Thành lập văn phòng đại diện ở Thành Phố Hồ Chí Minh

350
10/07/2021

Rate this post

Thành lập văn phòng đại diện ở Thành Phố Hồ Chí Minh

Bạn đang muốn thành lập văn phòng đại diện ở Thành Phố Hồ Chí Minh nên muốn tìm 1 đơn vị chuyên nhận làm dịch vụ thành lập uy tín ở Thành Phố Hồ Chí Minh. Gia Minh cam kết thành công 100% cho khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ.

Thủ tục đăng lý văn phòng đại diện ở Thành Phố Hồ Chí Minh

Thành lập văn phòng đại diện là gì?

Thành lập văn phòng đại diện là quá trình thực hiện thiết lập đơn vị phụ thuộc của công ty tại một địa điểm khác với trụ sở công ty để thực hiện hoạt động giao dịch của công ty nhưng không được phát sinh hoạt động kinh doanh thông qua việc xin cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện và hoàn thiện các điều kiện pháp lý liên quan, cơ sở vật chất, nhân sự để văn phòng đi vào hoạt động.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có các chức năng chính sau đây:

Đại diện và bảo vệ lợi ích của tổ chức mẹ: Văn phòng đại diện là đại diện pháp nhân của tổ chức mẹ trong quốc gia hoặc khu vực đó. Chức năng chính của văn phòng đại diện là bảo vệ và đại diện cho lợi ích của tổ chức mẹ trong các hoạt động kinh doanh và giao dịch.
Quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh: Văn phòng đại diện có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của tổ chức mẹ trong quốc gia hoặc khu vực đó. Điều này bao gồm việc xây dựng và duy trì mạng lưới đối tác, quản lý quan hệ khách hàng, tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ, và thực hiện các hoạt động kinh doanh khác.
Liên lạc và giao tiếp: Văn phòng đại diện là điểm liên lạc chính thức giữa tổ chức mẹ và các đối tác, khách hàng, chính phủ và các bên liên quan khác trong quốc gia hoặc khu vực đó. Văn phòng đại diện đảm bảo việc truyền đạt thông tin, thực hiện đàm phán, và duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan.
Nghiên cứu thị trường: Văn phòng đại diện thường thực hiện hoạt động nghiên cứu thị trường để hiểu về nhu cầu, xu hướng và điều kiện kinh doanh trong quốc gia hoặc khu vực đó. Thông qua việc thu thập và phân tích thông tin thị trường, văn phòng đại diện cung cấp thông tin chiến lược cho tổ chức mẹ để hỗ trợ quyết định kinh doanh.
Thực hiện nhiệm vụ pháp lý và tài chính: Văn phòng đại diện thực hiện các nhiệm vụ pháp lý như đăng ký kinh doanh, tuân thủ luật pháp và quy định của quốc gia hoặc khu vực đó. Ngoài ra, văn phòng đại diện quản lý tài chính như kế toán, quản lý nguồn lực tài chính và thực hiện các hoạt động tài chính khác liên quan đến hoạt động của tổ chức mẹ trong quốc gia hoặc khu vực đó.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm có:

Thông báo thành lập văn phòng đại diện

Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (áp dụng với công ty cổ phần và trách nhiệm hữu hạn )

Quyết định thành lập văn phòng đại diện

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

01 bản công chứng chứng minh nhân dân

Bước 2: Nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh tại tỉnh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện

Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ có đầy đủ chữ ký của khách hàng; Gia Minh sẽ thay mặt khách hàng nộp hồ sơ lên cho sở kế hoạch đầu tư.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Bước 3: Bạn có thể tự nộp hồ sơ hoặc ủy quyền Gia Minh nộp hồ sơ

Sau 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ nếu hồ sơ hợp lệ sở kế hoạch đầu tư sẽ cấp giấy phép văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

Chú ý:

Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện trong và ngoài nước. Doanh nghiệp có thể đặt nhiều văn phòng đại diện. Đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài thì thủ tục sẽ phức tạp hơn trong nước rất nhiều.

Một số câu hỏi liên quan đến văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có cần con dấu không

Tùy theo nhu cầu của công ty thì doanh nghiệp có cần con dấu hay không

Chức năng kinh doanh của văn phòng đại diện là gì?

Giao dịch và tiếp thị

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.

Văn phòng đại diện hạch toán thuế ở đâu?

Văn phòng đại diện thì hạch toán phụ thuộc vào công ty mẹ.

Văn phòng đại diện có treo biển hiệu hay không

Khi thành lập văn phòng đại diện bạn phải treo biển hiệu nơi doanh nghiệp đặt trụ sở văn phòng.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện ở Thành Phố Hồ Chí Minh

Chi phí đăng ký văn phòng đại diện ở Thành Phố Hồ Chí Minh

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty Việt Nam và công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại bài viết này áp dụng cho cả việc thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn Việt Nam và cả thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện;
Thông tin tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện;
01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Sau khi nhận được thông tin về tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện và chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng Luật Việt An sẽ soạn hồ sơ.
Hồ sơ được hoàn thiện trong vòng 01 ngày để chuyển cho Quý khách hàng ký đóng dấu.

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện

Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện nên khắc con dấu của văn phòng đại diện.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thông báo lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện

Ưu điểm của văn phòng đại diện

Ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài.
Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được;
Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài.

Nhược điểm của văn phòng đại diện

Không phát sinh được việc kinh doanh tại văn phòng đại diện;
Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.

Giải pháp thay thế việc thành lập văn phòng đại diện

Khi doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện hoạt động kinh doanh khác tỉnh có thêm lựa chọn là thành lập địa điểm kinh doanh.
Điều khác biệt của địa điểm kinh doanh so với văn phòng đại diện là địa điểm kinh doanh được tiến hành hoạt động kinh doanh và chỉ phải đóng thuế môn bài cho 01 địa điểm là 1.000.000 đồng/năm.
Địa điểm kinh doanh không phải mở hồ sơ kê khai thuế giống chi nhánh nhưng vẫn có thể phát sinh hoạt động kinh doanh.

Do vậy doanh nghiệp cân nhắc giữa việc thành lập văn phòng đại diện hoặc thành lập địa điểm kinh doanh.

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Quy đinh về thuế môn bài của văn phòng đại diện

Theo Nghị định 139/2016 của Chính phủ có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

Theo quy định của pháp luật thì văn phòng đại diện không được hoạt động sản xuất kinh doanh, Theo đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.

Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện

Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm cho nhân viên đều được.

Thành lập văn phòng đại diện ở Thành Phố Hồ Chí Minh do Gia Minh thực hiện luôn mong muốn đem đến sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.