Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật

Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật là một văn bản quan trọng trong việc điều chỉnh thông tin của người đại diện pháp luật cho các tổ chức, doanh nghiệp. Quyết định này thể hiện sự thay đổi về mặt nhân sự trong công ty hoặc tổ chức, từ đó đảm bảo rằng các thủ tục hành chính và giao dịch pháp lý tiếp theo được thực hiện đúng quy định. Việc thay đổi người đại diện pháp luật có thể xảy ra vì nhiều lý do như sự thay đổi về chức danh, thỏa thuận hợp tác, hoặc thay đổi do sự kiện bất khả kháng như nghỉ hưu, từ chức hoặc tử vong. Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là sự đảm bảo quyền lợi cho công ty, tổ chức và các bên liên quan.

Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật là gì?

Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật là một văn bản quan trọng được doanh nghiệp sử dụng để thông báo sự thay đổi người đại diện pháp lý của công ty. Quyết định này được ban hành khi có sự thay đổi trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp, giúp đảm bảo các hoạt động pháp lý của công ty tiếp tục được thực hiện đúng quy định. Đây là một trong những thủ tục cần thiết để cập nhật thông tin doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh và các cơ quan có thẩm quyền khác.

Vai trò của người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật là người có quyền đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch pháp lý và các hoạt động hành chính. Vai trò của người đại diện theo pháp luật rất quan trọng trong việc điều hành và quản lý công ty, bao gồm:

Đại diện công ty ký kết hợp đồng: Người đại diện theo pháp luật có quyền ký kết các hợp đồng với các đối tác, khách hàng và tổ chức khác. Việc ký kết hợp đồng của người đại diện sẽ có hiệu lực pháp lý đối với công ty.

Chịu trách nhiệm trước pháp luật: Người đại diện phải đảm bảo các hoạt động của công ty tuân thủ các quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động pháp lý của công ty.

Quản lý công ty: Người đại diện có quyền quyết định về các vấn đề quan trọng trong công ty, bao gồm việc quản lý tài chính, nhân sự và các hoạt động sản xuất kinh doanh.

Cập nhật thông tin doanh nghiệp: Người đại diện có trách nhiệm báo cáo, cập nhật thông tin về công ty với các cơ quan chức năng, bao gồm việc thay đổi thông tin về người đại diện pháp lý.

Trường hợp nào doanh nghiệp phải thay đổi người đại diện pháp luật?

Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là người có quyền thay mặt công ty trong các giao dịch pháp lý và ký kết hợp đồng. Việc thay đổi người đại diện pháp luật có thể xảy ra vì nhiều lý do, có thể liên quan đến yếu tố nội bộ quản trị của công ty hoặc các vấn đề pháp lý. Dưới đây là các trường hợp thường gặp khi doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện pháp luật.

Thay đổi vì lý do nội bộ quản trị hoặc pháp lý

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến doanh nghiệp phải thay đổi người đại diện pháp luật là do thay đổi trong nội bộ quản trị công ty. Việc thay đổi có thể đến từ quyết định của các cổ đông, thành viên trong ban giám đốc hoặc hội đồng quản trị, đặc biệt khi người đại diện hiện tại không còn phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.

Ngoài ra, lý do pháp lý cũng là yếu tố quan trọng. Ví dụ, nếu người đại diện pháp luật của doanh nghiệp gặp phải vấn đề về pháp lý như vi phạm luật, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, hoặc bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp buộc phải thay đổi người đại diện để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và duy trì sự hợp pháp của công ty.

Thay đổi do bổ nhiệm mới hoặc miễn nhiệm người cũ

Một lý do khác khiến doanh nghiệp phải thay đổi người đại diện pháp luật là bổ nhiệm mới hoặc miễn nhiệm người cũ. Đối với doanh nghiệp, việc thay đổi người đại diện có thể xảy ra trong trường hợp các cổ đông, thành viên hoặc các bên có liên quan quyết định thay đổi người lãnh đạo công ty để đảm bảo công ty vận hành hiệu quả hơn.

