KINH NGHIỆM MỞ CÔNG TY KINH DOANH DỊCH VỤ PHẦN MỀM

Mở một công ty kinh doanh dịch vụ phần mềm là một bước đi hứa hẹn cho những người đam mê công nghệ và muốn đóng góp vào lĩnh vực này. Tuy nhiên, thực hiện quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị và kiên nhẫn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những kinh nghiệm mở công ty kinh doanh dịch vụ phần mềm thành công.

Cơ sở pháp lý

• Luật doanh nghiệp năm 2020;
• Luật Công nghệ thông tin năm 2006;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021;
• Nghị định 71/2007/NĐ-CP ngày 03/05/2007.

Kinh doanh phần mềm là gì?

Phần mềm là chương trình máy tính đ­ược mô tả bằng hệ thống ký hiệu, mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định. (khoản 12 Điều 4 Luật Công nghệ thông tin)

Hoạt động công nghiệp phần mềm là hoạt động thiết kế, sản xuất và cung cấp sản phẩm và dịch vụ phần mềm, bao gồm sản xuất phần mềm đóng gói; sản xuất phần mềm theo đơn đặt hàng; sản xuất phần mềm nhúng; hoạt động gia công phần mềm và hoạt động cung cấp, thực hiện các dịch vụ phần mềm. (Điều 9 Nghị định số 71/2007/NĐ-CP)

Như vậy, một công ty kinh doanh phần mềm có thể thực hiện hoạt động sản xuất phần mềm và cung cấp các dịch vụ đi kèm (bảo hành, bảo trì, tư vấn, đánh giá, thẩm định chất lượng, tư vấn định giá, chuyển giao công nghệ, đảm bảo an toàn, an ninh, phân phối, cung ứng…).

Thành lập công ty phần mềm cần điều kiện gì?

Lĩnh vực phần mềm là một trong những ngành nghề kinh doanh được nhiều doanh nhân lựa chọn đầu tư, bởi đội ngũ kỹ sư công nghệ thông tin của Việt Nam rất dồi dào và có năng lực. Vậy để thành lập công ty phần mềm cần điều kiện gì?

Hiện nay, việc thành lập công ty phần mềm sẽ không quá phức tạp, bởi điều kiện cần đáp ứng khi mở công ty phần mềm rất đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng những yêu cầu như sau:

• Phải có địa chỉ hoạt động kinh doanh hợp pháp. Tức là có giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng đất hợp lệ, có hợp đồng thuê đất, thuê trụ sở, văn phòng đúng quy định.
• Chủ doanh nghiệp phải đảm bảo có đủ năng lực dân sự, sức khỏe và là công dân hợp pháp, không thuộc các đối tượng bị hạn chế mở doanh nghiệp phần mềm.
• Doanh nghiệp phải đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp với lĩnh vực phần mềm
• Nếu kinh doanh ngành nghề liên quan đến phần mềm, thiết bị ngụy trang, ghi âm, định vị, ghi hình thì doanh nghiệp cần tiến hành xin giấy phép đủ điều kiện về an ninh, trật tự mới được phép đi vào kinh doanh.

Mã ngành nghề phần mềm

Khi đăng ký thành lập công ty kinh doanh phần mềm, bạn có thể tham khảo và lựa chọn các mã ngành nghề sau đây.

Khi đăng ký, bạn nên ghi vào tất cả các ngành nghề có liên quan đến ngành nghề kinh doanh chính của công ty. Thông thường, nên đăng ký từ 15 – 20 ngành nghề.

