Chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những lưu ý cần biết

891
05/10/2022

Rate this post

Khi bạn lập, ký và phát hành hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp thắc mắc chữ ký số trên hóa đơn điện tử là như thế nào. Nhằm giải đáp mọi thắc mắc cho khách hàng Gia Minh trình bày bài viết chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những lưu ý cần biết để bạn hiểu rõ hơn về chữ ký số.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số được định nghĩa là một phần trong tập chữ ký điện tử. Chữ ký số được tạo ra để mã hoá dữ liệu bằng một thông điệp, văn bản, hình ảnh…Để xác định chủ dữ liệu đó, và qua đó có thể dùng để ký các văn bản điện tử, cũng như trao đổi thông tin mật.

Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hoá đơn điện tử. Chữ ký số có mục đích xác thực hoá đơn điện tử do doanh nghiệp nào phát hành.

Chứng thư số là gì?

Một số khái niệm liên quan đến chứng thư số

Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân. Từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân. Là người ký chữ ký số, bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.

Chứng thư số có thể được coi là chứng minh thư, để sử dụng trong môi trường của máy tính và internet. Chứng thư số được sử dụng để nhận diện một cá nhân, một máy chủ. Hay là một vài đối tượng khác. Và gắn định danh của đối tượng đó với một public key (khóa công khai).

Chứng thư số được hiểu là chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp đích danh của chữ ký số, của một cá nhân hay tổ chức. Thông thường, chứng thư số là cặp khóa và đã được mã hóa dữ liệu gồm các thông tin như: công ty, mã số thuế của doanh nghiệp …

Các tài liệu này được dùng để nộp thuế qua mạng, khai báo hải quan. Và thực hiện giao dịch điện tử khác như hóa đơn điện tử. Chứng thư số được dùng phổ biến trong các giao dịch, văn bản điện tử.

Một số khái niệm liên quan đến chứng thư số:

Chứng thư số có hiệu lực, là chứng thư số chưa hết thời hạn. Sử dụng đồng thời không bị tạm ngưng sử dụng hay bị thu hồi;

Chứng thư số công cộng, là loại chứng thư được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp phép sử dụng.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Chứng thư số nước ngoài được giải thích là chứng thư số do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những lưu ý cần biết

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật của hóa đơn. Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần biết về chữ ký số trên hóa đơn điện tử:

Khái niệm chữ ký số

Chữ ký số: Là một dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu điện tử. Chữ ký số thường được tạo bởi một cặp khóa công khai và khóa riêng tư.

Lợi ích của chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Tính pháp lý: Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trên hóa đơn giấy.

Bảo mật: Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin trên hóa đơn điện tử, tránh bị giả mạo hay thay đổi.

Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và gửi hóa đơn so với hóa đơn giấy.

Tiện lợi: Dễ dàng quản lý, tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Quy định pháp lý về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán và có thể có chữ ký số của người mua nếu hai bên có thỏa thuận.

Chữ ký số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.

Các loại chữ ký số

Chữ ký số doanh nghiệp: Sử dụng cho tổ chức, doanh nghiệp để ký các văn bản, tài liệu, hóa đơn điện tử.

Chữ ký số cá nhân: Sử dụng cho cá nhân để ký các văn bản, tài liệu.

Quy trình ký số trên hóa đơn điện tử

Chuẩn bị thiết bị: Đảm bảo có thiết bị lưu trữ chữ ký số (USB Token, SIM PKI).

Cài đặt phần mềm ký số: Cài đặt phần mềm ký số do nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số cung cấp.

Ký số hóa đơn: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để ký số và gửi hóa đơn đến khách hàng.

Một số lưu ý quan trọng

Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số: Trước khi phát hành hóa đơn, cần kiểm tra chữ ký số để đảm bảo không có lỗi.

Bảo mật thiết bị chứa chữ ký số: Thiết bị chứa chữ ký số phải được bảo mật, tránh để người không có thẩm quyền tiếp cận.

Thời hạn của chữ ký số: Chữ ký số có thời hạn sử dụng, cần theo dõi và gia hạn kịp thời để không bị gián đoạn.

Các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín

Viettel-CA

VNPT-CA

FPT-CA

BKAV-CA

Tình huống phát sinh và cách xử lý

Chữ ký số hết hạn: Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để gia hạn.

