Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Thành Phố Cần Thơ

Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Thành Phố Cần Thơ

Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Thành Phố Cần Thơ là một quy trình cần thực hiện đúng theo quy định của pháp luật để đảm bảo việc đóng cửa văn phòng được tiến hành một cách hợp pháp và hiệu quả. Để bắt đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và tài liệu liên quan, bao gồm quyết định chấm dứt hoạt động từ công ty mẹ và báo cáo tình hình hoạt động của văn phòng đại diện. Sau đó, cần thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại Thành phố Cần Thơ về việc ngừng hoạt động. Các thủ tục này bao gồm việc hoàn thành các nghĩa vụ tài chính, như thuế và các khoản phải nộp khác. Ngoài ra, doanh nghiệp cần giải quyết các khoản nợ còn lại và thanh lý tài sản của văn phòng đại diện. Việc này phải được thực hiện trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động đến cơ quan chức năng. Đặc biệt, cần đảm bảo rằng các tài liệu pháp lý và báo cáo được hoàn thiện và nộp đúng hạn. Quy trình này giúp đảm bảo rằng văn phòng đại diện được đóng cửa một cách hợp pháp và không còn nghĩa vụ tài chính hay pháp lý đối với cơ quan chức năng. Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo chấp thuận việc chấm dứt hoạt động từ cơ quan đăng ký kinh doanh.

Cơ sở pháp lý

Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Nghị định số 102/2010/NĐ-CP ngày 01/10/2010 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp;

Nghị định số 43/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;

Nghị định số 05/2013/NĐ-CP ngày 09/01/2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều quy định về thủ tục hành chính của Nghị định số 43/2010/NĐ-CP ngày 15/04/2010 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;

Thông tư số 01/2013/TT-BKHĐT ngày 21/01/2013 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư;

Thông tư số 176/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính 23/10/2012 về mức thu phí và lệ phí Đăng ký Kinh doanh.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về khái niệm văn phòng đại diện của doanh nghiệp như sau:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và được doanh nghiệp ủy quyền để thực hiện các hoạt động đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp đó. Theo đó, văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được nhân danh chính mình để ký kết hợp đồng kinh doanh hoặc nhân danh doanh nghiệp của mình thực hiện các nhiệm vụ không được ủy quyền.

Các trường hợp chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Thành Phố Cần Thơ

Các trường hợp và nghĩa vụ khi chấm dứt văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và Điều 72, Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định như sau:

Trước khi thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thì doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

Trường hợp chấm dứt văn phòng đại diện theo quyết định của chính doanh nghiệp đó. Trong trường hợp này, khi doanh nghiệp muốn chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện thì phải ra quyết định chấm dứt văn phòng đại diện đó. Theo đó, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

Trường hợp theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Các trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được quy định tại Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp như sau:

Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện là giả mạo;

Văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế;

Theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của luật.

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, trừ trường hợp văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do cưỡng chế nợ thuế.

Điều kiện đóng cửa văn phòng đại diện tại Cần Thơ là gì?

Việc đóng cửa văn phòng đại diện là một quyết định quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng vì nó có thể ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh và quan hệ với khách hàng, đối tác. Để thực hiện việc đóng cửa văn phòng đại diện một cách hợp pháp và hiệu quả, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện nhất định theo quy định của Luật Doanh nghiệp, các văn bản pháp luật liên quan và yêu cầu của cơ quan thuế. Tại Cần Thơ, thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện cần phải tuân thủ các quy trình cụ thể và đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý, tài chính, và nhân sự. Dưới đây là phân tích chi tiết từng điều kiện mà doanh nghiệp cần đáp ứng khi muốn chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Cần Thơ.

