Thành lập văn phòng đại diện ở Quận Kiến An – Hướng dẫn chi tiết 2025

542
06/08/2025

Rate this post

Thành lập văn phòng đại diện ở Quận Kiến An là xu hướng phổ biến đối với doanh nghiệp muốn hiện diện pháp lý tại địa phương để giao dịch, ký kết hợp đồng hoặc phát triển thị trường, mà không cần triển khai hoạt động kinh doanh thực tế. Không giống như chi nhánh hay công ty con, văn phòng đại diện chỉ đóng vai trò đại diện theo pháp luật – nhưng vẫn phải thực hiện đăng ký hợp pháp theo quy định hiện hành. Trong bài viết này, chúng tôi chia sẻ hướng dẫn chi tiết nhất về thủ tục mở văn phòng đại diện tại Quận Kiến An năm 2025, từ hồ sơ, quy trình đến những vấn đề pháp lý bạn cần lưu ý.

Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện ở Quận Kiến An

Văn phòng đại diện là gì? Có nên mở tại Quận Kiến An?

Định nghĩa theo Luật Doanh nghiệp 2020

Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền để giao dịch, tiếp thị, nghiên cứu thị trường… nhưng không trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc thành lập VPĐD giúp doanh nghiệp mở rộng hiện diện tại các khu vực địa lý khác mà không cần lập chi nhánh.

Chức năng và quyền hạn của văn phòng đại diện

VPĐD được phép:

Giao dịch, ký kết trong phạm vi ủy quyền;

Làm việc với đối tác, khách hàng;

Thu thập thông tin thị trường, xúc tiến thương mại.

Tuy nhiên, VPĐD không được phép xuất hóa đơn, kinh doanh hay phát sinh lợi nhuận trực tiếp. Đây là điểm khác biệt lớn so với chi nhánh.

Lợi ích khi thành lập văn phòng đại diện tại Quận Kiến An

Quận Kiến An (Hải Phòng) đang là khu vực phát triển về cả dân cư lẫn hạ tầng. Việc mở văn phòng đại diện tại đây mang lại lợi thế như:

Mở rộng nhận diện thương hiệu tại Hải Phòng;

Tiếp cận khách hàng và đối tác khu vực miền Bắc;

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Giảm chi phí thuê mặt bằng so với trung tâm thành phố.

Đây là lựa chọn chiến lược cho doanh nghiệp muốn mở rộng nhưng chưa muốn thành lập chi nhánh độc lập.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện ở Quận Kiến An

Doanh nghiệp phải đang hoạt động hợp pháp

Chỉ doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp, có mã số thuế và không vi phạm quy định pháp luật mới được quyền mở văn phòng đại diện tại địa phương khác, bao gồm Quận Kiến An.

Có địa chỉ văn phòng đại diện hợp lệ tại địa phương

Doanh nghiệp cần chuẩn bị địa chỉ rõ ràng, hợp pháp tại Quận Kiến An. Không được sử dụng địa chỉ giả, địa chỉ không tồn tại hoặc địa chỉ thuộc khu vực cấm kinh doanh, cơ quan nhà nước.

Người đứng đầu VPĐD đủ năng lực hành vi dân sự

Người được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng đại diện cần:

Trên 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;

Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành án;

Không thuộc trường hợp bị cấm thành lập/doanh nghiệp theo luật.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ các yếu tố này để đảm bảo hồ sơ thành lập được chấp thuận nhanh chóng tại Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở KH&ĐT Hải Phòng.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Quận Kiến An

Để thành lập văn phòng đại diện tại Quận Kiến An, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đúng mẫu, đúng quy định theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Dưới đây là các giấy tờ bắt buộc:

Giấy đề nghị thành lập văn phòng đại diện

Mẫu giấy đề nghị phải ghi rõ:

Tên doanh nghiệp mẹ

Địa chỉ văn phòng đại diện tại Quận Kiến An

Ngành nghề hoạt động (ghi “văn phòng đại diện” – không kinh doanh trực tiếp)

Thông tin người đứng đầu

Mẫu này cần được người đại diện pháp luật ký tên, đóng dấu trước khi nộp.