Lỗi ký số: Kiểm tra lại phần mềm, thiết bị hoặc liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ.

Việc nắm rõ các quy định và lưu ý về chữ ký số trên hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp bạn đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Phân biệt chữ ký số và chứng thư số

Về khái niệm

Chứng thư số

Có hiệu lực tương đương với chứng minh thư nhân dân và hộ chiếu trên nền tảng số.

Là cơ sở để xác định danh tính hợp pháp của người ký có chính xác hay không.

Chữ ký số

Là chữ ký điện tử, có hiệu lực tương tự như chũ ký tay cá nhân truyền thống. Hoặc con dấu của một tổ chức được thừa nhận về mặt pháp lý.

Chữ ký số được xác nhận như một lời cam kết trên văn bản đã ký của cá nhân và tổ chức

Về nội dung

Chữ ký số
– Chữ ký số được hình thành dựa trên chuỗi thông tin đã được mã hóa. Vào một phần mềm tự động tạo, và gắn chữ ký số và thông điệp dữ liệu. Chữ ký số được lưu trữ trên một thiết bị vật lý được gọi là USB Token.

– Đây là thiết bị phần cứng, dùng để tạo ra cặp khóa bao gồm khóa công khai và khóa bị mật:

Private Key – Khóa bí mật: là khóa trong được dùng để tạo chữ ký số;

Public Key – Khóa công khai: dùng để kiểm tra chữ ký số, được tạo bởi khóa bí mật tương ứng.

Chứng thư số

Chứng thư số là cặp khóa, được mã hóa dữ liệu gồm các thông tin tối thiểu cần có, bao gồm:

Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Tên của thuê bao;

Số hiệu;

Thời gian có hiệu lực của chứng thư số;

Khóa công khai;

Chữ ký số;

Một vài thông tin khác như: các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số …

Chức năng

Chữ ký số

– Có thể thay chữ ký tay khi giao dịch trên hệ thống điện tử.

– Giúp xác thực hóa đơn điện tử, của đơn vị phát hành bằng cách xác nhận cho một hóa đơn đã lập xong. Hoặc ký cùng lúc nhiều hóa đơn.

Chứng thư số

– Sử dụng để nộp thuế qua mạng, khai báo hải quan. Và thực hiện các giao dịch điện tử khác.

– Được dùng để các đối tác của người sử dụng phần mềm xác nhận được chữ ký hoặc chứng minh của họ là đúng

– Được sử dụng nhằm mục đích nhận diện cá nhân, máy chủ. Hoặc chủ thể khác bằng một khóa công khai

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những lưu ý cần biết

Sự khác nhau giữa chứng thư số và chữ ký số

Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử. Trong đó, chữ ký điện tử được hiểu là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng: văn bản, hình ảnh hay video với mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó.

Cụ thể hơn, chữ ký số là thiết bị mã hóa chứa thông tin doanh nghiệp dùng thay cho chữ ký trên các văn bản; tài liệu số được thực hiện qua các giao dịch điện tử trên internet.

Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử nhằm xác thực hóa đơn điện tử đó do đơn vị nào phát hành, có đầy đủ tính chất pháp lý; công nhận hóa đơn điện tử đó đã được mã hóa và không thể sửa đổi sau khi ký.

Lưu ý khi ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần phải chú ý để đảm bảo tính hợp lệ và bảo mật. Dưới đây là các lưu ý cụ thể:

Bảo mật thiết bị lưu trữ chữ ký số

Thiết bị lưu trữ: Đảm bảo USB Token hoặc thiết bị lưu trữ chữ ký số luôn được bảo mật, tránh để người không có thẩm quyền tiếp cận và sử dụng.

Mã PIN: Bảo mật mã PIN của thiết bị, không tiết lộ cho bất kỳ ai và thay đổi mã PIN định kỳ.

Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số

Trước khi phát hành hóa đơn: Luôn kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số để đảm bảo chữ ký số không bị lỗi hoặc hết hạn.

Phần mềm ký số: Sử dụng phần mềm ký số của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để đảm bảo tính hợp lệ và an toàn.

Thời hạn của chữ ký số

Gia hạn kịp thời: Theo dõi thời hạn của chữ ký số và tiến hành gia hạn trước khi hết hạn để tránh gián đoạn trong việc phát hành hóa đơn điện tử.

