Hướng dẫn thủ tục đăng ký mã số mã vạch

1071
02/01/2026

5/5 - (1 bình chọn)

Hướng dẫn thủ tục đăng ký mã số mã vạch là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp và cơ sở sản xuất đăng ký mã vạch hợp pháp, tiết kiệm thời gian và chi phí. Mã số mã vạch không chỉ giúp quản lý sản phẩm, tối ưu hóa logistics mà còn tăng uy tín thương hiệu và tạo điều kiện thuận lợi trong giao dịch thương mại, xuất nhập khẩu.

Quy trình đăng ký mã số mã vạch bao gồm tra cứu khả năng cấp mã, chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ tại cơ quan cấp phép, theo dõi thẩm định và nhận kết quả. Nếu thực hiện không đúng trình tự, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro như hồ sơ bị trả lại, chi phí phát sinh hoặc vi phạm quy định pháp luật về tiêu chuẩn sản phẩm.

Sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm công sức, hạn chế sai sót, chuẩn hóa hồ sơ và đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về điều kiện, hồ sơ, trình tự thủ tục, chi phí, rủi ro và FAQ, giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam dễ dàng thực hiện đăng ký mã vạch cho sản phẩm của mình một cách hợp pháp, nhanh gọn và an toàn.

Tổng quan về mã số mã vạch và vai trò của nó

Mã số mã vạch là gì?

Mã số mã vạch là hệ thống ký hiệu gồm các con số và vạch đen song song, được in trên bao bì sản phẩm nhằm nhận diện duy nhất từng mặt hàng trong lưu thông. Mỗi mã vạch gắn với thông tin cơ bản của sản phẩm như doanh nghiệp sở hữu, chủng loại, quy cách, và được hệ thống máy quét đọc nhanh, chính xác. Về chức năng, mã số mã vạch giúp tự động hóa quá trình nhập – xuất – tồn kho, giảm sai sót khi ghi nhận thủ công và tăng tốc độ thanh toán trong bán lẻ. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, mã vạch là công cụ hỗ trợ phân loại, kiểm soát và truy xuất nguồn gốc hàng hóa theo chuẩn quốc tế, giúp sản phẩm dễ dàng tham gia chuỗi cung ứng hiện đại và đáp ứng yêu cầu quản lý của đối tác.

Vai trò của mã số mã vạch trong kinh doanh

Trong kinh doanh, mã số mã vạch đóng vai trò như “chứng minh thư” của sản phẩm trên thị trường. Việc gắn mã vạch hợp lệ giúp tăng uy tín thương hiệu, thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch thông tin đối với người tiêu dùng, nhà phân phối và đối tác. Mã vạch còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả vòng đời sản phẩm: từ sản xuất, lưu kho, phân phối đến bán lẻ. Khi phát sinh sự cố về chất lượng, doanh nghiệp có thể nhanh chóng truy xuất nguồn gốc, khoanh vùng lô hàng và xử lý kịp thời, hạn chế rủi ro pháp lý. Ngoài ra, nhiều siêu thị, sàn thương mại điện tử và đối tác xuất khẩu yêu cầu bắt buộc phải có mã số mã vạch hợp lệ để đưa hàng hóa vào hệ thống.

Pháp lý và tiêu chuẩn Việt Nam về mã vạch

Tại Việt Nam, việc đăng ký và quản lý mã số mã vạch được thực hiện theo quy định của Hiệp hội Mã số Mã vạch Việt Nam (GS1 Việt Nam). Doanh nghiệp khi sử dụng mã vạch phải đăng ký quyền sử dụng mã, nộp phí duy trì hằng năm và tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về cấu trúc mã, kích thước, độ tương phản khi in. Mã vạch in trên sản phẩm phải đảm bảo khả năng quét, không bị biến dạng, sai tỷ lệ hoặc trùng lặp với mã của đơn vị khác. Việc sử dụng mã vạch không đăng ký, dùng sai chuẩn hoặc mạo danh mã có thể bị xử phạt và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

Điều kiện đăng ký mã số mã vạch

Điều kiện về doanh nghiệp hoặc cơ sở sản xuất

Điều kiện tiên quyết để đăng ký mã số mã vạch là doanh nghiệp hoặc cơ sở sản xuất phải đăng ký kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam, có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc quyết định thành lập theo đúng quy định. Ngành nghề đăng ký cần phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa gắn mã vạch. Trong một số lĩnh vực đặc thù (thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, nông sản…), doanh nghiệp phải có thêm giấy phép ngành nghề liên quan hoặc hồ sơ công bố theo quy định chuyên ngành. Thông tin pháp lý này là cơ sở để cơ quan quản lý xác định chủ thể chịu trách nhiệm đối với mã số mã vạch được cấp.