Quyết định và biên bản họp của doanh nghiệp mẹ

Nếu là công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, cần nộp:

Biên bản họp của Hội đồng thành viên/HĐQT về việc mở văn phòng đại diện

Quyết định thành lập VPĐD, bổ nhiệm người đứng đầu và thông qua địa chỉ

Trường hợp là doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH 1TV, chỉ cần quyết định của chủ sở hữu.

Thông tin người đứng đầu, hợp đồng thuê địa điểm

Người đứng đầu phải có CMND/CCCD bản sao công chứng còn hiệu lực. Ngoài ra, văn phòng đại diện cần cung cấp:

Hợp đồng thuê/mượn địa điểm tại Quận Kiến An

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu đi thuê nhà cá nhân thì kèm theo CMND chủ nhà)

Doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ không nằm trong chung cư hoặc tòa nhà cấm sử dụng làm văn phòng. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ sẽ giúp nhận giấy phép nhanh chỉ sau 3–5 ngày làm việc.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở Quận Kiến An từng bước

Thành lập văn phòng đại diện là một trong những hình thức mở rộng hợp pháp mà không cần thực hiện nghĩa vụ thuế GTGT như chi nhánh. Sau đây là quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Quận Kiến An từng bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định

Doanh nghiệp cần tập hợp toàn bộ hồ sơ như ở phần trên, kiểm tra thông tin chính xác, không được sai tên, địa chỉ, số giấy tờ tùy thân. Hồ sơ nên được scan lưu trữ, tránh thất lạc về sau.

Ngoài ra, nếu ủy quyền cho bên thứ ba nộp hồ sơ, cần có văn bản ủy quyền hợp lệ, kèm CMND người được ủy quyền.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở KH&ĐT Hải Phòng

Hiện tại, Hải Phòng đã cho phép nộp hồ sơ theo 2 cách:

Trực tiếp tại bộ phận một cửa Sở Kế hoạch & Đầu tư

Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn)

Lưu ý: Khi nộp online, cần chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp và thông tin email xác nhận.

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD

Trong vòng 3–5 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Quận Kiến An. Trường hợp hồ sơ bị thiếu hoặc sai, cơ quan đăng ký sẽ phản hồi lý do để doanh nghiệp bổ sung.

Bước 4: Khắc dấu, treo bảng hiệu và công bố thông tin

Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp cần:

Khắc dấu cho văn phòng đại diện (không bắt buộc nhưng khuyến khích nếu muốn thực hiện thủ tục nội bộ)

Treo bảng hiệu tại địa chỉ VPĐD với đầy đủ thông tin tên doanh nghiệp mẹ, tên VPĐD, MST, địa chỉ

Công bố thông tin lên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày để tránh bị xử phạt hành chính

Việc tuân thủ đầy đủ các bước trên giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch – đúng luật – không bị xử phạt sau này.

Thời gian – lệ phí thành lập văn phòng đại diện

Thời gian xử lý hồ sơ: 3–5 ngày làm việc

Sau khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hải Phòng, thời gian xử lý thường dao động từ 3 đến 5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn này.

Lệ phí đăng ký theo Thông tư 47/2019/TT-BTC

Theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC, lệ phí đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện là:

100.000 VNĐ/lần đăng ký (áp dụng cho cả nộp trực tiếp và qua mạng).

Phí này có thể thay đổi nếu địa phương có chính sách riêng hoặc tích hợp vào dịch vụ công mức độ cao.

