Hồ sơ thành lập công ty: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Hồ sơ thành lập công ty là bước đầu tiên và quan trọng nhất để doanh nghiệp đi vào hoạt động hợp pháp. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh đầy đủ, chính xác sẽ giúp thủ tục thành lập công ty và quy trình đăng ký thành lập công ty diễn ra nhanh chóng, hạn chế rủi ro pháp lý. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết các giấy tờ cần có và quy trình mở công ty chuẩn nhất theo quy định hiện hành.

Hồ sơ thành lập công ty là gì?

Khái niệm hồ sơ thành lập công ty

Hồ sơ thành lập công ty là tập hợp đầy đủ các loại giấy tờ, tài liệu mang tính pháp lý mà cá nhân hoặc tổ chức phải chuẩn bị trước khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đây là bước đầu tiên và bắt buộc nếu bạn muốn công ty được công nhận tư cách pháp nhân và hoạt động hợp pháp trên thị trường.

Trong đó, các giấy tờ này sẽ được nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở chính. Khi hồ sơ được kiểm tra, thẩm định và phê duyệt đầy đủ, cơ quan nhà nước sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN). Đây chính là văn bản pháp lý quan trọng xác nhận sự ra đời chính thức của doanh nghiệp. 

Hiểu một cách đơn giản, hồ sơ thành lập công ty giống như giấy khai sinh của doanh nghiệp, thể hiện các thông tin cơ bản như: tên công ty, loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ và cơ cấu tổ chức. Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ đúng, đủ và chính xác có ý nghĩa quyết định đến sự thuận lợi của quá trình đăng ký và hoạt động kinh doanh sau này.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đảm bảo điều kiện thành lập công ty theo quy định pháp luật trước khi chuẩn bị mẫu hồ sơ thành lập công ty để tránh bị trả lại.

Ý nghĩa pháp lý của hồ sơ thành lập công ty

Hồ sơ thành lập công ty không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng về mặt pháp lý. Đây là nền tảng để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, minh bạch và được bảo vệ trước pháp luật. Cụ thể:

Chứng minh tư cách pháp nhân của doanh nghiệp:

Khi hồ sơ thành lập công ty được cơ quan nhà nước phê duyệt và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ chính thức có tư cách pháp nhân. Điều này đồng nghĩa với việc công ty có quyền nhân danh mình để ký kết hợp đồng, tham gia các hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động đó.

Xác định rõ loại hình doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức:

Hồ sơ thành lập công ty là nơi ghi nhận đầy đủ các thông tin liên quan đến loại hình doanh nghiệp, ví dụ: Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần, hoặc Doanh nghiệp tư nhân. Dựa vào hồ sơ này, cơ quan nhà nước cũng như các đối tác sẽ biết rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng thành viên hoặc cổ đông.

Cơ sở để nhà nước giám sát và quản lý hoạt động doanh nghiệp:

Nhà nước dựa vào hồ sơ đăng ký kinh doanh để quản lý các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế. Điều này giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra đúng pháp luật, hạn chế các hành vi gian lận, trốn thuế, hay kinh doanh trái phép.

Căn cứ giải quyết tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp:

Trong trường hợp có tranh chấp giữa các thành viên góp vốn, cổ đông hoặc với bên thứ ba, hồ sơ thành lập công ty là tài liệu quan trọng để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan. Đây là căn cứ pháp lý vững chắc giúp bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Lợi ích khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty đầy đủ và chính xác

Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty đúng quy định và đầy đủ mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp ngay từ bước khởi đầu. Cụ thể như sau:

Rút ngắn thời gian xử lý và phê duyệt hồ sơ:

Khi hồ sơ được chuẩn bị chính xác và đầy đủ theo đúng quy định, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ dễ dàng xét duyệt. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại nhiều lần do thiếu sót hoặc sai thông tin.

