Thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở Đồng Nai mới nhất năm 2025

454
03/01/2022

Rate this post

THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN Ở ĐỒNG NAI

Quý khách đang muốn tìm hiểu Thành lập văn phòng đại diện. Quý khách đang muốn tìm công ty Tư vấn Thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở Đồng Nai hay Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam nhanh chóng và uy tín. Hãy đến với Gia Minh đơn vị chuyên làm giấy phép và dịch vụ kế toán. Chúng tôi sẽ tư vấn và hoàn tất thủ tục một cách nhanh nhất.

Trình tự thành lập văn phòng đại diện ở Đồng Nai

Tổng quan về văn phòng đại diện và lợi ích tại Đồng Nai

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, được thành lập nhằm mục đích hỗ trợ, quảng bá thương hiệu, chăm sóc khách hàng và thực hiện các hoạt động khảo sát thị trường tại địa phương. Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp như chi nhánh, mà chỉ là nơi đại diện và hỗ trợ cho công ty mẹ trong phạm vi địa bàn nhất định.

Vì sao nên mở văn phòng đại diện tại Đồng Nai?

Đồng Nai là tỉnh công nghiệp trọng điểm phía Nam, sở hữu nhiều khu công nghiệp lớn và hệ thống hạ tầng phát triển, thuận lợi cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường. Việc mở văn phòng đại diện tại Đồng Nai giúp doanh nghiệp:

Tiếp cận khách hàng và đối tác dễ dàng hơn

Tăng cường sự hiện diện và uy tín thương hiệu

Hỗ trợ chăm sóc khách hàng, dịch vụ sau bán hàng nhanh chóng

Nắm bắt kịp thời nhu cầu thị trường và phản hồi từ khách hàng

Sự khác biệt giữa chi nhánh và văn phòng đại diện

Chi nhánh là đơn vị trực thuộc công ty mẹ được phép thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh và có thể sinh lợi nhuận. Trong khi đó, văn phòng đại diện chỉ thực hiện các hoạt động quảng bá, khảo sát thị trường, không được phép ký kết hợp đồng hoặc thu lợi nhuận trực tiếp.

Quyền và nghĩa vụ pháp lý của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có quyền đại diện cho công ty mẹ tại địa phương, thực hiện các hoạt động quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập và chịu sự quản lý trực tiếp của công ty mẹ. Mọi hợp đồng, giao dịch kinh doanh đều do công ty mẹ thực hiện.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai

Điều kiện đối với công ty mẹ

Công ty mẹ muốn thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai phải đang hoạt động hợp pháp, không bị đình chỉ kinh doanh và có đầy đủ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép thành lập. Công ty mẹ chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động của văn phòng đại diện và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.

Điều kiện về địa chỉ trụ sở văn phòng

Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện tại Đồng Nai phải là nơi hoạt động thực tế, có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê mặt bằng hợp pháp. Địa điểm không được đặt tại các khu vực cấm kinh doanh hoặc không phù hợp với quy hoạch của địa phương.

Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện phải có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc các trường hợp bị cấm theo pháp luật. Người này chịu trách nhiệm quản lý và đại diện cho văn phòng đại diện trong phạm vi được giao. Thông thường, người đứng đầu sẽ được công ty mẹ bổ nhiệm và đăng ký với cơ quan nhà nước.

Điều kiện ngành nghề kinh doanh

Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các hoạt động không nhằm mục đích kinh doanh sinh lợi trực tiếp. Do đó, ngành nghề của văn phòng đại diện không được vượt quá phạm vi hoạt động đã đăng ký của công ty mẹ và không được phép tiến hành các giao dịch thương mại.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở Đồng Nai gồm những gì?

Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng hoạt động và tăng cường sự hiện diện tại tỉnh Đồng Nai, việc thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai là bước đi quan trọng. Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo quy định pháp luật.

