TƯ VẤN THÀNH LẬP THÊM VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI THỊ XÃ MỸ HÀO

502
30/11/2021

Rate this post

TƯ VẤN THÀNH LẬP THÊM VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI THỊ XÃ MỸ HÀO

Trên đây là những yếu tố cần có để tạo nên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mới Thành lập văn phòng đại diện. Để tránh được các rủi ro về thủ tục pháp lý thì hãy liên hệ với Gia Minh để được Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thị xã Mỹ Hào hay Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cũng như Những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp để có dịch vụ tốt nhất.

Tổng quan về tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thị xã Mỹ Hào

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là bộ phận trực thuộc công ty mẹ được đặt tại Thị xã Mỹ Hào, có chức năng nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại và chăm sóc khách hàng, nhưng không được phép trực tiếp tham gia kinh doanh hay phát sinh doanh thu. Văn phòng này giúp công ty mẹ nắm bắt thông tin thị trường địa phương, tạo kênh liên hệ với khách hàng và đối tác, đồng thời hỗ trợ các hoạt động quảng bá sản phẩm.

Ví dụ thực tế: Một công ty sản xuất thiết bị điện mở văn phòng đại diện tại Mỹ Hào. Văn phòng đảm nhận việc tư vấn kỹ thuật cho khách hàng, phối hợp với nhà phân phối địa phương nhưng không thực hiện bán sản phẩm trực tiếp. Nhờ vậy, công ty mẹ duy trì sự hiện diện tại Hưng Yên, nắm bắt nhu cầu thị trường và quản lý quan hệ đối tác hiệu quả hơn.

Lợi ích khi mở thêm văn phòng đại diện

Việc mở thêm văn phòng đại diện tại Thị xã Mỹ Hào mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

Tiếp cận thị trường mới: Văn phòng giúp công ty nhanh chóng nhận diện khách hàng tiềm năng và nhu cầu tiêu dùng tại địa phương, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Tăng uy tín thương hiệu: Sự hiện diện thực tế tại Mỹ Hào giúp công ty thể hiện sự chuyên nghiệp, củng cố niềm tin của khách hàng và đối tác.

Hỗ trợ hoạt động kinh doanh chính: Văn phòng đại diện không kinh doanh trực tiếp nhưng hỗ trợ trụ sở chính trong việc giám sát, chăm sóc khách hàng, và phối hợp với đối tác, giúp các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru hơn.

Ví dụ minh họa: Một công ty logistics mở văn phòng đại diện tại Mỹ Hào để giám sát hoạt động vận chuyển, hỗ trợ chăm sóc khách hàng và phối hợp với kho hàng địa phương. Nhờ có văn phòng này, công ty giảm được thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ, đồng thời giữ mối quan hệ bền vững với khách hàng khu vực Hưng Yên.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập thêm văn phòng đại diện

Giấy tờ pháp lý cần thiết

Để thành lập văn phòng đại diện mới, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý cơ bản nhằm chứng minh tính hợp pháp của công ty mẹ và địa điểm hoạt động của văn phòng đại diện. Hồ sơ cơ bản gồm:

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Quyết định thành lập văn phòng đại diện của công ty mẹ, nêu rõ tên văn phòng, địa chỉ, phạm vi hoạt động, và người quản lý.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, đã được công chứng hoặc chứng thực, để chứng minh công ty hoạt động hợp pháp.

Giấy tờ về địa điểm đặt văn phòng, bao gồm hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chứng minh văn phòng hoạt động tại địa chỉ hợp pháp.

Ví dụ thực tế: Công ty dịch vụ tài chính muốn mở văn phòng đại diện tại Mỹ Hào (Hưng Yên) đã chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng có xác nhận của chủ nhà, kèm quyết định thành lập văn phòng đại diện và bản sao giấy phép kinh doanh công chứng. Nhờ hồ sơ đầy đủ, Sở Kế hoạch & Đầu tư Hưng Yên xử lý thủ tục nhanh chóng, không phải chỉnh sửa nhiều lần.

