Xin giấy phép công bố thực phẩm nhập khẩu Thái Nguyên nhanh chóng

956
07/08/2026

Rate this post

Xin giấy phép công bố thực phẩm nhập khẩu Thái Nguyên

Xin giấy phép công bố thực phẩm nhập khẩu Thái Nguyên là việc làm bắt buộc đối với những mặt hàng thực phẩm từ nước ngoài vào Việt Nam.

Công bố thực phẩm nhập khẩu là việc tổ chức hay cá nhân kinh doanh thực phẩm lưu thông trên thị trường Việt Nam đều bắt buộc phải công bố tiêu chuẩn chất lượng trước khi đưa ra thị trường tiêu thụ.

Nếu sản phẩm đưa ra thị trường mà chưa được công bố chất lượng sản phẩm thì sẽ bị chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Xin giấy phép công bố thực phẩm nhập khẩu Thái Nguyên

“Sản phẩm nào đang vào Việt Nam?” – Bắt đầu từ việc phân loại đúng thực phẩm nhập khẩu

Công bố thực phẩm nhập khẩu tại Thái Nguyên không nên bắt đầu bằng việc sao chép một bộ hồ sơ có sẵn hoặc gửi mẫu đi kiểm nghiệm ngay. Bước đầu tiên phải là xác định chính xác sản phẩm đang được nhập vào Việt Nam thuộc nhóm nào, được sử dụng như thế nào và phải thực hiện thủ tục pháp lý nào.

Theo cơ chế quản lý đang được áp dụng, không phải mọi thực phẩm nhập khẩu đều thực hiện cùng một loại hồ sơ. Nhiều thực phẩm đã qua chế biến, bao gói sẵn thuộc diện tự công bố; trong khi thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt, sản phẩm dinh dưỡng dùng cho trẻ đến 36 tháng tuổi và một số phụ gia đặc thù thuộc diện đăng ký bản công bố sản phẩm. Việc phân loại sai có thể dẫn đến hậu kiểm, yêu cầu làm lại hồ sơ hoặc xử lý vì tự công bố sản phẩm thuộc diện phải đăng ký.

Tên và cách dùng

Tên sản phẩm phải phản ánh đúng bản chất thực phẩm, không chỉ dựa trên tên thương mại mà nhà sản xuất nước ngoài sử dụng.

Khi tiếp nhận một sản phẩm, doanh nghiệp cần làm rõ:

Sản phẩm là đồ uống, bánh kẹo, thực phẩm khô, gia vị, thực phẩm bổ sung hay nhóm khác;

Sản phẩm được dùng trực tiếp hay phải pha chế;

Gửi hồ sơ và nhận tư vấn miễn phí qua Zalo chỉ trong vài phút: Chat Zalo: 0853 388 126

Website này thuộc hệ sinh thái Pháp Lý Gia Minh.
Để tìm hiểu năng lực, hồ sơ pháp lý và các dịch vụ khác của công ty, vui lòng xem tại website chính thức bên dưới.

▼▼▼

XEM HỒ SƠ PHÁP LÝ VÀ NĂNG LỰC CÔNG TY

Dùng như thực phẩm thông thường hay phục vụ chế độ ăn riêng;

Dùng hằng ngày hay theo khẩu phần được hướng dẫn;

Có khuyến cáo về sức khỏe hoặc công dụng đặc biệt hay không;

Đối tượng sử dụng là người trưởng thành, trẻ em hay nhóm người có nhu cầu dinh dưỡng riêng.

Ví dụ, một sản phẩm dạng bột không thể chỉ được gọi là “bột dinh dưỡng”. Cần xác định đó là bột ngũ cốc thông thường, sản phẩm dinh dưỡng bổ sung, thực phẩm cho chế độ ăn đặc biệt hay sản phẩm dùng cho trẻ nhỏ. Cách dùng và đối tượng sử dụng có thể làm thay đổi nhóm hồ sơ phải thực hiện.

Thành phần

Bảng thành phần là dữ liệu quan trọng để phân loại sản phẩm, lựa chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm, xây dựng tiêu chuẩn và soạn nhãn phụ.

Doanh nghiệp cần yêu cầu nhà sản xuất cung cấp bảng thành phần đầy đủ, thể hiện:

Tên từng thành phần;

Hàm lượng hoặc tỷ lệ khi cần thiết;

Phụ gia thực phẩm;

Hương liệu;

Chất tạo màu;

Chất tạo ngọt;

Vitamin, khoáng chất hoặc hoạt chất bổ sung;

Thành phần có khả năng gây dị ứng;

Thông tin về nguyên liệu biến đổi gen nếu thuộc trường hợp phải thể hiện;

Nguồn gốc của thành phần đặc thù khi có yêu cầu.

Không nên chỉ sử dụng phần thành phần được in ngắn gọn trên bao bì nếu nhà sản xuất còn có bảng công thức hoặc tài liệu kỹ thuật chi tiết hơn. Khi hồ sơ, nhãn gốc và kết quả kiểm nghiệm không thống nhất, doanh nghiệp sẽ khó giải trình nguồn gốc của các chỉ tiêu đã công bố.

Đối tượng sử dụng

Đối tượng sử dụng cần được xác định từ tài liệu của nhà sản xuất, cách dùng và bản chất sản phẩm.

Các nội dung nên làm rõ gồm:

Sản phẩm dùng cho mọi đối tượng hay có giới hạn độ tuổi;

Có dùng cho trẻ em không;

Có dùng cho người ăn kiêng hoặc chế độ ăn đặc biệt không;

Có khuyến cáo đối với phụ nữ mang thai hay người dị ứng không;

Có giới hạn khẩu phần hoặc lượng dùng mỗi ngày không;

Có phải sản phẩm dinh dưỡng dùng cho trẻ đến 36 tháng tuổi không.

Không nên tự mở rộng đối tượng sử dụng khi tài liệu gốc không thể hiện. Ngược lại, không được bỏ cảnh báo cần thiết chỉ để nội dung quảng bá trở nên dễ bán hơn.