Thông báo thành lập văn phòng đại diện

Thông báo thành lập văn phòng đại diện là văn bản chính thức gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh tỉnh Đồng Nai. Thông báo này phải ghi rõ:

Tên doanh nghiệp mẹ

Tên và địa chỉ chi tiết văn phòng đại diện

Ngành nghề hoạt động của văn phòng

Thông tin liên hệ và người đứng đầu văn phòng đại diện

Thông báo này đóng vai trò là căn cứ để cơ quan quản lý xét duyệt việc thành lập văn phòng.

Quyết định và biên bản họp công ty mẹ

Doanh nghiệp cần cung cấp:

Quyết định thành lập văn phòng đại diện do chủ sở hữu hoặc Hội đồng quản trị công ty mẹ ký

Biên bản họp hoặc nghị quyết của các cơ quan có thẩm quyền về việc thành lập văn phòng đại diện

Các văn bản này chứng minh sự đồng thuận và phê duyệt chính thức từ công ty mẹ cho việc mở văn phòng mới.

Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ

Nếu doanh nghiệp không trực tiếp nộp hồ sơ, cần có giấy ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức đại diện để thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh Đồng Nai. Giấy ủy quyền cần ghi rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền, được ký xác nhận bởi người có thẩm quyền.

Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện

Hồ sơ phải kèm theo bản sao hợp lệ các giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện như:

CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực

Sơ yếu lý lịch hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm nếu có yêu cầu

Người đứng đầu văn phòng đại diện sẽ chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động của văn phòng.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai từng bước

Thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai cần thực hiện theo các bước tuần tự dưới đây để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng và hợp pháp.

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ hợp lệ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã liệt kê ở phần trước: thông báo thành lập, quyết định và biên bản họp công ty mẹ, giấy ủy quyền (nếu có), giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng.

Cần kiểm tra kỹ các giấy tờ để tránh sai sót, thiếu sót gây chậm trễ trong quá trình xét duyệt.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công quốc gia tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Đồng Nai.

Nhân viên phụ trách sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, nếu hợp lệ sẽ ghi nhận hồ sơ và ra biên nhận. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung.

Bước 3 – Nhận Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

Giấy chứng nhận này là căn cứ pháp lý để văn phòng đại diện bắt đầu hoạt động chính thức tại Đồng Nai.

Bước 4 – Khắc dấu, treo bảng hiệu, kê khai thuế ban đầu

Sau khi nhận giấy phép:

Văn phòng đại diện tiến hành khắc dấu tròn và công bố mẫu dấu theo quy định.

Treo bảng hiệu tại địa điểm hoạt động, ghi rõ tên và địa chỉ văn phòng đại diện.

Thực hiện các thủ tục kê khai thuế ban đầu tại Chi cục Thuế tỉnh Đồng Nai để đảm bảo hoạt động tài chính đúng pháp luật.

Hoàn thiện các bước này sẽ giúp văn phòng đại diện vận hành ổn định và hiệu quả.

Mẫu hồ sơ thông báo thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai

Khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo đúng quy định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư nhằm đảm bảo thủ tục thông báo được chấp nhận và xử lý nhanh chóng.

Mẫu thông báo theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT

Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện là biểu mẫu chính thức quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Mẫu này thể hiện các thông tin quan trọng như:

Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính.

Tên và địa chỉ văn phòng đại diện tại Đồng Nai.

Ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện.

Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện.

Mẫu này phải được ký tên và đóng dấu của doanh nghiệp khi gửi đến Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Đồng Nai.

Mẫu quyết định bổ nhiệm người đứng đầu

Hồ sơ còn bao gồm quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện. Đây là văn bản do doanh nghiệp ban hành, ghi rõ tên, chức danh, quyền hạn và trách nhiệm của người được bổ nhiệm đứng đầu văn phòng đại diện tại Đồng Nai.

Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện

Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông (tuỳ loại hình doanh nghiệp) quyết định việc thành lập văn phòng đại diện cũng là thành phần bắt buộc. Biên bản phải thể hiện rõ mục đích, quyết định thành lập, cơ cấu nhân sự và địa điểm hoạt động.

Thời gian, chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai

Hiểu rõ về thời gian xử lý và chi phí liên quan giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai.