Lưu ý: Hồ sơ pháp lý chuẩn chỉnh giúp rút ngắn thời gian xét duyệt và giảm rủi ro bị yêu cầu bổ sung giấy tờ.

Hồ sơ về nhân sự và quản lý

Nhân sự là yếu tố quan trọng để văn phòng đại diện hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Hồ sơ cần chuẩn bị:

Danh sách người đứng đầu văn phòng đại diện và các nhân sự chủ chốt, ghi rõ chức danh, quyền hạn, nhiệm vụ.

Thông tin nhân sự chủ chốt, bao gồm giấy tờ cá nhân (CMND/CCCD, hộ khẩu) và kinh nghiệm quản lý nếu cần.

Chứng minh năng lực, kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động của văn phòng, theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Ví dụ thực tế: Giám đốc văn phòng đại diện của một công ty dịch vụ tại Hưng Yên là người có kinh nghiệm quản lý thị trường miền Bắc và am hiểu nghiệp vụ tài chính. Hồ sơ của ông gồm quyết định bổ nhiệm từ công ty mẹ, bản sao CCCD và CV chứng minh năng lực, giúp hồ sơ nhanh chóng được duyệt.

Hồ sơ về thuế và con dấu

Ngoài giấy tờ pháp lý và nhân sự, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ liên quan đến thuế và con dấu:

Thông báo cơ quan thuế về việc mở thêm văn phòng đại diện để cập nhật mã số thuế và nghĩa vụ thuế phát sinh.

Xác định việc đăng ký con dấu mới cho văn phòng hoặc sử dụng con dấu của công ty mẹ, tuân thủ quy định pháp luật về quản lý con dấu.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thuế và con dấu giúp văn phòng đại diện hoạt động ngay sau khi được cấp phép, tránh gián đoạn trong giao dịch với khách hàng hoặc đối tác.

Trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ và nộp Sở Kế hoạch và Đầu tư Thị xã Mỹ Hào

Bước đầu tiên trong quá trình thành lập văn phòng đại diện là chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Thị xã Mỹ Hào. Hồ sơ thường bao gồm quyết định thành lập văn phòng đại diện của công ty mẹ, danh sách người quản lý, hợp đồng thuê văn phòng và thông báo đăng ký hoạt động. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp giảm thiểu rủi ro bị yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Sau khi nộp hồ sơ, Sở KHĐT tiến hành thẩm định các giấy tờ để đảm bảo văn phòng hoạt động hợp pháp và đúng phạm vi cho phép. Nếu hồ sơ hợp lệ, Sở sẽ cấp giấy xác nhận thành lập văn phòng đại diện, tạo điều kiện để doanh nghiệp bắt đầu các bước tiếp theo.

Ví dụ thực tế: Sau 10 ngày làm việc, Sở KHĐT Hưng Yên đã cấp giấy phép cho văn phòng đại diện của một công ty thiết bị điện tại Mỹ Hào, nhờ hồ sơ được chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy đủ chữ ký và con dấu hợp pháp. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các rủi ro pháp lý trong giai đoạn đầu.

Bước 2 – Thông báo cơ quan thuế tại địa phương

Sau khi nhận giấy xác nhận thành lập, văn phòng đại diện cần đăng ký mã số thuế (MST) tại cơ quan thuế địa phương. Đây là bước bắt buộc để văn phòng có thể thực hiện các nghĩa vụ thuế nếu phát sinh hoạt động kinh doanh hoặc thu nhập tại địa phương.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm giấy xác nhận thành lập, danh sách nhân sự và địa chỉ văn phòng, đồng thời kê khai thuế ban đầu nếu có giao dịch phát sinh. Thực tiễn cho thấy, việc chuẩn bị trước hồ sơ thuế giúp văn phòng đi vào hoạt động nhanh chóng mà không bị gián đoạn.

