Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thành phố Hải Phòng – Thủ tục & dịch vụ trọn gói

509
26/11/2021

Rate this post

TƯ VẤN THÀNH LẬP THÊM VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Trên đây là những yếu tố cần có để tạo nên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mới Thành lập văn phòng đại diện. Để tránh được các rủi ro về thủ tục pháp lý thì hãy liên hệ với Gia Minh để được Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thành phố Hải Phòng hay Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cũng như Những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp để có dịch vụ tốt nhất.

Tổng quan về thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thành phố Hải Phòng

Vai trò của văn phòng đại diện trong hoạt động doanh nghiệp

Văn phòng đại diện (VPĐD) là “cánh tay nối dài” của doanh nghiệp, giúp mở rộng sự hiện diện tại các tỉnh/thành phố khác mà không cần lập thêm công ty mới. Với mô hình này, doanh nghiệp có thể:

Giao dịch, quảng bá thương hiệu, chăm sóc khách hàng địa phương

Hợp tác đối tác, khảo sát thị trường trước khi đầu tư mạnh hơn

Quản lý các hoạt động nội bộ từ xa (ví dụ: tuyển dụng, giám sát)

Tuy VPĐD không được ký hợp đồng kinh doanh trực tiếp, nhưng lại là công cụ đắc lực để tăng độ phủ thị trường, đặc biệt với doanh nghiệp đang mở rộng khu vực phía Bắc.

Ví dụ: một công ty logistic tại TP.HCM có lượng khách tăng ở miền Bắc, thay vì mở chi nhánh tốn kém, họ mở VPĐD tại Hải Phòng để hỗ trợ khách hàng, nhận hồ sơ và điều phối vận tải tại khu vực cảng.

Lợi thế khi đặt văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Hải Phòng là trung tâm công nghiệp – logistics lớn thứ hai miền Bắc sau Hà Nội. Với hệ thống cảng biển quốc tế, khu công nghiệp rộng lớn, kết nối thuận tiện qua đường bộ – sắt – hàng không, đây là vị trí chiến lược để tiếp cận thị trường miền Bắc và xuất khẩu.

Doanh nghiệp trong các lĩnh vực như: vận tải, xuất nhập khẩu, logistic, dịch vụ kỹ thuật, công nghiệp phụ trợ… mở VPĐD tại Hải Phòng sẽ dễ tiếp cận đối tác, khách hàng, đồng thời tiện lợi khi làm việc với cơ quan nhà nước, quản lý nhân sự hoặc phát triển đại lý khu vực.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Thực tế, nhiều doanh nghiệp lớn trong ngành thép, nhựa, vật liệu xây dựng, thiết bị điện… đã mở văn phòng đại diện tại Hải Phòng để tận dụng lực lượng lao động kỹ thuật tại địa phương cũng như sự phát triển nhanh của các KCN như VSIP, Nam Đình Vũ, Tràng Duệ…

Điều kiện thành lập thêm văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Doanh nghiệp đã hoạt động hợp pháp và còn hiệu lực

Đây là điều kiện tiên quyết. Doanh nghiệp mẹ phải đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam (hoặc theo pháp luật nước ngoài nếu là công ty FDI), không bị khóa mã số thuế, không đang trong quá trình giải thể, phá sản hoặc bị xử lý vi phạm.

Hồ sơ mở VPĐD sẽ yêu cầu bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại. Nếu doanh nghiệp có thay đổi về người đại diện, trụ sở, ngành nghề… cần cập nhật thông tin chính xác trước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện.

Ngành nghề, lĩnh vực phù hợp với chức năng văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không được phát sinh doanh thu (không ký hợp đồng, không xuất hóa đơn), nên phù hợp với các chức năng như:

Quảng bá thương hiệu

Giao dịch khách hàng

Hành chính – nhân sự

Hỗ trợ kỹ thuật

Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích mở VPĐD để tránh nhầm lẫn với chi nhánh (được kinh doanh, phát sinh doanh thu). Ví dụ: công ty phần mềm muốn có đội ngũ support ở miền Bắc có thể mở VPĐD để tuyển kỹ sư làm việc tại Hải Phòng mà không cần lập chi nhánh riêng.