Giảm thiểu chi phí phát sinh trong quá trình đăng ký:

Hồ sơ sai sót không chỉ gây mất thời gian mà còn phát sinh nhiều chi phí bổ sung, chẳng hạn như phí chỉnh sửa hồ sơ, phí công chứng lại giấy tờ, hoặc thậm chí phải làm lại từ đầu. Chuẩn bị hồ sơ chuẩn ngay từ đầu giúp tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp.

Đảm bảo tính hợp pháp và uy tín lâu dài:

Hồ sơ thành lập công ty được soạn thảo cẩn thận sẽ giúp doanh nghiệp khẳng định sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật. Đây là yếu tố quan trọng để gây dựng uy tín với đối tác, khách hàng, nhà đầu tư và cả cơ quan quản lý nhà nước.

Tạo điều kiện thuận lợi cho các thủ tục liên quan:

Hồ sơ thành lập công ty đầy đủ sẽ là cơ sở thuận lợi để thực hiện các thủ tục tiếp theo như:

Mở tài khoản ngân hàng dành cho doanh nghiệp.

Khắc dấu công ty và thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Đăng ký thuế ban đầu và khai thuế điện tử.

Xin cấp giấy phép con cho các ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như giáo dục, du lịch, dịch vụ ăn uống,…).

Quy định pháp luật về hồ sơ thành lập công ty

Căn cứ pháp lý hiện hành

Hiện nay, việc thành lập công ty tại Việt Nam được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật chặt chẽ, cụ thể:

Luật Doanh nghiệp 2020 – là văn bản pháp luật nền tảng, quy định toàn diện về điều kiện thành lập doanh nghiệp, quyền và nghĩa vụ của các loại hình công ty.

Nghị định 01/2021/NĐ-CP – quy định chi tiết về trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đồng thời đưa ra các yêu cầu cụ thể về hồ sơ.

Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT – ban hành các biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết cách thức chuẩn bị hồ sơ.

Điểm đáng chú ý:

Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có bộ hồ sơ khác nhau, ví dụ:

Công ty TNHH một thành viên chỉ cần chứng minh chủ sở hữu duy nhất.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên phải có Danh sách thành viên góp vốn.

Công ty cổ phần cần Danh sách cổ đông sáng lập và Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).

Hồ sơ phải đảm bảo trung thực, chính xác và rõ ràng, đồng thời tuân thủ các yêu cầu về:

Ngôn ngữ: Hồ sơ bắt buộc bằng tiếng Việt, trường hợp có yếu tố nước ngoài cần kèm bản dịch công chứng.

Chữ ký và con dấu: Người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu công ty phải ký tên đầy đủ, đúng quy định.

Định dạng hồ sơ: Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc nộp online thông qua cổng đăng ký kinh doanh quốc gia.

Thành phần cơ bản của hồ sơ thành lập công ty

Một bộ hồ sơ thành lập công ty đầy đủ thường bao gồm các giấy tờ sau đây:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).

Điều lệ công ty – quy định chi tiết cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của thành viên, phương thức hoạt động và quản lý công ty.

Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập (áp dụng với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần).

Bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân của các thành viên/cổ đông và người đại diện theo pháp luật:

Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD).

Hộ chiếu còn hiệu lực (đối với cá nhân là người nước ngoài).

Giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở chính, ví dụ hợp đồng thuê văn phòng, giấy tờ sở hữu hợp pháp về quyền sử dụng đất hoặc tòa nhà.

Văn bản ủy quyền (nếu ủy quyền cho cá nhân hoặc đơn vị khác nộp hồ sơ thay).

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ thành lập công ty hiện nay là:

Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Các hình thức nộp hồ sơ phổ biến:

Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Nộp qua đường bưu điện, tùy vào quy định của từng địa phương.

Thời gian giải quyết hồ sơ:

Thông thường từ 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện các bước tiếp theo:

Khắc dấu và thông báo mẫu dấu.

Đăng ký tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Đăng ký thuế, khai thuế ban đầu.

