Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn hủy, thay thế, điều chỉnh đã nộp mẫu 04/ss hay chưa
Hóa đơn trong quá trình kinh doanh thường xuyên phải trải qua các thay đổi như hủy bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh thông tin. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định thuế, việc kiểm tra tình trạng của các hóa đơn sau khi đã nộp mẫu 04/SS là vô cùng quan trọng. Trong bài viết dưới đây Gia Minh xin hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn hủy đã nộp mẫu 04/ss hay chưa.
Thế nào là hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ quy định về khái niệm hóa đơn điện tử cụ thể như sau:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu gì?
Căn cứ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu thông báo hóa đơn sai sót được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Mẫu 04/SS-HĐĐT có dạng như sau:
Mẫu 04/SS-HĐĐT lấy ở đâu?
Mẫu 04/SS-HĐĐT – Thông báo hóa đơn điện tử được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
Khi nào phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn sai sót lên cơ quan thuế?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nội dung như sau:
Xử lý hóa đơn có sai sót
1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Như vậy, theo quy định trên thì doanh nghiệp được lựa chọn việc hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới hoặc lập hóa đơn thay thế.
Nếu doanh nghiệp chọn việc hủy hóa đơn sai sót thì phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế và lập hóa đơn mới.
Nếu doanh nghiệp chọn việc lập hóa đơn thay thế thì không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.
Trường hợp nào mà hóa đơn điều chỉnh, thay thế không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT?
Tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 có đề cập vấn đề này như sau:
- Đối với trường hợp doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
- Đối với trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót bằng hóa đơn điều chỉnh/thay thế không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT
Căn cứ quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ- CP của Chính phủ, điểm c, e khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính;
Căn cứ các quy định trên, tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021 và Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022 của Tổng cục Thuế đã quy định các thành phần dữ liệu hóa đơn điện tử đáp ứng
Theo đó:
- Trong trường hợp người bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh thì người bán thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế)
- Trong trường hợp người bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn thay thế thì người bán lập lại hoá đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn cần thay thế
- Đối với cả 2 trường hợp nêu trên, hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế đều cần ghi thông tin: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” và trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
- Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn FO) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:
- Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn FO đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
- Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn FO đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
- Đối với hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót, doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính
Thì thống nhất ý kiến của Cục thuế về việc doanh nghiệp không phải hủy hóa đơn đã lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vị từ ngày 1/7/2022, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, các Thông tư sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC đã hết hiệu lực thi hành.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Về việc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT:
Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 156 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
- Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
- Trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến CQT.
Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn hủy đã nộp mẫu 04/ss hay chưa
Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Đối với những người lựa chọn tra cứu hóa đơn điện tử tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế thì làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.
Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.
Khi kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, bạn sẽ thấy được dòng thông tin về trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị là Đã cấp mã hóa đơn.
Trường hợp thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì khi đó hóa đơn của bạn không tồn tại. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại thông tin mà mình đã đăng xem đã đúng hay chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm lại.
Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại địa chỉ này cụ thể như sau:
Bước 1: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.
Bước 2: Chọn ô “Tra cứu” rồi click vào “Tra cứu hoá đơn”.
Bước 3: Click chọn ô “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.
Khi bạn muốn xem thông tin hóa đơn, chọn “Tìm kiếm”. Tại nơi hiển thị kết quả, click vào hoá đơn muốn xem để có thể thực hiện các chức năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.
Tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
Để tra cứu hóa đơn điện tử, thực hiện theo 3 cách sau đây:
Tra cứu trực tiếp trên trang tra cứu hóa đơn điện tử https://einvoice.fast.com.vn:
Bước 1: Bạn lấy mã số tra cứu hóa đơn được gửi theo email thông báo phát hành nhận được. Tiếp theo, chọn mục “Mã nhận hóa đơn”, sao chép (Copy) “Mã số tra cứu hóa đơn” rồi dán (Paste) vào mục “Mã số”.
Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực” với chuỗi ký tự thể hiện trên màn hình.
Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.
Tra cứu bằng tệp XML của hóa đơn gốc
Bước 1: Tải tệp XML có sẵn trong Email thông báo phát hành về máy tính. Sau đó tích chọn ô “Hóa đơn gốc (XML)” để tải lên tệp tin hóa đơn điện tử có định dạng XML được gửi theo Email thông báo phát hành nhận được.
Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực”.
Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.
Tra cứu trên website https://invoice.fast.com.vn/
Bước 1: Truy cập trang https://invoice.fast.com.vn/ và click chọn mục “Tra cứu”.
Bước 2: Nhập mã số hóa đơn. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn chọn ô Xem trực tiếp, Tải hóa đơn gốc (XML) hoặc tải file PDF sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Trên cơ sở các bước hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng hóa đơn đã được hủy, thay thế hoặc điều chỉnh sau khi đã nộp mẫu 04/SS. Việc kiểm tra này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định thuế, mà còn giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về tình trạng của các hóa đơn trong quá trình kinh doanh.
Bằng việc xác định được hóa đơn đã được xử lý hay chưa, bạn có thể tiếp tục các bước tiếp theo như cập nhật thông tin, thực hiện thay đổi hoặc điều chỉnh hóa đơn nếu cần thiết. Điều này giúp bạn duy trì sự đúng đắn và tuân thủ quy định thuế, từ đó tăng tính minh bạch và đáng tin cậy cho hoạt động kinh doanh.
Gia Minh hy vọng rằng hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn hủy đã nộp mẫu 04/ss hay chưa trong bài viết trên đã giúp bạn hiểu cách kiểm tra hóa đơn hủy đã nộp mẫu 04/SS. Để đảm bảo tính chính xác và cập nhật, hãy liên hệ với cục thuế hoặc cơ quan thuế địa phương để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN :
Quy định sử dụng hóa đơn điện tử.
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai 2022 mới nhất.
Chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những lưu ý cần biết
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử kế toán nhất định phải biết
Doanh nghiệp nên mua phần mềm hóa đơn điện tử nào để đạt hiệu quả cao nhất
CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH
Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111
Zalo: 0932 890 675
Gmail: dvgiaminh@gmail.com
