Tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên – Thủ tục nhanh chóng, chính xác và đầy đủ

Bạn đang cần tạm ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa rõ thủ tục, hồ sơ ra sao? Tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên là lựa chọn giúp doanh nghiệp chủ động giải quyết khó khăn tạm thời mà không phải giải thể hoặc đóng cửa vĩnh viễn. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ các bước thực hiện, chủ doanh nghiệp có thể gặp phải rắc rối pháp lý hoặc phát sinh chi phí không mong muốn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết, đầy đủ và cập nhật mới nhất về thủ tục tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên, giúp bạn thực hiện nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và bảo vệ quyền lợi tốt nhất cho doanh nghiệp.

Tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên là gì?

Khái niệm và mục đích của việc tạm ngừng

Tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên là việc chủ sở hữu quyết định tạm thời dừng toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định mà không làm mất đi tư cách pháp nhân. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty có thể chủ động tạm ngừng khi gặp khó khăn về thị trường, nguồn lực, cần thời gian rà soát nội bộ, xử lý vấn đề tài chính, tái cơ cấu hoạt động hoặc vì các lý do cá nhân khác. Mục đích của việc tạm ngừng là giúp doanh nghiệp tránh phát sinh nghĩa vụ thuế, phí, chi phí vận hành không cần thiết trong thời gian không hoạt động; đồng thời duy trì quyền phục hồi hoạt động sau khi tình hình ổn định hoặc thị trường thuận lợi hơn.

Phân biệt tạm ngừng và giải thể doanh nghiệp

Tạm ngừng và giải thể là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau trong quản trị doanh nghiệp:

Tạm ngừng kinh doanh: Doanh nghiệp chỉ tạm thời dừng hoạt động, vẫn giữ nguyên mã số thuế, tư cách pháp nhân và quyền phục hồi hoạt động sau khi hết thời hạn tạm ngừng. Trong thời gian tạm ngừng, công ty không được ký kết hợp đồng, phát sinh doanh thu hoặc thực hiện giao dịch kinh doanh mới.

Giải thể doanh nghiệp: Là chấm dứt vĩnh viễn sự tồn tại của công ty TNHH 1 thành viên. Toàn bộ quyền và nghĩa vụ liên quan phải thanh toán, xử lý, công ty bị xóa tên trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp và không thể hoạt động trở lại.

Quy định về thời hạn và số lần được phép tạm ngừng

Theo quy định hiện hành, công ty TNHH 1 thành viên có thể tạm ngừng hoạt động nhiều lần, mỗi lần không quá 1 năm. Sau khi hết thời hạn, nếu muốn tiếp tục tạm ngừng thì phải làm thủ tục thông báo gia hạn với Phòng Đăng ký kinh doanh. Luật không giới hạn tổng số lần tạm ngừng, nhưng mỗi lần phải thông báo trước tối thiểu 03 ngày làm việc so với thời điểm dự kiến bắt đầu tạm ngừng. Trong thời gian tạm ngừng, công ty vẫn cần đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ thuế, báo cáo theo yêu cầu nếu có phát sinh nghĩa vụ trước đó.

Khi nào nên tạm ngừng hoạt động công ty TNHH 1 thành viên?

Gặp khó khăn tài chính hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên lựa chọn tạm ngừng kinh doanh là khi gặp khó khăn tài chính như không còn đủ nguồn vốn vận hành, doanh số giảm mạnh hoặc dòng tiền bị gián đoạn. Trong thời điểm thị trường bất ổn, sức mua yếu hoặc chi phí vận hành tăng cao, việc tạm ngừng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro phát sinh nợ nần, tránh bị phạt do chậm nộp thuế hay các nghĩa vụ tài chính khác. Ngoài ra, khi doanh nghiệp muốn chuyển hướng phát triển, thử nghiệm sản phẩm mới hoặc thay đổi định hướng kinh doanh, tạm ngừng là khoảng lặng cần thiết để nghiên cứu, lên kế hoạch mới mà không bị áp lực chi phí duy trì hoạt động.

