Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Huyện Nhà Bè nhanh chóng – đúng luật

586
20/11/2021

Rate this post

Bạn đang muốn mở rộng hoạt động kinh doanh tại TP.HCM? Việc thành lập thêm văn phòng đại diện tại Huyện Nhà Bè là một giải pháp thông minh để tăng độ phủ thương hiệu, hỗ trợ hoạt động kinh doanh và chăm sóc khách hàng tốt hơn tại khu vực phía Nam thành phố. Tuy nhiên, để đảm bảo đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, hồ sơ cũng như các lưu ý quan trọng trước khi triển khai.

Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Huyện Nhà Bè

Tư vấn thủ tục thành lập thêm văn phòng đại diện tại huyện Nhà Bè đúng quy định

Việc thành lập thêm văn phòng đại diện tại huyện Nhà Bè giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng, nâng cao thương hiệu và thuận lợi hơn trong việc quản lý vùng miền. Tuy nhiên, trước khi tiến hành, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về đăng ký bổ sung văn phòng đại diện (VPGD) theo Luật Doanh nghiệp và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước, điều kiện và lưu ý pháp lý để thủ tục diễn ra nhanh chóng, đúng luật.

Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện tại Nhà Bè

Doanh nghiệp đã tồn tại và có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực

Văn phòng đại diện chỉ được lập khi công ty mẹ đã hoạt động hợp pháp, không trong tình trạng tạm ngừng hoặc bị thu hồi giấy phép.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không bị thu hồi, bản sao có công chứng còn thời hạn.

Ngành nghề đăng ký không vi phạm quy định pháp luật

VPGD chỉ được thực hiện các hoạt động giới thiệu, tư vấn, chăm sóc khách hàng và xúc tiến thương mại.

Nội dung hoạt động tại VPGD phải trùng khớp với ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ; tuyệt đối không được kinh doanh hàng hoá, dịch vụ trực tiếp.

Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh

VPGD không được ký kết hợp đồng mua bán, không xuất hay nhận hoá đơn, không trực tiếp thực hiện nghiệp vụ sản xuất – kinh doanh.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Mọi hợp đồng, phát sinh doanh thu đều phải thông qua trụ sở chính hoặc chi nhánh (nếu có).

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại huyện Nhà Bè gồm những gì?

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ chuẩn bị bao gồm:

Thông báo lập văn phòng đại diện (Mẫu Phụ lục II-3 thông tư hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp):

Ghi rõ tên và mã số doanh nghiệp, địa chỉ VPGD, chức năng, nhiệm vụ, thời gian hoạt động (nếu có giới hạn).

Quyết định thành lập văn phòng đại diện và biên bản họp (đối với công ty cổ phần, TNHH 2 thành viên trở lên):

Phải có chữ ký của Hội đồng thành viên (công ty TNHH) hoặc Hội đồng quản trị (công ty cổ phần).

Biên bản họp ghi rõ nội dung, lý do, chủ trương thành lập VPGD và ủy quyền cho người đại diện.

Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên):

Chủ sở hữu ký quyết định lập VPGD, thể hiện thông tin tương tự như quyết định của hội đồng.

Bản sao hợp lệ CMND/CCCD của người đứng đầu VPGD:

Chứng thực với cơ quan công chứng, đảm bảo tính hợp pháp về nhân thân.

Giấy ủy quyền cho đơn vị dịch vụ (nếu có):

Nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ thực hiện thủ tục, cần giấy ủy quyền hợp pháp có xác nhận của công chứng.

Giấy tờ khác (nếu cần bổ sung):

Giấy xác nhận địa điểm VPGD đủ điều kiện an ninh, phòng cháy chữa cháy (nếu VPGD có trụ sở cố định, diện tích lớn).

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thông báo lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Cơ sở pháp lý:

Luật doanh nghiệp 2014;
Nghị định 78/2015/NĐ-CPvề đăng ký doanh nghiệp;
Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện: có giấy chứng nhận hoạt động riêng, có dấu của văn phòng, chỉ được phép giao dịch, phát triển thương hiệu, không được phép kinh doanh và xuất hóa đơn, không phải kê khai thuế.

Tương tự văn phòng đại diện, chi nhánh cũng là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng ủy quyền cho doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Đọc thêm:

Ưu điểm của việc thành lập chi nhánh là gì?

