Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Dương – Dịch vụ nhanh chóng

311
12/01/2026

Rate this post

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Dương là một bước đi chiến lược quan trọng cho các doanh nghiệp quốc tế muốn mở rộng hoạt động tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế đang trên đà phát triển mạnh mẽ. Bình Dương, nằm trong khu vực Đông Nam Bộ, không chỉ có vị trí địa lý thuận lợi, gần TP.Hồ Chí Minh, mà còn sở hữu cơ sở hạ tầng hiện đại, hệ thống khu công nghiệp phát triển và môi trường đầu tư thông thoáng. Tỉnh này đã trở thành một điểm đến hấp dẫn đối với các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Việc thành lập văn phòng đại diện giúp công ty nước ngoài dễ dàng tiếp cận thị trường, nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng và tìm kiếm cơ hội hợp tác với các đối tác trong khu vực. Mặc dù văn phòng đại diện không tham gia trực tiếp vào các hoạt động sản xuất hay giao dịch thương mại, nhưng vai trò của nó trong việc xây dựng thương hiệu và hỗ trợ các hoạt động xúc tiến thương mại là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ phân tích các bước và quy trình cần thiết để thành lập văn phòng đại diện tại Bình Dương, cũng như những lợi ích và thách thức mà các công ty nước ngoài có thể gặp phải khi mở rộng hoạt động tại đây.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài Bình Dương

Tổng quan về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Dương

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân trong và ngoài nước, được thành lập tại một địa phương nhất định nhằm mục đích liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không phát sinh doanh thu trực tiếp và không ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ với khách hàng tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các hoạt động hỗ trợ công ty mẹ, như: thu thập thông tin thị trường, quảng bá thương hiệu, tìm kiếm đối tác và đại diện cho công ty mẹ trong các giao dịch hành chính với cơ quan chức năng.

Chức năng và vai trò của văn phòng đại diện

Chức năng chính của văn phòng đại diện bao gồm:

Đại diện cho công ty mẹ trong các giao dịch với cơ quan chính quyền và đối tác tại Việt Nam;

Tổ chức và tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu và phân tích thị trường;

Quảng bá thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ của công ty mẹ;

Hỗ trợ ký kết hợp đồng qua công ty mẹ hoặc giới thiệu đối tác tiềm năng.

Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh có thu như: mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thu phí từ bên thứ ba…

Vì sao nên thành lập văn phòng đại diện tại Bình Dương?

Bình Dương là một trong những địa phương thu hút vốn FDI lớn nhất Việt Nam trong nhiều năm liên tiếp, nhờ vào các yếu tố:

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0932 785 561 - 0868 458 111 (zalo).

Hạ tầng giao thông hiện đại: gần TP.HCM, có các tuyến đường huyết mạch như Quốc lộ 13, đường Mỹ Phước – Tân Vạn;

Khu công nghiệp phát triển mạnh: VSIP, Sóng Thần, Mỹ Phước… thu hút hàng ngàn doanh nghiệp nước ngoài;

Chính sách hỗ trợ doanh nghiệp tốt, thủ tục hành chính được cải cách đơn giản, nhanh gọn;

Nguồn nhân lực dồi dào, chi phí thuê mặt bằng hợp lý.

Việc thành lập văn phòng đại diện tại Bình Dương sẽ giúp doanh nghiệp nước ngoài chủ động tiếp cận thị trường, xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược, chuẩn bị cho giai đoạn đầu tư sâu rộng hơn như mở chi nhánh hoặc công ty con.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Dương

Điều kiện của công ty mẹ ở nước ngoài

Để được thành lập văn phòng đại diện tại Bình Dương, thương nhân nước ngoài (công ty mẹ) cần đáp ứng các điều kiện sau:

Là pháp nhân hợp pháp theo pháp luật của quốc gia/vùng lãnh thổ nơi thành lập;

Có thời gian hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày được cấp giấy đăng ký kinh doanh;

Hoạt động kinh doanh không thuộc lĩnh vực bị cấm tại Việt Nam;

Có đầy đủ năng lực pháp lý và không đang bị xử phạt vi phạm pháp luật tại nước ngoài.

Các giấy tờ chứng minh phải được dịch sang tiếng Việt, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự (nếu đến từ quốc gia không có thỏa thuận miễn).

Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài, nhưng phải:

Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam;

Được công ty mẹ ủy quyền rõ ràng bằng văn bản và văn bản này phải được công chứng, hợp pháp hóa nếu là tài liệu nước ngoài.

Thông tin cá nhân của người đứng đầu (hộ chiếu/CMND/CCCD), lý lịch tư pháp và văn bản bổ nhiệm là các thành phần bắt buộc trong hồ sơ đăng ký.

Yêu cầu về địa điểm đặt văn phòng

Địa điểm đặt văn phòng đại diện tại Bình Dương cần tuân thủ những quy định sau:

Có địa chỉ cụ thể, rõ ràng, thuộc địa bàn tỉnh Bình Dương;

Địa điểm thuê phải có giấy tờ hợp pháp, bao gồm hợp đồng thuê nhà/văn phòng và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu công trình;

Không được đặt tại các khu vực cấm hoặc không phù hợp quy hoạch theo quy định của địa phương;

Đảm bảo tiêu chuẩn về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy nếu có yêu cầu kiểm tra thực tế.

Một văn phòng đại diện có địa điểm hợp lệ sẽ giúp việc cấp phép diễn ra nhanh chóng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động hành chính và xúc tiến thương mại.

3 mô hình doanh nghiệp nước ngoài thường chọn khi vào Bình Dương

Mô hình 1: Văn phòng đại diện – thăm dò & kiểm soát

Nếu doanh nghiệp mới vào Việt Nam, văn phòng đại diện (VPĐD) tại Bình Dương là “bàn đạp mềm” để thăm dò thị trường, xây dựng mạng lưới nhà cung cấp/khách hàng và kiểm soát chất lượng đối tác mà chưa phải gánh toàn bộ nghĩa vụ vận hành như một công ty. Điểm mạnh của mô hình này là chi phí thấp – triển khai nhanh – ít rủi ro pháp lý vì VPĐD không kinh doanh trực tiếp, không phát sinh doanh thu, không xuất hóa đơn. Lưu ý tại Bình Dương: VPĐD hợp nhất khi mục tiêu là “hiện diện thương hiệu”, quản lý dự án, giám sát chuỗi cung ứng, hoặc làm cầu nối với nhà máy/đơn vị gia công trong khu công nghiệp.

Mô hình 2: Công ty FDI – vận hành thương mại/sản xuất

Khi doanh nghiệp cần “đi vào vận hành thật”, công ty FDI tại Bình Dương là lựa chọn tối ưu: có thể ký hợp đồng, xuất hóa đơn, tuyển dụng quy mô, mở rộng kho xưởng, và tham gia giao dịch thương mại đầy đủ. Mô hình này phù hợp khi bạn cần đứng tên nhập khẩu – xuất khẩu, sở hữu hàng hóa, làm thủ tục hải quan, hoặc bán hàng cho khách nội địa/đối tác quốc tế. Điểm cần chuẩn bị kỹ là cấu trúc vốn, địa điểm dự án và hệ thống kế toán thuế ban đầu để tránh rủi ro bị yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều vòng.

Mô hình 3: VPĐD → nâng cấp lên công ty FDI

Lộ trình phổ biến ở Bình Dương là mở VPĐD 6–18 tháng, sau đó nâng cấp lên công ty FDI khi thị trường “đã chín”. Cách làm này giúp tiết kiệm chi phí giai đoạn đầu nhưng vẫn tạo hiện diện hợp pháp. Để không “đập đi làm lại”, doanh nghiệp nên chuẩn bị từ sớm: lựa chọn địa điểm có khả năng chuyển đổi (văn phòng/kho/xưởng phù hợp), xây dựng hệ thống hợp đồng – báo cáo – quy trình chi phí, và kế hoạch nhân sự (đặc biệt là chuyên gia nước ngoài). Lưu ý tại Bình Dương: hồ sơ càng nhất quán về mục tiêu dự án – quy mô – vốn – tiến độ thì khi xin IRC/ERC càng trơn tru.

Văn phòng đại diện và hoạt động nhập khẩu – xuất khẩu tại Bình Dương

VPĐD tham gia chuỗi xuất nhập khẩu ở mức nào là đúng luật?

