Hóa đơn điện tử đang trở thành một xu hướng trong việc quản lý tài chính và giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng đòi hỏi sự chú ý đến các quy định liên quan để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác trong việc sử dụng. Vì vậy, trong bài viết này, các bạn sẽ cùng tìm hiểu về các quy định sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho. Các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả. Thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.

Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/3/2011 của Bộ tài chính đã quy định:

Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa. Cung ứng dịch vụ được khởi tạo. Lập. Gửi. Nhận. Lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo. Lập. Xử lý trên hệ thống máy tính. Của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa. Dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Đọc thêm

Thành lập công ty giá rẻ

Tư vấn thành lập công ty

Dịch vụ làm lại sổ sách kế toán trọn gói

Dịch vụ rà soát sổ sách kế toán

Những lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí:

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn. Gửi. Bảo quản. Lưu trữ. Khai thác hóa đơn.

– In hóa đơn (chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy).

– Phát hành hóa đơn đến khách hàng (được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail).

– Lưu trữ hóa đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ).

Dễ dàng quản lý

– Thuận tiện hạch toán. Kế toán. Đối chiếu dữ liệu.

– Không xảy ra mất mát. Hư hỏng. Thất lạc hóa đơn.

– Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty.

– Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.

– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán. Đối chiếu dữ liệu. Quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. Kê khai. Nộp thuế.

Thuận tiện sử dụng

– Phát hành nhanh chóng. Theo lô lớn.

– Dễ dàng trong việc lưu trữ.

– Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hóa đơn.

– Quá trình thanh toán nhanh hơn.

– Góp phần bảo vệ môi trường.

Đọc thêm

Cách tính thuế đối với hộ kinh doanh cá thể

Hướng dẫn hồ sơ thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể nhanh chóng

Những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử an toàn hơn hóa đơn giấy

Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản. Tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn.

Những khó khăn khi áp dụng hóa đơn điện tử

Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việc áp dụng HĐĐT cũng tồn tại những khó khăn. Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để áp dụng những quy định của Luật giao dịch điện tử. Và phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của HĐĐT.

Trong thực tế, không nhiều doanh nghiệp có đủ kiến thức; về kỹ thuật để kiểm chứng các tiêu chí về hệ thống. Thiết bị; năng lực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu… Trong quá trình sử dụng; không ít doanh nghiệp gặp phải trục trặc như hóa đơn. Di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi… Để hạn chế điều này, doanh nghiệp cần hợp tác với các đơn vị cung cấp; có cẩm nang sử dụng phần mềm; để có thể xử lý khi có trục trặc.

Một vấn đề khác mà rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải là việc kết nối hệ thống giữa phần mềm HĐĐT. Với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của doanh nghiệp để thuận lợi cho việc sử dụng HĐĐT. Khó khăn ở đây là nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng và kế toán cung cấp bởi đơn vị nước ngoài. Hoặc phần mềm trong nước chưa hỗ trợ kết nối với phần mềm HĐĐT thì sẽ rất khó để kết hợp. Điều chỉnh để tương thích, khiến việc tích hợp không dễ dàng và tốn kém rất nhiều chi phí. Hơn nữa, không phải phần mềm HĐĐT nào cũng hỗ trợ việc tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

– Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, nước, viễn thông, truyền hình.

– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều tỉnh/thành phố.

– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều tỉnh/thành phố.

– Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế.

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC

Thông tư 68/2019/TT-BTC nêu rõ, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. (Hóa đơn tự in, đặt mua hoặc đặt mua của cơ quan thuế). Để việc sử dụng hóa đơn điện tử được chính xác và tuân thủ theo đúng các quy định pháp lý. Có một số điều thay đổi giữa thông tư 68/2019/TT-BTC so với các văn bản cũ về quy định hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chú ý như sau:

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Khởi tạo mẫu hóa đơn

Đánh số hóa đơn điện tử

Xử lý sai sót/ điều chỉnh hóa đơn điện tử

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Luật quản lý thuế; số 38/2019/QH14 gồm 17 chương 152 điều. Có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2020. Trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 151. (Quy định về hóa đơn. Chứng từ điện tử có hiệu lực từ ngày 1/7/2022). Tuy nhiên, Luật cũng quy định về việc khuyến khích cơ quan. Tổ chức; cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn. Chứng từ điện tử của Luật này; có hiệu lực trước ngày 1/7/2022.

Theo đó. Khi bán hàng hóa. Cung cấp dịch vụ; người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định. Dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung. Theo quy định của pháp luật về thuế; pháp luật về kế toán. Không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Chi tiết Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14.

Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai

Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị sai dẫn đến viết sai hóa đơn điện tử. Công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin chính xác. Hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống. Công ty sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn như hóa đơn giấy. Sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống.

Chi tiết các xử lý:  CÁCH XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VIẾT SAI 2022 MỚI NHẤT

Xử lý hóa đơn điện tử bị lập sai theo thông tư 68

1. Trường hợp có sai sót về tên. Địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế. Các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua; về việc hóa đơn có sai sót. Và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện. Thông báo với cơ quan thuế Mẫu số. (04 Phụ lục bàn hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
2. Trường hợp có sai sót về mã số thuế. Về số tiền ghi trên hóa đơn; sai về thuế suất. Tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách. Chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số. Ký hiệu hóa đơn… số hóa đơn… ngày … tháng …. năm”. Người bán ký số. Ký hiệu điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót người bán gửi cho người mua. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04. (Phụ lục bàn hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian nêu tại Điều 16 Thông tư này.

Một số câu hỏi về hóa đơn điện tử

Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử

Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:

Hóa đơn điện tử có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy.

Được Bộ tài chính và Tổng cục thuế chấp nhận.

Đáp ứng đầy đủ luật giao dịch điện tử.

