Hướng dẫn hạch toán kế toán Công ty may gia công chi tiết – đầy đủ – dễ áp dụng

Hướng dẫn hạch toán kế toán Công ty may gia công là nội dung vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất – gia công hàng may mặc. Đặc thù của ngành này là phải theo dõi chặt chẽ định mức nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung cho từng mã hàng. Nếu hạch toán sai hoặc thiếu, doanh nghiệp có thể bị lỗ giả – lãi thật hoặc ngược lại. Bên cạnh đó, cơ quan thuế thường kiểm tra rất kỹ hồ sơ sản xuất của ngành may gia công, vì vậy việc ghi nhận đúng chuẩn mực kế toán là điều bắt buộc. Hướng dẫn chi tiết trong bài viết này giúp kế toán nắm rõ quy trình và cách định khoản chuẩn xác. Đây cũng là tài liệu hữu ích cho doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả quản trị.

Tổng quan về hạch toán kế toán Công ty may gia công 

Hạch toán kế toán trong doanh nghiệp may gia công đóng vai trò đặc biệt quan trọng do đặc thù sản xuất theo đơn hàng, theo mã hàng và theo từng yêu cầu kỹ thuật cụ thể của khách hàng. Khác với ngành thương mại, doanh nghiệp may gia công không trực tiếp tạo ra lợi nhuận từ bán thành phẩm mà chủ yếu thu tiền công gia công (CMT/FOB/CM). Vì vậy, kế toán cần tổ chức theo dõi nguyên vật liệu, chi phí sản xuất và giá thành một cách chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác cho từng hợp đồng.

Việc hạch toán chính xác giúp doanh nghiệp nắm được chi phí thực tế, mức độ tiêu hao, tình trạng nguyên phụ liệu, nhu cầu mua bổ sung, cũng như hiệu quả từng đơn hàng. Đồng thời, kế toán may gia công phải đáp ứng các yêu cầu về minh bạch đối với cơ quan thuế, đối tác nước ngoài và khách hàng yêu cầu chuẩn mực cao trong quản trị sản xuất. Từ năm 2025 trở đi, hệ thống văn bản pháp luật mới về kế toán – thuế tiếp tục được hoàn thiện nhằm tăng tính đồng bộ và phù hợp với hoạt động sản xuất gia công trong nước và xuất khẩu.

Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp may gia công 

Doanh nghiệp may gia công sản xuất theo đơn đặt hàng, không chủ động về mẫu mã hay nguyên vật liệu mà phụ thuộc nhiều vào yêu cầu của bên đặt hàng. Nguyên vật liệu thường được cung cấp trực tiếp bởi khách hàng hoặc doanh nghiệp nhập theo định mức đã thỏa thuận. Quy trình sản xuất trải qua nhiều công đoạn như cắt, may, hoàn thiện, đóng gói; mỗi công đoạn tạo ra bán thành phẩm cần được theo dõi riêng. Chi phí chủ yếu bao gồm chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và hao hụt nguyên vật liệu. Do đặc thù sản xuất liên tục và theo lô lớn, doanh nghiệp cần hệ thống theo dõi mã hàng, định mức và tình trạng nguyên liệu rõ ràng.

Vai trò của kế toán trong ngành may gia công 

Kế toán giữ vai trò trung tâm trong việc quản lý nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ từng mã hàng, ghi nhận chi phí và tính giá thành đơn hàng. Thông tin từ kế toán giúp doanh nghiệp kiểm soát mức tiêu hao, đánh giá năng suất lao động, kiểm soát tình trạng kho và dự trù vật tư kịp thời. Ngoài ra, kế toán còn là bộ phận đảm bảo tính minh bạch khi quyết toán thuế, báo cáo với khách hàng nước ngoài, đối tác audit hoặc khi tham gia các chương trình gia công xuất khẩu. Việc hạch toán chính xác giúp lãnh đạo đánh giá hiệu quả từng đơn hàng, tối ưu chi phí và nâng cao lợi nhuận.

