh nợ thuế hoặc tranh chấp pháp lý. Hồ sơ chấm dứt gồm:

Thông báo chấm dứt hoạt động.

Quyết định của công ty mẹ về việc đóng cửa.

Xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế, bảo hiểm và thanh lý hợp đồng lao động.

Bản gốc giấy phép hoạt động.

Sau khi Sở Công Thương xác nhận, doanh nghiệp phải nộp lại con dấu (nếu có) cho cơ quan công an, đóng mã số thuế và lưu trữ toàn bộ hồ sơ để phục vụ kiểm tra sau này.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh trọn gói

Thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) công ty nước ngoài tại Quảng Ninh là bước đi chiến lược, nhưng thủ tục pháp lý và yêu cầu hồ sơ có thể khá phức tạp đối với doanh nghiệp mới tiếp cận thị trường Việt Nam. Dịch vụ thành lập VPĐD trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và đảm bảo đúng quy định pháp luật.

Vì sao nên chọn dịch vụ chuyên nghiệp thay vì tự làm?

Tự thực hiện thủ tục có thể khiến doanh nghiệp gặp các khó khăn như: chuẩn bị hồ sơ sai mẫu, thiếu chứng thực, dịch thuật không đạt chuẩn hoặc nộp sai cơ quan có thẩm quyền.

Khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp, bạn sẽ được:

Tư vấn chi tiết về điều kiện, hồ sơ và quy trình theo từng ngành nghề.

Hỗ trợ dịch thuật, công chứng các tài liệu tiếng nước ngoài theo đúng yêu cầu pháp luật Việt Nam.

Đại diện làm việc với Sở Công Thương và các cơ quan liên quan, giúp doanh nghiệp không cần trực tiếp đi lại.

Cam kết về thời gian, chi phí, hiệu quả pháp lý

Các đơn vị uy tín tại Quảng Ninh thường cam kết:

Thời gian xử lý nhanh: Hoàn tất hồ sơ và nhận giấy phép chỉ trong 5 – 10 ngày làm việc (tùy từng trường hợp).

Chi phí minh bạch: Báo giá trọn gói, không phát sinh ngoài hợp đồng.

Hiệu lực pháp lý đảm bảo: Giấy phép được cấp đúng quy định, giúp VPĐD hoạt động hợp pháp ngay khi nhận.

Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp an tâm mà còn tránh rủi ro bị trả hồ sơ hoặc xử phạt do vi phạm thủ tục.

Các hỗ trợ sau khi thành lập văn phòng đại diện

Dịch vụ trọn gói thường không dừng lại ở việc cấp phép mà còn hỗ trợ:

Khắc dấu và thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.

Treo biển hiệu VPĐD đúng quy định.

Tư vấn nghĩa vụ thuế, bảo hiểm nếu VPĐD có nhân sự.

Hỗ trợ pháp lý lâu dài: Soạn thảo hợp đồng, tư vấn điều chỉnh giấy phép khi thay đổi thông tin.

Nhờ vậy, doanh nghiệp nước ngoài có thể tập trung vào mục tiêu kinh doanh và phát triển thị trường, thay vì mất thời gian tìm hiểu các thủ tục pháp lý phức tạp.

Giải đáp thắc mắc thường gặp

Có bắt buộc phải thuê văn phòng tại Quảng Ninh không?

Có. Theo quy định, để được cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh, doanh nghiệp nước ngoài phải có địa chỉ trụ sở hợp pháp trên địa bàn tỉnh. Địa chỉ này có thể là văn phòng thuê tại tòa nhà thương mại, trung tâm văn phòng hoặc nhà riêng được phép cho thuê làm văn phòng. Hợp đồng thuê cần được lập bằng văn bản, có đầy đủ thông tin về bên cho thuê, bên thuê và thời hạn thuê. Địa chỉ văn phòng đại diện không được đặt tại nhà ở tập thể, khu vực cấm kinh doanh hoặc địa chỉ ảo.

Văn phòng đại diện có phải đóng thuế không?

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không trực tiếp kinh doanh và không phát sinh doanh thu, do đó không phải nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) hay thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Tuy nhiên, văn phòng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế liên quan đến người lao động nếu có tuyển dụng nhân sự, bao gồm thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Ngoài ra, văn phòng đại diện vẫn cần mở mã số thuế để phục vụ cho việc kê khai và quản lý.

Có thể chuyển văn phòng đại diện sang tỉnh khác không?

Có. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn chuyển địa chỉ văn phòng đại diện từ Quảng Ninh sang tỉnh hoặc thành phố khác, cần làm thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Quảng Ninh và đăng ký thành lập mới tại địa phương dự kiến chuyển đến. Hồ sơ chấm dứt bao gồm thông báo chấm dứt, quyết định của công ty mẹ, danh sách nhân sự, và các giấy tờ liên quan đến thanh lý hợp đồng thuê văn phòng, quyết toán nghĩa vụ thuế. Sau khi hoàn tất việc chấm dứt, doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ thành lập tại tỉnh mới theo quy định hiện hành.

Những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp nước ngoài chủ động hơn khi triển khai hoạt động văn phòng đại diện tại Quảng Ninh, tránh vướng mắc pháp lý và tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Quảng Ninh không chỉ mở ra cơ hội kinh doanh mà còn đóng góp vào sự phát triển bền vững của cả doanh nghiệp và địa phương. Với những lợi thế đặc biệt về vị trí địa lý, hạ tầng hiện đại, môi trường đầu tư thuận lợi và tiềm năng phát triển kinh tế, Quảng Ninh là điểm đến lý tưởng cho các công ty nước ngoài muốn thâm nhập và mở rộng thị trường tại Việt Nam. Tuy nhiên, để thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ về mặt pháp lý, đảm bảo tuân thủ các quy định và lựa chọn chiến lược phù hợp với đặc điểm kinh tế – xã hội của địa phương. Sự hiện diện của văn phòng đại diện không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn góp phần thúc đẩy giao thương quốc tế, tạo việc làm và nâng cao đời sống người dân tại Quảng Ninh. Đây là một hành trình tiềm năng nhưng cũng đầy thách thức, đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực không ngừng từ phía doanh nghiệp. Với những bước đi vững chắc, văn phòng đại diện tại Quảng Ninh sẽ trở thành cầu nối quan trọng, góp phần hiện thực hóa tầm nhìn phát triển lâu dài và bền vững cho cả doanh nghiệp và tỉnh Quảng Ninh.