Khi có sự thay đổi trong cơ cấu cổ đông hoặc các thành viên sáng lập, họ có quyền bổ nhiệm người đại diện pháp luật mới. Điều này có thể là một phần trong chiến lược phát triển hoặc tái cấu trúc lại công ty. Trong khi đó, việc miễn nhiệm người đại diện cũ có thể xuất phát từ các lý do như người đại diện không hoàn thành công việc, không có đủ năng lực điều hành, hoặc muốn chuyển giao quyền lực cho một người có khả năng lãnh đạo hơn.

Dù là lý do gì, việc thay đổi người đại diện pháp luật cần tuân thủ quy định của pháp luật về thủ tục, thông báo và đăng ký thay đổi tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Quyết định thay đổi người đại diện pháp luật cần được ban hành trong những trường hợp sau:

Thay đổi do thay đổi lãnh đạo: Khi có sự thay đổi trong bộ máy quản lý công ty, người đại diện pháp luật sẽ được thay thế bởi một cá nhân mới, ví dụ như khi giám đốc, tổng giám đốc từ chức, nghỉ hưu, hoặc bị thay thế.

Khi công ty thay đổi hình thức tổ chức: Trong trường hợp công ty chuyển từ hình thức công ty TNHH sang công ty cổ phần hoặc ngược lại, hoặc khi công ty thay đổi cơ cấu tổ chức, việc thay đổi người đại diện pháp luật có thể là cần thiết.

Khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước: Các cơ quan chức năng như Sở Kế hoạch và Đầu tư có thể yêu cầu thay đổi người đại diện khi có sự thay đổi trong công ty, ví dụ như do người đại diện pháp luật không đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

Khi có sự thay đổi về pháp lý: Ví dụ như khi người đại diện pháp luật không thể tiếp tục thực hiện nhiệm vụ do các vấn đề về sức khỏe, pháp lý, hoặc không còn đáp ứng các yêu cầu của công ty.

Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật cần được soạn thảo và ký kết bởi các cổ đông, hội đồng quản trị hoặc các cơ quan có thẩm quyền của công ty để thực hiện các thủ tục pháp lý tiếp theo.

Nội dung cần có trong mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật

Quyết định thay đổi người đại diện pháp luật là một văn bản quan trọng trong quá trình thay đổi người đại diện cho doanh nghiệp, giúp xác định người đại diện hợp pháp và đảm bảo tính pháp lý cho mọi hoạt động của công ty. Việc thay đổi người đại diện pháp luật có thể do nhiều lý do khác nhau và cần phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Dưới đây là các nội dung chính cần có trong mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật.

Thông tin doanh nghiệp và lý do thay đổi người đại diện

Trong mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật, trước tiên cần phải ghi rõ thông tin về doanh nghiệp, bao gồm:

Tên đầy đủ của công ty: Doanh nghiệp cần cung cấp tên chính thức của công ty theo giấy phép đăng ký kinh doanh.

Mã số doanh nghiệp: Số mã số doanh nghiệp đã được cấp khi đăng ký với cơ quan nhà nước.

Địa chỉ trụ sở chính của công ty: Địa chỉ của công ty theo giấy phép đăng ký kinh doanh.

Ngành nghề kinh doanh: Liệt kê ngành nghề mà công ty đang hoạt động theo giấy phép kinh doanh.

Sau phần thông tin doanh nghiệp, mẫu quyết định cần phải nêu rõ lý do thay đổi người đại diện pháp luật. Lý do có thể bao gồm việc người đại diện cũ nghỉ hưu, chuyển công tác, từ chức, hoặc thay đổi vì lý do khác mà công ty cảm thấy cần thiết. Đây là phần quan trọng giúp giải thích cho các bên liên quan về quyết định thay đổi này.