Tạm ngừng để tái cấu trúc nội bộ hoặc chuyển đổi ngành nghề

Doanh nghiệp đôi khi cần tạm ngừng hoạt động để tổ chức lại bộ máy, rà soát quy trình vận hành, sắp xếp lại nhân sự hoặc xử lý tồn kho, công nợ, các tranh chấp nội bộ. Việc tạm ngừng tạo điều kiện cho công ty rà soát tổng thể tình hình tài chính, hợp đồng, các vấn đề pháp lý còn tồn đọng nhằm chuẩn bị tốt nhất cho giai đoạn hoạt động trở lại. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn chuyển đổi ngành nghề kinh doanh, mở rộng sang lĩnh vực mới hoặc thay đổi sản phẩm chủ lực, tạm ngừng sẽ giúp có đủ thời gian hoàn tất thủ tục pháp lý, xin giấy phép cần thiết và xây dựng chiến lược mới.

Tránh phát sinh nghĩa vụ thuế khi không hoạt động

Một lợi ích quan trọng của việc tạm ngừng kinh doanh là giúp doanh nghiệp tránh phát sinh nghĩa vụ thuế, đặc biệt là thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN và các khoản phí khác trong thời gian không phát sinh doanh thu. Khi đã thông báo tạm ngừng đúng hạn và đầy đủ với cơ quan đăng ký kinh doanh, công ty sẽ được miễn nộp thuế môn bài trong thời gian này. Đồng thời, doanh nghiệp cũng không phải thực hiện các báo cáo thuế định kỳ (nếu không phát sinh hoạt động), tiết kiệm chi phí thuê kế toán, nhân sự và giảm thiểu rủi ro bị xử phạt do nộp chậm, kê khai sai lệch.

Kết luận:

Tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên là giải pháp hợp lý giúp doanh nghiệp “nghỉ ngơi” hợp pháp khi gặp khó khăn, cần tái cơ cấu hoặc chuyển đổi chiến lược mà không cần giải thể, đồng thời giảm thiểu áp lực chi phí, nghĩa vụ pháp lý trong thời gian không hoạt động.

Hồ sơ tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên gồm những gì?

Thông báo tạm ngừng kinh doanh theo mẫu

Đây là tài liệu quan trọng nhất trong bộ hồ sơ tạm ngừng hoạt động của công ty TNHH 1 thành viên. Thông báo này phải được lập theo mẫu quy định tại Phụ lục II-21 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Trong thông báo cần ghi rõ tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, lý do và thời gian dự kiến tạm ngừng, cam kết hoàn thành mọi nghĩa vụ tài chính với nhà nước cũng như các bên liên quan. Thông báo phải có chữ ký của chủ sở hữu công ty hoặc người đại diện theo ủy quyền, đóng dấu hợp lệ.

Quyết định tạm ngừng của chủ sở hữu công ty

Với công ty TNHH 1 thành viên, chủ sở hữu là người quyết định toàn bộ hoạt động doanh nghiệp. Do đó, hồ sơ cần kèm theo Quyết định về việc tạm ngừng kinh doanh do chủ sở hữu công ty ký ban hành. Quyết định này cần thể hiện rõ thông tin công ty, căn cứ pháp luật, lý do và thời hạn tạm ngừng, các cam kết về thực hiện nghĩa vụ tài chính, lao động (nếu có). Quyết định nên được lưu cùng biên bản hoặc bản ghi nhớ về việc thông báo cho các đối tác, nhân viên liên quan.