Các văn bản pháp lý liên quan đến hạch toán kế toán 2025 

Năm 2025, doanh nghiệp may gia công thực hiện hạch toán theo các văn bản pháp lý quan trọng như: Luật Kế toán sửa đổi; Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp; các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) liên quan đến hàng tồn kho, chi phí sản xuất và doanh thu dịch vụ gia công; Thông tư thuế GTGT, thuế TNDN áp dụng cho hoạt động gia công; quy định về hóa đơn điện tử và quản lý kho bãi. Ngoài ra, doanh nghiệp xuất khẩu phải tuân thủ quy định của hải quan về quản lý nguyên phụ liệu theo định mức, báo cáo quyết toán và theo dõi xuất–nhập–tồn theo từng mã hàng. Việc cập nhật kịp thời những văn bản này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và nâng cao tính tuân thủ.

Quy trình kế toán trong doanh nghiệp may gia công 

Quy trình kế toán trong doanh nghiệp may gia công được xây dựng để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu, chi phí và tiến độ sản xuất theo từng mã hàng. Đây là hệ thống liên kết giữa bộ phận kho – bộ phận sản xuất – kế toán nhằm hạn chế thất thoát vật tư và đảm bảo số liệu giá thành chính xác. Trước khi sản xuất, kế toán phải căn cứ vào hợp đồng và định mức để lập kế hoạch vật tư, ghi nhận nhập kho, theo dõi xuất kho và tính toán tỷ lệ hao hụt phù hợp. Trong quá trình sản xuất, kế toán phối hợp với quản lý chuyền may theo dõi sản lượng, bán thành phẩm từng công đoạn và ghi nhận chi phí phát sinh.

Khi hoàn thành đơn hàng, kế toán đối chiếu số liệu giữa vật tư đã xuất, vật tư còn tồn, phần hao hụt và sản lượng thực tế để tính giá thành gia công. Đối với doanh nghiệp may xuất khẩu, kế toán còn phải lập báo cáo quyết toán nguyên phụ liệu, theo dõi tờ khai hải quan và chứng từ nhập khẩu theo định mức đã đăng ký. Toàn bộ quy trình cần được số hóa thông qua phần mềm kế toán – quản lý kho để đảm bảo tính đồng bộ, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý số liệu.

Quy trình nhập – xuất kho nguyên vật liệu 

Khi nhận nguyên phụ liệu, kế toán kiểm tra số lượng, chất lượng và đối chiếu chứng từ kèm theo trước khi ghi nhận vào kho. Việc xuất kho được thực hiện theo từng mã hàng dựa trên định mức được phê duyệt. Phiếu xuất kho phải có đầy đủ thông tin: mã hàng, số lượng, đơn giá và bộ phận sử dụng. Kế toán cần theo dõi nguyên liệu theo từng loại như vải, chỉ, khóa, phụ liệu đóng gói… nhằm kiểm soát tồn kho và dự báo nhu cầu vật tư tiếp theo. Tất cả giao dịch nhập – xuất phải được cập nhật kịp thời để đảm bảo số liệu tồn kho chính xác.

Theo dõi định mức và kiểm soát hao hụt 

Định mức nguyên vật liệu là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí. Kế toán phải cập nhật định mức được khách hàng hoặc phòng kỹ thuật phê duyệt, sau đó theo dõi lượng nguyên liệu xuất cho từng mã hàng. Việc đối chiếu giữa định mức và thực tế tiêu hao giúp phát hiện hao hụt bất thường, thất thoát hoặc lỗi kỹ thuật trong quá trình sản xuất. Các báo cáo này hỗ trợ ban lãnh đạo điều chỉnh quy trình, nâng cao năng suất và giảm chi phí nguyên vật liệu.

Ghi nhận chi phí sản xuất theo từng mã hàng 

Kế toán cần phân loại chi phí sản xuất theo ba nhóm chính: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Mỗi chi phí được ghi nhận theo từng mã hàng hoặc từng hợp đồng gia công. Sản lượng hoàn thành được cập nhật từ bộ phận sản xuất, sau đó kế toán tính giá thành dựa trên tổng chi phí phân bổ. Việc ghi nhận chi phí chính xác giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả từng đơn hàng, đưa ra giá chào phù hợp và tối ưu hóa lợi nhuận.

