Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử uy tín tại Hải Phòng – Hợp pháp, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí
DỊCH VỤ CUNG CẤP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ UY TÍN TẠI HẢI PHÒNG
Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử uy tín tại Hải Phòng ngày càng trở nên quan trọng và phổ biến trong bối cảnh các doanh nghiệp phải tuân thủ quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch kinh doanh. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và sự chuyển mình mạnh mẽ của nền kinh tế số, việc áp dụng hóa đơn điện tử trở thành một yêu cầu không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để lựa chọn được một dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử uy tín tại Hải Phòng, các doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố quan trọng như tính bảo mật, chất lượng dịch vụ và hỗ trợ khách hàng. Bài viết này sẽ giới thiệu về những dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử chất lượng tại Hải Phòng và những lợi ích khi doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ này.
Hóa đơn điện tử là gì? Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng?
Khái niệm và đặc điểm của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, xuất, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy truyền thống nhưng được thể hiện dưới dạng file điện tử (XML, PDF…), có chữ ký số của doanh nghiệp và mã xác thực từ cơ quan thuế (nếu có).
Đặc điểm nổi bật của hóa đơn điện tử gồm:
Nhanh chóng: Thời gian xuất và gửi hóa đơn chỉ trong vài phút, giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng.
Chính xác: Giảm thiểu tối đa sai sót, tránh rủi ro mất hóa đơn, hóa đơn giả.
An toàn bảo mật: Dữ liệu được mã hóa, bảo mật cao, dễ dàng tra cứu và đối chiếu khi cần thiết.
Tiết kiệm chi phí – thuận tiện quản lý – an toàn lưu trữ
Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, cụ thể:
Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn giấy. Ước tính, doanh nghiệp có thể giảm đến 70% chi phí so với việc sử dụng hóa đơn giấy.
Quản lý thuận tiện: Hóa đơn điện tử dễ dàng được tích hợp vào các phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn, hạn chế tối đa các sai sót khi kê khai thuế.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
An toàn lưu trữ: Không còn nỗi lo hư hỏng, thất lạc hóa đơn, doanh nghiệp dễ dàng truy xuất dữ liệu mọi lúc mọi nơi trên hệ thống lưu trữ điện tử an toàn, bảo mật.
Bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh tại Việt Nam phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Quy định này nhằm tăng cường quản lý thuế, giảm thiểu gian lận, minh bạch hóa thị trường. Vì vậy, việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là xu thế mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với các doanh nghiệp hiện nay. Gia Minh cung cấp Dịch vụ kế toán thuế trọn gói tại Hải Phòng.
Những ai nên sử dụng dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử tại Hải Phòng?
Doanh nghiệp mới thành lập cần đăng ký hóa đơn
Doanh nghiệp vừa mới thành lập thường gặp nhiều khó khăn trong việc hiểu rõ các quy định về hóa đơn, thủ tục đăng ký và cách sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định. Các dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử tại Hải Phòng sẽ tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các bước đăng ký ban đầu nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian triển khai hoạt động kinh doanh.
Hộ kinh doanh chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử
Các hộ kinh doanh cá thể tại Hải Phòng đang trong giai đoạn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo yêu cầu bắt buộc của cơ quan thuế. Do đặc thù về quy mô nhỏ, hạn chế về nhân sự và kiến thức về công nghệ, các hộ kinh doanh rất cần dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để hướng dẫn và hỗ trợ trong việc chuyển đổi, đảm bảo việc kinh doanh không bị gián đoạn, tuân thủ đúng các quy định hiện hành.
Doanh nghiệp chưa có phần mềm hóa đơn hoặc bộ phận kế toán
Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Hải Phòng chưa có bộ phận kế toán chuyên trách hoặc thiếu hệ thống phần mềm quản lý hóa đơn chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, sử dụng dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp lý tưởng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí xây dựng và duy trì hệ thống kế toán nội bộ, hạn chế rủi ro sai sót trong quản lý hóa đơn, đồng thời đáp ứng tốt các yêu cầu về pháp lý và kế toán theo quy định của nhà nước.
Tham khảo: Doanh Nghiệp Nên Mua Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Nào? Lựa Chọn Tốt Nhất Để Đạt Hiệu Quả Cao 2025
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Hải Phòng
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo mẫu
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử tại Hải Phòng bước đầu tiên là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Hồ sơ quan trọng nhất là Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT – tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Tổng cục Thuế. Trên mẫu này, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ các thông tin như tên doanh nghiệp, mã số thuế, thông tin người đại diện pháp luật, địa chỉ trụ sở, phương thức sử dụng hóa đơn (tự in hay dịch vụ), và thông tin chữ ký số.
Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ càng và chính xác sẽ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt, hạn chế tối đa sai sót, giúp doanh nghiệp nhanh chóng triển khai việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 2 – Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn tất hồ sơ ban đầu, doanh nghiệp cần lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, được Tổng cục Thuế cấp phép. Tại Hải Phòng, các nhà cung cấp phổ biến bao gồm VNPT, Viettel, BKAV, MISA… Mỗi nhà cung cấp sẽ có những ưu điểm riêng về giá cả, chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng và khả năng tích hợp vào hệ thống kế toán hiện tại của doanh nghiệp.
Việc lựa chọn kỹ lưỡng nhà cung cấp dịch vụ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng, thuận tiện trong khâu phát hành, tra cứu, lưu trữ và báo cáo hóa đơn, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Bước 3 – Nộp hồ sơ lên cơ quan thuế qua Cổng thông tin
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn). Khi thực hiện, doanh nghiệp sử dụng tài khoản thuế điện tử của mình để đăng nhập và gửi hồ sơ.
Doanh nghiệp cần đính kèm đầy đủ các hồ sơ đã chuẩn bị như Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, thông tin chữ ký số, mẫu hóa đơn dự kiến sử dụng và giấy phép kinh doanh. Sau khi gửi, hệ thống sẽ phản hồi về trạng thái tiếp nhận và thời gian dự kiến xử lý. Quá trình xử lý hồ sơ thông thường mất khoảng 1-3 ngày làm việc.
Bước 4 – Phát hành hóa đơn và sử dụng chính thức
Khi cơ quan thuế xác nhận hồ sơ đăng ký hợp lệ và chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo phê duyệt và tiến hành phát hành hóa đơn điện tử. Tại bước này, doanh nghiệp kết hợp với nhà cung cấp dịch vụ để kích hoạt mẫu hóa đơn chính thức.
Sau khi phát hành, doanh nghiệp có thể ngay lập tức sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ của mình. Quá trình này cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật hiện hành về quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, tránh những sai sót không đáng có, đặc biệt là lỗi kỹ thuật trong quá trình lập và gửi hóa đơn.
Tham khảo: Cách Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Viết Sai Mới Nhất 2025
Hồ sơ cần thiết để đăng ký hóa đơn điện tử
Giấy phép kinh doanh – CCCD người đại diện
Giấy tờ cần thiết quan trọng nhất để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập doanh nghiệp còn hiệu lực. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị bản sao căn cước công dân (CCCD) hoặc chứng minh nhân dân của người đại diện pháp luật.
Các giấy tờ này sẽ chứng minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp, đảm bảo đúng thông tin cần thiết khi đăng ký với cơ quan thuế, đồng thời tránh sai lệch trong thông tin quản lý thuế và hóa đơn.
Mẫu hóa đơn điện tử dự kiến sử dụng
Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị sẵn mẫu hóa đơn điện tử mà mình dự kiến sẽ sử dụng để nộp cho cơ quan thuế. Mẫu hóa đơn điện tử cần đáp ứng đúng quy định của pháp luật, bao gồm đầy đủ các thông tin như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số hóa đơn, ngày phát hành, chữ ký điện tử và định dạng chuẩn. Gia Minh cung cấp Dịch vụ đóng mã số thuế tại Thành Phố Hải Phòng
Việc chuẩn bị mẫu hóa đơn rõ ràng và đúng quy định giúp hồ sơ đăng ký được xét duyệt nhanh chóng, hạn chế phải chỉnh sửa nhiều lần, ảnh hưởng đến kế hoạch triển khai sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Chữ ký số (USB token) và tài khoản thuế điện tử
Một hồ sơ hóa đơn điện tử không thể thiếu là chữ ký số (USB Token) được cấp bởi các đơn vị chứng thực chữ ký số hợp pháp như VNPT, Viettel, BKAV. Chữ ký số này được sử dụng để xác thực thông tin và giao dịch điện tử với cơ quan thuế, đảm bảo tính bảo mật và pháp lý của hóa đơn điện tử.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần có tài khoản thuế điện tử trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Tài khoản này giúp doanh nghiệp dễ dàng nộp hồ sơ, quản lý các giao dịch thuế và hóa đơn điện tử một cách tiện lợi và nhanh chóng.
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên sẽ giúp thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử tại Hải Phòng diễn ra thuận lợi, đúng quy định và tiết kiệm tối đa thời gian cho doanh nghiệp.
Tham khảo: Hướng dẫn cập nhật hóa đơn điện tử khi đổi địa chỉ
Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử uy tín tại Hải Phòng gồm gì?
Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử uy tín tại Hải Phòng đang là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị vừa và nhỏ cần giải pháp toàn diện, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Một dịch vụ trọn gói sẽ bao gồm đầy đủ từ tư vấn ban đầu, cài đặt hệ thống, hướng dẫn sử dụng cho đến hỗ trợ kỹ thuật lâu dài.
Tư vấn chọn gói phần mềm phù hợp
Doanh nghiệp sẽ được đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm hỗ trợ lựa chọn gói phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với quy mô, nhu cầu thực tế và khả năng tài chính. Các gói phần mềm thường được chia theo quy mô sử dụng: cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ, nâng cao cho doanh nghiệp vừa và gói doanh nghiệp lớn cho các đơn vị lớn, nhiều chi nhánh. Việc tư vấn này giúp doanh nghiệp không lãng phí chi phí và tối ưu hóa việc sử dụng phần mềm lâu dài.
Hướng dẫn kê khai, nộp thông báo phát hành
Sau khi chọn lựa gói dịch vụ phù hợp, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ trực tiếp hỗ trợ doanh nghiệp kê khai thông tin cần thiết, soạn và gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế Hải Phòng theo đúng quy định pháp luật. Dịch vụ trọn gói này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp nhỏ chưa có đội ngũ kế toán mạnh hoặc ít kinh nghiệm trong việc xử lý thủ tục hành chính thuế. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi sai thường gặp, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý.
Cài đặt hệ thống và đào tạo sử dụng
Sau khi hoàn tất các thủ tục pháp lý, doanh nghiệp sẽ được cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử trực tiếp trên máy tính hoặc hệ thống quản lý của công ty. Các kỹ thuật viên sẽ hướng dẫn tận tình từng bước sử dụng phần mềm, từ việc lập, phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử. Đồng thời, nhân viên doanh nghiệp được đào tạo kỹ lưỡng cách xử lý các tình huống phát sinh thực tế, đảm bảo doanh nghiệp hoàn toàn chủ động khi vận hành.
Ngoài ra, dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử uy tín tại Hải Phòng còn bao gồm hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì hệ thống định kỳ, giúp doanh nghiệp luôn yên tâm và vận hành trơn tru trong suốt quá trình sử dụng.
Bảng giá tham khảo dịch vụ hóa đơn điện tử tại Hải Phòng
Khi lựa chọn dịch vụ hóa đơn điện tử tại Hải Phòng, nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất đến chi phí hóa đơn điện tử và các gói dịch vụ được cung cấp. Dưới đây là bảng giá tham khảo phổ biến trên thị trường hiện nay, giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh và đưa ra quyết định phù hợp.
Gói cơ bản – gói nâng cao – gói doanh nghiệp lớn
Thông thường, dịch vụ hóa đơn điện tử tại Hải Phòng sẽ chia thành các gói dịch vụ như:
Gói cơ bản: dành cho doanh nghiệp nhỏ, số lượng hóa đơn mỗi tháng từ 50 – 200 hóa đơn, giá trung bình khoảng 500.000 – 1.500.000 VNĐ/năm.
Gói nâng cao: dành cho doanh nghiệp vừa, từ 200 – 1.000 hóa đơn mỗi tháng, mức giá dao động từ 1.500.000 – 4.000.000 VNĐ/năm, kèm các tính năng quản lý nâng cao như tích hợp phần mềm kế toán, hỗ trợ nhiều người dùng.
Gói doanh nghiệp lớn: phù hợp doanh nghiệp có lượng hóa đơn trên 1.000 mỗi tháng hoặc nhiều chi nhánh, giá từ 4.000.000 VNĐ/năm trở lên, kèm theo nhiều dịch vụ ưu tiên hỗ trợ kỹ thuật, bảo mật cao và mở rộng không giới hạn người dùng.
Giá trọn gói bao gồm phần mềm + hỗ trợ kỹ thuật
Các gói dịch vụ hóa đơn điện tử tại Hải Phòng thường đã bao gồm đầy đủ các chi phí phần mềm, phí hỗ trợ kỹ thuật ban đầu và phí bảo trì hệ thống trong suốt thời gian sử dụng. Do đó, doanh nghiệp không phát sinh thêm các chi phí khác ngoài mức đã thỏa thuận từ đầu. Một số nhà cung cấp còn miễn phí đào tạo, hướng dẫn ban đầu giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai.
So sánh chi phí giữa các nhà cung cấp lớn
Trên thị trường Hải Phòng hiện nay có nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử lớn như Viettel, VNPT, MISA, BKAV. Giá cả các nhà cung cấp này không chênh lệch nhiều, chủ yếu dao động từ 500.000 – 6.000.000 VNĐ/năm tùy theo tính năng, quy mô sử dụng. Tuy nhiên, khác biệt lớn nhất nằm ở chất lượng hỗ trợ kỹ thuật, độ ổn định của hệ thống và khả năng mở rộng linh hoạt. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ các yếu tố này khi lựa chọn đối tác phù hợp nhất với nhu cầu của mình
Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp
Việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp mang đến nhiều lợi ích rõ rệt, đặc biệt là khả năng hỗ trợ nhanh, cung cấp các giải pháp và tư vấn chính xác cho doanh nghiệp. Cụ thể, các lợi ích nổi bật như sau:
Cam kết nộp đúng thời hạn, không bị phạt
Dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp luôn đảm bảo việc phát hành hóa đơn đúng thời hạn, tuân thủ đầy đủ các quy định về quản lý hóa đơn theo luật thuế hiện hành. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có do chậm trễ hoặc sai sót trong quá trình phát hành và kê khai thuế.
Tư vấn đầy đủ các tình huống phát sinh
Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ cung cấp đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Các vấn đề như sai sót hóa đơn, hóa đơn hủy, chỉnh sửa thông tin hóa đơn đều được tư vấn đầy đủ, chính xác và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức xử lý vấn đề.
Hệ thống lưu trữ an toàn – dễ tra cứu
Một ưu điểm quan trọng khác khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp là hệ thống lưu trữ dữ liệu được bảo mật, an toàn. Các hóa đơn điện tử được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, tìm kiếm và truy cập hóa đơn bất cứ lúc nào, giảm thiểu tối đa rủi ro mất mát dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử tại Hải Phòng
Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến về việc sử dụng hóa đơn điện tử tại Hải Phòng, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn khi cần tư vấn hóa đơn điện tử và xử lý các lỗi thường gặp:
Không phát hành đúng hạn bị xử phạt thế nào?
Theo quy định, doanh nghiệp không phát hành hóa đơn điện tử đúng thời hạn có thể bị xử phạt từ 4 đến 8 triệu đồng tùy mức độ vi phạm và số lượng hóa đơn bị chậm phát hành.
Có cần phần mềm kế toán không mới dùng được?
Doanh nghiệp không nhất thiết phải có phần mềm kế toán mới dùng được hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu sử dụng thêm phần mềm kế toán tích hợp thì sẽ thuận lợi hơn trong việc quản lý, báo cáo, và đồng bộ dữ liệu kế toán, giảm thiểu sai sót.
Thay đổi mẫu hóa đơn có mất phí không?
Việc thay đổi mẫu hóa đơn điện tử thường không mất phí từ nhà cung cấp, nhưng doanh nghiệp cần làm thông báo gửi cơ quan thuế. Trong một số trường hợp đặc biệt nếu thay đổi quá nhiều lần hoặc yêu cầu chỉnh sửa đặc biệt, một số nhà cung cấp có thể tính thêm phí nhỏ.
Tóm lại, dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử uy tín tại Hải Phòng không chỉ mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong công việc quản lý tài chính mà còn góp phần nâng cao sự minh bạch trong kinh doanh. Việc lựa chọn một nhà cung cấp uy tín và chuyên nghiệp sẽ giúp các doanh nghiệp an tâm về mặt pháp lý, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử tại Hải Phòng sẽ ngày càng trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình hội nhập và phát triển bền vững.
CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp
Dịch vụ giải thể doanh nghiệp Hải Phòng
Dịch vụ đăng ký giấy phép hộ kinh doanh tại Hải Phòng
CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH
Địa chỉ: 7/3 Lý Tự Trọng, Phường Minh Khai, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng
Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111
Zalo: 0932 890 675
Gmail: dvgiaminh@gmail.com
