Thay đổi tên công ty có cần ký lại hợp đồng kinh tế không

13
30/09/2024

5/5 - (1 bình chọn)

Thay đổi tên công ty có cần ký lại hợp đồng kinh tế không? là một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải khi tiến hành điều chỉnh thông tin pháp lý như tên công ty. Thay đổi tên công ty có thể diễn ra do nhiều lý do khác nhau như mở rộng quy mô, tái cấu trúc hoặc chiến lược phát triển thương hiệu. Khi tên công ty thay đổi, một trong những lo ngại lớn của các doanh nghiệp là liệu các hợp đồng kinh tế đã ký trước đó có còn hiệu lực hay cần phải ký lại để phù hợp với thông tin mới hay không. Điều này đặc biệt quan trọng vì hợp đồng kinh tế thường liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia trong suốt thời gian hợp đồng có hiệu lực.

Thay đổi tên doanh nghiệp có phải ký lại hợp đồng không?

Việc thay đổi tên doanh nghiệp thường là một bước trong quá trình tái cơ cấu hoặc điều chỉnh thương hiệu của công ty. Một câu hỏi phổ biến trong tình huống này là liệu doanh nghiệp có cần phải ký lại các hợp đồng đã ký trước đó không. Để hiểu rõ hơn, cần phân tích cụ thể về hợp đồng và các yếu tố pháp lý liên quan.

Thay đổi tên công ty có cần ký lại hợp đồng kinh tế không

Khái niệm hợp đồng và tên doanh nghiệp trong hợp đồng

Hợp đồng là văn bản pháp lý thể hiện cam kết giữa các bên tham gia, quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của từng bên. Mỗi hợp đồng thường bao gồm các thông tin quan trọng như tên của các bên ký kết, mục đích hợp đồng, thời hạn và các điều khoản liên quan. Tên của doanh nghiệp trong hợp đồng là yếu tố để nhận diện pháp lý và xác định quyền nhân thân, nghĩa vụ của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Khi tên doanh nghiệp thay đổi, chỉ yếu tố nhận diện (tên) thay đổi, trong khi bản chất pháp lý của doanh nghiệp như mã số doanh nghiệp, trụ sở chính, và quyền sở hữu vẫn được giữ nguyên. Do đó, tên doanh nghiệp có thể thay đổi mà không ảnh hưởng đến hiệu lực của các hợp đồng đã ký trước đó.

Hiệu lực hợp đồng khi thay đổi tên doanh nghiệp

Pháp luật doanh nghiệp Việt Nam không bắt buộc doanh nghiệp phải ký lại hợp đồng khi thay đổi tên. Theo đó, hợp đồng vẫn tiếp tục có hiệu lực nếu các thông tin pháp lý cốt lõi như mã số doanh nghiệp, đại diện pháp luật, và các quyền lợi, nghĩa vụ trong hợp đồng không thay đổi. Điều này có nghĩa rằng việc thay đổi tên không làm mất hiệu lực của hợp đồng đã ký, nhưng doanh nghiệp vẫn cần thông báo cho các đối tác về sự thay đổi này.

Các trường hợp hợp đồng yêu cầu ký lại

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Dù pháp luật không yêu cầu ký lại hợp đồng khi thay đổi tên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt mà việc ký lại hợp đồng là cần thiết:

Điều khoản hợp đồng yêu cầu ký lại: Một số hợp đồng có điều khoản quy định rằng khi doanh nghiệp có thay đổi về thông tin pháp lý, đặc biệt là tên, thì các bên cần phải ký lại hoặc xác nhận lại hợp đồng. Điều này nhằm đảm bảo tính hợp lệ và quyền lợi của các bên liên quan.

Yêu cầu từ đối tác: Đôi khi, đối tác có thể yêu cầu ký lại hợp đồng để đảm bảo mọi thông tin được cập nhật chính xác và tránh rủi ro pháp lý. Điều này thường xảy ra khi các đối tác nước ngoài hoặc trong các ngành có yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt.

Hợp đồng với cơ quan nhà nước hoặc các tổ chức tài chính: Một số hợp đồng với cơ quan nhà nước hoặc tổ chức tài chính có thể yêu cầu ký lại khi thông tin pháp lý của doanh nghiệp thay đổi để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong các thủ tục sau này.