Thời gian xử lý hồ sơ theo quy định

Theo quy định hiện hành, sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Đồng Nai sẽ xử lý trong vòng 3 – 5 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần chỉnh sửa, cơ quan sẽ thông báo để doanh nghiệp bổ sung, điều chỉnh. Thời gian tổng thể có thể kéo dài thêm tùy theo mức độ hoàn chỉnh hồ sơ.

Lệ phí nhà nước cần nộp

Phí đăng ký thành lập văn phòng đại diện theo quy định hiện nay không cao, thường chỉ bao gồm:

Phí đăng ký thủ tục hành chính: khoảng 100.000 – 200.000 đồng.

Các khoản lệ phí khác (nếu có) tùy theo quy định địa phương.

Doanh nghiệp nên lưu ý giữ biên lai và hóa đơn đóng phí để phục vụ cho thủ tục và quản lý tài chính.

Chi phí dịch vụ hỗ trợ (nếu sử dụng)

Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn và làm hồ sơ trọn gói, chi phí dịch vụ có thể dao động từ 500.000 đến 2.000.000 đồng tùy vào mức độ hỗ trợ, quy mô và uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Dịch vụ hỗ trợ thường bao gồm:

Tư vấn chuẩn bị hồ sơ đúng luật.

Soạn thảo các văn bản cần thiết.

Nộp hồ sơ và theo dõi xử lý đến khi nhận kết quả.

Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh.

Tổng chi phí dự kiến: từ 1 – 3 triệu đồng

Tổng cộng, nếu doanh nghiệp tự làm hồ sơ thì chi phí rất thấp, chủ yếu là lệ phí nhà nước. Nếu thuê dịch vụ bên ngoài, tổng chi phí dự kiến dao động từ 1 đến 3 triệu đồng, phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Sau khi thành lập văn phòng đại diện cần làm gì?

Khắc dấu văn phòng đại diện

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành khắc dấu riêng cho văn phòng đại diện. Dấu này giúp nhận diện pháp lý và sử dụng trong các giao dịch liên quan tại địa phương. Việc khắc dấu phải tuân thủ quy định về mẫu dấu do Bộ Công an ban hành và đảm bảo dấu chỉ dùng riêng cho văn phòng đại diện, không trùng với dấu của công ty mẹ.

Đăng ký kê khai thuế ban đầu

Văn phòng đại diện phải đăng ký kê khai thuế tại cơ quan thuế địa phương nơi đặt văn phòng (Chi cục Thuế Đồng Nai).

Phải kê khai đầy đủ các loại thuế bắt buộc theo quy định, dù văn phòng không có hoạt động kinh doanh trực tiếp.

Việc này giúp đảm bảo văn phòng hoạt động hợp pháp, tránh vi phạm pháp luật thuế.

Treo bảng hiệu tại địa chỉ đã đăng ký

Bảng hiệu của văn phòng đại diện phải được treo ở vị trí dễ nhìn thấy tại trụ sở đã đăng ký với cơ quan nhà nước.

Bảng hiệu cần ghi rõ tên văn phòng đại diện, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).

Việc treo bảng hiệu không chỉ giúp khách hàng dễ dàng nhận biết mà còn là yêu cầu bắt buộc theo Luật Quảng cáo và quản lý doanh nghiệp.

Báo cáo thuế định kỳ theo quy định

Dù không kinh doanh trực tiếp, văn phòng đại diện vẫn có nghĩa vụ báo cáo thuế định kỳ hàng quý hoặc hàng năm tùy theo quy định của cơ quan thuế.

Báo cáo này bao gồm tờ khai thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng nếu có phát sinh

Tuân thủ báo cáo thuế giúp văn phòng tránh bị phạt hành chính hoặc gián đoạn hoạt động.

Một số lưu ý khi mở văn phòng đại diện ở Đồng Nai

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh

Theo luật, văn phòng đại diện chỉ là địa điểm đại diện của công ty mẹ tại địa phương và không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp. Văn phòng chỉ được thực hiện các chức năng như quảng bá thương hiệu, hỗ trợ khách hàng, tiếp nhận thông tin… Việc vi phạm chức năng này có thể bị xử phạt theo quy định.