Giấy ủy quyền (nếu có) và bản sao CCCD người nộp

Trường hợp chủ sở hữu không trực tiếp đi nộp hồ sơ, cần có giấy ủy quyền hợp lệ cho người nộp hồ sơ thay mặt công ty tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Giấy ủy quyền phải ghi rõ thông tin người ủy quyền, người được ủy quyền, phạm vi và thời hạn ủy quyền, ký tên đầy đủ và có xác nhận (có thể công chứng hoặc ký tên, đóng dấu nếu là nội bộ công ty). Kèm theo đó, người được ủy quyền cần xuất trình hoặc nộp bản sao chứng minh nhân dân (CMND) hoặc căn cước công dân (CCCD) còn hiệu lực.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản sao

Một bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Giấy phép đăng ký kinh doanh) cũng là thành phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên. Tài liệu này nhằm xác minh thông tin pháp lý của doanh nghiệp, hỗ trợ cho quá trình đối chiếu và cập nhật trên hệ thống quản lý của cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu nộp hồ sơ trực tuyến hoặc qua bưu điện, bản sao này nên được chứng thực hoặc công chứng hợp lệ để đảm bảo giá trị pháp lý.

Tóm lại, hồ sơ tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên gồm:

Thông báo tạm ngừng kinh doanh (theo mẫu quy định)

Quyết định tạm ngừng của chủ sở hữu công ty

Giấy ủy quyền (nếu có) và bản sao CMND/CCCD của người nộp hồ sơ

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này giúp thủ tục tạm ngừng được giải quyết nhanh chóng, đúng quy định và tránh các phát sinh pháp lý về sau.

Thủ tục tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Để tạm ngừng hoạt động công ty TNHH 1 thành viên, chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Thành phần hồ sơ gồm: Thông báo tạm ngừng kinh doanh theo mẫu Phụ lục II-21 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT; Quyết định của chủ sở hữu về việc tạm ngừng kinh doanh; Giấy ủy quyền (nếu có); Bản sao giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ. Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Khi nộp, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra thành phần hồ sơ, hướng dẫn bổ sung nếu còn thiếu sót. Sau khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận được giấy biên nhận, dùng để theo dõi tiến độ xử lý.

Nộp online qua Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia

Bên cạnh hình thức nộp trực tiếp, công ty TNHH 1 thành viên có thể nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có tài khoản đăng nhập, chữ ký số hợp lệ và file hồ sơ scan (định dạng PDF, có ký điện tử). Quy trình gồm: đăng nhập tài khoản → tạo hồ sơ tạm ngừng kinh doanh → tải lên các tài liệu cần thiết → ký số và gửi hồ sơ. Sau khi gửi, hệ thống trả về mã hồ sơ để tra cứu tiến độ xử lý trực tuyến. Hình thức online giúp tiết kiệm thời gian, dễ dàng bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu, không phải đi lại nhiều lần.

Thời gian xử lý và nhận kết quả

Sau khi tiếp nhận đầy đủ và hợp lệ hồ sơ tạm ngừng kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm xử lý và ban hành Thông báo về việc tạm ngừng hoạt động doanh nghiệp trong vòng 3–5 ngày làm việc. Trong trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc sửa đổi, Sở sẽ thông báo lý do và hướng dẫn bổ sung ngay trên hệ thống (nếu nộp online) hoặc liên hệ qua số điện thoại, email đã đăng ký. Khi nhận được Thông báo chấp thuận, doanh nghiệp có thể tra cứu hoặc tải bản điện tử trên hệ thống, hoặc nhận kết quả trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ theo phiếu hẹn.

Cập nhật tình trạng doanh nghiệp trên hệ thống quốc gia

Ngay sau khi hoàn thành thủ tục tạm ngừng, tình trạng hoạt động của công ty TNHH 1 thành viên sẽ được cập nhật trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thông tin này bao gồm: tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, thời gian bắt đầu và kết thúc tạm ngừng hoạt động. Việc cập nhật này nhằm công khai minh bạch tình trạng pháp lý của doanh nghiệp, giúp đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng tra cứu. Trong thời gian tạm ngừng, công ty không được phát sinh hoạt động kinh doanh, xuất hóa đơn, ký hợp đồng mới… nhưng vẫn phải đảm bảo nghĩa vụ về thuế, báo cáo nếu có phát sinh trước khi tạm ngừng. Hết thời hạn tạm ngừng, nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục kinh doanh hoặc gia hạn tạm ngừng, phải thực hiện thủ tục thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư theo đúng quy định hiện hành.