Phí dịch vụ nếu sử dụng đơn vị hỗ trợ

Nếu doanh nghiệp không tự thực hiện hồ sơ, có thể ủy quyền cho đơn vị tư vấn pháp lý uy tín. Phí dịch vụ thường dao động từ:

800.000 VNĐ – 1.500.000 VNĐ/trọn gói, tùy vào yêu cầu cụ thể.

Dịch vụ sẽ bao gồm soạn hồ sơ, thay mặt đi nộp – nhận giấy phép, tư vấn con dấu, khai báo thuế… giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

Trách nhiệm pháp lý của văn phòng đại diện

Không được phát sinh hoạt động kinh doanh

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động sinh lời, nghĩa là không được:

Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

Ký kết hợp đồng mang tính thương mại (trừ trong phạm vi ủy quyền);

Xuất hóa đơn VAT.

Vi phạm điều này có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính hoặc thu hồi Giấy phép hoạt động của VPĐD.

Phải khai báo thuế môn bài (nếu có)

Trong một số trường hợp, văn phòng đại diện có thể thuộc đối tượng phải khai và nộp lệ phí môn bài, đặc biệt nếu có lao động, bàn ghế, tài sản độc lập phục vụ hoạt động.

Mức lệ phí môn bài: 1.000.000 VNĐ/năm nếu thuộc diện kê khai. Tuy nhiên, nhiều VPĐD không phát sinh doanh thu hoặc lao động riêng thì được miễn kê khai.

Báo cáo tình trạng hoạt động định kỳ nếu có yêu cầu

Một số Sở KH&ĐT hoặc cơ quan quản lý yêu cầu VPĐD thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động, như:

Hoạt động quảng bá, nghiên cứu thị trường;

Số lượng nhân sự làm việc tại văn phòng;

Nội dung được ủy quyền từ trụ sở chính.

Việc tuân thủ đúng nghĩa vụ giúp VPĐD duy trì hoạt động hợp pháp và tạo uy tín cho doanh nghiệp mẹ.

Những lỗi thường gặp khi đăng ký VPĐD tại Quận Kiến An

Việc đăng ký văn phòng đại diện tại Quận Kiến An tưởng đơn giản nhưng thực tế rất nhiều doanh nghiệp gặp sai sót khiến hồ sơ bị từ chối, phải chỉnh sửa nhiều lần. Dưới đây là các lỗi thường gặp:

Ghi sai thông tin người đứng đầu

Nhiều doanh nghiệp khai sai số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú hoặc họ tên có dấu sai khiến hồ sơ không khớp với hệ thống quản lý dân cư, bị trả về. Đặc biệt, một số người được cử làm đại diện nhưng đang cư trú tạm trú hoặc không có giấy tờ hợp lệ tại Việt Nam cũng không đủ điều kiện.

Địa chỉ không đủ điều kiện thuê – không được chấp thuận

Một số trường hợp sử dụng nhà chung cư, địa chỉ tạm bợ hoặc không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp sẽ bị Sở KH&ĐT từ chối. Cơ quan chức năng yêu cầu phải có:

Hợp đồng thuê (có chữ ký 2 bên và thời hạn hợp lệ)

Giấy chứng nhận quyền sở hữu (kèm giấy tờ đồng ý nếu là nhà của cá nhân)

Thiếu hồ sơ pháp lý doanh nghiệp mẹ

Trường hợp phổ biến là không nộp bản sao công chứng Giấy ĐKKD của công ty mẹ, hoặc thiếu quyết định/bản sao biên bản họp về việc lập VPĐD. Các giấy tờ này bắt buộc phải đầy đủ, chính xác thông tin mã số thuế, địa chỉ, người đại diện pháp luật.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin và hồ sơ trước khi nộp, để tránh mất thời gian chỉnh sửa và ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động của văn phòng đại diện.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Quận Kiến An trọn gói

Với nhiều quy định pháp lý ràng buộc, việc tự lập văn phòng đại diện tại Quận Kiến An có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn nếu không nắm rõ quy trình. Lúc này, sử dụng dịch vụ trọn gói là giải pháp hiệu quả.