Nhóm hồ sơ áp dụng

Sau khi xác định tên, thành phần, cách dùng và đối tượng, doanh nghiệp mới quyết định nhóm thủ tục.

Về nguyên tắc, cần phân biệt ít nhất:

Nhóm thực phẩm thuộc diện tự công bố;

Nhóm phải đăng ký bản công bố sản phẩm;

Nhóm được miễn tự công bố trong trường hợp chỉ nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu hoặc phục vụ sản xuất nội bộ, không tiêu thụ trong nước, nếu đáp ứng đúng điều kiện;

Nhóm thực phẩm nhập khẩu còn phải thực hiện kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm theo chế độ tương ứng;

Nhóm sản phẩm chịu quản lý chuyên ngành khác ngoài hồ sơ công bố.

Riêng hồ sơ đăng ký bản công bố đối với sản phẩm nhập khẩu có thể phải có giấy chứng nhận lưu hành tự do, giấy chứng nhận xuất khẩu hoặc giấy chứng nhận y tế do cơ quan có thẩm quyền nước xuất xứ hoặc nước xuất khẩu cấp, cùng phiếu kiểm nghiệm và tài liệu khác tùy sản phẩm.

Đừng dịch nhãn trước khi hiểu sản phẩm

Dịch nhãn là công việc chuyển tải thông tin sản phẩm sang tiếng Việt, không phải quá trình sáng tạo nội dung quảng cáo. Nếu người dịch chưa hiểu sản phẩm thuộc nhóm nào, dùng cho ai và thành phần có ý nghĩa gì, bản dịch rất dễ làm sai bản chất sản phẩm.

Sai sót trong bản dịch có thể kéo theo sai tên công bố, sai chỉ tiêu kiểm nghiệm, sai tiêu chuẩn sản phẩm và sai nội dung nhãn phụ.

Tên thương mại và tên mô tả

Tên thương mại là tên được nhà sản xuất dùng để nhận diện sản phẩm. Tên mô tả giúp người tiêu dùng hiểu đó là loại thực phẩm gì.

Một sản phẩm có thể có:

Tên thương hiệu;

Tên dòng sản phẩm;

Tên hương vị;

Tên mô tả sản phẩm;

Tên thể hiện dạng sản phẩm;

Tên phiên bản hoặc quy cách.

Doanh nghiệp cần tách rõ các thành phần này. Không nên dịch tên thương mại thành một tên hoàn toàn mới, nhưng cũng không nên giữ nguyên toàn bộ tên nước ngoài khiến người tiêu dùng không hiểu sản phẩm là gì.

Tên dùng trên hồ sơ, kết quả kiểm nghiệm, nhãn phụ, hợp đồng nhập khẩu và hệ thống quản lý kho cần được liên kết bằng một mã sản phẩm thống nhất.

Thành phần và cảnh báo

Tên thành phần phải được dịch theo đúng bản chất nguyên liệu, phụ gia hoặc hoạt chất.

Người dịch cần chú ý:

Không rút gọn làm mất tên thành phần;

Không đổi phụ gia thành nguyên liệu thông thường;

Không bỏ thông tin về chất gây dị ứng;

Không thay đổi thứ tự thành phần nếu việc thể hiện thứ tự có ý nghĩa;

Không chuyển một cảnh báo thành nội dung khuyến nghị nhẹ hơn;

Không tự suy luận hàm lượng khi tài liệu không nêu;

Không dịch một thuật ngữ theo nhiều cách trong cùng bộ hồ sơ.

Đối với thuật ngữ khó xác định, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà sản xuất giải thích bằng tài liệu kỹ thuật thay vì tự chọn nghĩa gần đúng.

Cách dịch thống nhất

Doanh nghiệp nên lập một bảng thuật ngữ cho từng dòng sản phẩm, gồm:

Tên nguyên liệu bằng tiếng nước ngoài;

Tên tiếng Việt được thống nhất;

Tên phụ gia;

Chức năng của phụ gia;

Tên hương vị;

Cách dùng;

Đối tượng sử dụng;

Cảnh báo;

Điều kiện bảo quản.

Bảng thuật ngữ này phải được sử dụng chung cho hồ sơ công bố, nhãn phụ, website, catalogue, phần mềm quản lý hàng hóa và tài liệu bán hàng.

Nếu một thành phần được dịch theo ba cách khác nhau, cơ quan quản lý hoặc khách hàng có thể hiểu đó là ba thành phần khác nhau.

Không tự thêm công dụng

Bản dịch không được bổ sung công dụng mà nhãn gốc, tài liệu của nhà sản xuất hoặc hồ sơ khoa học không thể hiện.

Các cách diễn đạt cần đặc biệt thận trọng gồm:

Hỗ trợ điều trị;

Phòng ngừa bệnh;

Giảm nguy cơ mắc bệnh;

Thay thế thuốc;

Giảm cân nhanh;

Tăng sức đề kháng tuyệt đối;

Cải thiện ngay tình trạng sức khỏe;

Cam kết hiệu quả.

Đối với sản phẩm thuộc diện phải đăng ký bản công bố và có nội dung công dụng, tài liệu khoa học chứng minh công dụng có thể là một thành phần của hồ sơ. Cục An toàn thực phẩm cũng yêu cầu việc chứng minh công dụng phải gắn với thành phần và lượng sử dụng phù hợp, không chỉ dựa vào lời giới thiệu thương mại.

Hồ sơ từ nhà sản xuất nước ngoài: tài liệu nào cần xin sớm?

Nhiều hồ sơ công bố thực phẩm nhập khẩu bị kéo dài không phải vì doanh nghiệp tại Việt Nam soạn sai mẫu mà vì tài liệu từ nước ngoài được xin quá muộn, thiếu nội dung hoặc không còn hiệu lực.

Doanh nghiệp tại Thái Nguyên nên gửi danh sách tài liệu cho nhà sản xuất ngay từ khi đàm phán nhập hàng, trước khi chốt bao bì hoặc đặt lô hàng lớn.