Quyết định bổ nhiệm người mới và hiệu lực áp dụng

Tiếp theo trong mẫu quyết định, doanh nghiệp cần nêu rõ quyết định bổ nhiệm người mới là ai, bao gồm các thông tin như:

Tên đầy đủ của người đại diện pháp luật mới: Ghi rõ tên, chức vụ và thông tin cá nhân của người đại diện mới.

Thông tin về chức danh và quyền hạn: Cần ghi rõ quyền hạn của người đại diện mới trong công ty, bao gồm việc thay mặt công ty ký kết các hợp đồng, thực hiện các giao dịch và các quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.

Ngày bắt đầu hiệu lực: Quyết định thay đổi người đại diện pháp luật sẽ có hiệu lực từ ngày ký quyết định hoặc ngày có hiệu lực theo các điều kiện nhất định mà công ty đưa ra.

Cuối cùng, mẫu quyết định cần phải nêu rõ hiệu lực áp dụng của quyết định, tức là từ thời điểm nào người đại diện mới sẽ thay thế người đại diện cũ trong mọi giao dịch và quyết định của công ty. Đây là thông tin quan trọng để tránh nhầm lẫn trong các giao dịch pháp lý của doanh nghiệp sau khi quyết định có hiệu lực.

Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật cần phải có đầy đủ các nội dung trên để đảm bảo tính hợp pháp và rõ ràng cho mọi hoạt động của công ty.

Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật tham khảo chuẩn pháp lý 

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những nội dung quan trọng và bắt buộc phải thông báo đến Sở Kế hoạch và Đầu tư. Để hoàn tất thủ tục này, doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật đúng theo loại hình công ty.

Dưới đây là các mẫu tham khảo áp dụng theo đúng quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, dùng để làm hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh, cập nhật với cơ quan thuế, ngân hàng và các bên liên quan.

Mẫu áp dụng cho công ty TNHH một thành viên, hai thành viên 

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN/TỪ HAI THÀNH VIÊN TRỞ LÊN

Số: … /QĐ-…

QUYẾT ĐỊNH

V/v thay đổi người đại diện theo pháp luật

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại trụ sở công ty:

Tên công ty: …

Mã số doanh nghiệp: …

Căn cứ:

– Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14;

– Điều lệ công ty … (ban hành ngày …);

– Nhu cầu tổ chức, hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

QUYẾT ĐỊNH:

Miễn nhiệm ông/bà: … – Chức danh: Giám đốc/Tổng giám đốc – kể từ ngày …

Bổ nhiệm ông/bà: … – Sinh ngày … – CMND/CCCD số … – làm Người đại diện theo pháp luật mới.

Giao Giám đốc/Hội đồng thành viên thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan.

Người ra quyết định

(Chủ sở hữu/Chủ tịch HĐTV ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu công ty)

Mẫu áp dụng cho công ty cổ phần có hội đồng quản trị 

CÔNG TY CỔ PHẦN …

Số: …/QĐ-HĐQT

QUYẾT ĐỊNH

V/v thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Căn cứ:

– Luật Doanh nghiệp 2020;

– Điều lệ công ty được thông qua ngày …;

– Biên bản họp HĐQT số … ngày … về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

QUYẾT ĐỊNH:

Thông qua việc miễn nhiệm ông/bà … – giữ chức vụ … – là người đại diện theo pháp luật hiện tại.

Bổ nhiệm ông/bà … – giữ chức vụ … – là người đại diện theo pháp luật kể từ ngày …

Ủy quyền cho ông/bà … thực hiện thủ tục thay đổi thông tin doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Chủ tịch HĐQT

(ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu công ty nếu có)

Hướng dẫn nộp hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật đến Sở KHĐT 

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình và đầy đủ hồ sơ là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý cho doanh nghiệp trong giao dịch và quản trị nội bộ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách nộp hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (KHĐT).

