Thủ tục tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai | Hồ sơ, quy trình và lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Tổng quan về thủ tục tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai

Khái niệm và ý nghĩa của việc tạm ngừng hoạt động chi nhánh

Tạm ngừng hoạt động chi nhánh là việc doanh nghiệp tạm thời dừng hoạt động kinh doanh tại một chi nhánh trong khoảng thời gian nhất định, nhưng không chấm dứt tư cách pháp lý của chi nhánh đó. Đây là biện pháp được pháp luật cho phép nhằm giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với những biến động trong hoạt động sản xuất, tài chính hoặc thị trường.

Việc tạm ngừng hoạt động mang lại nhiều ý nghĩa thực tiễn: doanh nghiệp có thể giảm chi phí vận hành, tránh phát sinh nghĩa vụ thuế, BHXH, tiền thuê mặt bằng, đồng thời có thời gian đánh giá, tái cấu trúc mô hình hoạt động hoặc chuyển hướng kinh doanh.

Tại Lào Cai – một địa phương có nhiều chi nhánh trong lĩnh vực thương mại, du lịch và dịch vụ – thủ tục tạm ngừng hoạt động được thực hiện thường xuyên, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế thay đổi, giúp doanh nghiệp duy trì tính linh hoạt và hợp pháp trong quá trình điều chỉnh chiến lược phát triển.

Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động?

Doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai khi gặp các tình huống như:

Chi nhánh hoạt động không hiệu quả, doanh thu không đủ bù chi phí.

Doanh nghiệp cần tái cơ cấu tổ chức, sáp nhập, thu gọn hệ thống hoặc chuyển hướng kinh doanh sang lĩnh vực khác.

Ảnh hưởng từ yếu tố khách quan như thị trường suy giảm, dịch bệnh, thiên tai, hoặc thay đổi quy hoạch kinh doanh của tỉnh.

Thay đổi địa điểm hoặc mô hình kinh doanh, cần thời gian chuẩn bị hồ sơ pháp lý mới.

Thay vì giải thể chi nhánh (mất thời gian và phức tạp), tạm ngừng là giải pháp hợp pháp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp doanh nghiệp bảo toàn mã số thuế, hồ sơ pháp lý và quyền hoạt động của chi nhánh cho giai đoạn phục hồi hoặc tái khởi động trong tương lai.

Căn cứ pháp lý: Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP và các văn bản liên quan

Thủ tục tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật quan trọng:

Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 206): quy định doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện được quyền tạm ngừng hoạt động nhưng phải gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng.

Nghị định 01/2021/NĐ-CP: hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự và thủ tục đăng ký tạm ngừng hoạt động.

Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT: ban hành mẫu Phụ lục II-21 – Thông báo tạm ngừng hoạt động chi nhánh.

Ngoài ra, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lào Cai có quy định cụ thể về quy trình tiếp nhận và trả kết quả qua Bộ phận Một cửa hoặc Cổng thông tin điện tử.

Việc tuân thủ đúng căn cứ pháp lý giúp doanh nghiệp tạm ngừng hợp lệ, tránh bị xử phạt hành chính, đồng thời duy trì uy tín pháp lý trên địa bàn tỉnh.

Điều kiện và thời hạn thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai

Điều kiện để chi nhánh được tạm ngừng hoạt động hợp pháp

Theo quy định, chi nhánh tại Lào Cai chỉ được tạm ngừng hoạt động hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Hoàn thành các nghĩa vụ thuế, báo cáo tài chính đến thời điểm tạm ngừng.

Không đang trong quá trình thanh tra, kiểm tra hoặc bị xử lý vi phạm hành chính.

Không có tranh chấp lao động hoặc hợp đồng đang thực hiện dở dang mà chưa được giải quyết.

Được sự chấp thuận của công ty mẹ (đối với chi nhánh phụ thuộc).

