TƯ VẤN THÀNH LẬP THÊM VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI TT HUẾ

742
30/08/2025

Rate this post

TƯ VẤN THÀNH LẬP THÊM VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI TT HUẾ

Trên đây là những yếu tố cần có để tạo nên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mới Thành lập văn phòng đại diện. Để tránh được các rủi ro về thủ tục pháp lý thì hãy liên hệ với Gia Minh để được Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại TT Huế hay Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cũng như Những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp để có dịch vụ tốt nhất.

Tổng quan về tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại TT Huế

Văn phòng đại diện là gì và vai trò trong doanh nghiệp

Văn phòng đại diện là một bộ phận của doanh nghiệp, không trực tiếp tham gia kinh doanh nhưng giữ vai trò hỗ trợ nghiên cứu thị trường, chăm sóc khách hàng và quảng bá thương hiệu. Văn phòng này giúp công ty mẹ nắm bắt nhu cầu thực tế tại địa phương, tạo kênh liên hệ gần gũi với khách hàng và đối tác, đồng thời hỗ trợ trụ sở chính trong việc triển khai các chiến dịch marketing và phát triển quan hệ đối ngoại.

Ví dụ thực tế: Một công ty thương mại mở thêm văn phòng đại diện tại TT Huế để thuận tiện gặp gỡ khách hàng khu vực miền Trung. Văn phòng này không bán hàng trực tiếp nhưng thực hiện khảo sát thị trường, thu thập phản hồi khách hàng và phối hợp với đội kinh doanh trụ sở chính. Nhờ vậy, công ty có thể điều chỉnh sản phẩm phù hợp với thị hiếu địa phương mà không cần mở cửa hàng hoặc kho bãi lớn.

Lợi ích khi mở thêm văn phòng đại diện

Việc mở văn phòng đại diện mang lại nhiều lợi ích thực tế:

Tiếp cận thị trường mới nhanh chóng: Văn phòng giúp công ty nắm bắt nhu cầu khách hàng và đối tác tại khu vực địa phương, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.

Tăng cường chăm sóc khách hàng: Nhân viên tại địa phương có thể phản hồi kịp thời, giải quyết vấn đề nhanh chóng và tạo ấn tượng tích cực với khách hàng.

Giảm áp lực quản lý từ trụ sở chính: Phân tán công việc như khảo sát thị trường, chăm sóc khách hàng, triển khai marketing giúp trụ sở chính tập trung vào các quyết định chiến lược.

Ví dụ minh họa: Một công ty logistics mở thêm văn phòng tại TT Huế để quản lý đơn hàng và hỗ trợ khách hàng miền Trung. Nhờ có văn phòng đại diện, thời gian xử lý đơn hàng rút ngắn, chi phí vận chuyển giảm 15–20%, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Điều kiện và cơ sở pháp lý

Doanh nghiệp đủ điều kiện thành lập thêm văn phòng đại diện

Để mở thêm văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản nhằm đảm bảo hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Trước hết, công ty phải là doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam, với giấy phép kinh doanh còn hiệu lực. Điều này chứng minh công ty đang hoạt động đúng ngành nghề đã đăng ký, và có quyền mở văn phòng đại diện tại các địa phương khác.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Thêm vào đó, doanh nghiệp thường phải hoạt động ít nhất 1 năm hoặc chứng minh đủ năng lực tài chính để duy trì văn phòng mới. Điều kiện này giúp cơ quan quản lý đánh giá năng lực quản trị và tránh việc thành lập văn phòng chỉ trên giấy, không có hoạt động thực tế.

Ví dụ thực tế: Một công ty tư vấn tại TP.HCM quyết định mở thêm văn phòng đại diện sau khi báo cáo tài chính năm đầu tiên được kiểm toán. Nhờ chứng minh doanh nghiệp có năng lực tài chính và minh bạch trong quản trị, hồ sơ được Sở Kế hoạch & Đầu tư xử lý nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro bị trả lại.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các yếu tố khác như: có người quản lý văn phòng đại diện đáp ứng tiêu chuẩn, địa điểm hoạt động hợp pháp, và không đang trong quá trình xử lý vi phạm pháp luật. Tuân thủ các điều kiện này giúp tăng khả năng hồ sơ được duyệt ngay lần đầu.

