THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LẦN ĐẦU QUA MẠNG

835
02/09/2021

Rate this post

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng và cũng là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính. Tuy nhiên, khi phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, các doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình và thực hiện các thủ tục đầy đủ để tránh các sai sót và xử lý các vấn đề phát sinh sau này. Bài viết này sẽ giới thiệu về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, bao gồm các bước chuẩn bị, xác minh chữ ký số và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Mời các bạn cùng tìm hiểu để nắm rõ quy trình và thực hiện đúng các thủ tục khi phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (E-invoice) là loại hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn này được phát hành và quản lý thông qua hệ thống phần mềm hoặc hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp và cơ quan thuế.

Các đặc điểm chính của hóa đơn điện tử:

Dạng thức: Hóa đơn điện tử tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử (tệp số) thay vì giấy tờ truyền thống.

Chữ ký số: Được ký bởi chữ ký số (digital signature) của người bán để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn.

Gửi và nhận: Có thể gửi trực tiếp cho người mua thông qua email hoặc các phương tiện điện tử khác, thay vì gửi bằng giấy qua bưu điện.

Lưu trữ: Được lưu trữ dưới dạng điện tử trên hệ thống của doanh nghiệp và cơ quan thuế, giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng tra cứu.

Quản lý và tra cứu: Doanh nghiệp và cơ quan thuế có thể quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác qua hệ thống phần mềm quản lý hóa đơn.

Lợi ích của hóa đơn điện tử:

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy.

Tiết kiệm thời gian: Gửi nhận hóa đơn nhanh chóng, giúp rút ngắn thời gian thanh toán và đối chiếu.

An toàn và bảo mật: Giảm nguy cơ mất mát hoặc hỏng hóc hóa đơn so với hóa đơn giấy.

Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng các quy định của pháp luật về hóa đơn, giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và minh bạch.

Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử:

Tại Việt Nam, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được quy định rõ ràng trong Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn liên quan. Các doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định này để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn điện tử khi sử dụng trong giao dịch kinh doanh.

Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết về việc triển khai hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp của mình, hãy cho tôi biết để có thể cung cấp thông tin cụ thể hơn.

Cách phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo. Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa. Cung ứng dịch vụ.

Trước đây: hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải; được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Từ ngày 12/6/2017: Theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: “Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Đọc thêm:

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai 2022 mới nhất

Quy định về thông báo phát hành hoá đơn điện tử

Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử tại Việt Nam được nêu rõ trong Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan. Dưới đây là các bước cơ bản và yêu cầu về việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

Quy định chung về thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử:

Doanh nghiệp phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thông báo phát hành phải được gửi trước ít nhất 2 ngày làm việc so với ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Nội dung thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

Thông tin về doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email.

Thông tin về loại hóa đơn phát hành: loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn dự kiến phát hành.

Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế.

Thông tin về tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (nếu có).

Đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc các phương thức khác theo quy định của cơ quan thuế.

Thông báo phát hành phải kèm theo mẫu hóa đơn điện tử (dưới dạng file XML) mà doanh nghiệp dự kiến sử dụng.

Cơ quan thuế tiếp nhận và kiểm tra:

Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo phát hành hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp.

Trong vòng 2 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phản hồi về việc chấp nhận hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung thông báo phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Sử dụng hóa đơn điện tử:

Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo đã đăng ký.

Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Một số lưu ý:

Hệ thống phần mềm: Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống phần mềm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật về hóa đơn điện tử do cơ quan thuế quy định.

Chữ ký số: Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán (và người mua nếu có thỏa thuận) để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của hóa đơn.

Lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đúng quy định để đảm bảo an toàn, bảo mật và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

Tài liệu tham khảo:

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30 tháng 9 năm 2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc tư vấn chi tiết về việc triển khai hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp, hãy cho tôi biết để có thể cung cấp thông tin và hỗ trợ cụ thể hơn.