Điều kiện về tình trạng hoạt động của doanh nghiệp và văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập với mục đích đại diện cho quyền và lợi ích của doanh nghiệp, thực hiện một số chức năng như xúc tiến thương mại, tìm kiếm cơ hội kinh doanh, và hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động liên quan. Khi doanh nghiệp muốn đóng cửa văn phòng đại diện, điều kiện tiên quyết là văn phòng đại diện và bản thân doanh nghiệp đó phải đang ở trạng thái hoạt động hợp pháp. Cụ thể:

Doanh nghiệp phải còn tồn tại hợp pháp: Văn phòng đại diện chỉ có thể được đóng cửa khi doanh nghiệp mẹ (công ty mẹ) chưa bị giải thể, phá sản hoặc đình chỉ hoạt động. Nếu doanh nghiệp mẹ đã bị giải thể hoặc phá sản, văn phòng đại diện đương nhiên bị chấm dứt hoạt động mà không cần phải thực hiện thủ tục riêng lẻ.

Văn phòng đại diện không bị đình chỉ hoạt động hoặc bị tước quyền đăng ký kinh doanh: Trước khi chấm dứt hoạt động, văn phòng đại diện phải đảm bảo không bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền đình chỉ hoạt động hoặc bị tước quyền đăng ký kinh doanh do vi phạm pháp luật.

Điều kiện hoàn thành nghĩa vụ tài chính và thuế

Một trong những điều kiện quan trọng mà doanh nghiệp cần đáp ứng khi chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện là hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính, thuế và các khoản phí liên quan. Đây là điều kiện bắt buộc nhằm đảm bảo quyền lợi của Nhà nước và đối tác kinh doanh. Cụ thể:

Hoàn thành nghĩa vụ thuế: Văn phòng đại diện phải hoàn tất việc kê khai và nộp các khoản thuế liên quan như thuế thu nhập cá nhân, thuế môn bài (nếu có), thuế giá trị gia tăng, và các nghĩa vụ thuế khác (nếu có). Việc hoàn thành nghĩa vụ thuế được thực hiện thông qua Chi cục Thuế nơi văn phòng đại diện đăng ký hoạt động. Doanh nghiệp cần nộp tờ khai thuế và báo cáo tài chính đến thời điểm chấm dứt hoạt động.

Không có nợ đọng thuế: Văn phòng đại diện cần phải có Giấy xác nhận không nợ thuế từ cơ quan thuế quản lý. Điều này chứng minh rằng văn phòng đại diện đã hoàn thành tất cả nghĩa vụ tài chính với Nhà nước và không còn khoản nợ thuế nào chưa được giải quyết.

Thanh toán đầy đủ các khoản phí và lệ phí: Văn phòng đại diện cần hoàn tất các khoản phí, lệ phí khác như lệ phí môn bài (nếu áp dụng), lệ phí đăng ký kinh doanh hoặc các khoản phí liên quan đến hoạt động của văn phòng.

Điều kiện về tài sản và công nợ của văn phòng đại diện

Trước khi chấm dứt hoạt động, văn phòng đại diện cần xử lý toàn bộ các vấn đề liên quan đến tài sản, công nợ và nghĩa vụ hợp đồng với các đối tác và khách hàng:

Giải quyết tài sản và nghĩa vụ tài chính: Nếu văn phòng đại diện có tài sản riêng hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, cần tiến hành kiểm kê và lập biên bản xác nhận tài sản trước khi chấm dứt hoạt động. Việc thanh lý tài sản (nếu có) cần được thực hiện theo quy định và được ghi nhận trong hồ sơ quyết toán.

Xử lý công nợ: Văn phòng đại diện cần hoàn tất việc thanh toán tất cả các khoản công nợ với đối tác, nhà cung cấp và khách hàng. Nếu văn phòng đại diện còn đang thực hiện hợp đồng với các đối tác, cần thương lượng và xử lý dứt điểm nghĩa vụ hợp đồng này để tránh tranh chấp pháp lý.

Thực hiện thanh lý hoặc chuyển giao hợp đồng: Nếu văn phòng đại diện có các hợp đồng đang thực hiện, cần xác định và thực hiện các điều khoản thanh lý hoặc chuyển giao hợp đồng cho các đơn vị phụ thuộc khác của doanh nghiệp (nếu có).

Điều kiện về nhân sự và bảo hiểm xã hội

Nhân sự là một yếu tố quan trọng khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Doanh nghiệp cần đảm bảo quyền lợi cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện theo đúng quy định pháp luật:

Giải quyết quyền lợi cho người lao động: Nếu văn phòng đại diện có người lao động, doanh nghiệp phải thông báo việc chấm dứt hoạt động với người lao động theo đúng quy định tại Bộ luật Lao động. Doanh nghiệp cần đảm bảo thanh toán đầy đủ lương, thưởng, trợ cấp thôi việc và các khoản trợ cấp khác (nếu có) cho người lao động.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội: Thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi văn phòng đại diện đăng ký. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đề nghị chốt sổ và hoàn trả đầy đủ các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động đến thời điểm chấm dứt hoạt động.

Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động: Đối với các hợp đồng lao động có thời hạn hoặc không thời hạn, doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng và thanh toán đầy đủ các khoản liên quan.

Điều kiện về địa điểm và cơ sở vật chất

Khi chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp cần giải quyết các vấn đề liên quan đến địa điểm và cơ sở vật chất của văn phòng đại diện:

Chấm dứt hợp đồng thuê địa điểm: Nếu văn phòng đại diện đang thuê địa điểm, cần làm việc với chủ nhà để thanh lý hoặc chấm dứt hợp đồng thuê theo đúng quy định. Doanh nghiệp cần giải quyết các khoản phí thuê còn lại (nếu có) và đảm bảo hoàn trả mặt bằng trong tình trạng tốt, tránh phát sinh tranh chấp.

Xử lý trang thiết bị và cơ sở vật chất: Nếu văn phòng đại diện có các thiết bị như máy tính, máy in, bàn ghế, hoặc các cơ sở vật chất khác, cần tiến hành kiểm kê, phân loại và xử lý theo phương án phù hợp (bán thanh lý, chuyển giao cho đơn vị khác của doanh nghiệp, hoặc tiêu hủy).

Điều kiện về hồ sơ và thủ tục hành chính

Cuối cùng, văn phòng đại diện cần hoàn tất tất cả các hồ sơ và thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Các thủ tục này bao gồm:

Nộp đầy đủ hồ sơ chấm dứt hoạt động: Hồ sơ cần được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Cần Thơ. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các tài liệu trong hồ sơ.

Thực hiện công bố thông tin chấm dứt hoạt động: Sau khi được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận, doanh nghiệp cần công bố thông tin về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày để đảm bảo tính công khai và minh bạch.

Xác nhận hoàn tất thủ tục tại các cơ quan liên quan: Doanh nghiệp cần nhận được xác nhận từ các cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội và các cơ quan có thẩm quyền khác (nếu có) để chứng minh rằng tất cả các nghĩa vụ liên quan đã được giải quyết.

Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Thành Phố Cần Thơ

Chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Thành phố Cần Thơ là một quy trình pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo việc đóng cửa văn phòng đại diện diễn ra hợp pháp và đầy đủ. Dưới đây là phân tích chi tiết các bước và yêu cầu liên quan đến quy trình này.

Quyết định Chấm dứt Hoạt động

Trước hết, doanh nghiệp cần ra quyết định chính thức về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện. Quyết định này phải được thông qua bởi cơ quan quản lý cao nhất của công ty mẹ, như Hội đồng Quản trị hoặc Giám đốc. Quyết định này cần ghi rõ lý do chấm dứt, ngày có hiệu lực và các bước tiếp theo cần thực hiện.

Thông Báo và Hồ Sơ

Sau khi có quyết định chấm dứt, doanh nghiệp phải chuẩn bị và nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại Thành phố Cần Thơ. Hồ sơ bao gồm:

Quyết định chấm dứt hoạt động: Bản sao có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ.

Báo cáo tình hình hoạt động của văn phòng đại diện: Thể hiện các hoạt động của văn phòng trong thời gian hoạt động, bao gồm báo cáo tài chính và các nghĩa vụ tài chính còn lại.

Giấy tờ chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính: Chứng từ chứng minh đã thanh toán thuế và các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện.

Danh sách các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính: Phải cung cấp bằng chứng về việc giải quyết tất cả các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính của văn phòng đại diện.