Ví dụ: Văn phòng đại diện nhận thông báo MST trong vòng 5 ngày làm việc, sẵn sàng hoạt động hợp pháp và thực hiện các báo cáo thuế định kỳ, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Đây là bước quan trọng để tránh các rủi ro liên quan đến thuế trong quá trình vận hành.

Bước 3 – Thiết lập nội bộ và quản lý nhân sự

Khi thủ tục pháp lý và thuế đã hoàn tất, doanh nghiệp cần bố trí nhân viên, trang thiết bị và thiết lập quy trình quản lý nội bộ. Việc này bao gồm phân công nhiệm vụ, lập bảng mô tả công việc, thiết lập hệ thống kế toán nội bộ và quy trình báo cáo lên công ty mẹ.

Ví dụ thực tế: Văn phòng đại diện của một công ty dược phẩm thiết lập quy trình báo cáo thử nghiệm và quản lý hồ sơ khách hàng, nhưng không tham gia trực tiếp vào hoạt động bán hàng. Việc này giúp phân định rõ chức năng và trách nhiệm, đồng thời tuân thủ đúng quy định pháp luật về phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.

Bước 4 – Hoàn tất con dấu và giấy tờ nội bộ

Bước cuối cùng là hoàn tất con dấu và các giấy tờ nội bộ. Nếu cần, doanh nghiệp có thể hủy con dấu cũ hoặc đăng ký con dấu mới cho văn phòng đại diện. Đồng thời, cần lưu giữ hồ sơ nội bộ, hợp đồng thuê văn phòng và quyết định thành lập để tiện cho việc kiểm tra, báo cáo và quản lý.

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nội bộ giúp văn phòng hoạt động ổn định và tạo cơ sở pháp lý vững chắc nếu có kiểm tra từ cơ quan quản lý. Đồng thời, việc này hỗ trợ nhân sự nhanh chóng nắm bắt các quy trình và trách nhiệm của văn phòng đại diện.

Lưu ý quan trọng khi thành lập văn phòng đại diện tại Thị xã Mỹ Hào

Tránh rủi ro pháp lý

Khi thành lập văn phòng đại diện tại Thị xã Mỹ Hào, tuân thủ đúng quy trình pháp lý là yếu tố then chốt để tránh rủi ro và bị xử phạt hành chính. Hồ sơ đăng ký phải nộp đầy đủ và chính xác tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, bao gồm quyết định thành lập văn phòng, danh sách người quản lý, địa chỉ văn phòng, giấy tờ chứng thực của công ty mẹ. Đồng thời, cập nhật thông tin với cơ quan thuế và các cơ quan liên quan là bắt buộc, ngay cả khi văn phòng không thực hiện kinh doanh trực tiếp.

Ví dụ thực tế: Một công ty logistics tại Hà Nội mở văn phòng đại diện tại Mỹ Hào nhưng thiếu bản sao giấy phép kinh doanh cập nhật, dẫn đến hồ sơ bị trả lại và kéo dài thời gian xử lý thêm 7 ngày. Sau khi bổ sung đầy đủ hồ sơ, công ty mới được cấp phép hoạt động. Đây là minh chứng rõ ràng về tầm quan trọng của việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy trình pháp lý.

Quản lý hồ sơ và nhân sự

Sau khi văn phòng đi vào hoạt động, quản lý hồ sơ và nhân sự hiệu quả là yếu tố quyết định sự vận hành trơn tru. Hồ sơ bao gồm tất cả giấy tờ pháp lý, hợp đồng, quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng, hợp đồng lao động và các chứng từ liên quan, cần được lưu trữ tối thiểu 5 năm theo quy định pháp luật. Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp chuẩn bị sẵn sàng khi cơ quan quản lý tiến hành kiểm tra hoặc thanh tra.

Ngoài ra, nhân sự tại văn phòng đại diện phải có năng lực phù hợp với chức năng của văn phòng, bao gồm khả năng chăm sóc khách hàng, khảo sát thị trường, và phối hợp hiệu quả với trụ sở chính. Bổ nhiệm trưởng văn phòng có kinh nghiệm sẽ giúp đảm bảo mọi hoạt động tuân thủ quy định pháp lý, vận hành hiệu quả và hỗ trợ trụ sở chính kịp thời.

