Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh uy tín – đúng luật 2025

217
29/11/2021

Rate this post

Bạn đang cần tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh để mở rộng hoạt động kinh doanh? Việc mở văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp thuận tiện giao dịch, xây dựng hệ thống quản lý khu vực mà không phải lập chi nhánh độc lập. Tuy nhiên, thủ tục thành lập văn phòng đại diện cần được thực hiện đúng quy trình pháp luật để tránh bị từ chối hoặc gặp rắc rối về thuế, hồ sơ sau này.

Tổng quan về việc mở thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh

Vai trò và lợi ích khi mở thêm văn phòng đại diện

Việc mở thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh giúp doanh nghiệp mở rộng hiện diện thị trường Tây Nam Bộ mà không cần đầu tư nhiều vào cơ sở hạ tầng hay kho bãi. Văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh nhưng đóng vai trò nghiên cứu thị trường, chăm sóc khách hàng và quảng bá thương hiệu, đồng thời hỗ trợ trụ sở chính trong việc triển khai chiến lược kinh doanh địa phương.

Ví dụ thực tế: Một công ty sản xuất hàng tiêu dùng mở văn phòng đại diện tại Tây Ninh để khảo sát nhu cầu khách hàng và kết nối với các nhà phân phối địa phương. Văn phòng không bán sản phẩm trực tiếp nhưng giúp công ty nắm bắt xu hướng tiêu dùng, tối ưu hóa chiến lược bán hàng và tăng tốc độ phản hồi khách hàng.

Lợi thế khi đặt văn phòng tại Tây Ninh

Tây Ninh có vị trí địa lý chiến lược, kết nối với TP.HCM và các tỉnh miền Tây Nam Bộ, cùng tiềm năng phát triển công nghiệp và du lịch. Việc đặt văn phòng tại đây giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng mới, kết nối đối tác địa phương, và rút ngắn thời gian xử lý các yêu cầu dịch vụ hoặc đơn hàng.

Ví dụ: Một công ty logistics mở văn phòng đại diện tại Tây Ninh để quản lý vận chuyển và chăm sóc khách hàng khu vực Tây Nam Bộ. Nhờ văn phòng tại địa phương, chi phí vận chuyển giảm 10–15% và thời gian giao hàng được rút ngắn, đồng thời tăng sự hài lòng của khách hàng.

Điều kiện pháp lý để thành lập thêm văn phòng đại diện

Doanh nghiệp trong nước và nước ngoài đủ điều kiện

Cả doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp nước ngoài đều có thể mở văn phòng đại diện tại Tây Ninh, miễn là công ty mẹ hoạt động hợp pháp và không trong tình trạng giải thể hoặc phá sản. Văn phòng đại diện chỉ được phép hỗ trợ trụ sở chính, không được thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp.

Ví dụ: Một công ty dịch vụ nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện tại Tây Ninh cần chứng minh hoạt động hợp pháp tại Việt Nam và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định, dù văn phòng không phát sinh doanh thu trực tiếp.

Giấy phép và chứng chỉ cần có

Doanh nghiệp cần chuẩn bị quyết định thành lập văn phòng, danh sách người quản lý, giấy tờ công ty mẹ, và thông báo đăng ký hoạt động với Sở Kế hoạch và Đầu tư Tây Ninh. Trong một số ngành nghề đặc thù, có thể yêu cầu chứng chỉ chuyên môn hoặc giấy phép bổ sung, như lĩnh vực tài chính, giáo dục hay y tế.

Giới hạn hoạt động của văn phòng đại diện thứ hai

Văn phòng đại diện không được ký hợp đồng kinh doanh hay xuất hóa đơn bán hàng. Nhiệm vụ chính là hỗ trợ khảo sát thị trường, tiếp nhận phản hồi khách hàng và quảng bá thương hiệu. Vi phạm giới hạn này có thể dẫn đến xử phạt hành chính, đình chỉ hoạt động hoặc ảnh hưởng uy tín công ty.