Xin giấy phép con nếu ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Ngoài ra, các cá nhân hoặc tổ chức cũng cần đáp ứng đầy đủ điều kiện mở công ty như vốn điều lệ, địa chỉ trụ sở hợp pháp, ngành nghề kinh doanh hợp pháp

Thành phần hồ sơ thành lập công ty đầy đủ

Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty đầy đủ và đúng quy định là bước đầu tiên, quan trọng nhất trong quá trình hình thành doanh nghiệp. Bộ hồ sơ này không chỉ là căn cứ pháp lý để cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp giấy phép kinh doanh, mà còn giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, hợp pháp ngay từ khi mới thành lập.

Nếu hồ sơ bị thiếu, sai sót hoặc không đúng mẫu, quá trình xét duyệt sẽ bị kéo dài, thậm chí bị trả lại, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh. Vì vậy, trước khi bắt đầu, bạn cần nắm rõ các giấy tờ, tài liệu bắt buộc trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp để chuẩn bị một cách chính xác, đầy đủ và tiết kiệm thời gian nhất.

Dưới đây là các thành phần cơ bản mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi đăng ký thành lập công ty cũng phải có.

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là một trong những tài liệu quan trọng nhất và bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ thành lập công ty. Đây là văn bản thể hiện mong muốn thành lập doanh nghiệp của bạn gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cụ thể là Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính của công ty.

Nội dung cơ bản cần có trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp gồm:

Tên công ty: Bao gồm tên tiếng Việt đầy đủ, tên tiếng Anh (nếu có) và tên viết tắt. Tên công ty phải đảm bảo không trùng lặp với doanh nghiệp khác đã đăng ký trước đó, không vi phạm thuần phong mỹ tục và tuân thủ đúng quy định của Luật Doanh nghiệp.

Địa chỉ trụ sở chính: Đây là địa chỉ giao dịch chính thức của công ty. Địa chỉ này phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Không được sử dụng địa chỉ giả hoặc địa chỉ thuộc khu vực cấm.

Ngành nghề kinh doanh: Phải được ghi theo mã ngành kinh tế Việt Nam, đảm bảo ngành nghề hợp pháp và phù hợp với quy định của Nhà nước.

Vốn điều lệ: Ghi rõ tổng số vốn điều lệ, cơ cấu và tỷ lệ góp vốn của từng thành viên hoặc cổ đông sáng lập.

Thông tin người đại diện pháp luật: Bao gồm họ tên, chức danh, số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu, địa chỉ thường trú, và các thông tin liên hệ cần thiết.

Lưu ý quan trọng: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp phải được soạn thảo theo mẫu chuẩn do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành. Đây là tài liệu bắt buộc, thiếu hoặc sai thông tin sẽ khiến hồ sơ bị trả lại.

Điều lệ công ty

Điều lệ công ty là văn bản đóng vai trò như “bộ luật nội bộ” của doanh nghiệp, điều chỉnh toàn bộ các hoạt động trong nội bộ công ty. Đây là tài liệu quan trọng, thể hiện sự thống nhất giữa các thành viên hoặc cổ đông về cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động và quyền lợi, trách nhiệm của từng bên.

Nội dung cơ bản cần có trong điều lệ công ty:

Thông tin cơ bản về doanh nghiệp: Bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở chính, các chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có).

Ngành nghề kinh doanh: Liệt kê chi tiết các ngành nghề chính và ngành nghề phụ mà công ty sẽ hoạt động.

Vốn điều lệ và phương thức góp vốn: Ghi rõ tổng vốn điều lệ, số vốn từng thành viên/cổ đông góp và thời hạn góp vốn theo quy định pháp luật.

Cơ cấu tổ chức quản lý: Quy định rõ các phòng ban, chức danh và trách nhiệm của từng bộ phận trong doanh nghiệp như Hội đồng thành viên, Giám đốc/Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.

Quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông: Ghi rõ quyền lợi, trách nhiệm, nghĩa vụ tài chính và quyền tham gia quyết định các vấn đề quan trọng.