Hạch toán nguyên vật liệu trong công ty may gia công 

Trong hoạt động của các công ty may gia công, nguyên vật liệu (vải, chỉ, khuy, dây kéo…) chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc hạch toán chặt chẽ nguyên vật liệu không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn hỗ trợ xây dựng định mức sản xuất, đánh giá hiệu quả từng đơn hàng và hạn chế thất thoát trong quá trình sản xuất. Do đặc thù may gia công thường làm theo đơn hàng và mỗi khách hàng có yêu cầu kỹ thuật khác nhau, việc theo dõi nguyên vật liệu cần chi tiết theo mã đơn hàng, mã sản phẩm và từng công đoạn. Hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp may được thực hiện từ khi nhập kho, xuất kho và phân bổ chi phí theo định mức. Cách quản lý chính xác giúp doanh nghiệp minh bạch số liệu và đáp ứng các yêu cầu kiểm toán, thanh tra thuế. Dưới đây là các bước hạch toán thường gặp.

Tài khoản sử dụng 

Khi hạch toán nguyên vật liệu, công ty may gia công sử dụng chủ yếu TK 152 – Nguyên vật liệu, bao gồm vải, phụ liệu, chỉ may, nhãn mác, khuy, nút, thun… Những vật tư nhỏ lẻ phục vụ quá trình sản xuất nhưng không trực tiếp cấu thành sản phẩm được ghi nhận vào TK 153 – Công cụ dụng cụ, chẳng hạn như kéo, thước dây, bàn là, linh kiện máy may. Ngoài ra, doanh nghiệp còn dùng TK 331 – Phải trả người bán để theo dõi giá trị vật tư mua vào chưa thanh toán; TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để kết chuyển giá trị vật liệu xuất cho từng đơn hàng; TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để tập hợp chi phí sản xuất theo từng mã đơn hàng. Việc sử dụng hệ thống tài khoản rõ ràng giúp doanh nghiệp theo dõi từng loại vật tư, tránh nhầm lẫn giữa nguyên liệu chính và phụ liệu.

Định khoản nhập kho nguyên vật liệu 

Khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, kế toán thực hiện ghi nhận theo giá thực tế bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, bốc xếp và các chi phí liên quan khác. Bút toán nhập kho thường là:

Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu thực nhập

Nợ TK 133 (nếu có): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111/112/331: Thanh toán tiền mặt, chuyển khoản hoặc ghi nhận công nợ

Nếu nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp theo hợp đồng gia công, doanh nghiệp vẫn phải theo dõi số lượng và giá trị theo TK ngoài bảng (TK 003) để đảm bảo quản lý chặt chẽ và báo cáo khi có kiểm tra. Việc ghi nhận đầy đủ giúp doanh nghiệp có số liệu chính xác cho định mức sản xuất và tránh thiếu hụt vật tư trong quá trình làm hàng.

Định khoản xuất kho cho sản xuất theo định mức 

Khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, công ty may gia công thường căn cứ vào định mức tiêu hao đã được phê duyệt theo từng mẫu mã. Bút toán hạch toán như sau:

Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng đơn hàng

Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu xuất kho

Trường hợp xuất nhiều hơn hoặc ít hơn so với định mức, doanh nghiệp cần điều chỉnh và phân tích nguyên nhân để đánh giá hiệu quả sản xuất. Cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển TK 621 sang TK 154 để tập hợp chi phí cho từng đơn hàng may gia công. Việc hạch toán xuất kho theo định mức giúp doanh nghiệp kiểm soát hao hụt, tối ưu chi phí và tránh thất thoát nguyên liệu trong dây chuyền sản xuất.

Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp 

Phương pháp tính lương theo sản phẩm – theo hợp đồng 

Trong doanh nghiệp may gia công, chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn và thường được tính theo hai phương pháp chính: tính lương theo sản phẩm và tính lương theo hợp đồng. Với hình thức tính lương theo sản phẩm, mức lương được xác định dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành đạt tiêu chuẩn, nhân với đơn giá lương đã quy định. Cách này khuyến khích công nhân tăng năng suất và đảm bảo trả lương theo hiệu quả lao động. Đối với trường hợp tính lương theo hợp đồng, doanh nghiệp căn cứ vào khối lượng công việc được giao trong hợp đồng gia công để phân bổ tiền lương theo từng tổ, từng chuyền may hoặc từng công đoạn. Phương pháp này phù hợp khi công việc tính theo tổng thể hoặc khi khó xác định đơn giá sản phẩm chi tiết.