Liên hệ nhà cung cấp: Khi gần đến hạn, liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hướng dẫn quy trình gia hạn.

Đồng bộ hóa dữ liệu

Đồng bộ hóa chữ ký số: Đảm bảo chữ ký số được đồng bộ hóa với phần mềm quản lý hóa đơn điện tử và các hệ thống liên quan.

Cập nhật phần mềm: Luôn cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm ký số và phần mềm quản lý hóa đơn điện tử.

Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử

Lưu trữ an toàn: Lưu trữ hóa đơn điện tử và các tài liệu liên quan tại nơi an toàn, có thể dễ dàng truy cập và tra cứu khi cần.

Sao lưu định kỳ: Thực hiện sao lưu định kỳ để đảm bảo không mất dữ liệu quan trọng.

Sử dụng dịch vụ chữ ký số từ nhà cung cấp uy tín

Chọn nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín và có giấy phép từ Bộ Thông tin và Truyền thông.

Dịch vụ hỗ trợ: Đảm bảo nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt để giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh.

Tuân thủ quy định pháp luật

Tuân thủ quy định: Đảm bảo việc sử dụng chữ ký số tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn điện tử và chữ ký số.

Cập nhật quy định: Thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất từ cơ quan quản lý nhà nước để điều chỉnh kịp thời.

Xử lý các sự cố

Sự cố kỹ thuật: Khi gặp sự cố kỹ thuật với chữ ký số, liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ kịp thời.

Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ các hồ sơ và tài liệu liên quan đến chữ ký số và hóa đơn điện tử để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần.

Đào tạo nhân viên

Đào tạo sử dụng: Đào tạo nhân viên về cách sử dụng chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử để tránh sai sót và đảm bảo hiệu quả công việc.

Nhận thức bảo mật: Nâng cao nhận thức của nhân viên về bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu khi sử dụng chữ ký số.

Việc tuân thủ các lưu ý này sẽ giúp doanh nghiệp bạn đảm bảo tính hợp lệ, bảo mật và hiệu quả trong việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

Vai trò của chứng thư số và chữ ký số trong hóa đơn điện tử?

Lưu ý khi ký chữ ký số trên hoá đơn điện tử

Chứng thư số và chữ ký số đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý và bảo mật của hóa đơn điện tử. Dưới đây là chi tiết về vai trò của từng yếu tố:

Chứng thư số (Digital Certificate)

Chứng thư số là một loại chứng nhận điện tử được cấp bởi cơ quan chứng thực (CA – Certification Authority) để xác thực danh tính của người sử dụng chữ ký số.

Vai trò của chứng thư số:

Xác thực danh tính: Chứng thư số xác thực danh tính của tổ chức hoặc cá nhân sở hữu nó, đảm bảo rằng các thông tin ký số trên hóa đơn điện tử là hợp lệ và do đúng chủ thể thực hiện.

Bảo mật thông tin: Chứng thư số giúp bảo mật thông tin trên hóa đơn điện tử bằng cách mã hóa dữ liệu, ngăn chặn việc truy cập trái phép hoặc giả mạo thông tin.

Đảm bảo tính toàn vẹn: Chứng thư số đảm bảo rằng dữ liệu trên hóa đơn điện tử không bị thay đổi trong quá trình truyền tải từ người bán đến người mua.

Cơ sở pháp lý: Chứng thư số là cơ sở pháp lý để chứng minh rằng chữ ký số trên hóa đơn điện tử là hợp lệ và do đúng chủ thể sở hữu chữ ký số thực hiện.

Chữ ký số (Digital Signature)

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách sử dụng cặp khóa công khai và khóa riêng tư để ký số các tài liệu điện tử, trong đó có hóa đơn điện tử.

Vai trò của chữ ký số:

Xác thực người ký: Chữ ký số xác thực rằng hóa đơn điện tử được ký bởi đúng người có thẩm quyền của tổ chức hoặc cá nhân.

Bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu: Chữ ký số bảo vệ hóa đơn điện tử khỏi bị thay đổi hoặc giả mạo sau khi được ký. Bất kỳ sự thay đổi nào trên hóa đơn sau khi ký sẽ làm cho chữ ký số không còn hợp lệ.