Điều kiện về sản phẩm

Sản phẩm đăng ký mã số mã vạch cần đáp ứng yêu cầu về an toàn, chất lượng và công bố hợp quy/hợp chuẩn theo quy định (nếu thuộc nhóm bắt buộc). Hàng hóa phải có nhãn mác, bao bì đầy đủ các thông tin tối thiểu như tên sản phẩm, tên – địa chỉ tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm, xuất xứ, định lượng… Mã vạch chỉ được gắn khi sản phẩm đã sẵn sàng lưu thông, tránh tình trạng đăng ký tràn lan cho sản phẩm chưa hoàn thiện. Đối với doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm, mỗi quy cách, dung tích hoặc bao bì khác nhau cần được quản lý bằng mã riêng để đảm bảo tính chính xác khi bán hàng và truy xuất.

Điều kiện về hồ sơ và giấy tờ bổ sung

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch bao gồm các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp như giấy đăng ký kinh doanh, thông tin người đại diện, thông tin liên hệ và tờ khai đăng ký theo mẫu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị danh mục sản phẩm dự kiến sử dụng mã vạch, thể hiện rõ tên sản phẩm, chủng loại, quy cách đóng gói. Trong một số trường hợp, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu cung cấp mẫu sản phẩm hoặc hình ảnh bao bì để đối chiếu thông tin. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thống nhất ngay từ đầu giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh phải chỉnh sửa, bổ sung nhiều lần.

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Hồ sơ cơ bản

Để đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước nhóm hồ sơ “cốt lõi” theo yêu cầu của tổ chức cấp mã (thường là qua hệ thống/đơn vị quản lý mã số mã vạch). Trước hết là đơn đăng ký theo mẫu của VGS, điền đầy đủ thông tin pháp lý và thông tin liên hệ: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp/mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện, email – số điện thoại nhận thông báo, lĩnh vực hoạt động và nhu cầu sử dụng mã. Kế tiếp là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp (bản scan rõ nét hoặc bản sao chứng thực tùy phương thức nộp). Nếu doanh nghiệp có nhiều địa điểm sản xuất/chi nhánh trực tiếp đưa sản phẩm ra thị trường, nên thống nhất thông tin chủ thể đứng tên đăng ký mã để tránh phát sinh sửa đổi sau này. Ngoài ra, chuẩn bị sẵn thông tin tài khoản ngân hàng và địa chỉ xuất hóa đơn (nếu được yêu cầu trong bước thanh toán/lệ phí) để quá trình thụ lý không bị gián đoạn vì thiếu dữ liệu.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0932 785 561 - 0868 458 111 (zalo).

Hồ sơ bổ sung theo nhóm sản phẩm

Bên cạnh hồ sơ pháp lý, cơ quan/đơn vị tiếp nhận thường yêu cầu doanh nghiệp cung cấp danh sách sản phẩm dự kiến gắn mã vạch. Danh sách này nên trình bày theo bảng: tên sản phẩm, quy cách/đóng gói, đơn vị tính, chủng loại/biến thể (mùi vị, trọng lượng, màu sắc…), nhãn hàng, và dự kiến số lượng SKU cần cấp mã. Kèm theo đó là bao bì, mẫu nhãn hoặc hình ảnh sản phẩm (file ảnh rõ nét, thể hiện tên hàng hóa, thành phần/chỉ tiêu cơ bản, đơn vị chịu trách nhiệm). Với nhóm sản phẩm có yếu tố thương hiệu, nên bổ sung giấy tờ chứng minh quyền sở hữu sản phẩm như: giấy chứng nhận nhãn hiệu (nếu có), hợp đồng gia công/đặt hàng sản xuất, hợp đồng phân phối độc quyền, hoặc văn bản xác nhận quyền sử dụng nhãn hàng. Mục tiêu của bộ hồ sơ bổ sung là chứng minh sản phẩm thuộc quyền quản lý – đưa ra thị trường hợp pháp của doanh nghiệp, hạn chế rủi ro bị yêu cầu giải trình nguồn gốc/đầu mối chịu trách nhiệm.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ điện tử

Nếu nộp hồ sơ theo hình thức online, khâu chuẩn hóa bản điện tử quyết định rất lớn đến tốc độ xử lý. Doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin đúng theo giấy đăng ký doanh nghiệp, tránh viết tắt không thống nhất (ví dụ: “P.”, “Q.”, thiếu số nhà, thiếu phường/xã) vì hệ thống dễ báo lỗi hoặc hồ sơ bị yêu cầu cập nhật. Với tệp đính kèm, nên scan màu, rõ nét, không cắt mất góc, ưu tiên định dạng PDF cho văn bản và/PNG cho hình ảnh nhãn – bao bì; dung lượng mỗi file ở mức vừa phải để tải lên ổn định. Tên file nên đặt theo cấu trúc dễ kiểm tra: “GPKD.pdf”, “DonDangKy.pdf”, “DanhMucSanPham.xlsx”, “NhanBaoBi_01”… Trường hợp hệ thống yêu cầu ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký số còn hiệu lực, cài đặt môi trường ký phù hợp và kiểm tra quyền ký của người đại diện/được ủy quyền. Cuối cùng, nên lưu bản mềm đồng bộ để khi có phản hồi bổ sung có thể chỉnh sửa nhanh, tránh nộp lại từ đầu.

Trình tự thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Bước 1: Tư vấn và tra cứu mã vạch

Bước đầu tiên là xác định đúng nhu cầu và cấu trúc mã vạch theo chiến lược sản phẩm. Doanh nghiệp nên rà soát xem sản phẩm đã từng được cấp mã dưới một chủ thể khác hay chưa, đặc biệt với các tình huống: nhận chuyển nhượng thương hiệu, tiếp quản nhãn hàng, gia công cho đối tác rồi chuyển sang tự phân phối. Việc kiểm tra mã vạch đã cấp cho sản phẩm tương tự chưa giúp tránh trùng lặp, tránh sử dụng mã của doanh nghiệp khác (dễ phát sinh tranh chấp hoặc bị hệ thống bán lẻ từ chối). Sau đó là tư vấn lựa chọn loại mã và nhóm sản phẩm: xác định số lượng SKU hiện tại và kế hoạch mở rộng để chọn gói mã phù hợp (tránh chọn quá ít rồi phải xin bổ sung nhiều lần, hoặc chọn quá lớn gây lãng phí). Đồng thời, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy ước đặt tên sản phẩm – biến thể, vì đây là cơ sở để quản lý danh mục mã ổn định khi triển khai vào in tem, kho và hệ thống bán hàng.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ và nộp

Sau khi chốt nhu cầu, doanh nghiệp tiến hành chuẩn hóa giấy tờ và danh mục sản phẩm theo cấu trúc thống nhất: hồ sơ pháp lý, đơn đăng ký, bảng danh mục SKU, file nhãn/bao bì và tài liệu chứng minh quyền sở hữu/quyền phân phối (nếu có). Tại bước này, nên rà lại lần cuối các thông tin quan trọng: tên doanh nghiệp đúng như giấy phép, mã số thuế, địa chỉ, email nhận thông báo, người phụ trách. Nếu có ủy quyền nộp hồ sơ, cần văn bản ủy quyền và giấy tờ cá nhân đúng định dạng. Việc nộp trực tiếp hoặc online đến VGS tùy điều kiện doanh nghiệp: nộp online thuận tiện, theo dõi trạng thái nhanh; nộp trực tiếp phù hợp khi cần hỗ trợ kiểm tra hồ sơ ngay tại quầy. Dù nộp theo cách nào, doanh nghiệp nên lưu lại mã hồ sơ/biên nhận và thời điểm nộp để đối chiếu tiến độ, tránh thất lạc trong quá trình xử lý.

Bước 3: Theo dõi thẩm định và nhận kết quả

Sau khi tiếp nhận, hồ sơ sẽ được thẩm định về tính đầy đủ và tính hợp lệ. Doanh nghiệp cần theo dõi email/tài khoản nộp hồ sơ để kịp thời giải trình hồ sơ nếu có phản hồi như: file scan mờ, thiếu trang, danh mục sản phẩm chưa rõ quy cách, thông tin chủ thể không trùng khớp, hoặc thiếu căn cứ quyền sở hữu/ủy quyền. Khi nhận yêu cầu bổ sung, nên trả lời theo đúng checklist và nộp lại phần cần chỉnh sửa thay vì gửi rời rạc nhiều lần (dễ kéo dài thời gian). Khi hồ sơ đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận giấy chứng nhận mã số mã vạch và thông tin tiền tố mã (nếu áp dụng), từ đó triển khai tạo mã cho từng sản phẩm và đưa vào thiết kế tem/nhãn. Ở giai đoạn sau cấp, doanh nghiệp cũng nên thiết lập quy trình quản trị mã nội bộ: phân quyền tạo mã, cập nhật danh mục sản phẩm mới, lưu hồ sơ sản phẩm theo từng SKU, để đảm bảo mã vạch được sử dụng thống nhất trên bao bì, hóa đơn, kho và hệ thống bán lẻ.

Thời gian, chi phí và các khoản phí phát sinh

Khi đăng ký mã số mã vạch (MSMV), doanh nghiệp thường quan tâm nhất đến 3 yếu tố: mất bao lâu để có mã, tổng chi phí phải nộp và những khoản phát sinh có thể gặp trong quá trình chuẩn hóa – bổ sung – duy trì mã. Trên thực tế, thời gian và chi phí không chỉ phụ thuộc vào việc nộp hồ sơ “đủ” hay “thiếu”, mà còn phụ thuộc vào số lượng sản phẩm đăng ký, mức độ thống nhất thông tin pháp lý giữa giấy tờ và khả năng cập nhật đúng nhóm sản phẩm theo danh mục. Ngoài phần lệ phí theo quy định, doanh nghiệp cũng nên dự trù ngân sách cho các tình huống cần điều chỉnh, gia hạn, mở rộng danh mục hoặc thay đổi thông tin doanh nghiệp. Việc nắm rõ các mốc thời gian và cấu trúc chi phí ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch in bao bì, triển khai bán hàng và làm việc với hệ thống siêu thị – sàn thương mại điện tử.

Thời gian xử lý hồ sơ

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký MSMV trung bình khoảng 10–15 ngày làm việc trong điều kiện hồ sơ đầy đủ, thông tin thống nhất và doanh nghiệp phản hồi nhanh khi có yêu cầu bổ sung. Tuy nhiên, thời gian thực tế có thể thay đổi tùy theo số lượng sản phẩm doanh nghiệp dự kiến đưa vào hệ thống và tính phức tạp của nhóm hàng (nhiều dòng sản phẩm, nhiều quy cách đóng gói, nhiều biến thể). Trường hợp hồ sơ thiếu, sai mẫu, sai thông tin pháp lý hoặc cần chỉnh sửa phân nhóm sản phẩm, thời gian có thể kéo dài do phải rà soát và nộp lại. Để rút ngắn tiến độ, doanh nghiệp nên chuẩn hóa tên sản phẩm, quy cách, nhãn hàng và bảo đảm thông tin doanh nghiệp khớp tuyệt đối với giấy đăng ký kinh doanh.

Chi phí nhà nước và dịch vụ

Về chi phí, doanh nghiệp thường gặp 2 nhóm chính: chi phí nhà nước và chi phí dịch vụ (nếu thuê đơn vị hỗ trợ). Chi phí nhà nước gồm lệ phí nộp hồ sơ và các khoản liên quan theo quy định của VGS (mức thu có thể thay đổi theo từng thời kỳ và phạm vi đăng ký). Với dịch vụ, phí trọn gói thường được tính dựa trên số lượng sản phẩm, mức độ cần tư vấn phân nhóm, hỗ trợ kê khai dữ liệu và xử lý các tình huống phát sinh. Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá theo cấu trúc minh bạch: phí soạn – nộp hồ sơ, phí theo sản phẩm/nhóm sản phẩm, phí hỗ trợ cập nhật dữ liệu sau khi được cấp mã. Cách này giúp hạn chế “đội chi phí” khi cần bổ sung thêm sản phẩm.