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ nội bộ như Quyết định tạm ngừng hoạt động và Biên bản họp thông qua việc tạm ngừng, trước khi nộp thông báo chính thức đến Sở KH&ĐT tỉnh Lào Cai.

Thời hạn tối đa của việc tạm ngừng hoạt động chi nhánh

Thời hạn tạm ngừng hoạt động chi nhánh được quy định tối đa là 01 năm cho mỗi lần thông báo.

Sau khi hết thời hạn, nếu doanh nghiệp vẫn chưa thể khôi phục hoạt động, cần làm thủ tục gia hạn tạm ngừng, cũng với thời gian tối đa 01 năm/lần.

Nếu doanh nghiệp không nộp thông báo gia hạn mà vẫn ngừng hoạt động, chi nhánh sẽ bị xem là tự ý tạm ngừng không hợp lệ và có thể bị xử phạt hành chính hoặc thu hồi giấy chứng nhận hoạt động.

Việc tuân thủ đúng mốc thời gian giúp doanh nghiệp duy trì tính pháp lý hợp lệ và tránh phát sinh vi phạm.

Nghĩa vụ thông báo trước khi tạm ngừng – mốc thời gian cụ thể

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải gửi Thông báo tạm ngừng hoạt động chi nhánh đến Sở KH&ĐT Lào Cai ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng.

Thông báo cần nêu rõ:

Thời điểm bắt đầu và kết thúc tạm ngừng;

Lý do tạm ngừng;

Cam kết hoàn thành nghĩa vụ thuế, lao động, bảo hiểm trước thời điểm tạm ngừng.

Trong thời gian tạm ngừng, chi nhánh không được phát sinh hoạt động kinh doanh, ký hợp đồng hay xuất hóa đơn. Nếu vi phạm, doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Do đó, việc thực hiện thủ tục đúng thời hạn và hình thức thông báo hợp lệ là yêu cầu bắt buộc để tạm ngừng hợp pháp tại Lào Cai.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm thủ tục tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai

Thông báo tạm ngừng hoạt động chi nhánh (theo mẫu Phụ lục II-22 – Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

Khi doanh nghiệp muốn tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai, việc đầu tiên là phải lập Thông báo tạm ngừng hoạt động chi nhánh theo Phụ lục II-22 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Mẫu thông báo này ghi rõ các thông tin:

Tên chi nhánh, mã số, địa chỉ đăng ký hoạt động.

Thời gian bắt đầu và kết thúc tạm ngừng (không quá 12 tháng/lần).

Lý do tạm ngừng cụ thể, ngắn gọn (ví dụ: cơ cấu lại nhân sự, sửa chữa cơ sở, điều chỉnh mô hình kinh doanh…).

Cam kết về việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, người lao động trước khi tạm ngừng.

Thông báo này phải có chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật, được nộp ít nhất 03 ngày làm việc trước khi tạm ngừng hoạt động, tránh bị xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Quyết định của công ty mẹ về việc tạm ngừng hoạt động chi nhánh

Doanh nghiệp cần ban hành Quyết định của công ty mẹ (theo đúng thẩm quyền) để làm căn cứ pháp lý cho việc tạm ngừng chi nhánh.

Với Công ty TNHH một thành viên, quyết định do chủ sở hữu công ty ban hành.

Với Công ty TNHH hai thành viên trở lên, quyết định do Hội đồng thành viên thông qua.

Với Công ty cổ phần, quyết định do Hội đồng quản trị phê duyệt.

Trong quyết định cần thể hiện rõ: tên chi nhánh, thời hạn tạm ngừng, lý do, thời điểm có hiệu lực và người chịu trách nhiệm thực hiện.

Văn bản này phải có chữ ký và đóng dấu xác nhận hợp pháp để đảm bảo tính hiệu lực.

Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông (nếu có)

Đối với công ty có nhiều thành viên hoặc cổ đông, việc tạm ngừng chi nhánh phải được thông qua tại cuộc họp chính thức. Biên bản họp cần có:

Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự.