Ví dụ: Một công ty sản xuất điện mở văn phòng thứ hai tại Tây Ninh từng bị nhắc nhở vì văn phòng này nhận hợp đồng trực tiếp từ khách hàng. Sau đó, công ty điều chỉnh hoạt động để văn phòng chỉ thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ trụ sở chính, đảm bảo tuân thủ quy định.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Hồ sơ cần chuẩn bị

Giấy đề nghị thành lập thêm văn phòng đại diện

Giấy đề nghị là văn bản thể hiện ý chí của doanh nghiệp muốn mở thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh. Nội dung cần nêu rõ: tên công ty, địa chỉ văn phòng đại diện, ngành nghề kinh doanh, thông tin liên hệ, và người chịu trách nhiệm tại văn phòng. Hồ sơ rõ ràng giúp Sở Kế hoạch & Đầu tư Tây Ninh xử lý nhanh chóng, tránh việc bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty mẹ

Bản sao giấy phép chứng minh công ty mẹ hoạt động hợp pháp, là cơ sở pháp lý để mở văn phòng đại diện. Bản sao phải còn hiệu lực, có công chứng hoặc chứng thực theo quy định. Đây là tài liệu bắt buộc để cơ quan quản lý đối chiếu thông tin với hồ sơ đề nghị.

Quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng mới

Trưởng văn phòng đại diện chịu trách nhiệm quản lý và ký kết hợp đồng trong phạm vi được ủy quyền. Quyết định bổ nhiệm phải ghi rõ: họ tên, chức danh, quyền hạn, thời gian bổ nhiệm. Thiếu quyết định này là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả về hoặc yêu cầu chỉnh sửa.

Hợp đồng thuê văn phòng tại Tây Ninh

Hợp đồng thuê chứng minh địa điểm hoạt động hợp pháp. Văn phòng phải có địa chỉ cụ thể, phù hợp ngành nghề kinh doanh, tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy. Hợp đồng nên nêu rõ thời hạn thuê và điều kiện chấm dứt để tránh tranh chấp về sau.

Ví dụ thực tế: Một công ty dịch vụ tài chính đã chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng 3 năm tại trung tâm Tây Ninh, có xác nhận của chủ nhà. Hồ sơ hoàn chỉnh giúp quá trình xét duyệt suôn sẻ, văn phòng nhanh chóng đi vào hoạt động.

Quy trình nộp hồ sơ và cấp phép

Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch & Đầu tư Tây Ninh

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ cần đầy đủ, đánh số trang, kèm giấy tờ công chứng, để tránh việc bị yêu cầu bổ sung. Khi nộp, doanh nghiệp nhận biên nhận hồ sơ, có giá trị pháp lý để theo dõi tiến trình xử lý.

Thời gian xử lý và cấp giấy phép

Theo quy định, thời gian xử lý hồ sơ thường từ 5–10 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Sở KHĐT sẽ kiểm tra: giấy đề nghị, bản sao giấy phép công ty mẹ, quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng, hợp đồng thuê văn phòng và các tài liệu liên quan. Sau khi duyệt, doanh nghiệp nhận được Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện và có thể đi vào hoạt động ngay.

Trường hợp hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung

Nếu hồ sơ thiếu thông tin, không hợp pháp hoặc không phù hợp quy định, Sở KHĐT sẽ trả lại hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các giấy tờ: quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng, hợp đồng thuê, thông tin địa chỉ, tính pháp lý của công ty mẹ.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp tại TP.HCM nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện tại Tây Ninh nhưng bị yêu cầu bổ sung do hợp đồng thuê văn phòng chưa ghi thời hạn thuê rõ ràng. Sau khi chỉnh sửa, hồ sơ được duyệt và cấp giấy phép trong 7 ngày.

Chi phí thành lập và dịch vụ hỗ trợ

Chi phí nhà nước và lệ phí hành chính

Một phần chi phí không thể tránh khi thành lập văn phòng đại diện là chi phí nhà nước và lệ phí hành chính. Bao gồm lệ phí nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, công chứng văn bản, cấp giấy chứng nhận hoạt động và phí cấp con dấu (nếu cần). Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp lần đầu thành lập văn phòng thường ước tính thấp hơn thực tế, dẫn đến phát sinh khoảng 1–3 triệu đồng ngoài dự toán ban đầu.