Ví dụ minh họa: Một công ty sản xuất thiết bị điện tại Hà Nội mở văn phòng đại diện tại Mỹ Hào đã chọn trưởng văn phòng có kinh nghiệm quản lý dự án và chăm sóc khách hàng. Nhờ vậy, văn phòng hoạt động ổn định, hồ sơ luôn sẵn sàng kiểm tra và các vấn đề phát sinh được xử lý nhanh chóng, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Ví dụ thực tế doanh nghiệp thành lập thêm văn phòng đại diện tại Mỹ Hào

Một công ty logistics quyết định mở thêm văn phòng đại diện tại Mỹ Hào nhằm phục vụ khách hàng khu vực Hưng Yên và các tỉnh lân cận. Quyết định này xuất phát từ nhu cầu nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng, rút ngắn thời gian vận chuyển và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường miền Bắc.

Quá trình thực hiện được doanh nghiệp triển khai theo các bước thực tiễn:

Chuẩn bị hồ sơ pháp lý đầy đủ: Bao gồm quyết định thành lập văn phòng đại diện của công ty mẹ, bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng thuê văn phòng và giấy tờ liên quan đến địa điểm. Hồ sơ này được công chứng và sắp xếp khoa học để dễ dàng nộp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư Hưng Yên.

Đăng ký tại Sở KHĐT và cơ quan thuế: Sau khi hồ sơ hoàn chỉnh, doanh nghiệp nộp tại Sở KHĐT Mỹ Hào, nhận biên nhận và theo dõi tiến trình xử lý. Song song, thông báo với cơ quan thuế để cập nhật mã số thuế cho văn phòng mới, đảm bảo nghĩa vụ thuế phát sinh được quản lý chính xác.

Bố trí nhân sự và trang thiết bị: Trưởng văn phòng được bổ nhiệm có kinh nghiệm quản lý thị trường miền Bắc, nắm vững nghiệp vụ logistics. Nhân sự chủ chốt được tuyển chọn để vận hành văn phòng, kèm theo trang thiết bị văn phòng, hệ thống máy tính, phần mềm quản lý và phương tiện liên lạc.

Nhờ tuân thủ đúng trình tự và quy định pháp lý, văn phòng đại diện nhanh chóng đi vào hoạt động. Kết quả: doanh nghiệp mở rộng thị trường hiệu quả, nâng cao uy tín với khách hàng địa phương, đồng thời cải thiện khả năng chăm sóc khách hàng nhờ hiện diện trực tiếp tại khu vực.

Ví dụ này cho thấy việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, tuân thủ quy trình pháp lý và bố trí nhân sự đúng năng lực là yếu tố then chốt giúp văn phòng đại diện hoạt động thành công và giảm rủi ro pháp lý.

ồ sơ thành lập văn phòng đại diện Thị xã Mỹ Hào

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thông báo lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện: có giấy chứng nhận hoạt động riêng, có dấu của văn phòng, chỉ được phép giao dịch, phát triển thương hiệu, không được phép kinh doanh và xuất hóa đơn, không phải kê khai thuế.

Tương tự văn phòng đại diện, chi nhánh cũng là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng ủy quyền cho doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Ưu điểm của việc thành lập chi nhánh là gì?

Ưu điểm của việc thành lập chi nhánh là chi nhánh được hoạt động kinh doanh như công ty mẹ, được quyền đăng ký con dấu riêng, thay công ty mẹ ký hợp đồng kinh tế. Chi nhánh cũng có thể phải kê khai nộp thuế riêng như một đơn vị độc lập nếu đăng ký là chi nhánh hạch toán độc lập. Đối với chi nhánh hạch toán độc lập, cuối năm chi nhánh cần lập báo cáo tài chính cho hoạt động của mình.