Chứng minh nguồn gốc: Chữ ký số giúp chứng minh nguồn gốc của hóa đơn điện tử, rằng nó được phát hành bởi người bán.

Tính pháp lý: Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trên hóa đơn giấy, được công nhận bởi pháp luật.

Tóm lại:

Chứng thư số và chữ ký số kết hợp với nhau để đảm bảo:

Xác thực và bảo mật: Chứng thư số xác thực danh tính của chủ sở hữu và chữ ký số đảm bảo rằng hóa đơn điện tử không bị thay đổi sau khi ký.

Tính toàn vẹn và nguồn gốc: Đảm bảo rằng hóa đơn điện tử giữ nguyên tính toàn vẹn và nguồn gốc phát hành.

Tính pháp lý: Cung cấp cơ sở pháp lý cho hóa đơn điện tử, giúp chúng được công nhận và sử dụng trong các giao dịch thương mại.

Việc sử dụng chứng thư số và chữ ký số trong hóa đơn điện tử không chỉ đáp ứng các yêu cầu pháp lý mà còn nâng cao mức độ bảo mật và tin cậy của các giao dịch điện tử.

Các trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, có một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số. Dưới đây là các trường hợp cụ thể:

Hóa đơn điện tử của người mua là cá nhân không kinh doanh

Chi tiết: Khi người mua hàng là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn điện tử có thể không cần chữ ký số của người mua.

Điều kiện: Hóa đơn vẫn phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định của pháp luật và phải có chữ ký số của người bán.

Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định đặc thù

Chi tiết: Một số doanh nghiệp có thể được miễn chữ ký số trong một số trường hợp đặc thù theo quy định của cơ quan thuế.

Điều kiện: Cần có văn bản chấp thuận từ cơ quan thuế hoặc quy định cụ thể trong văn bản pháp luật.

Hóa đơn điện tử có giá trị nhỏ lẻ

Chi tiết: Hóa đơn điện tử cho các giao dịch nhỏ lẻ (ví dụ: dưới 200.000 VND) có thể không cần chữ ký số của người mua.

Điều kiện: Hóa đơn này vẫn phải có đầy đủ thông tin cần thiết và chữ ký số của người bán. Nếu người mua yêu cầu hóa đơn có đầy đủ thông tin, người bán phải lập hóa đơn điện tử có chữ ký số của người bán và gửi cho người mua.

Hóa đơn điện tử trong giao dịch giữa các doanh nghiệp có thỏa thuận không sử dụng chữ ký số của người mua

Chi tiết: Khi có thỏa thuận giữa hai bên về việc không sử dụng chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử.

Điều kiện: Thỏa thuận này phải được lập thành văn bản và cả hai bên đều phải đồng ý.

Hóa đơn điện tử trong các giao dịch được miễn chữ ký số theo chính sách đặc thù

Chi tiết: Một số chính sách đặc thù của chính phủ hoặc các cơ quan có thẩm quyền có thể cho phép miễn chữ ký số trên hóa đơn điện tử trong một số trường hợp cụ thể.

Điều kiện: Cần tuân thủ các hướng dẫn và quy định của chính sách đặc thù này.

Hóa đơn điện tử trong giao dịch thương mại điện tử

Chi tiết: Trong một số giao dịch thương mại điện tử, đặc biệt là với các giao dịch mua bán trực tuyến, hóa đơn điện tử có thể không cần chữ ký số của người mua.

Điều kiện: Các điều khoản này thường được quy định rõ trong hợp đồng hoặc điều khoản giao dịch giữa các bên.

Tóm lại:

Các trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số thường liên quan đến:

Giao dịch với cá nhân không kinh doanh.

Giao dịch nhỏ lẻ.

Thỏa thuận giữa các bên trong doanh nghiệp.

Chính sách đặc thù của chính phủ hoặc cơ quan thuế.

Các doanh nghiệp cần nắm rõ và tuân thủ các quy định cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn điện tử trong từng trường hợp cụ thể.

Nếu chữ ký số của doanh nghiệp bị hết hạn, làm thế nào để tiếp tục xác thực hóa đơn tiếp?

Trong trường hợp chữ ký số bị hết hạn, cần phải gia hạn chữ ký số. Việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số gia hạn sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website www.laphoadon.gdt.gov.vn. và xác thực hóa đơn như bình thường.