Tài khoản sử dụng 

Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, doanh nghiệp sử dụng các tài khoản kế toán chủ yếu như TK 334 – Phải trả người lao động để ghi nhận tiền lương phải trả và TK 335 – Chi phí phải trả để trích trước tiền lương hoặc các khoản chi phí liên quan đến tiền lương. Bên cạnh đó, các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN của người lao động sẽ được phản ánh qua TK 338. Việc sử dụng đúng tài khoản giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí kịp thời, chính xác và đảm bảo tính minh bạch trong việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm may gia công.

Định khoản tiền lương và các khoản trích theo lương 

Khi tính tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, kế toán thực hiện định khoản:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Có TK 334 – Phải trả người lao động.

Đối với các khoản trích theo lương như bảo hiểm và kinh phí công đoàn, kế toán ghi:

Nợ TK 622 (phần trích thuộc chi phí sản xuất),

Có TK 338 (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ).

Khi thanh toán tiền lương cho công nhân, kế toán ghi:

Nợ TK 334,

Có TK 111/112.

Việc định khoản đúng giúp doanh nghiệp phản ánh đầy đủ chi phí vào giá thành sản phẩm và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về lao động – tiền lương.

Hạch toán chi phí sản xuất chung 

Tập hợp chi phí sản xuất chung theo phân xưởng 

Trong doanh nghiệp may gia công, chi phí sản xuất chung bao gồm các khoản như lương quản lý phân xưởng, chi phí công cụ dụng cụ, khấu hao máy may, chi phí điện – nước dùng cho phân xưởng… Tất cả các chi phí này được tập hợp vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung, và được theo dõi riêng theo từng phân xưởng (phân xưởng cắt, phân xưởng may, phân xưởng hoàn thiện). Việc tập hợp chi phí theo từng phân xưởng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí phát sinh, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và phục vụ việc tính giá thành chính xác.

Phân bổ chi phí sản xuất chung theo sản lượng 

Sau khi tập hợp chi phí sản xuất chung, doanh nghiệp tiến hành phân bổ chi phí này cho từng đơn hàng, từng sản phẩm dựa trên tiêu chí phù hợp. Phổ biến nhất là phân bổ theo sản lượng sản phẩm hoàn thành, theo giờ công sản xuất, hoặc theo định mức chi phí. Với doanh nghiệp may gia công, phân bổ theo sản lượng thường được áp dụng nhiều nhất do đặc thù sản phẩm có quy trình ổn định và khối lượng lớn. Việc phân bổ đúng và hợp lý sẽ đảm bảo giá thành phản ánh chính xác chi phí thực tế, giúp doanh nghiệp xây dựng giá gia công tối ưu và có sức cạnh tranh.

Định khoản chi phí điện, nước, khấu hao, sửa chữa… 

Các khoản chi phí sản xuất chung được định khoản vào TK 627 theo từng nội dung chi phí. Ví dụ:

Chi phí điện, nước phân xưởng: Nợ TK 627, Có TK 111/112/331.

Chi phí khấu hao máy móc: Nợ TK 627, Có TK 214.

Chi phí sửa chữa máy may: Nợ TK 627, Có TK 111/112/331.

Cuối kỳ, kế toán phân bổ chi phí sản xuất chung vào giá thành sản phẩm bằng bút toán:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất dở dang,

Có TK 627.

Việc định khoản chính xác giúp doanh nghiệp may gia công phản ánh đúng chi phí, quản trị sản xuất hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch tài chính.

Tính giá thành sản phẩm may gia công 

Các phương pháp tính giá thành áp dụng: giản đơn, hệ số, đơn đặt hàng 

Trong ngành may gia công, doanh nghiệp thường áp dụng ba phương pháp tính giá thành phổ biến là phương pháp giản đơn, phương pháp hệ số và phương pháp theo đơn đặt hàng. Phương pháp giản đơn phù hợp với các cơ sở may gia công sản xuất một loại sản phẩm hoặc quy trình sản xuất không quá phức tạp. Phương pháp hệ số được áp dụng khi doanh nghiệp sản xuất nhiều sản phẩm khác nhau nhưng dùng chung nguyên vật liệu và quy trình, do đó cần quy đổi các loại sản phẩm về một đơn vị chuẩn. Trong khi đó, phương pháp theo đơn đặt hàng được sử dụng phổ biến nhất trong may gia công vì từng đơn hàng có yêu cầu kỹ thuật, quy cách may, định mức nguyên phụ liệu và chi phí riêng. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp giúp kế toán xác định đúng giá thành và báo giá chính xác cho đối tác.