Cơ sở pháp lý và quy định hiện hành

Việc thành lập thêm văn phòng đại diện dựa trên cơ sở pháp lý hiện hành. Luật quan trọng nhất là Luật Doanh nghiệp 2020, quy định quyền mở văn phòng đại diện của công ty mẹ, quyền hạn của trưởng văn phòng đại diện, và trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động.

Bên cạnh đó, các Nghị định hướng dẫn chi tiết về đăng ký văn phòng đại diện quy định hồ sơ cần nộp, trình tự xử lý và điều kiện bổ sung. Các giấy tờ quan trọng bao gồm: quyết định thành lập văn phòng, danh sách người quản lý, bản sao giấy phép kinh doanh của công ty mẹ và giấy tờ chứng minh địa điểm hoạt động hợp pháp.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp tại Hà Nội bị trả hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện tại Đà Nẵng do chưa bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện hợp pháp. Sau khi bổ sung quyết định bổ nhiệm người quản lý theo đúng quy định, hồ sơ mới được Sở Kế hoạch & Đầu tư chấp thuận.

Như vậy, nắm chắc cơ sở pháp lý và các quy định hướng dẫn giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian đăng ký, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo văn phòng đại diện hoạt động hợp pháp, hiệu quả.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ pháp lý

Khi doanh nghiệp chuẩn bị thành lập văn phòng đại diện, hồ sơ pháp lý là bước nền tảng quyết định thời gian và hiệu quả hoàn tất thủ tục. Trước hết, công ty mẹ cần lập quyết định thành lập văn phòng đại diện, nêu rõ tên văn phòng, địa chỉ, phạm vi hoạt động và người đứng đầu. Quyết định này phải có chữ ký của Giám đốc hoặc Chủ tịch công ty mẹ. Thiếu chữ ký sẽ khiến hồ sơ bị trả lại, gây trì hoãn tiến trình.

Tiếp theo, doanh nghiệp phải chuẩn bị thông báo đăng ký hoạt động với Sở Kế hoạch và Đầu tư, trong đó ghi rõ ngành nghề hoạt động và địa chỉ văn phòng. Đồng thời, cần nộp danh sách người quản lý văn phòng đại diện, gồm họ tên, chức danh và quyền hạn cụ thể.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp tại Hà Nội từng phải chỉnh sửa hồ sơ 2 lần do thiếu chữ ký Giám đốc công ty mẹ, dẫn đến việc kéo dài thời gian hoàn tất thủ tục thêm 7 ngày. Kinh nghiệm từ tình huống này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý đầy đủ và chính xác ngay từ đầu.

Hồ sơ thuế

Sau khi hồ sơ pháp lý được duyệt, bước tiếp theo là hồ sơ thuế để văn phòng đại diện hoạt động hợp pháp về mặt tài chính. Văn phòng cần thông báo đăng ký mã số thuế (MST) và kê khai thuế ban đầu nếu có phát sinh hoạt động. Việc này giúp cơ quan thuế quản lý và cấp MST riêng cho văn phòng đại diện, đồng thời tránh các rủi ro liên quan đến thuế trong quá trình vận hành.

Ví dụ: Văn phòng tại TT Huế khi thành lập phải nộp mẫu 01/ĐK-VPDD để cơ quan thuế cấp MST riêng. Nếu doanh nghiệp bỏ qua bước này hoặc nộp hồ sơ chưa đầy đủ, văn phòng sẽ không thể phát hành hóa đơn, kê khai thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính hợp pháp, dẫn đến rủi ro bị xử phạt.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ kê khai thuế ban đầu cho các khoản phát sinh, đảm bảo văn phòng đại diện đi vào hoạt động ngay mà không bị gián đoạn. Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy, chuẩn bị đồng bộ hồ sơ pháp lý và hồ sơ thuế từ đầu giúp rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý.