Khi đăng ký ngành nghề, bạn nên ghi rõ ràng đến mã cấp 4 của ngành nghề đó.

a/ Lập trình phần mềm:

b/ Bán lẻ phần mềm:

Ưu đãi về thuế đối với lĩnh vực phần mềm

Theo Thông tư số 219/2013/TT-BTC, thì công ty kinh doanh phần mềm sẽ được hưởng các ưu đãi về thuế như sau:

Không chịu thuế GTGT:

• Không phân biệt Doanh nghiệp sản xuất phần mềm hay kinh doanh phần mềm thì vẫn thuộc diện không chịu thuế GTGT.
• Phần mềm máy tính (không phân biệt phần mềm gia công, phần mềm do công ty tự sản xuất hay mua để bán), kể cả trường hợp bán phần mềm có kèm theo dịch vụ cài đặt thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. (Công văn 3111/TCT-CS ngày 18/08/2010 của Tổng cục thuế)

Doanh nghiệp sản xuất phần mềm được ưu đãi về thuế TNDN, kể từ khi thành lập áp dụng thuế suất như sau:

• Từ năm 1 đến năm 4: Sẽ được miễn thuế TNDN.
• Từ năm 5 đến năm 13 (9 năm tiếp theo): Giảm 50% thuế TNDN với thuế suất 10% -> Như vậy chỉ phải nộp 5% thuế TNDN.
• Từ năm 14 đến năm 15 (thuế suất 10% trong 15 năm): Thuế suất là 10%.
• Từ năm 16 trở đi: Nộp thuế TNDN như DN bình thường.

Doanh nghiệp mua/bán phần mềm không được hưởng ưu đãi về thuế TNDN như trên.

Thủ tục thành lập công ty kinh doanh dịch vụ phần mềm

Để thành lập công ty kinh doanh dịch vụ phần mềm nhà đầu tư cần chuẩn bị bộ hồ thành lập doanh nghiệp như sau:

• Giấy đề nghị đăng ý doanh nghiệp;
• Điều lệ công ty;
• Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu là công ty cổ phần); Danh sách thành viên (nếu là công ty TNHH hai thành viên);
• Bản sao có chứng thực chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu (nếu là cá nhân); quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương và thẻ căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu kèm văn bản ủy quyền cho người quản lý vốn tại Việt Nam (nếu là tổ chức);
• Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đã được cấp;
• Giấy ủy quyền;

Nơi nộp hồ sơ: Sở Kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Thời hạn: 03 – 06 ngày làm việc.

Công bố nội dung thông tin đăng ký doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí theo quy định của pháp luật. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin sau đây:
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần (nếu có).
• Phí công bố: Việc đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không được cấp đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ được hoàn trả phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Mức lệ phí công bố là 100.000 đồng theo qui định tại Thông tư 47/2019/TT-BCT.

Dấu của doanh nghiệp:

• Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
• Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Đọc thêm:

Thủ tục thành lập công ty sản xuất cà phê trọn gói

Đăng ký tài khoản ngân hàng cho công ty mới thành lập;

Quy trình thành lập công ty phần mềm

Để thuận lợi mở công ty thì sau khi đã biết thành lập công ty phần mềm cần điều kiện gì, thì doanh nghiệp nên tiến hành các công đoạn tiếp theo để mở công ty. Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị tên và địa chỉ của công ty phần mềm

Tên công ty:

– Có địa chỉ công ty, doanh nghiệp mới có thể đăng ký mở công ty. Do đó, doanh nghiệp phải chuẩn bị địa chỉ  đặt công ty đúng, cụ thể, nằm trong lãnh thổ Việt Nam. Không được sử dụng địa chỉ giả.

– Cấm đặt địa chỉ công ty người mẫu ở nhà chung cư, khu tập thể hay khu vực cấm làm địa chỉ kinh doanh. Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể tận dụng nhà riêng độc lập của mình hoặc mượn địa chỉ nhà của bạn bè, người thân… làm địa chỉ đăng ký doanh nghiệp khi thành lập công ty.

Địa chỉ công ty

– Có địa chỉ công ty, doanh nghiệp mới có thể đăng ký mở công ty. Do đó, doanh nghiệp phải chuẩn bị địa chỉ  đặt công ty đúng, cụ thể, nằm trong lãnh thổ Việt Nam. Không được sử dụng địa chỉ giả.

