Dịch vụ kế toán thuế cho hộ kinh doanh cá thể

Dịch vụ kế toán thuế cho hộ kinh doanh cá thể

Dịch vụ kế toán thuế cho hộ kinh doanh cá thể dành cho cá nhân xuất hóa đơn cần báo cáo thuế hàng quý hoặc hàng tháng. Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của Gia Minh để cập nhật mọi thông tin về kế toán hộ kinh doanh và những điều cần biết để kinh doanh đúng pháp luật 

Kế toán thuế cho hộ kinh doanh nên bắt đầu từ cách hộ đang bán hàng và thu tiền

Kế toán thuế cho hộ kinh doanh không nên bắt đầu bằng việc tạo thật nhiều sổ sách hoặc yêu cầu chủ hộ cung cấp hàng loạt chứng từ. Điểm xuất phát hợp lý hơn là xác định hộ đang bán hàng bằng cách nào, tiền đi về đâu và dữ liệu bán hàng hiện được lưu ở những nguồn nào.

Một hộ chỉ bán trực tiếp tại cửa hàng sẽ có cách theo dõi khác với hộ vừa bán tại cửa hàng, vừa bán qua Facebook, TikTok Shop, Shopee hoặc giao hàng COD. Khi nắm được luồng bán hàng thực tế, kế toán mới có thể thiết kế bảng theo dõi doanh thu, hóa đơn, công nợ và dòng tiền phù hợp.

 Bán tại cửa hàng

Đối với hộ kinh doanh bán trực tiếp tại cửa hàng, dữ liệu quan trọng nhất thường phát sinh từ máy tính tiền, phần mềm bán hàng, sổ ghi tay hoặc bảng tổng hợp doanh thu cuối ngày. Kế toán cần xác định mỗi ngày hộ có bao nhiêu giao dịch, bao nhiêu tiền mặt và bao nhiêu khoản thanh toán qua chuyển khoản.

Không nên chỉ nhìn số tiền còn lại trong két để xác định doanh thu. Trong ngày có thể phát sinh tiền mua hàng, tiền giao hàng, tiền chủ hộ rút ra hoặc các khoản chi nhỏ khác. Vì vậy, doanh thu tại cửa hàng nên được ghi nhận riêng trước khi theo dõi các khoản thu – chi.

Có thể thiết kế bảng theo dõi như sau:

 Bán online và qua nền tảng

Khi hộ kinh doanh bán online, doanh thu không còn nằm ở một nguồn duy nhất. Đơn hàng có thể đến từ website, Facebook, Zalo, TikTok Shop, Shopee hoặc các nền tảng giao đồ ăn. Mỗi kênh lại có cách ghi nhận đơn, thu phí và thanh toán cho người bán khác nhau.

Kế toán cần gom toàn bộ các kênh này về một bảng tổng hợp chung. Nếu chỉ nhìn số tiền sàn chuyển về tài khoản thì rất dễ hiểu sai doanh thu, vì khoản tiền thực nhận có thể đã bị trừ phí nền tảng, phí vận chuyển, khuyến mãi hoặc các khoản điều chỉnh khác.

Các dữ liệu nên lưu định kỳ gồm:

• Báo cáo đơn hàng trên từng nền tảng.
• Báo cáo doanh thu.
• Báo cáo phí.
• Báo cáo hoàn hàng.
• Sao kê tiền nền tảng chuyển về.
• Danh sách đơn bị hủy hoặc điều chỉnh.

 Bán sỉ hoặc giao đại lý

Hộ kinh doanh bán sỉ hoặc giao hàng cho đại lý thường phát sinh thêm công nợ. Hàng có thể đã giao nhưng khách chưa thanh toán ngay, hoặc đại lý chỉ thanh toán theo tuần, theo tháng hoặc sau khi bán được hàng.

Do đó, kế toán không thể chỉ theo dõi dòng tiền vào tài khoản. Cần đồng thời theo dõi giá trị hàng đã giao, khoản đã thu, khoản còn phải thu và thời hạn thanh toán của từng đại lý.

Một bảng công nợ đơn giản có thể gồm:

 Thu tiền mặt, chuyển khoản và COD

Một hộ kinh doanh có thể cùng lúc thu tiền bằng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng và COD. Nếu ba dòng tiền này không được theo dõi riêng, cuối tháng rất dễ xảy ra tình trạng tổng doanh thu bán hàng không khớp với số tiền thực nhận.

Kế toán nên thiết kế cơ chế đối chiếu theo từng hình thức thanh toán. Tiền mặt đối chiếu với sổ quỹ, chuyển khoản đối chiếu với sao kê ngân hàng, còn COD đối chiếu với bảng kê của đơn vị vận chuyển.

Nguyên tắc nên áp dụng là:

• Doanh thu được theo dõi theo giao dịch bán hàng.
• Dòng tiền được theo dõi theo phương thức thu.
• Cuối kỳ mới đối chiếu hai lớp dữ liệu với nhau.

Xác định phương pháp quản lý thuế áp dụng trước khi thiết kế sổ theo dõi

Không phải mọi hộ kinh doanh đều có cùng mô hình hoạt động và cùng nhu cầu quản lý dữ liệu. Có hộ chỉ bán hàng nhỏ lẻ, nhưng cũng có hộ có kho, nhân viên, hàng nghìn giao dịch mỗi tháng và nhiều kênh bán hàng.