Quy trình thành lập thêm văn phòng đại diện

Trình tự đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại TT Huế bắt đầu bằng việc nộp hồ sơ đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương. Doanh nghiệp có thể chọn nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tùy điều kiện và thói quen làm việc. Hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ quan trọng như quyết định thành lập văn phòng đại diện, danh sách người quản lý, địa chỉ văn phòng, giấy tờ chứng thực của công ty mẹ.

Thời gian xử lý hồ sơ thường dao động từ 5–10 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp phải chỉnh sửa hồ sơ do thiếu chữ ký, chưa cập nhật giấy phép kinh doanh mới nhất, hoặc sai thông tin người đại diện. Ví dụ: Một công ty thương mại tại TP.HCM mất thêm 3 ngày chỉnh sửa hồ sơ vì thiếu bản sao giấy phép kinh doanh, trong khi nếu chuẩn bị đầy đủ từ đầu, thời gian xử lý chỉ mất 5 ngày.

Bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện

Sau khi hồ sơ đăng ký được chấp thuận, bước tiếp theo là bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện. Trưởng văn phòng chịu trách nhiệm pháp lý, quản lý hoạt động của văn phòng, bao gồm chăm sóc khách hàng, khảo sát thị trường và phối hợp với trụ sở chính. Người này cũng có quyền ký hợp đồng lao động với nhân sự, quản lý ngân sách và báo cáo định kỳ cho công ty mẹ.

Ví dụ thực tế: Một công ty logistics mở văn phòng đại diện tại TT Huế đã bổ nhiệm trưởng văn phòng có kinh nghiệm vận hành tại địa phương. Nhờ phân quyền rõ ràng, trụ sở chính giảm bớt áp lực quản lý, các quyết định vận hành được thực hiện nhanh chóng tại địa phương, giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao hiệu quả dịch vụ.

Thông báo với cơ quan thuế và các bên liên quan

Sau khi văn phòng đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế và các bên liên quan để cập nhật Mã số thuế, địa chỉ liên lạc và các thông tin về hoạt động của văn phòng. Mặc dù văn phòng không kinh doanh trực tiếp, việc này đảm bảo tuân thủ pháp luật, minh bạch với cơ quan nhà nước và đối tác.

Ví dụ minh họa: Một công ty dịch vụ tại Hà Nội chuẩn bị trước hồ sơ thuế đầy đủ trước khi nộp đăng ký văn phòng đại diện tại TT Huế. Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được 7 ngày xử lý so với các trường hợp phải bổ sung hồ sơ thuế sau khi văn phòng đi vào hoạt động. Đây là minh chứng rõ ràng về tầm quan trọng của việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý – thuế đồng bộ, giúp văn phòng vận hành suôn sẻ ngay từ đầu.

Lưu ý quan trọng khi mở thêm văn phòng đại diện

Chọn địa điểm phù hợp

Việc lựa chọn địa điểm mở văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và tiếp cận khách hàng. Doanh nghiệp cần cân nhắc ba yếu tố chính: thuận tiện giao thông, gần khách hàng mục tiêu, và chi phí hợp lý. Một vị trí dễ tiếp cận giúp khách hàng, đối tác và nhân viên di chuyển thuận lợi, đồng thời tạo ấn tượng chuyên nghiệp về hình ảnh doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, địa điểm còn gắn với chiến lược mở rộng thị trường. Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn phát triển tại khu vực miền Trung, nên chọn các thị xã hoặc trung tâm tỉnh, nơi tập trung nhiều khách hàng tiềm năng, cơ sở hạ tầng tốt và mức chi phí thuê hợp lý.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp dịch vụ muốn mở văn phòng đại diện tại TT Huế. Khu vực này thuận tiện giao thông, gần các khách hàng doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, đồng thời chi phí thuê văn phòng hợp lý. Nhờ đó, văn phòng đại diện nhanh chóng đi vào hoạt động và hỗ trợ mở rộng thị trường miền Trung hiệu quả.

