Khai thuế ban đầu – Hướng dẫn chi tiết thủ tục thuế cho doanh nghiệp mới thành lập năm 2025
Khai thuế ban đầu là thủ tục bắt buộc mà mọi doanh nghiệp mới thành lập phải thực hiện với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc này giúp doanh nghiệp chính thức ghi nhận thông tin thuế, đăng ký phương pháp tính thuế GTGT, nộp tờ khai, treo bảng hiệu, và đảm bảo đủ điều kiện phát hành hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là công ty mới thành lập – thường gặp khó khăn do chưa nắm rõ quy trình và quy định pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây của Gia Minh sẽ giúp bạn hiểu chi tiết thủ tục khai thuế ban đầu, hồ sơ cần chuẩn bị, thời hạn, chi phí và các lưu ý để tránh bị xử phạt hành chính.
Khai thuế ban đầu là gì?
Khái niệm khai thuế ban đầu
Khai thuế ban đầu là quá trình doanh nghiệp thực hiện đăng ký thông tin thuế lần đầu tiên với cơ quan thuế sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là bước quan trọng để cơ quan thuế quản lý và theo dõi nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, đồng thời cấp quyền sử dụng hóa đơn điện tử. Thông qua khai thuế ban đầu, doanh nghiệp phải cung cấp các thông tin cơ bản như: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, loại hình thuế áp dụng và phương pháp tính thuế.
Khai thuế ban đầu không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cơ sở pháp lý giúp doanh nghiệp vận hành đúng quy định của Luật Quản lý thuế 2019, tránh các rủi ro về pháp lý trong hoạt động kinh doanh.
Tầm quan trọng của khai thuế ban đầu
Cấp mã số thuế hoạt động chính thức
Sau khi khai thuế ban đầu, doanh nghiệp sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế chính thức, là căn cứ pháp lý để hoạt động và thực hiện các giao dịch hợp pháp.
Điều kiện phát hành hóa đơn
Khai thuế ban đầu là bước bắt buộc để doanh nghiệp được phép phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, phục vụ giao dịch bán hàng và kê khai thuế GTGT.
Xác định phương pháp kê khai thuế GTGT
Doanh nghiệp sẽ xác định phương pháp kê khai thuế GTGT phù hợp (khấu trừ hoặc trực tiếp), từ đó đảm bảo đúng luật và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.
Tránh rủi ro pháp lý
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0932 785 561 - 0868 458 111 (zalo).
Thực hiện khai thuế ban đầu đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh bị phạt do chậm khai thuế hoặc không đăng ký kịp thời, đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch và hợp pháp.
Căn cứ pháp lý về khai thuế ban đầu tại Hải Phòng
Các văn bản quy định hiện hành
Khai thuế ban đầu là bước quan trọng để doanh nghiệp mới hoạt động hợp pháp. Các văn bản pháp lý cơ bản điều chỉnh việc khai thuế bao gồm:
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: xác định quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế, cơ quan quản lý thuế, hình thức kê khai và nộp thuế.
Thông tư 105/2020/TT-BTC: hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký thuế cho doanh nghiệp mới thành lập, cá nhân kinh doanh.
Thông tư 80/2021/TT-BTC: quy định về quản lý thuế điện tử, kê khai và nộp thuế qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nghị định 125/2020/NĐ-CP: quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, bao gồm việc chậm nộp tờ khai, khai sai hoặc không nộp thuế đúng hạn.
Các văn bản này tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai thuế, đồng thời giúp cơ quan thuế giám sát hiệu quả.
Thời hạn thực hiện
Doanh nghiệp mới thành lập tại Hải Phòng phải hoàn tất khai thuế ban đầu trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Nếu nộp chậm, cơ quan thuế có thể áp dụng hình thức xử phạt từ 2 – 5 triệu đồng, tùy mức độ vi phạm.
Để tránh rủi ro bị phạt, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ khai thuế đầy đủ trước khi nhận Giấy phép kinh doanh, bao gồm: mẫu tờ khai đăng ký thuế, thông tin người đại diện pháp luật, địa chỉ trụ sở, ngành nghề và vốn điều lệ.
