Thành lập công ty phần mềm tại Bắc Giang – Hồ sơ, quy trình, thuế & ưu đãi 2025

Thành lập công ty phần mềm tại Bắc Giang là một bước đi chiến lược cho các doanh nghiệp công nghệ muốn khai thác tiềm năng của thị trường đang phát triển mạnh mẽ tại khu vực này. Bắc Giang không chỉ là một tỉnh có tốc độ phát triển công nghiệp nhanh mà còn có nguồn nhân lực trẻ, năng động và được đào tạo bài bản. Việc mở một công ty phần mềm tại đây sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng nguồn lao động chất lượng với chi phí hợp lý, đồng thời đón đầu xu hướng chuyển đổi số. Hơn nữa, chính quyền địa phương cũng có nhiều chính sách hỗ trợ doanh nghiệp công nghệ cao, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững. Không chỉ phục vụ khách hàng trong tỉnh, một công ty phần mềm tại Bắc Giang còn có thể mở rộng thị trường ra các tỉnh lân cận và vươn xa hơn. Với tiềm năng và cơ hội lớn, việc thành lập công ty phần mềm tại đây hứa hẹn sẽ mang lại nhiều lợi ích và thành công cho các nhà đầu tư.

Tổng quan hệ sinh thái công nghệ tại Bắc Giang

Bắc Giang đang dịch chuyển từ “công xưởng sản xuất” sang điểm đến công nghệ với nhu cầu số hóa sâu trong sản xuất, thương mại và dịch vụ công. Động lực chính đến từ cụm KCN Quang Châu, Vân Trung, Đình Trám, Song Khê–Nội Hoàng và các CCN vệ tinh, nơi doanh nghiệp FDI–SME cần ERP, MES, WMS, e-invoice, e-contract, RPA để tối ưu chi phí. Lợi thế địa lý gần Hà Nội – Bắc Ninh – Thái Nguyên – Lạng Sơn giúp tiếp cận nhanh nhân lực, nhà cung ứng phần mềm – phần cứng, trung tâm dữ liệu khu vực và sân bay Nội Bài cho hoạt động triển khai–bảo hành. Hệ sinh thái đang mở rộng theo ba trục: (1) lực lượng CNTT trẻ và dịch chuyển từ các tỉnh lân cận; (2) hạ tầng mạng – văn phòng linh hoạt – coworking phù hợp startup/SME; (3) nhu cầu B2B/B2G cho chuyển đổi số công nghiệp, chính quyền số và đô thị thông minh. Các doanh nghiệp công nghệ có thể thử nghiệm mô hình hybrid: kỹ sư onsite tại KCN kết hợp đội remote ở Hà Nội/Đà Nẵng, bảo đảm SLA. Xu hướng dịch vụ tăng nhanh gồm tư vấn chuyển đổi số ngành sản xuất, an ninh mạng, dữ liệu – BI, tự động hóa quy trình, đào tạo kỹ năng số cho khối vận hành. Với chi phí vận hành cạnh tranh, hạ tầng mạng ổn định và thị trường công nghiệp lớn, Bắc Giang trở thành “bệ phóng” phù hợp cho startup sản phẩm, studio gia công phần mềm và nhà tích hợp hệ thống.

Nguồn nhân lực CNTT & chi phí vận hành

Nguồn nhân lực CNTT tại Bắc Giang kết hợp giữa lực lượng địa phương (lập trình web/app, hỗ trợ hạ tầng, vận hành hệ thống) và lao động dịch chuyển từ Hà Nội–Bắc Ninh (kỹ sư giải pháp, kiến trúc sư dữ liệu, an ninh mạng). Mức chi phí vận hành (lương, văn phòng, tiện ích) thường thấp hơn các đô thị trung tâm, giúp doanh nghiệp tối ưu tổng chi phí sở hữu (TCO) cho đội kỹ thuật và SLA triển khai gần nhà máy. Doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình 2–3 người/nhà máy cho ca vận hành, còn đội phân tích–phát triển làm việc từ xa. Chính sách đào tạo tại chỗ (ERP/MES/WMS, DevOps, bảo mật) giúp nâng cấp kỹ năng nhanh, giảm phụ thuộc vào nhân sự cấp cao. Kênh tuyển dụng hiệu quả: liên kết trường nghề/đại học lân cận, cộng đồng dev và chương trình thực tập–cam kết việc làm.

Hạ tầng mạng, văn phòng, coworking, KCN/CCN lân cận

Hạ tầng mạng tại Bắc Giang ổn định với băng thông quang, data center khu vực và các điểm POP thuận lợi kết nối về Hà Nội. Không gian làm việc đa dạng: văn phòng truyền thống tại TP. Bắc Giang cho đội core, coworking linh hoạt cho startup/nhóm dự án ngắn hạn, vệ tinh onsite ở KCN để hỗ trợ ca sản xuất. Gần các KCN/CCN lân cận của Bắc Ninh – Thái Nguyên – Hải Dương cho phép bao phủ dịch vụ theo bán kính di chuyển dưới 90 phút, giảm thời gian phản hồi sự cố. Doanh nghiệp nên thiết lập chuẩn an toàn thông tin (VPN, MFA, DLP), phòng lab mini để test tích hợp PLC/IoT và kho thiết bị dự phòng ngay tại địa bàn, đảm bảo RTO/RPO phù hợp hợp đồng dịch vụ.

Cơ hội B2B/B2G và thị trường dịch vụ phần mềm

Nhu cầu B2B tập trung vào ERP/MES/WMS, BI/Analytics, e-invoice, e-contract, HRM, tích hợp IoT–PLC cho sản xuất thông minh, và an ninh mạng cho chuỗi cung ứng. Khối B2G ưu tiên chuyển đổi số chính quyền, dịch vụ công trực tuyến, dữ liệu mở, đô thị thông minh. Doanh nghiệp công nghệ có thể định vị theo ngách công nghiệp (điện tử, cơ khí, dệt may) với gói giải pháp – SLA rõ ràng, tận dụng lợi thế chi phí – tốc độ triển khai để mở rộng sang tỉnh lân cận và xuất khẩu dịch vụ.