Quản lý nhân sự và hợp đồng

Ngoài việc chọn địa điểm, quản lý nhân sự và hợp đồng là yếu tố quan trọng để văn phòng đại diện hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Doanh nghiệp cần bổ nhiệm người đại diện pháp luật cho văn phòng, đảm bảo người này có quyền hạn ký kết hợp đồng và điều hành hoạt động hàng ngày.

Đồng thời, việc ký hợp đồng lao động hợp pháp với trưởng văn phòng và các nhân sự chủ chốt giúp giảm rủi ro pháp lý. Hợp đồng cần nêu rõ quyền hạn, trách nhiệm, chế độ lương thưởng, thời hạn hợp đồng và các điều khoản chấm dứt.

Ví dụ thực tế: Một công ty tại Huế đã tránh được rủi ro pháp lý khi trưởng văn phòng ký hợp đồng lao động chuẩn hóa, nêu rõ quyền hạn đại diện pháp luật và chế độ đãi ngộ. Nhờ đó, các giao dịch với khách hàng và đối tác diễn ra suôn sẻ, văn phòng đại diện hoạt động ổn định mà không gặp vấn đề pháp lý.

Chi phí và thời gian thực tế

Chi phí thành lập

Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần dự toán các khoản chi phí chính để quản lý ngân sách hiệu quả. Trước hết là phí dịch vụ nếu sử dụng bên tư vấn trọn gói, giúp chuẩn bị hồ sơ và đại diện nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Tiếp theo là lệ phí nhà nước, bao gồm lệ phí nộp hồ sơ, công chứng văn bản và phí cấp giấy chứng nhận hoạt động.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải tính đến chi phí văn phòng ban đầu, như thuê địa điểm, trang thiết bị cơ bản, điện nước và các chi phí vận hành ban đầu. Thực tế cho thấy, nếu không dự trù kỹ, nhiều doanh nghiệp dễ bị đội chi phí do phát sinh các khoản như in ấn hồ sơ, công chứng bổ sung hoặc đăng ký con dấu. Kinh nghiệm thực tế: doanh nghiệp tại TT Huế ước tính tổng chi phí ban đầu khoảng 5–10 triệu đồng khi tự thực hiện và khoảng 15–20 triệu đồng nếu sử dụng dịch vụ trọn gói.

Thời gian hoàn tất

Về thời gian hoàn tất thủ tục, nếu hồ sơ đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp có thể nhận giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện trong khoảng 10–20 ngày làm việc. Thời gian này bao gồm việc thẩm định hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, cấp giấy phép và đăng ký thuế ban đầu nếu có phát sinh hoạt động.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp tình huống hồ sơ thiếu chữ ký, thông tin không thống nhất giữa công ty mẹ và văn phòng đại diện, hoặc hợp đồng thuê chưa đầy đủ, dẫn đến bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian thêm vài ngày đến 2 tuần. Do đó, chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng ngay từ đầu là yếu tố quan trọng để rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục và đi vào hoạt động nhanh chóng.

Kinh nghiệm thực tế giúp thành lập nhanh chóng

Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng

Một trong những yếu tố quan trọng để rút ngắn thời gian thành lập văn phòng đại diện tại TT Huế là chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác từ đầu. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các giấy tờ quan trọng như quyết định thành lập văn phòng, danh sách người quản lý, giấy tờ chứng thực công ty mẹ, hợp đồng thuê văn phòng và các thông báo pháp lý liên quan.

