Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại huyện Văn Giang – Thủ tục nhanh, trọn gói

723
30/11/2021

Rate this post

TƯ VẤN THÀNH LẬP THÊM VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI HUYỆN VĂN GIANG

Trên đây là những yếu tố cần có để tạo nên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mới Thành lập văn phòng đại diện. Để tránh được các rủi ro về thủ tục pháp lý thì hãy liên hệ với Gia Minh để được Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Huyện Văn Giang hay Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cũng như Những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp để có dịch vụ tốt nhất.

Tổng quan về việc thành lập thêm văn phòng đại diện tại huyện Văn Giang

Vai trò của văn phòng đại diện trong chiến lược kinh doanh

Văn phòng đại diện (VPĐD) đóng vai trò như “cánh tay nối dài” của doanh nghiệp, giúp thực hiện các hoạt động tiếp thị, hỗ trợ khách hàng, xúc tiến thương mại và kết nối đối tác tại khu vực địa phương. Dù không có chức năng kinh doanh trực tiếp, VPĐD lại có vai trò then chốt trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu, mở rộng mạng lưới phân phối, và duy trì sự hiện diện trên thị trường.

Việc thành lập thêm VPĐD đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, cần kiểm soát chất lượng dịch vụ, hoặc cần có đại diện pháp lý ở các khu vực trọng điểm.

Khi nào nên mở thêm văn phòng đại diện?

Doanh nghiệp nên cân nhắc mở thêm VPĐD khi:

Đã có trụ sở chính hoạt động ổn định, có nhu cầu mở rộng vùng phủ.

Mong muốn tiếp cận khách hàng tại khu vực mới nhưng chưa đủ điều kiện thành lập chi nhánh.

Cần bổ sung đội ngũ làm việc tại địa phương để tăng khả năng tương tác và hỗ trợ khách hàng.

Đáp ứng yêu cầu của đối tác, cơ quan nhà nước hoặc tổ chức dự án tại địa phương.

Việc lựa chọn đúng thời điểm mở VPĐD giúp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Tình hình phát triển kinh tế tại huyện Văn Giang

Huyện Văn Giang (tỉnh Hưng Yên) là một khu vực đang phát triển mạnh về đô thị hóa và hạ tầng, đặc biệt nhờ hưởng lợi từ các dự án lớn như Vinhomes Ocean Park 2 & 3. Giao thông thuận tiện, dân cư đông đúc và thu nhập tăng cao đã biến Văn Giang trở thành khu vực tiềm năng cho đầu tư và mở rộng hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, vị trí giáp ranh với Hà Nội và các tỉnh công nghiệp như Bắc Ninh, Hải Dương giúp Văn Giang trở thành điểm trung chuyển và phát triển thương mại – dịch vụ lý tưởng.

Lợi ích khi thành lập văn phòng đại diện tại huyện Văn Giang

Mở rộng thị trường và tiếp cận khách hàng địa phương

Việc thành lập VPĐD tại huyện Văn Giang giúp doanh nghiệp tiếp cận trực tiếp khách hàng địa phương, nắm bắt nhu cầu thị trường và xu hướng tiêu dùng. Đây là lợi thế lớn so với việc chỉ quản lý từ xa thông qua trụ sở chính hoặc chi nhánh ở tỉnh khác.

VPĐD đóng vai trò như một trung tâm tiếp nhận thông tin, phản hồi phản ánh của khách hàng, từ đó hỗ trợ nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm. Với dân số ngày càng tăng nhanh và nhu cầu tiêu dùng lớn, đây là một thị trường hấp dẫn mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Tăng tính hiện diện và uy tín thương hiệu

Sự hiện diện thực tế tại địa phương giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín và lòng tin với khách hàng. Việc có văn phòng chính thức tại huyện Văn Giang cho thấy doanh nghiệp đầu tư nghiêm túc vào thị trường này, từ đó tạo cảm giác an tâm khi khách hàng lựa chọn sản phẩm/dịch vụ.

Bên cạnh đó, VPĐD còn giúp hỗ trợ tổ chức sự kiện, hội thảo, gặp mặt đối tác một cách thuận tiện, góp phần tăng nhận diện thương hiệu và kết nối cộng đồng địa phương hiệu quả hơn.

Hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn

Dù không thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp, VPĐD có thể đảm nhận nhiều công việc quan trọng như:

Hỗ trợ ký kết hợp đồng, chuyển giao chứng từ.

Quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng tại địa phương.

Thay mặt doanh nghiệp làm việc với chính quyền, đối tác khu vực.

Điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí di chuyển, rút ngắn thời gian phản hồi và tăng tính linh hoạt trong xử lý công việc.

Điều kiện pháp lý để thành lập văn phòng đại diện

Thành lập văn phòng đại diện là một phương án mở rộng phạm vi hoạt động phổ biến của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để được Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng (hoặc tỉnh/thành khác) cấp phép hoạt động, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện pháp lý bắt buộc theo quy định hiện hành.

Quy định về quyền và chức năng của văn phòng đại diện

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có chức năng kinh doanh, mà chỉ được thực hiện chức năng:

Đại diện theo uỷ quyền cho doanh nghiệp tại địa phương;

Giao dịch hành chính, tiếp xúc đối tác, khách hàng;

Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, văn bản trong khuôn khổ đại diện doanh nghiệp mẹ.

Tức là văn phòng đại diện không được ký hợp đồng, xuất hóa đơn hay tạo doanh thu. Nếu muốn kinh doanh thực tế, doanh nghiệp cần đăng ký chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Điều kiện đối với người đứng đầu văn phòng

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài, nhưng bắt buộc phải:

Từ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;

Không thuộc các đối tượng bị cấm thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp;

Có thông tin cá nhân rõ ràng (CMND/CCCD/Hộ chiếu);

Có thể ủy quyền hợp pháp từ doanh nghiệp mẹ nếu không phải là thành viên công ty.

Lưu ý: Người đứng đầu văn phòng đại diện chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp tại địa phương, kể cả về thuế, báo cáo định kỳ và giải trình khi có yêu cầu.

Yêu cầu về địa điểm đặt văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện phải có địa chỉ cụ thể, hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam. Không được sử dụng:

Địa chỉ ảo, không có thật;

Chung cư không có chức năng thương mại;

Các địa chỉ tranh chấp hoặc không rõ ràng.

Địa chỉ đăng ký phải có hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu có), và đảm bảo có thể tiếp cận được khi kiểm tra thực tế.

Đây là yếu tố thường xuyên bị từ chối hồ sơ nếu không hợp lệ, nên doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại huyện Văn Giang

Thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động và hiện diện thương hiệu tại các địa phương, đặc biệt là khu vực đang phát triển mạnh như huyện Văn Giang – tỉnh Hưng Yên. Dưới đây là 5 bước quan trọng bạn cần nắm rõ để thực hiện thủ tục thành lập VPĐD đúng quy định pháp luật.

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Đây là bước nền tảng để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi. Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.

Quyết định của công ty mẹ về việc thành lập VPĐD tại Văn Giang.

Biên bản họp HĐTV/HĐQT (nếu có).

Thông tin người đứng đầu VPĐD (kèm bản sao CCCD/hộ chiếu).

Hợp đồng thuê trụ sở văn phòng đại diện tại huyện Văn Giang.

Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không do người đại diện pháp luật trực tiếp thực hiện).

Lưu ý: Trụ sở VPĐD phải rõ ràng, hợp pháp, không được đặt tại căn hộ chung cư không có chức năng kinh doanh.

Bước 2 – Soạn quyết định và thông báo của công ty mẹ

Công ty mẹ cần ban hành:

Quyết định thành lập văn phòng đại diện, nêu rõ lý do thành lập, chức năng, nhiệm vụ của VPĐD, người đứng đầu và địa chỉ hoạt động.

Thông báo lập VPĐD gửi lên cơ quan đăng ký kinh doanh.

Nội dung các văn bản này phải chính xác, đồng bộ với hồ sơ đi kèm. Đối với doanh nghiệp có nhiều cổ đông hoặc thành viên, cần có chữ ký đồng thuận theo đúng điều lệ công ty.

Bước 3 – Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh Hưng Yên

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hưng Yên, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời gian xử lý hồ sơ: thường trong 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần theo dõi quá trình xử lý, sẵn sàng bổ sung tài liệu hoặc điều chỉnh nếu nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi từ cơ quan tiếp nhận.

Bước 4 – Nhận Giấy chứng nhận hoạt động

Sau khi hồ sơ được phê duyệt, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Đây là văn bản pháp lý chứng minh VPĐD đã được thành lập hợp pháp và có quyền triển khai các hoạt động phù hợp theo chức năng được ủy quyền.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ nội dung giấy chứng nhận, bao gồm:

Tên đầy đủ của văn phòng đại diện.

Thông tin người đứng đầu.

Địa chỉ trụ sở.

Ngành nghề hoạt động (thường là đại diện giao dịch, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường…).

Bước 5 – Thông báo với cơ quan thuế và treo biển hiệu

Sau khi có giấy phép hoạt động, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Khai báo thuế: VPĐD cần kê khai thông tin với Chi cục Thuế huyện Văn Giang. Mặc dù không có chức năng kinh doanh trực tiếp, VPĐD vẫn có nghĩa vụ đăng ký mã số thuế, kê khai thuế môn bài (miễn nếu không phát sinh doanh thu), và nộp báo cáo định kỳ nếu có yêu cầu.

Treo biển hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện. Biển hiệu phải thể hiện đầy đủ tên VPĐD, tên công ty mẹ, địa chỉ, số điện thoại.

Mua chữ ký số và mở tài khoản ngân hàng (nếu có phát sinh các giao dịch nội bộ liên quan đến báo cáo, thủ tục hành chính).

Gợi ý: Nếu bạn không quen với các thủ tục hành chính hoặc không có nhiều thời gian, bạn có thể sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói tại Văn Giang – nơi có đầy đủ chuyên gia pháp lý am hiểu quy định địa phương, hỗ trợ bạn hoàn thành thủ tục nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và đúng quy định.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Quyết định thành lập văn phòng đại diện

Quyết định thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) là tài liệu nội bộ quan trọng, do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký ban hành. Văn bản này thể hiện ý chí của công ty trong việc mở thêm văn phòng đại diện tại huyện Văn Giang, bao gồm thông tin về:

Tên doanh nghiệp và mã số thuế hiện tại.

Tên, địa chỉ dự kiến đặt văn phòng đại diện.

Chức năng và phạm vi hoạt động của VPĐD.

Người đứng đầu văn phòng đại diện và chức vụ.

Văn bản này cần được đóng dấu công ty và là thành phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ đăng ký.

Thông báo lập văn phòng đại diện

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, khi doanh nghiệp mở thêm văn phòng đại diện, phải thực hiện thủ tục thông báo tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi VPĐD đặt trụ sở.

Thông báo cần ghi rõ:

Tên đầy đủ và mã số thuế của doanh nghiệp.

Thông tin văn phòng đại diện (tên, địa chỉ cụ thể).

Họ tên, số CMND/CCCD, địa chỉ cư trú của người đứng đầu VPĐD.

Ngành nghề VPĐD thực hiện (thường là “xúc tiến thương mại”, “giao dịch”, “hành chính”).

Biểu mẫu này được soạn theo mẫu quy định và cần chữ ký người đại diện theo pháp luật.

Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu

Người được bổ nhiệm làm Trưởng văn phòng đại diện cần cung cấp:

Bản sao công chứng căn cước công dân/CMND/hộ chiếu còn hiệu lực.

Sơ yếu lý lịch (nếu cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu).

Giấy tờ chứng minh nơi cư trú, nếu cần xác minh địa chỉ người đứng đầu.

Người đứng đầu VPĐD cần có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định.

Giấy ủy quyền nếu dùng dịch vụ

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý để thực hiện thủ tục thành lập VPĐD, cần có:

Giấy ủy quyền hợp pháp cho tổ chức/cá nhân được chỉ định thực hiện.

Giấy ủy quyền cần nêu rõ nội dung công việc, thời hạn và người nhận ủy quyền.

Kèm bản sao CMND/CCCD của người đại diện theo pháp luật và người nhận ủy quyền.

Việc chuẩn bị giấy ủy quyền đúng cách giúp tăng tính pháp lý và tiết kiệm thời gian làm thủ tục.

Thời gian và chi phí thành lập

Thành lập văn phòng đại diện là thủ tục hành chính không quá phức tạp, tuy nhiên cần thực hiện đúng quy trình để tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Dưới đây là các yếu tố cần lưu ý:

Thời gian xử lý hồ sơ

Thông thường, sau khi nộp hồ sơ hợp lệ đến Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng, thời gian xử lý là:

3 – 5 ngày làm việc (không tính thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ);

Nếu hồ sơ sai sót hoặc cần bổ sung, thời gian có thể kéo dài thêm 2 – 3 ngày làm việc.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp, đặc biệt là địa chỉ văn phòng và thông tin người đứng đầu, để tránh bị từ chối.

Lệ phí nhà nước

Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải nộp lệ phí nhà nước theo quy định:

50.000 VNĐ: Lệ phí cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;

Miễn lệ phí nếu nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia và chọn nhận kết quả qua bưu điện.

Chi phí dịch vụ trọn gói

Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng, chi phí dao động từ:

1.200.000 – 2.000.000 VNĐ tùy đơn vị cung cấp dịch vụ;

Bao gồm: Tư vấn pháp lý, soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi xử lý và bàn giao kết quả tận nơi.

Nhiều đơn vị cung cấp gói khuyến mãi nếu doanh nghiệp sử dụng kèm các dịch vụ khác như: khắc dấu, chữ ký số, tư vấn thuế…

Lưu ý khi vận hành văn phòng đại diện

Sau khi thành lập, văn phòng đại diện cần tuân thủ một số quy định để hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro hành chính – pháp lý. Dưới đây là những điểm quan trọng cần lưu ý:

Báo cáo hoạt động định kỳ

Mặc dù không có chức năng kinh doanh, văn phòng đại diện vẫn có trách nhiệm thực hiện một số nghĩa vụ báo cáo:

Nộp báo cáo hoạt động định kỳ (nếu có yêu cầu từ Sở KH&ĐT hoặc cơ quan quản lý);

Kê khai thuế môn bài: Mức thuế 1.000.000 đồng/năm nếu có đăng ký mã số thuế;

Nộp tờ khai thuế nếu có hoạt động phát sinh nghĩa vụ kê khai (thuế TNCN cho nhân sự, hợp đồng thuê,…).

Quản lý con dấu và chữ ký số

Dù không hoạt động kinh doanh, văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu để giao dịch hành chính. Do đó, cần:

Khắc dấu pháp nhân riêng cho văn phòng;

Quản lý chặt chẽ người sử dụng dấu;

Nếu có nhu cầu kê khai thuế, bắt buộc phải đăng ký chữ ký số điện tử theo mã số thuế của văn phòng.

Treo biển hiệu đúng quy định

Theo Luật Quảng cáo và Luật Doanh nghiệp:

Văn phòng đại diện bắt buộc phải treo biển hiệu tại trụ sở;

Nội dung biển hiệu cần có đầy đủ: Tên doanh nghiệp mẹ + tên văn phòng đại diện + địa chỉ;

Biển hiệu không được che khuất lối đi chung, đúng kích thước và vật liệu theo quy chuẩn.

Việc không treo biển hiệu hoặc treo sai quy định có thể bị phạt từ 10 – 15 triệu đồng, do đó doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện tại huyện Văn Giang

Việc thành lập văn phòng đại diện tại huyện Văn Giang không chỉ đòi hỏi hiểu biết pháp luật, mà còn cần kinh nghiệm xử lý hồ sơ hành chính để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. Do đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay ưu tiên lựa chọn dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ trọn gói từ A đến Z.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp

Khi bạn lựa chọn dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện, bạn sẽ nhận được nhiều giá trị thực tế như:

Tiết kiệm thời gian: Không cần trực tiếp đi lại, chờ đợi hoặc xử lý các khâu thủ tục rườm rà.

Hạn chế rủi ro sai sót: Hồ sơ được soạn thảo đúng chuẩn, đúng mẫu biểu, hạn chế tối đa việc bị trả lại.

Tư vấn đúng luật – đúng tình hình thực tế: Chuyên viên am hiểu pháp luật và thực tế tại huyện Văn Giang sẽ giúp bạn xác định đúng hướng đi và loại hình phù hợp.

Hỗ trợ phát sinh: Tư vấn sau thành lập, hỗ trợ khai thuế, treo biển, mở tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số (nếu cần).

Quy trình hỗ trợ từ A-Z

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thường bao gồm các bước sau:

Tiếp nhận thông tin và tư vấn sơ bộ miễn phí.

Soạn hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu và quy định pháp luật.

Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT Hưng Yên.

Theo dõi và xử lý phản hồi từ cơ quan chức năng.

Nhận Giấy chứng nhận và bàn giao tận tay khách hàng.

Hướng dẫn khai báo thuế, treo biển hiệu, các thủ tục sau đăng ký.

Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể mở rộng hoạt động tại huyện Văn Giang nhanh chóng, hợp pháp và tiết kiệm tối đa chi phí.

Bảng giá thành lập thêm văn phòng đại diện tại Huyện Văn Giang

Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Huyện Văn Giang do Gia Minh đã chia sẻ mong rằng sẽ giúp bạn một phần nào giải đáp các thắc mắc liên quan đến việc thành lập công ty, hãy liên hệ qua hotline 0932 785 561 – 0868 458 111 với Gia Minh để hỗ trợ tốt nhất nhé.