Thành lập văn phòng đại diện tại TPHCM

4544
10/03/2021

5/5 - (1 bình chọn)

Thành lập văn phòng đại diện tại TPHCM là một bước tiến chiến lược quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp mong muốn phát triển và mở rộng thị trường tại Việt Nam. Đây không chỉ là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với cộng đồng khách hàng tiềm năng đông đảo mà còn giúp khẳng định uy tín và thương hiệu tại một trong những thành phố kinh tế trọng điểm của cả nước. Việc thành lập văn phòng đại diện tại TP.HCM đem lại rất nhiều lợi ích, từ việc gia tăng mạng lưới quan hệ đến thúc đẩy tăng trưởng doanh thu. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy trình pháp lý và yêu cầu bắt buộc liên quan đến việc thiết lập và vận hành văn phòng đại diện tại Việt Nam. TPHCM không chỉ là trung tâm kinh tế mà còn là môi trường kinh doanh năng động và đầy thách thức, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ các nhà quản lý và đội ngũ chuyên gia.

Văn phòng đại diện là gì? Có nên mở tại TPHCM không?

Văn phòng đại diện và sự khác biệt với chi nhánh

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập để thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền nhưng không có chức năng kinh doanh. Đây là mô hình phù hợp với các doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hiện diện tại địa phương khác mà không trực tiếp thực hiện hoạt động thương mại.

So với chi nhánh, điểm khác biệt lớn nhất là:

Chi nhánh có thể thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh, xuất hóa đơn, phát sinh doanh thu.

Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện hoạt động tiếp thị, nghiên cứu thị trường, liên hệ khách hàng và các công việc hành chính khác – không phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hay dịch vụ.

Do đó, việc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh phụ thuộc vào mục tiêu mở rộng của doanh nghiệp: nếu cần hiện diện thương hiệu và hỗ trợ khách hàng – chọn văn phòng đại diện; nếu cần bán hàng – chọn chi nhánh.

Lợi ích khi thành lập văn phòng đại diện tại TPHCM

TPHCM là trung tâm kinh tế lớn nhất cả nước, hội tụ đông đảo khách hàng, nhà đầu tư, chuỗi cung ứng, đối tác và thị trường tiềm năng. Việc mở văn phòng đại diện tại TPHCM mang lại nhiều lợi ích:

Tăng sự hiện diện thương hiệu tại khu vực miền Nam mà không phát sinh chi phí đầu tư như mở chi nhánh.

Tạo điều kiện để doanh nghiệp miền Bắc, miền Trung tiếp cận khách hàng phía Nam, xử lý hồ sơ, hỗ trợ kỹ thuật, chăm sóc khách hàng tại chỗ.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Giúp tiếp cận đối tác, nhà cung cấp, kênh phân phối tiềm năng mà không cần tổ chức bán hàng trực tiếp.

Được cơ quan nhà nước công nhận là đơn vị đại diện hợp pháp, có con dấu riêng và nhân sự độc lập.

Văn phòng đại diện tại TPHCM đặc biệt phù hợp với các ngành: dịch vụ, tư vấn, bảo hiểm, giáo dục, logistics, công nghệ… khi cần mở rộng phạm vi hoạt động, không nhất thiết phát sinh doanh thu tại địa phương.

Điều kiện và phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện

Điều kiện để doanh nghiệp được mở văn phòng đại diện

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, bất kỳ doanh nghiệp nào được thành lập hợp pháp tại Việt Nam đều có quyền mở văn phòng đại diện tại tỉnh/thành phố khác. Điều kiện cơ bản bao gồm:

Doanh nghiệp mẹ đang hoạt động hợp pháp, không bị tạm ngưng, không trong quá trình giải thể hoặc bị thu hồi giấy phép.

Địa điểm đặt văn phòng đại diện phải có địa chỉ cụ thể, hợp pháp, không thuộc khu vực cấm hoặc địa chỉ ảo.

