Tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện

295
19/05/2024

Rate this post

Sau dịch Covid, môi trường kinh doanh đang chịu sự biến động liên tục, các doanh nghiệp đối mặt với những quyết định chiến lược đầy thách thức. Một trong những quyết định quan trọng và có thể gây ra nhiều ảnh hưởng là việc tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện. Từ những doanh nghiệp lớn đến những doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc đóng cửa tạm thời văn phòng đại diện không chỉ là một quyết định kinh doanh, mà còn là một bước đi chiến lược cần phải cân nhắc kỹ lưỡng. Hãy cùng tìm hiểu thủ tục tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện thông qua bài viết dưới đây.

Căn cứ pháp lý

Luật Doanh nghiệp 2020;

Nghị định 01/2021/NĐ-CP;

Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Tạm ngừng kinh doanh là gì?

Theo Khoản 1 điều 41 nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về tạm ngừng kinh doanh như sau:

Điều 41. Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp

Các tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bao gồm:

“Tạm ngừng kinh doanh” là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đang trong thời gian thực hiện tạm ngừng kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp. Ngày chuyển tình trạng pháp lý “Tạm ngừng kinh doanh” là ngày doanh nghiệp đăng ký bắt đầu tạm ngừng kinh doanh. Ngày kết thúc tình trạng pháp lý “Tạm ngừng kinh doanh” là ngày kết thúc thời hạn tạm ngừng kinh doanh mà doanh nghiệp đã thông báo hoặc ngày doanh nghiệp đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.

Điều kiện tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện

Tại thời điểm doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng hoạt động doanh nghiệp không bị đóng mã số thuế. Trên thực tế nhiều doanh nghiệp lập ra không kinh doanh tại trụ sở mình đã đăng ký; hoặc không hoạt động kinh doanh thực tế do đó không kê khai thuế đầy đủ. Khi có những vi phạm như trên, Chi cục thuế quản lý sẽ đóng mã số thuế đối với những doanh nghiệp này. Vì vậy muốn làm thủ tục đăng ký tạm ngưng doanh nghiệp. Trước tiên doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục khôi phục mã số thuế bị đóng.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Doanh nghiệp phải thông báo về việc tạm ngừng hoạt động doanh nghiệp tới cơ quan đăng ký kinh doanh 03 ngày trước khi doanh nghiệp tạm ngừng. Chẳng hạn ngày 15/9 doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động. Chậm nhất ngày 12/09 doanh nghiệp sẽ phải gửi thông báo về việc tạm ngừng đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở.

Thủ tục đăng ký tạm ngừng kinh doanh

Khi doanh nghiệp quyết định tạm ngừng kinh doanh, quy trình đăng ký là bước quan trọng đòi hỏi sự chuẩn bị và tuân thủ pháp luật. Hướng dẫn này cung cấp chi tiết thủ tục, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh một cách đúng đắn và hợp pháp:

Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh khi tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo, phải thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh.

Trong trường hợp muốn tiếp tục tạm ngừng sau khi hết thời hạn thông báo, doanh nghiệp cần thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tiếp tục tạm ngừng. Thời hạn tạm ngừng không quá một năm và không giới hạn số lần đăng ký.

Khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, cần có nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty có từ 2 thành viên trở lên), của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần hoặc quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty một thành viên).

Phòng Đăng ký kinh doanh sau khi nhận hồ sơ đăng ký sẽ kiểm tra và cấp giấy xác nhận về việc tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng, Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp sang tạm ngừng kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm cả tình trạng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Để tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo, doanh nghiệp có thể đề nghị đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đồng thời với đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đối với chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đồng thời với tình trạng của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

THÀNH PHẦN HỒ SƠ

Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh của văn phòng đại diện;

Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp phải nộp kèm theo Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư.

Lưu ý: Kê khai thông tin về doanh nghiệp theo Giấy đề nghị Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư.

Trường hợp không phải Chủ sở hữu hoặc NĐDTPL của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:

Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.) kèm theo văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

Hướng dẫn quy trình tạm ngừng kinh doanh

Khi quyết định tạm ngừng kinh doanh được thống nhất, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ bước theo quy trình dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ tạm ngừng kinh doanh, bao gồm soạn thảo các tài liệu theo quy định và lý do tạm ngừng, thường là khó khăn về tài chính.

Bước 2: Nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh trực tuyến tới Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh/thành phố đăng ký trụ sở chính.

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận và thẩm định hồ sơ tạm ngừng kinh doanh, bao gồm xin ý kiến cơ quan liên quan (nếu có) và cập nhật tình trạng hồ sơ trực tuyến.

