Hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Lạng Sơn năm 2025

358
06/10/2025

Rate this post

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Lạng Sơn là một chiến lược quan trọng trong việc mở rộng thị trường và khai thác tiềm năng kinh tế của vùng đất cửa khẩu này. Lạng Sơn, với vị trí địa lý đặc biệt nằm tại biên giới Việt Nam – Trung Quốc, là điểm kết nối quan trọng trong các hoạt động giao thương quốc tế, đặc biệt trên tuyến hành lang kinh tế Đông Á. Không chỉ sở hữu hệ thống cửa khẩu đường bộ và đường sắt lớn như Hữu Nghị, Đồng Đăng, Lạng Sơn còn là trung tâm vận tải, logistics và xuất nhập khẩu hàng hóa giữa Việt Nam và Trung Quốc. Bên cạnh đó, tỉnh này còn nổi bật với tiềm năng phát triển du lịch nhờ các danh thắng nổi tiếng như động Tam Thanh, núi Tô Thị và những nét văn hóa độc đáo của các dân tộc thiểu số. Việc các doanh nghiệp nước ngoài chọn Lạng Sơn làm nơi đặt văn phòng đại diện không chỉ giúp tiếp cận thị trường Trung Quốc một cách hiệu quả mà còn tận dụng lợi thế hạ tầng logistics và các chính sách ưu đãi đầu tư của địa phương. Trong bối cảnh Lạng Sơn đang dần trở thành một trung tâm kinh tế quan trọng tại khu vực miền Bắc, thành lập văn phòng đại diện tại đây sẽ là bước đi mang tính chiến lược, giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh và phát triển bền vững.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài Lạng Sơn

Giới thiệu về việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Lạng Sơn

Vị trí chiến lược của Lạng Sơn trong giao thương quốc tế

Lạng Sơn là tỉnh biên giới phía Bắc Việt Nam, giáp Trung Quốc, đóng vai trò cửa ngõ quan trọng cho các hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế. Vị trí này giúp doanh nghiệp nước ngoài thuận lợi tiếp cận thị trường Trung Quốc, cũng như các tỉnh lân cận trong vùng Đông Bắc. Hệ thống hạ tầng giao thông, cảng cạn và các cửa khẩu quốc tế đang được phát triển đồng bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện nhằm xúc tiến thương mại.

Tiềm năng phát triển kinh tế và thương mại biên giới

Lạng Sơn có thế mạnh về thương mại biên giới, logistics, xuất nhập khẩu hàng hóa và nông sản. Kinh tế địa phương phát triển ổn định, với nhiều khu kinh tế cửa khẩu, chợ biên giới và các hoạt động dịch vụ liên quan. Đây là môi trường lý tưởng để doanh nghiệp nước ngoài khảo sát thị trường, xây dựng quan hệ với đối tác và phát triển các chiến lược kinh doanh hiệu quả tại Việt Nam.

Lợi ích khi mở văn phòng đại diện tại Lạng Sơn

Thành lập văn phòng đại diện tại Lạng Sơn mang lại các lợi ích:

Tiếp cận trực tiếp khách hàng và đối tác trong khu vực biên giới.

Giảm chi phí vận hành so với việc mở chi nhánh hoặc công ty con.

Hỗ trợ khảo sát thị trường, nghiên cứu nhu cầu khách hàng và quảng bá thương hiệu.

Là bước chuẩn bị để triển khai các dự án đầu tư dài hạn và mở rộng kinh doanh tại Việt Nam.

Khái niệm và chức năng của văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Văn phòng đại diện là gì theo quy định pháp luật Việt Nam

Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc công ty nước ngoài được thành lập tại Việt Nam nhằm mục đích xúc tiến thương mại, chăm sóc khách hàng, tìm kiếm đối tác và nghiên cứu thị trường. Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi trực tiếp, chẳng hạn ký hợp đồng mua bán, xuất nhập khẩu hay cung cấp dịch vụ để thu lợi nhuận.

Chức năng chính – xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường

Chức năng của văn phòng đại diện gồm:

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Khảo sát thị trường và nghiên cứu nhu cầu khách hàng.

Thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu và giới thiệu sản phẩm.

Hỗ trợ công ty mẹ duy trì quan hệ với khách hàng và đối tác chiến lược.

Khác biệt giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty nước ngoài

Văn phòng đại diện: chỉ thực hiện xúc tiến thương mại, không sinh lợi trực tiếp, không ký hợp đồng mua bán hay cung cấp dịch vụ thu lợi nhuận.

Chi nhánh: được phép kinh doanh, ký hợp đồng, thu lợi nhuận và chịu nghĩa vụ thuế tại Việt Nam.

Sự phân biệt này giúp doanh nghiệp lựa chọn hình thức phù hợp: khảo sát thị trường và xúc tiến thương mại qua văn phòng đại diện hoặc kinh doanh trực tiếp qua chi nhánh.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Lạng Sơn

Để thành lập văn phòng đại diện tại Lạng Sơn, công ty nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện pháp lý cơ bản nhằm đảm bảo hoạt động hợp pháp và hiệu quả:

Doanh nghiệp nước ngoài đã hoạt động ít nhất 1 năm tại quốc gia gốc

Công ty mẹ phải có lịch sử hoạt động tối thiểu 1 năm tại quốc gia sở tại, chứng minh năng lực tài chính, kinh nghiệm quản lý và uy tín. Đây là cơ sở để cơ quan quản lý Việt Nam tin tưởng vào khả năng vận hành văn phòng đại diện.

Giấy phép kinh doanh hợp lệ, còn hiệu lực

Giấy phép kinh doanh của công ty mẹ phải còn hiệu lực và hợp pháp. Điều này là cơ sở để cơ quan quản lý Việt Nam xem xét cấp phép cho văn phòng đại diện.

Ngành nghề phù hợp với pháp luật Việt Nam

Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại như quảng bá sản phẩm, nghiên cứu thị trường, hỗ trợ giao dịch và tìm kiếm đối tác. Văn phòng không được phép trực tiếp kinh doanh sinh lợi tại Việt Nam.

Người đứng đầu văn phòng đại diện có năng lực hành vi dân sự đầy đủ

Người đứng đầu phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc diện bị hạn chế hoặc cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý. Điều này đảm bảo lãnh đạo văn phòng có khả năng chịu trách nhiệm pháp lý và đại diện doanh nghiệp trong các giao dịch tại Việt Nam.

Có địa điểm đặt văn phòng hợp pháp tại Lạng Sơn

Văn phòng đại diện cần có địa chỉ cụ thể, hợp pháp và được cơ quan quản lý địa phương xác nhận, thuận tiện cho việc tiếp nhận văn bản, giấy tờ và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Lạng Sơn

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (Mẫu M01)

Doanh nghiệp sử dụng mẫu đơn M01 theo quy định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, điền đầy đủ thông tin về công ty mẹ, văn phòng đại diện dự kiến và người đứng đầu. Sử dụng mẫu chuẩn giúp hồ sơ được thẩm định nhanh chóng và chính xác.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương

Cung cấp bản sao giấy phép kinh doanh hoặc các tài liệu tương đương của công ty mẹ để chứng minh doanh nghiệp được thành lập hợp pháp tại nước ngoài.

Báo cáo tài chính có kiểm toán của năm gần nhất

Báo cáo tài chính được kiểm toán chứng minh năng lực tài chính và tình hình hoạt động ổn định của công ty mẹ, là căn cứ để cơ quan quản lý đánh giá khả năng vận hành văn phòng tại Việt Nam.

Hộ chiếu/CMND của người đứng đầu văn phòng đại diện

Bản sao hộ chiếu hoặc CMND của người đứng đầu cần kèm theo hồ sơ để xác minh danh tính và đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình cấp phép.

Giấy ủy quyền cho người đại diện tại Việt Nam (nếu có)

Trong trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp nộp hồ sơ, cần lập giấy ủy quyền hợp pháp cho người thực hiện tại Việt Nam, ghi rõ quyền hạn và trách nhiệm trong việc nộp và theo dõi hồ sơ.

Tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng

Tất cả giấy tờ do công ty mẹ cung cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và công chứng tại Việt Nam. Việc này đảm bảo hồ sơ có giá trị pháp lý đầy đủ, tránh bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ quan trọng:

Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập công ty mẹ tại nước sở tại.

Quyết định thành lập văn phòng đại diện và văn bản ủy quyền cho người đại diện.

Danh sách nhân sự chủ chốt, gồm Trưởng văn phòng đại diện và các nhân viên.

Hồ sơ chứng minh năng lực tài chính và kinh nghiệm hoạt động của công ty.

Tất cả hồ sơ phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực hợp pháp theo quy định.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương Lạng Sơn

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công tại Sở Công Thương Lạng Sơn. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hướng dẫn bổ sung nếu hồ sơ còn thiếu sót và cấp biên nhận hồ sơ hợp lệ.

Bước 3 – Cơ quan nhà nước thẩm định và yêu cầu bổ sung (nếu cần)

Sở Công Thương Lạng Sơn tiến hành thẩm định hồ sơ, đánh giá tính hợp pháp, năng lực tài chính và mục tiêu thành lập văn phòng. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần làm rõ, cơ quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung giấy tờ hoặc giải trình thêm.

Bước 4 – Nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, là cơ sở pháp lý để văn phòng hoạt động hợp pháp tại Lạng Sơn và thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo quy định pháp luật.

Bước 5 – Khắc dấu, đăng ký mẫu dấu và thông báo hoạt động

Sau khi nhận Giấy phép, doanh nghiệp cần:

Khắc con dấu và đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an địa phương.

Nếu văn phòng phát sinh nghĩa vụ thuế, đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế để hoàn tất thủ tục pháp lý.

Thông báo hoạt động chính thức tại địa điểm văn phòng đại diện.

Thời gian xử lý và lệ phí cấp phép

Thời gian xử lý: 7–10 ngày làm việc

Theo quy định hiện hành, Sở Công Thương Lạng Sơn xử lý hồ sơ hợp lệ trong vòng 7–10 ngày làm việc. Thời gian có thể kéo dài nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc có yêu cầu giải trình thêm.

Lệ phí cấp phép theo quy định hiện hành

Lệ phí nhà nước để cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Lạng Sơn áp dụng theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính, thường dao động từ 1.000.000 – 3.000.000 VNĐ, tùy từng trường hợp.

Tổng thời gian hoàn tất thủ tục

Tổng thời gian hoàn tất toàn bộ thủ tục, từ chuẩn bị hồ sơ, nộp và thẩm định, nhận Giấy phép, khắc dấu đến đăng ký thuế, thường mất khoảng 2–3 tuần. Thời gian thực tế có thể thay đổi tùy mức độ chuẩn bị hồ sơ và sự phối hợp giữa doanh nghiệp và cơ quan chức năng.

Nghĩa vụ của văn phòng đại diện sau khi được cấp phép

Thông báo hoạt động với cơ quan thuế và chính quyền địa phương

Sau khi nhận giấy phép thành lập, văn phòng đại diện phải thông báo hoạt động với cơ quan thuế và chính quyền địa phương nơi đặt trụ sở. Nội dung thông báo bao gồm:

Tên và địa chỉ văn phòng đại diện;

Thông tin người đứng đầu văn phòng;

Phạm vi hoạt động theo giấy phép;

Số lượng nhân sự và các thông tin liên quan đến hoạt động.

Việc thông báo kịp thời giúp cơ quan quản lý dễ dàng giám sát và đảm bảo văn phòng hoạt động hợp pháp tại Lạng Sơn.

Báo cáo hoạt động định kỳ hàng năm cho Sở Công Thương

Văn phòng đại diện cần gửi báo cáo hoạt động hàng năm cho Sở Công Thương Lạng Sơn. Nội dung báo cáo thường bao gồm:

Hoạt động xúc tiến thương mại và nghiên cứu thị trường;

Thay đổi nhân sự hoặc địa điểm văn phòng;

Tình hình hợp tác, liên kết với các đối tác;

Các vấn đề pháp lý hoặc khó khăn trong quá trình hoạt động.