Lựa chọn loại hình & cấu trúc vốn cho công ty phần mềm

Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp và xây dựng cấu trúc vốn phù hợp ngay từ đầu đóng vai trò quan trọng đối với các công ty phần mềm, bởi lĩnh vực này mang tính chất đặc thù: không yêu cầu nhiều tài sản hữu hình, phụ thuộc vào chất xám và nhân sự kỹ thuật, dễ phát triển mở rộng nhanh hoặc gọi vốn đầu tư. Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần chọn mô hình phù hợp với mục tiêu: tự vận hành nội bộ – gọi vốn – hợp tác cổ đông – phân chia quyền lực, lợi nhuận và quản trị minh bạch.

TNHH 1TV, TNHH 2TV hay Cổ phần – tiêu chí lựa chọn

Loại hình          Ưu điểm          Hạn chế            Phù hợp với

TNHH 1 thành viên      Dễ quản lý, toàn quyền quyết định, thủ tục đơn giản    Khó gọi vốn, không chia cổ phần            Công ty mới, doanh nghiệp gia đình, freelancer chuyển thành pháp nhân

TNHH 2 thành viên trở lên        Tối đa 50 thành viên, góp vốn linh hoạt, an toàn pháp lý Quy trình chuyển nhượng vốn cần thông báo   Dự án phần mềm có 2–5 đồng sáng lập

Công ty Cổ phần (JSC) Dễ gọi vốn, phát hành cổ phần, chia ESOP cho nhân sự Quản trị phức tạp, phải có Đại hội cổ đông  Startup công nghệ, cần gọi vốn, scale-up

👉 Nếu mục tiêu “làm gọn – nhanh – ít người tham gia”: chọn TNHH.

👉 Nếu định hướng gọi vốn, ESOP, lên sàn: chọn công ty Cổ phần.

Vốn điều lệ, quyền biểu quyết, ESOP cho nhân sự chủ chốt

Vốn điều lệ: công ty phần mềm không yêu cầu vốn pháp định nên có thể đăng ký từ 100 triệu – 1 tỷ tùy chiến lược thuế và uy tín với đối tác.

Quyền biểu quyết & tỷ lệ sở hữu: cần thể hiện trong điều lệ; cổ đông sáng lập nên giữ trên 51% để kiểm soát doanh nghiệp.

ESOP (Employee Stock Ownership Plan): dùng để giữ chân nhân sự chủ chốt (CTO, Tech Lead, Product Owner), thường chiếm 5–20% tổng cổ phần, nhưng chỉ được thực hiện khi doanh nghiệp là công ty cổ phần.

Người đại diện theo pháp luật & mô hình quản trị

Có thể là CEO, Giám đốc, Chủ tịch HĐQT hoặc Chủ tịch công ty (với TNHH).

Phải cư trú hợp pháp tại Việt Nam, chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật.

Startup công nghệ thường áp dụng mô hình: CEO điều hành – CTO kỹ thuật – COO vận hành – CFO tài chính, hoặc Hội đồng quản trị + Ban Giám đốc với công ty cổ phần.

Mã ngành phần mềm theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg

6201 – Lập trình máy vi tính; 6202 – Tư vấn máy tính và quản trị hệ thống

6201 – Lập trình máy vi tính: bao gồm thiết kế, lập trình, kiểm thử và triển khai phần mềm theo yêu cầu hoặc sản phẩm đóng gói (web/app mobile/desktop, SaaS), phát triển module, API, middleware, embedded… Có thể ghi rõ phạm vi: phát triển phần mềm theo đơn đặt hàng; xuất khẩu phần mềm; cung cấp, vận hành, bảo trì, cập nhật, nâng cấp. Khuyến nghị mô tả ngành nghề khi đăng ký: “Phát triển, gia công, xuất khẩu phần mềm; cung cấp dịch vụ bảo trì, tích hợp và chuyển giao công nghệ phần mềm.”

6202 – Tư vấn máy tính và quản trị hệ thống: bao gồm khảo sát – thiết kế kiến trúc hạ tầng CNTT, tư vấn chuyển đổi số, lựa chọn nền tảng, bảo mật, tối ưu hiệu năng; dịch vụ quản trị hệ thống mạng, máy chủ, cơ sở dữ liệu, điện toán đám mây (IaaS/PaaS), DevOps/SRE, SOC/NOC, sao lưu – khôi phục thảm họa. Khi đăng ký có thể ghi: “Tư vấn giải pháp CNTT; dịch vụ quản trị, vận hành hệ thống, hạ tầng và bảo mật; hỗ trợ kỹ thuật từ xa – tại chỗ.” Hai mã này thường là trụ cột cho doanh nghiệp phần mềm, phù hợp cả mô hình B2B và xuất khẩu dịch vụ.

6209 – Hoạt động dịch vụ CNTT khác; 6311/6312 – Xử lý dữ liệu & cổng thông tin (khi cần)

6209 – Hoạt động dịch vụ CNTT khác: nhóm “mở rộng” cho các dịch vụ không nằm trọn 6201/6202, như kiểm thử độc lập, bảo trì phần mềm/hệ thống, triển khai RPA, đào tạo sử dụng phần mềm, tích hợp hệ thống, cho thuê giấy phép (licensing) đi kèm dịch vụ kỹ thuật. Gợi ý mô tả: “Dịch vụ CNTT khác: kiểm thử – bảo trì – tích hợp – đào tạo, chuyển giao công nghệ.”

6311 – Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan: phù hợp khi doanh nghiệp vận hành trung tâm dữ liệu, dịch vụ hosting, lưu trữ, CDN, backup, xử lý big data.

