Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, công trình xây dựng

45
18/04/2024

Rate this post

Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, công trình xây dựng

Bảo hành công trình xây dựng hay sản phẩm hàng hóa là trách nhiệm của doanh nghiệp đối với khách hàng. Khi một doanh nghiệp có trách nhiệm bao nhiêu thì uy tín doanh nghiệp sẽ tăng lên bấy nhiêu. Nhưng doanh nghiệp muốn dự trù chi phí hợp lý thì phải trích quỹ dự phòng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, công trình xây dựng để bạn tham khảo .

Chứng từ bảo hành sản phẩm

Theo công văn số 9671/CT-TTHT của Cục thuế TP Hồ Chí Minh về hóa đơn, chứng từ bảo hành sản phẩm.

Các trường hợp bảo hành miễn phí sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng theo cam kết của Công ty về thời gian và điều kiện bảo hành đã ghi trong Phiếu bảo hành giao cho khách hàng kèm theo hóa đơn bán hàng hoặc được thể hiện ghi trên hóa đơn bán hàng phù hợp với quy định của pháp luật thì được xử lý như sau:

Trường hợp thay thế các bộ phận (linh kiện, phụ tùng) trong một sản phẩm, hàng hóa thì Công ty sử dụng Phiếu xuất kho kèm theo Hợp đồng mua bán, Phiếu bảo hành và Biên bản giao nhận thiết bị, hàng hóa bảo hành có ký nhận của hai bên mua và bán hàng hóa làm chứng từ hạch toán chi phí, trên Phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người được bảo hành, bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn.

Trường hợp Công ty cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa có thu tiền của khách hàng thì phải lập hóa đơn, tính, kê khai và nộp thuế theo quy định.

Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, công trình xây dựng

Cách hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Phương pháp hạch toán dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa

Kế toán ước tính chi phí bảo hành trên cơ sở số lượng sản phẩm, hàng hóa đã xác định là tiêu thụ trong kỳ:

Nợ TK 641 Chi phí bán hàng

Có TK 352 Dự phòng phải trả (3521)

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

TH1: Doanh nghiệp không có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm

Ghi nhận chi phí bảo hành thực tế:

Nợ các TK 621, 622, 627,…

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá thực tế phát sinh trong kỳ:

Nợ TK 154 Chi phí SXKD dở dang

Có các TK 621, 622, 627, …

Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 352 Dự phòng phải trả (3521)

Nợ TK 641 Chi phí bán hàng (phần dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm còn thiếu).

Có TK 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

TH2: Doanh nghiệp có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm, hàng hoá

Số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 352 Dự phòng phải trả (3521)

Nợ TK 641 Chi phí bán hàng (chênh lệch nhỏ hơn giữa dự phòng phải trả bảo hành sản phẩm, hàng hoá so với chi phí thực tế về bảo hành).

Có TK 336 Phải trả nội bộ.

Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải xác định số dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa cần trích lập:

Trường hợp số dự phòng cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí, ghi:

Nợ TK 641 Chi phí bán hàng

Có TK 352 Dự phòng phải trả (3521).

Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 352 Dự phòng phải trả (3521)

Có TK 641 Chi phí bán hàng.

Quy định về bảo hành công trình xây dựng

Bảo hành công trình xây dựng là gì?

Thông thường khi ký kết các hợp đồng xây lắp, luôn có điều khoản liên quan đến bảo hành sản phẩm. Nội dung của việc bảo hành công trình bao gồm khắc phục, sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc khi công trình vận hành, sử dụng có lỗi của nhà thầu gây ra. Thời gian bảo hành được xác định cụ thể theo từng công trình ghi trong hợp đồng.

Theo Điều 2, Nghị định số 06/2021/NĐ-CP: “Bảo hành công trình xây dựng là sự cam kết của nhà thầu về trách nhiệm khắc phục, sửa chữa trong một thời gian nhất định các hư hỏng, khiếm khuyết có thể xảy ra trong quá trình khai thác, sử dụng công trình xây dựng.”

Quy trình bảo hành công trình xây dựng

Yêu cầu đối với việc bảo hành công trình xây dựng

Theo Điều 6, Nghị định số 06/2021/NĐ-CP, việc bảo hành công trình cần đảm bảo những yêu cầu sau:

Nhà thầu thi công xây dựng, nhà thầu cung ứng thiết bị chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về việc bảo hành đối với phần công việc do mình thực hiện.

Chủ đầu tư phải thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng với các nhà thầu tham gia xây dựng công trình về quyền và trách nhiệm của các bên trong bảo hành công trình xây dựng; thời hạn bảo hành công trình xây dựng, thiết bị công trình, thiết bị công nghệ; biện pháp, hình thức bảo hành; giá trị bảo hành; việc lưu giữ, sử dụng, hoàn trả tiền bảo hành, tài sản bảo đảm, bảo lãnh bảo hành hoặc các hình thức bảo lãnh khác có giá trị tương đương.

Tùy theo điều kiện cụ thể của công trình, chủ đầu tư có thể thỏa thuận với nhà thầu về thời hạn bảo hành riêng cho một hoặc một số hạng mục công trình hoặc gói thầu thi công xây dựng, lắp đặt thiết bị ngoài thời gian bảo hành chung cho công trình.

Đối với các hạng mục công trình trong quá trình thi công có khiếm khuyết về chất lượng hoặc xảy ra sự cố đã được nhà thầu sửa chữa, khắc phục thì thời hạn bảo hành của các hạng mục công trình này có thể kéo dài hơn trên cơ sở thỏa thuận giữa chủ đầu tư với nhà thầu thi công xây dựng trước khi được nghiệm thu.

Thời hạn bảo hành công trình xây dựng

Thời hạn bảo hành đối với hạng mục công trình, công trình xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp được tính kể từ khi được chủ đầu tư nghiệm thu theo quy định và được quy định như sau:

Không ít hơn 24 tháng đối với công trình cấp đặc biệt và cấp I sử dụng vốn đầu tư công hoặc vốn nhà nước ngoài đầu tư công;

Không ít hơn 12 tháng đối với các công trình cấp còn lại sử dụng vốn đầu tư công hoặc vốn nhà nước ngoài đầu tư công;

Thời hạn bảo hành đối với công trình sử dụng vốn khác có thể tham khảo quy định tại điểm a, điểm b khoản này để áp dụng.

Cấp công trình xây dựng được xác định cho từng loại công trình theo quy định tại Thông tư số 06/2021/TT-BXD ngày 30/6/2021 “Quy định về phân cấp công trình xây dựng và hướng dẫn áp dụng trong quản lý hoạt động đầu tư xây dựng”

Phương pháp kế toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng được thực hiện cho từng công trình, hạng mục công trình hoàn thành, bàn giao trong kỳ. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây dựng, ghi:

Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung

Có TK 352 Dự phòng phải trả (3522).

Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng đã lập ban đầu, như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài …,:

Trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện việc bảo hành công trình xây dựng:

Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành, ghi:

Nợ các TK 621, 622, 627,…

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 154 Chi phí SXKD dở dang

Có các TK 621, 622, 627,…

Khi sửa chữa bảo hành công trình hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 352 Dự phòng phải trả (3522)

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành).

Có TK 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Trường hợp giao cho đơn vị trực thuộc hoặc thuê ngoài thực hiện việc bảo hành, ghi:

Nợ TK 352 Dự phòng phải trả (3522).

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành).

Có các TK 331, 336…

Hết thời hạn bảo hành công trình xây dựng, nếu công trình không phải bảo hành hoặc số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch phải hoàn nhập, ghi:

Nợ TK 352 Dự phòng phải trả (3522)

Có TK 711 Thu nhập khác.

Chi phí bảo hành có phải xuất hóa đơn?

Theo Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định các trường hợp được xuất hóa đơn như sau:

“Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)”

Như vậy, trường hợp xuất hàng, linh kiện bảo hành sản phẩm hàng hóa không thuộc các trường hợp nêu trên, do vậy doanh nghiệp không phải xuất hóa đơn khi thực hiện bảo hành sản phẩm; bởi bảo hành mang tính hoàn thiện sản phẩm, chỉ xảy ra khi sản phẩm bị lỗi trong thời hạn còn bảo hành. Cần phân biệt bảo hành thay mới sản phẩm bị lỗi và bảo hành xuất linh kiện, phụ tùng sửa chữa:

Hình thức bảo hành xuất linh kiện thay thế, sửa chữa:

Trường hợp bảo hành sản phẩm bị lỗi là sửa chữa, thay thế các bộ phận (xuất linh kiện, phụ tùng) trong sản phẩm, hàng hóa thì bên bán để đưa chi phí bảo hành vào chi phí hợp lý thì sử dụng các chứng từ sau để hạch toán:

Phiếu xuất kho linh kiện, phụ tùng thay thế kèm theo Hợp đồng mua bán,

Phiếu bảo hành và Biên bản giao nhận thiết bị, hàng hóa bảo hành có ký nhận của hai bên mua và bán hàng hóa (Phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người được bảo hành, bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn).

Hình thức bảo hành sản phẩm theo dạng đổi hàng:

Tại điểm 2.4, phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định:

“Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).

Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.”

Đây là trường hợp hàng bán trả lại và bên bán xuất sản phẩm khác thay thế. Nếu hợp đồng có quy định về bảo hành, khi hàng hóa bị hư hỏng không sửa chữa được, phải xuất đổi lại hàng thì mua xuất hóa đơn trả hàng (nếu là cá nhân không có hóa đơn thì bên bán thu hồi hóa đơn); đồng thời bên bán khi xuất hàng mới thay thế thì phải xuất kèm hóa đơn (tương ứng với sản phẩm mới) theo đúng quy định.

Hai bên căn cứ hóa đơn trả hàng, hóa đơn mới để kê khai, điều chỉnh số thuế GTGT trong ký kê khai thuế kế tiếp và điều chỉnh số tiền thanh toán (nếu giá trị sản phẩm mới không tương đồng).