Vì vậy, trước khi thiết kế hệ thống kế toán thuế cho hộ kinh doanh, cần khảo sát cách hộ vận hành thực tế. Việc này giúp tránh tình trạng lập quá nhiều bảng không cần thiết hoặc ngược lại, bỏ sót những dữ liệu quan trọng.

 Loại hình hoạt động thực tế

Trước tiên cần xác định hộ đang kinh doanh thương mại, sản xuất, dịch vụ hay kết hợp nhiều hoạt động. Một hộ bán quần áo sẽ cần theo dõi nhập – xuất – tồn khác với một hộ kinh doanh dịch vụ tư vấn hoặc sửa chữa.

Nếu hộ vừa sản xuất vừa bán hàng, kế toán còn cần quan tâm đến nguyên liệu đầu vào, thành phẩm, hàng tồn kho và các khoản chi phí phục vụ sản xuất. Việc xác định đúng mô hình giúp lựa chọn các bảng theo dõi cần thiết ngay từ đầu.

 Quy mô doanh thu và cách phát sinh hóa đơn

Số lượng giao dịch và cách phát sinh hóa đơn ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng công việc kế toán. Hộ có vài chục giao dịch mỗi tháng sẽ có cách quản lý khác với hộ có hàng nghìn đơn hàng từ nhiều nền tảng.

Kế toán nên thống kê số lượng giao dịch trung bình theo ngày, tháng và từng kênh bán. Đây cũng là cơ sở để lựa chọn giữa việc theo dõi bằng Excel, phần mềm bán hàng hoặc hệ thống kế toán chuyên biệt.

 Nguồn dữ liệu đang có

Nguồn dữ liệu của hộ kinh doanh có thể rất phân tán. Một phần nằm trong phần mềm bán hàng, một phần nằm trong tài khoản ngân hàng, một phần ở ứng dụng giao hàng và một phần được ghi bằng sổ tay.

Kế toán cần lập danh sách toàn bộ nguồn dữ liệu hiện có rồi xác định nguồn nào là nguồn chính, nguồn nào dùng để đối chiếu. Làm được bước này sẽ giúp giảm đáng kể thời gian tổng hợp cuối tháng.

Ví dụ:

1. Phần mềm bán hàng – dữ liệu doanh thu.
2. Sao kê ngân hàng – dòng tiền chuyển khoản.
3. Đơn vị vận chuyển – COD.
4. Sàn thương mại điện tử – doanh thu và phí.
5. File kho – nhập xuất tồn.
6. Sổ công nợ – khách hàng và nhà cung cấp.

 Những đầu việc cần theo dõi định kỳ

Sau khi hiểu mô hình kinh doanh, kế toán nên chuyển từng nhóm dữ liệu thành một lịch công việc cố định. Chủ hộ nhờ đó biết thời điểm nào cần gửi dữ liệu và kế toán biết thời điểm nào cần hoàn thành đối chiếu.

Các đầu việc thường có thể chia thành theo ngày, theo tuần và theo tháng. Việc phân kỳ giúp tránh dồn toàn bộ chứng từ về cuối kỳ.

Đọc thêm

Hướng dẫn khai lệ phí môn bài cho địa điểm kinh doanh

Thuế môn bài là gì? cách nộp thuế và thời hạn nộp thuế môn bài

Doanh thu hộ kinh doanh cần gom từ tất cả kênh vào một bảng

Một trong những lỗi phổ biến khi quản lý kế toán hộ kinh doanh là doanh thu bị chia nhỏ ở quá nhiều nơi. Cửa hàng có một số liệu, ngân hàng có một số liệu, sàn thương mại điện tử lại có một báo cáo khác.

Giải pháp là tạo một bảng doanh thu tổng hợp, trong đó mỗi nguồn bán hàng vẫn được tách riêng nhưng cuối cùng đều được gom vào cùng một hệ thống dữ liệu.

 Doanh thu tại điểm bán

Doanh thu tại điểm bán nên được tổng hợp theo ngày. Nếu hộ có nhiều cửa hàng, mỗi điểm bán nên có mã riêng để kế toán dễ so sánh hiệu quả và phát hiện chênh lệch.

Dữ liệu doanh thu không nên chỉ lấy từ số tiền thu cuối ngày. Nên sử dụng báo cáo bán hàng hoặc dữ liệu đơn hàng làm nguồn chính, sau đó dùng tiền mặt và chuyển khoản để đối chiếu.

 Doanh thu chuyển khoản

Doanh thu chuyển khoản cần được phân biệt với mọi khoản tiền vào tài khoản ngân hàng. Không phải khoản tiền vào nào cũng là tiền bán hàng; có thể có tiền chủ hộ chuyển vào, tiền vay, tiền hoàn lại hoặc các giao dịch nội bộ.

Kế toán nên gắn nội dung từng giao dịch ngân hàng với đơn hàng hoặc nhóm giao dịch tương ứng. Việc này giúp sao kê ngân hàng trở thành công cụ đối chiếu thay vì chỉ là một danh sách dòng tiền.