6312 – Cổng thông tin: áp dụng khi vận hành nền tảng/portal: sàn dịch vụ số, trang tin tổng hợp, chợ ứng dụng, cộng đồng trực tuyến (không bao gồm mạng xã hội/hoạt động có điều kiện đặc thù). Khi dùng 6311/6312, nên rà điều kiện pháp lý bổ sung (thông báo/giấy phép trang thông tin điện tử tổng hợp, an toàn thông tin) và cập nhật chính sách bảo mật – điều khoản sử dụng nếu cung cấp dịch vụ trực tuyến cho người dùng.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phần mềm & chuẩn nộp trực tuyến

Giấy đề nghị, Điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ pháp lý

Bộ hồ sơ cốt lõi khi thành lập doanh nghiệp phần mềm gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (ghi tên công ty, loại hình, ngành nghề cấp 4 theo QĐ 27/2018/QĐ-TTg như 6201, 6202, 6209…, vốn điều lệ, người đại diện pháp luật, thông tin liên hệ). Điều lệ công ty nêu rõ mô hình quản trị, quyền – nghĩa vụ thành viên/cổ đông, phương thức góp vốn, cơ chế phát hành/luân chuyển phần vốn/cổ phần, quy tắc ký số – ký tên. Danh sách thành viên (TNHH) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (CTCP) thể hiện tỷ lệ sở hữu, mệnh giá, thời hạn góp vốn, thông tin định danh. Giấy tờ pháp lý của chủ thể góp vốn/người đại diện: CCCD/Hộ chiếu (cá nhân); Giấy CNĐKDN + quyết định cử đại diện (tổ chức trong nước); tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự (tổ chức/cá nhân nước ngoài, nếu có). Khuyến nghị xây phần phụ lục ngành nghề bám sát thực tế kinh doanh (phát triển phần mềm, tư vấn – tích hợp, bảo trì, SaaS) để thuận lợi cho hóa đơn – hợp đồng và mở rộng sau này.

Chứng minh trụ sở, hợp đồng thuê, ảnh mặt bằng, địa chỉ đủ cấp

Trụ sở cần địa chỉ đủ cấp hành chính (số nhà – đường/ngõ – phường/xã – quận/huyện – tỉnh/thành), phù hợp làm văn phòng làm việc, có biển hiệu. Hồ sơ kèm: Hợp đồng thuê/giấy tờ quyền sử dụng, biên bản bàn giao; khuyến nghị chụp ảnh mặt bằng (mặt tiền, biển hiệu dự kiến, không gian làm việc) để cán bộ dễ đối chiếu khi cần xác minh. Nếu dùng văn phòng chia sẻ/coworking, bổ sung xác nhận cho phép đặt trụ sở từ đơn vị vận hành. Với nhu cầu mở rộng, có thể đăng ký thêm địa điểm kinh doanh/chi nhánh sau khi có GCN ĐKDN để đặt team dev, support.

Ủy quyền, chữ ký số, đặt tên file – quy tắc scan PDF

Nếu nộp thay, đính kèm Giấy ủy quyền/Hợp đồng dịch vụ (nêu phạm vi: nộp – bổ sung – nhận kết quả) và CCCD người nộp. Trước khi nộp trực tuyến, cấu hình chữ ký số đúng chủ thể pháp lý; kiểm tra hạn chứng thư số. Quy tắc số hóa: scan màu, đủ trang, 300 dpi, gộp file theo hạng mục; đặt tên có tiền tố số 01_GiayDeNghi.pdf, 02_DieuLe.pdf, 03_DanhSachTV.pdf, 04_CCCD.pdf, 05_HopDongThue.pdf. Kiểm tra thông tin trùng khớp (tên, địa chỉ, người đại diện) trên mọi biểu mẫu; rà mã ngành và vốn điều lệ thống nhất giữa Giấy đề nghị – Điều lệ – danh sách. Gửi hồ sơ, lưu mã biên nhận, bật thông báo email/SMS để phản hồi bổ sung trong ngày nếu có yêu cầu.

Quy trình nộp hồ sơ thành lập công ty phần mềm tại Sở KH&ĐT Bắc Giang

Tạo tài khoản ĐKKD, ký số và nộp hồ sơ điện tử

Bắt đầu bằng việc tạo tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, xác thực email/số điện thoại và gắn chữ ký số hợp lệ của người nộp hoặc người đại diện theo pháp luật. Chuẩn bị bộ hồ sơ điện tử dạng PDF/scan màu 300 dpi gồm: Giấy đề nghị ĐKDN (xuất từ hệ thống), Điều lệ công ty, Danh sách thành viên/cổ đông, CCCD/Hộ chiếu của các thành viên, Quyết định cử người đại diện (đối với tổ chức), Hợp đồng thuê trụ sở kèm giấy tờ pháp lý địa điểm. Khai tên doanh nghiệp (tránh trùng/nhầm lẫn), địa chỉ trụ sở hợp lệ (không dùng căn hộ để ở), ngành nghề phần mềm (VSIC 6201, 6202… tùy thực tế), vốn điều lệ, người đại diện và con dấu. Đính kèm hồ sơ, ký số đúng chứng thư trùng MST người nộp, thanh toán lệ phí đăng ký + phí công bố trực tuyến và gửi hồ sơ. Lưu lại mã hồ sơ/biên nhận để theo dõi trạng thái.

Thẩm định – bổ sung – nhận GCN ĐKDN

Phòng ĐKKD – Sở KH&ĐT Bắc Giang thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ: tên doanh nghiệp, ngành nghề, tư cách pháp lý, tính đầy đủ chữ ký/dấu. Nếu có vấn đề, hệ thống phát hành Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung nêu rõ mục cần chỉnh (ví dụ thiếu chữ ký ở Điều lệ, ngành nghề diễn đạt chưa đúng mã VSIC, địa chỉ trụ sở không phù hợp). Doanh nghiệp đăng nhập, sửa đúng chỗ – đúng biểu mẫu, ký số lại và gửi trong thời hạn nêu trong thông báo. Khi đạt, trạng thái chuyển “Đã cấp” kèm GCN ĐKDN điện tử (PDF); tải về cùng biên nhận công bố để lưu trữ.

Kiểm tra thông tin & đính chính tại chỗ

Ngay khi được cấp, đối chiếu thông tin trên GCN ĐKDN: tên, địa chỉ, người đại diện, vốn, ngành nghề. Nếu phát hiện sai sót chính tả/nhập liệu, lập hồ sơ đề nghị đính chính ngay trên hệ thống, đính kèm tài liệu chứng minh (Điều lệ, tờ khai gốc). Tiếp tục thực hiện các bước hậu đăng ký: khắc dấu – thông báo mẫu dấu, đăng ký thuế ban đầu, hóa đơn điện tử, mở tài khoản ngân hàng. Việc kiểm tra sớm giúp tránh phải sửa đổi đăng ký doanh nghiệp về sau, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Thuế ban đầu & hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp phần mềm

Doanh nghiệp phần mềm tại Bắc Giang thường khởi động nhanh về sản phẩm nhưng dễ “vướng” ở lớp thuế ban đầu – hóa đơn điện tử – sổ sách nếu không chuẩn ngay từ ngày đầu. Khác các ngành thương mại vật chất, doanh thu dịch vụ số đòi hỏi chứng từ chặt chẽ (hợp đồng, biên bản nghiệm thu/bàn giao source, log triển khai, license, SLA) để được tính chi phí hợp lệ và xuất hóa đơn chính xác. Việc chọn phương pháp tính thuế GTGT, thiết lập tài khoản thuế điện tử (eTax), nộp lệ phí môn bài, mở tài khoản ngân hàng và đăng ký hóa đơn điện tử (HĐĐT) là chuỗi việc phải hoàn tất trong 30 ngày đầu. Kế tiếp, doanh nghiệp cần quy trình nội bộ: kiểm soát báo giá – hợp đồng – nghiệm thu – xuất HĐĐT – thu tiền; định nghĩa mã hàng/dịch vụ (license, triển khai, bảo trì, O&M, training), thuế suất phù hợp; và phân quyền ký số để tránh rủi ro sai sót. Cuối cùng, duy trì bộ báo cáo tháng/quý/năm (GTGT, TNCN, TNDN tạm tính, BCTC) kèm dashboard quản trị giúp founder ra quyết định kịp thời về dòng tiền – chi phí R&D – hiệu suất hợp đồng.

eTax, môn bài, đăng ký phương pháp GTGT, tài khoản ngân hàng

Bước 1: Kích hoạt eTax cho doanh nghiệp mới (tài khoản, chữ ký số, phân quyền) để nộp tờ khai – nộp thuế online.

Bước 2: Lệ phí môn bài: xác định bậc theo vốn điều lệ; DN mới thành lập cần nộp tờ khai và nộp tiền đúng hạn để tránh phạt.

Bước 3: Phương pháp GTGT: doanh nghiệp phần mềm đa phần chọn khấu trừ để được khấu trừ đầu vào (máy chủ, phần mềm nền tảng, dịch vụ cloud, thiết bị R&D). Chuẩn hóa chứng từ mua (hóa đơn hợp lệ, hợp đồng, biên bản).

Bước 4: Tài khoản ngân hàng: mở và thông báo với cơ quan đăng ký/thuế; thiết lập quy trình thanh toán (chuyển khoản có nội dung mã hợp đồng, kỳ bàn giao).

Bước 5: Mã ngành – mã dịch vụ trên hệ thống kế toán: tách license/triển khai/bảo trì để quản trị doanh thu theo dòng sản phẩm; chuẩn mẫu hợp đồng – nghiệm thu làm căn cứ xuất HĐĐT.

Lựa chọn & triển khai hóa đơn điện tử, phân quyền ký

Chọn NCC HĐĐT ổn định API, hỗ trợ template tùy biến cho dịch vụ phần mềm (ghi rõ hạng mục: license, triển khai, bảo trì). Cấu hình ký hiệu – dải số – thời điểm lập theo hợp đồng/biên bản nghiệm thu. Thiết lập workflow: Sales → Hợp đồng/PO → Nghiệm thu → Kế toán lập → Kiểm soát (thuế suất, diễn giải) → Ký số → Gửi khách hàng (PDF/XML + link tra cứu). Phân quyền tách bạch người lập/người duyệt/người ký; bật rule kiểm tra MST, thuế suất, trùng số. Quy định xử lý điều chỉnh/thay thế khi sai thông tin.

Thiết lập sổ sách – báo cáo tháng/quý/năm

Chuẩn hệ thống tài khoản và mã công việc/hợp đồng để theo dõi doanh thu – chi phí theo dự án (R&D, triển khai, bảo trì). Hàng tháng: đối chiếu ngân hàng, công nợ, kho thiết bị, lập tờ khai GTGT – TNCN. Hàng quý: tạm tính TNDN, báo cáo BHXH nếu có lao động. Cuối năm: kết chuyển – lập BCTC – quyết toán thuế. Duy trì dashboard quản trị (dòng tiền, biên lợi nhuận theo gói, DSO) và sổ tay kiểm soát để sẵn sàng thanh/kiểm tra.

Ưu đãi – kế toán chi phí R&D & quản trị dự án phần mềm

Ngành phần mềm được Nhà nước ưu tiên phát triển với nhiều ưu đãi thuế TNDN (10% trong 15 năm, miễn 4 năm, giảm 50% trong 9 năm tiếp theo) nếu đáp ứng điều kiện sản xuất sản phẩm phần mềm theo Thông tư 13/2020/TT-BTTTT. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần ghi nhận chính xác chi phí nghiên cứu – phát triển (R&D), doanh thu theo hợp đồng phần mềm, chi phí bảo hành – bảo trì, tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) hoặc IFRS nếu gọi vốn quốc tế.