Như vậy, theo chúng tôi, nếu công ty có nhiều hoạt động kinh doanh và cần mở rộng phát triển kinh doanh ở Hồ Chí Minh, bạn nên mở một chi nhánh để thuận tiện trong việc giao kết hợp đồng với khách hàng cũng như thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Việc hoạt động độc của chi nhánh giúp thuận tiện cho khách hàng khi chỉ cần đến chi nhánh gần nhất để giao dịch và ký hợp đồng thay vì phải đến trực tiếp trụ sở chính của công ty ở Hà Nội. Trái lại, nếu không có nhu cầu phát triển kinh doanh ở Hồ Chí Minh, bạn chỉ cần thành lập văn phòng đại diện để tránh phải thực hiện kê khai thuế riêng rẽ.

Đọc thêm:

Thành lập văn phòng đại diện nên Luật Gia Minh cung cấp cho bạn một số thông tin sơ lược như sau:

Điều kiện về tên và trụ sở:

Tên Văn phòng đại diện:
Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở địa điểm kinh doanh.
Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Trụ sở của Văn phòng đại diện:
Không được là chung cư/ tập thể.
Có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:

Hợp đồng thuê văn phòng,
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.
Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

Bước 1: Xin Giấy chứng nhận hoạt động

Hồ sơ gồm:

Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT;
Biên bản, quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ CMND / Hộ chiếu công chứng người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp; (Phụ lục II-18, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư;, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung; cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung; đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư;, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương;

Nơi nộp: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư Thị xã Mỹ Hào hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết: 03 -05 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ cấp giấy chứng nhận.

Lệ phí: 100.000 đồng

Bước 2: Làm dấu của Văn phòng đại diện

Bước 3: Thông báo mẫu dấu văn phòng đại diện

Bảng giá thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thị xã Mỹ Hào

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Quy đinh về thuế môn bài của văn phòng đại diện

Theo Nghị định 139/2016 của Chính phủ có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

Theo quy định của pháp luật thì văn phòng đại diện không được hoạt động sản xuất kinh doanh, Theo đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.

Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện

Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm cho nhân viên đều được.

Câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?

Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh nên không phải đóng thuế môn bài.

Văn phòng đại diện được phát sinh hoạt động kinh doanh không?

Không, văn phòng đại diện chỉ thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT không?

Vì không được phát sinh hoạt động kinh doanh nên văn phòng đại diện không thể phát hành và xuất hóa VAT.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Không, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.

Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào?

Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể trong Thông tư số 47/2019/TT-BTC.

000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).
Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, phí công bố 100.000 đồng.

Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc công ty hoặc người được giám đốc công ty bổ nhiệm.

Các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện?

Treo biển tại văn phòng đại diện
Biển hiệu có các thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.
Thay đổi thông tin văn phòng đại diện
Nếu có bất cứ thay đổi nào có liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện phải làm thủ tục thay đổi.
Thủ tục thay đổi văn phòng đại diện được thực hiện tại: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Kết luận và lời khuyên

Việc thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thị xã Mỹ Hào mang lại nhiều lợi ích: mở rộng thị trường, nâng cao uy tín doanh nghiệp, tiếp cận khách hàng mới và cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng địa phương.

Một số lời khuyên quan trọng cho doanh nghiệp:

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác, bao gồm giấy tờ pháp lý, hồ sơ nhân sự, hợp đồng thuê văn phòng và các giấy tờ liên quan.

Tuân thủ đúng trình tự với Sở KHĐT và cơ quan thuế, đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh và hợp pháp.

Lưu trữ hồ sơ, quản lý nhân sự và tài sản theo quy định để dễ dàng kiểm tra và vận hành văn phòng trơn tru.

Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp khi cần giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh các rủi ro pháp lý phát sinh.

Như ví dụ của công ty logistics, tuân thủ đúng quy trình và chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng là chìa khóa giúp văn phòng đại diện đi vào hoạt động nhanh chóng, nâng cao hiệu quả kinh doanh và củng cố uy tín trên thị trường.