Thông tin nhà sản xuất

Cần yêu cầu và kiểm tra:

Tên pháp lý đầy đủ của nhà sản xuất;

Địa chỉ nhà máy;

Quốc gia sản xuất;

Tên đơn vị đóng gói nếu khác nhà sản xuất;

Tên chủ sở hữu thương hiệu;

Thông tin đơn vị xuất khẩu;

Mối quan hệ giữa nhà sản xuất, chủ thương hiệu và bên xuất khẩu;

Thông tin liên hệ của người phụ trách hồ sơ.

Tên và địa chỉ phải được ghi thống nhất trên giấy chứng nhận, nhãn gốc, hợp đồng, invoice, packing list và tài liệu chất lượng.

Nếu thương hiệu do một công ty sở hữu nhưng sản phẩm được gia công tại nhà máy khác, cần làm rõ vai trò của từng đơn vị thay vì chỉ ghi tên nổi bật nhất trên bao bì.

Tài liệu chất lượng

Tùy nhóm sản phẩm, doanh nghiệp có thể cần xin sớm:

Certificate of Free Sale;

Certificate of Exportation;

Health Certificate;

Certificate of Analysis;

Specification;

Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng;

Tài liệu khoa học về công dụng;

Tài liệu xác nhận thành phần;

Tài liệu về tiêu chuẩn sản xuất;

Tài liệu chứng minh quyền sử dụng thương hiệu hoặc phân phối khi cần.

Đối với sản phẩm nhập khẩu thuộc diện đăng ký bản công bố, giấy chứng nhận lưu hành tự do, giấy chứng nhận xuất khẩu hoặc giấy chứng nhận y tế phải có nội dung phù hợp và có thể phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo yêu cầu hồ sơ. Tài liệu nước ngoài trong hồ sơ đăng ký phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng; tài liệu phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp.

Thành phần

Bảng thành phần nên được xin dưới dạng tài liệu chính thức, có xác nhận hoặc được phát hành bởi nhà sản xuất.

Tài liệu cần thể hiện:

Thành phần đầy đủ;

Tỷ lệ hoặc hàm lượng khi cần;

Phụ gia và chức năng;

Hương liệu;

Chất gây dị ứng;

Thông tin dinh dưỡng;

Thành phần tạo nên công dụng;

Sự khác nhau giữa các hương vị;

Thông tin về thành phần mang sang từ nguyên liệu hỗn hợp.

Không nên để doanh nghiệp nhập khẩu tự xây dựng lại công thức dựa trên hình ảnh bao bì. Đây là nguồn gây sai lệch phổ biến khi sản phẩm có thành phần phức hợp hoặc nhiều phụ gia.

Quy cách đóng gói

Cần xác định:

Khối lượng tịnh hoặc thể tích thực;

Số đơn vị trong mỗi hộp;

Bao bì tiếp xúc trực tiếp;

Bao bì ngoài;

Quy cách thùng;

Hình thức đóng gói theo khẩu phần;

Số lượng gói nhỏ bên trong;

Hương vị;

Mã sản phẩm;

Mã vạch;

Điều kiện bảo quản.

Nếu cùng một công thức nhưng có nhiều quy cách, doanh nghiệp phải quản lý rõ mỗi quy cách được thể hiện trong hồ sơ và nhãn như thế nào.

Kiểm nghiệm: chọn chỉ tiêu theo sản phẩm chứ không dùng một bảng cho tất cả

Phiếu kiểm nghiệm không phải là tài liệu có thể dùng chung cho mọi loại thực phẩm. Chỉ tiêu phải được xây dựng từ bản chất sản phẩm, thành phần, quy chuẩn áp dụng, tiêu chuẩn dự kiến công bố và mức độ rủi ro.

Đối với hồ sơ tự công bố và đăng ký bản công bố theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, phiếu kiểm nghiệm phải còn trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp và do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận phù hợp ISO 17025 cấp, với các chỉ tiêu an toàn phù hợp.

Đồ uống khác thực phẩm khô

Đồ uống có đặc tính và nguy cơ khác với bánh, ngũ cốc, gia vị hoặc thực phẩm khô.

Khi lựa chọn chỉ tiêu, cần xem xét:

Dạng lỏng hay rắn;

Độ ẩm;

Độ pH;

Hàm lượng đường;

Nguyên liệu từ sữa, trái cây hoặc ngũ cốc;

Có cồn hay không;

Có caffeine hoặc chất tạo ngọt không;

Bao bì và điều kiện bảo quản;

Sản phẩm dùng ngay hay phải pha.

Không nên lấy một phiếu kiểm nghiệm của bánh khô làm mẫu để xây chỉ tiêu cho đồ uống chỉ vì hai sản phẩm cùng nhà sản xuất.

Thành phần đặc thù

Nếu sản phẩm có thành phần đặc thù, doanh nghiệp cần kiểm tra chỉ tiêu liên quan đến thành phần đó.

Ví dụ có thể cần rà:

Kim loại nặng;

Độc tố vi nấm;

Vi sinh vật;

Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật;

Phụ gia;

Chất tạo ngọt;

Vitamin, khoáng chất;

Caffeine;

Hàm lượng thành phần tạo nên công dụng;

Chỉ tiêu hóa lý;

Chất không được phép sử dụng.

Danh sách chỉ tiêu phải được xây dựng theo quy chuẩn, quy định chuyên ngành và tiêu chuẩn áp dụng cho sản phẩm, không theo một bảng mẫu cố định.

Tiêu chuẩn dự kiến công bố

Trước khi gửi kiểm nghiệm, doanh nghiệp nên lập dự thảo chỉ tiêu chất lượng và chỉ tiêu an toàn dự kiến áp dụng.

Bảng dự thảo cần thể hiện:

Tên chỉ tiêu;

Mức công bố hoặc giới hạn;

Phương pháp thử nếu cần;

Căn cứ lựa chọn;

Nhóm chỉ tiêu chất lượng;

Nhóm chỉ tiêu an toàn;

Chỉ tiêu đặc trưng của sản phẩm.

Nếu gửi mẫu trước rồi mới xây tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể phải kiểm nghiệm bổ sung vì phiếu ban đầu thiếu chỉ tiêu cần thiết.

Tên sản phẩm phải khớp

Tên trên phiếu kiểm nghiệm cần được đối chiếu với:

Tên trên nhãn gốc;

Tên trên nhãn phụ;

Tên trong bản tự công bố hoặc bản công bố;

Tên trên specification;

Tên trên hóa đơn thương mại;

Mã sản phẩm;

Hương vị;

Quy cách.

Nếu tên không thể hiện đầy đủ hương vị hoặc phiên bản, doanh nghiệp nên có tài liệu chứng minh mẫu được kiểm nghiệm chính là sản phẩm đang công bố.

Danh sách các cơ sở kiểm nghiệm phục vụ quản lý nhà nước được cập nhật theo từng thời kỳ. Từ ngày 1/7/2025, việc chỉ định còn có thể thuộc thẩm quyền cơ quan chuyên môn về y tế cấp tỉnh theo phân cấp, nên doanh nghiệp cần kiểm tra phạm vi công nhận hoặc chỉ định của phòng kiểm nghiệm tại thời điểm gửi mẫu.

Nhãn gốc và nhãn phụ phải kể cùng một câu chuyện

Nhãn phụ tiếng Việt không phải một bản quảng cáo dán thêm lên bao bì. Nhãn phụ phải chuyển tải những nội dung bắt buộc và thống nhất với nhãn gốc, hồ sơ công bố, kết quả kiểm nghiệm và tài liệu của nhà sản xuất.

Nếu nhãn gốc thể hiện một sản phẩm nhưng nhãn phụ mô tả thành sản phẩm khác, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi thông quan, hậu kiểm hoặc phân phối.

Tên

Tên trên nhãn phụ phải giúp xác định đúng sản phẩm.

Cần thống nhất:

Tên thương mại;

Tên mô tả;

Hương vị;

Dạng sản phẩm;

Mã phiên bản;

Tên thương hiệu;

Cách viết tiếng Việt;

Cách viết trên hóa đơn và hệ thống kho.

Không nên thêm từ “cao cấp”, “đặc trị”, “giảm cân”, “tăng cường” hoặc nội dung tương tự nếu tài liệu sản phẩm không có cơ sở.

Thành phần

Thành phần trên nhãn phụ phải được dịch từ nguồn chính thức và thống nhất với hồ sơ.

Cần kiểm tra:

Thứ tự thành phần;

Tên phụ gia;

Chất gây dị ứng;

Thành phần hỗn hợp;

Vitamin, khoáng chất;

Hàm lượng được công bố;

Thành phần tạo nên công dụng;

Thông tin dinh dưỡng.

Nếu nhà sản xuất thay đổi công thức nhưng vẫn dùng mẫu bao bì cũ, doanh nghiệp phải yêu cầu xác nhận phiên bản trước khi nhập hàng.

Khối lượng

Khối lượng tịnh hoặc thể tích thực phải đúng với sản phẩm.

Đối với hộp có nhiều gói nhỏ, cần làm rõ:

Khối lượng mỗi gói;

Số lượng gói;

Tổng khối lượng;

Đơn vị đo;

Có bao gồm chất lỏng hay không;

Khối lượng ráo nước nếu thuộc trường hợp cần thể hiện.

Thông tin trên nhãn phụ, invoice, packing list và hồ sơ kho cần khớp để tránh nhầm giữa quy cách bán lẻ và quy cách thùng.

Hướng dẫn và cảnh báo

Hướng dẫn sử dụng và cảnh báo phải đầy đủ, dễ hiểu và không làm giảm mức độ cảnh báo của nhãn gốc.

Cần kiểm tra:

Cách dùng;

Liều dùng hoặc khẩu phần;

Cách pha;

Điều kiện bảo quản;

Hướng dẫn sử dụng sau khi mở bao bì;

Đối tượng không nên dùng;

Cảnh báo dị ứng;

Hạn chế độ tuổi;

Nội dung cảnh báo khác của nhà sản xuất.

Không nên tự bỏ cảnh báo vì lo ảnh hưởng việc bán hàng.

Bộ hồ sơ công bố nên sắp theo thứ tự nào?

Một bộ hồ sơ tốt không chỉ đầy đủ mà còn phải dễ kiểm tra. Doanh nghiệp nên sắp xếp theo từng nhóm dữ liệu để người xử lý có thể đối chiếu từ pháp nhân nhập khẩu đến sản phẩm, kiểm nghiệm và nhãn.

Doanh nghiệp

Nhóm doanh nghiệp có thể gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

Thông tin mã số thuế;

Ngành nghề liên quan;

Thông tin người đại diện;

Giấy ủy quyền;

Thông tin cơ sở lưu kho;

Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm nếu thuộc trường hợp phải có;

Thông tin liên hệ nhận thông báo.

Tên và địa chỉ doanh nghiệp phải thống nhất với hồ sơ đang có hiệu lực.

Sản phẩm

Nhóm sản phẩm nên gồm:

Bảng thông tin sản phẩm;

Tên chính thức;

Mã SKU;

Hương vị;

Quy cách;

Nhà sản xuất;

Nước xuất xứ;

Thành phần;

Cách dùng;

Đối tượng;

Điều kiện bảo quản;

Phân loại pháp lý;

Dự thảo tiêu chuẩn áp dụng.

Bảng thông tin này là nguồn dữ liệu chung để soạn toàn bộ hồ sơ.

Kiểm nghiệm/tài liệu chất lượng

Nhóm này gồm:

Phiếu kiểm nghiệm;

Specification;

Certificate of Analysis;

Tiêu chuẩn sản phẩm;

Tài liệu chứng minh công dụng nếu có;

Chứng nhận chất lượng;

Giấy chứng nhận lưu hành tự do, xuất khẩu hoặc y tế nếu áp dụng;

Bản dịch và tài liệu hợp pháp hóa khi cần.

Cần kiểm tra ngày cấp, thời hạn, tên sản phẩm, nhà sản xuất và cơ quan phát hành.

Nhãn và tài liệu nước ngoài

Nhóm nhãn nên gồm:

Ảnh toàn bộ các mặt của bao bì;

File thiết kế nhãn gốc;

Bản dịch nhãn;

Mẫu nhãn phụ;

Bảng đối chiếu nội dung;

Ảnh sản phẩm thực tế;

Mã phiên bản nhãn;

Tài liệu xác nhận thay đổi bao bì;

File cuối đã được phê duyệt.

Các tài liệu nước ngoài dùng trong hồ sơ đăng ký bản công bố phải được xử lý ngôn ngữ, công chứng và hợp pháp hóa theo từng yêu cầu cụ thể.

Case thường gặp: hàng đã về nhưng hồ sơ sản phẩm chưa chuẩn

Một tình huống thường gặp tại doanh nghiệp nhập khẩu ở Thái Nguyên là hàng đã về kho hoặc đã hoàn thành kế hoạch nhập khẩu nhưng tên sản phẩm, phiếu kiểm nghiệm và nhãn phụ vẫn chưa thống nhất.

Khi đó, doanh nghiệp thường chịu áp lực phải đưa hàng ra thị trường nhanh, dẫn đến việc sửa hồ sơ vội vàng hoặc sử dụng tạm tài liệu của sản phẩm gần giống.

Tên invoice khác tên bán

Invoice có thể chỉ ghi tên thương mại hoặc mã hàng, trong khi nhãn phụ sử dụng một tên mô tả dài hơn.

Doanh nghiệp cần lập bảng đối chiếu:

Tên trên invoice;

Tên trên packing list;

Tên trên nhãn;

Tên trong specification;

Tên trên phiếu kiểm nghiệm;

Tên dự kiến công bố;

Mã sản phẩm.

Nếu các tên khác nhau nhưng cùng chỉ một sản phẩm, phải có căn cứ liên kết rõ ràng. Không nên để mỗi bộ phận tự đặt một tên.

Nhãn gốc thiếu thông tin

Nếu nhãn gốc thiếu thông tin cần thiết cho thị trường Việt Nam, doanh nghiệp phải thu thập dữ liệu từ tài liệu chính thức của nhà sản xuất để xây nhãn phụ.

Không nên tự đoán:

Hàm lượng;

Cách dùng;

Hạn sử dụng sau mở nắp;

Điều kiện bảo quản;

Chất gây dị ứng;

Tên nhà sản xuất;

Xuất xứ;

Đối tượng sử dụng.

Nếu không có căn cứ, cần yêu cầu nhà sản xuất xác nhận bằng văn bản.

Kiểm nghiệm không khớp

Phiếu kiểm nghiệm có thể không khớp do:

Sai tên;

Thiếu hương vị;

Sai quy cách;

Mẫu từ lô khác;

Thiếu chỉ tiêu;

Chỉ tiêu không phù hợp thành phần;

Sử dụng phiếu của sản phẩm khác;

Phiếu đã quá thời hạn dùng cho hồ sơ.

Doanh nghiệp phải đánh giá mức độ sai lệch. Trường hợp không chứng minh được phiếu thuộc đúng sản phẩm, nên lấy mẫu và kiểm nghiệm lại.

Cần chốt nhận diện trước

Trước khi tiếp tục hồ sơ, doanh nghiệp cần chốt một “thẻ nhận diện sản phẩm” gồm:

Tên;

Thương hiệu;

Mã SKU;

Hương vị;

Quy cách;

Nhà sản xuất;

Nước sản xuất;

Thành phần;

Ảnh bao bì;

Số lô tham chiếu.

Mọi tài liệu sau đó phải được đối chiếu với thẻ nhận diện này.

Sai lầm khi chuẩn bị công bố

Các lỗi trong hồ sơ công bố thường xuất phát từ việc cố làm nhanh mà không xây dựng nguồn dữ liệu thống nhất. Một lỗi nhỏ ở tên, thành phần hoặc hương vị có thể lan sang kiểm nghiệm, nhãn phụ và tài liệu bán hàng.

Dùng hồ sơ sản phẩm gần giống

Không nên sử dụng hồ sơ của một sản phẩm khác chỉ vì:

Cùng thương hiệu;

Cùng nhà sản xuất;

Cùng dạng bao bì;

Chỉ khác hương vị;

Tên gần giống;

Có thành phần tương tự.

Mỗi sản phẩm phải được đánh giá theo công thức, quy cách, đối tượng sử dụng và chỉ tiêu riêng. Nếu nhiều phiên bản thực sự giống nhau, doanh nghiệp vẫn cần bảng so sánh để chứng minh mức độ tương đồng.

Dịch thành phần lệch

Dịch sai thành phần có thể dẫn đến:

Chọn sai chỉ tiêu kiểm nghiệm;

Bỏ sót chất gây dị ứng;

Thể hiện sai phụ gia;

Công bố sai hàm lượng;

Quảng cáo sai công dụng;

Không khớp với nhãn gốc.

Bản dịch phải được rà bởi người hiểu thuật ngữ thực phẩm, không chỉ dịch theo từ điển thông thường.

Chọn chỉ tiêu theo mẫu

Sao chép một bảng chỉ tiêu của sản phẩm khác có thể khiến hồ sơ thiếu chỉ tiêu an toàn hoặc công bố những chỉ tiêu không liên quan.

Năm 2026, hoạt động hậu kiểm tiếp tục tập trung vào hồ sơ công bố, phiếu kiểm nghiệm và các chỉ tiêu an toàn. Doanh nghiệp không nên coi việc nộp được hồ sơ là kết thúc trách nhiệm đối với chất lượng sản phẩm.

Quảng cáo quá công dụng

Nội dung bán hàng phải phù hợp với bản chất sản phẩm và hồ sơ.

Không nên biến thực phẩm thông thường thành sản phẩm có tác dụng:

Điều trị;

Phòng bệnh;

Thay thuốc;

Chữa mất ngủ;

Chữa đau xương khớp;

Kiểm soát bệnh nền;

Giảm cân chắc chắn;

Tăng chiều cao cam kết.

Bộ phận marketing phải sử dụng dữ liệu đã được pháp lý và chuyên môn phê duyệt.

Một nhãn có nhiều hương vị hoặc quy cách thì quản lý thế nào?

Một dòng sản phẩm có thể có nhiều hương vị, dung tích, khối lượng hoặc kiểu đóng gói. Doanh nghiệp không nên mặc nhiên coi tất cả là một sản phẩm, cũng không nên tách thành quá nhiều hồ sơ khi sự khác biệt chỉ nằm ở quy cách.

Cần so sánh theo bản chất công thức và nội dung hồ sơ.

Bảng so sánh thành phần

Bảng so sánh nên thể hiện từng phiên bản theo cột, gồm:

Tên;

Mã SKU;

Hương vị;

Thành phần nền;

Thành phần tạo hương vị;

Phụ gia;

Hàm lượng dinh dưỡng;

Chất gây dị ứng;

Cách dùng;

Đối tượng;

Quy cách.

Bảng này giúp nhận biết thay đổi chỉ mang tính hương vị hay làm thay đổi bản chất sản phẩm.

Điểm giống và khác

Cần xác định rõ:

Có cùng công thức nền không;

Chỉ khác hương liệu hay khác nguyên liệu chính;

Chỉ tiêu an toàn có giống nhau không;

Đối tượng sử dụng có giống nhau không;

Cách dùng có giống nhau không;

Công dụng có giống nhau không;

Quy cách có làm thay đổi khẩu phần không.

Nếu khác đáng kể về thành phần hoặc công dụng, không nên gom vào một cách quản lý chung.

Mã nội bộ từng phiên bản

Mỗi phiên bản nên có mã riêng liên kết với:

Hồ sơ công bố;

Phiếu kiểm nghiệm;

Nhãn phụ;

Hợp đồng;

Invoice;

Kho;

Lô hàng;

Website;

Hình ảnh quảng cáo.

Mã nội bộ giúp giảm nhầm lẫn khi tên các hương vị tương tự nhau.

Không gom nếu khác đáng kể

Không nên gom nhiều sản phẩm khi khác về:

Công thức;

Đối tượng;

Công dụng;

Thành phần chính;

Dạng sử dụng;

Nhóm pháp lý;

Nhà sản xuất;

Xuất xứ.

Việc gom sai có thể khiến một tài liệu không đủ đại diện cho toàn bộ sản phẩm đang lưu hành.

Khi thay nhà sản xuất, thành phần hoặc bao bì

Mọi thay đổi sau khi hồ sơ đã hoàn thành cần được đánh giá trước khi nhập hoặc bán phiên bản mới. Không nên chỉ thay file nhãn mà bỏ qua ảnh hưởng đến hồ sơ công bố, kiểm nghiệm và hệ thống quản lý lô.

Rà ảnh hưởng hồ sơ

Cần đánh giá lại khi thay đổi:

Nhà sản xuất;

Địa chỉ nhà máy;

Nước xuất xứ;

Chủ thương hiệu;

Thành phần;

Hàm lượng;

Công dụng;

Đối tượng;

Quy cách;

Tên;

Nhãn;

Điều kiện bảo quản.

Một số thay đổi có thể chỉ cần cập nhật hồ sơ quản lý, nhưng thay đổi lớn có thể phải thực hiện lại hoặc bổ sung thủ tục. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định tại thời điểm phát sinh, không áp dụng máy móc cách xử lý của hồ sơ cũ.

Cập nhật nhãn phụ

Nhãn phụ phải được cập nhật từ nguồn dữ liệu mới.

Trước khi in, cần kiểm tra:

Tên nhà sản xuất;

Địa chỉ;

Thành phần;

Thông tin dinh dưỡng;

Quy cách;

Cách dùng;

Cảnh báo;

Xuất xứ;

Đơn vị chịu trách nhiệm;

Ngày sản xuất và hạn sử dụng.

Không nên dùng hết nhãn phụ cũ cho sản phẩm mới nếu nội dung không còn chính xác.

Lưu lịch sử phiên bản

Mỗi phiên bản nên có:

Ngày bắt đầu áp dụng;

Ngày ngừng sử dụng;

Mẫu nhãn;

Thành phần;

Specification;

Phiếu kiểm nghiệm;

Nhà sản xuất;

Lô hàng liên quan;

Lý do thay đổi;

Người phê duyệt.

Lịch sử này đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp phải xác định lô nào sử dụng công thức hoặc nhãn nào.

Rà website và quảng cáo

Khi sản phẩm thay đổi, doanh nghiệp phải cập nhật đồng thời:

Website;

Sàn thương mại điện tử;

Fanpage;

Catalogue;

Bảng giá;

Tài liệu đại lý;

Thông tin đào tạo nhân viên;

Nội dung quảng cáo;

Hình ảnh bao bì.

Không nên để website tiếp tục quảng cáo công thức cũ trong khi hàng bán ra đã là phiên bản mới.

Đưa hàng ra thị trường: công bố chỉ là một mắt xích

Hồ sơ công bố không thay thế trách nhiệm quản lý chất lượng trong toàn bộ quá trình nhập khẩu, bảo quản, phân phối và xử lý phản ánh.

Doanh nghiệp phải bảo đảm sản phẩm thực tế phù hợp với hồ sơ đã xây dựng và có khả năng truy xuất khi phát sinh vấn đề.

Quản lý lô

Mỗi lô hàng cần được theo dõi:

Số lô;

Ngày sản xuất;

Hạn sử dụng;

Ngày nhập;

Số tờ khai;

Nhà cung cấp;

Kho lưu;

Số lượng nhập;

Số lượng xuất;

Khách hàng hoặc đại lý nhận hàng;

Tình trạng chất lượng.