Phân loại chi phí nghiên cứu – phát triển, trích khấu hao TSCĐ

Theo chuẩn mực VAS 04 và IAS 38 (IFRS), chi phí R&D được chia thành 2 nhóm:

Loại chi phí      Ghi nhận kế toán          Ví dụ

Nghiên cứu (Research)  Hạch toán vào chi phí trong kỳ Khảo sát thị trường, thử nghiệm ý tưởng, viết tài liệu concept

Phát triển (Development)        Có thể ghi nhận tài sản vô hình nếu chứng minh được khả năng thu lợi Chi phí lập trình, bản quyền phần mềm, thuê server phát triển

Ngoài ra:

Máy chủ, máy trạm, thiết bị lập trình được trích khấu hao theo khung 3–5 năm (TSCĐ hữu hình).

Phần mềm mua ngoài, license, domain, hosting có thể ghi nhận là TSCĐ vô hình, khấu hao tối đa 3 năm.

Ghi nhận doanh thu theo hợp đồng/mốc nghiệm thu – IFRS/VAS lưu ý

Trong lĩnh vực phần mềm, doanh thu không phải lúc nào cũng ghi nhận theo hóa đơn xuất ra, mà phụ thuộc:

✔ Theo VAS 14: ghi nhận khi hoàn thành chuyển giao phần mềm + khách hàng chấp nhận nghiệm thu.

✔ Theo IFRS 15: chia doanh thu theo 5 bước và thường ghi nhận theo từng mốc bàn giao (milestones) hoặc ghi nhận doanh thu theo tiến độ (percentage of completion).

✔ Hợp đồng SaaS/dịch vụ thuê bao → ghi doanh thu hàng tháng/quý.

✔ Hợp đồng thiết kế phần mềm theo yêu cầu → ghi nhận theo từng giai đoạn nghiệm thu.

Dự phòng bảo hành phần mềm & dịch vụ sau bán

Doanh nghiệp phần mềm cần lập dự phòng chi phí bảo trì, sửa lỗi, cập nhật phần mềm theo VAS 18 hoặc IAS 37 nếu hợp đồng có cam kết bảo hành.

Ghi nhận theo tỷ lệ % doanh thu hoặc theo chi phí thực tế ước tính.

Mục tiêu: không làm sai lệch lợi nhuận và tránh rủi ro khi kiểm toán/thuế kiểm tra.

Hợp đồng phần mềm: SLA, bản quyền, bảo mật, chấp nhận nghiệm thu

Cấu trúc hợp đồng: phạm vi, timeline, deliverables, PRD/SRS

Một hợp đồng phần mềm tốt nên bám theo cấu trúc “từ yêu cầu đến nghiệm thu”:

• Phạm vi (Scope): mô tả chức năng – phi chức năng, nền tảng (web/mobile/desktop), môi trường triển khai (cloud/on-prem), tích hợp (API bên thứ ba). Liệt kê ngoài phạm vi để chống “trượt phạm vi”.
• Tài liệu yêu cầu (PRD/SRS): đính kèm PRD (Product Requirement Document) và/hoặc SRS (Software Requirement Specification) làm chuẩn nghiệm thu: user stories, acceptance criteria, non-functional (bảo mật, hiệu năng, tính sẵn sàng), wireframe/flow.
• Kế hoạch & mốc (Timeline/Milestones): chia sprint/phases (Alpha → Beta → UAT → Go-Live) kèm ngày, đầu việc, trách nhiệm.
• Sản phẩm bàn giao (Deliverables): mã nguồn/biên dịch, tài liệu triển khai, tài liệu người dùng, test cases, bộ cấu hình CI/CD, hướng dẫn khôi phục.
• Thay đổi (Change Control): quy trình RFC, đánh giá tác động chi phí/thời gian, phê duyệt hai bên trước khi thực hiện.
• Chất lượng & kiểm thử: tiêu chí code-quality (lint, coverage%), bảo mật (SAST/DAST), tuân thủ chuẩn (OWASP, ISO 27001 controls liên quan).

SLA vận hành, bảo hành, hỗ trợ, phạt chậm – LDs

SLA cần định lượng:

• Uptime (ví dụ ≥99,5%/tháng, loại trừ bảo trì đã báo trước).
• Thời gian phản hồi/sửa lỗi theo mức Severity (P1–P4): P1 phản hồi ≤30’, workaround ≤4h, fix ≤24h; P2 phản hồi ≤2h, fix ≤3 ngày…
• Bảo hành (60–90 ngày sau Go-Live): khắc phục bug do nhà thầu.
• Hỗ trợ: giờ làm việc chuẩn + gói ngoài giờ (24/7 nếu mua thêm).
• Bảo trì: vá bảo mật, cập nhật phụ thuộc; kế hoạch bảo trì định kỳ.
• Phạt chậm/LDs (Liquidated Damages): công thức tính theo % giá trị mốc/sprint cho mỗi ngày trễ, trần phạt (cap).
• Service Credits khi vi phạm uptime/SLA; quy trình khiếu nại – đo lường bằng nhật ký hệ thống/monitoring độc lập.
• Exit plan: bàn giao dữ liệu, hướng dẫn đóng dự án, hỗ trợ chuyển giao.

Quyền tác giả, cấp phép, escrow mã nguồn, NDA/DPA

Quy định rõ sở hữu trí tuệ:

• Nếu work-for-hire: bên mua sở hữu mã nguồn tùy điều khoản; nhà thầu giữ thư viện lõi và cấp giấy phép sử dụng không độc quyền.
• Bên thứ ba/open-source: kê khai SPDX, tuân thủ giấy phép (MIT, Apache-2.0, GPL), nghĩa vụ công bố mã (nếu có).
• Source Code Escrow: ký quỹ mã nguồn tại bên thứ ba, kích hoạt khi nhà thầu phá sản/vi phạm nặng.
• Cấp phép: phạm vi, số người dùng, khu vực, thời hạn, hạn chế reverse-engineer.
• NDA (bảo mật) & DPA (xử lý dữ liệu): mục đích, loại dữ liệu, tiêu chuẩn bảo mật (mã hóa, lưu trữ), thời hạn lưu, SLA báo sự cố và trách nhiệm khi vi phạm.
• Quy trình chấp nhận nghiệm thu: tiêu chí, thời hạn UAT, biên bản nghiệm thu/biên bản từ chối kèm lỗi tái hiện.