Yêu cầu về địa chỉ và người đứng đầu văn phòng đại diện

Địa chỉ văn phòng đại diện cần rõ ràng, hợp pháp tại Hải Phòng (không được là chung cư để ở, đất nông nghiệp, hoặc địa điểm không thuộc quyền sử dụng của doanh nghiệp). Hợp đồng thuê/mượn hoặc giấy tờ sở hữu sẽ cần nộp kèm hồ sơ khi đăng ký.

Ngoài ra, phải chỉ định người đứng đầu văn phòng đại diện – có thể là người Việt hoặc người nước ngoài cư trú hợp pháp. Người này sẽ đại diện VPĐD làm việc với cơ quan thuế, quản lý nhân sự, tiếp nhận thư từ, và chịu trách nhiệm hành chính tại địa phương.

Thủ tục thành lập thêm văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Khi doanh nghiệp đang hoạt động tại các tỉnh/thành khác và muốn mở rộng quy mô bằng cách thành lập thêm văn phòng đại diện tại Hải Phòng, cần tuân thủ đầy đủ thủ tục pháp lý theo quy định của Luật Doanh nghiệp và hướng dẫn của Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hải Phòng.

Dưới đây là 4 bước thực tế và chi tiết để bạn dễ dàng thực hiện:

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ theo mẫu của Sở KH&ĐT Hải Phòng

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm các tài liệu sau:

Thông báo lập văn phòng đại diện (theo mẫu Phụ lục II-11, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

Quyết định của công ty mẹ về việc thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Biên bản họp (nếu là công ty TNHH 2TV trở lên hoặc công ty cổ phần)

Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện

Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải đại diện pháp luật công ty nộp)

Hợp đồng thuê địa chỉ văn phòng đại diện tại Hải Phòng

📌 Lưu ý: Địa chỉ văn phòng đại diện phải hợp pháp – không sử dụng nhà ở chung cư mini, khu dân cư không có chức năng kinh doanh.

Bước 2 – Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia hoặc trực tiếp

Doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 2 cách nộp hồ sơ sau:

✅ Cách 1: Nộp online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Truy cập: dangkykinhdoanh.gov.vn

Đăng nhập bằng tài khoản đã xác thực

Tải hồ sơ đã chuẩn bị, ký số và nộp

Theo dõi email để nhận thông báo tình trạng xử lý

✅ Cách 2: Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa – Sở KH&ĐT TP. Hải Phòng

Địa chỉ: Số 4 Lý Tự Trọng, quận Hồng Bàng, TP. Hải Phòng

Mang theo bộ hồ sơ bản giấy có chữ ký sống và dấu công ty

⏰ Thời gian xử lý: Từ 3 – 5 ngày làm việc (nếu hồ sơ hợp lệ, không bổ sung)

Bước 3 – Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Sau khi hồ sơ được xét duyệt:

Sở KH&ĐT Hải Phòng sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Doanh nghiệp nhận kết quả qua email (nộp online) hoặc tại Bộ phận một cửa (nộp trực tiếp)

📌 Thông tin trên giấy chứng nhận bao gồm:

Tên văn phòng đại diện

Địa chỉ tại Hải Phòng

Người đứng đầu

Mã số văn phòng đại diện (mã phụ thuộc công ty mẹ)

Sau khi có giấy chứng nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành đặt biển hiệu, khắc dấu và triển khai hoạt động của văn phòng đại diện tại Hải Phòng.

Bước 4 – Thông báo thuế và khắc dấu văn phòng đại diện

Ngay sau khi thành lập xong, văn phòng đại diện cần thực hiện nghĩa vụ về thuế và con dấu:

Đăng ký thuế môn bài:

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh vẫn phải khai thuế môn bài

Nộp tờ khai trong vòng 10 ngày kể từ ngày hoạt động, muộn nhất là 30/01 năm tiếp theo

Mức thuế: 1.000.000 đồng/năm

Khắc dấu văn phòng đại diện:

Dấu có thể là dấu tròn hoặc dấu vuông, do doanh nghiệp chủ động thiết kế

Không bắt buộc thông báo mẫu dấu với Sở KH&ĐT

Gắn biển hiệu văn phòng đại diện:

Thể hiện đầy đủ: Tên công ty mẹ + “Văn phòng đại diện tại Hải Phòng”

Gắn biển tại đúng địa chỉ đã đăng ký

📌 Lưu ý: Văn phòng đại diện không phát sinh doanh thu nhưng vẫn có trách nhiệm kê khai định kỳ nếu sử dụng lao động hoặc có nghĩa vụ với cơ quan thuế địa phương.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi mở văn phòng đại diện

Để quá trình mở văn phòng đại diện tại Quận 9 diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật là điều kiện tiên quyết. Dưới đây là các thành phần quan trọng trong bộ hồ sơ:

Quyết định của doanh nghiệp về việc thành lập văn phòng đại diện

Mỗi doanh nghiệp khi mở văn phòng đại diện phải có Quyết định bằng văn bản thể hiện rõ ràng chủ trương thành lập. Quyết định này cần ghi đầy đủ:

Tên văn phòng đại diện dự kiến.