Việc thực hiện khai thuế điện tử giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo minh bạch và lưu trữ dữ liệu lâu dài.
Quy trình khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới
Khai thuế ban đầu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp mới đi vào hoạt động hợp pháp, đảm bảo quyền lợi về thuế và tránh rủi ro vi phạm pháp luật. Quy trình này bao gồm nhiều bước từ chuẩn bị hồ sơ, nộp cơ quan thuế, đăng ký phương pháp tính thuế, đến đăng ký hóa đơn điện tử.
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ khai thuế ban đầu
Hồ sơ khai thuế ban đầu là tập hợp các giấy tờ pháp lý cơ bản, gồm:
Tờ khai đăng ký thuế (Mẫu 08-MST): Là văn bản chính thức để doanh nghiệp được cấp mã số thuế và thông báo loại hình thuế áp dụng.
Giấy phép đăng ký doanh nghiệp: Bản sao có công chứng.
Giấy ủy quyền (nếu nộp qua đại lý thuế): Xác nhận người được ủy quyền kê khai, nộp hồ sơ thuế.
Hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng địa chỉ: Để chứng minh địa điểm kinh doanh hợp pháp.
CMND/CCCD của người đại diện pháp luật: Bản sao công chứng.
Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán: Chứng minh năng lực quản lý sổ sách kế toán.
Hợp đồng mở tài khoản ngân hàng: Bắt buộc khi doanh nghiệp có giao dịch tài chính.
Đăng ký sử dụng chữ ký số: Dùng để kê khai và nộp thuế điện tử.
Lưu ý: Hồ sơ phải chuẩn xác, đầy đủ chữ ký, dấu và thông tin doanh nghiệp để cơ quan thuế không yêu cầu bổ sung, tránh mất thời gian.
Bước 2 – Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý
Cơ quan tiếp nhận: Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp.
Hình thức nộp: Có thể nộp trực tiếp hoặc qua mạng trên hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn.
Thời gian xử lý: Thường từ 3 – 5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.
Mẹo: Nếu nộp trực tuyến, chuẩn bị chữ ký số trước và scan hồ sơ định dạng PDF để tránh lỗi hệ thống.
Bước 3 – Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
Doanh nghiệp phải lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT):
Phương pháp khấu trừ: Dành cho doanh nghiệp có hóa đơn đầu vào lớn, cho phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào với đầu ra.
Phương pháp trực tiếp: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, không đủ điều kiện khấu trừ, thuế tính dựa trên doanh thu.
Lưu ý: Lựa chọn sai phương pháp sẽ ảnh hưởng đến kê khai, nộp thuế và hoàn thuế sau này. Nên tham khảo tư vấn của kế toán chuyên nghiệp.
Bước 4 – Mở tài khoản ngân hàng và thông báo cho cơ quan thuế
Doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng trong vòng 10 ngày kể từ khi cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Thông báo số tài khoản ngân hàng cho cơ quan thuế để phục vụ việc chuyển khoản thuế và hoàn thuế.
Lưu ý: Tài khoản ngân hàng phải đúng tên doanh nghiệp, trùng với giấy phép kinh doanh. Sai thông tin sẽ bị từ chối xác nhận.
Bước 5 – Mua chữ ký số và đăng ký nộp thuế điện tử
Chữ ký số: Công cụ bắt buộc để kê khai, nộp và hoàn thuế online.
Doanh nghiệp mua chữ ký số từ nhà cung cấp được cấp phép và đăng ký trên hệ thống thuế điện tử.
Mẹo: Chọn nhà cung cấp chữ ký số có hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn sử dụng để tiết kiệm thời gian.
Bước 6 – Treo bảng hiệu công ty
Cơ quan thuế có thể kiểm tra bảng hiệu để xác định trụ sở doanh nghiệp.
Thiếu bảng hiệu hoặc địa chỉ không đúng có thể bị xử phạt 10 – 15 triệu đồng.
Lưu ý: Bảng hiệu cần ghi tên doanh nghiệp và mã số thuế, đặt tại vị trí dễ quan sát.
Bước 7 – Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm:
Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐK-HĐĐT).
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế.
Mẹo: Đăng ký sớm để kịp sử dụng hóa đơn trong tháng đầu tiên hoạt động, tránh bị phạt hành chính.
Những lỗi thường gặp khi khai thuế ban đầu
Doanh nghiệp nộp hồ sơ muộn
Một trong những lỗi phổ biến nhất khi khai thuế ban đầu là nộp hồ sơ chậm so với thời hạn quy định. Theo Thông tư 105/2020/TT-BTC, nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ muộn sẽ bị xử phạt hành chính từ 2 – 5 triệu đồng, tùy theo mức độ chậm trễ. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến quyền phát hành hóa đơn mà còn tạo ra rủi ro pháp lý, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kê khai thuế GTGT và quyết toán thuế cuối năm.
Do đó, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh và nộp kịp thời tại Cục Thuế hoặc chi cục thuế quận/huyện nơi đặt trụ sở.
Không đăng ký phương pháp thuế đúng quy định
Một lỗi khác thường gặp là chọn sai phương pháp tính thuế GTGT hoặc không đăng ký phương pháp thuế TNDN đúng. Điều này dẫn đến việc kê khai sai, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết toán thuế cuối năm. Ví dụ: doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ nhưng lại kê khai theo phương pháp trực tiếp sẽ gây ra sự không khớp số liệu, mất thời gian điều chỉnh và có thể bị thanh tra thuế.
Để tránh rủi ro này, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật: Luật Quản lý thuế 2019, Thông tư 119/2014/TT-BTC, và thực hiện đúng phương pháp phù hợp với ngành nghề và quy mô kinh doanh.
Thiếu hồ sơ kế toán
Doanh nghiệp chưa bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc chưa có hợp đồng dịch vụ kế toán với đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán là một lỗi phổ biến khác. Thiếu hồ sơ này có thể khiến cơ quan thuế trả lại hồ sơ khai thuế ban đầu, gây chậm trễ hoạt động và tốn thêm thời gian, công sức chỉnh sửa.
Để khắc phục, doanh nghiệp cần đảm bảo:
Có quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hợp lệ.
Hoặc ký hợp đồng dịch vụ kế toán nếu không có kế toán viên nội bộ.
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ, hóa đơn mẫu và thông tin liên quan trước khi nộp hồ sơ.
Dịch vụ khai thuế ban đầu trọn gói tại Gia Minh
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ
Sử dụng dịch vụ khai thuế ban đầu tại Gia Minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật:
Hoàn thiện hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu mới nhất: Gia Minh soạn thảo tất cả biểu mẫu theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế, tránh bị trả lại hồ sơ.
Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế: Nhân viên Gia Minh nộp hồ sơ trực tiếp tại Cục Thuế Hải Phòng, giải quyết mọi vướng mắc phát sinh.
Thời gian hoàn tất nhanh chóng: Chỉ 1–2 ngày làm việc, giúp doanh nghiệp bắt đầu hoạt động ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Hỗ trợ tư vấn thuế miễn phí 6 tháng đầu: Gia Minh hướng dẫn các thủ tục kê khai, hóa đơn điện tử, và các nghĩa vụ thuế ban đầu, đảm bảo doanh nghiệp vận hành đúng pháp luật.
Giảm rủi ro vi phạm: Với đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, doanh nghiệp hạn chế sai sót khai thuế, tránh bị xử phạt hoặc chậm trễ.
Chi phí dịch vụ
Chi phí dịch vụ khai thuế ban đầu tại Gia Minh được công khai, minh bạch, giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách:
Phí dịch vụ: 2.500.000 – 3.500.000 VNĐ.
Bao gồm: Soạn hồ sơ khai thuế, nộp hồ sơ tại cơ quan thuế, đăng ký hóa đơn điện tử, hướng dẫn sử dụng chữ ký số và khai báo ban đầu.
Không bao gồm: Phí mua chữ ký số, phí mở tài khoản ngân hàng.
Gia Minh cam kết trọn gói, đúng hạn, đúng quy định, đồng thời hỗ trợ tư vấn chi tiết các vấn đề liên quan đến thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN, và các khoản khấu trừ hợp pháp.
Với dịch vụ này, doanh nghiệp mới thành lập tại Hải Phòng có thể bắt đầu hoạt động kinh doanh ngay mà không mất thời gian tự xử lý thủ tục rườm rà, đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế Việt Nam từ ngày đầu thành lập.
Câu hỏi thường gặp về khai thuế ban đầu
Khai thuế ban đầu là bước pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện để đi vào hoạt động hợp pháp. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục này.
Khi nào doanh nghiệp phải khai thuế ban đầu?
Doanh nghiệp phải thực hiện khai thuế ban đầu ngay sau khi nhận Giấy phép đăng ký doanh nghiệp. Trước khi phát hành bất kỳ hóa đơn nào, doanh nghiệp cần hoàn tất khai thuế để được cơ quan thuế xác nhận, tránh vi phạm pháp luật về thuế. Việc khai thuế đúng thời hạn giúp doanh nghiệp chủ động trong việc kê khai, nộp thuế và chuẩn bị hồ sơ kế toán từ ngày đầu hoạt động.
Có thể tự khai thuế ban đầu không?
Có thể, nhưng cần am hiểu đầy đủ các quy định của pháp luật về thuế. Hồ sơ khai thuế ban đầu gồm nhiều loại giấy tờ: tờ khai Mẫu 08-MST, giấy phép đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng thuê trụ sở, CMND/CCCD người đại diện, quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, hợp đồng mở tài khoản ngân hàng, chữ ký số… Nếu không chuẩn bị đầy đủ, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, dẫn đến mất thời gian và chi phí. Vì lý do này, nhiều doanh nghiệp mới lựa chọn dịch vụ khai thuế chuyên nghiệp, vừa đảm bảo đúng thủ tục vừa tiết kiệm thời gian.
Khai thuế ban đầu có bắt buộc không?
Câu trả lời là có. Việc khai thuế ban đầu là nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp sẽ:
Bị xử phạt hành chính theo quy định của Luật Quản lý Thuế.
Không được phép xuất hóa đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
Gặp khó khăn trong việc mở tài khoản ngân hàng hoặc đăng ký hóa đơn điện tử.
Do đó, thực hiện khai thuế ban đầu không chỉ là nghĩa vụ mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, an toàn và phát triển bền vững.
Kết luận: Khai thuế ban đầu – Bước đi đúng đắn để doanh nghiệp phát triển bền vững
Khai thuế ban đầu là bước quan trọng và bắt buộc để doanh nghiệp mới đi vào hoạt động hợp pháp. Việc thực hiện đúng và đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi xuất hóa đơn và quản lý tài chính minh bạch. Đồng thời, khai thuế ban đầu còn là bước nền tảng để doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán, quản lý thuế và tài chính vững chắc, góp phần phát triển lâu dài và bền vững trên thị trường.
💡 Lời khuyên: Để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót, doanh nghiệp nên tham khảo dịch vụ khai thuế ban đầu chuyên nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp mới thành lập tại Hải Phòng, Hà Nội, Đà Nẵng và TP.HCM.
Khai thuế ban đầu là quy trình pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp được công nhận chính thức trong hệ thống quản lý thuế của Nhà nước. Thực hiện đúng quy định không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo tiền đề cho quá trình hoạt động ổn định lâu dài. Công ty TNHH Kế toán Kiểm toán Gia Minh tự hào là đơn vị tư vấn – thực hiện dịch vụ khai thuế ban đầu trọn gói, uy tín tại Việt Nam. Liên hệ ngay qua https://giayphepgm.com để được hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm và chuyên nghiệp.