Chi phí – thời gian – lỗi thường gặp & cách khắc phục

Bảng chi phí dự kiến theo quy mô

Để lập kế hoạch thực tế khi mở/doanh nghiệp phần mềm tại Bắc Giang, nên chia ngân sách theo 3 quy mô và tách lệ phí nhà nước – triển khai ban đầu – vận hành tháng đầu:

Nhỏ (≤5 nhân sự): lệ phí đăng ký & công bố, khắc dấu; chữ ký số 1–3 năm; gói hóa đơn điện tử tối thiểu; tên miền/hosting; phần mềm kế toán cơ bản; dự phòng tư vấn pháp lý – kế toán.

Vừa (6–20 nhân sự): bổ sung chi phí ERP/kế toán có API, công cụ Dev (Git, CI/CD), bảo mật (WAF/backup), hợp đồng thuê văn phòng, nội thất – IT (router, NAS), dấu chức danh.

Mở rộng (≥21 nhân sự/đa chi nhánh): chi phí hệ thống cloud, license chuyên dụng (IDE, PM, test), SOC/NOC hoặc giám sát bên thứ ba, tư vấn ISO 27001/An toàn thông tin, ngân sách tuyển dụng/onboarding.

Gợi ý: lập bảng 30–60–90 ngày để bám dòng tiền, dành 5–10% dự phòng kỹ thuật.

Lỗi hồ sơ, sai mã ngành, chậm thuế ban đầu

Các lỗi hay gặp khiến kéo dài thời gian:

Hồ sơ thiếu/không đồng nhất: tên công ty, địa chỉ trụ sở, người đại diện khác nhau giữa điều lệ, quyết định, danh sách thành viên. → Khắc phục: tạo bộ e-file chuẩn, đặt tên thống nhất, soát chéo trước khi ký số.

Sai mã ngành: chỉ đăng 6201/6202 nhưng bỏ 6209/6311/6312 dẫn tới phải bổ sung, sửa đổi khi mở dịch vụ mới. → Khắc phục: khai nhóm ngành “xương sống” + nhóm mở rộng ngay từ đầu.

Chậm thủ tục thuế ban đầu: chưa kích hoạt chữ ký số, chưa đăng ký hóa đơn điện tử/tài khoản thuế, không nộp lệ phí môn bài đúng hạn. → Khắc phục: lập checklist thuế 10 ngày sau cấp GCN, phân công rõ “chủ – thay thế”.

Sai hợp đồng – tranh chấp – cách phòng ngừa

Tranh chấp thường bắt nguồn từ scope mơ hồ, không có PRD/SRS chuẩn, SLA không định lượng, điều khoản IP/giấy phép thiếu rõ ràng. Phòng ngừa bằng cách:

Đính PRD/SRS + acceptance criteria vào hợp đồng; 2) Thiết lập SLA (uptime, phản hồi, thời gian khắc phục theo mức độ); 3) Quy định quyền sở hữu/bản quyền, open-source policy, escrow mã nguồn khi cần; 4) Áp dụng Change Request có đánh giá chi phí/thời gian; 5) Ràng buộc LDs/phạt chậm và kế hoạch thoát (exit plan) để bảo vệ hai bên.

Nhân sự – chính sách lương thưởng & bảo mật thông tin

Hợp đồng lao động, KPI theo sprint, chính sách OT – remote

Trong doanh nghiệp phần mềm, nhân sự thường gồm lập trình viên, tester, BA, UX/UI, DevOps… nên hợp đồng lao động phải linh hoạt và rõ tiêu chí đánh giá. Hợp đồng quy định mức lương cứng + phụ cấp + quyền sở hữu sản phẩm/mã nguồn, điều khoản IP – sở hữu trí tuệ, thời gian thử việc, cam kết bảo mật. KPI được xây theo mô hình Sprint/OKR, gắn với tiến độ task, chất lượng code, không bug/blocker, hiệu suất xử lý. Chính sách OT áp dụng khi vượt thời gian sprint, phải có biên bản đăng ký OT – tính lương/compensate leave theo luật. Nhiều công ty áp dụng mô hình remote/hybrid, cần quy định rõ: thời gian online, báo cáo qua Jira/Slack, thiết bị làm việc, bảo mật khi sử dụng mạng công cộng.

Quy tắc bảo mật, phân quyền repo, quản trị truy cập

Doanh nghiệp phần mềm phải áp dụng bảo mật 3 lớp: con người – quy trình – công nghệ. Mỗi nhân sự ký NDA bảo mật, cam kết không sao chép/nhượng quyền mã nguồn. Repo Git được phân quyền Role-based Access: chỉ Dev chính/Lead được push vào branch master/main; developer chỉ commit nhánh feature. Truy cập server/CI-CD phải dùng SSH key, 2FA; khi nhân sự nghỉ việc phải khóa quyền trong 24h. Áp dụng quy trình Code Review & Pull Request, lưu history commit để truy vết. Tài liệu khách hàng (API key, token, database dump) lưu trên hệ thống mã hóa (Vault, AWS Secret Manager), không gửi qua email cá nhân. Cài đặt camera log, firewall nội bộ, backup mã nguồn & database định kỳ để đảm bảo an toàn và khôi phục khi xảy ra sự cố.