Thông báo thay đổi tên doanh nghiệp trong hợp đồng

Ngay cả khi không cần ký lại hợp đồng, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm thông báo cho đối tác về sự thay đổi tên. Việc này thường được thực hiện bằng một văn bản thông báo chính thức, đi kèm với quyết định thay đổi tên và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới của doanh nghiệp. Thông báo này giúp các đối tác nắm bắt được thông tin mới, đảm bảo sự minh bạch và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Kết luận

Việc thay đổi tên doanh nghiệp không bắt buộc phải ký lại hợp đồng kinh tế nếu không có quy định cụ thể trong hợp đồng. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên thông báo chính thức cho đối tác về việc thay đổi này. Trong một số trường hợp đặc biệt, ký lại hợp đồng có thể cần thiết nếu điều khoản hợp đồng hoặc yêu cầu của đối tác đề cập đến điều này. Việc cân nhắc kỹ lưỡng các khía cạnh pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các hợp đồng trong quá trình thay đổi tên.

Quy định pháp luật hiện hành về thay đổi tên doanh nghiệp

Theo quy định pháp luật hiện hành tại Việt Nam, việc thay đổi tên doanh nghiệp được thực hiện theo các quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Dưới đây là một số quy định quan trọng về thay đổi tên doanh nghiệp:

Điều kiện thay đổi tên doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp mới không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên toàn quốc.

Tên doanh nghiệp mới không vi phạm các điều cấm trong việc đặt tên theo Điều 37 của Luật Doanh nghiệp, như không sử dụng tên cơ quan nhà nước, tên của các tổ chức chính trị, hoặc từ ngữ thiếu văn hóa, không phù hợp với truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức của dân tộc.

Trình tự, thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp

Theo Điều 41 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp gồm các bước sau:

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp: Hồ sơ bao gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).

Quyết định của Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên) hoặc Biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi tên doanh nghiệp.

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại.

Nộp hồ sơ:

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, hoặc nộp trực tuyến qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Xử lý hồ sơ: Trong vòng 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới cho doanh nghiệp.

Công bố thay đổi tên: Sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Các lưu ý sau khi thay đổi tên doanh nghiệp

Con dấu: Doanh nghiệp có thể thay đổi con dấu nếu muốn cập nhật tên mới hoặc có thể tiếp tục sử dụng con dấu cũ (theo Nghị định 96/2015/NĐ-CP).

Thông báo với các cơ quan liên quan: Sau khi đổi tên, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác, khách hàng về việc thay đổi để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ trong quá trình giao dịch.

Điều chỉnh giấy tờ: Các giấy tờ pháp lý như giấy phép kinh doanh, giấy tờ sở hữu tài sản cần được điều chỉnh để phù hợp với tên mới.

Thời gian thực hiện

Quá trình xử lý và hoàn thành thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp thường mất từ 3-5 ngày làm việc, tùy thuộc vào tốc độ xử lý của Phòng Đăng ký kinh doanh.

Công ty chuyển đổi loại hình doanh nghiệp có cần phải ký lại hợp đồng hay không

Các Thủ tục thuế khi thay đổi tên công ty

Khi thay đổi tên công ty, việc điều chỉnh với cơ quan thuế là một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện. Dưới đây là phân tích chi tiết các thủ tục thuế khi thay đổi tên công ty:

Thông báo thay đổi thông tin với cơ quan thuế

Nộp hồ sơ thông báo: Doanh nghiệp cần thông báo thay đổi tên công ty đến cơ quan thuế nơi quản lý doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi có sự thay đổi.

Hồ sơ bao gồm:

Giấy phép kinh doanh (bản sao có công chứng) sau khi thay đổi tên công ty.

Thông báo về việc thay đổi thông tin doanh nghiệp.

Giấy ủy quyền (nếu có người đại diện thực hiện).

Điều chỉnh thông tin trên hóa đơn thuế

Xử lý hóa đơn đã phát hành: Nếu công ty đã phát hành hóa đơn trước khi thay đổi tên, nhưng chưa sử dụng hết, công ty phải thực hiện điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã phát hành.

Các bước:

Nộp thông báo về việc điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế.

Ghi chú trên các hóa đơn chưa sử dụng về việc thay đổi tên công ty (ghi rõ tên mới và tên cũ).

Tiếp tục sử dụng các hóa đơn đã phát hành nếu thông tin khác như mã số thuế không thay đổi.

Trường hợp không thể điều chỉnh: Nếu không thể điều chỉnh, công ty phải thực hiện việc hủy hóa đơn cũ và thông báo phát hành hóa đơn mới với tên công ty mới.

Thông báo phát hành hóa đơn mới (nếu cần)

Sau khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp có thể phải phát hành hóa đơn mới nếu:

Hóa đơn cũ không thể tiếp tục sử dụng.