Tránh đặt địa chỉ ở nhà chung cư, sai quy định

Khi đăng ký văn phòng đại diện tại Đồng Nai, cần lưu ý không đặt trụ sở tại các căn hộ chung cư, nhà tập thể hoặc địa điểm không được phép sử dụng làm văn phòng theo quy hoạch. Việc chọn địa chỉ phù hợp giúp tránh rắc rối pháp lý, không bị từ chối cấp phép hoặc xử phạt khi cơ quan quản lý kiểm tra.

Người đứng đầu phải đủ năng lực hành vi dân sự

Người đứng đầu văn phòng đại diện cần là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự, không bị hạn chế hoặc mất năng lực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Điều này đảm bảo người đại diện có thể chịu trách nhiệm về các hoạt động của văn phòng trong phạm vi ủy quyền.

Thời gian hoạt động phụ thuộc vào công ty mẹ

Văn phòng đại diện chỉ hoạt động trong thời gian công ty mẹ còn tồn tại và được ủy quyền. Nếu công ty mẹ giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, văn phòng đại diện cũng phải tiến hành thủ tục đóng cửa, thông báo cho cơ quan quản lý và hoàn tất các nghĩa vụ pháp lý liên quan.

Câu hỏi thường gặp về thành lập văn phòng đại diện ở Đồng Nai

Văn phòng đại diện có cần nộp thuế không?

Văn phòng đại diện không phải là pháp nhân độc lập nên không trực tiếp phát sinh nghĩa vụ thuế như doanh nghiệp chính. Tuy nhiên, các chi phí phát sinh và hoạt động tại văn phòng đại diện phải được kế toán hợp lý trong doanh nghiệp mẹ để kê khai thuế đầy đủ.

Có thể mở nhiều văn phòng đại diện tại Đồng Nai không?

Doanh nghiệp được phép mở nhiều văn phòng đại diện cùng lúc tại Đồng Nai nếu có nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng cường tiếp cận thị trường. Mỗi văn phòng đại diện phải đăng ký riêng và thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh.

Văn phòng đại diện có ký hợp đồng được không?

Theo quy định, văn phòng đại diện không được phép ký kết hợp đồng nhân danh doanh nghiệp chính. Văn phòng chỉ thực hiện các chức năng quảng bá, chăm sóc khách hàng và hỗ trợ hoạt động kinh doanh theo ủy quyền của công ty mẹ.

Có thể thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sau khi đăng ký không?

Việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện hoàn toàn được phép, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi và nộp lên Sở Kế hoạch và Đầu tư Đồng Nai theo quy định để cập nhật thông tin chính thức.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai uy tín

Lý do nên chọn dịch vụ trọn gói thay vì tự thực hiện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai có nhiều bước phức tạp như chuẩn bị hồ sơ, nộp đơn, theo dõi tiến trình xử lý và xử lý các phát sinh về pháp lý, thuế sau thành lập. Sử dụng dịch vụ trọn gói giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo hồ sơ hoàn chỉnh.

Gia Minh – hỗ trợ hồ sơ, pháp lý, kê khai thuế

Gia Minh cam kết tư vấn tận tâm, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định mới nhất, hỗ trợ đại diện nộp và nhận kết quả tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Đồng Nai. Ngoài ra, Gia Minh còn đồng hành hỗ trợ kê khai thuế, khắc dấu và các thủ tục pháp lý liên quan sau khi thành lập văn phòng đại diện.

Cam kết minh bạch chi phí – hoàn thành đúng hạn

Dịch vụ của Gia Minh minh bạch về chi phí, không phát sinh thêm, đảm bảo hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện đúng thời gian cam kết. Khách hàng được hỗ trợ tận tình và có hợp đồng dịch vụ rõ ràng, đảm bảo quyền lợi tối đa.

Bảng giá thành lập văn phòng đại diện ở Đồng Nai

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở Đồng Nai do Gia Minh đã chia sẻ mong rằng sẽ giúp bạn một phần nào giải đáp các thắc mắc liên quan đến việc thành lập công ty, hãy liên hệ với Gia Minh để hỗ trợ tốt nhất nhé.