Ưu điểm của việc thành lập chi nhánh là chi nhánh được hoạt động kinh doanh như công ty mẹ, được quyền đăng ký con dấu riêng, thay công ty mẹ ký hợp đồng kinh tế. Chi nhánh cũng có thể phải kê khai nộp thuế riêng như một đơn vị độc lập nếu đăng ký là chi nhánh hạch toán độc lập. Đối với chi nhánh hạch toán độc lập, cuối năm chi nhánh cần lập báo cáo tài chính cho hoạt động của mình.

Như vậy, theo chúng tôi, nếu công ty có nhiều hoạt động kinh doanh và cần mở rộng phát triển kinh doanh ở Hồ Chí Minh, bạn nên mở một chi nhánh để thuận tiện trong việc giao kết hợp đồng với khách hàng cũng như thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Việc hoạt động độc của chi nhánh giúp thuận tiện cho khách hàng khi chỉ cần đến chi nhánh gần nhất để giao dịch và ký hợp đồng thay vì phải đến trực tiếp trụ sở chính của công ty ở Hà Nội. Trái lại, nếu không có nhu cầu phát triển kinh doanh ở Hồ Chí Minh, bạn chỉ cần thành lập văn phòng đại diện để tránh phải thực hiện kê khai thuế riêng rẽ.

Đọc thêm:

Thành lập văn phòng đại diện nên Luật Gia Minh cung cấp cho bạn một số thông tin sơ lược như sau:

Điều kiện về tên và trụ sở:

Tên Văn phòng đại diện:

Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt;, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở địa điểm kinh doanh.

Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch;, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Trụ sở của Văn phòng đại diện:

Không được là chung cư/ tập thể.
Có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:

Hợp đồng thuê văn phòng,
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.
Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê

Quy trình nộp hồ sơ và thời gian xử lý tại Sở KH&ĐT TP.HCM

Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ theo quy định

Đảm bảo mọi mẫu văn bản, quyết định và biên bản đều đầy đủ chữ ký và đóng dấu đúng quy cách.

Kèm theo bản công chứng chứng thực nhân thân của người đại diện VPGD.

Nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM

Doanh nghiệp có thể đến trực tiếp hoặc nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian.

Khi nộp trực tiếp, nhân viên tại bộ phận một cửa sẽ kiểm tra tính hợp lệ, nếu thiếu sót sẽ hướng dẫn bổ sung ngay.

Thẩm định của cơ quan đăng ký

Trong vòng 3–5 ngày làm việc, Sở KH&ĐT sẽ tiếp nhận, thẩm định hồ sơ.

Nếu hồ sơ hợp lệ, Sở cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Nếu cần bổ sung, cơ quan sẽ có văn bản yêu cầu sửa đổi.

Nhận kết quả và khắc dấu, treo biển hiệu

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký VPGD, doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu riêng cho văn phòng (nếu có) và thông báo mẫu con dấu trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Treo biển hiệu VPGD tại vị trí dễ thấy, ghi rõ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ VPGD để đảm bảo tính hợp pháp.

Bảng giá thành lập thêm văn phòng đại diện tại Huyện Nhà Bè

Một số lưu ý pháp lý khi thành lập văn phòng đại diện tại huyện Nhà Bè

Thành lập văn phòng đại diện tuy đơn giản hơn chi nhánh nhưng vẫn có những điểm phải lưu ý để tránh vướng mắc pháp lý sau này:

Không được phát sinh hoạt động kinh doanh tại văn phòng đại diện

Giới hạn chức năng: VPGD chỉ được thực hiện chức năng đại diện, giới thiệu sản phẩm, tiếp thị, chăm sóc khách hàng.

Không ký hợp đồng thương mại: Mọi hợp đồng mua bán, cung ứng đều phải ký kết tại trụ sở chính hoặc chi nhánh chính thức. Nếu VPGD bị phát hiện ký hợp đồng hay xuất hoá đơn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Không kê khai thuế GTGT: VPGD không được tự lập hoá đơn, kê khai thuế giá trị gia tăng. Khi có phát sinh doanh thu, kế toán phải phản ánh vào trụ sở chính.

Phải kê khai thuế môn bài và đăng ký lao động nếu có nhân sự

Thuế môn bài:

VPGD phát sinh mã số thuế riêng sau khi thành lập. Dù không có doanh thu, VPGD vẫn phải nộp thuế môn bài: mức chuẩn mực là 1.000.000 VNĐ/năm (hoặc mức quy định tại địa phương).