Các khoản chi phí phát sinh cần lưu ý

Ngoài chi phí ban đầu, doanh nghiệp cần dự trù một số khoản phát sinh thường gặp: phí điều chỉnh hồ sơ khi sai thông tin doanh nghiệp, sai địa chỉ, sai người đại diện; phí gia hạn/duy trì trong trường hợp đến kỳ phải đóng theo quy định; và chi phí khi sửa đổi nhóm sản phẩm hoặc mở rộng danh mục sản phẩm sau này. Thực tế, nhiều doanh nghiệp đăng ký vội để kịp in bao bì, dẫn đến kê khai thiếu sản phẩm hoặc phân nhóm không chuẩn, về sau phải điều chỉnh làm mất thời gian và phát sinh chi phí. Ngoài ra còn có chi phí nội bộ như thiết kế – in ấn tem nhãn, cập nhật mã lên bao bì, thay đổi dữ liệu sản phẩm trên kênh phân phối. Doanh nghiệp nên lập danh mục sản phẩm dự kiến trong 6–12 tháng để đăng ký phù hợp ngay từ đầu.

Rủi ro khi tự đăng ký mã số mã vạch

Tự đăng ký MSMV giúp doanh nghiệp tiết kiệm một phần chi phí dịch vụ, nhưng đi kèm là nhiều rủi ro do quy trình yêu cầu hồ sơ đúng biểu mẫu, kê khai chuẩn nhóm sản phẩm và tuân thủ mốc thời gian. Chỉ cần sai một chi tiết nhỏ như tên doanh nghiệp viết tắt, địa chỉ không khớp giấy phép, hoặc mô tả nhóm hàng không phù hợp, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc phải nộp lại từ đầu. Rủi ro lớn nhất không chỉ nằm ở việc “bị trả hồ sơ”, mà là việc trễ tiến độ ra mắt sản phẩm, chậm in bao bì, lỡ kế hoạch nhập hàng vào siêu thị/đại lý hoặc bị từ chối niêm yết trên sàn. Dưới đây là 3 nhóm rủi ro phổ biến nhất khi doanh nghiệp tự thực hiện.

Hồ sơ bị trả lại hoặc thiếu giấy tờ

Rủi ro thường gặp nhất là hồ sơ bị trả lại do thiếu giấy tờ, sai mẫu hoặc thông tin kê khai không khớp với hồ sơ pháp lý. Ví dụ: thiếu bản sao giấy đăng ký kinh doanh hợp lệ, thiếu thông tin người đại diện, sai định dạng tệp đính kèm, hoặc khai báo ngành nghề – phạm vi hoạt động không tương thích với nhóm sản phẩm đăng ký. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp nộp hồ sơ nhưng không kiểm tra kỹ nội dung biểu mẫu, dẫn đến sai tên công ty, sai mã số thuế, sai địa chỉ, gây mất thời gian chỉnh sửa. Khi bị yêu cầu bổ sung, nếu phản hồi chậm hoặc nộp lại vẫn sai, hồ sơ dễ bị kéo dài, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ triển khai bán hàng.

Sai thông tin nhóm sản phẩm

Sai nhóm sản phẩm là lỗi “nguy hiểm” vì có thể dẫn đến việc mã được cấp nhưng dữ liệu sản phẩm không chuẩn, gây khó khăn khi đối tác quét mã, kiểm tra thông tin hoặc đồng bộ lên hệ thống bán lẻ. Doanh nghiệp thường nhầm giữa dòng sản phẩm và quy cách đóng gói, hoặc gộp nhiều biến thể vào một mô tả chung khiến dữ liệu thiếu minh bạch. Trường hợp khác là kê khai nhóm hàng quá rộng, không thể hiện đúng bản chất sản phẩm, về sau phải điều chỉnh, vừa phát sinh chi phí vừa phát sinh rủi ro gián đoạn thông tin trên kênh phân phối. Để hạn chế, doanh nghiệp cần xây dựng danh mục sản phẩm chi tiết (tên, quy cách, đơn vị tính, thương hiệu) và phân nhóm ngay từ đầu theo định hướng kinh doanh 6–12 tháng.

Trễ hạn cấp mã và ảnh hưởng đến kinh doanh

Khi tự đăng ký, doanh nghiệp thường đánh giá thấp tác động của việc trễ hạn cấp mã. Chỉ cần hồ sơ kéo dài thêm vài ngày đến vài tuần là kế hoạch in bao bì có thể bị “đứng”, hàng không kịp lên kệ, hoặc đối tác phân phối yêu cầu bổ sung MSMV mới nhận hàng. Với sàn thương mại điện tử và chuỗi bán lẻ, MSMV còn liên quan đến chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm, quản lý tồn kho và truy xuất nguồn gốc. Nếu mã về trễ, doanh nghiệp có thể phải in tạm tem dán, phát sinh chi phí thay bao bì hoặc điều chỉnh hồ sơ kỹ thuật sản phẩm. Vì vậy, nếu doanh nghiệp cần ra mắt gấp, tốt nhất nên chuẩn hóa hồ sơ từ đầu hoặc sử dụng đơn vị hỗ trợ để kiểm soát tiến độ và tránh sai sót.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói

Tiết kiệm thời gian, nhân sự và công sức

Đăng ký mã số mã vạch (MSMV) theo chuẩn GS1 không chỉ đơn thuần là nộp một bộ hồ sơ, mà còn bao gồm nhiều bước kỹ thuật và thủ tục liên quan như lựa chọn loại mã doanh nghiệp phù hợp, khai báo thông tin trên hệ thống, theo dõi trạng thái xử lý và thực hiện nghĩa vụ phí đúng thời hạn. Nếu tự thực hiện, doanh nghiệp thường mất nhiều thời gian tìm hiểu quy trình, dễ thao tác sai hoặc thiếu thông tin dẫn đến phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần. Dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian thực hiện, không cần bố trí thêm nhân sự chuyên trách hay cử người đi lại làm thủ tục. Toàn bộ quá trình được xử lý tập trung, đúng trình tự, giúp doanh nghiệp nhanh chóng có mã vạch hợp lệ để in nhãn sản phẩm, đưa hàng hóa ra thị trường, phân phối vào siêu thị hoặc sàn thương mại điện tử.

Chuẩn hóa hồ sơ – hạn chế rủi ro pháp lý

Mã số mã vạch là căn cứ định danh sản phẩm trong lưu thông hàng hóa, vì vậy việc đăng ký và sử dụng không đúng quy định có thể dẫn đến nhiều rủi ro như bị đối tác từ chối, bị yêu cầu chỉnh sửa thông tin hoặc thậm chí bị xử phạt hành chính. Các sai sót thường gặp gồm: đăng ký sai loại mã doanh nghiệp, khai báo thông tin pháp lý không thống nhất, không quản lý dải mã GTIN đúng nguyên tắc hoặc quên nghĩa vụ phí duy trì hằng năm. Khi sử dụng dịch vụ trọn gói, hồ sơ của doanh nghiệp được rà soát và chuẩn hóa ngay từ đầu, từ thông tin pháp lý đến phương án phân bổ mã cho từng sản phẩm. Đơn vị dịch vụ cũng tư vấn rõ nguyên tắc “mỗi sản phẩm – một mã”, giúp doanh nghiệp sử dụng MSMV đúng chuẩn, hạn chế tối đa rủi ro pháp lý trong quá trình kinh doanh lâu dài.

Hỗ trợ trọn gói từ tư vấn đến nhận giấy chứng nhận

Một lợi ích nổi bật khác của dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói là sự đồng hành xuyên suốt từ khâu tư vấn ban đầu đến khi doanh nghiệp nhận được giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV. Doanh nghiệp được tư vấn lựa chọn loại mã doanh nghiệp phù hợp với số lượng sản phẩm hiện tại và định hướng mở rộng trong tương lai, tránh tình trạng thiếu dải mã khi phát triển thêm sản phẩm mới. Đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thao tác đăng ký, theo dõi tiến độ xử lý, xử lý yêu cầu bổ sung (nếu có) và bàn giao đầy đủ kết quả. Ngoài ra, nhiều gói dịch vụ còn hỗ trợ sau cấp như hướng dẫn tạo mã GTIN cho từng sản phẩm, tư vấn in mã vạch đúng quy cách và nhắc nhở nghĩa vụ duy trì định kỳ, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng lâu dài.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Chi phí đăng ký mã số mã vạch có thay đổi theo năm không?

Chi phí đăng ký mã số mã vạch thường bao gồm hai phần chính là phí cấp mã ban đầu và phí duy trì sử dụng hằng năm. Mức phí này được quy định theo từng thời kỳ và có thể được điều chỉnh khi cơ quan nhà nước ban hành quy định mới. Ngoài ra, phí duy trì còn phụ thuộc vào loại mã doanh nghiệp mà doanh nghiệp đăng ký, tương ứng với số lượng mã sản phẩm (GTIN) được phép tạo. Doanh nghiệp đăng ký mã có dải số lớn hơn sẽ có mức phí duy trì cao hơn. Trong năm đầu tiên, nếu được cấp mã sau một mốc thời gian nhất định trong năm, mức phí duy trì có thể được tính theo tỷ lệ. Vì vậy, trước khi đăng ký, doanh nghiệp nên dự trù chi phí cho cả năm đầu và các năm tiếp theo để chủ động kế hoạch tài chính.

Không sử dụng mã vạch có bị thu hồi không?

Việc không sử dụng mã vạch trong một thời gian không phải là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến bị thu hồi quyền sử dụng MSMV. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ liên quan như không nộp phí duy trì đúng hạn, không cập nhật thông tin doanh nghiệp khi có thay đổi hoặc vi phạm quy định về quản lý và sử dụng mã vạch, thì có thể bị xử lý theo quy định. Trên thực tế, nhiều trường hợp bị gián đoạn quyền sử dụng MSMV xuất phát từ việc quên đóng phí duy trì trong nhiều năm liên tiếp. Do đó, dù chưa sử dụng ngay, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ để đảm bảo mã vạch còn hiệu lực. Nếu không còn nhu cầu sử dụng, nên làm thủ tục chấm dứt để tránh phát sinh nghĩa vụ về sau.

Một mã số mã vạch dùng cho bao nhiêu sản phẩm?

Doanh nghiệp chỉ được cấp một mã doanh nghiệp GS1, từ mã này có thể tạo ra nhiều mã sản phẩm (GTIN) khác nhau. Mỗi GTIN chỉ được gán cho một sản phẩm hoặc một quy cách đóng gói cụ thể, không được dùng chung cho nhiều sản phẩm khác nhau. Số lượng GTIN mà doanh nghiệp có thể tạo phụ thuộc vào loại mã doanh nghiệp đã đăng ký. Ví dụ, loại mã có dải số nhỏ chỉ phù hợp với doanh nghiệp ít sản phẩm, trong khi loại mã có dải số lớn phù hợp với doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh nhiều mặt hàng. Vì vậy, khi đăng ký, doanh nghiệp nên xác định trước số lượng sản phẩm hiện tại và kế hoạch mở rộng để lựa chọn loại mã phù hợp, tránh phải thay đổi hoặc đăng ký bổ sung sau này.

Hướng dẫn cách đăng ký mã số mã vạch thành công

Hướng dẫn thủ tục đăng ký mã số mã vạch giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn hóa quy trình quản lý sản phẩm ngay từ giai đoạn đưa hàng ra thị trường, đồng thời tăng khả năng truy xuất nguồn gốc, kiểm soát tồn kho và hạn chế nhầm lẫn trong khâu bán hàng – vận chuyển. Khi sản phẩm có mã vạch hợp lệ, doanh nghiệp dễ dàng tham gia hệ thống phân phối hiện đại, làm việc với siêu thị, đại lý và các sàn thương mại điện tử, qua đó nâng cao uy tín thương hiệu và tạo niềm tin cho khách hàng. Ngoài lợi ích thương mại, việc đăng ký và quản trị mã đúng chuẩn còn góp phần bảo vệ sản phẩm trước nguy cơ bị sao chép thông tin, gán mã sai hoặc sử dụng mã không thuộc quyền quản lý, vốn có thể dẫn đến rủi ro tranh chấp và ảnh hưởng hình ảnh doanh nghiệp.