Nội dung thảo luận và kết quả biểu quyết.

Kết luận đồng ý tạm ngừng hoạt động chi nhánh trong thời gian xác định.

Biên bản phải đính kèm Quyết định tạm ngừng và được lưu trong hồ sơ nội bộ doanh nghiệp.

Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (nếu có)

Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật, cần có Giấy ủy quyền hợp lệ.

Giấy ủy quyền phải ghi rõ phạm vi ủy quyền (soạn, ký, nộp, nhận kết quả hồ sơ), thời hạn ủy quyền và có chữ ký, dấu công ty.

Kèm theo đó là bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền, đảm bảo thông tin trùng khớp với giấy ủy quyền và hồ sơ nộp tại Sở KH&ĐT tỉnh Lào Cai.

Quy trình thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ theo quy định

Doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ giấy tờ để đảm bảo hồ sơ đầy đủ, thống nhất và hợp lệ.

Trước khi nộp, cần rà soát tình trạng pháp lý của chi nhánh:

Hoàn tất nghĩa vụ thuế, báo cáo tài chính, bảo hiểm xã hội.

Xác minh không còn hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch ngân hàng trong thời gian tạm ngừng.

Gia Minh hỗ trợ kiểm tra, soạn thảo hồ sơ chuẩn xác và tư vấn chi tiết từng biểu mẫu để hạn chế rủi ro bị trả lại.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh Lào Cai

Hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT Lào Cai, địa chỉ Số 02 Đường Hoàng Liên, Phường Kim Tân, TP. Lào Cai, tỉnh Lào Cai.

Hình thức nộp hồ sơ:

Trực tiếp: tại Bộ phận một cửa.

Trực tuyến: qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn

.

Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nhận Giấy biên nhận.

Nếu hồ sơ hợp lệ: Trong 03 – 05 ngày làm việc, Sở KH&ĐT cấp Giấy xác nhận tạm ngừng hoạt động chi nhánh.

Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai: Trong 02 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung.

Gia Minh có thể đại diện khách hàng nộp, theo dõi tiến trình và xử lý phản hồi của cơ quan nhà nước.

Bước 3 – Theo dõi, bổ sung và chỉnh sửa hồ sơ (nếu cần)

Sau khi nộp, doanh nghiệp nên theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia bằng mã biên nhận.

Nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, cần chỉnh sửa và nộp lại trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo.

Gia Minh có đội ngũ chuyên viên pháp lý hỗ trợ xử lý các yêu cầu bổ sung, đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh, không phải nộp lại nhiều lần.

Bước 4 – Nhận kết quả và hoàn tất thủ tục tạm ngừng hoạt động

Khi hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy xác nhận tạm ngừng hoạt động chi nhánh.

Sau đó cần thực hiện:

Thông báo đến Cục Thuế tỉnh Lào Cai để tạm dừng nghĩa vụ thuế.

Thông báo cho Bảo hiểm xã hội tỉnh, nếu chi nhánh có lao động tham gia BHXH.

Thông báo đến ngân hàng và đối tác, tránh phát sinh nghĩa vụ giao dịch trong thời gian tạm ngừng.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ để phục vụ kiểm tra sau này.

Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói tại Lào Cai: từ soạn hồ sơ, nộp, theo dõi đến nhận kết quả, đảm bảo quy trình nhanh – đúng – tiết kiệm chi phí và an toàn pháp lý tuyệt đối.

Nghĩa vụ thuế và các vấn đề cần lưu ý khi tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai

Nghĩa vụ kê khai và nộp thuế còn tồn đọng

Trước khi nộp hồ sơ tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai, doanh nghiệp cần rà soát và hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ thuế còn tồn đọng.

Theo quy định của Luật Quản lý Thuế 2019, mọi chi nhánh trước khi tạm ngừng đều phải thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT, TNDN, TNCN đến kỳ gần nhất (tháng hoặc quý).

Nếu chi nhánh vẫn còn nợ thuế hoặc chậm nộp báo cáo tài chính, cơ quan thuế sẽ không xác nhận tình trạng hoàn thành nghĩa vụ thuế, dẫn đến việc hồ sơ tạm ngừng bị treo.

Ngoài ra, nếu chi nhánh chưa nộp lệ phí môn bài của năm tài chính hiện tại, doanh nghiệp cần hoàn tất trước khi nộp hồ sơ.

Việc đảm bảo hoàn tất nghĩa vụ này không chỉ giúp quá trình tạm ngừng hợp lệ mà còn tránh bị truy thu hoặc xử phạt hành chính khi hoạt động trở lại.

Xử lý hợp đồng lao động và bảo hiểm xã hội khi chi nhánh tạm ngừng

Trong thời gian tạm ngừng, chi nhánh không được phép phát sinh hoạt động sử dụng lao động hoặc trả lương. Do đó, doanh nghiệp cần thông báo cho người lao động và thỏa thuận tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019.

Trước khi tạm ngừng, chi nhánh phải thanh toán toàn bộ lương, trợ cấp và các khoản phúc lợi cho nhân viên (nếu có).

Đồng thời, cần làm thủ tục tạm dừng đóng BHXH với Cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Lào Cai, gửi kèm danh sách lao động tạm ngừng tham gia bảo hiểm.

Trường hợp doanh nghiệp không thông báo và vẫn để phát sinh đóng bảo hiểm, cơ quan BHXH sẽ coi chi nhánh vẫn hoạt động và buộc nộp bù toàn bộ khoản đóng chậm cùng tiền phạt.

Vì vậy, việc xử lý hợp đồng và bảo hiểm kịp thời là điều kiện bắt buộc để tạm ngừng đúng quy định.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và lưu trữ hồ sơ thuế

Trước khi ngừng hoạt động, chi nhánh tại Lào Cai cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi đến Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.

Toàn bộ hóa đơn điện tử chưa sử dụng phải được niêm phong và thông báo ngừng phát hành trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.

Trong thời gian tạm ngừng, chi nhánh không được phép phát hành hoặc ký hóa đơn, cũng như không được thực hiện các giao dịch tài chính – kế toán.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ thuế, sổ sách, chứng từ và báo cáo kế toán trong suốt thời gian tạm ngừng để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu hoặc khôi phục hoạt động sau này.

Nếu không tuân thủ, chi nhánh có thể bị xử phạt hành chính từ 5 – 15 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Dịch vụ kế toán hỗ trợ thủ tục tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai

Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp tại Lào Cai khi tự thực hiện thủ tục tạm ngừng thường gặp các rủi ro như hồ sơ sai mẫu, nộp trễ hạn, chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế hoặc bảo hiểm, dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.

Khi sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp của Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ trọn gói từ tư vấn, soạn hồ sơ đến nộp và nhận kết quả, đảm bảo đúng quy định và đúng hạn.

Gia Minh sẽ giúp:

Kiểm tra tình trạng thuế, hóa đơn và bảo hiểm của chi nhánh trước khi tạm ngừng.

Tư vấn miễn phí nghĩa vụ kế toán – thuế – BHXH để tránh rủi ro bị truy thu.

Soạn hồ sơ đúng chuẩn theo mẫu Phụ lục II-19 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Nộp và theo dõi hồ sơ tại Sở KH&ĐT Lào Cai và Chi cục Thuế địa phương.

Nhờ quy trình chuyên nghiệp, Gia Minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm 70% thời gian và chi phí so với tự làm.

Các hạng mục dịch vụ: lập hồ sơ tạm ngừng, quyết toán thuế, tư vấn pháp lý doanh nghiệp

Dịch vụ kế toán – pháp lý trọn gói của Gia Minh tại Lào Cai bao gồm:

Tư vấn pháp lý ban đầu: Xác định thời gian tạm ngừng, quy trình, nghĩa vụ thuế và hồ sơ cần chuẩn bị.

Soạn hồ sơ pháp lý: Thông báo tạm ngừng, quyết định, biên bản họp công ty mẹ, giấy ủy quyền, và thông báo cho cơ quan thuế.

Thực hiện nghĩa vụ kế toán – thuế:

Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế cuối kỳ.

Kê khai và hoàn tất các khoản thuế còn tồn đọng.

Thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và rà soát sổ sách kế toán.

Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước: Nộp hồ sơ, xử lý phản hồi và nhận kết quả tạm ngừng.

Tư vấn sau thủ tục: Hướng dẫn doanh nghiệp về bảo lưu nghĩa vụ pháp lý, xử lý lao động, lưu trữ chứng từ và các bước mở lại hoạt động sau khi hết thời hạn tạm ngừng.

Với kinh nghiệm thực tế xử lý hàng trăm hồ sơ mỗi năm, Gia Minh cam kết hồ sơ hợp lệ 100% và được duyệt nhanh trong 3–5 ngày làm việc.

Chi phí dịch vụ và quy trình hỗ trợ từ A – Z

Chi phí dịch vụ tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai của Gia Minh dao động từ 1.000.000 – 1.500.000 đồng, tùy vào tình trạng hồ sơ và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Toàn bộ chi phí đã bao gồm soạn hồ sơ, nộp trực tuyến, theo dõi tiến độ và nhận kết quả tận nơi, cam kết không phát sinh phụ phí.

Quy trình làm việc gồm 4 bước:

Tiếp nhận thông tin và tư vấn sơ bộ.

Soạn và ký hồ sơ tạm ngừng hợp lệ.

Đại diện nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT và cơ quan thuế Lào Cai.

Bàn giao kết quả và tư vấn hậu thủ tục miễn phí.

Với sự chuyên nghiệp và uy tín, Gia Minh là đối tác tin cậy giúp doanh nghiệp tại Lào Cai tạm ngừng hoạt động nhanh, đúng quy định và an toàn pháp lý tuyệt đối.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục tạm ngừng hoạt động chi nhánh tại Lào Cai

Có thể gia hạn thời gian tạm ngừng hoạt động không?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có thể gia hạn thời gian tạm ngừng chi nhánh nếu cần thiết, nhưng tổng thời gian tạm ngừng liên tiếp không vượt quá 12 tháng. Khi muốn gia hạn, doanh nghiệp phải soạn hồ sơ thông báo gia hạn gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư Lào Cai trước khi thời hạn tạm ngừng hiện tại kết thúc. Việc thực hiện đúng thời gian thông báo sẽ giúp chi nhánh duy trì tư cách pháp lý hợp lệ và tránh rủi ro bị xử phạt.

Chi nhánh có phải làm báo cáo thuế khi tạm ngừng không?

Trong thời gian tạm ngừng hoạt động, chi nhánh vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ thuế còn tồn đọng hoặc phát sinh trước khi tạm ngừng. Điều này bao gồm kê khai, quyết toán thuế thu nhập, VAT, và các loại thuế khác nếu có. Nếu doanh nghiệp không thực hiện báo cáo đúng quy định, có thể phát sinh phạt hành chính hoặc bị cơ quan thuế nhắc nhở. Sử dụng dịch vụ hỗ trợ trọn gói như Gia Minh sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện tất cả báo cáo thuế nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Có bị xử phạt nếu không thông báo tạm ngừng đúng thời hạn không?

Việc không thông báo tạm ngừng chi nhánh đúng thời hạn hoặc nộp hồ sơ sai mẫu, thiếu thông tin sẽ khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính theo quy định. Ngoài ra, hồ sơ không hợp lệ còn dẫn đến trì hoãn thời gian tạm ngừng, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh và quyền lợi của doanh nghiệp. Do đó, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu, và nộp đúng thời hạn là yếu tố quan trọng để đảm bảo thủ tục tạm ngừng chi nhánh tại Lào Cai hợp pháp, tránh rủi ro phát sinh.