Người đứng đầu văn phòng đại diện phải được doanh nghiệp ủy quyền hợp lệ, có thể là nhân viên nội bộ hoặc thuê bên ngoài.

Việc mở văn phòng đại diện không yêu cầu vốn điều lệ riêng, không phải khai báo thuế GTGT, không phải hạch toán kế toán độc lập – thủ tục thành lập vì vậy cũng đơn giản và tiết kiệm chi phí hơn so với chi nhánh.

Các quyền hạn và giới hạn hoạt động theo quy định

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, văn phòng đại diện có các quyền và giới hạn như sau:

Quyền hạn của văn phòng đại diện:

Đại diện cho doanh nghiệp trong giao tiếp, quảng bá hình ảnh, liên hệ khách hàng, ký hợp đồng theo ủy quyền.

Thu thập thông tin thị trường, tìm kiếm khách hàng, phát triển đối tác tiềm năng.

Sử dụng con dấu riêng (nếu có), sử dụng nhân sự, văn phòng làm việc độc lập.

Giới hạn hoạt động:

Không được trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh, mua bán, ký hợp đồng thương mại, xuất hóa đơn giá trị gia tăng.

Không phát sinh doanh thu, không kê khai thuế GTGT và TNDN độc lập.

Không được mở tài khoản ngân hàng riêng nếu không có giấy ủy quyền rõ ràng từ doanh nghiệp mẹ.

Tóm lại, văn phòng đại diện hoạt động như “cánh tay nối dài” về mặt hình ảnh, chăm sóc khách hàng và thông tin thị trường. Đây là mô hình lý tưởng nếu doanh nghiệp cần mở rộng quy mô thương hiệu mà không muốn tốn kém cho việc vận hành chi nhánh có đầy đủ nghiệp vụ kế toán và thuế.

Hồ sơ mở văn phòng đại diện cho doanh nghiệp tại TP.HCM

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại TPHCM

Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị

Để thành lập văn phòng đại diện tại TPHCM, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Hồ sơ cần nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM bao gồm:

Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Mẫu Phụ lục II-11 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT

Ghi rõ tên văn phòng đại diện, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động, người đứng đầu

Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ

Trường hợp nộp bản photo, cần công chứng hoặc chứng thực trong 6 tháng gần nhất

Bản sao giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng đại diện

CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực, photo công chứng trong vòng 3 tháng

Quyết định của doanh nghiệp về việc thành lập văn phòng đại diện

Do người đại diện theo pháp luật ký

Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện

Áp dụng cho công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần

Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (nếu không tự nộp)

Kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền

Toàn bộ hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Sở KH&ĐT TP.HCM hoặc nộp qua mạng tại dangkykinhdoanh.gov.vn.

Mẫu quyết định, thông báo, giấy ủy quyền và cách soạn

Bên cạnh các tài liệu pháp lý cơ bản, doanh nghiệp cần soạn thảo các văn bản nội bộ đúng mẫu để bổ sung vào hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện. Dưới đây là hướng dẫn cách soạn từng văn bản:

Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện

Tiêu đề: “Quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện tại TP.HCM”

Nội dung gồm: tên công ty, căn cứ pháp lý (Luật Doanh nghiệp, điều lệ…), địa chỉ văn phòng đại diện, người đứng đầu, phạm vi hoạt động

Người ký: đại diện theo pháp luật (Giám đốc/Tổng Giám đốc)

Biên bản họp (nếu là công ty có từ 2 thành viên trở lên)

Ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự

Nội dung thảo luận và biểu quyết: thống nhất thành lập văn phòng đại diện, giao người đại diện làm hồ sơ

Có chữ ký của Chủ tọa, Thư ký và các thành viên dự họp

Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện (Phụ lục II-11)

Có sẵn mẫu tải từ Cổng Đăng ký kinh doanh

Cần điền đầy đủ thông tin: mã số doanh nghiệp, địa chỉ văn phòng, họ tên người đứng đầu, ngành nghề hoạt động, số điện thoại liên hệ