Nghĩa vụ thuế trong thời gian tạm ngừng

Nộp tờ khai thuế trước ngày tạm ngừng

Trước khi chính thức tạm ngừng kinh doanh, công ty TNHH 1 thành viên cần hoàn tất việc nộp các tờ khai thuế liên quan cho đến thời điểm bắt đầu tạm ngừng. Cụ thể, doanh nghiệp phải hoàn thành việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và các loại thuế khác (nếu có) đúng hạn và đầy đủ cho kỳ tính thuế liền kề trước ngày tạm ngừng. Đây là yêu cầu bắt buộc để tránh bị xử phạt do khai thiếu, khai muộn hoặc bị coi là trốn tránh nghĩa vụ thuế trước khi tạm dừng hoạt động.

Không phát sinh hóa đơn, giao dịch tài chính

Trong thời gian tạm ngừng đã được cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế xác nhận, công ty không được phát sinh bất kỳ hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ, giao dịch tài chính, hợp đồng mới hoặc hoạt động kinh doanh nào. Việc phát sinh giao dịch tài chính trong giai đoạn này sẽ bị coi là vi phạm quy định, dẫn tới nguy cơ bị xử phạt, truy thu thuế và thậm chí bị thu hồi giấy phép kinh doanh nếu vi phạm nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ việc phát hành hóa đơn, khóa tạm thời tài khoản hóa đơn điện tử, và thông báo cho các đối tác để tránh phát sinh giao dịch ngoài ý muốn.

Không bị cưỡng chế thuế nếu đã thông báo hợp lệ

Khi công ty TNHH 1 thành viên đã thực hiện thông báo tạm ngừng kinh doanh đúng quy định (gửi đầy đủ hồ sơ, nhận xác nhận từ cơ quan đăng ký kinh doanh, cập nhật với cơ quan thuế), doanh nghiệp sẽ không bị cơ quan thuế cưỡng chế hoặc truy thu các khoản thuế phát sinh trong thời gian tạm ngừng. Tuy nhiên, các nghĩa vụ thuế phát sinh trước thời điểm tạm ngừng (nếu có) vẫn phải nộp đủ, không được xóa nợ. Nếu doanh nghiệp không thông báo tạm ngừng hợp lệ mà tự ý ngừng hoạt động, vẫn có thể bị áp dụng các biện pháp cưỡng chế hoặc bị liệt kê vào danh sách rủi ro về thuế.

Gia hạn tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên

Thủ tục gia hạn khi chưa thể hoạt động lại

Nếu đến thời điểm kết thúc thời gian tạm ngừng mà công ty TNHH 1 thành viên vẫn chưa thể hoặc chưa muốn hoạt động trở lại, doanh nghiệp có quyền thực hiện thủ tục gia hạn tạm ngừng kinh doanh. Thủ tục này bao gồm: soạn đơn/thông báo gia hạn tạm ngừng, cập nhật đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, lý do gia hạn và thời hạn gia hạn mong muốn. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ này đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, đồng thời gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ phải được nộp trước ít nhất 03 ngày làm việc tính đến ngày kết thúc tạm ngừng ghi nhận trên hệ thống.