VPĐD có thể tham gia chuỗi xuất nhập khẩu theo hướng hỗ trợ – điều phối – giám sát, nhưng không được “đứng vai trò thương mại” tạo doanh thu. Cụ thể, VPĐD được phép theo dõi hợp đồng, làm đầu mối liên hệ với nhà cung cấp/khách hàng, phối hợp với forwarder – kho bãi – hãng tàu, chuẩn bị hồ sơ thông tin để doanh nghiệp/công ty mẹ ra quyết định. VPĐD cũng có thể làm việc với các bên liên quan về lịch giao hàng, kiểm tra chứng từ, phối hợp giải quyết sự cố vận chuyển.

Không được làm: đứng tên mua bán hàng hóa, ký hợp đồng thương mại phát sinh doanh thu tại Việt Nam, xuất hóa đơn, thu tiền bán hàng, hoặc thực hiện hoạt động phân phối như một doanh nghiệp. Lưu ý tại Bình Dương: nếu VPĐD vận hành như bộ phận sales/đơn vị giao dịch, rủi ro bị đánh giá “làm sai chức năng” sẽ tăng.

Khi nào phải chuyển từ VPĐD sang công ty FDI để làm XNK?

Bạn nên chuyển sang công ty FDI tại Bình Dương khi có một trong các nhu cầu sau: (1) cần đứng tên tờ khai hải quan; (2) nhập khẩu máy móc, nguyên vật liệu để sản xuất/kinh doanh tại Việt Nam; (3) bán hàng nội địa hoặc xuất khẩu trực tiếp với tư cách pháp nhân Việt Nam; (4) cần xuất hóa đơn và ký hợp đồng thương mại thường xuyên. Khi đó, mô hình VPĐD không còn đủ “khung pháp lý” để vận hành an toàn. Lời khuyên thực tế: hãy chuyển đổi trước khi doanh số/khối lượng giao dịch tăng mạnh để tránh rủi ro bị “kẹt” do sai mô hình.

Giấy phép lao động cho Trưởng văn phòng đại diện tại Bình Dương

Trưởng VPĐD có bắt buộc xin giấy phép lao động không?

Trường hợp phải xin: Trưởng VPĐD là người nước ngoài làm việc thường xuyên tại Bình Dương, điều hành hoạt động VPĐD, quản lý nhân sự/chi phí, ký hồ sơ hành chính và cư trú dài ngày. Thực tiễn xử lý cho thấy GPLĐ là “nền tảng” để xin thẻ tạm trú ổn định.

Trường hợp miễn nhưng vẫn phải xác nhận: Một số trường hợp thuộc diện miễn GPLĐ (tùy điều kiện cụ thể), tuy nhiên vẫn phải làm thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ đúng quy trình. Lưu ý tại Bình Dương: doanh nghiệp thường bị vướng ở bước chứng minh căn cứ miễn và tính thống nhất giữa chức danh – nhiệm vụ – hồ sơ bổ nhiệm.

Hồ sơ – rủi ro – kinh nghiệm xử lý tại Bình Dương

Hồ sơ thường cần 3 nhóm: (1) Giải trình nhu cầu lao động nước ngoài theo vị trí công việc; (2) giấy tờ cá nhân: bằng cấp, kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, khám sức khỏe; (3) giấy tờ tổ chức: giấy phép VPĐD, quyết định bổ nhiệm, tài liệu từ công ty mẹ (hợp pháp hóa/dịch thuật khi cần).

Các rủi ro hay gặp tại Bình Dương là: mô tả vị trí không rõ “vai trò quản lý”, kinh nghiệm không khớp ngành, giấy tờ nước ngoài hợp pháp hóa chưa đúng, hoặc timeline visa không khớp thời điểm nộp hồ sơ. Kinh nghiệm an toàn: chuẩn hóa hồ sơ theo một “storyline” nhất quán (vai trò – trách nhiệm – năng lực – thời hạn làm việc) để giảm vòng bổ sung.