Sở hữu trí tuệ & thương hiệu cho doanh nghiệp phần mềm

Đăng ký quyền tác giả phần mềm, mã nguồn, UI/UX

Doanh nghiệp phần mềm tại Bắc Giang nên đăng ký quyền tác giả cho sản phẩm phần mềm ngay từ khi hoàn thiện phiên bản đầu tiên để bảo vệ mã nguồn, cấu trúc dữ liệu, giao diện UI/UX và tài liệu kỹ thuật. Hồ sơ đăng ký tại Cục Bản quyền tác giả gồm: tờ khai (mẫu), bản mô tả phần mềm, 30–50 trang mã nguồn tiêu biểu, ảnh chụp giao diện người dùng (UI), thông tin tác giả/chủ sở hữu và giấy ủy quyền (nếu nộp qua đại diện). Đăng ký quyền tác giả không yêu cầu phần mềm phải thương mại hóa, nhưng giúp doanh nghiệp có chứng cứ pháp lý mạnh nếu bị sao chép ý tưởng, layout, hoặc thuật toán. Thời gian cấp Giấy chứng nhận bản quyền phần mềm khoảng 15–30 ngày. Doanh nghiệp cũng nên nội bộ hóa quy chế quản lý mã nguồn, repository, phân quyền truy cập để bảo vệ tài sản sở hữu trí tuệ lâu dài.

Đăng ký nhãn hiệu, tên miền, chống xung đột thương hiệu

Bên cạnh quyền tác giả phần mềm, doanh nghiệp cần nhanh chóng đăng ký nhãn hiệu (logo, tên app, tên công ty) tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam để tránh bị “đăng ký trước”, đặc biệt khi đưa sản phẩm ra thị trường hoặc gọi vốn. Hồ sơ bao gồm: tờ khai, mẫu nhãn hiệu, danh mục dịch vụ/phần mềm theo Nhóm 9 & 42, giấy ủy quyền và phí nhà nước. Đồng thời, nên đăng ký tên miền .vn, .com, .io trùng tên sản phẩm/doanh nghiệp để tránh bị chiếm dụng. Trước khi nộp, kiểm tra tra cứu trùng lặp nhãn hiệu, tránh vi phạm thương hiệu đã tồn tại. Trong trường hợp mở rộng sang nước ngoài, có thể nộp theo cơ chế Madrid. Sau khi được cấp văn bằng, nên sử dụng ký hiệu ® và thiết lập cơ chế theo dõi vi phạm – xử lý xâm phạm trên môi trường số, đảm bảo thương hiệu được bảo vệ toàn diện.

Bảo mật – an toàn thông tin & tuân thủ pháp lý

Trong môi trường vận hành số tại Bắc Giang, bảo mật không chỉ là “tường lửa + mật khẩu” mà là hệ thống kiểm soát end-to-end bám sát quy định hiện hành (bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, lưu trữ chứng từ điện tử). Doanh nghiệp cần xác định tài sản thông tin trọng yếu (dữ liệu khách hàng, hợp đồng, hóa đơn điện tử, mã nguồn), phân loại theo mức độ nhạy cảm, áp dụng nguyên tắc tối thiểu quyền truy cập (least privilege) và ghi nhận nhật ký đầy đủ để phục vụ hậu kiểm/điều tra sự cố. Bên cạnh lớp kỹ thuật (MFA, mã hóa, chống rò rỉ dữ liệu), phải có quy trình & đào tạo định kỳ: nhận diện email lừa đảo, chuẩn duyệt công cụ làm việc từ xa, quy tắc mang thiết bị ra/vào nhà máy, và hợp đồng xử lý dữ liệu với nhà cung cấp dịch vụ. Toàn bộ chính sách cần phiên bản hóa, kiểm soát thay đổi, gắn KPI an toàn thông tin vào SLA nội bộ để đo lường.

Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhật ký truy vết

Xây dựng Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân bao gồm: mục đích xử lý, phạm vi dữ liệu, căn cứ pháp lý, cơ chế đồng thuận/thu hồi đồng thuận, thời hạn lưu trữ, chia sẻ cho bên thứ ba, chuyển dữ liệu xuyên biên giới (nếu có) và quyền của chủ thể dữ liệu (truy cập, chỉnh sửa, xoá). Thực thi qua quy trình DPIA (đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu) cho dự án mới; ràng buộc hợp đồng với đối tác (phụ lục xử lý dữ liệu, bảo mật, thông báo sự cố ≤72h). Thiết lập IAM (RBAC/ABAC), MFA cho tài khoản đặc quyền; mã hóa at-rest/in-transit. Nhật ký truy vết tập trung (SIEM) phải lưu ai-làm-gì-khi-nào-ở-đâu, phát hiện hành vi bất thường, cảnh báo thời gian thực và bản lưu không thể chỉnh sửa để đáp ứng yêu cầu điều tra/kiểm toán.

Kiểm thử bảo mật, sao lưu, BCP/DRP

Duy trì chu trình kiểm thử: quét lỗ hổng định kỳ, pentest khi ra mắt tính năng/hệ thống mới, kiểm thử cấu hình đám mây (CSPM), table-top exercise cho kịch bản tấn công ransomware/phishing. Chính sách sao lưu 3-2-1 (3 bản, 2 loại nền tảng, 1 bản offline/immutable) với kiểm tra khôi phục định kỳ để đảm bảo tính khả dụng. Xây BCP/DRP xác định RTO/RPO theo mức dịch vụ; kịch bản chuyển vùng dữ liệu, runbook khẩn cấp, danh bạ ứng cứu. Tích hợp EDA/SOC (giám sát – ứng phó sự cố) vào quy trình vận hành; sau mỗi sự cố phải có post-mortem và cập nhật chính sách/kỹ thuật tương ứng. Kết quả: hệ thống chịu lỗi tốt, giảm thiểu gián đoạn, đáp ứng tuân thủ & kiểm toán.