Quyết định hủy bỏ hóa đơn cũ.

Thủ tục:

Nộp thông báo phát hành hóa đơn mới tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

In và sử dụng hóa đơn với tên mới của công ty.

Điều chỉnh thông tin trên hệ thống thuế điện tử

Sau khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin trên hệ thống thuế điện tử (nếu đang sử dụng). Việc này thường được thực hiện tự động sau khi thông báo đến cơ quan thuế, nhưng doanh nghiệp vẫn cần theo dõi và xác nhận thông tin đã được cập nhật đúng hay chưa.

Các bước:

Truy cập vào hệ thống thuế điện tử.

Kiểm tra thông tin tên công ty và thực hiện điều chỉnh (nếu có sai sót).

Cập nhật thông tin trên chứng từ thuế khác

Chứng từ nộp thuế: Các chứng từ như chứng từ nộp thuế, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước cũng cần phải được cập nhật với tên mới của công ty.

Tờ khai thuế: Doanh nghiệp cần điều chỉnh thông tin trên tờ khai thuế, bao gồm tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), và các loại thuế khác theo tên công ty mới.

Thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội (BHXH) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Nếu công ty đang có nhân viên tham gia BHXH và kê khai thuế TNCN, doanh nghiệp cần thông báo và điều chỉnh tên công ty trên các biểu mẫu liên quan đến BHXH và thuế TNCN.

Bước thực hiện:

Nộp thông báo điều chỉnh thông tin về tên công ty với cơ quan BHXH.

Điều chỉnh thông tin trong phần mềm khai báo thuế TNCN.

Kiểm tra và lưu trữ biên bản xác nhận

Sau khi hoàn thành tất cả các thủ tục, doanh nghiệp nên kiểm tra và lưu trữ các biên bản xác nhận từ cơ quan thuế về việc điều chỉnh thông tin tên công ty để phục vụ cho công tác kiểm toán hoặc thanh tra sau này.

Việc thực hiện các thủ tục thuế khi thay đổi tên công ty cần phải thực hiện đúng hạn và chính xác, tránh phát sinh vi phạm về mặt hành chính. Doanh nghiệp có thể liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hỗ trợ trong quá trình thực hiện các thủ tục này.

Thủ tục đăng ký thuế khi thay đổi tên công ty, địa chỉ, người ủy quyền mới

Khi doanh nghiệp thay đổi các thông tin quan trọng như tên công ty, địa chỉ trụ sở hoặc người đại diện/ủy quyền mới, việc đăng ký thuế và thông báo đến cơ quan thuế là bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là quy trình chi tiết và các bước thực hiện.

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi thông tin thuế

Tùy vào loại thay đổi (tên công ty, địa chỉ, người ủy quyền), hồ sơ cần chuẩn bị sẽ có một số khác biệt, nhưng nhìn chung gồm các tài liệu sau:

Quyết định thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ hoặc người đại diện pháp luật: Được phê duyệt bởi Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty.

Biên bản họp về việc thay đổi: Nếu doanh nghiệp là công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, cần có biên bản họp cổ đông/hội đồng thành viên để thông qua quyết định thay đổi.

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Đã cập nhật tên mới, địa chỉ mới hoặc người đại diện pháp luật mới (sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh).

Thông báo thay đổi thông tin gửi cơ quan thuế: Trong đó ghi rõ các thay đổi và ngày bắt đầu có hiệu lực của các thay đổi này.

Giấy ủy quyền mới (nếu có): Trường hợp thay đổi người được ủy quyền ký các hồ sơ thuế, cần bổ sung bản sao giấy ủy quyền hợp pháp.

Nộp hồ sơ lên cơ quan thuế

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp cần nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Các bước nộp hồ sơ cụ thể như sau:

Đăng ký nộp trực tiếp hoặc trực tuyến: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thay đổi thông tin thuế trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Thuế. Hồ sơ cần được nộp trong thời gian quy định để tránh bị xử phạt hành chính.

Xác nhận tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan thuế sẽ xác nhận hồ sơ đã nhận và tiến hành cập nhật thông tin doanh nghiệp trên hệ thống.

Cập nhật thông tin liên quan đến hóa đơn

Khi thay đổi tên công ty, địa chỉ hoặc người đại diện pháp luật, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến việc cập nhật thông tin trên hóa đơn, nhất là đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:

Đối với hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để điều chỉnh các thông tin trên mẫu hóa đơn cho phù hợp với tên mới, địa chỉ mới hoặc người đại diện pháp luật mới.