Các văn bản do Chính phủ ban hành về hóa đơn điện tử.

– Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về quy định xuất hóa đơn bán hàng dịch vụ.

– Nghị định số 04/2014/NĐ-CP văn bản sửa đổi, bổ sung Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về xuất hóa đơn bán hàng cung ứng dịch vụ.

– Thông tư 39/2014/TT-BTC về thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định 04/2014/NĐ-CP

– Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi bổ sung Thông tư 156/2013/TT-BTC về cung ứng hóa đơn điện tử.

– Thông tư số 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế; tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC; về hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ.

-Thông tư số 32/2017/TTTTTT về việc cung ứng dịch vụ; giải pháp công trực tuyến để đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với các trang thông tin; điện tử và cổng thông tin điện tử.

– Thông tư số 68/2019/TT- BTC hướng dẫn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Các văn bản do Bộ tài chính ban hành

– Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ tài chính. Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ tài chính. Hướng dẫn về khởi tạo. Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng; cung ứng dịch vụ.

– Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính. Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010. Và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của. Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 hình thức: Tự xây dựng phần mềm hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp phần mềm.

Doanh nghiệp phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử. Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử. Gửi cho cơ quan thuế và được cơ quan thuế tiếp nhận. (Không cần phải có đơn đề nghị sử dụng Hóa đơn theo mẫu 3.14 của Thông tư 39/2014/TT-BTC). Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định.

Ngày ký hóa đơn có phải trùng với ngày xuất hóa đơn không?

Khi bạn xuất hóa đơn điện tử có nghĩa là bạn đã ban hành hóa đơn đó, nên ngày ký hóa đơn với ngày xuất hóa đơn phải trùng nhau. (Đối với hóa đơn giấy là ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống). Tuy nhiên hiện tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vấn đề ngày ký trên hóa đơn và ngày xuất hóa đơn phải trùng nhau hay không. Vấn đề này cũng tùy vào từng nhà cung cấp giải pháp, bạn nên tham khảo thêm.

Hóa đơn điện tử có được ký lùi ngày không?

Hiện tại chưa có quy định nào cho phép ký lùi ngày hóa đơn điện tử. Việc xuất hóa đơn rồi ký lùi ngày hiện nay cơ quan thuế đang làm rất quyết liệt do đó một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã khóa chức năng này. Vì sớm muộn gì cũng rủi ro tới cho các doanh nghiệp khi thuế về kiểm tra. Do đó, anh chị em đang sử dụng xuất lùi ngày chủ động tự check đơn vị mình có bị trường hợp nhà cung cấp đã khóa chức năng đó chưa. Tránh trường hợp chủ quan dẫn tới không xuất hóa đơn đúng thời điểm mong muốn được. Nếu chưa khóa thì cũng cân nhắc vì cơ quan thuế kiểm tra vẫn có thể phát hiện.

Có phải in hóa đơn điện tử ra giấy rồi lưu như hóa đơn giấy không?

– Theo căn cứ của Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa. Cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ.

Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán. Lúc đó mới phải in bản thể hiện của hóa đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.

– Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra. Doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hóa đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hóa đơn, lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa File XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu.

– Vì hóa đơn điện tử có định dạng XML, nên người mua có thể lưu trữ hóa đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, ổ cứng di động, máy vi tính, Cloud…

– Chỉ in ra giấy trong trường hợp người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.

Phần mềm xem hóa đơn điện tử nào tốt nhất?

Bạn có thể dùng phần mềm iTaxViewer hoặc phần mềm HĐĐT của bất kỳ nhà cung cấp HĐĐT nào mà bạn đang sử dụng để đọc file xml của HĐĐT.

Người mua hàng có cần ký số vào hóa đơn điện tử không?

– Đối với khách hàng là cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế. Nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu… Thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/2/20160).

– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán. Hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan thuế chấp nhận.

Trên đây là những thông tin cơ bản về quy định sử dụng hóa đơn điện tử. Để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ các quy định và luật pháp liên quan, đồng thời áp dụng đúng quy trình và tiêu chuẩn kỹ thuật để tạo ra các hóa đơn điện tử chất lượng và bảo mật. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp giảm chi phí và tiết kiệm thời gian mà còn giúp tăng cường tính hiệu quả trong quản lý tài chính và giao dịch kinh doanh. Chúng ta hy vọng thông tin trong bài viết sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trong việc áp dụng hóa đơn điện tử một cách chính xác và hiệu quả.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Báo giá hóa đơn điện tử Misa

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Thủ tục thành lập hộ kinh doanh

Dịch vụ tư vấn thuế và kế toán

Dịch vụ báo cáo thuế hàng quý

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử.

Kế toán thuế và dịch vụ tư vấn rủi ro

Hộ kinh doanh cá thể có phải kê khai thuế

Thủ tục kê khai thuế hộ kinh doanh cá thể

Các loại thuế mà hộ kinh doanh phải nộp

Thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh

Thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh

Hồ sơ thủ tục mở tiệm vàng theo quy định pháp luật

Hướng dẫn thủ tục kinh doanh vàng bạc đá quý

Hướng dẫn thủ tục giải thể hộ kinh doanh cá thể

Thủ tục giải thể hộ kinh doanh trọn gói đúng luật

Thủ tục thông báo ngừng kinh doanh hộ cá thể

Vì sao hộ kinh doanh không thể là doanh nghiệp?

Thủ tục giải thể hộ kinh doanh trọn gói đúng luật

Thành lập công ty kinh doanh hoạt động thể thao

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai 2022 mới nhất.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử kế toán nhất định phải biết

Doanh nghiệp nên mua phần mềm hóa đơn điện tử nào để đạt hiệu quả cao nhất

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH

Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111

Email: dvgiaminh@gmail.com

Zalo: 0853 388 126