Địa chỉ cụ thể của trụ sở VPĐD.

Người đứng đầu văn phòng đại diện.

Nội dung hoạt động (phù hợp với phạm vi chức năng của văn phòng đại diện).

Thời điểm bắt đầu hoạt động.

Kèm theo quyết định là Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị (tùy vào loại hình doanh nghiệp như TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần…), thể hiện sự thống nhất nội bộ về việc thành lập VPĐD.

Thông tin người đứng đầu và địa chỉ trụ sở

Người đứng đầu văn phòng đại diện giữ vai trò đại diện pháp lý tại trụ sở VPĐD và là người chịu trách nhiệm chính về hoạt động tại đó. Cần chuẩn bị các thông tin sau:

Họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh.

Số CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực.

Địa chỉ cư trú.

Trình độ, chức danh nếu cần thiết.

Về trụ sở văn phòng đại diện, cần cung cấp:

Hợp đồng thuê địa điểm (có công chứng).

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/giấy chủ quyền nhà ở (nếu là trụ sở riêng).

Trụ sở không được đặt tại chung cư hoặc địa điểm không được phép kinh doanh.

Các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp và cá nhân liên quan

Bên cạnh quyết định và thông tin liên quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các giấy tờ pháp lý sau:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng).

Giấy tờ tuỳ thân của người đứng đầu VPĐD: bản sao CCCD/Hộ chiếu.

Giấy uỷ quyền (nếu sử dụng dịch vụ bên ngoài).

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, cần bổ sung bản sao Giấy phép đầu tư hoặc các tài liệu đã hợp pháp hóa lãnh sự nếu người đứng đầu là người nước ngoài.

Chi phí thành lập thêm văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Lệ phí nhà nước

Khi đăng ký mở văn phòng đại diện (VPĐD), doanh nghiệp cần nộp một số lệ phí bắt buộc theo quy định. Cụ thể:

Lệ phí đăng ký hoạt động văn phòng đại diện: khoảng 50.000 – 100.000 đồng, nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng.

Phí công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng.

Nếu thực hiện khắc dấu tròn cho VPĐD (tùy mô hình tổ chức): thêm khoảng 300.000 – 500.000 đồng tùy loại dấu.

Tổng lệ phí nhà nước cơ bản sẽ rơi vào khoảng 150.000 – 600.000 đồng, chưa bao gồm phí đi lại hoặc thời gian chờ xử lý hồ sơ. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, biên lai để hoàn tất thủ tục pháp lý về sau.

Phí dịch vụ pháp lý trọn gói

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ trọn gói để tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro hồ sơ. Tại Hải Phòng, mức phí dịch vụ mở văn phòng đại diện dao động:

1.500.000 – 3.000.000 đồng: đối với VPĐD trong nước (doanh nghiệp Việt Nam mở thêm tại Hải Phòng).

3.500.000 – 5.000.000 đồng: đối với VPĐD của doanh nghiệp nước ngoài.

Phí này thường đã bao gồm:

Tư vấn pháp lý ban đầu

Soạn hồ sơ, nộp và theo dõi

Thay mặt làm việc với Sở KH&ĐT

Hướng dẫn thông báo thuế, dấu, treo biển…

Chi phí có thể thay đổi tùy thuộc hồ sơ phức tạp, thời gian yêu cầu gấp hay không. Nên chọn đơn vị am hiểu địa bàn Hải Phòng để rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo hồ sơ không bị từ chối.

Chi phí phát sinh khác (thuê văn phòng, khắc dấu, in ấn)

Ngoài lệ phí và phí dịch vụ pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý các chi phí sau:

Thuê địa điểm VPĐD: Tùy khu vực (Lê Chân, Ngô Quyền, Hồng Bàng…), giá thuê có thể từ 2 triệu – 10 triệu đồng/tháng, yêu cầu hợp đồng rõ ràng.

