Thủ tục thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực là nhu cầu thiết yếu đối với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoạt động ra nhiều tỉnh, thành phố trên toàn quốc. Việc thành lập chi nhánh giúp doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng hơn với thị trường lao động địa phương, gia tăng cơ hội kinh doanh và nâng cao khả năng phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, do lĩnh vực cung ứng nhân lực là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, thủ tục thành lập chi nhánh không chỉ dừng lại ở việc nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh mà còn liên quan đến việc đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý khác. Nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy định, quá trình xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh có thể bị kéo dài hoặc bị từ chối. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực, giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chính xác, quy trình thực hiện suôn sẻ và nhanh chóng nhất.

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực chi tiết năm 2025

Thành lập chi nhánh là bước đi chiến lược của các công ty cung ứng nhân lực nhằm mở rộng quy mô hoạt động và tiếp cận nhiều thị trường lao động tiềm năng hơn. Để thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực đúng quy định pháp luật năm 2025, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh

Thông báo lập chi nhánh theo mẫu quy định.

Quyết định và biên bản họp của công ty mẹ về việc thành lập chi nhánh.

Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.

Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người đứng đầu chi nhánh.

Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt chi nhánh

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi chi nhánh dự định đặt trụ sở.

Bước 3: Nhận kết quả đăng ký hoạt động chi nhánh

Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Bước 4: Xin giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm cho chi nhánh

Ngoài giấy phép đăng ký kinh doanh chi nhánh, để chi nhánh được phép hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ việc làm, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm riêng cho chi nhánh.

Bước 5: Thực hiện thủ tục thuế và con dấu

Khai báo thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý chi nhánh.

Mua hóa đơn hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho chi nhánh nếu có hoạt động xuất hóa đơn riêng.

Làm con dấu chi nhánh (nếu cần) theo quy định hiện hành.

Lưu ý:

Thủ tục mở chi nhánh công ty dịch vụ việc làm bắt buộc phải thực hiện đầy đủ cả hai loại giấy phép: đăng ký hoạt động chi nhánh và giấy phép dịch vụ việc làm.

Chi nhánh phải đáp ứng các điều kiện pháp lý riêng biệt về cơ sở vật chất, nhân sự để được cấp phép hoạt động.

Điều kiện để thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực

Việc mở chi nhánh cho công ty cung ứng nhân lực không chỉ cần thực hiện đầy đủ thủ tục pháp lý mà còn phải đáp ứng các điều kiện thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực theo quy định năm 2025. Cụ thể gồm:

Điều kiện về giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm

Theo quy định, chi nhánh công ty cung ứng nhân lực muốn hoạt động hợp pháp phải được cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm riêng. Các điều kiện về giấy phép bao gồm:

Công ty mẹ phải đang hoạt động dịch vụ việc làm hợp pháp và không bị thu hồi giấy phép.

Chi nhánh cần nộp hồ sơ xin giấy phép mới tại địa phương nơi đặt trụ sở chi nhánh.

Cơ sở vật chất chi nhánh phải đảm bảo có diện tích tối thiểu 30m2, trang thiết bị cần thiết để phục vụ hoạt động giới thiệu việc làm.

Ký quỹ đầy đủ tại ngân hàng thương mại theo quy định (hiện nay mức ký quỹ tối thiểu thường là 300 triệu đồng).

Đáp ứng các yêu cầu khác theo Luật Việc làm và Nghị định hướng dẫn.

Nếu chi nhánh chỉ hoạt động nội bộ (không thu phí, không môi giới lao động), có thể không cần xin giấy phép dịch vụ việc làm, tuy nhiên trường hợp này rất hiếm gặp.

Điều kiện về người đứng đầu chi nhánh

Một trong những yêu cầu mở chi nhánh dịch vụ việc làm là người đứng đầu chi nhánh phải đáp ứng các điều kiện sau:

Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.

Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Luật Doanh nghiệp.

Có trình độ từ cao đẳng trở lên (ưu tiên chuyên ngành luật, kinh tế, lao động, nhân sự).

Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giới thiệu việc làm hoặc cung ứng lao động.

Không có tiền án, tiền sự liên quan đến các tội danh như lừa đảo, lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản, buôn bán người…

Ngoài ra, doanh nghiệp cần đảm bảo người đứng đầu chi nhánh không đồng thời là người đại diện pháp luật cho một công ty dịch vụ việc làm khác (nếu có), nhằm tránh xung đột quản lý theo quy định pháp luật.

Hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực

Khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hoạt động bằng cách thành lập chi nhánh cung ứng nhân lực, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực là điều bắt buộc. Ngoài các giấy tờ pháp lý chung, nếu chi nhánh hoạt động ngành nghề có điều kiện như dịch vụ việc làm, doanh nghiệp cần bổ sung thêm giấy tờ chuyên ngành. Sau đây là chi tiết các giấy tờ cần chuẩn bị.

Các giấy tờ pháp lý bắt buộc

Để hoàn thiện hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:

Thông báo lập chi nhánh theo mẫu quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Quyết định của công ty mẹ (Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, hoặc Đại hội đồng cổ đông) về việc thành lập chi nhánh.

Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (nếu công ty có nhiều thành viên/cổ đông).

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.

Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương của công ty mẹ.

Giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu chi nhánh (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực, bản sao công chứng).

Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho tổ chức/cá nhân khác thực hiện thủ tục).

Tờ khai thông tin thuế chi nhánh, nếu đăng ký riêng mã số thuế.

Những giấy tờ mở chi nhánh công ty dịch vụ lao động này phải được chuẩn bị đầy đủ, chính xác nhằm đảm bảo quá trình đăng ký nhanh chóng và đúng quy định.

Các giấy tờ bổ sung nếu chi nhánh hoạt động ngành nghề có điều kiện

Trong trường hợp chi nhánh dự kiến kinh doanh ngành nghề có điều kiện như dịch vụ cung ứng lao động, giới thiệu việc làm, ngoài bộ hồ sơ cơ bản nêu trên, doanh nghiệp cần nộp thêm:

Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm (nếu chi nhánh trực tiếp tổ chức hoạt động giới thiệu việc làm theo quy định tại Nghị định 23/2021/NĐ-CP).

Giấy chứng nhận ký quỹ tại ngân hàng thương mại (khoản ký quỹ từ 100 triệu đồng trở lên tùy từng tỉnh/thành phố), kèm theo giấy xác nhận tài khoản ký quỹ.

Tài liệu chứng minh cơ sở vật chất (hợp đồng thuê trụ sở chi nhánh, giấy tờ sở hữu hợp pháp mặt bằng), đảm bảo có địa chỉ rõ ràng, phù hợp với lĩnh vực hoạt động.

Danh sách nhân sự (cán bộ phụ trách dịch vụ việc làm), kèm bản sao bằng cấp chuyên môn phù hợp và hợp đồng lao động.

Chứng chỉ nghiệp vụ tư vấn việc làm đối với nhân sự yêu cầu theo quy định.

Việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ này không chỉ giúp chi nhánh được cấp phép hoạt động đúng pháp luật mà còn tránh những rủi ro bị đình chỉ hoạt động sau này. Các doanh nghiệp cần lưu ý đặc biệt đối với nhóm ngành nghề dịch vụ lao động vì đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, chịu sự quản lý chặt chẽ của cơ quan chức năng.

Quy trình thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực

Quy trình thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực bao gồm một số bước cơ bản nhưng cần tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật để đảm bảo hợp pháp và nhanh chóng. Các bước mở chi nhánh dịch vụ việc làm cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh. Hồ sơ cần bao gồm: quyết định của công ty mẹ về việc thành lập chi nhánh, quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh, bản sao giấy đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ, giấy tờ tùy thân của người đứng đầu chi nhánh.

Bước 2: Soạn thảo và ký kết hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh theo mẫu quy định, trong đó nêu rõ địa chỉ chi nhánh, ngành nghề hoạt động và người đại diện.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt chi nhánh. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc qua mạng tùy theo quy định địa phương.

Bước 4: Nhận kết quả xử lý. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Bước 5: Khắc dấu, đăng ký mẫu dấu và thông báo mẫu dấu chi nhánh lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Quy trình thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực nhìn chung không phức tạp nhưng đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và tuân thủ đúng trình tự pháp luật.

Thời gian xử lý và lệ phí thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực

Khi thực hiện quy trình thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực, thời gian xử lý và lệ phí là hai yếu tố cần nắm rõ để chủ động chuẩn bị.

Thời gian thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực:

Thông thường, nếu hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu, thời gian xử lý đăng ký chi nhánh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư mất khoảng 3 – 5 ngày làm việc. Tuy nhiên, nếu thiếu sót hoặc cần bổ sung giấy tờ, thời gian có thể kéo dài thêm từ 2 – 3 ngày.

Lệ phí mở chi nhánh dịch vụ việc làm:

Theo quy định, phí công bố nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh hiện nay khoảng 300.000 VNĐ (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC). Ngoài ra, chi phí khắc dấu chi nhánh dao động từ 250.000 – 400.000 VNĐ tùy đơn vị dịch vụ.

Doanh nghiệp cũng nên dự phòng thêm chi phí dịch vụ nếu thuê đơn vị tư vấn thực hiện trọn gói thủ tục, dao động từ 1.000.000 – 2.500.000 VNĐ tùy theo khu vực và gói dịch vụ.

Nắm rõ thời gian và lệ phí ngay từ đầu giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt hơn, tránh chậm trễ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Những lưu ý quan trọng khi vận hành chi nhánh công ty cung ứng nhân lực

Việc vận hành chi nhánh công ty cung ứng nhân lực đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lao động, thuế và báo cáo định kỳ. Một số lưu ý vận hành chi nhánh công ty cung ứng nhân lực mà doanh nghiệp cần chú ý gồm:

Chi nhánh phải hoạt động đúng ngành nghề đã đăng ký và tuân thủ các quy định về điều kiện hoạt động dịch vụ việc làm (nếu có).

Cần bố trí người đứng đầu chi nhánh có đủ điều kiện chuyên môn, kinh nghiệm quản lý phù hợp lĩnh vực dịch vụ việc làm.

Đảm bảo chi nhánh có địa điểm hoạt động cố định, đáp ứng các điều kiện pháp lý như phòng làm việc riêng, cơ sở vật chất cơ bản cho hoạt động tuyển dụng, giới thiệu việc làm.

Tuân thủ các quy định về hợp đồng lao động, ký kết hợp đồng với người lao động, lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Kinh nghiệm quản lý chi nhánh dịch vụ việc làm hiệu quả còn nằm ở việc xây dựng quy trình tuyển dụng minh bạch, rõ ràng, tuân thủ pháp luật và chú trọng uy tín dịch vụ với đối tác, khách hàng.

Thực hiện nghĩa vụ thuế cho chi nhánh

Chi nhánh hoạt động phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế. Cụ thể:

Đăng ký mã số thuế phụ thuộc cho chi nhánh.

Thực hiện khai thuế môn bài hằng năm theo mức bậc doanh thu quy định.

Nếu chi nhánh có hoạt động phát sinh doanh thu, cần khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Việc tuân thủ nghĩa vụ thuế đúng hạn không chỉ đảm bảo hoạt động ổn định mà còn tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Báo cáo tình hình hoạt động chi nhánh định kỳ

Định kỳ hằng năm, chi nhánh cần thực hiện:

Báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh lên Sở Kế hoạch và Đầu tư (hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý chuyên ngành).

Cập nhật các thay đổi (nếu có) liên quan đến địa chỉ, người đứng đầu, ngành nghề kinh doanh của chi nhánh.

Ngoài ra, chi nhánh cũng cần phối hợp chặt chẽ với công ty mẹ để thực hiện báo cáo tài chính hợp nhất nếu thuộc đối tượng quy định. Việc tuân thủ nghĩa vụ báo cáo định kỳ giúp chi nhánh vận hành minh bạch, tăng cường uy tín doanh nghiệp trên thị trường.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực

Khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hoạt động, việc thành lập chi nhánh là một bước quan trọng. Tuy nhiên, trong quá trình này, có nhiều câu hỏi liên quan đến thủ tục và yêu cầu pháp lý mà các công ty thường gặp phải. Đặc biệt, đối với những công ty cung ứng nhân lực, việc thành lập chi nhánh có những yếu tố cần lưu ý đặc biệt. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực.

Có cần xin lại giấy phép dịch vụ việc làm cho chi nhánh không?

Khi thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực, một trong những câu hỏi phổ biến là liệu có cần xin lại giấy phép dịch vụ việc làm cho chi nhánh hay không. Theo quy định, giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm là yêu cầu cần thiết cho công ty cung ứng nhân lực. Tuy nhiên, khi thành lập chi nhánh, tùy thuộc vào phạm vi hoạt động và quy mô của chi nhánh, bạn có thể cần phải làm thủ tục bổ sung hoặc xin cấp lại giấy phép cho chi nhánh. Điều này đảm bảo chi nhánh hoạt động hợp pháp và tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động và việc làm.

Chi nhánh có thể hoạt động độc lập hay không?

Một câu hỏi khác mà nhiều doanh nghiệp cung ứng nhân lực thắc mắc là liệu chi nhánh có thể hoạt động độc lập hay không. Theo quy định, chi nhánh là một bộ phận của công ty mẹ và không có tư cách pháp nhân riêng. Điều này có nghĩa là chi nhánh không thể hoạt động độc lập về mặt tài chính và pháp lý. Chi nhánh phải tuân theo chiến lược và các quyết định của công ty mẹ, nhưng có thể tự quản lý các hoạt động hàng ngày trong phạm vi quyền hạn được ủy quyền.

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng hệ thống kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ việc làm. Khi thực hiện đúng thủ tục, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động chi nhánh mà còn xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín trên thị trường lao động. Để tránh những sai sót, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tuân thủ đúng quy trình đăng ký và thực hiện nghĩa vụ thuế ngay sau khi chi nhánh được cấp phép. Nếu cần thiết, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và chi phí. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về thủ tục thành lập chi nhánh công ty cung ứng nhân lực, giúp quá trình mở rộng kinh doanh của bạn diễn ra thuận lợi và thành công.