Quy định về phân chia lợi nhuận và xử lý lỗ: Cách thức phân chia lợi nhuận hằng năm và phương án xử lý trong trường hợp doanh nghiệp thua lỗ.

Quy định về sửa đổi, bổ sung điều lệ: Trình tự, thủ tục để điều chỉnh điều lệ công ty khi cần thiết.

Lưu ý: Điều lệ công ty càng chi tiết và rõ ràng sẽ giúp hạn chế tranh chấp nội bộ và đảm bảo hoạt động doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, minh bạch.

Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập

Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập thể hiện rõ ai là những người góp vốn thành lập công ty, tỷ lệ góp vốn và thông tin cá nhân cụ thể của họ.

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, danh sách này có những yêu cầu khác nhau:

Công ty TNHH hai thành viên trở lên:

Ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú, thông tin liên hệ của từng thành viên góp vốn.

Thể hiện rõ tỷ lệ góp vốn và giá trị phần vốn góp cụ thể.

Ghi rõ ngày góp vốn và thời hạn góp vốn theo quy định của pháp luật.

Công ty cổ phần:

Liệt kê đầy đủ các cổ đông sáng lập, bao gồm cả cá nhân và tổ chức.

Nếu cổ đông là tổ chức, phải kèm theo giấy tờ pháp lý của tổ chức đó, đồng thời cung cấp thông tin của người đại diện theo ủy quyền.

Ghi rõ số lượng cổ phần đăng ký mua và tỷ lệ sở hữu của từng cổ đông.

Lưu ý: Danh sách này phải có chữ ký của tất cả các thành viên hoặc cổ đông sáng lập để đảm bảo tính pháp lý và xác nhận thông tin là chính xác.

Bản sao giấy tờ cá nhân

Đây là tài liệu không thể thiếu để xác thực thông tin về các cá nhân, tổ chức tham gia góp vốn hoặc cổ đông sáng lập.

Đối với cá nhân:

Bản sao công chứng CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.

Thời hạn công chứng không được quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

Đối với tổ chức:

Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập của tổ chức.

Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền để tham gia quản lý, điều hành công ty.

Bản sao giấy tờ cá nhân của người đại diện theo ủy quyền.

Lưu ý: Các bản sao này phải rõ ràng, hợp lệ và được công chứng tại các cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định.

Giấy ủy quyền (nếu có)

Nếu người thành lập công ty không trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp mà nhờ người khác hoặc dịch vụ pháp lý thực hiện thay, thì cần chuẩn bị giấy ủy quyền.

Nội dung chính của giấy ủy quyền:

Thông tin chi tiết của người ủy quyền và người được ủy quyền.

Nội dung công việc được ủy quyền, ví dụ: nộp hồ sơ, nhận kết quả, ký giấy tờ liên quan.

Thời hạn hiệu lực của giấy ủy quyền.

Chữ ký của cả hai bên và xác nhận công chứng hoặc chứng thực từ cơ quan có thẩm quyền.

Gợi ý: Đây là tài liệu quan trọng để hợp pháp hóa việc người khác thay mặt bạn thực hiện thủ tục thành lập công ty.

Quy trình và thủ tục thành lập công ty

Đối với những người mới bắt đầu, hướng dẫn thành lập công ty từng bước sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ thủ tục đăng ký thành lập công ty từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, đến khi nhận giấy phép kinh doanh. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hợp lệ, bước tiếp theo là thực hiện quy trình đăng ký thành lập công ty. Việc nắm rõ trình tự các bước sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh chóng.

Chuẩn bị hồ sơ

Đây là bước nền tảng và đóng vai trò quyết định đến tiến độ xử lý hồ sơ.

Các công việc cần thực hiện ở giai đoạn này:

Xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp:

Công ty TNHH 1 thành viên.

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên.

Công ty cổ phần.

Doanh nghiệp tư nhân.

Công ty hợp danh.

Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp sẽ quyết định cơ cấu quản lý, quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên hoặc cổ đông.