Số lần được phép gia hạn theo luật

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn, công ty TNHH 1 thành viên được quyền tạm ngừng kinh doanh nhiều lần, nhưng tổng thời gian tạm ngừng cho mỗi lần không quá 1 năm (12 tháng). Sau mỗi lần hết hạn, nếu doanh nghiệp vẫn chưa hoạt động lại, có thể tiếp tục nộp hồ sơ xin gia hạn tạm ngừng. Luật không giới hạn tổng số lần gia hạn, miễn là doanh nghiệp thực hiện đầy đủ thủ tục, không nợ nghĩa vụ thuế và luôn thông báo đúng hạn với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Hướng dẫn soạn và nộp hồ sơ gia hạn

Để gia hạn tạm ngừng, doanh nghiệp cần soạn hồ sơ gồm: (1) Thông báo về việc gia hạn tạm ngừng kinh doanh (theo mẫu Phụ lục II-22, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT), (2) Quyết định và biên bản họp của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên), (3) Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ), kèm bản sao giấy tờ tùy thân của người nộp. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Sau khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ ra thông báo xác nhận gia hạn, doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật trạng thái với cơ quan thuế để đảm bảo không bị truy thu hoặc áp dụng chế tài xử phạt.

Câu hỏi thường gặp khi tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên

Tạm ngừng hoạt động công ty TNHH 1 thành viên là giải pháp hữu hiệu khi doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc cần thời gian tái cấu trúc mà không muốn giải thể. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn băn khoăn về nghĩa vụ thuế, việc giữ trụ sở và thủ tục thông báo với cơ quan chức năng. Dưới đây là giải đáp các câu hỏi thường gặp nhất về vấn đề này.

Tạm ngừng có cần đóng thuế không?

Theo quy định, khi công ty TNHH 1 thành viên tạm ngừng kinh doanh đúng thủ tục và có thông báo với cơ quan thuế, doanh nghiệp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân trong thời gian tạm ngừng (nếu không phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh). Tuy nhiên, một số khoản phí cố định như lệ phí môn bài vẫn phải nộp nếu tạm ngừng không bắt đầu từ ngày 1/1 của năm tài chính. Nếu công ty vẫn phát sinh hóa đơn, giao dịch, hoặc không thông báo tạm ngừng đúng hạn, vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế như bình thường và có thể bị xử phạt nếu vi phạm.

Có được giữ trụ sở trong thời gian ngừng không?

Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp vẫn được giữ nguyên trụ sở, văn phòng hoặc nhà xưởng theo hợp đồng thuê hoặc quyền sở hữu hợp pháp. Bạn không bắt buộc phải trả lại trụ sở trừ khi có thỏa thuận khác với chủ cho thuê. Việc duy trì địa chỉ trụ sở là cần thiết để tiếp tục nhận thông báo, giấy tờ từ cơ quan nhà nước và sẵn sàng tái hoạt động sau khi kết thúc thời gian tạm ngừng.

Có cần thông báo với cơ quan thuế không?

Việc thông báo tạm ngừng với cơ quan thuế là thủ tục bắt buộc đối với công ty TNHH 1 thành viên. Sau khi gửi hồ sơ tạm ngừng lên Phòng Đăng ký kinh doanh/Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp cần đồng thời gửi thông báo đến Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Điều này giúp xác lập trạng thái “tạm ngừng” trên hệ thống quản lý thuế, tránh bị yêu cầu nộp tờ khai hoặc báo cáo trong thời gian không hoạt động, và không bị phạt do kê khai chậm. Nếu chỉ thông báo với Sở KH&ĐT mà không thông báo với thuế, doanh nghiệp vẫn có thể bị truy thu hoặc xử phạt hành chính.

Như vậy, việc tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên sẽ trở nên đơn giản, nhanh chóng và an toàn hơn khi bạn nắm vững quy trình và lưu ý cần thiết. Chủ động chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tuân thủ đúng thủ tục sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và giữ vững quyền lợi hợp pháp trong suốt thời gian tạm ngừng hoạt động. Nếu bạn còn vướng mắc hoặc cần tư vấn thêm về thủ tục tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất. Đừng chần chừ – hãy chủ động thực hiện thủ tục tạm ngừng công ty TNHH 1 thành viên khi cần thiết để bảo vệ sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp!