Mẫu Hồ Sơ Đăng Ký Kinh Doanh Mới Nhất 2025 – Hướng Dẫn Từ A–Z
Mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng mẫu, đầy đủ và hợp lệ giúp quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi, tránh việc bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung. Nhiều cá nhân, tổ chức khi tự làm hồ sơ thường gặp khó khăn do không nắm rõ quy định pháp lý và biểu mẫu mới nhất. Trong năm 2025, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành hướng dẫn cụ thể cho từng loại hình doanh nghiệp theo quy định của Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Gia Minh cung cấp mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh chuẩn, dễ sử dụng và phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp tại 63 tỉnh thành.
Khái niệm và vai trò của hồ sơ đăng ký kinh doanh
Khái niệm hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký kinh doanh là tập hợp các tài liệu pháp lý bắt buộc khi tổ chức, cá nhân muốn thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cá thể. Hồ sơ này thể hiện đầy đủ thông tin về doanh nghiệp như tên, loại hình, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề, người đại diện theo pháp luật và thành viên/cổ đông góp vốn.
Chức năng chính của hồ sơ là xác nhận tư cách pháp nhân hợp pháp của doanh nghiệp sau khi được Sở Kế hoạch và Đầu tư phê duyệt. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đồng thời là nền tảng để thực hiện các thủ tục tiếp theo như khắc dấu, đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng và phát hành hóa đơn điện tử.
Vai trò của hồ sơ trong thành lập doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký kinh doanh có vai trò trọng yếu trong toàn bộ quy trình thành lập doanh nghiệp. Đây là cơ sở để Sở Kế hoạch và Đầu tư xem xét, cấp phép và ghi nhận thông tin pháp lý của doanh nghiệp vào hệ thống quốc gia.
Ngoài ra, hồ sơ còn giúp xác định vốn điều lệ, cổ đông hoặc thành viên góp vốn, ngành nghề kinh doanh hợp pháp, và địa điểm trụ sở – những yếu tố quyết định phạm vi hoạt động và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác và đầy đủ không chỉ giúp rút ngắn thời gian cấp phép, mà còn tránh rủi ro pháp lý, tranh chấp nội bộ về quyền sở hữu và nghĩa vụ tài chính trong quá trình hoạt động.
Các quy định pháp lý liên quan
Căn cứ pháp lý về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, cùng các Nghị định hướng dẫn thi hành như Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Các văn bản này quy định rõ thành phần hồ sơ, biểu mẫu, trình tự và thời hạn giải quyết, đồng thời hướng dẫn thủ tục công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia. Tuân thủ đúng quy định pháp luật giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, minh bạch và thuận lợi trong giao dịch với cơ quan quản lý nhà nước.
Thành phần mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là tài liệu bắt buộc đầu tiên trong hồ sơ đăng ký kinh doanh, theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Nội dung chính gồm:
Tên doanh nghiệp (ghi đúng theo quy định, bao gồm loại hình và tên riêng).
Loại hình doanh nghiệp: công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân hoặc hợp danh.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0932 785 561 - 0868 458 111 (zalo).
Địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, và thông tin người đại diện theo pháp luật.
Ngoài ra, phần cam kết của người đại diện pháp luật cần được ký tên rõ ràng và thống nhất với Điều lệ công ty. Một số lỗi thường gặp là khai sai mã ngành hoặc không thống nhất thông tin giữa các biểu mẫu. Do đó, doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng trước khi nộp để tránh bị trả hồ sơ.
Điều lệ công ty
Điều lệ công ty là văn bản thể hiện toàn bộ quy tắc hoạt động, quyền và nghĩa vụ của các thành viên hoặc cổ đông. Nội dung cơ bản bao gồm:
Cơ cấu tổ chức quản lý, quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí trong công ty.
Quy định về góp vốn, chuyển nhượng vốn, chia lợi nhuận và xử lý thua lỗ.
Cách thức triệu tập và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên.
Trình tự giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc xử lý tranh chấp nội bộ.
Điều lệ phải được tất cả thành viên hoặc cổ đông sáng lập ký tên, đảm bảo tính pháp lý và thể hiện sự đồng thuận khi thành lập doanh nghiệp. Đây là tài liệu quan trọng để cơ quan đăng ký kinh doanh xác định cơ cấu nội bộ hợp pháp của công ty.
Danh sách cổ đông hoặc thành viên góp vốn
Danh sách cổ đông hoặc thành viên góp vốn là phần xác nhận tư cách sở hữu vốn điều lệ trong doanh nghiệp. Tài liệu này cần nêu rõ:
Họ tên, ngày sinh, quốc tịch, CMND/CCCD/Hộ chiếu, địa chỉ thường trú của từng người góp vốn.
Tỷ lệ góp vốn và hình thức góp vốn (tiền mặt, tài sản, quyền sở hữu trí tuệ…).
Biên bản góp vốn hoặc hợp đồng góp vốn nếu có từ hai thành viên trở lên.
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù như luật, kiểm toán, dược phẩm, danh sách này phải kèm theo chứng chỉ hành nghề hợp lệ của các thành viên có liên quan, theo quy định pháp luật chuyên ngành.
Giấy tờ chứng minh trụ sở công ty
Trụ sở chính là yếu tố bắt buộc được xác minh trong hồ sơ đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp cần nộp giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm như:
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu là trụ sở thuộc quyền sở hữu của công ty hoặc cá nhân góp vốn).
Hợp đồng thuê hoặc mượn mặt bằng có xác nhận của chủ nhà và bản sao công chứng hợp đồng.
Địa chỉ trụ sở không được đặt tại nhà tập thể, ký túc xá, khu vực cấm kinh doanh, và phải thuộc địa bàn hành chính có mã địa chỉ hợp lệ. Thông tin trên hợp đồng thuê phải thống nhất với địa chỉ ghi trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Giấy ủy quyền (nếu sử dụng dịch vụ)
Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị tư vấn hoặc cá nhân đại diện thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh, cần có Giấy ủy quyền hợp pháp. Văn bản này ghi rõ:
Thông tin người được ủy quyền (họ tên, CMND/CCCD, địa chỉ).
Phạm vi ủy quyền (chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, nhận kết quả).
Chữ ký và xác nhận của người đại diện pháp luật.
Giấy ủy quyền giúp đảm bảo quá trình nộp hồ sơ được thực hiện đúng quy định và rút ngắn thời gian xử lý thủ tục, đặc biệt khi sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký kinh doanh chuyên nghiệp như Gia Minh Consulting.
Quy trình sử dụng mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh
Việc sử dụng mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh đúng quy định giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và được Sở Kế hoạch & Đầu tư (KH&ĐT) chấp thuận nhanh chóng. Dưới đây là quy trình chi tiết từ khâu chuẩn bị đến nhận kết quả, kèm những mẹo thực tế giúp hồ sơ hợp lệ và xử lý suôn sẻ.
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
- Các giấy tờ cần thiết:
Trước khi sử dụng mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý gồm:
Giấy tờ cá nhân của người đại diện pháp luật: CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
Danh sách cổ đông hoặc thành viên góp vốn: ghi rõ tỷ lệ sở hữu, số vốn, chữ ký xác nhận.
Điều lệ công ty: nêu rõ cơ cấu tổ chức, quyền hạn, nghĩa vụ và cơ chế quản lý nội bộ.
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trụ sở chính: hợp đồng thuê, sổ đỏ, giấy xác nhận địa điểm hợp pháp.
- Mẹo kiểm tra thông tin trùng khớp:
Kiểm tra kỹ họ tên, ngày sinh, số CCCD và mã số thuế trùng khớp trên toàn bộ giấy tờ.
Sử dụng đúng mẫu biểu mới nhất ban hành theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Đảm bảo tên doanh nghiệp không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên đã đăng ký trước đó.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo file hồ sơ điện tử lưu trữ riêng (PDF/Word) để dễ chỉnh sửa, cập nhật và nộp trực tuyến sau này.
Nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT
- Hình thức nộp hồ sơ:
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp hoặc nộp online:
Nộp trực tiếp: tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở chính.
Nộp online: qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn
- Quy trình tiếp nhận và xử lý:
Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong 1–2 ngày làm việc.
Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ.
Trong vòng 3–5 ngày làm việc, Sở KH&ĐT sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Những lỗi phổ biến và cách tránh:
Sai thông tin người đại diện pháp luật → kiểm tra kỹ giấy tờ cá nhân.
Thiếu chữ ký hoặc dấu xác nhận trong danh sách cổ đông.
Sử dụng mẫu cũ hoặc ngành nghề không chính xác → tra cứu ngành nghề kinh doanh theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.
Địa chỉ trụ sở không hợp lệ (nhà tập thể, căn hộ chung cư) → phải là địa điểm thương mại hoặc được phép đăng ký kinh doanh.
💡 Mẹo nhỏ: Khi nộp online, nên ký số bằng chữ ký số hợp lệ để tránh bị từ chối do sai định dạng.
Theo dõi tiến độ và nhận kết quả
- Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ:
Truy cập tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia để xem trạng thái hồ sơ.
Nếu hồ sơ cần bổ sung, sẽ có thông báo điện tử kèm hướng dẫn chỉnh sửa chi tiết.
- Nhận kết quả và thực hiện bước sau đăng ký:
Sau khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN).
Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế.
Sau khi nhận giấy phép, doanh nghiệp cần hoàn thiện:
Khắc dấu công ty và công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.
Đăng ký thuế ban đầu tại cơ quan thuế.
Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để giao dịch và kê khai thuế điện tử.
Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Lưu trữ hồ sơ gốc và bản sao hợp pháp:
Doanh nghiệp nên lưu giữ bản gốc hồ sơ đăng ký và biên nhận để phục vụ kiểm tra sau này. Đồng thời, tạo bộ hồ sơ điện tử để dễ dàng tra cứu, cập nhật khi thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh.
Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh
Khai báo chính xác thông tin
Khi sử dụng mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh, yếu tố quan trọng nhất là khai báo thông tin chính xác và nhất quán. Cụ thể, doanh nghiệp cần chú ý đến các mục sau:
Tên công ty: phải được đặt theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác.
Địa chỉ trụ sở chính: phải rõ ràng, có thật, không được đặt tại căn hộ chung cư nếu không có chức năng kinh doanh.
Ngành nghề kinh doanh: lựa chọn và ghi mã ngành theo hệ thống ngành nghề Việt Nam; nếu ngành nghề có điều kiện thì cần chuẩn bị thêm giấy phép con.
Vốn điều lệ: kê khai phù hợp với quy mô và năng lực tài chính; tránh khai quá cao để không ảnh hưởng đến mức thuế môn bài.
Sai sót trong các thông tin trên có thể khiến hồ sơ bị trả lại, yêu cầu chỉnh sửa, hoặc thậm chí bị xử phạt hành chính. Việc rà soát kỹ thông tin trước khi nộp là bước giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý.
Chuẩn hóa hồ sơ và tài liệu đính kèm
Ngoài việc khai báo thông tin, doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ được chuẩn hóa và công chứng đầy đủ. Mỗi tài liệu phải đúng định dạng và mẫu quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh, bao gồm:
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập.
Bản sao công chứng giấy tờ cá nhân của người đại diện pháp luật.
Điều lệ công ty, hợp đồng thuê trụ sở (nếu có).
Các giấy tờ công chứng phải còn hiệu lực trong 6 tháng, trình bày rõ ràng, không tẩy xóa. Hồ sơ gọn gàng, đúng thứ tự sẽ giúp cán bộ thụ lý dễ kiểm tra và phê duyệt nhanh hơn.
Sử dụng dịch vụ tư vấn uy tín
Để tránh rủi ro và đảm bảo tiến độ đăng ký, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị tư vấn pháp lý uy tín. Gia Minh Consulting là đối tác tin cậy chuyên soạn thảo, rà soát, nộp và theo dõi hồ sơ đăng ký kinh doanh trên toàn quốc.
Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ của Gia Minh:
Tư vấn chi tiết loại hình doanh nghiệp và ngành nghề phù hợp.
Soạn hồ sơ đúng mẫu, chính xác, hợp pháp.
Đại diện khách hàng làm việc với cơ quan nhà nước và theo dõi tiến trình đến khi nhận kết quả.
Gia Minh cam kết xử lý hồ sơ nhanh chóng – đúng luật – chi phí minh bạch, giúp doanh nghiệp yên tâm khởi nghiệp và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Câu hỏi thường gặp về mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh (FAQ)
- Thời gian chuẩn bị và nộp hồ sơ mất bao lâu?
Thông thường, việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh mất khoảng 1–2 ngày làm việc nếu đầy đủ giấy tờ. Sau khi nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, thời gian xử lý trung bình từ 3–5 ngày làm việc. Một số ngành nghề có điều kiện đặc thù có thể kéo dài hơn.
- Có thể ủy quyền cho đơn vị tư vấn thực hiện không?
Hoàn toàn có thể. Doanh nghiệp được phép ủy quyền cho đơn vị dịch vụ pháp lý hoặc tư vấn doanh nghiệp như Gia Minh Consulting đại diện soạn hồ sơ, nộp và theo dõi tiến trình tại cơ quan nhà nước, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
- Hồ sơ cần cập nhật khi thay đổi trụ sở, ngành nghề hay vốn điều lệ?
Có. Mỗi lần thay đổi thông tin quan trọng như địa chỉ trụ sở, người đại diện, vốn điều lệ hoặc ngành nghề, doanh nghiệp cần làm hồ sơ đăng ký thay đổi theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
- Chi phí dịch vụ trọn gói khoảng bao nhiêu?
Chi phí dịch vụ trọn gói tại Gia Minh Consulting thường dao động từ 1.000.000 – 2.500.000 VNĐ, tùy theo loại hình và yêu cầu cụ thể. Mức phí đã bao gồm tư vấn, soạn hồ sơ, nộp và nhận kết quả thay doanh nghiệp.
Mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa hoạt động và khẳng định tư cách pháp nhân trước pháp luật. Việc sử dụng đúng mẫu, đúng quy trình không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tránh rủi ro pháp lý khi nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hoặc muốn đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh, Gia Minh cung cấp dịch vụ hỗ trợ soạn thảo và nộp hồ sơ trọn gói. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của Gia Minh sẽ tư vấn chi tiết từng loại hình doanh nlghiệp, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và đồng hành đến khi có giấy phép. Liên hệ ngay để nhận mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh mới nhất 2025 và được hỗ trợ miễn phí bước đầu.