Thanh Lý Tài Sản và Nghĩa Vụ Tài Chính

Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Thanh lý tài sản: Xác định và thanh lý các tài sản của văn phòng đại diện, bao gồm tài sản cố định và tài sản lưu động. Việc này có thể bao gồm bán tài sản hoặc chuyển giao cho công ty mẹ hoặc cho bên khác.

Giải quyết nợ nần: Đảm bảo rằng tất cả các khoản nợ, bao gồm nợ thuế, nợ nhà cung cấp, và các nghĩa vụ tài chính khác đều được thanh toán đầy đủ trước khi tiến hành chấm dứt hoạt động.

Hoàn Thành Các Nghĩa Vụ Pháp Lý

Đóng sổ thuế: Thực hiện thủ tục đóng sổ thuế tại cơ quan thuế địa phương. Cần chuẩn bị các báo cáo thuế cuối cùng và nộp cho cơ quan thuế.

Chấm dứt hợp đồng lao động: Nếu có nhân viên tại văn phòng đại diện, cần thực hiện các thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật lao động, bao gồm thanh toán các khoản tiền lương, trợ cấp thôi việc (nếu có) và bảo hiểm xã hội.

Nộp Hồ Sơ và Nhận Giấy Chứng Nhận

Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động: Nộp hồ sơ đã chuẩn bị cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại Thành phố Cần Thơ. Hồ sơ sẽ được xem xét và xử lý theo quy định.

Nhận Giấy chứng nhận chấm dứt hoạt động: Sau khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện. Giấy chứng nhận này xác nhận rằng văn phòng đại diện đã được chấm dứt hoạt động hợp pháp và doanh nghiệp không còn nghĩa vụ pháp lý liên quan đến văn phòng đại diện đó.

Thông Báo và Cập Nhật Thông Tin

Thông báo đến các bên liên quan: Doanh nghiệp cần thông báo cho các đối tác, khách hàng và các bên liên quan khác về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện. Việc này giúp đảm bảo rằng các bên liên quan không còn giao dịch với văn phòng đại diện.

Cập nhật thông tin trong hệ thống quản lý doanh nghiệp: Cập nhật thông tin trên các hệ thống quản lý doanh nghiệp, chẳng hạn như hệ thống thông tin doanh nghiệp quốc gia, để phản ánh việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.

Thành phần hồ sơ chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Thành Phố Cần Thơ

Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (mẫu quy định);

Quyết định của Hội đồng thành viên về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (mẫu tham khảo);

Hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

Giấy xác nhận của cơ quan công an về việc hủy con dấu của văn phòng đại diện hoặc văn bản xác nhận chưa khắc dấu văn phòng đại diện (đối với trường hợp chưa khắc dấu văn phòng đại diện);

Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;

Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác).

Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ

Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Cần Thơ như thế nào?

Việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện là một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi không còn nhu cầu duy trì hoặc có sự điều chỉnh trong chiến lược kinh doanh. Thủ tục này cần đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, bao gồm việc thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ thuế và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, hợp đồng và tài sản của văn phòng đại diện.

Tại Cần Thơ, việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện được thực hiện theo quy trình cụ thể tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Cần Thơ, kết hợp với Chi cục Thuế nơi văn phòng đại diện đăng ký hoạt động. Dưới đây là phân tích chi tiết từng bước thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Cần Thơ, bao gồm chuẩn bị hồ sơ, các quy trình cần thực hiện, và các lưu ý quan trọng.

Cơ sở pháp lý

Việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện được quy định tại các văn bản pháp luật sau:

Luật Doanh nghiệp 2020.

Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định về quản lý thuế đối với tổ chức kinh doanh.

Các quy định này nêu rõ quy trình và yêu cầu đối với việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp, bao gồm cả việc nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh và hoàn tất nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế.

Các trường hợp dẫn đến việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện

Doanh nghiệp có thể tiến hành thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong một số trường hợp sau:

Doanh nghiệp quyết định dừng hoạt động của văn phòng đại diện: Đây là trường hợp phổ biến nhất, khi doanh nghiệp không còn nhu cầu duy trì sự hiện diện của văn phòng đại diện tại địa phương hoặc muốn tập trung vào các đơn vị kinh doanh khác.

Doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản: Khi doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản, toàn bộ các chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp cũng phải tiến hành chấm dứt hoạt động theo quy định.

Văn phòng đại diện hoạt động không hiệu quả: Nếu văn phòng đại diện không đạt được mục tiêu kinh doanh hoặc hoạt động không hiệu quả, doanh nghiệp có thể quyết định chấm dứt hoạt động để giảm chi phí.

Văn phòng đại diện vi phạm quy định pháp luật: Trong trường hợp văn phòng đại diện vi phạm pháp luật hoặc không tuân thủ các quy định về đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể yêu cầu chấm dứt hoạt động.

Quy trình chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Cần Thơ

Quy trình chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Cần Thơ bao gồm các bước chính như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hoạt động

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và giấy tờ cần thiết cho việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện: Theo mẫu quy định tại Phụ lục II-15, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Thông báo cần ghi rõ:

Tên doanh nghiệp.

Mã số thuế hoặc mã số doanh nghiệp.

Tên văn phòng đại diện.

Địa chỉ văn phòng đại diện.

Lý do chấm dứt hoạt động.

Ngày dự kiến chấm dứt hoạt động.

Thông tin liên hệ của người đại diện thực hiện thủ tục.

Quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện: Tùy vào loại hình doanh nghiệp (công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần), quyết định này sẽ do chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị ban hành. Quyết định phải nêu rõ lý do, thời gian và các phương án xử lý tài sản, nhân sự.

Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần): Biên bản phải ghi nhận rõ ý kiến của các thành viên về việc chấm dứt hoạt động, thống nhất thông qua quyết định và phân công trách nhiệm giải quyết các công việc liên quan.

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện (bản gốc): Đây là giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của văn phòng đại diện. Khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp phải nộp lại bản gốc cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp): Giấy ủy quyền cần ghi rõ nội dung ủy quyền và được ký xác nhận bởi người đại diện theo pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Cần Thơ nơi văn phòng đại diện đăng ký hoạt động. Cụ thể:

Nộp trực tiếp: Đại diện doanh nghiệp mang hồ sơ đến nộp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh.

Nộp qua mạng: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Đối với hình thức nộp qua mạng, cần có chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để thực hiện.

Bước 3: Thực hiện thủ tục chốt thuế với cơ quan thuế

Trước khi nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chốt thuế tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện. Đây là bước quan trọng nhằm xác định tình trạng hoàn tất nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện trước khi chính thức chấm dứt hoạt động.

Hồ sơ chốt thuế bao gồm:

Tờ khai thuế đến thời điểm chấm dứt hoạt động.

Báo cáo tài chính của văn phòng đại diện.

Biên bản quyết toán thuế (nếu có).

Thông báo của cơ quan thuế về tình trạng hoàn tất nghĩa vụ thuế.

Xác nhận không nợ thuế: Sau khi doanh nghiệp hoàn tất các nghĩa vụ thuế, Chi cục Thuế sẽ cấp Giấy xác nhận không nợ thuế. Doanh nghiệp cần nộp giấy này cùng với hồ sơ chấm dứt hoạt động tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Xử lý hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ:

Ra thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Cập nhật tình trạng của văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện và hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan.

Bước 5: Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân sự, tài sản và hợp đồng

Sau khi hoàn tất thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, doanh nghiệp cần giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, tài sản và hợp đồng của văn phòng đại diện:

Thông báo cho nhân viên: Thông báo chính thức bằng văn bản cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện về việc chấm dứt hoạt động, các phương án giải quyết lương, thưởng và trợ cấp thôi việc (nếu có).

Giải quyết tài sản và thiết bị: Tiến hành kiểm kê, phân loại và xử lý tài sản, thiết bị văn phòng theo quy định của pháp luật và điều lệ doanh nghiệp. Tài sản có thể được thanh lý hoặc chuyển giao cho các đơn vị kinh doanh khác của doanh nghiệp.

Thanh lý hợp đồng: Làm việc với các đối tác, nhà cung cấp để thanh lý các hợp đồng liên quan. Các hợp đồng chưa hết hạn cần được xem xét đàm phán lại hoặc chấm dứt theo điều khoản hợp đồng.

Bước 6: Công bố việc chấm dứt hoạt động trên cổng thông tin quốc gia

Doanh nghiệp cần công bố việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày hoàn tất thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Việc công bố nhằm đảm bảo tính minh bạch và công khai thông tin cho các đối tác và khách hàng.

Những lưu ý quan trọng khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Hoàn thành nghĩa vụ tài chính và nghĩa vụ thuế: Doanh nghiệp phải đảm bảo hoàn thành tất cả các nghĩa vụ tài chính và thuế liên quan trước khi chấm dứt hoạt động.

Xác nhận với cơ quan bảo hiểm xã hội: Nếu văn phòng đại diện có tham gia bảo hiểm xã hội cho nhân viên, doanh nghiệp cần xác nhận tình trạng hoàn thành nghĩa vụ bảo hiểm xã hội trước khi chấm dứt hoạt động.

Xử lý công nợ và tài sản: Doanh nghiệp cần đảm bảo giải quyết xong các khoản nợ và xử lý tài sản của văn phòng đại diện trước khi chấm dứt hoạt động.

Thời hạn giải quyết

05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ

Kết quả thực hiện

Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nếu hồ sơ hợp lệ;

Thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ chưa hợp lệ

Chi phí chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Thành Phố Cần Thơ

Những lưu ý khi chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Thành Phố Cần Thơ

Khi thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, có một số lưu ý quan trọng mà bạn nên xem xét. Dưới đây là một số lưu ý khi thực hiện quyết định này:

Đánh giá hoạt động của văn phòng đại diện: Xem xét tổng thể hoạt động của văn phòng đại diện, bao gồm hiệu suất, đóng góp doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Đánh giá xem liệu văn phòng đại diện có còn phù hợp với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp hay không.

Đánh giá tài chính: Xem xét tình hình tài chính của văn phòng đại diện. Đánh giá các khoản thu và chi, lợi nhuận và tình hình tiền mặt. Xem xét chi phí duy trì văn phòng đại diện và xác định khả năng tài chính của doanh nghiệp trong việc chấm dứt hoạt động.

Các yếu tố pháp lý: Xem xét các quy định pháp lý liên quan đến chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện. Đảm bảo tuân thủ các quy định về hợp đồng lao động, thuế, bảo vệ quyền sở hữu và các quy định khác có liên quan.

Xử lý hợp đồng và cam kết: Xem xét các hợp đồng và cam kết hiện có của văn phòng đại diện với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Đánh giá các điều khoản chấm dứt hoặc chuyển giao và thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo tuân thủ các điều kiện hợp đồng.

Xử lý nhân sự: Đối phó với tình huống nhân sự sau khi chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện. Thông báo chấm dứt hoạt động cho nhân viên, xử lý các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động và cung cấp hỗ trợ tìm việc làm hoặc chuyển đổi cho nhân viên liên quan.

Giao tiếp với khách hàng và đối tác: Gửi thông báo chấm dứt hoạt động cho khách hàng, đối tác và bên liên quan khác. Thông báo nên cung cấp lý do chấm dứt, thời gian và thông tin về việc chuyển giao hoặc hỗ trợ sau khi chấm dứt. Đảm bảo rằng giao tiếp được tiến hành một cách chuyên nghiệp và chu đáo.

Quản lý tài sản: Xem xét và quản lý tài sản của văn phòng đại diện. Xác định các tài sản cần thu hồi, chuyển giao hoặc xử lý sau khi chấm dứt hoạt động. Đảm bảo việc xử lý tài sản tuân thủ các quy định pháp lý và hợp đồng.

Xử lý dữ liệu và thông tin: Đảm bảo việc xử lý, chuyển giao hoặc xóa bỏ dữ liệu và thông tin cá nhân được thực hiện theo quy định về bảo mật và quyền riêng tư. Đảm bảo rằng dữ liệu và thông tin không bị lộ ra ngoài hoặc sử dụng sai mục đích.

Xem xét tác động: Đánh giá tác động của việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện đến các bên liên quan, bao gồm khách hàng, đối tác, nhân viên và cộng đồng. Đưa ra các biện pháp để giảm thiểu tác động tiêu cực và đảm bảo sự chuyển giao hoặc hỗ trợ suôn sẻ sau khi chấm dứt.

Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo rằng quá trình chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, quy định và quy trình liên quan. Tìm hiểu và tuân thủ các quy định liên quan đến chấm dứt hoạt động và thực hiện các biện pháp phù hợp

Một số câu hỏi khi thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Thành Phố Cần Thơ

Khi thực hiện quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, có một số câu hỏi quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét và giải đáp. Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến:

Khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện có phải làm thủ tục với cơ quan thuế không?

Có. Trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động củ văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

Khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện có phải trả lại con dấu không?

Đối với văn phòng đại diện được thành lập trước đây con dấu do cơ quan công an cấp, khi đóng cửa phải làm thủ tục trả con dấu với cơ quan công an.

Đối với văn phòng đại diện do doanh nghiệp tự khắc dấu từ năm 2015 trở lại đây thì doanh nghiệp không phải trả lại con dấu. Con dấu này tự động hết hiệu lực khi văn phòng có thông báo chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.

Tại sao doanh nghiệp quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện?

Lý do kinh doanh cụ thể: Có thể doanh nghiệp không thấy tiềm năng phát triển trong khu vực hoạt động của văn phòng đại diện hoặc không đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.

Thay đổi chiến lược: Doanh nghiệp có thể đang thực hiện thay đổi chiến lược tổng thể và việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là một phần của quá trình này.

Quyết định chấm dứt hoạt động có phù hợp với mục tiêu và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp không?

Doanh nghiệp cần đánh giá xem việc tiếp tục hoạt động văn phòng đại diện có phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh tổng thể hay không.

Nếu hoạt động văn phòng đại diện không đóng góp đáng kể hoặc không phù hợp với hướng đi của doanh nghiệp, quyết định chấm dứt có thể là lựa chọn hợp lý.

Hoạt động của văn phòng đại diện đã có đóng góp và kết quả gì cho doanh nghiệp?

Doanh nghiệp cần đánh giá công việc và kết quả của văn phòng đại diện, bao gồm việc tìm kiếm và mở rộng thị trường, xây dựng khách hàng, tăng doanh số bán hàng và nâng cao hình ảnh thương hiệu.

Nếu văn phòng đại diện đã đạt được các mục tiêu kinh doanh và có đóng góp tích cực, doanh nghiệp cần xem xét các biện pháp để duy trì hoặc chuyển đổi hoạt động.

Có những tác động và rủi ro nào khi chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện?

Doanh nghiệp cần xem xét tác động đến khách hàng, đối tác và nhân viên. Có thể có sự mất mát hoặc sự thay đổi trong tương tác với khách hàng và đối tác, cũng như ảnh hưởng đến việc thu thập thông tin và hỗ trợ sau bán hàng.

Cần xem xét các rủi ro pháp lý, tài chính và hình ảnh thương hiệu có thể phát sinh từ việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.

Quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện là một quyết định quan trọng và doanh nghiệp cần xem xét tỉ mỉ các yếu tố kinh doanh và tác động để đưa ra quyết định đúng đắn.

Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Thành Phố Cần Thơ không chỉ là bước quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp mà còn là nghĩa vụ pháp lý cần thực hiện đầy đủ. Việc thực hiện đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tài chính trong tương lai. Đảm bảo rằng tất cả các bước được thực hiện chính xác và kịp thời sẽ góp phần vào việc chấm dứt hoạt động một cách suôn sẻ và hợp pháp.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Quy định về giải thể doanh nghiệp

Quy trình thủ tục giải thể công ty chưa phát sinh doanh thu

Thủ tục giải thể trung tâm ngoại ngữ

Các bước giải thể công ty

Giải thể công ty TNHH

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH  

Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111 

Địa chỉ: Số 11/11D, Hẻm 518, Bùi Hữu Nghĩa, P. Bình Thủy, Q. Bình Thủy, TP. Cần Thơ

Zalo: 0932 890 675

Gmail: dvgiaminh@gmail.com