Giấy ủy quyền (nếu sử dụng dịch vụ hoặc nhân viên nộp hồ sơ)

Nội dung nêu rõ: người được ủy quyền, phạm vi công việc (nộp và nhận kết quả tại Sở KH&ĐT), thời gian ủy quyền

Ký tên và ghi rõ họ tên, kèm CMND/CCCD của người ủy quyền và người được ủy quyền

Lưu ý: Tất cả văn bản nên in khổ A4, có tiêu đề, logo công ty (nếu có), ngày tháng rõ ràng và chữ ký – đóng dấu đầy đủ. Nếu nộp online, cần chuẩn bị file PDF đúng định dạng và ký số điện tử hợp lệ để tránh bị trả hồ sơ.

Quy trình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Việc thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hoạt động tại các địa phương khác mà không phát sinh hoạt động kinh doanh trực tiếp. Văn phòng đại diện có chức năng chủ yếu là giao dịch, tiếp thị, liên hệ đối tác hoặc hỗ trợ kỹ thuật, không được ký kết hợp đồng sinh doanh thu trừ khi được uỷ quyền hợp pháp.

Dưới đây là quy trình chi tiết để thành lập văn phòng đại diện tại TP.HCM – nơi có số lượng doanh nghiệp hoạt động lớn nhất cả nước.

Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần được chuẩn bị và nộp đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT TP.HCM (hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp).

Thành phần hồ sơ bao gồm:

Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (theo Mẫu Phụ lục II-11 – Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập của công ty mẹ.

Bản sao công chứng CCCD/CMND/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD (kèm theo bản sao giấy tờ cá nhân).

Văn bản uỷ quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện pháp luật đi nộp).

Hợp đồng thuê địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện (có thể kèm giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp của bên cho thuê).

Cách nộp hồ sơ:

Trực tiếp tại bộ phận một cửa Sở KH&ĐT TP.HCM, địa chỉ: Số 32 Lê Thánh Tôn, Q.1, TP.HCM.

Hoặc nộp online qua website: dangkykinhdoanh.gov.vn

📌 Lưu ý: Trụ sở văn phòng đại diện phải ở TP.HCM, địa chỉ rõ ràng, không dùng nhà tập thể, nhà ở xã hội không được phép kinh doanh.

Thời gian xử lý và nhận kết quả

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nếu hồ sơ hợp lệ.

Thời gian xử lý:

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp, thời gian xử lý là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ có sai sót, Sở KH&ĐT sẽ có thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung trong vòng 05 ngày làm việc.

Nhận kết quả:

Nếu nộp trực tiếp: Doanh nghiệp đến nơi nộp hồ sơ để nhận giấy chứng nhận.

Nếu nộp online: Nhận kết quả qua email, sau đó đến lấy bản cứng hoặc đăng ký trả kết quả qua bưu điện.

Sau khi nhận kết quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước tiếp theo:

Treo bảng hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện.

Đăng ký mã số thuế phụ nếu văn phòng đại diện có thực hiện nghĩa vụ khai thuế.

Nếu có hoạt động nhân sự: Cần đăng ký lao động và đóng BHXH tại địa phương.

📌 Lưu ý: Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh độc lập, do đó không cần mua hóa đơn điện tử hay nộp báo cáo tài chính riêng, trừ khi có hoạt động theo ủy quyền.

Quy trình nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện tại Sở KH&ĐT TP.HCM

Lưu ý khi đặt địa chỉ văn phòng đại diện tại TPHCM

Việc đặt địa chỉ văn phòng đại diện tại TPHCM là bước đầu quan trọng ảnh hưởng đến tính hợp lệ của toàn bộ hồ sơ đăng ký và khả năng hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Địa chỉ phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, đồng thời đảm bảo thuận tiện cho giao dịch, làm việc với cơ quan thuế và tiếp đón đối tác, khách hàng.

