Doanh nghiệp nên mua phần mềm hóa đơn điện tử nào để đạt hiệu quả cao nhất

1062
31/08/2021

Rate this post

Doanh nghiệp nên mua phần mềm hóa đơn điện tử nào để đạt hiệu quả cao nhất? Đây là câu hỏi mà nhiều chủ doanh nghiệp đang tìm kiếm lời giải đáp trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển và các yêu cầu về pháp lý ngày càng khắt khe. Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao tính chính xác và minh bạch trong việc kê khai thuế, giảm thiểu rủi ro vi phạm các quy định của cơ quan chức năng. Tuy nhiên, với rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường hiện nay, việc lựa chọn một sản phẩm phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp không phải là điều đơn giản. Câu hỏi đặt ra là: Làm sao để chọn được phần mềm vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa đáp ứng được yêu cầu về sự tiện lợi, bảo mật và hiệu quả trong công việc?

Doanh nghiệp nên mua phần mềm hóa đơn điện tử

Trong thời đại công nghệ số và sự thay đổi mạnh mẽ trong việc quản lý và khai báo thuế, việc áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử trở thành một nhu cầu thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn, mà còn nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, việc chọn lựa phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp lại không hề đơn giản. Vậy, doanh nghiệp nên mua phần mềm hóa đơn điện tử nào để đạt hiệu quả cao nhất? Bài viết này sẽ phân tích một cách chi tiết về các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, các phần mềm tốt nhất trên thị trường, cũng như hướng dẫn cách doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp tối ưu cho mình.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được phát hành, lưu trữ và quản lý hoàn toàn trên môi trường điện tử. Doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ nhận được rất nhiều lợi ích, bao gồm:

Tiết kiệm chi phí và thời gian: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu chi phí in ấn, giấy tờ, bưu phí và lưu trữ vật lý. Thay vì phải in ấn hàng nghìn hóa đơn, doanh nghiệp có thể phát hành, gửi và lưu trữ hóa đơn trực tuyến.

Tăng tính chính xác và bảo mật: Phần mềm hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn và tạo ra một hệ thống kiểm soát tự động, giúp doanh nghiệp không bị sai sót trong việc kê khai thuế và đối phó với các cơ quan thuế. Ngoài ra, thông tin trên hóa đơn điện tử được bảo vệ tốt hơn, hạn chế tình trạng giả mạo hóa đơn.

Tuân thủ quy định pháp lý: Pháp luật Việt Nam đã quy định rõ ràng về việc áp dụng hóa đơn điện tử. Do đó, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thuế, tránh rủi ro vi phạm và bị xử phạt.

Tối ưu hóa quy trình công việc: Phần mềm hóa đơn điện tử giúp tự động hóa nhiều công đoạn, từ việc tạo hóa đơn cho đến lưu trữ, đối chiếu và báo cáo thuế. Điều này giúp giảm thiểu công sức của nhân viên kế toán, đồng thời giúp việc quản lý tài chính trở nên minh bạch và chính xác.

Quản lý hiệu quả hơn: Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin hóa đơn, quản lý và đối chiếu dữ liệu một cách hiệu quả, nhanh chóng.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử

Với nhiều phần mềm hóa đơn điện tử có sẵn trên thị trường, doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố quan trọng để lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình. Sau đây là những yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử:

Tính năng phần mềm

Phần mềm hóa đơn điện tử phải có các tính năng cơ bản và nâng cao để đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp, bao gồm:

Tạo và phát hành hóa đơn: Phần mềm phải hỗ trợ việc tạo hóa đơn nhanh chóng và chính xác theo mẫu hóa đơn của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật như tên công ty, mã số thuế, thông tin khách hàng, ngày tháng, giá trị, thuế suất, v.v.

Lưu trữ và bảo mật dữ liệu: Dữ liệu hóa đơn cần được lưu trữ một cách an toàn và bảo mật, tuân thủ các quy định về lưu trữ dữ liệu điện tử của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cũng cần khả năng sao lưu dữ liệu và truy xuất thông tin nhanh chóng khi cần thiết.