 Doanh thu từ sàn hoặc đối tác

Đối với sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng giao đồ ăn, số tiền nhận được thường không bằng giá trị bán hàng ban đầu. Nền tảng có thể khấu trừ phí dịch vụ, phí thanh toán, quảng cáo hoặc các chương trình hỗ trợ bán hàng.

Vì vậy cần tách tối thiểu ba số liệu: giá trị đơn hàng, tổng khoản điều chỉnh và số tiền thực nhận. Không nên lấy duy nhất số tiền sàn chuyển về để đại diện cho toàn bộ hoạt động bán hàng.

 Khoản hoàn, hủy và giảm giá

Đơn hàng bị hủy, hoàn hoặc giảm giá cần có dữ liệu riêng. Nếu chỉ ghi doanh thu ban đầu mà không cập nhật biến động sau đó, số liệu cuối tháng có thể cao hơn thực tế.

Kế toán nên lưu mã đơn hàng, lý do hoàn, giá trị điều chỉnh và tình trạng hàng hóa sau khi hoàn. Với hộ có nhiều đơn online, đây là nhóm dữ liệu đặc biệt cần kiểm soát.

Hóa đơn bán hàng cần nối với đơn hàng và dòng tiền

Hóa đơn, đơn hàng và dòng tiền là ba lớp dữ liệu khác nhau nhưng cần được liên kết. Khi ba nguồn này khớp nhau, việc kiểm tra doanh thu trở nên nhanh và dễ truy vết hơn.

Một hệ thống kế toán tốt cần cho phép nhìn từ một đơn hàng và xác định được tình trạng giao hàng, thanh toán và chứng từ liên quan.

 Đơn đã giao

Đơn đã giao cần được xác định dựa trên dữ liệu giao nhận hoặc xác nhận của khách hàng. Đây là bước giúp tách đơn thực tế hoàn thành khỏi các đơn chỉ mới tạo trên hệ thống.

Với hộ bán hàng online, trạng thái giao hàng đặc biệt quan trọng vì có nhiều đơn được tạo nhưng bị khách hủy trước khi nhận.

 Đơn đã thu tiền

Đơn đã thu tiền cần chỉ rõ tiền được nhận bằng hình thức nào. Một đơn có thể được thanh toán ngay bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc được đơn vị giao hàng thu hộ.

Kế toán nên có trường dữ liệu thể hiện ngày thu tiền, số tiền đã thu và nguồn tiền. Nhờ vậy có thể kiểm tra nhanh đơn nào đã hoàn tất cả bán hàng và thanh toán.

 Đơn còn công nợ

Đối với bán sỉ hoặc khách quen, đơn hàng có thể đã hoàn tất nhưng chưa thu đủ tiền. Những khoản này cần được chuyển sang bảng công nợ.

Không nên để công nợ nằm lẫn trong danh sách đơn hàng mà không có thời hạn theo dõi. Kế toán nên ghi rõ số còn phải thu, ngày dự kiến thanh toán và lần đối chiếu gần nhất.

 Đơn bị hoàn hoặc điều chỉnh

Đơn bị hoàn cần cập nhật đồng thời cả doanh thu, hàng tồn và dòng tiền nếu đã phát sinh thanh toán. Đây là lý do không nên xử lý hàng hoàn chỉ bằng cách xóa đơn khỏi hệ thống.

Cách quản lý tốt hơn là giữ nguyên lịch sử giao dịch nhưng bổ sung trạng thái hoàn, số tiền hoàn lại và hàng đã nhập lại kho hay chưa.

Chi phí kinh doanh nên được lưu theo nhóm để dễ kiểm soát

Chi phí của hộ kinh doanh thường bị phân tán thành nhiều khoản nhỏ. Nếu không phân nhóm ngay từ đầu, cuối tháng rất khó biết hoạt động nào đang tiêu tốn nhiều tiền nhất.

Việc chia chi phí theo nhóm cũng giúp chủ hộ theo dõi hiệu quả kinh doanh thay vì chỉ biết tổng số tiền đã chi.

 Mua hàng và nguyên liệu

Chi phí mua hàng hoặc nguyên liệu thường là nhóm lớn nhất đối với hộ kinh doanh thương mại và sản xuất. Các khoản này nên được liên kết với hóa đơn, phiếu giao hàng hoặc dữ liệu nhập kho.

Nếu cùng một nhà cung cấp phát sinh nhiều lần mua trong tháng, kế toán nên theo dõi riêng công nợ và lịch thanh toán để tránh bỏ sót khoản phải trả.

 Thuê mặt bằng

Tiền thuê cửa hàng, kho hoặc xưởng nên được lưu cùng hợp đồng và chứng từ thanh toán. Nếu hộ thuê nhiều địa điểm, từng địa điểm nên có một mã riêng.

Ngoài tiền thuê cố định, nên phân biệt các khoản như tiền đặt cọc, phí quản lý, điện nước và chi phí sửa chữa mặt bằng để dễ theo dõi.

 Nhân công và thuê ngoài

Chi phí nhân công bao gồm tiền công, tiền lương, phụ cấp hoặc các khoản thuê người thực hiện một công việc cụ thể. Mỗi nhóm nên có danh sách người nhận và thời điểm thanh toán.