Đăng ký lao động và BHXH:

Nếu VPGD có người lao động làm việc, doanh nghiệp phải ký hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên theo quy định.

Các khoản này phải được kê khai, nộp đầy đủ tại cơ quan Thuế, BHXH địa phương. Trường hợp chỉ có 1–2 nhân viên, chủ doanh nghiệp có thể phân công làm nhiều công việc, nhưng vẫn phải đóng BHXH nếu tổng số lao động từ 01 tháng trở lên.

Cập nhật thông tin văn phòng đại diện trên hệ thống nội bộ doanh nghiệp

Sổ đăng ký nội bộ:

Doanh nghiệp cần ghi chép đầy đủ thông tin về VPGD trong sổ đăng ký nội bộ (Trợ cấp đăng ký doanh nghiệp). Ghi rõ: số giấy phép VPGD, ngày cấp, địa chỉ, người đứng đầu.

Hệ thống kế toán nội bộ:

Khi lập bút toán phát sinh (chi phí lương, văn phòng phẩm, điện nước), kế toán phải phân biệt rõ giao dịch thuộc VPGD hay trụ sở chính.

Báo cáo tài chính tập hợp đầy đủ chi phí hoạt động của VPGD để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cơ quan Thuế hoặc Thanh tra Kế hoạch và Đầu tư kiểm tra.

Lưu trữ hồ sơ:

Bản sao giấy phép VPGD, quyết định thành lập, biên bản họp, giấy tờ ủy quyền (nếu có) phải được lưu tại VPGD và trụ sở chính.

Các hợp đồng liên quan đến địa điểm thuê, hợp đồng lao động, hóa đơn chi phí nên được lưu trữ để phản ánh minh bạch tài chính, diễn giải khi cần thiết.

Kết luận: Thành lập văn phòng đại diện tại huyện Nhà Bè không chỉ mở rộng phạm vi hoạt động mà còn là phương thức giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng nhanh hơn tại khu vực đang phát triển. Tuy nhiên, để quy trình diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chính xác, tuân thủ đúng trình tự nộp hồ sơ, đồng thời lưu ý các quy định liên quan đến chức năng VPGD, khai thuế, đăng ký lao động và lưu trữ hồ sơ. Nếu thiếu thời gian hoặc chưa hiểu rõ quy định, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ trọn gói từ A–Z, bảo đảm hoạt động hợp pháp, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

Về nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện, Gia Minh xin thông tin như sau:

Lệ phí môn bài: Nếu văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

Đọc thêm: Các loại thuế doanh nghiệp cần phải nộp hiện nay

Thuế giá trị gia tăng: Văn phòng không trực tiếp bán hàng;, không phát sinh doanh thu thì Công ty kê khai tập trung tại trụ sở chính. Các hóa đơn đầu vào liên quan đến chi phí hoạt động của Văn phòng; (mang tên, mã số thuế của Văn phòng) Công ty được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào; nếu đáp ứng các điều kiện về khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Thuế Thu nhập cá nhân: Nếu Công ty trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động làm việc tại; Văn phòng thì Công ty có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN tập trung tại Công ty. Trường hợp Văn phòng trực tiếp chi trả lương; cho người lao động thì Văn phòng phải thực hiện đăng ký thuế;, khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý Văn phòng.

Thuế Thu nhập doanh nghiệp: Văn phòng đại diện hạch toán phụ thuộc, không phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh thì không phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Huyện Nhà Bè

Tư vấn thành lập thêm văn phòng đại diện tại Huyện Nhà Bè do Gia Minh đã chia sẻ mong rằng sẽ giúp bạn một phần nào giải đáp các thắc mắc liên quan đến việc thành lập công ty, hãy liên hệ qua hotline 0932 785 561 – 0868 458 111 với Gia Minh để hỗ trợ tốt nhất nhé.

Việc thành lập thêm văn phòng đại diện tại Huyện Nhà Bè sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiếp cận khách hàng nhanh hơn và tăng độ nhận diện thương hiệu hiệu quả. Nếu bạn đang cần tư vấn hoặc hỗ trợ thủ tục thành lập văn phòng đại diện nhanh, đúng quy định pháp luật, hãy liên hệ Pháp lý Gia Minh qua 0932 785 561 – 0868 458 111 để được hỗ trợ trọn gói từ A–Z, cam kết không phát sinh chi phí và bàn giao kết quả đúng hẹn.