Như thế nào là chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Trường hợp bắt buộc có cả chữ ký số của người bán và người mua

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, có một số trường hợp đặc biệt yêu cầu hóa đơn điện tử phải có cả chữ ký số của người bán và người mua. Dưới đây là các trường hợp cụ thể:

Hợp đồng có giá trị lớn:

Khi giao dịch liên quan đến các hợp đồng có giá trị lớn, việc đảm bảo tính pháp lý và xác thực của hóa đơn là rất quan trọng. Do đó, cả hai bên tham gia giao dịch đều phải ký số để xác nhận.

Giao dịch quốc tế:

Trong các giao dịch quốc tế, đặc biệt là những giao dịch yêu cầu sự xác thực cao về nguồn gốc và giá trị hàng hóa, hóa đơn điện tử cần có chữ ký số của cả người bán và người mua để đảm bảo tính hợp pháp và an toàn.

Yêu cầu của cơ quan thuế hoặc quy định cụ thể:

Một số giao dịch có thể được yêu cầu bởi cơ quan thuế hoặc theo quy định cụ thể nào đó phải có chữ ký số của cả người bán và người mua. Các quy định này thường nhằm mục đích tăng cường kiểm soát và tránh các gian lận thuế.

Tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Để tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử, các bước cơ bản sau đây cần được thực hiện:

Chuẩn bị thiết bị và chứng thư số

Thiết bị lưu trữ chữ ký số: USB Token hoặc thiết bị chứa chữ ký số.

Chứng thư số: Được cấp bởi cơ quan chứng thực chữ ký số (CA).

Cài đặt phần mềm ký số

Phần mềm ký số: Cài đặt phần mềm ký số từ nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Các nhà cung cấp phổ biến tại Việt Nam bao gồm Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, BKAV-CA.

Phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có tích hợp chức năng ký số, ví dụ như MISA, CyberBill, EasyInvoice.

Quy trình ký số hóa đơn điện tử

Kết nối thiết bị: Cắm USB Token hoặc thiết bị chứa chữ ký số vào máy tính.

Mở phần mềm ký số: Khởi động phần mềm ký số và đăng nhập vào tài khoản.

Chọn hóa đơn cần ký: Mở phần mềm hóa đơn điện tử và chọn hóa đơn cần ký số.

Tiến hành ký số: Thực hiện ký số bằng cách chọn chức năng ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Nhập mã PIN: Nhập mã PIN của USB Token hoặc thiết bị chứa chữ ký số để xác nhận.

Xác nhận ký số: Phần mềm sẽ thực hiện quá trình ký số và xác nhận lại khi hoàn tất.

Kiểm tra và phát hành hóa đơn

Kiểm tra tính hợp lệ: Kiểm tra lại hóa đơn sau khi ký số để đảm bảo không có lỗi phát sinh.

Phát hành hóa đơn: Gửi hóa đơn điện tử đã ký số cho khách hàng qua email hoặc các phương thức khác theo thỏa thuận.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ an toàn: Lưu trữ hóa đơn điện tử đã ký số một cách an toàn để dễ dàng truy xuất khi cần.

Sao lưu định kỳ: Thực hiện sao lưu định kỳ để tránh mất mát dữ liệu.

Tóm lại:

Việc ký số trên hóa đơn điện tử đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho các giao dịch thương mại. Quy trình này yêu cầu chuẩn bị đầy đủ thiết bị, cài đặt phần mềm phù hợp và thực hiện đúng các bước ký số. Doanh nghiệp cần nắm rõ và tuân thủ các quy định để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ và an toàn.

Hóa đơn điện tử hợp lệ có cần thiết phải có chữ ký của người mua hàng?

Vai trò của chứng thư số trong hoá đơn điện tử

Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số. Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số….

Với trường hợp khách hàng không có chữ ký số liệu hóa đơn điện tử được lập giữa hai bên có hợp lệ hay không?

Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có CKS của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

Bên mua không phải là đơn vị kế toán

Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa. Dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…

Như vậy thì thì câu trả lời cho câu hỏi này là hoá đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng. Nhưng bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.

Hy vọng với bài viết chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những lưu ý cần biết trên đây. Sẽ giúp bạn hiểu rõ về chữ ký số trên hóa đơn điện tử.