Tính năng báo cáo thuế: Phần mềm cần hỗ trợ việc lập các báo cáo thuế như báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết thuế GTGT, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và nộp thuế đúng hạn.

Hỗ trợ các loại hóa đơn đa dạng: Phần mềm cần hỗ trợ nhiều loại hóa đơn như hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, hóa đơn xuất khẩu, v.v.

Tính năng kết nối với cơ quan thuế: Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt phải có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế, giúp gửi và nhận dữ liệu hóa đơn điện tử một cách tự động, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Độ tin cậy và hỗ trợ kỹ thuật

Chọn phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp uy tín là một yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định, không bị gián đoạn trong quá trình sử dụng. Đồng thời, nhà cung cấp phần mềm cần cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và hiệu quả khi có sự cố xảy ra. Các vấn đề thường gặp như lỗi hệ thống, sự cố kết nối với cơ quan thuế, v.v. cần được giải quyết kịp thời để tránh gián đoạn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi phí và mô hình thanh toán

Chi phí sử dụng phần mềm là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc. Các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay có nhiều mức giá khác nhau, tùy vào tính năng và quy mô sử dụng. Doanh nghiệp cần so sánh chi phí giữa các phần mềm và chọn lựa giải pháp có chi phí hợp lý, phù hợp với ngân sách của mình.

Nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay có các gói thanh toán linh hoạt, ví dụ như tính phí theo số lượng hóa đơn phát hành hàng tháng hoặc năm, hoặc gói phí cố định cho tất cả tính năng. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định.

Dễ sử dụng và khả năng tích hợp

Phần mềm hóa đơn điện tử cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp không có đội ngũ nhân viên IT chuyên nghiệp. Giao diện đơn giản giúp giảm thiểu thời gian đào tạo nhân viên và tạo sự thuận tiện trong công việc hàng ngày.

Ngoài ra, khả năng tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống kế toán, quản lý khách hàng, hoặc hệ thống bán hàng là một lợi thế lớn. Việc tích hợp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc nhập liệu và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Các phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến trên thị trường

Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến, được đánh giá cao bởi doanh nghiệp và chuyên gia trong ngành. Dưới đây là một số phần mềm hóa đơn điện tử nổi bật:

Misa eInvoice

Misa eInvoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất tại Việt Nam. Phần mềm này có đầy đủ tính năng cần thiết như tạo hóa đơn, lưu trữ dữ liệu, báo cáo thuế và kết nối với cơ quan thuế. Misa eInvoice được đánh giá cao về tính ổn định, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật.

Viettel eInvoice

Viettel eInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử của Tập đoàn Viettel, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này hỗ trợ tính năng phát hành hóa đơn, kết nối với cơ quan thuế, báo cáo thuế và lưu trữ dữ liệu hóa đơn. Viettel eInvoice có giao diện dễ sử dụng và hỗ trợ khách hàng 24/7.

Sasco eInvoice

Sasco eInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử nổi bật với các tính năng hoàn chỉnh và khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế. Phần mềm này cung cấp các gói dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ đến lớn, và giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

TaxPlus eInvoice

TaxPlus eInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty Cổ phần Tư vấn thuế TaxPlus. Phần mềm này hỗ trợ tính năng quản lý hóa đơn, lập báo cáo thuế và hỗ trợ kết nối với hệ thống thuế trực tuyến. TaxPlus eInvoice được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhờ tính năng báo cáo thuế chi tiết và khả năng hỗ trợ khách hàng tốt.

Tóm lại, doanh nghiệp nên mua phần mềm hóa đơn điện tử nào để đạt hiệu quả cao nhất phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tính năng, sự ổn định của phần mềm, khả năng hỗ trợ và chi phí. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định của pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý và giảm thiểu các sai sót trong công tác kế toán. Do đó, trước khi đưa ra quyết định, các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lưỡng và tham khảo ý kiến từ các chuyên gia, cũng như lắng nghe kinh nghiệm từ những người đi trước để có thể đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất cho sự phát triển bền vững.