Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Lần Đầu Qua Mạng: Quy Trình và Những Lưu Ý Quan Trọng

1159
02/09/2021

Rate this post

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng và cũng là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính. Tuy nhiên, khi phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, các doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình và thực hiện các thủ tục đầy đủ để tránh các sai sót và xử lý các vấn đề phát sinh sau này. Bài viết này sẽ giới thiệu về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, bao gồm các bước chuẩn bị, xác minh chữ ký số và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Mời các bạn cùng tìm hiểu để nắm rõ quy trình và thực hiện đúng các thủ tục khi phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Hóa Đơn Điện Tử Là Gì Và Tại Sao Cần Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử?

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được phát hành, gửi và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Nó có thể được ký số để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật thông tin. Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở thành xu hướng trong nhiều lĩnh vực kinh doanh vì sự tiện lợi và tính hiệu quả của nó.

Lợi ích lớn nhất của việc sử dụng hóa đơn điện tử là tiết kiệm chi phí và thời gian. Doanh nghiệp không cần phải in ấn, lưu trữ hay vận chuyển hóa đơn giấy, điều này giúp giảm chi phí vật tư và bảo mật tốt hơn. Hơn nữa, hóa đơn điện tử dễ dàng được lưu trữ và truy xuất khi cần thiết, hỗ trợ công tác kế toán và kiểm toán một cách nhanh chóng và chính xác.

Ngoài ra, việc phát hành hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý, giảm thiểu sai sót và sai phạm trong việc kê khai thuế, góp phần nâng cao uy tín và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Quy Trình Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Lần Đầu Qua Mạng

Bước 1: Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Với Cơ Quan Thuế

Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Các bước gồm:

– Truy cập cổng thuế điện tử (eTax), đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp

– Chọn mục “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”

– Điền đầy đủ thông tin: tên nhà cung cấp phần mềm, loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu

– Ký số bằng chữ ký số hợp lệ và nộp hồ sơ đăng ký

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Yêu cầu bắt buộc gồm: có mã số thuế hoạt động, đăng ký chữ ký số hợp lệ, phần mềm hóa đơn đáp ứng chuẩn dữ liệu theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 2: Cài Đặt Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử

Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế chấp thuận như Viettel Invoice, VNPT Invoice, MISA meInvoice, Softdreams, Fast eInvoice…

Sau đó thực hiện các bước:

– Tải phần mềm hoặc truy cập nền tảng online

– Cài đặt và cấu hình thông tin doanh nghiệp, mẫu hóa đơn, số ký hiệu, thời điểm áp dụng

– Kết nối với chữ ký số để thực hiện ký hóa đơn hợp lệ

Bước 3: Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Sau khi cấu hình xong, doanh nghiệp cần gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu đến cơ quan thuế:

– Lập mẫu TB01/AC theo định dạng XML

– Gửi kèm mẫu hóa đơn dự kiến phát hành

– Ký điện tử và nộp trực tuyến

Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp có thể chính thức phát hành hóa đơn điện tử qua mạng cho khách hàng. Việc tuân thủ đúng quy trình giúp đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị xử phạt hành chính.

Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Khi Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Lần Đầu

Khi doanh nghiệp muốn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, cần chuẩn bị một số tài liệu và giấy tờ quan trọng để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi. Dưới đây là danh sách các hồ sơ cần thiết:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập doanh nghiệp.

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: Bao gồm hợp đồng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử với đơn vị cung cấp hoặc giấy xác nhận của nhà cung cấp phần mềm.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử có đầy đủ thông tin về doanh nghiệp và loại hình hóa đơn dự định phát hành.

Mẫu hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu hóa đơn điện tử dự kiến phát hành và gửi lên cơ quan thuế để phê duyệt.

Giấy ủy quyền (nếu có): Trong trường hợp người đại diện không trực tiếp nộp hồ sơ, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ lên cơ quan thuế để thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Các Lưu Ý Khi Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Lần Đầu

Những điều cần chú ý trong quá trình phát hành hóa đơn điện tử

Khi thực hiện phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các bước theo quy định để đảm bảo hóa đơn có hiệu lực pháp lý. Một số lưu ý phát hành hóa đơn điện tử quan trọng gồm:

– Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi lập hóa đơn

– Sử dụng phần mềm hóa đơn đạt chuẩn và được kết nối với chữ ký số

– Cấu hình mẫu hóa đơn, ký hiệu, định dạng đúng quy định (mẫu 1, mẫu 2, ký hiệu AA/21E…)

– Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin bắt buộc: mã số thuế, tên doanh nghiệp, hàng hóa dịch vụ, số tiền, thuế suất…

Kiểm tra lại thông tin và cách thức gửi thông báo

Trước khi gửi thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn điện tử kỹ lưỡng:

– Mẫu số, ký hiệu, ngày áp dụng có chính xác chưa

– Đảm bảo chữ ký số hoạt động bình thường và còn hiệu lực

– Hồ sơ thông báo phát hành (mẫu TB01/AC và mẫu hóa đơn đính kèm) phải đúng định dạng XML và được ký số trước khi nộp

Tuân thủ đúng hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử không chỉ giúp tránh bị cơ quan thuế trả lại hồ sơ mà còn tạo nền tảng ổn định cho việc quản lý hóa đơn lâu dài.