Chuẩn bị đầy đủ tài liệu hồ sơ:

Soạn thảo đầy đủ các giấy tờ đã liệt kê ở phần trên.

Đảm bảo tất cả thông tin chính xác, không sai sót.

Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp:

Đọc kỹ từng tài liệu, đảm bảo các bản sao đã được công chứng hợp lệ.

Kiểm tra lại thông tin về địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, tên công ty để tránh trùng lặp hoặc vi phạm quy định pháp luật.

Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Khi hồ sơ đã hoàn thiện, bạn có thể nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo hai hình thức:

Nộp hồ sơ trực tuyến:

Thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đây là phương thức được khuyến khích vì tiết kiệm thời gian, dễ dàng theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và không cần đi lại nhiều lần.

Nộp hồ sơ trực tiếp:

Đến trực tiếp Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính của công ty để nộp hồ sơ.

Sau khi nộp, bạn sẽ nhận được giấy biên nhận và hẹn trả kết quả.

Thời gian xử lý hồ sơ:

Thông thường từ 03 – 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Nhận giấy phép kinh doanh và khắc dấu

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đồng nghĩa công ty đã chính thức được pháp luật công nhận.

Các bước tiếp theo cần thực hiện:

Nhận giấy phép kinh doanh: Đây là tài liệu chính thức xác nhận sự tồn tại hợp pháp của công ty.

Khắc dấu công ty:

Thiết kế và khắc con dấu pháp nhân theo quy định.

Thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.

Mở tài khoản ngân hàng:

Đăng ký tài khoản thanh toán đứng tên công ty để thuận tiện trong giao dịch và quản lý tài chính.

Đăng ký chữ ký số:

Chữ ký số dùng để thực hiện khai báo thuế điện tử và các thủ tục hành chính trực tuyến.

Đăng ký thuế:

Nộp tờ khai thuế ban đầu và thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định.

Treo biển hiệu công ty:

Biển hiệu phải có đầy đủ thông tin như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính.

Đây là yêu cầu bắt buộc để tránh bị xử phạt hành chính.

Thời gian xử lý hồ sơ thành lập công ty

Khi bắt đầu con đường kinh doanh, một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất là thành lập công ty. Việc nắm rõ thời gian xử lý hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp sẽ giúp chủ doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lập kế hoạch kinh doanh, chuẩn bị nhân sự, dự trù chi phí và sắp xếp tiến độ triển khai dự án.

Thông thường, nếu hồ sơ thành lập công ty hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên, thời gian thành lập công ty dao động từ 3 – 5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, trong thực tế, thời gian này có thể kéo dài hơn do nhiều nguyên nhân khác nhau như hồ sơ bị sai sót, ngành nghề đăng ký có điều kiện, hoặc quy trình xử lý tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp bị chậm trễ. Vì vậy, để đảm bảo tiến độ, doanh nghiệp nên chuẩn bị thật kỹ lưỡng từ đầu.

Thời gian nộp và xét duyệt hồ sơ chi tiết

Thời gian nộp và xét duyệt hồ sơ thành lập công ty có thể được chia thành các giai đoạn rõ ràng như sau:

Ngày 1 – 2: Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ

Sau khi bạn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký sẽ bắt đầu kiểm tra chi tiết các giấy tờ.

Ở giai đoạn này, các yếu tố như tên công ty, loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân…), thông tin thành viên góp vốn, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh và các giấy tờ pháp lý đi kèm sẽ được rà soát kỹ lưỡng.

Nếu hồ sơ có sai sót nhỏ, cơ quan có thể yêu cầu bạn bổ sung ngay trong ngày để hồ sơ không bị trả về, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

Ngày 3 – 4: Xét duyệt và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Khi hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ chuyển sang bước xét duyệt và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) – văn bản pháp lý quan trọng nhất để công ty chính thức được phép hoạt động.

Sau đó, thông tin doanh nghiệp sẽ được công bố công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.

Ngày 5: Nhận kết quả và hoàn tất bước đầu tiên

Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền sẽ đến trực tiếp cơ quan đăng ký để nhận kết quả.

Trong trường hợp đăng ký qua hình thức trực tuyến hoặc chọn dịch vụ nhận kết quả qua bưu điện, hồ sơ sẽ được gửi về tận nơi, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển.

⏳ Lưu ý quan trọng:

Khi hồ sơ được chuẩn bị chuẩn xác và đầy đủ ngay từ đầu, thời gian xử lý sẽ được rút ngắn tối đa, có thể hoàn thành chỉ trong 3 ngày làm việc.

Nếu muốn nhanh hơn, bạn nên ưu tiên hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, vừa tiết kiệm thời gian vừa tránh rủi ro thất lạc giấy tờ.

Những trường hợp hồ sơ bị trả lại và kéo dài thời gian

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến thời gian đăng ký thành lập công ty bị kéo dài là hồ sơ bị trả lại do không đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Dưới đây là những trường hợp thường gặp:

Thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ

Ví dụ: tên công ty bị viết sai, thiếu chữ ký của người đại diện pháp luật, sai thông tin số CMND/CCCD, hoặc không ghi rõ tỷ lệ góp vốn của từng thành viên.

Những lỗi nhỏ này tưởng chừng đơn giản nhưng lại khiến hồ sơ bị trả về, mất thêm nhiều ngày để chỉnh sửa và nộp lại.

Tên công ty vi phạm quy định pháp luật

Đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.

Sử dụng từ ngữ bị cấm như từ liên quan đến cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, hoặc từ gây hiểu lầm về phạm vi hoạt động.

Ngành nghề kinh doanh không hợp lệ hoặc thiếu giấy phép con

Một số ngành nghề đặc thù yêu cầu phải có chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép bổ sung, ví dụ: dịch vụ kế toán, luật, y tế, bảo hiểm…

Nếu hồ sơ không kèm theo các tài liệu này, cơ quan đăng ký sẽ từ chối xét duyệt.

Giấy tờ pháp lý không hợp lệ hoặc chưa được chứng thực

Hợp đồng thuê địa điểm không đúng quy định, địa chỉ trụ sở đặt tại chung cư để ở (không được phép theo luật).

Bản sao giấy tờ tùy thân chưa công chứng hoặc chứng thực theo quy định.

Quy trình nộp hồ sơ không đúng hoặc thiếu lệ phí nhà nước

Hồ sơ điện tử không đúng định dạng hoặc không đầy đủ các biểu mẫu theo quy định.

Chưa nộp lệ phí hoặc nộp sai dẫn đến hồ sơ bị tạm dừng xử lý.

⚠️ Hệ quả nếu hồ sơ bị trả lại:

Việc hồ sơ bị trả về không chỉ kéo dài thời gian thành lập công ty mà còn có thể khiến doanh nghiệp mất cơ hội kinh doanh, tăng chi phí phát sinh và ảnh hưởng đến kế hoạch triển khai dự án.

Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty

Để đảm bảo hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng, hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên, chủ doanh nghiệp cần nắm rõ quy định pháp luật, đồng thời chuẩn bị giấy tờ một cách cẩn thận. Một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế tối đa rủi ro pháp lý về sau.

Những sai sót thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ

Một số lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp thường gặp trong quá trình chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

Đặt tên công ty bị trùng hoặc gây nhầm lẫn

Tên công ty không được phép trùng hoặc gần giống với các doanh nghiệp đã đăng ký.

Chủ doanh nghiệp nên tra cứu tên công ty trước trên Cổng thông tin quốc gia để đảm bảo tên hợp lệ và có tính nhận diện cao.

Sai hoặc thiếu thông tin cá nhân của thành viên góp vốn

Thông tin số CMND/CCCD sai hoặc thiếu.

Bản sao không có công chứng hợp lệ hoặc quá hạn theo quy định.