– Cấm đặt địa chỉ công ty phần mềm ở nhà chung cư, khu tập thể hay khu vực cấm làm địa chỉ kinh doanh. Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể tận dụng nhà riêng độc lập của mình hoặc mượn địa chỉ nhà của bạn bè, người thân… làm địa chỉ đăng ký doanh nghiệp khi thành lập công ty.

Bước 2: Chọn người đại diện theo pháp luật cho công ty phần mềm:

– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác; Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về việc người đại diện đó và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác.

– Phải chọn một người có đủ năng lực, kinh nghiệm và có khả năng thực hiện tốt trách nhiệm của một người đại diện pháp luật của công ty phần mềm. Có thể để cho chủ tịch, giám đốc… làm người đại diện pháp luật cho công ty. Tuy nhiên, người đại diện có thể thay đổi sau khi công ty đi vào hoạt động kinh doanh, nên nếu chưa hài lòng, doanh nghiệp có thể làm thủ tục thay đổi người đại diện.

Bước 3: Chọn ngành nghề đăng ký kinh doanh và loại hình doanh nghiệp

Đăng ký ngành nghề kinh doanh:

– Trường hợp công ty đăng ký kinh doanh ngành nghề không yêu cầu điều kiện thì không cần đáp ứng điều kiện mà có thể trực tiếp hoạt động kinh doanh ngay sau khi có giấy phép.

– Tuy nhiên, nếu đăng ký kinh doanh ngành nghề yêu cầu điều kiện thì sẽ cần đáp ứng những điều kiện về vốn, về chứng chỉ hành nghề, về giấy phép mới được đi vào kinh doanh.

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

– Công ty phần mềm cần có loại hình doanh nghiệp phù hợp, như vậy mới thuận lợi thành lập và đi vào hoạt động. Doanh nghiệp cần căn cứ vào số lượng thành viên góp vốn, điều kiện hoạt động kinh doanh hoặc mong muốn của doanh nghiệp và chọn loại hình thích hợp với công ty.

– Hiện nay, doanh nghiệp có thể chọn một trong những loại hình sau để thực hiện đăng ký kinh doanh như: công ty tư nhân, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh.

Bước 4: Chuẩn bị vốn tối thiểu và tiến hành kê khai vốn điều lệ cho công ty phần mềm

Vốn tối thiểu của công ty phần mềm

– Muốn thành lập công ty phần mềm thì chắc chắc doanh nghiệp phải chuẩn bị vốn. Mức vốn có thể tùy vào khả năng tài chính hoặc theo quy định ngành nghề về vốn tối thiểu.

Kê khai vốn điều lệ

– Ngoài ra, khi mở một công ty, thì doanh nghiệp phải thực hiện kê khai vốn điều lệ. Số vốn này có trường hợp cần chứng minh, có trường hợp lại không. Bởi vì hiện nay pháp luật không có quy định cụ thể về mức vốn điều lệ tối đa hay tối thiểu mà doanh nghiệp cần phải kê khai khi đăng ký kinh doanh. Tức là doanh nghiệp có thể đăng ký vốn điều lệ từ vài triệu đồng cho đến vài tỉ đồng.

– Tuy nhiên, doanh nghiệp phải lưu ý là với trường hợp đăng ký kinh doanh ngành nghề không yêu cầu điều kiện về vốn thì có thể đăng ký vốn điều lệ tùy vào công ty. Nhưng nếu doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành nghề có yêu cầu về vốn mà cụ thể là vốn pháp định thì phải kê khai vốn điều lệ tối thiểu bằng hoặc hơn số vốn pháp định được quy định.

Bước 5: Soạn thảo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp phần mềm và nộp hồ sơ lên Sở KH & ĐT

Hồ sơ chi tiết để đăng ký thành lập công ty phần mềm gồm:

• Danh sách cổ đông cùng thành viên có góp vốn vào công ty.
• Các giấy tờ liên quan như: CMND, hộ chiếu, thẻ căn cước công dân hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập…
• Giấy đề nghị Sở Kế hoạch và đầu tư cấp cho doanh nghiệp giấy phép thành lập công ty.
• Điều lệ cụ thể của doanh nghiệp

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp lên Sở KH & ĐT

– Doanh nghiệp mang hồ sơ nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư và chờ từ 3 – 6 ngày để lấy giấy phép đăng ký kinh doanh hợp lệ.

– Trường hợp hồ sơ sau xót, doanh nghiệp sẽ được trả lời lý do bằng văn bản.

Bước 6: Tiến hành khắc con dấu và công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Tiến hành khắc con dấu

– Doanh nghiệp phải đặt khắc con dấu của công ty, số lượng và hình thức do doanh nghiệp quyết định, nhưng cần phải đảm bảo con dấu thể hiện được những thông tin cần thiết như tên công ty hay mã số doanh nghiệp.

– Sau khi khắc con dấu, doanh nghiệp làm thủ tục công bố mẫu dấu lên cổng thông tin điện tử quốc gia cùng với thông tin công ty.

Công bố thông tin công ty phần mềm

– Doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin sau đây: Ngành, nghề kinh doanh; Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.

– Thời hạn tối đa để thực hiện thủ tục này là 30 ngày kể từ ngày có giấy phép thành lập công ty phần mềm. Nếu quá thời gian trên mà doanh nghiệp không thực hiện việc công bố thông tin công ty thì sẽ bị cơ quan có thẩm quyền xử phạt hành chính từ 1 triệu VNĐ đến 2 triệu VNĐ.

Kinh nghiệm mở công ty kinh doanh dịch vụ phần mềm

Khi thành lập một công ty kinh doanh phần mềm thì doanh nghiệp cần lưu ý đến những vấn đề như:

Kinh nghiệm chuẩn bị thông tin thành lập công ty kinh doanh phần mềm

Chọn người đại diện pháp luật và loại hình công ty

• Người đại diện pháp luật của công ty là người chịu trách nhiệm chính đối với công ty. Nên hãy chọn người đủ kinh nghiệm, khả năng, tuân thủ đúng những yêu cầu của pháp luật về quy đinh của người đại diện cho công ty kinh doanh phần mềm.
• Loại hình doanh nghiệp đặc trưng hiện nay gồm có công ty tư nhân, trách nhiệm hữu hạn, cổ phần và công ty hợp danh. Doanh nghiệp kinh doanh phần mềm cần căn cứ vào tính chất, điều kiện hoạt động, phát triển của công ty kinh doanh phần mềm, từ đó chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất. 

Đặt địa chỉ và chọn ngành nghề kinh doanh cho công ty

• Địa chỉ đặt công ty không đặt ở những nơi hạn chế hoặc cấm đặt địa chỉ kinh doanh như nhà chung cư, nhà tập thể để ở. Không sử dụng địa chỉ ảo, địa chỉ giả, địa chỉ không tồn tại ở Việt Nam. Doanh nghiệp có thể thuê văn phòng hay dùng nhà riêng để đặt địa chỉ công ty. 
• Những quy định hay điều kiện về ngành nghề kinh doanh của lĩnh vực phàn mềm thì doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ. 
• Doanh nghiệp cần đăng ký ngành nghề kinh doanh cùng với mã ngành nghề cụ thể để có thể tiến hành kinh doanh phần mềm.

Tham khảo ngay bảng danh mục ngành nghề kinh doanh lĩnh vực phần mềm dưới đây:

Về các loại vốn của công ty kinh doanh phần mềm và cách đặt tên cho công ty

• Nếu trường hợp ngành nghề yêu cầu vốn pháp định, thì doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ những quy định đầy đủ về vốn pháp định và kê khai vốn điều lệ ít nhất tùy vào vốn pháp định.
• Vốn điều lệ mà công ty kinh doanh phần mềm cần kê khai đăng ký sẽ tùy thuộc vào năng lực, khả năng, mong muốn của công ty. Bởi không có quy định về mức vốn điều lệ mà doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng phần mềm phải đăng ký.
• Tên công ty kinh doanh phần mềm phải là tên riêng, không giống hay gây nhầm lẫn với bất cứ công ty nào đã  đăng ký kinh doanh trước đó. Tên có đủ cấu trúc (gồm loại hình và tên riêng). Tên riêng công ty không sử dụng các từ ngữ cấm, không dùng tên của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền làm tên công ty kinh doanh phần mềm.

Kinh nghiệm làm hồ sơ đăng ký thành lập công ty kinh doanh phần mềm

Một trong những kinh nghiệm thành lập công ty kinh doanh phần mềm quan trọng cần lưu ý đó chính là kinh nghiệm soạn thảo hồ sơ đăng ký mở công ty theo quy định.

Hồ sơ này thường gồm những thủ tục như sau:

• Thành viên và cổ đông trong công ty, có danh sách và thông tin đầy đủ.
• Giấy đề nghị được cấp phép thành lập công ty kinh doanh phần mềm,  cấp giấy phép đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy CMND, thẻ căn cước, hộ chiếu, kèm theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hay tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân tương đương.
• Điều lệ của công ty kinh doanh phần mềm.
• Hoặc ủy quyền cho Gia Minh tiến hành.

Kinh nghiệm hoàn tất các thủ tục sau khi thành lập công ty kinh doanh phần mềm

Kinh nghiệm thành lập công ty kinh doanh phần mềm mà doanh nghiệp cũng cần hết sức lưu ý đó chính là hoàn tất các thủ tục liên quan sau khi công ty đi vào hoạt động. Bao gồm:

Công bố thông tin đăng ký công ty phần mềm và treo biển công ty

• Trong tối đa 30 ngày, từ khi doanh nghiệp kinh doanh phần mềm có giấy phép kinh doanh thì cần tiến hành công bố thông tin của công ty mình lên cổng thông tin quốc gia.
• Bạn cần làm bảng hiệu công ty và treo biển hiệu công ty sau khi được cấp phép hoạt động kinh doanh

Khắc con dấu công ty,  phát hành hóa đơn và đăng ký chữ số thuế

• Sau khi có mã số thuế, bạn tiến hành khắc mẫu con dấu của riêng công ty kinh doanh phần mềm. Mẫu dấu  cũng cần công bố công khai lên cổng thông tin quốc gia.
• Doanh nghiệp kinh doanh phần mềm thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, in hóa đơn để sử dụng, nếu trường hơp không phát hành hóa đơn có thể mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng.
• Bên cạnh đó, bạn cũng nên đăng ký mua chữ ký số từ cơ quan tốn

• Doanh nghiệp có thể tiến hành thuê dịch vụ kế toán ở Gia Minh nếu chưa muốn tuyển nhân viên kế toán để tiến hành làm thủ tục hành chính, kết toán thuế, sổ sách cho công ty kinh doanh phần mềm đầy đủ nhất.
• Doanh nghiệp kinh doanh phần mềm nếu có tiến hành góp vốn thì phải thực hiện nhanh chóng trong vòng 90 ngày. 

Mở tài khoản ngân hàng và kê khai, đóng các loại thuế

• Cần mở tài khoản ngân hàng để tiến hành giao dịch, đây là kinh nghiệm thành lập công ty kinh doanh phần mềm mà doanh nghiệp nên lưu ý. Chủ công ty hãy mang theo CMND, giấy phép đăng ký công ty và con dấu ra ngân hàng đăng ký mở tài khoản. Sau đó, báo số tài khoản lên Sở KH & ĐT.
• Doanh nghiệp phải thực hiện việc kê khai những loại thuế ban đầu và đóng những loại thuế như thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập.