Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh uy tín – đúng luật 2025

192
29/11/2021

Rate this post

Bạn đang cần tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh để mở rộng hoạt động kinh doanh? Việc mở văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp thuận tiện giao dịch, xây dựng hệ thống quản lý khu vực mà không phải lập chi nhánh độc lập. Tuy nhiên, thủ tục thành lập văn phòng đại diện cần được thực hiện đúng quy trình pháp luật để tránh bị từ chối hoặc gặp rắc rối về thuế, hồ sơ sau này.

Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh từ A–Z

Việc thành lập văn phòng đại diện tại Tây Ninh giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng, củng cố thương hiệu và khám phá cơ hội kinh doanh mới mà không phải chịu áp lực chi phí lớn như khi mở chi nhánh hoặc trụ sở văn phòng. Tuy nhiên, thủ tục thành lập văn phòng đại diện (VPGD) đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định hướng dẫn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước, từ xác định nhu cầu đến hoàn thiện các thủ tục sau khi được cấp phép.

Khi nào doanh nghiệp cần thành lập văn phòng đại diện tại Tây Ninh?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, không có quyền ký hợp đồng thương mại hay xuất hóa đơn, chỉ chịu trách nhiệm giới thiệu sản phẩm, tiếp thị, chăm sóc khách hàng và giám sát hoạt động thị trường. Doanh nghiệp thường cân nhắc thành lập VPGD tại Tây Ninh trong các trường hợp sau:

Cần hiện diện pháp lý tại địa phương: Khi khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp tại Tây Ninh yêu cầu có địa chỉ giao dịch cụ thể.

Mở rộng phạm vi hoạt động nhưng không cần kinh doanh trực tiếp: Đối với các lĩnh vực như tư vấn, dịch vụ, marketing, VPGD đủ để thực hiện các nhiệm vụ giới thiệu và tiếp thị mà không cần lập kho hoặc cửa hàng.

Nghiên cứu thị trường và chăm sóc khách hàng: Muốn tổ chức khảo sát nhu cầu, kết nối đối tác, hỗ trợ kỹ thuật hoặc chăm sóc khách hàng tại tỉnh mà không cần đầu tư lớn.

VPGD chỉ thực hiện các hoạt động không sinh lợi trực tiếp mà hỗ trợ cho trụ sở chính; nếu muốn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ có phát sinh doanh thu, doanh nghiệp cần thành lập chi nhánh.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Tây Ninh gồm những gì?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thành lập VPGD tại Tây Ninh cần đầy đủ các tài liệu sau:

Thông báo lập văn phòng đại diện (mẫu của Sở KH&ĐT Tây Ninh):

Thông tin doanh nghiệp mẹ (tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính);

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Thông tin văn phòng đại diện (địa chỉ, điện thoại, chức năng, nhiệm vụ).

Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH một thành viên) HOẶC Quyết định và biên bản họp (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty cổ phần):

Nêu rõ mục đích, phạm vi, thời gian hoạt động của VPGD;

Bổ nhiệm người đứng đầu VPGD, thường là Giám đốc hoặc Trưởng phòng đại diện.

Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ đặt VPGD tại Tây Ninh:

Hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh;

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất (nếu sở hữu).

Giấy ủy quyền (nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc đơn vị dịch vụ nộp hồ sơ).

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Tây Ninh hoặc qua cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác giúp rút ngắn thời gian thẩm định.

Thời gian và thủ tục sau khi được cấp giấy phép

Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ, trong vòng 3 ngày làm việc, Sở KH&ĐT Tây Ninh sẽ thẩm định và cấp Giấy xác nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nếu hồ sơ hợp lệ. Khi nhận giấy phép, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện:

Khắc dấu cho văn phòng đại diện (nếu có nhu cầu):

VPGD có thể khắc con dấu riêng phục vụ công tác hành chính, tiếp khách.

Nếu khắc dấu mới, phải thông báo mẫu dấu trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Thông báo sử dụng con dấu (nếu VPGD khắc dấu riêng) lên Cổng thông tin quốc gia.

Đăng ký mã số thuế phụ tại Chi cục Thuế Tây Ninh nếu VPGD có thuê lao động và phát sinh nghĩa vụ thuế TNCN (tuy VPGD không kinh doanh sinh lợi).

Thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ:

VPGD không phát sinh doanh thu, nhưng nếu cơ quan nhà nước yêu cầu, cần báo cáo tình hình hoạt động quảng bá, thị trường;

Báo cáo nhân sự, thuế, lao động tại VPGD (nếu có).

Lưu ý rằng VPGD chỉ hoạt động hợp pháp sau khi hoàn thành những bước này.

Tư vấn lựa chọn dịch vụ hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện tại Tây Ninh

Quy trình tự xây dựng và nộp hồ sơ có thể mất thời gian, đặc biệt nếu chưa quen thủ tục hành chính. Do đó, doanh nghiệp thường tận dụng dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện trọn gói tại Tây Ninh để:

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng chuẩn theo quy định mới nhất;

Đại diện nộp hồ sơ và làm việc trực tiếp với Sở KH&ĐT, rút ngắn thời gian xếp lịch, tiếp nhận;

Tư vấn miễn phí các bước hậu đăng ký: đăng ký thuế, khắc dấu, tổ chức lao động, bảo hiểm;

Hỗ trợ xử lý vướng mắc khi cơ quan chức năng yêu cầu bổ sung hoặc giải trình.

Việc sử dụng dịch vụ giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào chiến lược thị trường, thay vì mất thời gian chờ đợi, đi lại nhiều lần.

Hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp đã chính thức có văn phòng đại diện tại Tây Ninh và sẵn sàng triển khai mọi hoạt động liên quan đến giới thiệu, tiếp thị và chăm sóc khách hàng tại địa bàn.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thông báo lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Cơ sở pháp lý:

Luật doanh nghiệp 2014;
Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện: có giấy chứng nhận hoạt động riêng, có dấu của văn phòng, chỉ được phép giao dịch, phát triển thương hiệu, không được phép kinh doanh và xuất hóa đơn, không phải kê khai thuế.

Tương tự văn phòng đại diện, chi nhánh cũng là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng ủy quyền cho doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Đọc thêm:

Ưu điểm của việc thành lập chi nhánh là gì?

Ưu điểm của việc thành lập chi nhánh là chi nhánh được hoạt động kinh doanh như công ty mẹ, được quyền đăng ký con dấu riêng, thay công ty mẹ ký hợp đồng kinh tế. Chi nhánh cũng có thể phải kê khai nộp thuế riêng như một đơn vị độc lập nếu đăng ký là chi nhánh hạch toán độc lập. Đối với chi nhánh hạch toán độc lập, cuối năm chi nhánh cần lập báo cáo tài chính cho hoạt động của mình.

Như vậy, theo chúng tôi, nếu công ty có nhiều hoạt động kinh doanh và cần mở rộng phát triển kinh doanh ở Hồ Chí Minh, bạn nên mở một chi nhánh để thuận tiện trong việc giao kết hợp đồng với khách hàng cũng như thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Việc hoạt động độc của chi nhánh giúp thuận tiện cho khách hàng khi chỉ cần đến chi nhánh gần nhất để giao dịch và ký hợp đồng thay vì phải đến trực tiếp trụ sở chính của công ty ở Hà Nội. Trái lại, nếu không có nhu cầu phát triển kinh doanh ở Hồ Chí Minh, bạn chỉ cần thành lập văn phòng đại diện để tránh phải thực hiện kê khai thuế riêng rẽ.

Đọc thêm:

Thành lập văn phòng đại diện nên Luật Gia Minh cung cấp cho bạn một số thông tin sơ lược như sau:

Điều kiện về tên và trụ sở:

Tên Văn phòng đại diện:
Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở địa điểm kinh doanh.
Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Trụ sở của Văn phòng đại diện:
Không được là chung cư/ tập thể.
Có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:

Hợp đồng thuê văn phòng,
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.
Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

Bước 1: Xin Giấy chứng nhận hoạt động

Hồ sơ gồm:

Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT;
Biên bản, quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ CMND / Hộ chiếu công chứng người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp; (Phụ lục II-18, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư;, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung; cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung; đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư;, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương;

Nơi nộp: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư Tây Ninh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết: 03 -05 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ cấp giấy chứng nhận.

Lệ phí: 100.000 đồng

Bước 2: Làm dấu của Văn phòng đại diện

Bước 3: Thông báo mẫu dấu văn phòng đại diện

Bảng giá thành lập thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Quy đinh về thuế môn bài của văn phòng đại diện

Theo Nghị định 139/2016 của Chính phủ có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

Theo quy định của pháp luật thì văn phòng đại diện không được hoạt động sản xuất kinh doanh, Theo đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.

Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện

Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm cho nhân viên đều được.

Câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?

Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh nên không phải đóng thuế môn bài.

Văn phòng đại diện được phát sinh hoạt động kinh doanh không?

Không, văn phòng đại diện chỉ thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT không?

Vì không được phát sinh hoạt động kinh doanh nên văn phòng đại diện không thể phát hành và xuất hóa VAT.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Không, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.

Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào?

Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể trong Thông tư số 47/2019/TT-BTC.

000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).
Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, phí công bố 100.000 đồng.

Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc công ty hoặc người được giám đốc công ty bổ nhiệm.

Các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện?

Treo biển tại văn phòng đại diện
Biển hiệu có các thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.
Thay đổi thông tin văn phòng đại diện
Nếu có bất cứ thay đổi nào có liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện phải làm thủ tục thay đổi.
Thủ tục thay đổi văn phòng đại diện được thực hiện tại: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Về nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện, Gia Minh xin thông tin như sau:

Lệ phí môn bài: Nếu văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

Đọc thêm: Các loại thuế doanh nghiệp cần phải nộp hiện nay

Thuế giá trị gia tăng: Văn phòng không trực tiếp bán hàng;, không phát sinh doanh thu thì Công ty kê khai tập trung tại trụ sở chính. Các hóa đơn đầu vào liên quan đến chi phí hoạt động của Văn phòng; (mang tên, mã số thuế của Văn phòng) Công ty được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện về khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Thuế Thu nhập cá nhân: Nếu Công ty trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động làm việc tại; Văn phòng thì Công ty có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN tập trung tại Công ty. Trường hợp Văn phòng trực tiếp chi trả lương; cho người lao động thì Văn phòng phải thực hiện đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý Văn phòng.

Thuế Thu nhập doanh nghiệp: Văn phòng đại diện hạch toán phụ thuộc, không phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh thì không phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.

Với dịch vụ tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Tây Ninh, Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khắc dấu và thông báo cơ quan thuế. Đừng để thủ tục hành chính cản trở kế hoạch mở rộng của bạn – hãy để Gia Minh đồng hành cùng doanh nghiệp bạn.

📞 Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111

📱 Zalo: 085 3388 126 – Tư vấn miễn phí 24/7!