Ví dụ thực tế: Một công ty sản xuất thiết bị điện tại TT Huế đã lập danh sách kiểm tra hồ sơ trước khi nộp. Nhờ việc chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp hoàn tất thủ tục trong vòng 7 ngày, không bị trả lại hồ sơ hay phải chỉnh sửa bổ sung, tiết kiệm thời gian và chi phí so với các doanh nghiệp khác mất thêm nhiều ngày để hoàn thiện giấy tờ.

Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp

Ngoài việc tự chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo tất cả bước từ đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư đến thông báo với cơ quan thuế được thực hiện đúng quy định và nhanh chóng. Dịch vụ này hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn điền thông tin chính xác, tư vấn về thủ tục pháp lý và quản lý nhân sự.

Ví dụ minh họa: Một doanh nghiệp tại TT Huế đã sử dụng dịch vụ trọn gói để mở văn phòng đại diện. Nhờ vậy, toàn bộ thủ tục được hoàn tất nhanh hơn 10 ngày so với tự làm thủ tục, hồ sơ chính xác, đầy đủ và văn phòng đi vào hoạt động sớm, giúp doanh nghiệp tập trung ngay vào việc mở rộng thị trường và chăm sóc khách hàng.

Hồ sơ thành lập thêm văn phòng đại diện tại TT Huế

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thông báo lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện: có giấy chứng nhận hoạt động riêng, có dấu của văn phòng, chỉ được phép giao dịch, phát triển thương hiệu, không được phép kinh doanh và xuất hóa đơn, không phải kê khai thuế.

Tương tự văn phòng đại diện, chi nhánh cũng là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng ủy quyền cho doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Ưu điểm của việc thành lập chi nhánh là gì?

Ưu điểm của việc thành lập chi nhánh là chi nhánh được hoạt động kinh doanh như công ty mẹ, được quyền đăng ký con dấu riêng, thay công ty mẹ ký hợp đồng kinh tế. Chi nhánh cũng có thể phải kê khai nộp thuế riêng như một đơn vị độc lập nếu đăng ký là chi nhánh hạch toán độc lập. Đối với chi nhánh hạch toán độc lập, cuối năm chi nhánh cần lập báo cáo tài chính cho hoạt động của mình.

Như vậy, theo chúng tôi, nếu công ty có nhiều hoạt động kinh doanh và cần mở rộng phát triển kinh doanh ở Hồ Chí Minh, bạn nên mở một chi nhánh để thuận tiện trong việc giao kết hợp đồng với khách hàng cũng như thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Việc hoạt động độc của chi nhánh giúp thuận tiện cho khách hàng khi chỉ cần đến chi nhánh gần nhất để giao dịch và ký hợp đồng thay vì phải đến trực tiếp trụ sở chính của công ty ở Hà Nội. Trái lại, nếu không có nhu cầu phát triển kinh doanh ở Hồ Chí Minh, bạn chỉ cần thành lập văn phòng đại diện để tránh phải thực hiện kê khai thuế riêng rẽ.

Đọc thêm:

Thành lập văn phòng đại diện nên Luật Gia Minh cung cấp cho bạn một số thông tin sơ lược như sau:

Điều kiện về tên và trụ sở:

Tên Văn phòng đại diện:
Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở địa điểm kinh doanh.
Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Trụ sở của Văn phòng đại diện:
Không được là chung cư/ tập thể.
Có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:

Hợp đồng thuê văn phòng,
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.
Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

Bước 1: Xin Giấy chứng nhận hoạt động

Hồ sơ gồm:

Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT;
Biên bản, quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ CMND / Hộ chiếu công chứng người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp; (Phụ lục II-18, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư;, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung; cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung; đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư;, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương;

Nơi nộp: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư TT Huế hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết: 03 -05 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ cấp giấy chứng nhận.

Lệ phí: 100.000 đồng

Bước 2: Làm dấu của Văn phòng đại diện

Bước 3: Thông báo mẫu dấu văn phòng đại diện

Bảng giá thành lập thêm văn phòng đại diện tại TT Huế

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Quy đinh về thuế môn bài của văn phòng đại diện

Theo Nghị định 139/2016 của Chính phủ có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

Theo quy định của pháp luật thì văn phòng đại diện không được hoạt động sản xuất kinh doanh, Theo đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.

Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện

Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm cho nhân viên đều được.

Câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?

Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh nên không phải đóng thuế môn bài.

Văn phòng đại diện được phát sinh hoạt động kinh doanh không?

Không, văn phòng đại diện chỉ thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT không?

Vì không được phát sinh hoạt động kinh doanh nên văn phòng đại diện không thể phát hành và xuất hóa VAT.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Không, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.

Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào?

Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể trong Thông tư số 47/2019/TT-BTC.

000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).
Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, phí công bố 100.000 đồng.

Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc công ty hoặc người được giám đốc công ty bổ nhiệm.

Các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện?

Treo biển tại văn phòng đại diện
Biển hiệu có các thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.
Thay đổi thông tin văn phòng đại diện
Nếu có bất cứ thay đổi nào có liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện phải làm thủ tục thay đổi.
Thủ tục thay đổi văn phòng đại diện được thực hiện tại: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Về nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện, Gia Minh xin thông tin như sau:

Lệ phí môn bài: Nếu văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

Đọc thêm: Các loại thuế doanh nghiệp cần phải nộp hiện nay

Thuế giá trị gia tăng: Văn phòng không trực tiếp bán hàng;, không phát sinh doanh thu thì Công ty kê khai tập trung tại trụ sở chính. Các hóa đơn đầu vào liên quan đến chi phí hoạt động của Văn phòng; (mang tên, mã số thuế của Văn phòng) Công ty được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện về khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Thuế Thu nhập cá nhân: Nếu Công ty trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động làm việc tại; Văn phòng thì Công ty có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN tập trung tại Công ty. Trường hợp Văn phòng trực tiếp chi trả lương; cho người lao động thì Văn phòng phải thực hiện đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý Văn phòng.

Thuế Thu nhập doanh nghiệp: Văn phòng đại diện hạch toán phụ thuộc, không phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh thì không phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.

Kết luận

Lợi ích khi thành lập thêm văn phòng đại diện đúng quy định

Việc mở thêm văn phòng đại diện tại TT Huế đúng quy định pháp luật mang lại nhiều lợi ích thực tiễn. Doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới nhanh chóng, chăm sóc khách hàng hiệu quả, và nâng cao uy tín thương hiệu. Đồng thời, tuân thủ pháp luật giúp tránh rủi ro xử phạt hành chính, củng cố niềm tin đối tác và cơ quan quản lý. Văn phòng đại diện hoạt động như một công cụ hỗ trợ trụ sở chính, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường mà không phải đầu tư quá nhiều vào cơ sở hạ tầng.

Lời khuyên giúp hoàn tất thủ tục nhanh chóng, chính xác

Để thủ tục hoàn tất nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp nên:

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác, kiểm tra kỹ giấy tờ pháp lý của công ty mẹ và người quản lý văn phòng.

Bổ nhiệm trưởng văn phòng có kinh nghiệm để quản lý các hoạt động khảo sát, chăm sóc khách hàng và phối hợp với trụ sở chính.

Tuân thủ giới hạn hoạt động của văn phòng đại diện, tránh ký hợp đồng hay thực hiện giao dịch kinh doanh trực tiếp.

Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp nếu cần, giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro hồ sơ bị trả lại.

Ví dụ: Một công ty dịch vụ tại TT Huế sử dụng dịch vụ trọn gói, chuẩn bị hồ sơ và thông báo thuế đầy đủ. Kết quả là thủ tục hoàn tất trong vòng 7 ngày, nhanh hơn nhiều so với cách tự làm thủ tục trước đây, giúp văn phòng đi vào hoạt động kịp thời và doanh nghiệp tập trung phát triển thị trường hiệu quả.