Các giấy tờ cần chuẩn bị theo quy định 

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, khi thay đổi người đại diện pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-1)

Quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 TV) hoặc Quyết định của Chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 TV) hoặc Biên bản họp và quyết định của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần)

Bản sao y công chứng giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật mới: CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực

Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua dịch vụ hoặc người khác thực hiện)

Văn bản ủy quyền cho đơn vị đại diện (nếu thuê dịch vụ)

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trong hồ sơ: họ tên, chức danh, chữ ký, mã số doanh nghiệp… để tránh sai sót, phải nộp bổ sung nhiều lần gây kéo dài thời gian xử lý.

Nơi nộp hồ sơ, thời gian xử lý, lệ phí nhà nước 

Nơi tiếp nhận hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật là Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM. Doanh nghiệp có thể chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ:

Nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn)

Nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến bộ phận một cửa của Sở KHĐT TP.HCM

Sau khi nộp, hồ sơ sẽ được thẩm định và xử lý trong thời gian 3 ngày làm việc nếu đầy đủ và hợp lệ. Trong trường hợp cần bổ sung, điều chỉnh, hệ thống sẽ gửi thông báo để doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ.

Lệ phí nhà nước hiện hành đối với thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh là 50.000 đồng/lần nộp hồ sơ, được nộp trực tiếp tại quầy tiếp nhận hoặc chuyển khoản khi nộp online.

Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận người đại diện pháp luật mới, từ đó có thể tiếp tục các thủ tục thay đổi con dấu, tài khoản ngân hàng, hợp đồng và các thủ tục liên quan khác.

Những lưu ý khi thay đổi người đại diện pháp luật doanh nghiệp

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là thủ tục pháp lý quan trọng, tác động đến mọi hoạt động vận hành và giao dịch của doanh nghiệp. Tại TP.HCM, việc thực hiện không đầy đủ hoặc cập nhật sai thông tin có thể khiến doanh nghiệp gặp rắc rối trong khai thuế, giao dịch ngân hàng hay bị xử phạt hành chính. Dưới đây là những lưu ý không thể bỏ qua khi thực hiện thủ tục này.

Cập nhật thông tin thuế, ngân hàng, con dấu, BHXH

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với thông tin người đại diện mới, doanh nghiệp cần tiến hành đồng bộ thông tin trên tất cả các hệ thống liên quan, bao gồm:

Cơ quan thuế: Nộp thông báo thay đổi thông tin người đại diện theo mẫu 08-MST tại chi cục thuế quản lý.

Ngân hàng: Cập nhật chữ ký, thông tin người đại diện trên tài khoản ngân hàng. Nếu không cập nhật, mọi giao dịch có thể bị ngân hàng tạm ngưng xử lý.

Con dấu và mẫu dấu mới: Nếu doanh nghiệp đổi cả người đại diện và hình thức con dấu, cần khắc lại con dấu mới và thông báo mẫu dấu với Sở Kế hoạch & Đầu tư (nếu thay đổi).

Bảo hiểm xã hội (BHXH): Cập nhật thông tin người ký hồ sơ BHXH để tránh bị từ chối hồ sơ phát sinh sau này như báo tăng – giảm lao động, ốm đau, thai sản…

Việc cập nhật cần thực hiện ngay sau khi thay đổi để tránh mâu thuẫn pháp lý và gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Trách nhiệm của người cũ và người mới sau khi thay đổi

Việc thay đổi người đại diện pháp luật không có nghĩa là xóa bỏ trách nhiệm của người cũ, nhất là với các nghĩa vụ phát sinh trong thời gian họ còn điều hành. Do đó:

Người đại diện pháp luật cũ vẫn có trách nhiệm liên đới với các hoạt động, cam kết, hợp đồng, nợ thuế… phát sinh trong thời kỳ điều hành, trừ khi có thỏa thuận chuyển giao rõ ràng.