Chi phí dịch vụ trọn gói

Sử dụng dịch vụ tư vấn trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro pháp lý. Dịch vụ này bao gồm tư vấn hồ sơ, đại diện nộp và theo dõi tiến trình tại Sở KHĐT, hỗ trợ thủ tục thuế và MST riêng. Trung bình chi phí trọn gói dao động từ 10–20 triệu đồng, tùy mức độ hỗ trợ và quy mô văn phòng.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp

Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót hồ sơ và đảm bảo thủ tục hợp pháp. Ví dụ: một doanh nghiệp tại Quận Ba Đình hoàn tất thủ tục nhanh hơn 10 ngày nhờ dịch vụ trọn gói, từ chuẩn bị hồ sơ đến nộp và theo dõi tiến trình tại cơ quan nhà nước. Đây cũng là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp lần đầu thành lập hoặc mở văn phòng tại nhiều quận, tỉnh khác nhau.

Lưu ý thực tiễn và rủi ro

Hoạt động ngoài phạm vi cho phép

Một rủi ro phổ biến là văn phòng đại diện hoạt động ngoài phạm vi đã đăng ký. Nhiều doanh nghiệp mở rộng dịch vụ hoặc thực hiện giao dịch kinh doanh chưa đăng ký ngành nghề tương ứng, dẫn đến vi phạm pháp luật và bị xử phạt hành chính. Do đó, doanh nghiệp cần tuân thủ phạm vi hoạt động đã đăng ký để tránh rủi ro.

Báo cáo định kỳ với cơ quan quản lý

Văn phòng đại diện cần thực hiện báo cáo định kỳ, bao gồm báo cáo tình hình hoạt động, báo cáo thuế và nhân sự. Nếu bỏ sót hoặc chậm nộp, cơ quan quản lý có thể yêu cầu bổ sung hoặc áp dụng xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến uy tín và kéo dài thủ tục liên quan đến MST và giấy phép hoạt động.

Trách nhiệm của trưởng văn phòng đại diện

Trưởng văn phòng đại diện chịu trách nhiệm đại diện công ty trong phạm vi ủy quyền, quản lý nhân sự, giám sát hoạt động tài chính và báo cáo lên công ty mẹ. Trong thực tế, nếu trưởng văn phòng vượt quyền hoặc không thực hiện đầy đủ báo cáo, công ty mẹ có thể gặp rủi ro pháp lý trực tiếp, ví dụ bị truy thu thuế hoặc vi phạm hợp đồng. Phân định rõ trách nhiệm giúp giảm rủi ro, duy trì hoạt động ổn định và tạo cơ sở pháp lý khi kiểm tra.

Kinh nghiệm thực tế từ doanh nghiệp

Ví dụ mở thêm văn phòng tại Tây Ninh

Một công ty logistics tại TP.HCM quyết định mở văn phòng đại diện tại Tây Ninh để tăng tốc độ vận chuyển và chăm sóc khách hàng khu vực Tây Nam Bộ. Thay vì chỉ quản lý từ trụ sở chính, công ty đã bổ nhiệm trưởng văn phòng có kinh nghiệm tại địa phương, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý, và triển khai các chiến dịch marketing nhắm vào khách hàng tiềm năng. Kết quả là thời gian giao hàng rút ngắn 12%, chi phí vận chuyển giảm 10%, đồng thời nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.

Một ví dụ khác: công ty sản xuất thực phẩm mở văn phòng đại diện tại Tây Ninh để khảo sát thị trường và kết nối đối tác địa phương. Văn phòng không tham gia bán hàng trực tiếp nhưng thu thập dữ liệu tiêu dùng, phản hồi khách hàng và đề xuất điều chỉnh sản phẩm, giúp công ty ra mắt sản phẩm mới phù hợp với thị trường nhanh hơn.

Sai lầm thường gặp và cách tránh

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp mắc phải sai lầm phổ biến khi mở văn phòng đại diện như:

Chưa chuẩn bị hồ sơ pháp lý đầy đủ: dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc trì hoãn cấp phép.

Văn phòng thực hiện kinh doanh trực tiếp: vi phạm quy định, có thể bị xử phạt hành chính.

Thiếu trưởng văn phòng có kinh nghiệm: gây quản lý kém hiệu quả và thông tin thị trường không chính xác.

Cách tránh: chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác trước khi nộp, tuân thủ giới hạn hoạt động, bổ nhiệm nhân sự địa phương có kinh nghiệm, và nếu cần, sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo mọi bước từ đăng ký đến vận hành diễn ra suôn sẻ.

Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh từ A–Z

Việc thành lập văn phòng đại diện tại Tây Ninh giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng, củng cố thương hiệu và khám phá cơ hội kinh doanh mới mà không phải chịu áp lực chi phí lớn như khi mở chi nhánh hoặc trụ sở văn phòng. Tuy nhiên, thủ tục thành lập văn phòng đại diện (VPGD) đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định hướng dẫn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước, từ xác định nhu cầu đến hoàn thiện các thủ tục sau khi được cấp phép.

Khi nào doanh nghiệp cần thành lập văn phòng đại diện tại Tây Ninh?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, không có quyền ký hợp đồng thương mại hay xuất hóa đơn, chỉ chịu trách nhiệm giới thiệu sản phẩm, tiếp thị, chăm sóc khách hàng và giám sát hoạt động thị trường. Doanh nghiệp thường cân nhắc thành lập VPGD tại Tây Ninh trong các trường hợp sau:

Cần hiện diện pháp lý tại địa phương: Khi khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp tại Tây Ninh yêu cầu có địa chỉ giao dịch cụ thể.

Mở rộng phạm vi hoạt động nhưng không cần kinh doanh trực tiếp: Đối với các lĩnh vực như tư vấn, dịch vụ, marketing, VPGD đủ để thực hiện các nhiệm vụ giới thiệu và tiếp thị mà không cần lập kho hoặc cửa hàng.

Nghiên cứu thị trường và chăm sóc khách hàng: Muốn tổ chức khảo sát nhu cầu, kết nối đối tác, hỗ trợ kỹ thuật hoặc chăm sóc khách hàng tại tỉnh mà không cần đầu tư lớn.

VPGD chỉ thực hiện các hoạt động không sinh lợi trực tiếp mà hỗ trợ cho trụ sở chính; nếu muốn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ có phát sinh doanh thu, doanh nghiệp cần thành lập chi nhánh.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Tây Ninh gồm những gì?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thành lập VPGD tại Tây Ninh cần đầy đủ các tài liệu sau:

Thông báo lập văn phòng đại diện (mẫu của Sở KH&ĐT Tây Ninh):

Thông tin doanh nghiệp mẹ (tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính);

Thông tin văn phòng đại diện (địa chỉ, điện thoại, chức năng, nhiệm vụ).

Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH một thành viên) HOẶC Quyết định và biên bản họp (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty cổ phần):

Nêu rõ mục đích, phạm vi, thời gian hoạt động của VPGD;

Bổ nhiệm người đứng đầu VPGD, thường là Giám đốc hoặc Trưởng phòng đại diện.

Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ đặt VPGD tại Tây Ninh:

Hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh;

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất (nếu sở hữu).

Giấy ủy quyền (nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc đơn vị dịch vụ nộp hồ sơ).

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Tây Ninh hoặc qua cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác giúp rút ngắn thời gian thẩm định.

Thời gian và thủ tục sau khi được cấp giấy phép

Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ, trong vòng 3 ngày làm việc, Sở KH&ĐT Tây Ninh sẽ thẩm định và cấp Giấy xác nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nếu hồ sơ hợp lệ. Khi nhận giấy phép, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện:

Khắc dấu cho văn phòng đại diện (nếu có nhu cầu):

VPGD có thể khắc con dấu riêng phục vụ công tác hành chính, tiếp khách.

Nếu khắc dấu mới, phải thông báo mẫu dấu trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Thông báo sử dụng con dấu (nếu VPGD khắc dấu riêng) lên Cổng thông tin quốc gia.

Đăng ký mã số thuế phụ tại Chi cục Thuế Tây Ninh nếu VPGD có thuê lao động và phát sinh nghĩa vụ thuế TNCN (tuy VPGD không kinh doanh sinh lợi).

Thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ:

VPGD không phát sinh doanh thu, nhưng nếu cơ quan nhà nước yêu cầu, cần báo cáo tình hình hoạt động quảng bá, thị trường;

Báo cáo nhân sự, thuế, lao động tại VPGD (nếu có).

Lưu ý rằng VPGD chỉ hoạt động hợp pháp sau khi hoàn thành những bước này.

Tư vấn lựa chọn dịch vụ hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện tại Tây Ninh

Quy trình tự xây dựng và nộp hồ sơ có thể mất thời gian, đặc biệt nếu chưa quen thủ tục hành chính. Do đó, doanh nghiệp thường tận dụng dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện trọn gói tại Tây Ninh để:

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng chuẩn theo quy định mới nhất;

Đại diện nộp hồ sơ và làm việc trực tiếp với Sở KH&ĐT, rút ngắn thời gian xếp lịch, tiếp nhận;

Tư vấn miễn phí các bước hậu đăng ký: đăng ký thuế, khắc dấu, tổ chức lao động, bảo hiểm;

Hỗ trợ xử lý vướng mắc khi cơ quan chức năng yêu cầu bổ sung hoặc giải trình.

Việc sử dụng dịch vụ giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào chiến lược thị trường, thay vì mất thời gian chờ đợi, đi lại nhiều lần.

Hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp đã chính thức có văn phòng đại diện tại Tây Ninh và sẵn sàng triển khai mọi hoạt động liên quan đến giới thiệu, tiếp thị và chăm sóc khách hàng tại địa bàn.

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia

Thành lập văn phòng đại diện nên Luật Gia Minh cung cấp cho bạn một số thông tin sơ lược như sau:

Điều kiện về tên và trụ sở:

Tên Văn phòng đại diện:
Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở địa điểm kinh doanh.
Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Trụ sở của Văn phòng đại diện:
Không được là chung cư/ tập thể.
Có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:

Hợp đồng thuê văn phòng,
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.
Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

Bước 1: Xin Giấy chứng nhận hoạt động

Hồ sơ gồm:

Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT;
Biên bản, quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ CMND / Hộ chiếu công chứng người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp; (Phụ lục II-18, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư;, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung; cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung; đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư;, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương;

Nơi nộp: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư Tây Ninh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết: 03 -05 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ cấp giấy chứng nhận.

Lệ phí: 100.000 đồng

Bước 2: Làm dấu của Văn phòng đại diện

Bước 3: Thông báo mẫu dấu văn phòng đại diện

Bảng giá thành lập thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Quy đinh về thuế môn bài của văn phòng đại diện

Theo Nghị định 139/2016 của Chính phủ có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

Theo quy định của pháp luật thì văn phòng đại diện không được hoạt động sản xuất kinh doanh, Theo đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.

Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện

Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm cho nhân viên đều được.

Câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?

Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh nên không phải đóng thuế môn bài.

Văn phòng đại diện được phát sinh hoạt động kinh doanh không?

Không, văn phòng đại diện chỉ thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT không?

Vì không được phát sinh hoạt động kinh doanh nên văn phòng đại diện không thể phát hành và xuất hóa VAT.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Không, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.

Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào?

Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể trong Thông tư số 47/2019/TT-BTC.

000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).
Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, phí công bố 100.000 đồng.

Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc công ty hoặc người được giám đốc công ty bổ nhiệm.

Các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện?

Treo biển tại văn phòng đại diện
Biển hiệu có các thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.
Thay đổi thông tin văn phòng đại diện
Nếu có bất cứ thay đổi nào có liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện phải làm thủ tục thay đổi.
Thủ tục thay đổi văn phòng đại diện được thực hiện tại: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Về nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện, Gia Minh xin thông tin như sau:

Lệ phí môn bài: Nếu văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

Đọc thêm: Các loại thuế doanh nghiệp cần phải nộp hiện nay

Thuế giá trị gia tăng: Văn phòng không trực tiếp bán hàng;, không phát sinh doanh thu thì Công ty kê khai tập trung tại trụ sở chính. Các hóa đơn đầu vào liên quan đến chi phí hoạt động của Văn phòng; (mang tên, mã số thuế của Văn phòng) Công ty được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện về khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Thuế Thu nhập cá nhân: Nếu Công ty trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động làm việc tại; Văn phòng thì Công ty có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN tập trung tại Công ty. Trường hợp Văn phòng trực tiếp chi trả lương; cho người lao động thì Văn phòng phải thực hiện đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý Văn phòng.

Thuế Thu nhập doanh nghiệp: Văn phòng đại diện hạch toán phụ thuộc, không phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh thì không phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.

Với dịch vụ tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh, Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khắc dấu và thông báo cơ quan thuế. Đừng để thủ tục hành chính cản trở kế hoạch mở rộng của bạn – hãy để Gia Minh đồng hành cùng doanh nghiệp bạn.

📞 Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111

📱 Zalo: 085 3388 126 – Tư vấn miễn phí 24/7!