Thẻ tạm trú cho người đứng đầu VPĐD: ổn định cư trú – tối ưu quản lý

Điều kiện xin thẻ tạm trú theo diện VPĐD

Thẻ tạm trú thường gắn chặt với GPLĐ hoặc giấy xác nhận miễn GPLĐ và giấy phép hoạt động VPĐD. Điều kiện cốt lõi là hồ sơ cư trú hợp pháp, mục đích nhập cảnh phù hợp, thông tin chức danh nhất quán giữa giấy phép VPĐD – hồ sơ lao động – hồ sơ xuất nhập cảnh. Thời hạn và gia hạn: thẻ tạm trú thường được cấp theo thời hạn của GPLĐ, và cần chủ động gia hạn trước khi hết hạn để tránh đứt quãng cư trú. Lưu ý tại Bình Dương: nhiều hồ sơ bị trả vì giấy tờ lưu trú không liền mạch hoặc thông tin chức danh/đơn vị bảo lãnh không khớp.

Lợi ích thực tế của thẻ tạm trú tại Bình Dương

Thẻ tạm trú giúp người đứng đầu VPĐD xuất nhập cảnh nhiều lần mà không phải xin visa ngắn hạn liên tục, giảm chi phí hành chính và tránh rủi ro gián đoạn công việc. Với doanh nghiệp, thẻ tạm trú tạo sự ổn định khi quản lý chuyên gia, ký kết công việc hành chính, điều hành dự án, và có thể hỗ trợ việc sắp xếp lưu trú cho gia đình (tùy diện). Đây là “mảnh ghép” quan trọng nếu doanh nghiệp đang theo lộ trình VPĐD → nâng cấp lên công ty FDI tại Bình Dương.

Kế toán cho văn phòng đại diện & công ty FDI tại Bình Dương

VPĐD không có doanh thu có cần làm kế toán không?

Có. Dù không phát sinh doanh thu, VPĐD vẫn cần quản lý chi phí hoạt động, chứng từ thanh toán, lương – phụ cấp (nếu có), và thực hiện các nghĩa vụ kê khai/báo cáo liên quan. Rủi ro phổ biến là “không phát sinh nên bỏ trống”, dẫn đến hồ sơ kế toán thiếu, không giải trình được chi phí, hoặc bị coi là không tuân thủ nghĩa vụ quản lý. Lưu ý tại Bình Dương: một số đơn vị phát sinh tình trạng treo mã số thuế do không kê khai/báo cáo đúng nhịp, khiến việc gia hạn thủ tục hành chính sau này khó khăn.

Kế toán FDI gắn với VPĐD cần lưu ý gì?

Với doanh nghiệp đang có VPĐD và chuẩn bị mở công ty FDI, điểm cần lưu ý là phân bổ chi phí từ công ty mẹ (phí quản lý, hỗ trợ kỹ thuật, phần mềm, dịch vụ) và rủi ro thuế nhà thầu khi thanh toán ra nước ngoài. Ngoài ra, nếu phát sinh giao dịch liên kết hoặc cơ chế tính phí nội bộ, cần chuẩn hóa hợp đồng – chứng từ – cơ sở phân bổ để hạn chế rủi ro chuyển giá. Lưu ý tại Bình Dương: nên chuẩn bị “bộ hồ sơ giải trình” (hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu, chính sách phí) sẵn sàng cho thanh/kiểm tra, tránh bị ấn định hoặc bị yêu cầu bổ sung kéo dài.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Bình Dương

Danh mục giấy tờ cần chuẩn bị

Để đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bình Dương, doanh nghiệp nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu quy định tại Thông tư 11/2016/TT-BCT).

Bản sao hợp lệ Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương của công ty mẹ ở nước ngoài (được hợp pháp hóa lãnh sự).

Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, do công ty mẹ ban hành.

Bản sao hộ chiếu hoặc CCCD của người đứng đầu văn phòng đại diện, có công chứng hợp lệ.

Hợp đồng thuê địa điểm đặt văn phòng và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/sử dụng hợp pháp địa điểm đó.

Báo cáo tài chính năm gần nhất của công ty mẹ, có xác nhận kiểm toán độc lập hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ

Địa điểm đặt văn phòng đại diện không được đặt tại chung cư, nhà ở riêng lẻ không có chức năng kinh doanh.

Thông tin trên các giấy tờ phải thống nhất: tên doanh nghiệp mẹ, địa chỉ, người đại diện, quốc tịch…

Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng cần ghi rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.

Đảm bảo tất cả giấy tờ tiếng nước ngoài phải được dịch công chứng sang tiếng Việt.

Hướng dẫn công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự

Các giấy tờ do nước ngoài cấp cần được hợp pháp hóa lãnh sự tại:

Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại, hoặc

Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam (nếu giấy tờ đã về Việt Nam).