Khắc dấu tròn VPĐD: Dù không bắt buộc, nhiều VPĐD vẫn làm để thuận tiện giao dịch – chi phí từ 300.000 – 500.000 đồng.

In bảng hiệu văn phòng: Khoảng 500.000 – 1.000.000 đồng, tùy kích thước và chất liệu.

Chi phí in ấn hồ sơ, công chứng: khoảng 100.000 – 300.000 đồng.

Tổng chi phí phát sinh dao động từ 3 – 10 triệu đồng, tùy mức đầu tư cơ sở vật chất và địa điểm VPĐD.

Sai lầm thường gặp khi mở văn phòng đại diện

Không kiểm tra điều kiện về ngành nghề và địa điểm

Một trong những lỗi phổ biến là không xác minh rõ ràng điều kiện mở VPĐD đối với ngành nghề kinh doanh hoặc khu vực định đặt trụ sở.

Ví dụ: Nếu công ty hoạt động trong lĩnh vực giáo dục hoặc tài chính, việc mở VPĐD có thể yêu cầu thêm giấy phép con – nhưng nhiều doanh nghiệp bỏ qua điều này. Kết quả là hồ sơ bị từ chối hoặc phải bổ sung nhiều lần.

Ngoài ra, không ít doanh nghiệp chọn địa chỉ sai quy định, như chung cư không được làm trụ sở, khu đất không rõ mục đích sử dụng, hoặc địa chỉ không có hợp đồng thuê hợp lệ. Điều này khiến cơ quan đăng ký bác hồ sơ ngay từ đầu.

Hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin người đứng đầu

VPĐD bắt buộc phải có người đứng đầu hợp pháp. Sai sót thường gặp:

Không khai đúng CMND/CCCD, hộ chiếu

Người đại diện không cư trú hợp pháp

Sai ngày sinh, địa chỉ hoặc giấy tờ đính kèm không trùng khớp

Thêm nữa, người đứng đầu VPĐD không được đồng thời là người đại diện nhiều chi nhánh khác (trừ trường hợp công ty mẹ cho phép). Việc sai thông tin hoặc kê khai không trung thực sẽ khiến hồ sơ bị trả về, hoặc gây rủi ro pháp lý về sau khi VPĐD hoạt động.

Không thực hiện các nghĩa vụ thông báo sau khi thành lập

Sau khi được cấp giấy phép, nhiều doanh nghiệp quên không thực hiện nghĩa vụ thông báo theo quy định. Trong đó có 3 việc bắt buộc:

Thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia (nếu có sử dụng dấu riêng).

Kê khai thuế ban đầu với cơ quan thuế tại địa phương – dù VPĐD không có doanh thu, vẫn phải đăng ký hoạt động.

Treo bảng hiệu tại địa chỉ VPĐD – đây là yêu cầu bắt buộc để chứng minh địa điểm hoạt động hợp pháp.

Không thực hiện đúng nghĩa vụ trên có thể dẫn đến xử phạt hành chính (1 – 5 triệu đồng), hoặc bị đưa vào danh sách doanh nghiệp vi phạm, gây ảnh hưởng đến uy tín khi xin giấy phép khác.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Việc thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng tưởng đơn giản nhưng nếu không nắm rõ pháp luật và quy trình địa phương, doanh nghiệp có thể gặp nhiều trở ngại không đáng có. Đây là lý do dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp ngày càng được lựa chọn như một giải pháp nhanh – đúng – hiệu quả. Dưới đây là các lợi ích thiết thực:

Am hiểu pháp luật và quy trình tại địa phương

Đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín thường có chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, nắm chắc:

Luật Doanh nghiệp, Nghị định hướng dẫn, Thông tư quy định

Quy trình xử lý hồ sơ thực tế tại Sở KH&ĐT Hải Phòng

Các yêu cầu cụ thể về địa chỉ trụ sở, tên gọi, người đại diện, hợp đồng thuê, v.v.