Đối với dịch vụ thuê ngoài, nên lưu thông tin nhà cung cấp, nội dung công việc và giá trị thanh toán. Cách làm này giúp tránh tình trạng cuối kỳ chỉ còn thấy khoản chuyển tiền nhưng không nhớ mục đích chi.

 Vận chuyển, quảng cáo và chi phí vận hành

Các khoản vận chuyển, quảng cáo và vận hành thường phát sinh với tần suất cao nhưng giá trị từng khoản không lớn. Chính vì vậy đây là nhóm dễ bị bỏ sót nhất.

Có thể chia thành:

• Phí vận chuyển.
• Phí giao hàng.
• Quảng cáo Facebook, Google hoặc TikTok.
• Phí nền tảng.
• Điện, nước, internet.
• Văn phòng phẩm.
• Bao bì đóng gói.
• Sửa chữa nhỏ.
• Chi phí vận hành khác.

Tiền của hộ và tiền kinh doanh cần được tách trong theo dõi

Đối với hộ kinh doanh, tiền cá nhân và tiền phục vụ hoạt động kinh doanh có thể cùng đi qua một tài khoản. Nếu không phân biệt, việc xác định dòng tiền kinh doanh sẽ trở nên rất khó khăn.

Kế toán không nhất thiết phải làm phức tạp hệ thống, nhưng tối thiểu phải xác định được đâu là khoản thu – chi kinh doanh và đâu là khoản chủ hộ tự nộp hoặc rút ra.

 Tiền mặt tại quỹ

Tiền mặt nên có bảng theo dõi thu – chi đơn giản. Mỗi khoản thu hoặc chi cần có ngày, nội dung và số tiền.

Cuối ngày hoặc cuối tuần có thể kiểm tra số tiền thực tế đang có với số dư theo bảng. Nếu chênh lệch, cần xác định nguyên nhân ngay thay vì để đến cuối tháng.

 Tài khoản nhận tiền bán hàng

Nên ưu tiên sử dụng một tài khoản riêng hoặc ít nhất một tài khoản chính để nhận tiền bán hàng. Điều này giúp việc đối chiếu với doanh thu thuận lợi hơn rất nhiều.

Nếu hộ đang dùng nhiều tài khoản ngân hàng, kế toán nên có danh sách cụ thể từng tài khoản và mục đích sử dụng của từng tài khoản.

 Khoản chủ hộ nộp thêm

Tiền chủ hộ nộp thêm để nhập hàng hoặc chi phí vận hành không phải doanh thu bán hàng. Vì vậy khoản này cần được đánh dấu riêng.

Nếu không tách, kế toán có thể hiểu nhầm dòng tiền vào là doanh thu và số liệu quản trị cũng bị sai lệch.

 Khoản rút ra cho nhu cầu cá nhân

Tương tự, tiền chủ hộ rút ra sử dụng cá nhân không nên được ghi nhận như một khoản chi phí kinh doanh thông thường.

Kế toán nên có nhóm riêng mang tên “Chủ hộ rút tiền” hoặc tên tương tự. Điều này giúp báo cáo dòng tiền phản ánh đúng hoạt động kinh doanh.

Hộ có hàng tồn kho cần biết vốn đang nằm ở đâu

Hàng tồn kho là nơi một phần đáng kể vốn kinh doanh có thể đang bị giữ lại. Hộ có doanh thu cao nhưng nhập quá nhiều hàng vẫn có thể thiếu tiền mặt để vận hành.

Do đó, kế toán cho hộ có hàng hóa nên kết hợp quản lý doanh thu với nhập – xuất – tồn thay vì chỉ theo dõi tiền thu về.

 Nhập hàng

Mỗi lần nhập hàng nên có ngày nhập, nhà cung cấp, mã hàng, số lượng và giá trị. Nếu có nhiều mặt hàng, nên sử dụng mã hàng thống nhất.

Dữ liệu nhập kho đồng thời nên liên kết với khoản phải trả nhà cung cấp để theo dõi cả hàng hóa và dòng tiền.

 Xuất bán

Khi hàng được bán, số lượng xuất kho cần tương ứng với đơn hàng. Nếu phần mềm bán hàng và kho đang tách rời, kế toán nên đối chiếu định kỳ.

Chênh lệch giữa số lượng bán và số lượng xuất kho thường là dấu hiệu cần kiểm tra lại hàng đổi trả, hàng hỏng hoặc thao tác nhập liệu.

 Hàng hỏng hoặc trả lại

Hàng hỏng, hết hạn, thất thoát hoặc trả lại nhà cung cấp cần được theo dõi riêng. Không nên tự động đưa toàn bộ vào nhóm hàng bán.

Mỗi trường hợp nên có lý do, số lượng, giá trị và cách xử lý để tránh chênh lệch kho kéo dài.

 Kiểm kê cuối kỳ

Kiểm kê giúp so sánh tồn kho trên bảng với hàng thực tế. Với hộ có nhiều mặt hàng, có thể kiểm kê theo nhóm thay vì chờ cuối năm mới kiểm tra.