Bước 4: Nhận thông báo tạm ngừng hoạt động kinh doanh, nếu hồ sơ hợp lệ.

Bước 5: Chính thức tạm ngừng hoạt động kinh doanh theo thời gian được thông báo. Doanh nghiệp có thể hoạt động trở lại sau khi hết thời hạn hoặc xin hoạt động sớm trở lại trước thời hạn.

Lưu ý: Thủ tục này chỉ cần nộp tại Sở Kế hoạch Đầu tư, không cần nộp tại cơ quan thuế của doanh nghiệp.

Thời hạn tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện

Căn cứ theo khoản 2 Điều 57 nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp: “Tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện,địa điểm kinh doanh

Thời hạn tạm ngừng kinh doanh không được quá một năm. Sau khi hết thời hạn đã thông báo, nếu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh vẫn tiếp tục tạm ngừng kinh doanh thì phải thông báo tiếp cho Phòng Đăng ký kinh doanh. Tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh liên tiếp không được quá hai năm.”

Như vậy, thời hạn tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện tối đa là 01 năm cho mỗi lần thông báo.

Không thông báo tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện có bị xử phạt hay không?

Việc không thông báo tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng và bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Căn cứ theo Điểm c Khoản 1 Điều 50 Nghị Định Số 122/2021/NĐ-CP: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực doanh nghiệp:

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

Không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn đến cơ quan đăng ký kinh doanh về thời điểm và thời hạn tạm dừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh.

Như vậy, việc không thông báo tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện có thể phải chịu xử phạt hành chính từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng theo quy định của pháp luật.

Tác động của việc tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện

Việc tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện có thể có những tác động đáng kể tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm lĩnh vực kinh doanh, quy mô của văn phòng, và cách quản lý khách hàng. Dưới đây là một số tác động phổ biến:

Ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng: Việc tạm ngừng hoạt động có thể gây mất lòng tin từ phía khách hàng. Nếu họ phụ thuộc vào văn phòng đại diện để giải quyết vấn đề hoặc tương tác trực tiếp, việc đóng cửa tạm thời có thể làm giảm sự hài lòng của họ.

Chi phí và tài chính: Tạm ngừng hoạt động có thể giảm chi phí vận hành ngay lập tức, nhưng cũng có thể gây ra một số chi phí không mong muốn, như việc phải hủy các hợp đồng thuê mặt bằng, đặt cọc hoặc chi phí liên quan đến việc bảo trì.

Nhân viên: Nếu văn phòng đại diện có nhân viên, tạm ngừng kinh doanh có thể ảnh hưởng đến họ, có thể dẫn đến sự bất an về tương lai công việc hoặc thậm chí làm mất việc.

Hình ảnh thương hiệu: Quyết định tạm ngừng kinh doanh có thể ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của công ty trong mắt khách hàng, đối tác và cộng đồng kinh doanh.

Cơ hội thị trường: Việc tạm ngừng hoạt động có thể mở ra cơ hội để đánh giá lại thị trường và phát triển lại chiến lược kinh doanh.

Cạnh tranh: Việc ngừng kinh doanh tạm thời có thể làm mất cơ hội cho các đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, nếu lý do của việc tạm ngừng kinh doanh được quản lý một cách thông minh, có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh dài hạn.

Câu hỏi thường gặp

Có thể gia hạn thời hạn tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện hay không?

Có. Doanh nghiệp có thể gia hạn thời hạn tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện nhưng phải thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước khi hết hạn thời hạn tạm ngừng kinh doanh hiện tại.

Có cần thực hiện thủ tục gì khác ngoài việc thông báo khi tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện?

Có. Doanh nghiệp cần thanh lý hợp đồng lao động với người lao động đang làm việc tại văn phòng đại diện, thanh lý các hợp đồng khác liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện và thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định.

Có quy định về việc hủy bỏ việc tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện hay không?

Có. Doanh nghiệp có thể hủy bỏ việc tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện bằng cách thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến tiếp tục hoạt động

Những lý do có thể khiến một doanh nghiệp quyết định tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện hết sức đa dạng, từ những thay đổi trong chiến lược kinh doanh đến những tác động từ môi trường kinh doanh bên ngoài. Tuy nhiên, dù là với bất kỳ lý do nào, quyết định này thường mang lại những tác động rộng lớn không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đến cộng đồng kinh doanh xung quanh. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng chiến lược và biện pháp quản lý cần thiết để đảm bảo rằng quyết định này đem lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp của bạn.