Không có giấy ủy quyền hợp lệ khi ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ

Khi ủy quyền, cần có văn bản đúng mẫu, đầy đủ chữ ký và xác nhận pháp lý để tránh hồ sơ bị từ chối.

Các giấy tờ pháp lý chưa được chứng thực

Hồ sơ như hợp đồng thuê nhà, giấy tờ chứng minh vốn góp cần được công chứng hoặc chứng thực trước khi nộp.

💡 Mẹo tránh sai sót:

Hãy dành thời gian kiểm tra kỹ hồ sơ từ 2 – 3 lần hoặc nhờ một đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp tư vấn trước khi nộp để hạn chế rủi ro.

Mẹo tiết kiệm thời gian và chi phí khi chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị danh sách ngành nghề kinh doanh ngay từ đầu để tránh phải bổ sung hoặc thay đổi sau này.

Sử dụng mẫu hồ sơ chuẩn được cung cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư để tránh điền sai thông tin.

Ưu tiên nộp hồ sơ trực tuyến nhằm giảm thời gian chờ đợi và tiết kiệm chi phí đi lại.

Xem xét thuê dịch vụ thành lập công ty trọn gói nếu không am hiểu về thủ tục pháp lý, đảm bảo hồ sơ hợp lệ và được xử lý nhanh chóng.

Dịch vụ hỗ trợ làm hồ sơ thành lập công ty

Hiện nay có nhiều dịch vụ thành lập công ty trọn gói giúp bạn tiết kiệm thời gian. Nếu muốn thành lập công ty nhanh, giá rẻ và uy tín, bạn có thể cân nhắc lựa chọn đơn vị chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên.

Đối với nhiều người mới bắt đầu kinh doanh, việc tự chuẩn bị hồ sơ và hoàn tất các thủ tục pháp lý có thể gặp nhiều khó khăn. Lúc này, dịch vụ thành lập công ty trọn gói là giải pháp tối ưu, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tính hợp pháp cho doanh nghiệp. 

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ trọn gói

Tiết kiệm thời gian tối đa, không cần tự mình tìm hiểu thủ tục phức tạp.

Đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần đầu, giảm nguy cơ bị trả lại.

Tư vấn đầy đủ và chính xác về loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ và các quy định pháp lý liên quan.

Hỗ trợ toàn diện sau khi thành lập, bao gồm:

Đăng ký thuế, khai thuế ban đầu.

Khắc dấu, đăng ký chữ ký số và mở tài khoản ngân hàng.

Tư vấn pháp lý về hợp đồng, hóa đơn, quản lý doanh nghiệp.

Chi phí dịch vụ thành lập công ty dự kiến

Chi phí dịch vụ thường bao gồm:

Lệ phí nhà nước:

Từ 50.000 – 100.000 VNĐ, đây là khoản bắt buộc phải nộp khi đăng ký doanh nghiệp.

Phí dịch vụ trọn gói:

Dao động từ 1.000.000 – 3.000.000 VNĐ, tùy thuộc vào phạm vi hỗ trợ và loại hình công ty.

Chi phí phát sinh khác:

Khắc dấu: 300.000 – 500.000 VNĐ.

Đăng ký chữ ký số: 1.000.000 – 1.500.000 VNĐ.

Tư vấn thuế, in hóa đơn: tùy nhu cầu thực tế.

💰 Tổng chi phí:

Thông thường dao động từ 1,5 – 5 triệu VNĐ, tùy vào quy mô công ty và dịch vụ mà bạn lựa chọn.

Hồ sơ thành lập công ty là nền tảng pháp lý giúp doanh nghiệp hoạt động thuận lợi và bền vững. Chuẩn bị hồ sơ chính xác sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh sai sót. Nếu bạn chưa tự tin hoặc muốn rút ngắn quy trình, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ thành lập công ty để được xử lý hồ sơ nhanh chóng, đúng luật.

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH

Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111 

Zalo: 0932 890 675

Gmail: dvgiaminh@gmail.com