Đối với hóa đơn giấy còn tồn: Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy và chưa sử dụng hết, cần làm công văn gửi cơ quan thuế để xin tiếp tục sử dụng hóa đơn đã in sẵn (sau khi ghi chú rõ về sự thay đổi trên hóa đơn) hoặc tiến hành hủy hóa đơn cũ và in mới theo quy định.

Đổi tên doanh nghiệp phải ký lại hợp đồng lao động?

Thay đổi thông tin đăng ký thuế tại các cơ quan khác

Ngoài cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện một số thủ tục cập nhật thông tin tại các cơ quan và tổ chức liên quan, bao gồm:

Ngân hàng: Thay đổi thông tin tên công ty, địa chỉ hoặc người đại diện trong hồ sơ mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

Cơ quan bảo hiểm xã hội: Cập nhật thông tin với cơ quan bảo hiểm xã hội để đảm bảo đúng thông tin về doanh nghiệp.

Đối tác, nhà cung cấp và khách hàng: Gửi thông báo về sự thay đổi này đến các đối tác, khách hàng để đảm bảo mọi giao dịch sau này diễn ra thuận lợi và đúng pháp luật.

Thời hạn thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp có thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi để nộp hồ sơ thông báo đến cơ quan thuế. Nếu quá thời hạn này, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính theo quy định của Luật Quản lý thuế. Mức phạt thường dao động từ 1 triệu đồng đến 5 triệu đồng tùy vào mức độ vi phạm và thời gian chậm trễ.

Các lưu ý quan trọng

Thực hiện đồng bộ thay đổi tại tất cả các cơ quan: Ngoài cơ quan thuế, doanh nghiệp cần đồng bộ việc thay đổi thông tin tại các cơ quan khác như Phòng đăng ký kinh doanh, ngân hàng, bảo hiểm xã hội.

Hóa đơn: Khi thay đổi thông tin liên quan đến hóa đơn, doanh nghiệp phải cập nhật ngay lập tức trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử hoặc thông báo việc sử dụng hóa đơn cũ (nếu là hóa đơn giấy) với cơ quan thuế để tránh rủi ro pháp lý.

Người đại diện mới: Nếu thay đổi người đại diện pháp luật, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin người ký thay thế trên tất cả các hồ sơ, chứng từ liên quan đến thuế và hợp đồng kinh doanh.

Rủi ro nếu không thực hiện đúng quy trình

Nếu không kịp thời thông báo những thay đổi quan trọng này đến cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể gặp phải những rủi ro như:

Bị phạt vi phạm hành chính: Việc không thông báo kịp thời đến cơ quan thuế có thể dẫn đến các khoản phạt do vi phạm quy định về thông báo thay đổi thông tin.

Gián đoạn giao dịch: Việc không cập nhật thông tin kịp thời có thể gây khó khăn trong các giao dịch kinh doanh, đặc biệt là việc phát hành hóa đơn và kê khai thuế.

Rủi ro pháp lý: Sử dụng thông tin cũ trên các chứng từ thuế hoặc hóa đơn có thể dẫn đến rủi ro khi kiểm toán hoặc thanh tra thuế.

Hỗ trợ và tư vấn

Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thực hiện thủ tục đăng ký thuế khi thay đổi tên công ty, địa chỉ hoặc người đại diện pháp luật, nên nhờ đến sự hỗ trợ của các chuyên gia thuế hoặc luật sư để đảm bảo quá trình diễn ra đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý.

Việc thực hiện đúng thủ tục thuế sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong mọi hoạt động kinh doanh.

Nhìn chung, việc thay đổi tên công ty không nhất thiết phải dẫn đến việc ký lại hợp đồng kinh tế, trừ khi có quy định cụ thể trong hợp đồng yêu cầu điều này. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp, doanh nghiệp nên thông báo cho đối tác về việc thay đổi tên, đồng thời cập nhật các thông tin liên quan trong hồ sơ pháp lý của công ty. Nếu có những điều khoản đặc biệt trong hợp đồng yêu cầu phải ký lại hoặc xác nhận lại, việc thực hiện đúng quy trình sẽ giúp tránh những rủi ro pháp lý không mong muốn. Vì vậy, khi đối mặt với câu hỏi Thay đổi tên công ty có cần ký lại hợp đồng kinh tế không?, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các khía cạnh pháp lý và hợp đồng để đảm bảo mọi giao dịch tiếp tục diễn ra suôn sẻ.