Một bảng kiểm kê nên có:

Đọc thêm

Các loại thuế doanh nghiệp cần phải nộp hiện nay

Dịch vụ làm báo cáo tài chính cuối năm uy tín giá rẻ

Phí dịch vụ kế toán hộ kinh doanh cá thể

GIÁ DỊCH VỤ KẾ TOÁN 

ĐVT:đồng/ tháng

Lưu ý:

– Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: Thêm 500.000 đồng/tháng

– Đối với công ty có xuất nhập khẩu: Thêm 100.000 đồng/1 tờ khai.

– Luôn có nhân viên Gia Minh theo dõi và hỗ trợ trong quá trình làm việc.

Công nợ đại lý và nhà cung cấp cần theo dõi riêng

Khi hộ kinh doanh bắt đầu bán chịu hoặc mua hàng trả chậm, dòng tiền sẽ không còn đi cùng thời điểm với giao dịch mua bán. Đây là lúc cần có bảng công nợ riêng.

Theo dõi công nợ giúp chủ hộ biết tiền đang nằm ở khách hàng bao nhiêu và trong thời gian tới phải thanh toán cho nhà cung cấp bao nhiêu.

 Khoản khách còn nợ

Mỗi khách hàng hoặc đại lý nên có một mã công nợ. Dữ liệu cần thể hiện số đầu kỳ, phát sinh tăng, số đã thu và số còn lại.

Đặc biệt nên có trường ngày đến hạn để chủ hộ biết khoản nào cần thu trước thay vì chỉ nhìn tổng số công nợ.

 Khoản phải trả nhà cung cấp

Công nợ nhà cung cấp cần được theo dõi tương tự. Nếu hộ nhập hàng thường xuyên, việc thiếu bảng theo dõi có thể dẫn đến thanh toán trùng hoặc bỏ sót hóa đơn.

Nên đối chiếu định kỳ với nhà cung cấp lớn để đảm bảo hai bên đang ghi nhận cùng một số dư.

 Tiền đặt cọc

Tiền đặt cọc mua hàng, thuê mặt bằng hoặc thuê dịch vụ không nên gộp ngay vào chi phí thông thường.

Kế toán nên theo dõi riêng đến khi giao dịch hoàn thành, sau đó mới chuyển sang nhóm phù hợp theo bản chất của khoản tiền.

 Đối chiếu định kỳ

Đối chiếu công nợ nên thực hiện theo tuần hoặc theo tháng tùy quy mô giao dịch. Không nên để công nợ kéo dài nhiều tháng mới kiểm tra.

Một quy trình đơn giản có thể gồm: xuất bảng công nợ, so với chứng từ, gửi xác nhận cho đối tác và lưu kết quả sau đối chiếu.

Nhân công và người làm thuê phát sinh thêm lớp dữ liệu cần quản lý

Khi hộ kinh doanh có nhân viên hoặc thuê người làm việc thường xuyên, kế toán cần bổ sung bảng theo dõi nhân sự và thanh toán.

Việc này không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn giúp chủ hộ biết rõ tổng chi phí nhân công thực tế trong từng tháng.

 Danh sách người làm

Danh sách người làm nên có họ tên, vị trí công việc, ngày bắt đầu và hình thức làm việc.

Nếu số lượng nhân sự thay đổi thường xuyên, bảng này cần được cập nhật ngay khi có người vào hoặc nghỉ.

 Tiền công và phụ cấp

Tiền công nên được tách với phụ cấp hoặc các khoản hỗ trợ khác để dễ kiểm tra.

Có thể sử dụng bảng:

 Tạm ứng

Nhân viên có thể tạm ứng tiền công hoặc tiền để mua hàng, giao hàng và thực hiện công việc. Các khoản này cần được ghi riêng.

Khi quyết toán, kế toán phải xác định tạm ứng đã được hoàn chứng từ hay được trừ vào khoản phải thanh toán tiếp theo.

 Thanh toán thực tế

Khoản thực tế đã trả cần được đối chiếu với bảng tính tiền công. Nếu thanh toán qua ngân hàng, có thể sử dụng sao kê làm dữ liệu kiểm tra.

Nếu trả bằng tiền mặt, nên có bằng chứng hoặc bảng xác nhận để tránh khó kiểm tra về sau.

Dịch vụ kế toán nên biến chứng từ rời thành lịch công việc định kỳ

Giá trị của dịch vụ kế toán không chỉ nằm ở việc nhập số liệu. Quan trọng hơn là biến một lượng lớn dữ liệu rời rạc thành quy trình có ngày nhận, ngày kiểm tra và ngày hoàn thành.

Khi lịch làm việc rõ ràng, chủ hộ không phải chờ đến cuối tháng mới được yêu cầu tìm lại chứng từ.

 Ngày nhận dữ liệu

Hai bên nên thống nhất một hoặc vài ngày cố định trong tháng để chuyển dữ liệu.

Ví dụ, mỗi tuần gửi dữ liệu một lần hoặc ngày 3 của tháng sau gửi toàn bộ hồ sơ tháng trước.

 Ngày đối chiếu

Sau khi nhận dữ liệu, kế toán cần có khoảng thời gian để kiểm tra các chênh lệch.

Các nhóm cần đối chiếu thường gồm doanh thu, ngân hàng, COD, công nợ và tồn kho.