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm các tài liệu sau:

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu TB01/AC):

Nội dung thông báo: Gồm các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email.

Loại hóa đơn phát hành: Ghi rõ loại hóa đơn (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, v.v.), mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn dự kiến phát hành.

Ngày bắt đầu sử dụng: Ngày dự kiến bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Quyết định áp dụng: Quyết định của doanh nghiệp về việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.

Thông tin nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (nếu có): Tên, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Mẫu hóa đơn điện tử (dưới dạng file XML):

Mẫu hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải gửi kèm theo mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp dự kiến sử dụng.

Định dạng file: File mẫu hóa đơn điện tử phải ở định dạng XML theo quy định của cơ quan thuế.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp:

Quyết định áp dụng: Bản sao quyết định của giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp về việc áp dụng hóa đơn điện tử.

Hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (nếu có):

Hợp đồng: Bản sao hợp đồng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của bên thứ ba.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Quy trình nộp hồ sơ:

Chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các tài liệu theo danh mục trên.

Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn/) hoặc qua các phương thức khác theo quy định của cơ quan thuế.

Phản hồi từ cơ quan thuế: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phản hồi về việc chấp nhận hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung thông báo phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp trong vòng 2 ngày làm việc.

Sử dụng hóa đơn điện tử: Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo đã đăng ký.

Lưu ý:

Thời gian gửi thông báo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải được gửi ít nhất 2 ngày làm việc trước ngày dự kiến bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Kiểm tra hệ thống: Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và bảo mật theo quy định.

Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về việc chuẩn bị và nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử, hãy cho tôi biết để có thể cung cấp thêm thông tin cụ thể.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử sau bao lâu thì được sử dụng?

“Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn”.

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Tất cả hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế theo Thông tư 32/2011/TT-BTC gồm 3 mẫu dưới đây:

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử. (Theo mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu. (Theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Hóa đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo theo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể trực tiếp kê khai trên phần mềm. Sau đó ký số vào hồ sơ và tải về máy tính để nộp cho cơ quan thuế qua hình thức trực tiếp hoặc nộp online. Nhiều cơ quan thuế khuyến khích doanh nghiệp nộp hồ sơ online để tiết kiệm thời gian. Công sức và dễ quản lý.

Các bước lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và tài liệu cần thiết

Thông tin về doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email.

Loại hóa đơn điện tử: Loại hóa đơn dự kiến phát hành (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, v.v.), mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn dự kiến phát hành.

Ngày bắt đầu sử dụng: Ngày dự kiến bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Quyết định của doanh nghiệp về việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.

Thông tin nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (nếu có): Tên, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu TB01/AC)

Tải mẫu TB01/AC: Tải mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử từ cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc từ phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ.

Điền thông tin: Điền đầy đủ thông tin vào mẫu TB01/AC, bao gồm các thông tin về doanh nghiệp, loại hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, và thông tin nhà cung cấp phần mềm (nếu có).

Bước 3: Ký điện tử và chuẩn bị file XML của hóa đơn mẫu

Ký điện tử: Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký điện tử vào mẫu TB01/AC.

Chuẩn bị file XML: Chuẩn bị mẫu hóa đơn điện tử dưới dạng file XML theo quy định của cơ quan thuế.

Bước 4: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Đăng nhập cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Truy cập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn/) và đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký.

Nộp thông báo: Tải lên mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử (file TB01/AC đã ký điện tử) và mẫu hóa đơn điện tử (file XML).

Gửi thông báo: Xác nhận và gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua cổng thông tin điện tử.

Bước 5: Theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế

Kiểm tra phản hồi: Theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế về việc chấp nhận hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Sửa đổi nếu cần: Nếu cơ quan thuế yêu cầu sửa đổi, bổ sung, thực hiện các chỉnh sửa cần thiết và nộp lại thông báo.

Bước 6: Sử dụng hóa đơn điện tử

Bắt đầu sử dụng: Sau khi nhận được chấp nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo đã đăng ký.

Lưu trữ và quản lý: Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, đảm bảo an toàn, bảo mật và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

Lưu ý:

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải được gửi ít nhất 2 ngày làm việc trước ngày dự kiến bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán (và người mua nếu có thỏa thuận) để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của hóa đơn.

Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và bảo mật theo quy định.

Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về các bước lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, hãy cho tôi biết để có thể cung cấp thêm thông tin cụ thể.

Hướng dẫn chi tiết thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Để thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và tài liệu cần thiết

Thông tin về doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email.

Ngày bắt đầu sử dụng: Ngày dự kiến bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Quyết định của doanh nghiệp về việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.

Thông tin nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (nếu có): Tên, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu TB01/AC)

Bước 3: Ký điện tử và chuẩn bị file XML của hóa đơn mẫu

Ký điện tử: Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký điện tử vào mẫu TB01/AC.

Chuẩn bị file XML: Chuẩn bị mẫu hóa đơn điện tử dưới dạng file XML theo quy định của cơ quan thuế.

Bước 4: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Đăng nhập cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Truy cập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế https://thuedientu.gdt.gov.vn/ và đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký.

Chọn chức năng “Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử”:

Vào mục “Quản lý hóa đơn” và chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”.

Chọn “Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử”.

Tải lên file thông báo: Tải lên mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử (file TB01/AC đã ký điện tử) và mẫu hóa đơn điện tử (file XML).

Xác nhận và gửi thông báo: Xác nhận thông tin và gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua cổng thông tin điện tử.

Bước 5: Theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế

Kiểm tra phản hồi: Theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế về việc chấp nhận hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Sửa đổi nếu cần: Nếu cơ quan thuế yêu cầu sửa đổi, bổ sung, thực hiện các chỉnh sửa cần thiết và nộp lại thông báo.

Bước 6: Sử dụng hóa đơn điện tử

Bắt đầu sử dụng: Sau khi nhận được chấp nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo đã đăng ký.

Lưu ý:

Hệ thống phần mềm: Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và bảo mật theo quy định.

Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Các bước đăng ký hóa đơn điện tử

Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn.

Bước 3: lập quyết định áp dụng hóa đơn.

Bước 4: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.

Bước 6: Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Đối với trường hợp đơn vị lần đầu sử dụng melnvoice. Nhưng đã nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế. Thì kế toán cần kiểm tra và khởi tạo mẫu hóa đơn trên melnvoice trùng khớp với mẫu hóa đơn đã nộp.

Quy trình đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế như sau:

Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn.

+ Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử.

+ Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử trên bản thử nghiệm.

Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

Bước 3:Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 4: Nộp bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

– Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử. (Theo mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu. (Theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

Mẫu hóa đơn điện tử (Do nhà phân phối giải pháp cung cấp). Doanh nghiệp trải nghiệm tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử phù hợp với DN.

Lưu ý:

– Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu. Phải là bản Scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).

– Có thêm một bản thông báo phát hành định dạng “XML”.

– Sử dụng chữ ký số điện tử để ký hóa đơn online.

Các bước làm thông báo hoá đơn điện tử cho người mới

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng gồm 3 bước dưới đây:

Bước 1: Thông báo phát hành hóa đơn trên HTTK

– Đăng nhập vào phần mềm HTTK: Hóa đơn (1)/Thông báo phát hành hóa đơn (TBO1/AC) (2)

– Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành/sau khi đã nhập xong các bạn chọn “kết xuất XML”.

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

– Truy cập vào website: https://thuedientu.gdt.gov.vn (sử dụng trình duyệt Internet Explorer0. Dau đó đăng nhập hệ thống theo MST của doanh nghiệp.

– Tiếp đó. Chọn tài khoản/Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng sau 02 ngày kể từ ngày thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

– Sau đó Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/Tiếp tục.

Sau khi đã đăng ký xong các bạn nộp Thông báo phát hành hóa đơn vào mục “Nộp tờ khai”/ tải lên file thông báo “XML”.

Việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử giống như việc bạn nộp Tờ khai thuế Giá trị gia tăng.

Bước 3: Nộp hóa đơn. Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành bản word qua mạng

– Các bạn phải Scan Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Hóa đơn mẫu. Mà bên nhà in cung cấp và quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế. Cấp cho doanh nghiệp. Tiếp đó các bạn đính kèm trong file Word.

+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên https://nhantokhai.gdt.gov.vn các bạn vào mục: Tra cứu /TBO1/AC – Thông báo phát hành hóa đơn.

– Đính kèm file Word vào thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó. Các bạn chọn file Word hóa đơn mẫu để nộp; sau đó ký nộp là xong.

Hướng dẫn các bước lập thông báo hoá đơn điện tử

Chú ý:

– Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử xem đã được phát hành chưa. Trước khi sử dụng.

– Cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Truy cập vào website tracuuhoadon để xem tình hình đã được sử dụng hay chưa. Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin; (được phép sử dụng). Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên; nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế.

– Nếu thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2:

+ Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung; và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn; mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

Trên đây là cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng. Để chắc chắn thông tin của bạn đã được cơ quan thuế chấp thuận. Sau 2 ngày bạn kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Để có mẫu hóa đơn điện tử cũng như được sử dụng hóa đơn điện tử thì. Doanh nghiệp cần công cụ phần mềm hóa đơn điện tử. Vì vậy. Khi sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải; đăng ký với đơn vị cung cấp phần mềm để được kiểm tra sử dụng.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Cách phát hành hóa đơn điện tử lần 2 sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều cho doanh nghiệp

Nếu không có sự thay đổi về hình thức và nội dung hóa đơn điện tử phát hành thì; không cần phải gửi kèm hóa đơn điện tử mẫu. Thay vào đó là chỉ cần gửi mẫu TB01/AC chậm nhất 05 ngày trước khi sử dụng.

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử các trường hợp khác.

Trường hợp các số hóa đơn chưa sử dụng hết mà đã thực hiện thông báo phát hành. Tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn. (Khi đã có sự thay đổi tên. Địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp). Tổ chức kinh doanh thực hiện các bước dưới đây để sử dụng hóa đơn:

– Liên hệ cơ quan thuế hướng dẫn sử dụng

– Thông báo nhà cung cấp cập nhật thông tin thay đổi.

– Đồng thời gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn. Đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp kèm một bản nộp online lên thuế điện tử; (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư 39) chậm nhất 5 ngày trước khi; xuất hóa đơn hàng hóa. Dịch vụ đến khách hàng.

Phát hành hoá đơn điện tử cần chú ý những gì?

Trường hợp khác. Có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Doanh nghiệp thực hiện như sau để tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành.

Doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan thuế hướng dẫn. Thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thông thường sẽ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử; với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn. Gửi bảng kê hóa đơn chưa; sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư 39).

Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn. Đến cơ quan thuế nơi chuyển đến; (trong đó nêu rõ số hóa đơn điện tử đã phát hành chưa sử dụng. Sẽ tiếp tục sử dụng).

Lưu ý: nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết. Doanh nghiệp cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nơi chuyển đi. Và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc. Chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng.

Trong trường hợp này, tuy từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh. Phải gửi thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh. Có sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế; giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh. Thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải thông báo phát hành hóa đơn.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính. Tuy nhiên, khi phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, các doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình và thực hiện các thủ tục đầy đủ để tránh các sai sót và xử lý các vấn đề phát sinh sau này. Bài viết đã trình bày các thủ tục cần thiết để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, bao gồm đăng ký, xác minh chữ ký số, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, v.v. Chúng ta hy vọng rằng thông tin trong bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp có thêm kiến thức và nắm vững quy trình phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.