Sau đó, doanh nghiệp cần thực hiện:

Dịch thuật công chứng tại Việt Nam bởi đơn vị có chức năng (phòng công chứng nhà nước hoặc văn phòng công chứng tư nhân).

Sắp xếp hồ sơ theo đúng thứ tự, để dễ dàng kiểm tra và đối chiếu khi nộp tại cơ quan tiếp nhận.

Quy trình đăng ký văn phòng đại diện tại Bình Dương

Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại:

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương – bộ phận tiếp nhận hồ sơ cấp Giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện công ty nước ngoài.

Hình thức nộp:

Trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Bình Dương.

Gửi qua đường bưu điện.

Nộp hồ sơ online thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) nếu đã có tài khoản.

Thời gian xử lý và nhận kết quả

Thời gian xử lý: trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc sửa đổi, Sở sẽ thông báo bằng văn bản trong vòng 03 ngày làm việc.

Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Đăng ký mẫu dấu, mã số thuế, biển hiệu văn phòng

Sau khi có Giấy phép, văn phòng đại diện cần thực hiện các thủ tục sau:

Đăng ký mã số thuế: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi đặt văn phòng, thời gian xử lý từ 3 – 5 ngày làm việc.

Đăng ký và khắc dấu (nếu có nhu cầu): Văn phòng có thể tự khắc dấu và thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh qua mạng.

Gắn biển hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện: Biển hiệu phải ghi rõ tên văn phòng, địa chỉ, số giấy phép, thông tin người đứng đầu.

Thông báo hoạt động với Sở Kế hoạch và Đầu tư Bình Dương: Trong vòng 45 ngày kể từ ngày được cấp phép.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Việc mở văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là một bước đi chiến lược để khảo sát thị trường và mở rộng quan hệ kinh doanh. Tuy nhiên, nhà đầu tư nước ngoài cần nắm rõ các khoản chi phí cụ thể dưới đây để chủ động trong kế hoạch tài chính.

Phí nhà nước, lệ phí hành chính

Đây là các khoản phí bắt buộc phải nộp khi thực hiện thủ tục tại Sở Công Thương (đối với văn phòng đại diện thương mại) hoặc Ban Quản lý Khu công nghiệp (tùy trường hợp). Bao gồm:

Lệ phí cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện: khoảng 3.000.000 – 5.000.000 VNĐ (tùy địa phương).

Phí công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia: khoảng 300.000 VNĐ.

Phí khắc dấu và đăng ký mẫu dấu: từ 200.000 – 400.000 VNĐ.

Chi phí dịch vụ tư vấn (nếu sử dụng)

Nếu doanh nghiệp lựa chọn đơn vị pháp lý hỗ trợ toàn bộ thủ tục thành lập văn phòng đại diện, chi phí dao động từ 10.000.000 – 20.000.000 VNĐ, tùy độ phức tạp của hồ sơ và yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp (có yếu tố nước ngoài, ngành nghề đặc biệt…).

Chi phí vận hành định kỳ sau thành lập

Sau khi văn phòng đại diện được cấp phép, doanh nghiệp cần chuẩn bị các khoản chi phí vận hành hàng tháng/quý như:

Chi phí thuê văn phòng tại Bình Dương: dao động từ 5 – 30 triệu VNĐ/tháng, tùy vị trí.

Chi phí quản lý, nhân sự: bao gồm tiền lương, bảo hiểm, hợp đồng lao động (nếu có người làm việc).

Chi phí báo cáo định kỳ và tuân thủ pháp luật: thuê dịch vụ kế toán/luật sư hỗ trợ làm báo cáo hoạt động hằng năm.

Chi phí giấy phép lao động (nếu có người nước ngoài làm việc): từ 5 – 10 triệu VNĐ/người.

Tổng thể, doanh nghiệp cần dự trù từ 20 – 50 triệu VNĐ/tháng cho giai đoạn đầu vận hành văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Những lưu ý quan trọng khi vận hành văn phòng đại diện tại Bình Dương

Vận hành văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam (nói chung) và tại Bình Dương (nói riêng) cần tuân thủ nhiều quy định pháp luật nghiêm ngặt để tránh các rủi ro về hành chính hoặc pháp lý.