Việc am hiểu đặc thù địa phương giúp tránh được tình trạng hồ sơ bị bổ sung nhiều lần, kéo dài thời gian. Ngoài ra, dịch vụ tư vấn còn hỗ trợ phân tích và lựa chọn phương án thành lập tối ưu, phù hợp mục tiêu mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý

Khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp, doanh nghiệp không phải tự đi lại nhiều lần, không cần tự nghiên cứu các văn bản pháp luật hoặc đối thoại với cơ quan nhà nước. Mọi công việc như:

Soạn thảo văn bản pháp lý

Điền đúng mẫu biểu hành chính

Nộp hồ sơ, theo dõi kết quả

Xử lý tình huống phát sinh (nếu có)

…đều được phía dịch vụ đảm nhận trọn vẹn. Điều này giúp doanh nghiệp:

Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ từ 5–7 ngày còn 2–3 ngày

Tránh các sai sót như ghi sai mã ngành, đặt tên trùng, dùng địa chỉ không hợp lệ

Giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hoặc không được cấp giấy phép

Dịch vụ trọn gói từ soạn hồ sơ đến bàn giao giấy phép

Các công ty dịch vụ hiện nay cung cấp trọn gói tất cả các khâu trong quá trình thành lập văn phòng đại diện:

Tư vấn pháp lý ban đầu miễn phí

Soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi và nhận kết quả

Đăng ký thuế, khắc dấu, hỗ trợ khai thuế ban đầu (nếu cần)

Bàn giao tận tay Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cùng con dấu và hồ sơ lưu

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể yên tâm mở rộng hoạt động tại Hải Phòng mà không lo vướng mắc pháp lý hay chậm trễ tiến độ triển khai.

Quy trình dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của chúng tôi

Tư vấn và tiếp nhận yêu cầu

Ngay khi khách hàng có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện (VPĐD), đội ngũ chuyên viên pháp lý của chúng tôi sẽ tiếp nhận thông tin và phân tích nhu cầu cụ thể: loại hình doanh nghiệp mẹ, lĩnh vực hoạt động, địa điểm dự kiến đặt VPĐD, và chức năng dự định của VPĐD.

Từ đó, chúng tôi tư vấn lựa chọn mô hình hoạt động phù hợp, đảm bảo đúng quy định pháp luật và tối ưu chi phí vận hành. Đặc biệt, với những ngành nghề cần điều kiện, chuyên viên sẽ kiểm tra điều kiện pháp lý và cảnh báo rủi ro nếu có.

Khách hàng cũng được hướng dẫn chuẩn bị tài liệu cần thiết, bao gồm: giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, giấy tờ cá nhân của người đứng đầu VPĐD, địa chỉ trụ sở hợp lệ… Tất cả đều được hướng dẫn chi tiết để đảm bảo không phát sinh thiếu sót khi nộp hồ sơ.

Soạn hồ sơ, nộp và theo dõi kết quả

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin và tài liệu, chúng tôi tiến hành soạn thảo bộ hồ sơ hoàn chỉnh theo mẫu mới nhất của Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ bao gồm:

Thông báo lập VPĐD

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu

Biên bản họp/ủy quyền (nếu có)

Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp và cá nhân

Chúng tôi đại diện khách hàng nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước tại địa phương. Trong quá trình này, chuyên viên trực tiếp theo dõi, phản hồi bổ sung (nếu có), giúp rút ngắn thời gian chờ đợi. Thông thường, thời gian xử lý từ 3 – 5 ngày làm việc nếu không phát sinh vấn đề.

Quá trình làm việc minh bạch, có báo cáo tiến độ rõ ràng và cam kết xử lý đúng hẹn.

Bàn giao giấy phép và hướng dẫn thủ tục sau thành lập

Khi có kết quả, chúng tôi bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho khách hàng và hướng dẫn toàn bộ thủ tục tiếp theo như:

Khắc dấu VPĐD (nếu có nhu cầu)

Thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia

Mở mã số thuế (nếu VPĐD có nghĩa vụ khai báo thuế)

Hướng dẫn lập bảng hiệu, treo biển đúng quy định

Tư vấn chuẩn bị báo cáo định kỳ đúng thời hạn

Đặc biệt, khách hàng được hỗ trợ miễn phí tư vấn pháp lý trong 6 tháng đầu vận hành, nhằm giải đáp các vướng mắc trong quá trình VPĐD hoạt động.

Kinh nghiệm vận hành văn phòng đại diện hiệu quả

Quản lý nhân sự và hoạt động theo chức năng được cấp phép

VPĐD không có chức năng kinh doanh, mà chỉ thực hiện nhiệm vụ giao dịch, đại diện, tiếp thị hoặc hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp mẹ. Do đó, doanh nghiệp cần quản lý đúng phạm vi công việc được phép thực hiện tại VPĐD, tránh bị xử phạt hành chính.

Về nhân sự, người đứng đầu VPĐD phải chịu trách nhiệm toàn diện về pháp lý và các hoạt động tại đây. Doanh nghiệp nên lựa chọn người có năng lực, hiểu rõ nhiệm vụ, và không vi phạm điều kiện cư trú hoặc bị cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý.

Ngoài ra, cần có quy trình báo cáo và kiểm tra định kỳ nội bộ để đảm bảo VPĐD hoạt động hiệu quả, không vượt quá quyền hạn được giao.

Tuân thủ nghĩa vụ báo cáo định kỳ

VPĐD dù không có chức năng kinh doanh nhưng vẫn phải thực hiện báo cáo hoạt động định kỳ hàng năm đến Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở.

Báo cáo gồm các nội dung như:

Hoạt động trong năm của VPĐD

Nhân sự, địa điểm, chức năng đang thực hiện

Sự thay đổi (nếu có) về người đứng đầu hoặc địa chỉ

Nếu không nộp báo cáo đúng thời hạn (thường là trước 30/01 hàng năm), doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 2 – 5 triệu đồng, thậm chí bị xem xét tạm ngưng hoạt động VPĐD.

Giữ liên kết chặt chẽ với trụ sở chính

VPĐD hoạt động độc lập về địa điểm nhưng luôn phải duy trì kết nối với trụ sở chính để cập nhật thông tin, phối hợp công việc và báo cáo định kỳ.

Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình phối hợp nội bộ rõ ràng: thông tin hai chiều, quản lý chứng từ, phân quyền giao việc từ công ty mẹ đến VPĐD. Điều này không chỉ giúp hoạt động vận hành hiệu quả, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp phản ứng nhanh với thay đổi thị trường và pháp lý.

Câu hỏi thường gặp về thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Quá trình thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng thường phát sinh nhiều thắc mắc thực tiễn. Dưới đây là 3 câu hỏi phổ biến và lời giải đáp giúp bạn hiểu rõ hơn:

Thời gian hoàn thành thủ tục?

Thông thường, nếu hồ sơ đúng, đủ và không bị yêu cầu bổ sung, thời gian cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện sẽ dao động từ 3 – 5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT Hải Phòng.

Nếu bạn sử dụng dịch vụ, thời gian xử lý có thể được rút ngắn xuống chỉ còn 2 – 3 ngày, bao gồm cả thời gian chuẩn bị và theo dõi kết quả. Một số trường hợp đặc biệt có thể cần thời gian lâu hơn nếu:

Địa chỉ không hợp lệ

Người đứng đầu không đủ điều kiện

Hồ sơ có sai sót về pháp lý

Có cần văn phòng riêng hay có thể dùng chung?

Theo quy định, văn phòng đại diện phải có địa chỉ cụ thể, rõ ràng và hợp lệ tại Hải Phòng. Không bắt buộc phải là địa điểm riêng biệt, nhưng không được sử dụng địa chỉ ảo, địa chỉ không có thật hoặc sử dụng chung không hợp pháp với doanh nghiệp khác nếu không có hợp đồng rõ ràng.

Tốt nhất bạn nên thuê văn phòng có hợp đồng thuê nhà hoặc hợp đồng chia sẻ chỗ ngồi (coworking space) có pháp lý rõ ràng để làm địa chỉ đăng ký. Việc này giúp đảm bảo khi kiểm tra hoặc khai báo thuế không bị vi phạm quy định.

Có thể thay đổi địa điểm sau khi thành lập không?

Có. Sau khi thành lập, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện bằng cách nộp hồ sơ thay đổi thông tin tại Sở KH&ĐT Hải Phòng. Tuy nhiên, địa điểm mới cũng phải đảm bảo các yêu cầu về tính hợp lệ, và phải thực hiện thông báo thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày chuyển địa chỉ.

Ngoài ra, cần lưu ý cập nhật địa chỉ mới với cơ quan thuế quản lý, và có thể phải làm thêm thủ tục điều chuyển mã số thuế nếu thay đổi quận/huyện.

Bảng giá thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thành phố Hải Phòng

Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Thành phố Hải Phòng do Gia Minh đã chia sẻ mong rằng sẽ giúp bạn một phần nào giải đáp các thắc mắc liên quan đến việc thành lập công ty, hãy liên hệ qua hotline 0932 785 561 – 0868 458 111 với Gia Minh để hỗ trợ tốt nhất nhé.