Không nên chỉ quản lý theo tên sản phẩm mà không có số lô.

Nguồn hàng

Hồ sơ nguồn hàng cần gồm:

Hợp đồng;

Invoice;

Packing list;

Tờ khai;

Chứng từ vận chuyển;

Chứng từ thanh toán;

Giấy tờ kiểm tra nhập khẩu khi có;

Tài liệu nhà sản xuất;

Biên bản nhận hàng.

Nguồn hàng phải được liên kết với từng lô và từng SKU.

Phản ánh chất lượng

Doanh nghiệp nên xây quy trình tiếp nhận phản ánh gồm:

Thông tin khách hàng;

Tên sản phẩm;

Số lô;

Hạn sử dụng;

Nội dung phản ánh;

Ảnh hoặc mẫu;

Điều kiện bảo quản;

Nơi mua;

Hướng xử lý;

Kết quả xác minh.

Phản ánh không nên chỉ được giải quyết bằng hoàn tiền rồi xóa dữ liệu.

Quy trình thu hồi

Doanh nghiệp cần có phương án để:

Xác định lô;

Dừng bán;

Thông báo đại lý;

Thu hồi hàng;

Cách ly sản phẩm;

Kiểm đếm;

Xử lý sản phẩm;

Báo cáo cơ quan có thẩm quyền khi thuộc trường hợp phải thực hiện;

Lưu hồ sơ kết quả.

Khả năng truy xuất lô là điều kiện quan trọng để thu hồi có hiệu quả.

Tự làm hay thuê dịch vụ tại Thái Nguyên?

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện khi sản phẩm đơn giản, số lượng ít và có nhân sự hiểu tài liệu kỹ thuật. Tuy nhiên, dù tự làm hay thuê dịch vụ, doanh nghiệp nhập khẩu vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ và chất lượng sản phẩm.

Tự làm khi ít sản phẩm

Tự làm phù hợp khi:

Chỉ có một hoặc vài sản phẩm;

Nhóm pháp lý rõ;

Nhà sản xuất cung cấp tài liệu đầy đủ;

Thành phần không phức tạp;

Không có nhiều hương vị;

Người phụ trách theo dõi được quy định;

Doanh nghiệp có khả năng quản lý nhãn và kiểm nghiệm.

Cần lập checklist cho từng sản phẩm, không xử lý theo trí nhớ.

Thuê khi nhiều SKU

Nên cân nhắc dịch vụ khi:

Có nhiều dòng sản phẩm;

Nhiều hương vị;

Nhiều nhà sản xuất;

Tài liệu bằng nhiều ngôn ngữ;

Sản phẩm có công dụng;

Cần xây dựng nhiều bộ chỉ tiêu;

Thường xuyên thay bao bì;

Có nhiều lô nhập cùng lúc.

Dịch vụ nên hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu, không chỉ điền mẫu.

Yêu cầu báo thiếu từng sản phẩm

Đơn vị dịch vụ cần lập bảng theo từng SKU, ghi rõ:

Tài liệu đã có;

Tài liệu còn thiếu;

Tài liệu chưa đạt;

Nội dung cần nhà sản xuất xác nhận;

Chỉ tiêu cần kiểm nghiệm;

Loại hồ sơ;

Rủi ro;

Người chịu trách nhiệm bổ sung.

Không nên chỉ thông báo chung rằng “hồ sơ còn thiếu giấy tờ”.

Không gửi ảnh rồi để bên dịch vụ tự đoán

Ảnh bao bì chỉ là một nguồn tham khảo. Doanh nghiệp vẫn phải cung cấp:

Tài liệu nhà sản xuất;

Thành phần;

Specification;

Thông tin quy cách;

Cách dùng;

Đối tượng;

Tài liệu chất lượng;

Thông tin nhập khẩu.

Nếu chưa chắc, cần ghi rõ “chưa xác minh” thay vì để đơn vị dịch vụ tự suy luận.

Chi phí hồ sơ nên tính theo số sản phẩm và mức độ khác nhau

Chi phí công bố thực phẩm nhập khẩu không chỉ phụ thuộc số tờ khai hoặc số bộ hồ sơ. Khối lượng công việc còn phụ thuộc vào số SKU, mức độ khác nhau về thành phần, số lần kiểm nghiệm, tài liệu nước ngoài và tình trạng nhãn.

Kiểm nghiệm

Chi phí kiểm nghiệm phụ thuộc vào:

Nhóm sản phẩm;

Số chỉ tiêu;

Chỉ tiêu đặc thù;

Số mẫu;

Số hương vị;

Yêu cầu thời gian;

Phạm vi công nhận của phòng thử nghiệm;

Nhu cầu kiểm nghiệm bổ sung.

Không nên chọn gói rẻ nhất khi bảng chỉ tiêu chưa được rà.

Dịch thuật

Chi phí dịch có thể phát sinh với:

Nhãn;

Specification;

CFS;

Health Certificate;

Tài liệu khoa học;

Chứng nhận chất lượng;

Hướng dẫn sử dụng;

Hợp đồng hoặc giấy ủy quyền.

Cần phân biệt bản dịch nội bộ và bản dịch phải công chứng hoặc xử lý theo yêu cầu hồ sơ.

Nhãn

Chi phí nhãn gồm:

Dịch nội dung;

Soạn nhãn phụ;

Rà tính pháp lý;

Thiết kế;

In thử;

Chỉnh sửa;

In theo lô;

Hủy nhãn cũ nếu sản phẩm thay đổi.

Không nên in hàng loạt trước khi hồ sơ và dữ liệu đã được chốt.

Số SKU

Hai sản phẩm cùng thương hiệu vẫn có thể tạo ra hai khối lượng hồ sơ khác nhau nếu khác thành phần, nhà sản xuất, hương vị hoặc đối tượng sử dụng.

Khi báo giá, cần phân biệt:

SKU chỉ khác quy cách;

SKU khác hương vị;

SKU khác công thức;

SKU khác nhà sản xuất;

SKU khác nhóm pháp lý.

Góc tư vấn: tạo một “hồ sơ mẹ” cho mỗi dòng sản phẩm

Hồ sơ mẹ là bộ dữ liệu chuẩn được doanh nghiệp sử dụng làm nguồn cho hồ sơ công bố, nhãn phụ, kiểm nghiệm, website, hóa đơn và quản lý kho.

Cách làm này đặc biệt hiệu quả với doanh nghiệp nhập khẩu nhiều SKU hoặc thay đổi sản phẩm thường xuyên.

Thông tin chuẩn

Hồ sơ mẹ nên có:

Tên chính thức;

Tên thương mại;

Mã SKU;

Nhà sản xuất;

Xuất xứ;

Thành phần;

Phụ gia;

Đối tượng;

Cách dùng;

Cảnh báo;

Quy cách;

Điều kiện bảo quản;

Nhóm pháp lý;

Chỉ tiêu chất lượng;

Chỉ tiêu an toàn;

Ảnh bao bì.

Mỗi dữ liệu cần ghi nguồn và ngày xác nhận.

Từ hồ sơ mẹ tạo nhãn

Nhãn phụ không nên được soạn lại từ đầu mỗi lần nhập hàng. Nội dung phải được lấy từ hồ sơ mẹ đã phê duyệt.

Khi đó, doanh nghiệp giảm được lỗi:

Sai tên;

Sai thành phần;

Sai địa chỉ;

Sai cách dùng;

Sai cảnh báo;

Sai quy cách;

Không thống nhất giữa nhiều lô.

Mọi thay đổi cập nhật từ nguồn

Khi nhà sản xuất gửi thay đổi, doanh nghiệp phải cập nhật hồ sơ mẹ trước, sau đó mới cập nhật các tài liệu liên quan.

Trình tự nên là:

Nhận thông báo thay đổi;

Kiểm tra tài liệu;

Đánh giá ảnh hưởng;

Phê duyệt dữ liệu mới;

Cập nhật hồ sơ mẹ;

Cập nhật nhãn, hồ sơ và website;

Xác định lô bắt đầu áp dụng.

Giảm lỗi khi nhiều người xử lý

Khi pháp lý, xuất nhập khẩu, kho, marketing và bán hàng sử dụng cùng một nguồn dữ liệu, nguy cơ mỗi bộ phận ghi một tên hoặc một công thức sẽ giảm đáng kể.

Doanh nghiệp cần phân quyền:

Người được sửa dữ liệu;

Người phê duyệt;

Người chỉ được xem;

Người xuất file nhãn;

Người quản lý phiên bản.

Checklist công bố thực phẩm nhập khẩu Thái Nguyên

Trước khi đưa hồ sơ vào sử dụng, doanh nghiệp tại Thái Nguyên cần kiểm tra lần cuối từ nhận diện sản phẩm đến tài liệu chất lượng và nhãn.

Việc hậu kiểm an toàn thực phẩm đang chú trọng vào tính đúng đắn của loại hồ sơ, phiếu kiểm nghiệm, chỉ tiêu an toàn và sự phù hợp của sản phẩm thực tế. Vì vậy, doanh nghiệp phải lưu bộ hồ sơ có khả năng chứng minh, không chỉ lưu tờ công bố.

Tên đã chốt

Cần xác nhận:

Tên thương mại;

Tên mô tả;

Hương vị;

Quy cách;

Mã SKU;

Tên trên kiểm nghiệm;

Tên trên nhãn;

Tên trên invoice;

Tên trên hồ sơ.

Mọi khác biệt phải có bảng đối chiếu.

Thành phần và nhãn khớp

Cần kiểm tra:

Thành phần trên nhãn gốc;

Bản dịch;

Nhãn phụ;

Specification;

Tài liệu kiểm nghiệm;

Chỉ tiêu công bố;

Thông tin dinh dưỡng;

Cảnh báo dị ứng.

Không được để nhãn phụ thể hiện thành phần không có trong tài liệu nhà sản xuất.

Tài liệu chất lượng phù hợp

Cần xác nhận:

Tài liệu đúng sản phẩm;

Đúng nhà sản xuất;

Còn hiệu lực;

Được phát hành bởi đúng chủ thể;

Đã dịch khi cần;

Đã công chứng hoặc hợp pháp hóa khi thuộc trường hợp áp dụng;

Phiếu kiểm nghiệm còn thời hạn;

Phòng kiểm nghiệm có phạm vi phù hợp;

Chỉ tiêu đáp ứng sản phẩm.

Hồ sơ đã lưu thành bộ

Mỗi sản phẩm cần có một thư mục gồm:

Hồ sơ doanh nghiệp;

Bảng nhận diện sản phẩm;

Tài liệu nhà sản xuất;

Thành phần;

Specification;

Phiếu kiểm nghiệm;

Bản công bố hoặc tự công bố;

Nhãn gốc;

Nhãn phụ;

Bản dịch;

Chứng từ nhập khẩu;

Lịch sử thay đổi;

Thông tin lô;

Tài liệu quảng cáo;

Người phụ trách.

Công bố thực phẩm nhập khẩu tại Thái Nguyên không nên được xem là việc hoàn thành một mẫu hồ sơ để đủ điều kiện bán hàng. Quy trình đúng phải bắt đầu từ việc nhận diện sản phẩm, phân loại thủ tục, chuẩn hóa tài liệu nước ngoài, lựa chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm và quản lý nhãn. Khi doanh nghiệp xây dựng được hồ sơ mẹ cho từng dòng sản phẩm, việc nhập khẩu nhiều SKU, cập nhật bao bì và phục vụ hậu kiểm sẽ chủ động, nhất quán và ít sai sót hơn.

Xin giấy phép công bố thực phẩm nhập khẩu Thái Nguyên do Gia Minh thực hiện cam kết thành công 100% cho khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ của chúng tôi.