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp

Tư vấn miễn phí trước khi thực hiện: Được chuyên viên hỗ trợ rà soát tên VPĐD, địa chỉ, người đứng đầu để tránh sai sót.

Không cần trực tiếp làm việc với cơ quan nhà nước: Đội ngũ pháp lý thay mặt bạn soạn hồ sơ, nộp và theo dõi kết quả.

Tiết kiệm thời gian – không bị “vòng lặp thủ tục” như khi tự làm.

Cam kết thời gian – hỗ trợ pháp lý toàn diện

Hoàn tất đăng ký VPĐD chỉ trong 3–5 ngày làm việc.

Hỗ trợ khắc dấu, công bố thông tin, tư vấn treo bảng hiệu, khai báo thuế (nếu có nghĩa vụ liên quan).

Có hợp đồng pháp lý rõ ràng, bảo mật thông tin tuyệt đối.

Chi phí minh bạch – không phát sinh

Dịch vụ thường báo giá trọn gói từ 1.500.000đ – 2.500.000đ tùy theo yêu cầu chi tiết.

Cam kết không phát sinh chi phí nếu hồ sơ hợp lệ ban đầu, hỗ trợ chỉnh sửa miễn phí nếu cơ quan nhà nước yêu cầu bổ sung nhẹ.

Doanh nghiệp tại Hải Phòng, đặc biệt là Quận Kiến An, nên cân nhắc lựa chọn dịch vụ thành lập VPĐD chuyên nghiệp để đảm bảo đúng pháp luật và khởi động hoạt động kinh doanh nhanh chóng, hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện

Có cần kế toán và khai báo thuế không?

Mặc dù văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, nhưng trong một số trường hợp vẫn có thể cần:

Khai lệ phí môn bài nếu văn phòng có nhân sự thường trực, có thiết bị tài sản độc lập;

Kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu phát sinh chi trả lương cho người lao động tại văn phòng;

Không cần lập sổ sách kế toán như chi nhánh hay công ty, trừ khi được giao nhiệm vụ cụ thể có liên quan đến tài chính.

Do đó, việc có kế toán hay không tùy thuộc vào thực tế vận hành của văn phòng và nội dung ủy quyền từ công ty mẹ.

Có được ký hợp đồng tại văn phòng đại diện không?

Theo quy định, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không được phép tự ký hợp đồng mua bán, thương mại dưới tên văn phòng.

Tuy nhiên, người đứng đầu văn phòng đại diện có thể ký hợp đồng nếu được công ty mẹ ủy quyền hợp lệ. Trong trường hợp này:

Tên trên hợp đồng vẫn là công ty chính;

Người đại diện ký theo ủy quyền và ghi rõ căn cứ ủy quyền.

Việc ký kết hợp đồng thông qua văn phòng đại diện phải thực hiện đúng quy định để tránh rủi ro pháp lý và thuế.

Bao lâu thì được hoạt động sau khi đăng ký?

Thời gian xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện thường từ 3 – 5 ngày làm việc, tính từ khi nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT Hải Phòng.

Ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể:

Treo bảng hiệu;

Khai báo thuế (nếu có);

Triển khai các công việc xúc tiến, giao dịch, tìm hiểu thị trường…

Lưu ý: nên hoàn tất việc khai thuế môn bài (nếu thuộc diện kê khai) trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận hoạt động.

Chi phí đăng ký văn phòng đại diện ở Quận Kiến An

Thành lập văn phòng đại diện ở Quận Kiến An là giải pháp mở rộng hiện diện thương hiệu mà không cần tốn chi phí như chi nhánh hay công ty con. Tuy không kinh doanh nhưng văn phòng đại diện vẫn có giá trị pháp lý cao nếu được đăng ký đúng quy trình. Nếu bạn đang cần hỗ trợ thủ tục nhanh gọn, đúng quy định, dịch vụ đăng ký văn phòng đại diện tại Quận Kiến An của chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn từ A đến Z.