Thời Gian Xử Lý Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Thời gian để cơ quan thuế xử lý thông báo phát hành hóa đơn điện tử thường mất từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ khi doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ. Tuy nhiên, thời gian xử lý có thể thay đổi tùy vào một số yếu tố sau:

Độ đầy đủ của hồ sơ: Nếu hồ sơ thiếu sót hoặc không hợp lệ, cơ quan thuế sẽ yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý.

Khối lượng công việc của cơ quan thuế: Vào những thời điểm cao điểm, chẳng hạn khi có nhiều doanh nghiệp làm thủ tục cùng lúc, thời gian xét duyệt có thể kéo dài hơn.

Tính chính xác của thông tin: Nếu thông tin trong hồ sơ không khớp hoặc có sai sót, cơ quan thuế có thể yêu cầu làm lại, gây trì hoãn.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Chi Phí Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Chi phí phát hành hóa đơn điện tử qua mạng lần đầu

Khi doanh nghiệp thực hiện phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, chi phí chủ yếu phát sinh từ việc mua phần mềm và đăng ký dịch vụ chữ ký số. Thông thường, chi phí hóa đơn điện tử ban đầu gồm:

– Phí mua gói hóa đơn điện tử: dao động từ 300.000 – 2.000.000 VNĐ tùy theo số lượng hóa đơn (500 – 5.000 hóa đơn)

– Phí chữ ký số nếu chưa có: khoảng 1.000.000 – 2.500.000 VNĐ cho gói 1–3 năm

Việc nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng hiện nay không bị thu phí bởi cơ quan thuế.

Các khoản phí liên quan đến việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

Ngoài chi phí ban đầu, doanh nghiệp có thể phát sinh:

– Phí duy trì phần mềm hằng năm (nếu dùng nền tảng thuê bao)

– Phí hỗ trợ kỹ thuật, nâng cấp phần mềm (tùy nhà cung cấp)

Tổng chi phí đăng ký hóa đơn điện tử sẽ phụ thuộc vào số lượng hóa đơn, tính năng phần mềm và dịch vụ đi kèm. Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp uy tín để tối ưu chi phí và tránh rủi ro trong quá trình sử dụng.

Quy Định Pháp Lý Về Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Việc phát hành hóa đơn điện tử tại Việt Nam phải tuân thủ các quy định pháp lý cụ thể, bao gồm Luật Quản lý thuế và các Thông tư, Nghị định của Chính phủ. Cụ thể:

Thông tư 68/2019/TT-BTC (về hóa đơn điện tử) quy định rõ ràng về việc phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử, bao gồm các yêu cầu về chữ ký số, thời gian lưu trữ hóa đơn và cách thức gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trước khi sử dụng, bao gồm các thông tin như mẫu hóa đơn, thời gian sử dụng và danh sách các cơ sở bán hàng.

Chữ ký số và chữ ký điện tử: Hóa đơn điện tử phải được ký số bởi người có thẩm quyền trong doanh nghiệp để bảo vệ tính hợp pháp và tránh giả mạo.

Lưu trữ hóa đơn: Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian tối thiểu 10 năm, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu.

Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định này để tránh các sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật khi phát hành hóa đơn điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Các câu hỏi phổ biến khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

Doanh nghiệp mới thường gặp nhiều thắc mắc về hóa đơn điện tử, đặc biệt trong lần đầu thông báo phát hành. Một số câu hỏi phổ biến gồm:

– Có cần phải được cơ quan thuế chấp thuận trước khi phát hành hóa đơn không?

– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử có cần đính kèm mẫu hóa đơn không?

– Nếu dùng phần mềm miễn phí của cơ quan thuế có cần thông báo phát hành không?

Giải đáp thắc mắc về quy trình và yêu cầu thủ tục

– Trả lời: Mọi tổ chức, doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử đều phải thông báo phát hành với cơ quan thuế qua mạng trước khi sử dụng.

– Mẫu thông báo phát hành là TB01/AC, đính kèm file mẫu hóa đơn định dạng XML, phải được ký bằng chữ ký số hợp lệ.

– Dù dùng phần mềm miễn phí hay trả phí, quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử đều bắt buộc như nhau.

Việc nắm rõ câu hỏi phát hành hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn và thực hiện đúng thủ tục theo quy định.

Việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng là một quy trình quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng các bước theo quy định của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thực hiện đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn điện tử đúng thời hạn. Việc tuân thủ các quy định pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các vi phạm pháp luật và xử lý các thủ tục thuận lợi. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc nắm rõ quy trình và thực hiện đúng theo các yêu cầu để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật cho hóa đơn điện tử của mình.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính. Tuy nhiên, khi phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, các doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình và thực hiện các thủ tục đầy đủ để tránh các sai sót và xử lý các vấn đề phát sinh sau này. Bài viết đã trình bày các thủ tục cần thiết để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, bao gồm đăng ký, xác minh chữ ký số, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, v.v. Chúng ta hy vọng rằng thông tin trong bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp có thêm kiến thức và nắm vững quy trình phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.