Báo cáo định kỳ là nghĩa vụ pháp lý quan trọng, giúp duy trì giấy phép hợp pháp và tránh vi phạm quy định.

Thực hiện nghĩa vụ lao động, bảo hiểm, thuế TNCN

Văn phòng đại diện phải tuân thủ các nghĩa vụ liên quan đến:

Lao động: Thực hiện ký hợp đồng lao động, đăng ký lao động cho nhân viên;

Bảo hiểm: Đóng đầy đủ các loại bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp cho nhân viên;

Thuế TNCN: Khai báo và nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên theo quy định pháp luật Việt Nam.

Tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ này giúp văn phòng đại diện hoạt động ổn định, tránh rủi ro pháp lý và xây dựng uy tín tại địa phương.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Lạng Sơn của Gia Minh

Tư vấn điều kiện, quy định pháp lý và quy trình chi tiết

Gia Minh cung cấp dịch vụ tư vấn chi tiết về điều kiện thành lập, quyền hạn, nghĩa vụ và quy trình thủ tục. Nội dung tư vấn bao gồm:

Phân tích điều kiện pháp lý của công ty mẹ và văn phòng đại diện;

Giải thích các quy định của Luật Thương mại 2005, Nghị định 07/2016/NĐ-CP và Thông tư 11/2016/TT-BCT;

Lập kế hoạch, hướng dẫn từng bước từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận giấy phép.

Soạn thảo, dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ

Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp:

Soạn thảo hồ sơ xin cấp phép đầy đủ, chuẩn xác;

Dịch thuật và công chứng các tài liệu cần thiết;

Hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ từ nước ngoài để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Công Thương

Gia Minh đại diện doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Công Thương Lạng Sơn. Dịch vụ này giúp:

Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí đi lại;

Đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận đúng yêu cầu;

Theo dõi tiến độ thẩm định, giảm rủi ro hồ sơ bị trả lại.

Hỗ trợ thủ tục sau cấp phép: khắc dấu, đăng ký thuế, treo biển hiệu

Sau khi văn phòng đại diện được cấp phép, Gia Minh tiếp tục hỗ trợ:

Khắc dấu văn phòng theo quy định;

Đăng ký thuế và mở tài khoản ngân hàng phục vụ các hoạt động nội bộ;

Treo biển hiệu văn phòng đúng quy định pháp luật tại Lạng Sơn;

Hướng dẫn các thủ tục hành chính khác để văn phòng đi vào hoạt động ổn định.

Với dịch vụ trọn gói của Gia Minh, doanh nghiệp nước ngoài được đồng hành từ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ đến hoạt động sau cấp phép, đảm bảo văn phòng đại diện tại Lạng Sơn nhanh chóng, hợp pháp và tối ưu chi phí.

Bảng giá dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Lạng Sơn

Chi phí dịch vụ trọn gói (tư vấn – hồ sơ – đại diện nộp)

Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói từ A đến Z, bao gồm: tư vấn pháp lý, chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ và theo dõi quá trình cấp giấy phép. Chi phí dịch vụ được tính hợp lý, minh bạch, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như tập đoàn nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện tại Lạng Sơn.

Chi phí dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự

Các tài liệu từ nước ngoài như giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận người đứng đầu, hợp đồng thuê văn phòng cần dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự. Gia Minh hỗ trợ trọn gói, đảm bảo tất cả hồ sơ được chuẩn hóa và chấp nhận tại cơ quan Việt Nam, giúp quá trình cấp phép nhanh chóng, hạn chế rủi ro.

Ưu đãi cho nhà đầu tư từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Singapore, EU…

Gia Minh dành ưu đãi đặc biệt cho các nhà đầu tư từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Singapore, EU, bao gồm:

Miễn hoặc giảm phí dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự.

Hỗ trợ tối ưu hóa thủ tục theo đặc thù pháp luật của từng quốc gia.

Tư vấn chiến lược mở rộng thị trường tại Việt Nam, đặc biệt là khu vực Lạng Sơn và vùng Đông Bắc.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Gia Minh

Đảm bảo hồ sơ hợp lệ, đúng quy định pháp luật

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, Gia Minh đảm bảo hồ sơ của doanh nghiệp đầy đủ, hợp lệ, đúng pháp luật Việt Nam, giảm tối đa nguy cơ bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung.

Tiết kiệm thời gian, chi phí, hạn chế sai sót

Doanh nghiệp không phải mất thời gian tìm hiểu pháp luật, chuẩn bị hồ sơ phức tạp hay đi lại nhiều lần. Gia Minh giúp rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục, tiết kiệm chi phí phát sinh và giảm thiểu sai sót trong quá trình nộp hồ sơ.

Hỗ trợ pháp lý và kế toán sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi văn phòng đại diện được cấp phép, Gia Minh tiếp tục cung cấp hỗ trợ pháp lý, tư vấn thuế và kế toán, đảm bảo văn phòng hoạt động đúng quy định, tuân thủ báo cáo định kỳ và giảm rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý

Luật Thương mại 2005

Luật Thương mại 2005 là cơ sở pháp lý quan trọng nhất điều chỉnh mọi hoạt động thương mại tại Việt Nam, bao gồm cả việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Theo luật này, doanh nghiệp nước ngoài được phép mở văn phòng đại diện nhằm thực hiện các hoạt động quảng bá, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại, nhưng không được trực tiếp kinh doanh và ký hợp đồng thương mại tại Việt Nam.

Các điều khoản chính liên quan đến văn phòng đại diện gồm:

Quy định về quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện.

Thẩm quyền của cơ quan nhà nước trong việc cấp giấy phép.

Trách nhiệm báo cáo, lưu giữ hồ sơ hoạt động và tuân thủ pháp luật Việt Nam.

Việc hiểu rõ Luật Thương mại 2005 sẽ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo rằng văn phòng đại diện hoạt động đúng mục đích, tuân thủ luật định và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Nghị định 07/2016/NĐ-CP là văn bản hướng dẫn chi tiết việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Một số điểm quan trọng cần lưu ý:

Điều kiện thành lập:

Doanh nghiệp nước ngoài đã hoạt động hợp pháp ít nhất 1 năm tại quốc gia gốc.

Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp phù hợp với pháp luật Việt Nam.

Người đứng đầu văn phòng đại diện có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Có địa điểm đặt văn phòng tại Việt Nam, đảm bảo điều kiện làm việc và giao dịch.

Thủ tục thành lập:

Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương nơi đặt văn phòng đại diện.

Hồ sơ gồm đơn đề nghị thành lập, bản sao giấy phép kinh doanh của công ty mẹ, danh sách người đứng đầu văn phòng, chứng minh năng lực pháp lý, địa điểm đặt văn phòng và các tài liệu liên quan.

Sau khi hồ sơ được thẩm định, cơ quan nhà nước cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Quyền và nghĩa vụ:

Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, chăm sóc khách hàng, không được trực tiếp kinh doanh.

Phải tuân thủ các quy định về lao động, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân của nhân viên tại Việt Nam.

Nghị định này giúp doanh nghiệp nước ngoài có căn cứ pháp lý rõ ràng để lập kế hoạch kinh doanh tại thị trường Việt Nam, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp và hạn chế rủi ro vi phạm pháp luật.

Thông tư 11/2016/TT-BCT hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính

Thông tư 11/2016/TT-BCT là hướng dẫn chi tiết các thủ tục hành chính liên quan đến việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện. Nội dung chính gồm:

Thủ tục nộp hồ sơ: chi tiết các loại giấy tờ cần thiết, cách thức nộp trực tiếp hoặc online.

Thời gian xử lý: cơ quan nhà nước có trách nhiệm thẩm định hồ sơ trong thời gian quy định (thường không quá 15 ngày làm việc).

Các trường hợp yêu cầu bổ sung hồ sơ: hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị và bổ sung hồ sơ đúng hạn để tránh chậm trễ.

Cấp Giấy phép: văn bản chính thức được cấp dưới dạng Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, có giá trị pháp lý để thực hiện các hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

Thông tư này giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình, giảm thiểu rủi ro thủ tục, đảm bảo văn phòng đại diện đi vào hoạt động nhanh chóng và hợp pháp.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Văn phòng đại diện có được kinh doanh tại Việt Nam không?

Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh hoặc ký kết hợp đồng thương mại tại Việt Nam. Nhiệm vụ chính của văn phòng là:

Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm cơ hội hợp tác.

Quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty mẹ.

Hỗ trợ khách hàng, chăm sóc đối tác.

Nếu muốn thực hiện kinh doanh, doanh nghiệp phải thành lập công ty con, chi nhánh hoặc liên doanh tại Việt Nam.

Giấy phép thành lập có thời hạn bao lâu?

Theo quy định, Giấy phép thành lập văn phòng đại diện không có thời hạn cố định, tức là có hiệu lực liên tục cho đến khi doanh nghiệp nước ngoài quyết định chấm dứt hoạt động hoặc cơ quan nhà nước thu hồi giấy phép. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải báo cáo định kỳ và cập nhật thông tin để giấy phép luôn hợp lệ.

Có thể thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện không?

Có thể thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện, nhưng phải:

Nộp hồ sơ thay đổi lên Sở Công Thương nơi đặt văn phòng.

Hồ sơ gồm: đơn đề nghị thay đổi, giấy tờ chứng minh năng lực hành vi dân sự của người mới, biên bản quyết định của công ty mẹ.

Sau khi thẩm định, cơ quan nhà nước sẽ cấp Giấy phép sửa đổi.

Thủ tục này thường mất khoảng 10–15 ngày làm việc.

Có bắt buộc thuê văn phòng riêng tại Lạng Sơn không?

Có, văn phòng đại diện bắt buộc phải có địa điểm làm việc cụ thể tại Việt Nam, phù hợp với quy định về phòng cháy chữa cháy, an ninh và cơ sở vật chất. Văn phòng này có thể là:

Văn phòng thuê riêng.

Không gian làm việc chia sẻ, nhưng phải đáp ứng đủ điều kiện về diện tích và cơ sở hạ tầng.

Không có địa điểm cụ thể, doanh nghiệp sẽ không được cấp phép thành lập văn phòng đại diện.

Có cần báo cáo hoạt động hàng năm không?

Có, văn phòng đại diện phải thực hiện báo cáo hoạt động định kỳ hàng năm cho Sở Công Thương và cơ quan thuế. Nội dung báo cáo thường bao gồm:

Hoạt động kinh doanh, xúc tiến thị trường.

Báo cáo về nhân sự, lao động và thuế TNCN của nhân viên.

Các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động.

Việc báo cáo định kỳ giúp duy trì giấy phép hợp pháp và tránh các rủi ro bị xử phạt.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài Lạng Sơn

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Lạng Sơn không chỉ mở ra cánh cửa tiếp cận thị trường đầy tiềm năng mà còn đóng góp vào sự phát triển kinh tế – xã hội của địa phương. Với vị trí chiến lược, hệ thống hạ tầng giao thông hiện đại, và các chính sách ưu đãi đầu tư hấp dẫn, Lạng Sơn đang dần trở thành điểm đến lý tưởng cho các doanh nghiệp quốc tế muốn khai thác thị trường Đông Á. Sự hiện diện của các văn phòng đại diện không chỉ thúc đẩy tăng trưởng kinh tế mà còn tạo ra nhiều cơ hội việc làm, hỗ trợ phát triển nhân lực và nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân địa phương. Hơn thế nữa, việc phát triển kinh doanh tại đây sẽ giúp doanh nghiệp quốc tế xây dựng mối quan hệ bền vững với đối tác địa phương, đồng thời tăng cường giao lưu văn hóa và hợp tác kinh tế. Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, Lạng Sơn không chỉ là một cửa ngõ thương mại mà còn là nơi hội tụ của những cơ hội đầu tư lớn, hứa hẹn mang lại thành công lâu dài cho các doanh nghiệp nước ngoài. Đây không chỉ là bước khởi đầu cho sự phát triển mạnh mẽ mà còn là minh chứng cho tầm nhìn chiến lược và sự cam kết của các doanh nghiệp đối với một khu vực đầy triển vọng.