Điều kiện pháp lý về địa chỉ

Địa chỉ văn phòng đại diện tại TP.HCM cần đáp ứng:

Phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp: là nhà riêng, văn phòng thuê, hoặc trụ sở công ty mẹ (nếu đồng địa chỉ)

Có giấy tờ chứng minh địa chỉ rõ ràng: như hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc văn bản xác nhận của chủ sở hữu

Không thuộc danh sách cấm sử dụng làm văn phòng theo quy định của UBND TP.HCM hoặc quận/huyện sở tại

Địa chỉ phải nằm trên địa bàn hành chính hợp pháp, có mã phường/xã – quận/huyện rõ ràng để cơ quan thuế quản lý. Nếu đăng ký sai địa chỉ hoặc địa chỉ “ma”, doanh nghiệp có thể bị từ chối hồ sơ hoặc gặp khó khăn khi khởi động hoạt động.

Không được đặt văn phòng đại diện tại nhà chung cư

Theo quy định tại Luật Nhà ở 2014 và các văn bản hướng dẫn liên quan:

Không được đặt văn phòng đại diện tại căn hộ chung cư dùng để ở

Nếu là chung cư hỗn hợp (vừa ở vừa thương mại), cần có xác nhận là tầng thương mại và được phép đặt trụ sở/văn phòng

UBND TP.HCM và nhiều quận đã có văn bản yêu cầu xử lý nghiêm hành vi dùng sai công năng căn hộ chung cư. Nếu phát hiện đặt văn phòng tại địa chỉ không hợp lệ, doanh nghiệp có thể:

Bị từ chối cấp phép hoặc yêu cầu thay đổi địa chỉ

Bị thu hồi giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện

Gặp khó khăn khi làm thủ tục thuế, ngân hàng, giao dịch pháp lý

Do đó, nên ưu tiên sử dụng văn phòng thương mại, nhà phố mặt đất hoặc thuê địa chỉ dịch vụ hợp pháp để đặt văn phòng đại diện tại TP.HCM.

Những sai lầm cần tránh khi mở văn phòng đại diện

Việc mở văn phòng đại diện tưởng đơn giản nhưng trên thực tế lại có nhiều sai sót thường gặp, dẫn đến hồ sơ bị trả về hoặc hoạt động không đúng quy định. Dưới đây là những lỗi mà doanh nghiệp cần đặc biệt tránh.

Sai thông tin trên hồ sơ, ghi nhầm ngành nghề

Ghi sai địa chỉ, sai số CMND/CCCD của người đại diện văn phòng

Không phân biệt rõ giữa chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

Ghi sai mã ngành nghề hoặc chọn ngành nghề kinh doanh thay vì ngành hoạt động đại diện

Văn phòng đại diện không được phép kinh doanh, mà chỉ thực hiện chức năng giao dịch, tiếp khách, xúc tiến thương mại, đại diện pháp lý. Nếu khai nhầm thành ngành kinh doanh, có thể bị:

Yêu cầu giải trình, sửa đổi hồ sơ

Gặp rắc rối khi cơ quan thuế kiểm tra sau thành lập

Bị coi là “lách luật” để tránh kê khai thuế đúng

Hãy chắc chắn rằng hồ sơ đăng ký đúng mẫu, đúng chức năng, đúng địa chỉ trước khi nộp lên Sở KH&ĐT.

Không đăng ký sử dụng con dấu riêng hoặc không khai báo

Dù văn phòng đại diện không bắt buộc phải có con dấu, nhưng nếu doanh nghiệp muốn sử dụng dấu riêng (ví dụ: trong hợp đồng, giấy mời, bảng hiệu…), thì phải:

Đăng ký mẫu con dấu tại Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia

Gửi thông báo sử dụng con dấu đến Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM

Ghi nhận rõ chức năng sử dụng dấu (nếu có thẩm quyền ký kết hoặc đại diện pháp lý)

Nếu doanh nghiệp tự ý sử dụng dấu riêng mà không đăng ký, có thể bị coi là hành vi không minh bạch, bị từ chối giao dịch hoặc không được công nhận giá trị pháp lý của văn bản có đóng dấu.

Lưu ý: Trong trường hợp văn phòng đại diện không có chức năng ký kết văn bản, hợp đồng, doanh nghiệp không nên làm con dấu riêng để tránh hiểu nhầm chức năng hoạt động.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại TPHCM trọn gói

Lợi ích khi thuê đơn vị pháp lý chuyên nghiệp

Thành lập văn phòng đại diện tuy không phức tạp như mở công ty con, nhưng vẫn yêu cầu người thực hiện phải nắm rõ quy định pháp luật, mẫu biểu và quy trình xử lý hồ sơ hành chính. Việc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp tại TP.HCM sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp bận rộn hoặc chưa từng thực hiện thủ tục hành chính trước đó.

Một số lợi ích nổi bật khi thuê dịch vụ:

Tư vấn chính xác mô hình phù hợp, phân biệt rõ giữa văn phòng đại diện và chi nhánh/công ty con để tránh nhầm lẫn về pháp lý.

Soạn thảo và rà soát toàn bộ hồ sơ theo đúng biểu mẫu của Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM.

Đại diện khách hàng nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ xử lý, sửa đổi hoặc bổ sung nếu có yêu cầu từ cơ quan nhà nước.

Hướng dẫn các thủ tục sau khi được cấp giấy phép, như khắc dấu, đăng ký mã số thuế, treo bảng hiệu hợp lệ…

Nhờ có sự hỗ trợ từ đơn vị chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian – tránh sai sót – đảm bảo đúng luật ngay từ đầu.

Quy trình làm việc, thời gian, chi phí minh bạch

Khi sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại TPHCM, bạn sẽ được cung cấp lộ trình triển khai rõ ràng, minh bạch từng bước:

Quy trình làm việc:

Tư vấn miễn phí qua điện thoại hoặc trực tiếp tại văn phòng.

Tiếp nhận thông tin doanh nghiệp, xác nhận địa chỉ văn phòng đại diện, người đứng đầu.

Soạn hồ sơ đầy đủ, gửi bản dự thảo để khách hàng xác nhận.

Nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT, theo dõi xử lý – sửa đổi (nếu có).

Nhận giấy phép và bàn giao tận nơi.

Thời gian xử lý: Thông thường từ 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Chi phí dịch vụ: Tùy theo loại hình doanh nghiệp và mức độ hỗ trợ sau thành lập, phí dao động từ 1.500.000 – 3.000.000 VNĐ, đã bao gồm lệ phí nhà nước, khắc dấu, hồ sơ giấy tờ.

Các đơn vị uy tín thường cam kết không phát sinh chi phí ẩn, hỗ trợ trọn gói từ A–Z để doanh nghiệp yên tâm triển khai hoạt động văn phòng đại diện tại TP.HCM.

Địa chỉ đặt văn phòng đại diện hợp pháp tại TP.HCM

Thành lập văn phòng đại diện tại TPHCM không chỉ là một quyết định đúng đắn cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp mà còn là cách tối ưu hóa nguồn lực và mở rộng thị trường. Việc có mặt tại thành phố này giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt xu hướng tiêu dùng và tiếp cận khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, văn phòng đại diện cũng là cầu nối giữa doanh nghiệp với các đối tác và cơ quan quản lý địa phương, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Để thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính, nhân sự, và đặc biệt là hiểu rõ các quy định pháp lý của Việt Nam. Thành lập văn phòng đại diện tại TPHCM không chỉ là một chiến lược kinh doanh mà còn là cơ hội lớn để khẳng định vị thế và thương hiệu trên thị trường đầy tiềm năng này.