Người đại diện pháp luật mới chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động doanh nghiệp kể từ thời điểm có hiệu lực thay đổi, kể cả các nghĩa vụ đang trong quá trình xử lý.

Doanh nghiệp nên lập biên bản bàn giao công việc giữa người cũ và người mới, đồng thời thông báo rõ ràng với khách hàng, đối tác và các cơ quan liên quan để đảm bảo minh bạch trách nhiệm. Đây là bước cần thiết nhằm hạn chế rủi ro pháp lý và tranh chấp phát sinh sau này.

Câu hỏi thường gặp về mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật 

Khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp cần nộp kèm mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật đúng quy định. Tuy nhiên, quá trình soạn thảo và ký quyết định này thường gây băn khoăn cho nhiều doanh nghiệp. Dưới đây là hai câu hỏi phổ biến nhất.

Có bắt buộc công chứng mẫu quyết định không? 

Theo quy định pháp luật hiện hành, mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực.

Tuy nhiên, nội dung của mẫu quyết định cần được soạn thảo đầy đủ, chính xác, và phù hợp với loại hình doanh nghiệp. Với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, quyết định này phải do Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị ban hành và đi kèm với biên bản họp.

Trường hợp công ty TNHH một thành viên, người đại diện theo pháp luật sẽ căn cứ vào quyết định của chủ sở hữu.

Tóm lại, không cần công chứng, nhưng doanh nghiệp phải bảo đảm tính hợp pháp và thống nhất thông tin trong toàn bộ hồ sơ để tránh bị trả hồ sơ.

Có thể ủy quyền người khác ký quyết định thay đổi không? 

Trong một số trường hợp đặc biệt, người có thẩm quyền ra quyết định có thể ủy quyền cho người khác ký thay, nhưng việc ủy quyền này phải được lập thành văn bản ủy quyền hợp pháp.

Văn bản ủy quyền phải ghi rõ nội dung, thời hạn, phạm vi ủy quyền và có chữ ký (có dấu nếu doanh nghiệp có con dấu). Đồng thời, văn bản ủy quyền này bắt buộc phải nộp kèm hồ sơ thay đổi gửi đến Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Tuy nhiên, để tránh rủi ro bị từ chối hồ sơ, doanh nghiệp nên cố gắng để người có thẩm quyền ký trực tiếp quyết định thay đổi người đại diện pháp luật. Chỉ nên sử dụng ủy quyền khi thật sự cần thiết và có đủ căn cứ pháp lý rõ ràng.

Việc thay đổi người đại diện pháp luật là thủ tục quan trọng có thể ảnh hưởng đến hoạt động pháp lý, giao dịch và uy tín của doanh nghiệp. Do đó, việc soạn thảo mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật chuẩn theo đúng loại hình doanh nghiệp là yêu cầu bắt buộc trong bộ hồ sơ nộp lên Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Một mẫu quyết định hợp lệ phải thể hiện rõ nội dung thay đổi, thông tin của người đại diện cũ – mới, căn cứ pháp lý, chữ ký hợp lệ và đính kèm các biên bản/hồ sơ tương ứng.

Doanh nghiệp không bắt buộc phải công chứng nhưng cần đảm bảo đúng quy trình, đúng người ký và nếu có ủy quyền thì phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh.

Tóm lại, sử dụng mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật đúng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý, tránh bị trả hồ sơ và đảm bảo thủ tục thay đổi diễn ra suôn sẻ, đúng quy định pháp luật.

Tóm lại, mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật không chỉ là một thủ tục pháp lý cần thiết, mà còn là cách để công ty hoặc tổ chức duy trì tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình hoạt động. Việc thay đổi người đại diện pháp luật cần được thực hiện đúng quy trình và theo đúng các yêu cầu của pháp luật để tránh các rủi ro và tranh chấp pháp lý trong tương lai. Chính vì vậy, mẫu quyết định này phải được chuẩn bị cẩn thận, đầy đủ thông tin và đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành.