Thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở Yên Bái mới nhất 2025

771
04/01/2022

Rate this post

THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN Ở YÊN BÁI

Quý khách đang muốn tìm hiểu Thành lập văn phòng đại diện. Quý khách đang muốn tìm công ty Tư vấn Thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở Yên Bái hay Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam nhanh chóng và uy tín. Hãy đến với Gia Minh đơn vị chuyên làm giấy phép và dịch vụ kế toán. Chúng tôi sẽ tư vấn và hoàn tất thủ tục một cách nhanh nhất.

Trình tự thành lập văn phòng đại diện ở Yên Bái

Giới thiệu về văn phòng đại diện và lợi ích tại Yên Bái

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập với mục đích đại diện cho doanh nghiệp mẹ trong việc giao dịch, tiếp cận khách hàng, xúc tiến thương mại và bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh sinh lợi, mà chủ yếu thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu, và hỗ trợ kết nối đối tác. Việc thành lập văn phòng đại diện ở Yên Bái đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp muốn mở rộng mạng lưới ra khu vực Tây Bắc, nơi có nhiều tiềm năng về thương mại, nông sản, du lịch và dịch vụ.

Vai trò và lợi ích của văn phòng đại diện tại Yên Bái

Tăng sự hiện diện thương hiệu: Có văn phòng đại diện tại địa phương giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng nhanh hơn và tạo dựng niềm tin.

Tiết kiệm chi phí vận hành: So với chi nhánh hoặc công ty con, văn phòng đại diện có chi phí thành lập và duy trì thấp hơn, nhưng vẫn giữ được khả năng đại diện hợp pháp.

Hỗ trợ chăm sóc khách hàng: Dễ dàng tiếp nhận phản hồi, giải quyết khiếu nại và tư vấn sản phẩm/dịch vụ trực tiếp.

Thúc đẩy hợp tác và phát triển thị trường: Tận dụng lợi thế về vị trí địa lý của Yên Bái để giao thương với các tỉnh lân cận như Lào Cai, Sơn La, Phú Thọ.

Phân biệt văn phòng đại diện và chi nhánh

Văn phòng đại diện: Không được trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi, chỉ đại diện pháp lý, xúc tiến thương mại và chăm sóc khách hàng.

Chi nhánh: Có quyền kinh doanh, ký kết hợp đồng và tạo doanh thu như doanh nghiệp mẹ.

Điểm khác biệt chính: Về chức năng kinh doanh, chi nhánh có thể xuất hóa đơn và nộp thuế GTGT, trong khi văn phòng đại diện không thể. Vì vậy, lựa chọn loại hình phụ thuộc vào mục tiêu hoạt động và chiến lược phát triển của doanh nghiệp tại Yên Bái.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Cơ sở pháp lý thành lập văn phòng đại diện ở Yên Bái

Các quy định pháp luật hiện hành

Việc thành lập văn phòng đại diện ở Yên Bái được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, cùng các văn bản hướng dẫn thi hành. Các quy định này quy định rõ:

Doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đều có quyền thành lập văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi mà chỉ được phép thực hiện các hoạt động đại diện, xúc tiến thương mại, tiếp thị sản phẩm.

Hồ sơ, trình tự thủ tục phải tuân thủ đúng mẫu biểu và yêu cầu của pháp luật, đảm bảo thông tin trung thực và đầy đủ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định khác liên quan đến lao động, thuế, biển hiệu và báo cáo định kỳ để tránh vi phạm pháp luật trong quá trình hoạt động.