 Ngày chốt doanh thu và chi phí

Sau khi hoàn tất đối chiếu, kế toán chốt dữ liệu kỳ. Việc chốt giúp hạn chế sửa số liệu liên tục.

Nếu phát sinh điều chỉnh sau thời điểm này, nên ghi thành một dòng điều chỉnh có lý do thay vì thay đổi dữ liệu cũ mà không lưu vết.

 Ngày bàn giao kết quả

Dịch vụ kế toán nên có ngày bàn giao kết quả định kỳ để chủ hộ biết công việc đã hoàn tất.

Kết quả có thể gồm bảng doanh thu, chi phí, công nợ, tồn kho, các việc cần bổ sung và tình trạng hồ sơ trong kỳ.

Bảng theo dõi thuế nên giúp chủ hộ biết việc gì đã xong và việc gì còn thiếu

Một bảng theo dõi tốt không nên chỉ dành cho kế toán hiểu. Chủ hộ cũng cần nhìn vào và biết hồ sơ nào đã gửi, hồ sơ nào còn thiếu và đầu việc nào đã hoàn thành.

Đây là cách giảm tình trạng trao đổi nhiều lần nhưng vẫn không biết công việc đang ở giai đoạn nào.

 Dữ liệu đã nhận

Kế toán nên đánh dấu rõ từng nhóm dữ liệu đã nhận đủ hay chưa.

Ví dụ: sao kê ngân hàng đã nhận, báo cáo bán hàng đã nhận, file sàn còn thiếu hoặc dữ liệu COD chưa đầy đủ.

 Hồ sơ cần bổ sung

Những nội dung còn thiếu nên được liệt kê cụ thể thay vì thông báo chung chung “thiếu chứng từ”.

Ví dụ:

• Thiếu sao kê tài khoản tháng 8.
• Thiếu bảng đối soát COD tuần 3.
• Thiếu hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp A.
• Thiếu số liệu kiểm kê kho cuối tháng.

 Nghĩa vụ theo kỳ

Các công việc có thời hạn nên được đưa vào một lịch theo dõi chung.

Mỗi công việc nên có kỳ thực hiện, hạn dự kiến, người phụ trách và trạng thái để hạn chế bỏ sót.

 Bằng chứng hoàn thành

Mỗi đầu việc đã xử lý nên có bằng chứng tương ứng, chẳng hạn file xác nhận, chứng từ, biên nhận hoặc tài liệu đã bàn giao.

Việc lưu bằng chứng giúp cả chủ hộ và đơn vị kế toán dễ kiểm tra lại khi cần.

Khi bán hàng online tăng mạnh, cách làm kế toán cũng phải đổi

Khi số lượng đơn online còn ít, chủ hộ có thể quản lý bằng file đơn giản. Nhưng khi lên hàng trăm hoặc hàng nghìn đơn mỗi tháng, cách theo dõi thủ công sẽ nhanh chóng trở nên quá tải.

Lúc này, kế toán cần chuyển từ nhập từng giao dịch sang đối soát dữ liệu theo báo cáo nền tảng và xử lý chênh lệch.

 Đối soát sàn

Mỗi sàn nên có bảng đối soát riêng theo kỳ thanh toán. Không nên gộp tất cả nền tảng ngay từ đầu.

Sau khi từng sàn được đối chiếu xong mới tổng hợp về bảng doanh thu chung.

 Đối soát COD

COD cần theo dõi từ lúc đơn được giao cho đơn vị vận chuyển đến khi tiền được chuyển về.

Các trạng thái nên gồm: đang giao, giao thành công, chờ chuyển tiền, đã nhận tiền và hoàn hàng.

 Phí nền tảng

Phí nền tảng cần được tách riêng khỏi doanh thu. Nếu chỉ ghi số tiền thực nhận, chủ hộ sẽ khó biết tỷ lệ phí thực tế đang chiếm bao nhiêu phần trăm doanh số.

Theo dõi phí cũng giúp đánh giá kênh bán nào đang tạo doanh thu tốt nhưng có chi phí quá cao.

 Hàng hoàn

Hàng hoàn là một chỉ số quan trọng trong bán online. Tỷ lệ hoàn cao không chỉ ảnh hưởng doanh thu mà còn làm tăng chi phí vận chuyển và vận hành.

Kế toán có thể bổ sung chỉ tiêu số đơn hoàn, giá trị hàng hoàn và tỷ lệ hoàn theo từng nền tảng.

Khi hộ mở rộng quy mô, cần chuẩn bị dữ liệu để chuyển đổi thuận lợi

Một hộ kinh doanh đang tăng trưởng mạnh nên chuẩn hóa dữ liệu từ sớm. Nếu sau này mở thêm cửa hàng, tăng nhân sự hoặc chuyển sang mô hình tổ chức khác, dữ liệu quá rời rạc sẽ khiến việc chuyển đổi khó khăn.

Không cần xây dựng hệ thống quá phức tạp ngay từ đầu, nhưng các nhóm dữ liệu nền tảng cần được lưu có cấu trúc.

 Doanh thu lịch sử

Doanh thu nên được lưu theo tháng và theo kênh bán. Đây là dữ liệu quan trọng để nhìn xu hướng tăng trưởng.

