Thủ tục nhanh chóng giải thể văn phòng đại diện

270
19/05/2024

5/5 - (1 bình chọn)

Giải thể hay phá sản đều là những thủ tục pháp lý phức tạp của doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Việc này không chỉ đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về pháp lý mà còn yêu cầu sự tỉ mỉ và cẩn trọng trong từng bước thực hiện. Hãy cùng đi vào chi tiết và khám phá Thủ tục nhanh chóng giải thể văn phòng đại diện để hiểu rõ hơn về quá trình quan trọng này và những yếu tố cần lưu ý.

Căn cứ pháp lý

Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.

Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.

Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT có hiệu lực từ ngày 01/05/2021.

Thông tư số 105/2020/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 17/01/2021.

Văn phòng đại diện là gì? Đặc điểm của văn phòng đại diện

Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập để hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh (không trực tiếp ký kết hợp đồng, cung cấp dịch vụ,…): nghiên cứu, rà soát thị trường, hỗ trợ công ty tiếp cận thị trường và đối tác mới; cung cấp thông tin.

Văn phòng đại diện có một số đặc điểm sau:

Là đơn vị phụ thuộc không có chức năng kinh doanh, nên văn phòng đại diện sẽ có hình thức hạch toán phụ thuộc, do vậy cũng không có hóa đơn;

Văn phòng đại diện không có tư cách ký kết hợp đồng, xác lập giao dịch một cách độc lập, mọi hoạt động ký kết hợp tác sẽ chuyển về công ty;

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Văn phòng đại diện nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp và hoạt động trong phạm vi ủy quyền;

Văn phòng đại diện thường được mở ở những nơi xa trụ sở công ty, và có thể hoạt động tại Việt Nam và nước ngoài;

Những loại thuế văn phòng đại diện phải đóng: Thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân;

Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, có vai trò là trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch giữa khách hàng, đối tác với doanh nghiệp, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu, thăm dò thị trường… Vậy những lý do nào dẫn đến việc văn phòng đại diện phải đóng cửa? Có 4 nguyên nhân sau:

Một là, giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của công ty. Khi doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc do văn phòng đại diện hoạt động không hiệu quả.

Hai là, giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan chức năng.

Ba là, giải thể văn phòng đại diện do hết thời hạn hoạt động ghi trên Giấy phép văn phòng đại diện mà không được gia hạn.

Bốn là, giải thể văn phòng đại diện do hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết theo quy định pháp luật.

Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Khi văn phòng đại diện hoạt động không còn hiệu quả hay không cần thiết nữa thì doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn giải thể văn phòng đại diện để giảm thiểu chi phí. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gửi Phòng Đăng ký kinh doanh để giải thể văn phòng đại diện gồm:

Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện quy định tại phụ lục II-20 Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư).

Quyết định của doanh nghiệp về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của văn phòng đại diện và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.

Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.

Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).

Giấy chứng nhận đăng ký thuế và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư bản sao (nếu có)

Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện (nếu có).

Ngoài ra doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để gửi Cơ quan thuế gồm:

Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế – Mẫu số 24/ĐK-TCT thông báo đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mới nhất năm 2021 theo Thông tư 105/2020/TT-BTC về hướng dẫn đăng ký thuế.

Quyết định giải thể văn phòng đại diện

Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện.

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (bản sao).

Giấy đăng ký mã số thuế bản chính (nếu có).

Thủ tục nhanh chóng giải thể văn phòng đại diện

Bước 1: Nộp hồ sơ khóa mã số thuế văn phòng đại diện

Khi muốn giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp, một trong những thủ tục hết sức quan trọng và không thể thiếu là việc đề xuất khóa mã số thuế của văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế của mã số thuế của văn phòng đại diện.

Bước 2: Làm thủ tục trả dấu hoặc làm xác nhận không sử dụng dấu (nếu có)

Thủ tục này chỉ áp dụng với các văn phòng đại diện trước đây do cơ quan công an cấp con dấu.

Trong trường hợp văn phòng đại diện được thành lập trước ngày 01/07/2015 ngày bắt đầu có hiệu lực của Luật doanh nghiệp 2014 thì cần nộp hồ sơ trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu tại cơ quan công an.

Văn bản xin trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu.

Quyết định giải thể văn phòng đại diện.

Con dấu và giấy đăng ký mẫu con dấu bản chính ( trường hợp trả con dấu).

Đối với văn phòng đại diện do doanh nghiệp tự khắc dấu từ năm 2015 trở lại đây thì doanh nghiệp không phải trả lại con dấu. Con dấu này tự động hết hiệu lực khi văn phòng có thông báo chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.

Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền

Trong thời hạn 7 ngày từ khi thanh toán hết các khoản nợ của công ty, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký giải thể đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua mạng điện tử đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 4: Trả kết quả

Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ; chuyển tình trạng pháp lý trong Cơ sở dữ liệu sang tình trạng chấm dứt hoạt động; đồng thời ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Thời hạn giải quyết hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện: 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hoặc có thể lâu hơn do chờ thông tin của Cơ quan thuế.

Trong trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ thấy có sai hoặc thiếu sót sẽ ra Thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ cho doanh nghiệp.

Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện do bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Trường hợp văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động thì khi đó Cơ quan đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi trong trường hợp văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 (một) năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế quản lý.

Giải quyết hồ sơ giải thể văn phòng đại diện: Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo bằng văn bản về hành vi vi phạm của văn phòng đại diện; đồng thời yêu cầu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đến trụ sở của Phòng Đăng ký kinh doanh để giải trình theo giấy hẹn đã gửi.

Sau 10 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc thời hạn hẹn trong thông báo mà người được yêu cầu không đến giải trình thì Phòng Đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện của doanh nghiệp đã chấm dứt hoạt động, các giao dịch liên quan của văn phòng đại diện còn lại sau thông báo này sẽ không có giá trị pháp lý nữa.

Lệ phí thực hiện giải thể văn phòng đại diện

Căn cứ Thông tư số 47/2019 TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo Khoản 2 Điều 5 quy định:

Đăng ký giải thể doanh nghiệp, tạm ngừng kinh doanh; chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Quy trình, thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty cổ phần

Lưu ý khi chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện

Trước khi làm thủ tục, doanh nghiệp cần kiểm tra tình hình thu – chi và nợ của văn phòng đại diện, tiến hành thanh toán hết các khoản nợ.

Trong trường hợp văn phòng đại diện chưa được cấp mã số thuế đơn vị phụ thuộc (theo quy định của luật cũ), sau khi nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, Phòng ĐKKD sẽ xác nhận với cơ quan thuế về việc đơn vị chưa đăng ký mã số thuế.

Thủ tục nhanh chóng giải thể văn phòng đại diện yêu cầu tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Việc này có thể đòi hỏi sự tư vấn chuyên môn từ luật sư hoặc chuyên gia về quản lý doanh nghiệp để đảm bảo việc thực hiện đúng quy trình và tránh phát sinh rủi ro pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy liên hệ với Gia Minh để được tư vấn miễn phí, hỗ trợ soạn thảo hồ sơ giải quyết mọi thủ tục với cơ quan chức năng với chi phí thấp nhất.