Các bước tính giá thành theo từng hợp đồng may gia công 

Để tính giá thành cho từng hợp đồng may gia công, kế toán cần thực hiện một quy trình gồm nhiều bước rõ ràng. Trước hết, doanh nghiệp phải thu thập đầy đủ định mức nguyên phụ liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao máy móc và các khoản chi phí chung phân bổ cho hợp đồng. Tiếp theo, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh theo từng mã hàng, từng công đoạn may. Sau đó, xác định sản lượng hoàn thành thực tế và phân bổ chi phí phù hợp theo số lượng sản phẩm đã giao. Cuối cùng, thực hiện lập bảng tổng hợp giá thành cho từng đơn hàng, đối chiếu với bộ phận sản xuất và khách hàng trước khi ghi nhận vào sổ sách. Việc tính giá thành chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát lợi nhuận và đưa ra mức giá gia công cạnh tranh.

Các lỗi thường gặp khi tính giá thành may gia công 

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp may gia công thường gặp các sai sót khi tính giá thành, dẫn đến chênh lệch doanh thu – chi phí hoặc báo giá thiếu chính xác. Lỗi phổ biến nhất là không cập nhật đúng định mức nguyên phụ liệu theo yêu cầu của từng đơn hàng, khiến chi phí thực tế vượt dự toán. Một số đơn vị cũng phân bổ chi phí sản xuất chung chưa hợp lý, đặc biệt với các khoản chi phí khấu hao, tiền điện, chi phí quản lý xưởng. Ngoài ra, việc không theo dõi sản lượng theo từng công đoạn dẫn đến khó xác định sản phẩm hoàn thành và chi phí tương ứng. Doanh nghiệp cũng hay bỏ sót chi phí nhân công trực tiếp do không chấm công đầy đủ theo từng mã hàng. Khắc phục các lỗi này giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát và nâng cao hiệu quả kế toán giá thành.

Hạch toán doanh thu – giá vốn trong ngành may gia công 

Ghi nhận doanh thu theo hợp đồng gia công 

Trong ngành may gia công, doanh thu được ghi nhận khi doanh nghiệp hoàn thành sản phẩm theo đúng mẫu mã, quy cách và bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng. Doanh thu không tính theo giá bán sản phẩm hoàn chỉnh mà tính theo đơn giá gia công, thường bao gồm chi phí nhân công, chi phí máy móc và chi phí quản lý xưởng. Kế toán cần lập biên bản nghiệm thu sản phẩm gia công, hóa đơn giá trị gia tăng và ghi nhận doanh thu vào đúng kỳ kế toán phát sinh. Việc ghi nhận đúng thời điểm rất quan trọng, đặc biệt đối với các đơn hàng kéo dài nhiều tháng hoặc giao nhiều đợt, nhằm đảm bảo doanh thu không bị sai lệch giữa các kỳ.

Xác định giá vốn hàng gia công hoàn thành 

Giá vốn trong may gia công là toàn bộ chi phí trực tiếp và chi phí sản xuất chung phân bổ cho sản phẩm đã hoàn thành. Với mô hình gia công, doanh nghiệp thường không chịu chi phí nguyên vật liệu chính (do khách hàng cung cấp), nhưng phải tập hợp đầy đủ chi phí phụ liệu, nhân công trực tiếp, hao mòn máy may, chi phí điện, khấu hao nhà xưởng và các chi phí sản xuất khác. Kế toán phải xác định chính xác số lượng sản phẩm hoàn thành theo từng công đoạn để tính giá vốn tương ứng. Nếu doanh nghiệp tính sai giá vốn, lợi nhuận gộp sẽ bị lệch, gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động. Do đó, việc lập sổ chi tiết chi phí theo từng mã hàng và đối chiếu định kỳ là rất quan trọng.

Định khoản doanh thu – giá vốn theo từng công đoạn 

Khi hạch toán, kế toán cần thực hiện định khoản đầy đủ cho từng nghiệp vụ liên quan đến doanh thu và giá vốn. Với doanh thu gia công, doanh nghiệp ghi:

Nợ 131 / Có 511, 3331 khi xuất hóa đơn cho khách hàng.

Đối với giá vốn, tùy vào từng công đoạn sản xuất, kế toán tập hợp chi phí vào TK 154 và kết chuyển sang TK 632 khi sản phẩm hoàn thành:

Nợ 632 / Có 154 theo giá thành sản phẩm gia công.

Trong trường hợp tách lẻ theo từng công đoạn như cắt – may – hoàn thiện, chi phí sẽ được tập hợp riêng và kết chuyển lần lượt theo sản lượng hoàn thành. Cách hạch toán chi tiết này giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả từng công đoạn, từ đó cải thiện năng suất và tối ưu chi phí sản xuất.

Báo cáo thuế và hồ sơ bắt buộc trong doanh nghiệp may gia công 

Hồ sơ quản lý nguyên vật liệu theo quy định thuế 

Doanh nghiệp may gia công sử dụng lượng lớn nguyên phụ liệu như vải, chỉ, nhãn mác, khuy, dây kéo… nên việc quản lý hồ sơ vật tư theo quy định thuế là rất quan trọng. Hồ sơ quản lý nguyên vật liệu cần có đầy đủ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê, bảng theo dõi tồn kho và hợp đồng mua bán, hóa đơn đầu vào hợp pháp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu cho từng mã hàng để cơ quan thuế có cơ sở đối chiếu khi kiểm tra. Nếu nguyên vật liệu xuất dùng vượt định mức mà không có giải trình hợp lý, cơ quan thuế có thể loại chi phí hoặc ấn định thuế. Vì vậy, việc lưu trữ và cập nhật hồ sơ vật tư đầy đủ, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thuế và đảm bảo quyền lợi khi quyết toán.

Hồ sơ sản xuất – lệnh sản xuất – bảng định mức 

Trong doanh nghiệp may gia công, hồ sơ sản xuất đóng vai trò trọng tâm trong việc chứng minh tính hợp lý của chi phí. Hồ sơ này bao gồm: lệnh sản xuất, phiếu giao việc cho từng tổ, bảng định mức tiêu hao vật tư từng mã hàng, bảng phân công lao động, và biên bản nghiệm thu từng công đoạn. Lệnh sản xuất giúp xác nhận số lượng sản phẩm phải thực hiện, thời gian sản xuất, bộ phận chịu trách nhiệm. Bảng định mức nguyên phụ liệu là căn cứ để xuất kho và đối chiếu với sản lượng thực tế. Cơ quan thuế thường kiểm tra hồ sơ này khi đánh giá chi phí giá thành. Nếu doanh nghiệp không có đầy đủ lệnh sản xuất và định mức, chi phí liên quan có nguy cơ bị loại khi quyết toán thuế TNDN.

Các báo cáo thuế cần nộp hằng tháng/quý 

Doanh nghiệp may gia công phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ báo cáo thuế theo tháng hoặc quý tùy quy mô. Bao gồm: tờ khai thuế GTGT, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế TNCN cho người lao động, và các khoản bảo hiểm bắt buộc. Đối với doanh nghiệp có giao dịch xuất khẩu hoặc gia công cho đối tác nước ngoài, cần bổ sung hồ sơ chứng từ xuất khẩu, tờ khai hải quan, hợp đồng gia công để chứng minh thuế suất 0%. Cuối năm, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tài chính, tờ khai thuế TNDN, quyết toán TNCN và các phụ lục liên quan. Việc nộp đủ và đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh bị phạt chậm nộp và hạn chế rủi ro khi thanh tra thuế.

Sử dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp may gia công 

Các phần mềm phù hợp cho ngành may gia công 

Doanh nghiệp may gia công có thể sử dụng các phần mềm kế toán như MISA, FAST, Bravo hoặc phần mềm ERP chuyên ngành để đáp ứng nhu cầu quản trị sản xuất. Các phần mềm này hỗ trợ quản lý nguyên vật liệu, theo dõi định mức, kiểm soát tồn kho và cập nhật chi phí sản xuất. Đối với doanh nghiệp quy mô lớn, hệ thống ERP tích hợp sẽ phù hợp hơn vì có thể theo dõi nhiều phân xưởng, nhiều mã hàng và xử lý dữ liệu lớn.

Ứng dụng phần mềm vào quản lý định mức và giá thành 

Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp thiết lập và kiểm soát định mức nguyên vật liệu theo từng mã hàng, từng đơn hàng gia công. Phần mềm tự động tính toán giá thành dựa trên chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, từ đó giúp doanh nghiệp xác định giá gia công hợp lý và hạn chế sai sót trong tính giá thành. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp báo cáo phân tích chi phí để ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng.

Tự động hóa báo cáo kế toán – thuế 

Nhiều phần mềm kế toán hiện nay hỗ trợ tự động lập báo cáo thuế GTGT, TNCN, báo cáo hóa đơn và báo cáo tài chính theo mẫu quy định. Dữ liệu được tự động đồng bộ từ các phân hệ: kho, sản xuất, nhân sự, kế toán, giúp giảm thời gian nhập liệu và hạn chế sai sót. Doanh nghiệp may gia công nhờ đó có thể nộp báo cáo thuế đúng hạn, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tăng hiệu quả quản trị.

Dịch vụ kế toán trọn gói cho công ty may gia công của Gia Minh 

Lợi ích khi thuê kế toán trọn gói cho doanh nghiệp may 

Đối với doanh nghiệp may gia công, hệ thống kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi định mức nguyên phụ liệu, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành từng hợp đồng và lập báo cáo thuế đúng quy định. Việc thuê dịch vụ kế toán trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí so với tuyển kế toán nội bộ, đồng thời đảm bảo công việc được thực hiện bởi đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm. Các cơ sở may gia công thường có nhiều mã hàng, công đoạn và đơn hàng theo mùa vụ, vì vậy kế toán dễ sai sót nếu không am hiểu đặc thù ngành. Dịch vụ kế toán trọn gói giúp doanh nghiệp giảm rủi ro khi quyết toán thuế, kiểm soát dòng tiền và tính đúng – đủ lợi nhuận cho từng hợp đồng gia công.

Công việc Gia Minh thực hiện cho doanh nghiệp may gia công 

Gia Minh cung cấp gói dịch vụ kế toán chuyên biệt cho ngành may gia công, đảm bảo đáp ứng toàn bộ yêu cầu tài chính – thuế của doanh nghiệp. Chúng tôi thực hiện lập và theo dõi định mức nguyên phụ liệu, tập hợp chi phí theo từng mã hàng, tính giá thành sản phẩm theo hợp đồng may gia công. Đồng thời, Gia Minh phụ trách lập báo cáo thuế hàng tháng, quý; báo cáo tài chính; hồ sơ quyết toán thuế cuối năm. Với các doanh nghiệp gia công cho đối tác nước ngoài, chúng tôi hỗ trợ hạch toán ngoại tệ, theo dõi công nợ, lập hóa đơn và chứng từ đúng chuẩn xuất khẩu. Ngoài ra, Gia Minh còn tư vấn tối ưu chi phí sản xuất, phân bổ chi phí hợp lý và hoàn thiện hệ thống sổ sách theo chuẩn mực kế toán.

Cam kết hỗ trợ – bảo mật – tối ưu chi phí 

Gia Minh cam kết mang đến cho doanh nghiệp may gia công dịch vụ kế toán chính xác, minh bạch và kịp thời. Tất cả dữ liệu của doanh nghiệp được bảo mật tuyệt đối theo quy trình nội bộ, đảm bảo thông tin sản xuất và đơn hàng không bị rò rỉ. Chúng tôi luôn đồng hành lâu dài, hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi tình huống như thanh kiểm tra thuế, đối chiếu công nợ hoặc rà soát sổ sách nội bộ. Bên cạnh đó, mức chi phí dịch vụ luôn tối ưu, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, không phát sinh chi phí ẩn. Nhờ sự hỗ trợ chuyên sâu của Gia Minh, doanh nghiệp có thể tập trung toàn lực vào sản xuất – giao hàng, trong khi phần kế toán – thuế được xử lý trọn vẹn, đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.

Câu hỏi thường gặp về hạch toán kế toán Công ty may gia công 

Doanh nghiệp may gia công có cần theo dõi định mức không?

Có. Định mức nguyên phụ liệu là căn cứ quan trọng để tính giá thành, kiểm soát hao hụt và đối chiếu với số lượng thực nhận – thực xuất. Trong ngành may gia công, mỗi mã hàng có định mức riêng do khách hàng hoặc bộ phận kỹ thuật cung cấp. Kế toán phải mở sổ theo dõi định mức để so sánh với chi phí thực tế. Nếu chênh lệch vượt mức cho phép, doanh nghiệp phải phân tích nguyên nhân như lỗi kỹ thuật, sản xuất sai mẫu, hư hao ngoài định mức… Việc theo dõi định mức không chỉ giúp tính giá thành chính xác mà còn ngăn ngừa thất thoát nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất.

Chi phí gia công ngoài hạch toán thế nào?

Nhiều doanh nghiệp may thuê thêm các hộ gia công ngoài để hoàn thiện một số công đoạn như vắt sổ, thùa khuy, may chi tiết hoặc đóng gói. Các khoản chi này được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp hoặc chi phí thuê ngoài tùy tính chất hợp đồng. Kế toán cần có hợp đồng thuê gia công, bảng nghiệm thu sản phẩm, phiếu thanh toán và hóa đơn hợp lệ (nếu bên cung ứng đủ điều kiện xuất hóa đơn). Trường hợp hộ gia công cá thể không xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải lập chứng từ theo quy định, khấu trừ thuế TNCN nếu thuộc diện phải khấu trừ. Chi phí thuê gia công ngoài được tập hợp vào TK 154 để tính giá thành.

Hàng gia công chưa hoàn thành xử lý kế toán ra sao?

Hàng dở dang trong doanh nghiệp may gia công là sản phẩm đang thực hiện tại các công đoạn như cắt, may bán thành phẩm, hoàn thiện. Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải xác định số lượng và mức độ hoàn thành để tính chi phí sản xuất dở dang. Kế toán có thể áp dụng phương pháp ước tính theo tỷ lệ hoàn thành từng công đoạn hoặc ghi nhận trực tiếp nếu có hệ thống theo dõi chi tiết. Hàng dở dang được phản ánh trên TK 154, không kết chuyển sang giá vốn cho đến khi hoàn thành và bàn giao cho khách hàng. Việc quản lý hàng dở dang giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ đơn hàng và chi phí sản xuất.

Giá thành biến động có ảnh hưởng đến thuế không?

Có, nhưng tùy mức độ. Giá thành biến động lớn do thay đổi định mức, tăng chi phí nhân công, điện, khấu hao hoặc thuê ngoài có thể làm lợi nhuận tăng hoặc giảm bất thường. Cơ quan thuế thường xem xét các biến động này trong các kỳ thanh kiểm tra. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tính giá thành đúng phương pháp, có đầy đủ chứng từ chi phí hợp lệ và giải trình rõ ràng, thì sự biến động giá thành không ảnh hưởng tiêu cực đến nghĩa vụ thuế. Điều quan trọng là phải đảm bảo chi phí hợp lý – hợp lệ và phân bổ đúng đối tượng, đúng kỳ.

Hướng dẫn hạch toán kế toán Công ty may gia công không chỉ giúp kế toán nắm rõ bản chất nghiệp vụ mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý sản xuất hiệu quả hơn. Việc hạch toán đúng và đủ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu giá thành và tăng lợi nhuận. Trong bối cảnh cơ quan thuế siết chặt quản lý, doanh nghiệp càng phải xây dựng hồ sơ sản xuất minh bạch. Áp dụng đúng quy trình và chuẩn mực kế toán sẽ giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động ổn định. Gia Minh cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp may gia công từ A–Z với độ chính xác và uy tín cao. Liên hệ ngay nếu bạn cần giải pháp kế toán chuyên sâu và hiệu quả.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Giải trình hoá đơn bất hợp pháp 

Cắt tóc gội đầu đóng thuế như thế nào?

Điều kiện, thời hạn đăng ký thuế nhà thầu 

Hướng dẫn kê khai nộp thuế thay cho chủ nhà 

Chậm nộp báo cáo thuế phạt bao nhiêu tiền? – Giấy phép Gia Minh 

Hàng cho biếu tặng có được khấu trừ thuế không? 

Xử phạt vi phạm chậm thay đổi thông tin CCCD trong đăng ký thuế

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH

Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111 

Zalo: 0932 890 675

Gmail: dvgiaminh@gmail.com 

Website: giayphepgm.com – dailythuegiaminh.com