Cơ quan quản lý và cấp phép tại Yên Bái

Tại Yên Bái, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thành lập văn phòng đại diện là Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Yên Bái. Doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước:

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Yên Bái hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Theo dõi quá trình xử lý và nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp cần thực hiện việc thông báo hoạt động tới cơ quan thuế, treo biển hiệu tại địa điểm đặt văn phòng, và tuân thủ các quy định báo cáo định kỳ theo yêu cầu của pháp luật.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Yên Bái

Điều kiện về doanh nghiệp mẹ

Doanh nghiệp mẹ phải là tổ chức đã được thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước ngoài (đối với doanh nghiệp FDI). Ngoài ra:

Doanh nghiệp không đang trong tình trạng bị tạm ngừng kinh doanh hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thông tin đăng ký của doanh nghiệp mẹ phải trùng khớp và chính xác so với dữ liệu trong Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Với doanh nghiệp nước ngoài, cần có giấy phép kinh doanh tại nước sở tại và hoạt động ít nhất 01 năm trước khi mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Điều kiện về địa điểm đặt văn phòng đại diện

Địa điểm đặt văn phòng đại diện tại Yên Bái phải có địa chỉ rõ ràng, hợp pháp, bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện.

Không được đặt tại chung cư, nhà tập thể không có chức năng kinh doanh theo quy hoạch sử dụng đất và nhà ở.

Văn phòng đại diện cần có hợp đồng thuê/mượn hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của chủ sở hữu địa điểm.

Địa chỉ đăng ký phải thuộc phạm vi quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Yên Bái.

Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện phải đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Không thuộc trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài, nhưng nếu là người nước ngoài phải có giấy phép lao động hoặc miễn giấy phép lao động theo quy định.

Không đồng thời là người đại diện pháp luật hoặc giữ chức danh quản lý tại nhiều đơn vị khác nếu điều này gây xung đột lợi ích.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở Yên Bái

Thành phần hồ sơ đầy đủ theo quy định

Khi thành lập văn phòng đại diện tại Yên Bái, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định pháp luật để đảm bảo quá trình đăng ký được thuận lợi. Thành phần hồ sơ cơ bản bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu quy định tại Phụ lục II-11 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương của công ty mẹ (nếu là công ty nước ngoài thì cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt).

Quyết định của doanh nghiệp về việc thành lập văn phòng đại diện, do người đại diện theo pháp luật ký.

Biên bản họp (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh) thống nhất thành lập văn phòng đại diện.

Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện (CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực).

Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải là người đại diện pháp luật trực tiếp thực hiện thủ tục).

Mẫu văn bản và giấy tờ quan trọng

Một số mẫu văn bản và giấy tờ quan trọng trong hồ sơ cần được soạn thảo đúng hình thức và nội dung theo quy định:

Mẫu Giấy đề nghị: Ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, tên và địa chỉ văn phòng đại diện, ngành nghề hoạt động, thông tin người đứng đầu.

Quyết định và Biên bản họp: Phải thể hiện rõ nội dung đồng ý thành lập văn phòng đại diện, thông qua thông tin địa điểm, người phụ trách, và thời điểm bắt đầu hoạt động.

Hợp đồng thuê địa điểm: Không bắt buộc nộp khi đăng ký nhưng cần chuẩn bị để chứng minh địa chỉ hợp pháp, phù hợp quy định về địa điểm kinh doanh.

Bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân: Phải rõ ràng, không mờ nhòe và còn thời hạn sử dụng.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ

Kiểm tra kỹ thông tin: Tất cả thông tin về tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, ngành nghề phải đồng nhất giữa các giấy tờ.

Ngôn ngữ và hình thức: Nếu giấy tờ từ nước ngoài, bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.

Người đứng đầu văn phòng đại diện không được thuộc các trường hợp bị cấm đảm nhiệm chức vụ theo Luật Doanh nghiệp.

Thời hạn nộp hồ sơ: Sau khi ra quyết định thành lập, nên nộp hồ sơ sớm để tránh ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động.

Lưu bản gốc và bản sao: Ngoài bộ hồ sơ nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp nên lưu ít nhất một bộ để đối chiếu khi cần.

Lệ phí thành lập văn phòng đại diện ở Yên Bái

Quy trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Yên Bái

Bước 1 – Tư vấn và chuẩn bị hồ sơ

Trước khi tiến hành đăng ký, doanh nghiệp cần được tư vấn kỹ về điều kiện, ngành nghề, địa điểm và các yêu cầu pháp lý liên quan đến việc mở văn phòng đại diện. Đây là giai đoạn quan trọng nhằm tránh sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ.

Xác định thông tin cơ bản: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ đặt trụ sở, phạm vi hoạt động và thông tin người đứng đầu.

Chuẩn bị hồ sơ: Bao gồm giấy đề nghị đăng ký hoạt động, bản sao giấy phép đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ, quyết định và biên bản họp thành lập, bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu và các giấy tờ liên quan khác.

Kiểm tra điều kiện địa điểm: Đảm bảo địa chỉ văn phòng đáp ứng quy định pháp luật, không đặt tại nhà tập thể, căn hộ chung cư có mục đích để ở (trừ khi được phép kinh doanh).

Tư vấn chuyên sâu: Nhiều doanh nghiệp lựa chọn đơn vị dịch vụ pháp lý để được hỗ trợ trọn gói, từ khâu soạn thảo giấy tờ, kiểm tra tính hợp lệ cho đến theo dõi tiến độ nộp hồ sơ.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Yên Bái

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Yên Bái. Có thể lựa chọn một trong hai hình thức:

Nộp trực tiếp: Người đại diện hoặc người được ủy quyền mang hồ sơ bản giấy đến nộp và nhận giấy biên nhận.

Nộp trực tuyến: Thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn. Sau khi hồ sơ điện tử được chấp thuận, doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ giấy kèm theo bản in xác nhận nộp trực tuyến để đối chiếu.

Quy trình xử lý tại cơ quan đăng ký kinh doanh:

Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bằng văn bản hoặc qua hệ thống trực tuyến để chỉnh sửa.

Nếu hồ sơ hợp lệ, trong vòng 03 – 05 ngày làm việc, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 3 – Nhận kết quả và thông báo hoạt động

Khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp cần thực hiện các bước tiếp theo để văn phòng đại diện chính thức đi vào hoạt động:

Khắc dấu và thông báo mẫu dấu: Văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu riêng (nếu cần) và thực hiện thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.

Thông báo với cơ quan thuế: Dù văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh trực tiếp, vẫn cần đăng ký mã số thuế phụ thuộc để phục vụ nghĩa vụ kê khai.

Treo biển tại trụ sở: Biển phải thể hiện đầy đủ tên văn phòng, tên công ty mẹ, mã số doanh nghiệp và địa chỉ.

Thông báo cho các đối tác và cơ quan liên quan: Đảm bảo tất cả các bên có giao dịch với công ty mẹ biết về sự hiện diện và chức năng của văn phòng đại diện tại Yên Bái.

Việc tuân thủ đầy đủ các bước trên giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý và đảm bảo văn phòng đại diện hoạt động hợp pháp, ổn định ngay từ ngày đầu.

Những lưu ý và lỗi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện

Lỗi chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bị trả lại là thiếu hoặc sai thông tin. Doanh nghiệp thường gặp lỗi như: không nộp đủ giấy tờ theo quy định, bản sao giấy phép đăng ký doanh nghiệp chưa được chứng thực, thông tin giữa các giấy tờ không đồng nhất, hoặc sử dụng mẫu văn bản cũ không còn hiệu lực. Để tránh sai sót này, cần rà soát kỹ từng thành phần hồ sơ, sử dụng đúng biểu mẫu mới nhất và đảm bảo mọi thông tin được ghi rõ ràng, chính xác.

Địa điểm đặt văn phòng không hợp lệ

Theo quy định, địa điểm đặt văn phòng đại diện phải là địa chỉ hợp pháp và đáp ứng điều kiện kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp bị từ chối hồ sơ vì đặt văn phòng tại nhà tập thể, căn hộ chung cư có mục đích để ở hoặc sử dụng địa chỉ không rõ ràng (không có số nhà, không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng). Do đó, trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra kỹ quy hoạch và tình trạng pháp lý của địa điểm, đồng thời chuẩn bị hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hợp lệ.

Vi phạm các quy định về báo cáo và quản lý

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, văn phòng đại diện phải tuân thủ các nghĩa vụ báo cáo và quản lý theo quy định của pháp luật. Một số doanh nghiệp mắc lỗi như: không thông báo mẫu dấu, không đăng ký mã số thuế phụ thuộc, hoặc không thực hiện báo cáo hoạt động định kỳ với công ty mẹ và cơ quan quản lý. Những vi phạm này có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí bị thu hồi giấy phép hoạt động. Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình quản lý hồ sơ, lưu trữ chứng từ và thực hiện đầy đủ các thủ tục sau khi thành lập.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Yên Bái của Gia Minh

Lý do nên chọn dịch vụ Gia Minh

Gia Minh là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và thực hiện thủ tục pháp lý cho doanh nghiệp trên toàn quốc, trong đó có dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Yên Bái. Với đội ngũ chuyên viên am hiểu pháp luật doanh nghiệp và quy trình đăng ký, Gia Minh giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và chi phí. Doanh nghiệp không phải mất công tìm hiểu từng biểu mẫu, từng quy định, mà chỉ cần cung cấp thông tin và giấy tờ cơ bản, mọi thủ tục còn lại sẽ được Gia Minh xử lý trọn gói.

Cam kết chất lượng và minh bạch

Gia Minh luôn đặt sự minh bạch và chính xác làm tiêu chí hàng đầu. Toàn bộ chi phí dịch vụ, thời gian thực hiện và các yêu cầu pháp lý sẽ được thông báo rõ ràng ngay từ đầu, không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng. Hồ sơ được soạn thảo đúng mẫu mới nhất, đảm bảo tính hợp lệ cao ngay từ lần nộp đầu tiên. Bên cạnh đó, Gia Minh luôn cập nhật kịp thời các thay đổi của pháp luật để áp dụng vào quy trình, giúp khách hàng yên tâm rằng hồ sơ đăng ký sẽ tuân thủ đúng quy định hiện hành.

Hỗ trợ tư vấn và xử lý hồ sơ nhanh chóng

Gia Minh cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí trước khi ký hợp đồng, giải đáp mọi thắc mắc về điều kiện, hồ sơ, địa điểm đặt văn phòng và các nghĩa vụ pháp lý liên quan. Sau khi tiếp nhận thông tin, đội ngũ chuyên viên sẽ tiến hành soạn hồ sơ, nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Yên Bái, theo dõi tình trạng xử lý và kịp thời phản hồi cho khách hàng. Nhờ quy trình làm việc chuyên nghiệp và sự am hiểu địa phương, Gia Minh có thể rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục chỉ còn khoảng 03 – 05 ngày làm việc, giúp doanh nghiệp sớm đưa văn phòng đại diện vào hoạt động.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở Yên Bái

Thành lập văn phòng đại diện mất bao lâu?

Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Yên Bái dao động từ 03 – 05 ngày làm việc kể từ khi Sở Kế hoạch và Đầu tư nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin, thời gian có thể kéo dài do cần bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian này.

Có thể tự nộp hồ sơ được không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Yên Bái hoặc thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ pháp lý trọn gói. Với hình thức này, đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt khách hàng soạn thảo hồ sơ, nộp và theo dõi kết quả cho đến khi nhận được giấy phép.

Thủ tục gia hạn giấy phép thế nào?

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện không quy định thời hạn nên không cần gia hạn định kỳ. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, nếu có thay đổi thông tin như: địa chỉ văn phòng, người đứng đầu hoặc ngành nghề hoạt động, doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo và đăng ký thay đổi với Sở Kế hoạch và Đầu tư trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi. Việc thực hiện đúng thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính và đảm bảo tính pháp lý của văn phòng đại diện.