Phạm vi hoạt động theo pháp luật Việt Nam

Theo quy định, văn phòng đại diện công ty nước ngoài không được phép thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp (như ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa/dịch vụ…). Thay vào đó, chức năng chính bao gồm:

Giao dịch, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại.

Làm cầu nối giữa công ty mẹ và đối tác tại Việt Nam.

Hỗ trợ công ty mẹ về mặt hành chính, thông tin, truyền thông.

Do đó, doanh nghiệp cần không vượt quá thẩm quyền cho phép, tránh vi phạm pháp luật Việt Nam.

Nghĩa vụ báo cáo hoạt động định kỳ

Văn phòng đại diện phải thực hiện các báo cáo định kỳ với cơ quan nhà nước như:

Báo cáo hoạt động hàng năm gửi Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý KCN (trước ngày 30/1 hàng năm).

Kê khai, quyết toán thuế môn bài và các nghĩa vụ kế toán khác (nếu có yêu cầu).

Cập nhật thông tin khi có thay đổi về địa điểm, người đứng đầu, thông tin công ty mẹ…

Việc chậm trễ hoặc thiếu sót có thể dẫn đến xử phạt hoặc bị thu hồi Giấy phép hoạt động.

Quản lý nhân sự, lao động nước ngoài

Nếu văn phòng đại diện có sử dụng lao động nước ngoài (trong đó có người đứng đầu), cần thực hiện:

Thủ tục xin giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp phép.

Ký hợp đồng lao động và đóng bảo hiểm xã hội theo đúng quy định.

Tuân thủ Luật Lao động Việt Nam về thời giờ làm việc, lương thưởng, nghỉ phép…

Quản lý nhân sự chặt chẽ không chỉ bảo vệ quyền lợi của người lao động mà còn giúp văn phòng đại diện vận hành đúng pháp luật.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Dương

Câu hỏi thường gặp về thành lập văn phòng đại diện tại Bình Dương

Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến từ doanh nghiệp khi tìm hiểu về việc mở văn phòng đại diện tại Bình Dương – một tỉnh công nghiệp trọng điểm phía Nam:

🟧 Văn phòng đại diện có được phép kinh doanh không?

Không. Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các hoạt động như xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, đại diện giao dịch – nhưng không được phép kinh doanh sinh lợi nhuận, ký kết hợp đồng thương mại hay xuất hóa đơn. Nếu doanh nghiệp muốn hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, nên thành lập chi nhánh hoặc công ty con.

🟧 Có thể thay đổi địa chỉ văn phòng không?

Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện trong hoặc ngoài địa bàn tỉnh Bình Dương. Tuy nhiên, phải nộp hồ sơ điều chỉnh giấy phép hoạt động tại Sở Công Thương hoặc cơ quan cấp phép tương ứng. Việc thay đổi địa chỉ chỉ có hiệu lực sau khi được chấp thuận.

🟧 Sau bao lâu có thể hoạt động chính thức?

Thông thường, nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ, thời gian cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Bình Dương mất khoảng 7 – 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ. Sau khi có giấy phép, văn phòng cần tiến hành đăng ký mã số thuế và khắc dấu trước khi chính thức đi vào hoạt động.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài Bình Dương

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Dương là một cơ hội lớn giúp các doanh nghiệp quốc tế phát triển mạnh mẽ tại thị trường Việt Nam. Với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế địa phương, cơ sở hạ tầng hiện đại và môi trường đầu tư thuận lợi, Bình Dương không chỉ là một điểm đến hấp dẫn cho các nhà đầu tư mà còn là nơi lý tưởng để các công ty xây dựng mối quan hệ với đối tác và khách hàng. Việc thành lập văn phòng đại diện tại đây sẽ giúp các công ty nước ngoài mở rộng mạng lưới kinh doanh, thúc đẩy sự phát triển thương hiệu và khai thác các cơ hội từ thị trường đầy tiềm năng. Tuy nhiên, để thành công, các công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng về chiến lược và nắm bắt được những cơ hội, cũng như đối mặt với những thách thức trong quá trình hoạt động. Việc xây dựng và phát triển văn phòng đại diện tại Bình Dương sẽ là bước đệm quan trọng cho sự phát triển lâu dài của các doanh nghiệp tại Việt Nam.