Nếu có nhiều ngành hàng, có thể tách thêm doanh thu theo nhóm sản phẩm để hiểu nguồn thu chính của hộ.

 Công nợ

Danh sách công nợ tại một thời điểm cần thể hiện được ai đang nợ hộ và hộ đang nợ ai.

Đây là dữ liệu cần thiết khi mở rộng quy mô hoặc chuyển hệ thống quản lý.

 Tồn kho

Tồn kho phải xác định được số lượng và giá trị theo từng nhóm hàng.

Nếu dữ liệu kho không chính xác, quá trình chuyển sang phần mềm mới hoặc mở thêm điểm bán sẽ dễ phát sinh sai lệch.

 Tài sản và hợp đồng

Các tài sản như máy móc, thiết bị, tủ kệ, xe vận chuyển cùng hợp đồng thuê mặt bằng hoặc hợp đồng với đối tác nên được lưu thành danh mục.

Việc tập hợp từ sớm giúp chủ hộ kiểm soát tài sản và các nghĩa vụ đang tồn tại.

Bảng giá dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh nên tính theo độ phức tạp

Chi phí dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh không nên chỉ dựa trên một tiêu chí duy nhất như doanh thu. Hai hộ có cùng doanh thu nhưng số lượng giao dịch và mức độ phức tạp có thể khác nhau rất lớn.

Cách xây dựng bảng giá hợp lý hơn là căn cứ vào khối lượng dữ liệu cần xử lý và số lớp nghiệp vụ phải theo dõi.

 Số kênh bán

Một hộ chỉ bán tại cửa hàng thường đơn giản hơn hộ bán đồng thời tại cửa hàng, website, Shopee, TikTok Shop và Facebook.

Mỗi kênh bán bổ sung đồng nghĩa kế toán phải tiếp nhận thêm một nguồn dữ liệu và một bước đối soát.

 Số hóa đơn và giao dịch

Số lượng giao dịch phản ánh trực tiếp khối lượng dữ liệu cần xử lý.

Có thể chia thành các mức như:

• Dưới 100 giao dịch/tháng.
• 100–500 giao dịch/tháng.
• 500–1.000 giao dịch/tháng.
• Trên 1.000 giao dịch/tháng.

 Có kho hay không

Hộ không quản lý hàng tồn kho thường có quy trình đơn giản hơn.

Nếu có kho, dịch vụ có thể cần thêm nhập – xuất – tồn, kiểm kê và đối chiếu chênh lệch hàng hóa.

 Có lao động và công nợ hay không

Lao động và công nợ làm tăng thêm số bảng cần quản lý.

Vì vậy có thể xây dựng bảng giá theo cấu trúc:

Checklist chọn dịch vụ kế toán thuế cho hộ kinh doanh cá thể

Dịch vụ kế toán phù hợp không chỉ là đơn vị có thể xử lý hồ sơ định kỳ. Quan trọng hơn là đơn vị đó phải hiểu cách hộ đang kinh doanh và xây được hệ thống dữ liệu đủ đơn giản để chủ hộ sử dụng.

Trước khi lựa chọn đơn vị đồng hành, hộ kinh doanh có thể sử dụng một checklist để đánh giá quy trình làm việc thay vì chỉ so sánh mức phí.

 Hiểu mô hình hộ kinh doanh

Đơn vị kế toán cần hỏi về ngành nghề, kênh bán hàng, cách thu tiền, kho, công nợ và nhân sự trước khi đề xuất quy trình.

Nếu chưa hiểu mô hình thực tế mà đã áp dụng một bộ biểu mẫu chung cho mọi hộ, hệ thống theo dõi rất dễ thiếu dữ liệu quan trọng.

 Có cách nhận dữ liệu đơn giản

Hộ kinh doanh thường không có bộ phận kế toán nội bộ chuyên trách. Vì vậy cách gửi dữ liệu cần đơn giản và dễ thực hiện.

Có thể sử dụng Google Drive, email, Zalo, file Excel hoặc phần mềm, nhưng cần thống nhất rõ nơi nào dùng để lưu dữ liệu chính thức.

 Báo rõ hồ sơ thiếu

Dịch vụ kế toán nên có danh sách hồ sơ còn thiếu theo từng kỳ.

Thay vì chỉ báo “chưa đủ chứng từ”, nên ghi rõ tên hồ sơ, thời gian phát sinh và nội dung cần bổ sung để chủ hộ xử lý nhanh.

 Bàn giao được bảng theo dõi dễ hiểu

Chủ hộ không nhất thiết phải hiểu toàn bộ nghiệp vụ kế toán, nhưng cần biết doanh thu, chi phí, dòng tiền, công nợ và tình trạng công việc của mình.

Một dịch vụ kế toán thuế cho hộ kinh doanh cá thể có hệ thống nên bàn giao tối thiểu một bảng tổng hợp dễ đọc, trong đó thể hiện rõ:

• Doanh thu theo kỳ.
• Các nhóm chi phí chính.
• Tiền đã thu và còn phải thu.
• Công nợ nhà cung cấp.
• Tình trạng hàng tồn kho nếu có.
• Hồ sơ đã nhận.
• Hồ sơ còn thiếu.
• Công việc đã hoàn thành.
• Công việc cần tiếp tục xử lý.

Khi dữ liệu được tổ chức theo cách này, kế toán không còn chỉ là công việc xử lý chứng từ sau khi giao dịch đã xảy ra. Hệ thống kế toán trở thành công cụ giúp chủ hộ nhìn được hoạt động kinh doanh, kiểm soát dòng tiền và chuẩn bị tốt hơn khi quy mô bán hàng tăng lên.

Đọc thêm

Dịch vụ kế toán thuế trọn gói giá rẻ uy tín

Hướng dẫn chế độ kế toán cho các hộ kinh doanh

Phương pháp tính thuế cho hộ kinh doanh cá thể

Theo quy định của pháp luật hiện hành, hộ kinh doanh cá thể có thể lựa chọn một trong hai phương pháp tính thuế sau:

• Phương pháp tính thuế theo phương pháp khoán
• Phương pháp tính thuế theo phương pháp kê khai

Phương pháp tính thuế theo phương pháp khoán

Phương pháp tính thuế theo phương pháp khoán áp dụng đối với hộ kinh doanh cá thể không thuộc diện nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Căn cứ tính thuế theo phương pháp khoán là doanh thu và mức thu nhập chịu thuế khoán. Doanh thu khoán được xác định theo quy định tại Điều 10 Thông tư 40/2021/TT-BTC. Mức thu nhập chịu thuế khoán được xác định theo quy định tại Điều 11 Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Thuế khoán phải nộp được tính theo công thức sau:

Thuế khoán phải nộp = Doanh thu khoán x Tỷ lệ thuế khoán

Trong đó:

• Doanh thu khoán là doanh thu tính thuế khoán xác định theo quy định tại Điều 10 Thông tư 40/2021/TT-BTC.
• Tỷ lệ thuế khoán là tỷ lệ thuế tính trên doanh thu khoán xác định theo quy định tại Điều 11 Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Phương pháp tính thuế theo phương pháp kê khai

Phương pháp tính thuế theo phương pháp kê khai áp dụng đối với hộ kinh doanh cá thể thuộc diện nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Căn cứ tính thuế theo phương pháp kê khai là doanh thu, chi phí, thu nhập chịu thuế và thuế phải nộp.

Doanh thu tính thuế được xác định theo quy định tại Điều 8 Thông tư 40/2021/TT-BTC. Chi phí được xác định theo quy định tại Điều 9 Thông tư 40/2021/TT-BTC. Thu nhập chịu thuế được xác định theo quy định tại Điều 7 Thông tư 40/2021/TT-BTC. Thuế phải nộp được xác định theo quy định tại Điều 12 Thông tư 40/2021/TT-BTC.

So sánh hai phương pháp tính thuế

Hộ kinh doanh nào cần phải thuê dịch vụ kế toán

Hộ kinh doanh nào cũng có thể thuê dịch vụ kế toán, nhưng có một số đối tượng hộ kinh doanh đặc biệt cần phải thuê dịch vụ kế toán, bao gồm:

• Hộ kinh doanh cá thể có quy mô lớn, phát sinh nhiều chi phí: Hộ kinh doanh cá thể có quy mô lớn, phát sinh nhiều chi phí thì nên thuê dịch vụ kế toán để được tư vấn về phương pháp tính thuế, khấu trừ chi phí hợp lý, hợp lệ, từ đó giảm thiểu số thuế phải nộp.
• Hộ kinh doanh cá thể có hoạt động kinh doanh phức tạp: Hộ kinh doanh cá thể có hoạt động kinh doanh phức tạp, liên quan đến nhiều loại thuế, thủ tục hành chính thì nên thuê dịch vụ kế toán để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện các thủ tục thuế, kế toán một cách nhanh chóng và chính xác.
• Hộ kinh doanh cá thể không có thời gian hoặc kinh nghiệm thực hiện các công việc kế toán: Hộ kinh doanh cá thể không có thời gian hoặc kinh nghiệm thực hiện các công việc kế toán thì nên thuê dịch vụ kế toán để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Dưới đây là một số lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hộ kinh doanh không cần phải thuê kế toán viên làm việc toàn thời gian, từ đó tiết kiệm được thời gian và chi phí.
• Tuân thủ quy định của pháp luật: Dịch vụ kế toán được thực hiện bởi các kế toán viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế.
• Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Dịch vụ kế toán giúp hộ kinh doanh nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả hơn.

Dịch vụ kế toán thuế cho hộ kinh doanh cá thể cập nhật những thông tin về việc kê khai thuế đối với hộ kinh doanh cá thể. Nếu chủ hộ kinh doanh có bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ kê khai thuế cho hộ kinh doanh. Vui lòng liên hệ với Gia Minh để được tư vấn kịp thời

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Dịch vụ kế toán thuế trọn gói

Dịch vụ rà soát sổ sách kế toán

Dịch vụ làm hồ sơ khai thuế ban đầu 

Dịch vụ làm lại sổ sách kế toán trọn gói

Chứng chỉ hành nghề đại lý thuế là gì?

Dịch vụ kế toán thuế trọn gói giá rẻ uy tín

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH

Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111

Email: dvgiaminh@gmail.com

Zalo: 0853 388 126