Lộ trình go-to-market & marketing B2B/B2C

Go-to-market (GTM) là chiến lược đưa sản phẩm phần mềm từ giai đoạn ý tưởng ra thị trường, thu hút khách hàng, tạo doanh thu bền vững. Đối với công ty phần mềm, GTM không chỉ là quảng bá sản phẩm mà còn bao gồm định vị – chọn đúng khách hàng – xây dựng kênh bán – tạo niềm tin thông qua trải nghiệm dùng thử, Case Study, demo và hệ sinh thái đối tác. Doanh nghiệp nên chia làm 2 nhóm chiến lược: B2B (doanh nghiệp) và B2C (người dùng cuối), đảm bảo tối ưu chi phí mà vẫn đạt hiệu quả.

Định vị sản phẩm, ICP, định giá, PoC/Trial, kênh phân phối

Những bước nền tảng trong chiến lược GTM:

Định vị sản phẩm (Product Positioning): Giải pháp phần mềm của bạn giúp ai? Giải quyết vấn đề gì tốt hơn đối thủ?

Xác định khách hàng lý tưởng (ICP – Ideal Customer Profile): doanh nghiệp sản xuất, chuỗi bán lẻ, giáo dục, logistics, fintech…

Mô hình định giá (Pricing Models): trả theo user/tháng (SaaS), trọn gói theo dự án (project-based), hoặc freemium + nâng cấp.

PoC/Trial (Proof of Concept): cho khách hàng dùng thử 7–30 ngày, có hỗ trợ onboarding & technical support.

Kênh phân phối: bán trực tiếp (direct sales), đại lý triển khai (reseller), marketplace (MISA, BizFly, Zoho), hoặc partner triển khai ERP/CRM.

SEO/Content, case study, sales kit, hợp tác tích hợp

Để mở rộng thị trường bền vững, doanh nghiệp phần mềm cần chiến lược marketing thông minh:

SEO & Content Marketing: xây blog chia sẻ giải pháp, từ khóa như “phần mềm quản lý”, “ERP cho xây dựng”, “CRM ngành giáo dục”, landing page bán hàng.

Case Study & Social Proof: ghi lại các dự án đã triển khai thực tế, kết quả trước/sau, video testimonial từ khách hàng lớn.

Sales Kit & Proposal chuyên nghiệp: gồm brochure sản phẩm, bảng giá, demo link, hợp đồng mẫu, SOP triển khai.

Partnership & Integration: hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, ngân hàng số để tích hợp API – mở rộng hệ sinh thái.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Bao lâu có GCN ĐKDN & hóa đơn điện tử?

Thời gian cấp GCN Đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN) thường ≈3 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ nộp trên Cổng ĐKDN và ký số đúng chuẩn. Nếu phải bổ sung/sửa đổi, thời gian có thể kéo dài thêm 1–3 ngày tùy nội dung. Sau khi nhận GCN ĐKDN, bạn cần mở tài khoản thuế điện tử, kích hoạt chữ ký số và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với nhà cung cấp. Quy trình phát hành mẫu – phê duyệt – kích hoạt thường ≈1–3 ngày làm việc (nhanh hơn nếu hồ sơ đầy đủ và đã có chữ ký số). Tổng thể, doanh nghiệp có thể bắt đầu xuất hóa đơn trong tuần đầu sau khi có GCN ĐKDN nếu chuẩn bị tốt.

Có cần giấy phép con cho phần mềm?

Doanh nghiệp phần mềm thuần (6201, 6202, 6209) không thuộc nhóm ngành có điều kiện nên thông thường không cần “giấy phép con”. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp vận hành dịch vụ trực tuyến như hosting/trung tâm dữ liệu (6311), cổng/trang thông tin điện tử (6312), thanh toán, viễn thông, quảng cáo, an ninh mạng… thì có thể phát sinh thông báo/giấy phép chuyên ngành (ví dụ: giấy phép trang TTĐT tổng hợp, đăng ký cung cấp dịch vụ trung gian, yêu cầu ATTT). Ngoài ra, xử lý dữ liệu cá nhân cần tuân thủ quy định bảo mật và thỏa thuận người dùng (NDA/DPA, chính sách quyền riêng tư). Lời khuyên: xác định mô hình dịch vụ ngay từ đầu, đăng ký mã ngành phù hợp và kiểm tra điều kiện chuyên ngành trước khi go-live.

Kết bài : Thành lập công ty phần mềm tại Bắc Giang sẽ dễ dàng hơn khi bạn có lộ trình hồ sơ – quy trình – thuế ban đầu rõ ràng. Thành lập công ty phần mềm tại Bắc Giang cũng cần chuẩn hóa hợp đồng, SLA và bảo hộ sở hữu trí tuệ ngay từ ngày đầu. Thành lập công ty phần mềm tại Bắc Giang hãy chú trọng nhân sự cốt lõi, bảo mật và tuân thủ dữ liệu cá nhân. Thành lập công ty phần mềm tại Bắc Giang nếu triển khai đúng chuẩn sẽ tối ưu chi phí và rút ngắn thời gian ra thị trường. Thành lập công ty phần mềm tại Bắc Giang là điểm xuất phát phù hợp để bạn mở rộng sản phẩm số quy mô toàn quốc.

Thành lập công ty phần mềm tại Bắc Giang không chỉ là một cơ hội kinh doanh mà còn là một bước đi góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành công nghệ tại địa phương. Với tiềm năng sẵn có, nguồn nhân lực dồi dào và sự hỗ trợ từ chính quyền, doanh nghiệp có thể phát triển bền vững và tạo dựng thương hiệu uy tín. Tuy nhiên, để thành công, các doanh nghiệp cần có chiến lược kinh doanh rõ ràng, tận dụng công nghệ tiên tiến và xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng. Đồng thời, việc nắm vững các thủ tục pháp lý khi thành lập công ty cũng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định ngay từ đầu. Nếu biết cách khai thác đúng hướng, các công ty phần mềm tại Bắc Giang không chỉ phát triển mạnh mẽ trong nước mà còn có thể vươn ra thị trường quốc tế. Đây chính là thời điểm lý tưởng để các nhà đầu tư đưa ra quyết định và bắt tay vào hiện thực hóa ý tưởng kinh doanh của mình.