Dịch vụ xin giấy phép lữ hành quốc tế tại Hải Phòng – Nhanh chóng, uy tín, trọn gói

Dịch vụ xin giấy phép lữ hành quốc tế Hải Phòng

Bạn đang kinh doanh trong ngành du lịch nên muốn tìm 1 đơn vị chuyên nhận dịch vụ xin giấy phép lữ hành quốc tế Hải Phòng . Hãy gọi cho chúng tôi Đại lý thuế Gia Minh 1 đơn vị chuyên làm dịch vụ giấy phép với đội ngũ nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giấy phép.

Tổng quan thị trường du lịch Hải Phòng & cơ hội mở công ty lữ hành

Hải Phòng là cửa ngõ biển của miền Bắc, đồng thời là điểm trung chuyển quan trọng trên trục du lịch ven biển – đồng bằng Bắc Bộ. Sự cộng hưởng giữa biển đảo – cảng biển – đô thị cảng tạo nên lợi thế hiếm có cho doanh nghiệp lữ hành: sản phẩm dễ bán, mùa vụ rõ ràng nhưng có dòng khách quanh năm, đặc biệt phù hợp mô hình “bán nhanh – quay vòng vốn gọn”.

Về thị trường, Hải Phòng hưởng lợi trực tiếp từ hạ tầng giao thông hoàn chỉnh (cao tốc, cảng biển, đường thủy, đường sắt), giúp kết nối thuận lợi với Quảng Ninh, Hà Nội, Ninh Bình. Điều này cho phép doanh nghiệp thiết kế tour liên tuyến ngắn ngày (2–4 ngày) – phân khúc có tỷ lệ chốt đơn cao, chi phí tổ chức kiểm soát được. Bên cạnh đó, đô thị cảng năng động với văn hóa ẩm thực đặc sắc mở ra dư địa cho city tour, food tour, trải nghiệm đô thị – những sản phẩm có biên lợi nhuận tốt nếu tổ chức tinh gọn.

Ở góc độ cầu, Hải Phòng có ba dòng khách chính: khách nội địa cuối tuần, khách doanh nghiệp/MICE gắn với khu công nghiệp – cảng biển, và khách inbound ghé thăm vịnh – đảo. Với doanh nghiệp mới, cơ hội nằm ở việc chọn đúng ngách, làm pháp lý chuẩn, hợp đồng – kế toán theo tour ngay từ đầu để tận dụng mùa cao điểm mà không “vỡ” dòng tiền.

Hải Phòng có gì để làm tour “bán nhanh”: biển đảo – cảng biển – liên tuyến miền Bắc

Hải Phòng sở hữu Cát Bà – điểm đến biển đảo hàng đầu miền Bắc, phù hợp tour nghỉ dưỡng, trải nghiệm thiên nhiên, kết hợp vịnh – đảo – trekking. Đồ Sơn là lựa chọn gần, dễ bán cho tour ngắn ngày và đoàn cơ quan. Lợi thế du lịch cảng biển tạo khác biệt với các sản phẩm tham quan cảng, logistics, trải nghiệm đô thị cảng.

Bên cạnh đó, city tour Hải Phòng (di tích, kiến trúc Pháp, đô thị cảng) và food tour (ẩm thực đặc trưng) giúp đa dạng hóa sản phẩm, tăng tần suất bán quanh năm. Đặc biệt, các tuyến liên kết Hải Phòng – Quảng Ninh – Hà Nội – Ninh Bình cho phép đóng gói tour 2–4 ngày “bán nhanh”, tối ưu xe – khách sạn, nâng giá trị đơn hàng.

Chọn ngách tour phù hợp Hải Phòng: tour đảo, tour cuối tuần, MICE doanh nghiệp, tour inbound

Bốn ngách tour phù hợp gồm: tour đảo Cát Bà (mùa hè, khách gia đình/nhóm), tour cuối tuần (Hải Phòng – Quảng Ninh – Ninh Bình), MICE doanh nghiệp gắn khu công nghiệp – cảng biển, và tour inbound cho khách quốc tế yêu thích biển đảo – đô thị cảng. Doanh nghiệp mới nên chọn 1–2 ngách chủ lực để xây quy trình, hợp đồng và kế toán theo tour, sau đó mở rộng dần để tránh phân tán nguồn lực.

Công ty lữ hành là gì? Nội địa khác quốc tế ở điểm nào?

Trước khi triển khai tại Hải Phòng, doanh nghiệp cần hiểu đúng công ty lữ hành và sự khác biệt giữa lữ hành nội địa và lữ hành quốc tế để chọn lộ trình phù hợp, tránh rủi ro pháp lý và vốn.

Khái niệm doanh nghiệp lữ hành & phạm vi hoạt động

Doanh nghiệp lữ hành là doanh nghiệp được thành lập theo Luật Doanh nghiệp, đăng ký ngành nghề lữ hành và đáp ứng điều kiện kinh doanh du lịch. Phạm vi hoạt động gồm: thiết kế – bán tour; ký hợp đồng với khách; tổ chức cung ứng dịch vụ (vận chuyển, lưu trú, ăn uống, hướng dẫn); quản trị hoàn/huỷ và xử lý phát sinh. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm pháp lý trọn gói đối với chương trình tour đã bán, không chỉ là trung gian bán dịch vụ.

Lữ hành nội địa vs lữ hành quốc tế: khác điều kiện, ký quỹ, nhân sự phụ trách, hồ sơ

Lữ hành nội địa có điều kiện gia nhập thị trường thấp hơn: không yêu cầu ký quỹ; trọng tâm là đăng ký đúng ngành nghề, có hợp đồng tour, quy trình vận hành và kế toán theo tour. Phù hợp doanh nghiệp mới tại Hải Phòng muốn test sản phẩm và quay vòng vốn nhanh.

Lữ hành quốc tế yêu cầu cao hơn: bắt buộc ký quỹ ngân hàng, người phụ trách kinh doanh phải có trình độ/chứng chỉ phù hợp; hồ sơ xin phép chặt chẽ. Đổi lại, thị trường rộng (inbound/outbound), phù hợp Cát Bà – vịnh đảo và MICE quốc tế. Khác biệt cốt lõi nằm ở mức độ ràng buộc pháp lý, ký quỹ và chuẩn nhân sự, vì vậy doanh nghiệp nên đi theo lộ trình nội địa → inbound → outbound để tối ưu rủi ro và dòng tiền.

Điều kiện thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng

Hải Phòng là đầu mối cảng biển – logistics – du lịch miền Bắc, nhu cầu lữ hành nội địa, inbound và outbound đều cao. Tuy nhiên, để thành lập công ty lữ hành đúng – đủ – chạy được, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện về loại hình pháp lý, ngành nghề đăng ký, và nền tảng xin giấy phép lữ hành (ký quỹ, nhân sự, quy trình). Việc chuẩn hóa ngay từ đầu giúp hồ sơ không bị trả, đồng thời thuận lợi mở rộng tour tàu biển, tour doanh nghiệp, MICE và tuyến quốc tế.

Chọn loại hình doanh nghiệp ở Hải Phòng: TNHH 1TV/2TV/Cổ phần

Việc chọn loại hình ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành, gọi vốn và quản trị rủi ro:

TNHH 1TV: phù hợp startup lữ hành quy mô nhỏ, quyết định nhanh, dễ kiểm soát dòng tiền tour. Thích hợp giai đoạn thử thị trường, inbound nội địa.

TNHH 2TV: phù hợp liên kết đối tác (điều hành – bán tour – vận chuyển), phân quyền rõ ràng, kiểm soát tốt trách nhiệm.

Cổ phần: phù hợp doanh nghiệp định hướng mở rộng nhanh, gọi vốn, triển khai MICE/đoàn lớn, tour quốc tế. Ưu điểm là linh hoạt huy động vốn; nhược điểm là quản trị phức tạp hơn.

Khuyến nghị tại Hải Phòng: nếu có kế hoạch tour tàu biển, inbound/outbound, nên chọn TNHH 2TV hoặc Cổ phần để thuận lợi bổ sung nhân sự điều hành và mở rộng dịch vụ.

Đăng ký ngành nghề lữ hành – du lịch: mã ngành, mô tả ngành, cách mở rộng dịch vụ

Doanh nghiệp cần đăng ký nhóm ngành điều hành tour làm trục chính, kèm đại lý du lịch và dịch vụ hỗ trợ. Quan trọng nhất là mô tả ngành phải thể hiện phạm vi nội địa/inbound/outbound ngay từ đầu để “khớp” với giấy phép dự kiến.

Tại Hải Phòng, nên bổ sung ngành bổ trợ theo thực tế: đặt phòng – đặt vé, vận chuyển du lịch theo hợp đồng (liên kết nhà xe/tàu), tổ chức sự kiện – MICE, và TMĐT du lịch. Cách đăng ký này giúp không phải sửa ngành nghề khi mở rộng kênh bán hoặc tổ chức đoàn lớn, đồng thời cơ quan thẩm định đối chiếu nhanh khi xét hồ sơ xin phép.

Điều kiện nền để xin giấy phép lữ hành: ký quỹ, người phụ trách, bộ quy trình tour & hợp đồng

Ba điều kiện nền cần chuẩn bị song song khi thành lập:

Ký quỹ: xác định đúng loại giấy phép để chuẩn bị mức ký quỹ tương ứng (nội địa/inbound/outbound).

Người phụ trách kinh doanh lữ hành: có bằng chuyên ngành du lịch/lữ hành hoặc chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch quốc tế (khi xin lữ hành quốc tế).

Bộ quy trình & hợp đồng tour: hợp đồng mẫu (nội địa/inbound/outbound), quy trình đặt cọc – thanh toán – hoàn/hủy, nghiệm thu theo đoàn.

Chuẩn bị đủ “3 nền” giúp doanh nghiệp tại Hải Phòng xin phép nhanh, vận hành đúng ngay khi có GCNĐKDN.

Hồ sơ thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng

Hồ sơ cần chuẩn hóa – thống nhất – đúng logic lữ hành để “nộp 1 lần là đạt”. Phần lớn hồ sơ bị trả do sai chi tiết nhỏ (tên, địa chỉ, vốn), không phải thiếu giấy tờ.

Bộ hồ sơ “nộp 1 lần là đạt”: điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ cá nhân

Bộ hồ sơ gồm: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ cá nhân của người góp vốn/người đại diện (CCCD/CMND/hộ chiếu còn hiệu lực).

Điều lệ nên nêu rõ phạm vi kinh doanh lữ hành, thẩm quyền ký hợp đồng tour, phân quyền điều hành. Danh sách thành viên/cổ đông cần thống nhất tỷ lệ góp vốn, thời hạn góp vốn; nếu có tổ chức góp vốn, kèm hồ sơ pháp lý và quyết định cử đại diện.

Lưu ý tránh trả hồ sơ tại Hải Phòng: tên công ty – địa chỉ – vốn – người đại diện

Bốn điểm hay bị trả:

Tên công ty trùng/nhầm lẫn hoặc không thể hiện lĩnh vực.

Địa chỉ trụ sở không hợp lệ (chung cư không chức năng kinh doanh).

Vốn điều lệ thiếu logic so với mô hình tour/đoàn.

Người đại diện: thông tin/ chữ ký không thống nhất giữa biểu mẫu.

Soát kỹ 4 điểm này giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh.

Việc bắt buộc sau GCN ĐKDN: chữ ký số – hóa đơn – tài khoản – thuế ban đầu

Ngay sau GCNĐKDN, cần hoàn tất mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số, đăng ký hóa đơn điện tử, khai thuế ban đầu. Hoàn tất sớm giúp doanh nghiệp ký hợp đồng, thu tiền, xuất hóa đơn hợp lệ và sẵn sàng xin giấy phép lữ hành theo lộ trình đã định.

Quy trình thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng từ A–Z

Hải Phòng là địa phương có lợi thế lớn về du lịch biển đảo, inbound qua cảng biển – hàng không, tour liên tỉnh phía Bắc, vì vậy nhu cầu thành lập công ty lữ hành ngày càng tăng. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều doanh nghiệp chỉ hoàn tất đăng ký doanh nghiệp nhưng chưa thể triển khai tour, do thiếu các bước chuẩn bị vận hành và hồ sơ sau đăng ký.

Quy trình thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng cần được triển khai theo hướng liền mạch từ pháp lý đến vận hành, đảm bảo sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) là có thể ký hợp đồng, bán tour, thu tiền đúng luật. Cách làm từ A–Z giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn giữa chừng, tránh phải sửa đổi hồ sơ hoặc làm lại quy trình.

Timeline 5–10 ngày: chuẩn bị – nộp – nhận GCN – công bố – khắc dấu

Với hồ sơ được chuẩn bị đúng ngay từ đầu, timeline thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng thường kéo dài 5–10 ngày làm việc.

Giai đoạn chuẩn bị: chốt tên doanh nghiệp, loại hình, vốn điều lệ, ngành nghề lữ hành và địa chỉ trụ sở hợp lệ.

Giai đoạn nộp hồ sơ: hoàn thiện điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ định danh và nộp đăng ký doanh nghiệp.

Giai đoạn nhận kết quả: nhận GCNĐKDN, thực hiện công bố thông tin doanh nghiệp theo quy định.

Giai đoạn hoàn tất: khắc dấu doanh nghiệp, ban hành quy chế sử dụng dấu.

Việc kiểm soát chặt timeline giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch kinh doanh, tránh kéo dài do sửa hồ sơ hoặc thiếu giấy tờ cơ bản.

Checklist vận hành 30 ngày đầu tại Hải Phòng: tour mẫu, hợp đồng, chính sách hoàn hủy, kịch bản bán

Sau khi hoàn tất đăng ký doanh nghiệp, 30 ngày đầu là giai đoạn quyết định doanh nghiệp lữ hành có vận hành được hay không. Một checklist vận hành bài bản giúp doanh nghiệp tại Hải Phòng không rơi vào tình trạng “có pháp nhân nhưng chưa bán được tour”.

Checklist quan trọng gồm:

Xây dựng tour mẫu: tour nội địa, tour trải nghiệm, tour liên tỉnh phù hợp thị trường Hải Phòng.

Chuẩn hóa hợp đồng tour: điều khoản dịch vụ, trách nhiệm các bên, quyền lợi khách hàng.

Chính sách hủy/hoàn – đổi tour: rõ ràng, minh bạch, tránh tranh chấp khi phát sinh.

Kịch bản bán tour: bán trực tiếp, bán online, hợp tác đại lý, kịch bản tư vấn khách.

Quy trình nội bộ: tiếp nhận khách – đặt dịch vụ – tổ chức tour – chăm sóc sau tour.

Hoàn thiện checklist này giúp doanh nghiệp sẵn sàng bước sang giai đoạn xin giấy phép lữ hành nội địa và bán tour thu tiền hợp pháp.

Xin giấy phép lữ hành nội địa tại Hải Phòng: làm đúng để bán tour thu tiền hợp pháp

Giấy phép kinh doanh lữ hành nội địa là điều kiện pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp tại Hải Phòng khi tổ chức tour và trực tiếp thu tiền của khách. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp bị xử phạt vì hiểu sai ranh giới giữa “dịch vụ du lịch” và “kinh doanh lữ hành”.

Việc xin giấy phép không chỉ để tránh xử phạt, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp ký hợp đồng tour, xuất hóa đơn và mở rộng hợp tác với đối tác, đoàn khách, doanh nghiệp khác.

Khi nào bắt buộc giấy phép lữ hành nội địa? Trường hợp “tổ chức tour thu tiền”

Doanh nghiệp bắt buộc phải xin giấy phép lữ hành nội địa khi thực hiện hoạt động tổ chức chương trình du lịch cho khách trong nước và thu tiền trực tiếp. Điều này bao gồm các trường hợp: bán tour trọn gói, thu phí trải nghiệm, kết hợp vận chuyển – ăn ở – tham quan theo chương trình do doanh nghiệp xây dựng.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ cung cấp dịch vụ đơn lẻ như đặt phòng, cho thuê xe, bán vé theo ủy quyền và không đứng ra tổ chức tour, thì chưa thuộc diện bắt buộc xin giấy phép. Tuy nhiên, tại Hải Phòng, nhiều mô hình thực tế rất dễ bị coi là “tổ chức tour” nếu doanh nghiệp gộp nhiều dịch vụ và chào bán thành gói.

Vì vậy, khi đã có ý định bán tour thu tiền, doanh nghiệp nên xin giấy phép sớm để hoạt động hợp pháp và bền vững.

Điều kiện cốt lõi tại Hải Phòng: ký quỹ – người phụ trách – năng lực vận hành tour

Để được cấp giấy phép lữ hành nội địa, doanh nghiệp tại Hải Phòng cần đáp ứng ba nhóm điều kiện cốt lõi.

Thứ nhất là ký quỹ lữ hành nội địa tại ngân hàng theo đúng mức quy định. Khoản ký quỹ nhằm đảm bảo quyền lợi khách du lịch trong trường hợp có rủi ro phát sinh.

Thứ hai là người phụ trách kinh doanh lữ hành nội địa. Người này phải có trình độ/chuyên môn phù hợp, được bổ nhiệm chính thức và thể hiện rõ vai trò điều hành tour. Đây là điểm thường khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung nếu bổ nhiệm mang tính hình thức.

Thứ ba là năng lực vận hành tour, thể hiện qua phương án tổ chức tour, quy trình chăm sóc khách, xử lý sự cố. Việc chuẩn bị đầy đủ ba yếu tố này giúp hồ sơ được thẩm định nhanh và hạn chế bị trả.

Hồ sơ xin giấy phép nội địa: đơn – giấy tờ DN – bổ nhiệm người phụ trách – ký quỹ

Bộ hồ sơ xin giấy phép lữ hành nội địa tại Hải Phòng cần được chuẩn bị đồng bộ và thống nhất thông tin, gồm:

Đơn đề nghị cấp giấy phép lữ hành nội địa theo mẫu

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, có ngành nghề lữ hành nội địa

Quyết định bổ nhiệm người phụ trách kinh doanh lữ hành, kèm hồ sơ cá nhân

Giấy xác nhận ký quỹ lữ hành nội địa tại ngân hàng

Tài liệu nội bộ chứng minh phương án tổ chức và vận hành tour

Các lỗi thường gặp là sai mẫu đơn, thông tin người phụ trách không thống nhất, hoặc giấy ký quỹ ghi sai mục đích. Rà soát kỹ trước khi nộp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh phải bổ sung nhiều lần.

Xin giấy phép lữ hành quốc tế tại Hải Phòng: inbound/outbound – chuẩn hồ sơ để khỏi bổ sung

Hải Phòng là địa phương hiếm hoi hội tụ cảng biển quốc tế, hàng không, du lịch biển đảo và tuyến liên kết vùng (Cát Bà – Hạ Long). Chính vì vậy, phần lớn doanh nghiệp xin giấy phép lữ hành quốc tế tại Hải Phòng đều đứng trước câu hỏi quan trọng: chọn inbound hay outbound để phù hợp “đường doanh thu” và không bị áp lực ký quỹ – nhân sự quá sớm.

Thực tế cho thấy, rất nhiều hồ sơ bị yêu cầu bổ sung không phải do thiếu giấy tờ, mà do chọn sai phạm vi kinh doanh ngay từ đầu, kéo theo sai mức ký quỹ, sai yêu cầu về người phụ trách và bộ hợp đồng quốc tế. Việc hiểu đúng mô hình quốc tế đặc thù của Hải Phòng là yếu tố quyết định hồ sơ có “đi thẳng” hay không.

Phạm vi quốc tế: inbound/outbound – chọn đúng “đường doanh thu” của Hải Phòng

Khi xin giấy phép lữ hành quốc tế, doanh nghiệp phải xác định rõ phạm vi kinh doanh: inbound, outbound hoặc hai chiều. Tại Hải Phòng, inbound thường là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp mới, vì phù hợp với dòng khách thực tế.

Inbound tại Hải Phòng:

Phục vụ khách quốc tế vào Việt Nam, đặc biệt là:

Khách tàu biển cập cảng Hải Phòng

Khách quốc tế đến Cát Bà – Hạ Long theo tuyến liên vùng

Khách MICE, khách lưu trú ngắn ngày kết hợp Hà Nội – Hải Phòng

Inbound có mức ký quỹ thấp hơn, dòng tiền ổn định theo đoàn, ít rủi ro hơn outbound.

Outbound:

Đưa khách Việt ra nước ngoài, phù hợp doanh nghiệp đã có tệp khách ổn định, năng lực tài chính mạnh. Outbound kéo theo ký quỹ cao hơn và yêu cầu quản trị rủi ro chặt hơn.

Hai chiều:

Phạm vi rộng nhất nhưng cũng khắt khe nhất, thường chỉ nên chọn khi doanh nghiệp đã vận hành inbound ổn định.

Chọn đúng phạm vi ngay từ đầu giúp doanh nghiệp Hải Phòng không bị “kẹt” vì đăng ký quá rộng so với thực tế.

Điều kiện quốc tế: ký quỹ cao hơn – người phụ trách – bộ hợp đồng quốc tế

So với lữ hành nội địa, điều kiện lữ hành quốc tế được thẩm định chặt hơn, tập trung vào ba trụ cột chính.

Thứ nhất là ký quỹ lữ hành quốc tế. Mức ký quỹ phụ thuộc vào phạm vi đăng ký (inbound hay outbound), và cao hơn nội địa nhằm bảo vệ quyền lợi khách quốc tế.

Thứ hai là người phụ trách kinh doanh lữ hành quốc tế. Người này bắt buộc phải:

Có chứng chỉ hành nghề/điều hành lữ hành quốc tế

Có hồ sơ cá nhân thống nhất, được bổ nhiệm đúng chức danh

Thể hiện vai trò điều hành thực tế, không mang tính hình thức

Thứ ba là bộ hợp đồng và năng lực vận hành quốc tế. Hồ sơ cần thể hiện doanh nghiệp có khả năng:

Ký hợp đồng với đối tác nước ngoài/đối tác inbound

Tổ chức tour, chăm sóc khách, xử lý sự cố quốc tế

Bảo vệ quyền lợi khách trong suốt hành trình

Thiếu một trong ba yếu tố này, hồ sơ xin giấy phép tại Hải Phòng rất dễ bị yêu cầu bổ sung.

Hồ sơ xin giấy phép quốc tế tại Hải Phòng: cấu trúc đủ căn cứ + lỗi hay bị trả

Bộ hồ sơ xin giấy phép lữ hành quốc tế cần được chuẩn hóa theo cấu trúc đủ căn cứ pháp lý và vận hành, thường gồm:

Đơn đề nghị cấp giấy phép lữ hành quốc tế

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, có ngành nghề lữ hành phù hợp

Giấy xác nhận ký quỹ lữ hành quốc tế đúng mức, đúng phạm vi

Hồ sơ người phụ trách lữ hành quốc tế (bằng cấp, chứng chỉ, quyết định bổ nhiệm)

Tài liệu chứng minh năng lực tổ chức tour quốc tế

Các lỗi hay bị trả tại Hải Phòng gồm:

Chọn sai phạm vi inbound/outbound

Chứng chỉ người phụ trách chưa phù hợp

Giấy ký quỹ ghi chung chung, không rõ mục đích

Hồ sơ vận hành quốc tế thiếu căn cứ thực tế

Rà soát cấu trúc hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh mất thời gian bổ sung nhiều vòng.

Ký quỹ lữ hành tại Hải Phòng: chứng từ – chọn ngân hàng – mẹo tránh “kẹt vốn”

Ký quỹ lữ hành là điều kiện bắt buộc khi xin giấy phép nội địa và quốc tế. Tuy nhiên, nếu không hiểu đúng bản chất, doanh nghiệp rất dễ bị “kẹt vốn” trong quá trình vận hành, đặc biệt với mô hình tour theo mùa tại Hải Phòng.

Ký quỹ là gì? khi nào bị sử dụng? vai trò bảo vệ khách

Ký quỹ lữ hành là khoản tiền doanh nghiệp gửi tại ngân hàng nhằm đảm bảo quyền lợi của khách du lịch. Khoản tiền này không dùng để chi tiêu hàng ngày, chỉ được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp:

Không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ chương trình du lịch

Gây thiệt hại cho khách và không có khả năng bồi thường

Về bản chất, ký quỹ là cơ chế bảo vệ khách, không phải chi phí mất đi. Khi doanh nghiệp chấm dứt kinh doanh lữ hành hoặc thay đổi phạm vi, khoản ký quỹ có thể được xử lý theo quy định.

Bộ chứng từ ký quỹ: hợp đồng ký quỹ – giấy xác nhận – lưu hồ sơ nội bộ

Bộ chứng từ ký quỹ hợp lệ cần gồm:

Hợp đồng ký quỹ với ngân hàng

Giấy xác nhận số dư ký quỹ ghi rõ mục đích kinh doanh lữ hành

Hồ sơ lưu nội bộ: quyết định ký quỹ, phạm vi áp dụng

Tại Hải Phòng, nhiều hồ sơ bị yêu cầu làm lại do giấy xác nhận ký quỹ ghi sai mục đích hoặc không nêu rõ phạm vi inbound/outbound. Chuẩn hóa chứng từ ngay từ đầu giúp hồ sơ được chấp nhận nhanh hơn.

Mẹo tối ưu dòng tiền cho DN lữ hành Hải Phòng: tách quỹ – kiểm soát hoàn hủy

Để tránh “kẹt vốn”, doanh nghiệp lữ hành tại Hải Phòng nên:

Tách riêng tài khoản ký quỹ và tài khoản vận hành

Chỉ đăng ký phạm vi kinh doanh phù hợp giai đoạn đầu

Kiểm soát chặt chính sách hoàn/hủy tour, tránh phát sinh bồi thường lớn

Theo dõi dòng tiền theo từng tour, từng đoàn

Cách quản trị này giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ quy định ký quỹ, vừa đảm bảo dòng tiền linh hoạt cho hoạt động kinh doanh.

Dịch vụ xin chứng chỉ hành nghề lữ hành quốc tế tại Hải Phòng: đúng người – đúng hồ sơ – đúng tiến độ

Chứng chỉ hành nghề lữ hành quốc tế dùng để làm gì? ai bắt buộc phải có?

Trong thực tế doanh nghiệp thường gọi chung là “chứng chỉ hành nghề lữ hành quốc tế”, nhưng khi triển khai hồ sơ lữ hành quốc tế, phần hay liên quan trực tiếp nhất là chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch quốc tế dùng để hoàn thiện điều kiện người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế trong trường hợp người đó không tốt nghiệp đúng chuyên ngành lữ hành. Nói cách khác: chứng chỉ này không phải “ai làm du lịch cũng cần”, mà thường bắt buộc với người đứng vai trò phụ trách chuyên môn để doanh nghiệp đủ điều kiện xin giấy phép lữ hành quốc tế.

Với Hải Phòng, yêu cầu “đúng người – đúng tiến độ” càng quan trọng vì thị trường inbound/outbound cạnh tranh, nhiều doanh nghiệp chạy tour liên kết (Hải Phòng – Hạ Long – Hà Nội – Ninh Bình) và khai thác khách quốc tế/đoàn doanh nghiệp. Khi bước vào mảng quốc tế, hồ sơ nhân sự nếu không chuẩn sẽ làm chậm toàn bộ kế hoạch: đã chốt ký quỹ, đã xây sản phẩm, đã gom đối tác nhưng kẹt ở điều kiện người phụ trách. Vì vậy, doanh nghiệp Hải Phòng nên chốt nhân sự từ sớm: ai là người phụ trách, bằng cấp có đúng chuyên ngành không, nếu không đúng thì chủ động hoàn thiện chứng chỉ điều hành quốc tế ngay, tránh “đến lúc nộp hồ sơ mới chạy”.

Hồ sơ xin chứng chỉ: bằng cấp/chuyên môn, kinh nghiệm, giấy tờ cá nhân, đơn đề nghị

Để xin chứng chỉ theo hướng “nộp gọn – ít bổ sung” tại Hải Phòng, hồ sơ nên chuẩn hóa thành 4 nhóm, làm xong là dùng được cho cả bước xin giấy phép quốc tế:

(1) Bằng cấp/chuyên môn: văn bằng cao đẳng/đại học và tài liệu liên quan (nếu cần đối chiếu chuyên ngành). Mẹo ở Hải Phòng là thống nhất họ tên – ngày sinh – nơi cư trú trên toàn bộ giấy tờ, tránh lệch thông tin giữa văn bằng và CCCD.

(2) Năng lực/kỹ năng nghề nghiệp: nếu có kinh nghiệm ngành du lịch/lữ hành thì chuẩn hóa thành mô tả vai trò công việc, tuyến điểm phụ trách, quy trình điều hành tour đã tham gia; mục tiêu là chứng minh “đúng người làm nghề”, tránh cảm giác hồ sơ chỉ để đối phó.

(3) Giấy tờ cá nhân: CCCD/hộ chiếu, ảnh, thông tin liên hệ, email/số điện thoại cố định để dùng xuyên suốt khi nộp và nhận phản hồi.

(4) Đơn đề nghị/biểu mẫu: điền đúng và đồng nhất; file scan rõ nét, đủ trang, không cắt góc.

Cách lưu hiệu quả cho doanh nghiệp Hải Phòng: đóng gói thành 01 file PDF tổng hợp + 01 thư mục chứa bản lẻ, để khi bổ sung chỉ thay đúng mục, không phải làm lại cả bộ.

Quy trình triển khai tại Hải Phòng: tiếp nhận – bổ sung – nhận kết quả + 6 lỗi hay gặp

Quy trình triển khai dịch vụ xin chứng chỉ tại Hải Phòng nên chạy theo 4 bước để đảm bảo đúng tiến độ xin giấy phép quốc tế:

Bước 1 – Tiếp nhận & định tuyến mục tiêu: xác định chứng chỉ cần làm phục vụ “người phụ trách lữ hành quốc tế” hay bạn đang nhầm sang thẻ hướng dẫn viên; chốt ngay để không đi sai nhánh.

Bước 2 – Rà soát & chuẩn hóa hồ sơ: soát bằng cấp/chuyên ngành, chuẩn hóa thông tin cá nhân, sắp xếp file theo checklist; tạo bản mềm có cấu trúc thư mục rõ ràng để dễ theo dõi.

Bước 3 – Nộp & theo dõi phản hồi: theo dõi trạng thái xử lý, ghi nhận yêu cầu bổ sung (nếu có) và bổ sung theo đúng “điểm thiếu”.

Bước 4 – Nhận kết quả & đóng gói đưa vào hồ sơ xin phép: bàn giao kết quả kèm hướng dẫn lưu trữ để sử dụng ngay khi làm hồ sơ giấy phép lữ hành quốc tế tại Hải Phòng.

6 lỗi hay gặp khiến hồ sơ chậm ở Hải Phòng:

Nhầm loại chứng chỉ (điều hành vs hướng dẫn);

Bằng cấp/giấy tờ thiếu trang hoặc scan mờ;

Thông tin cá nhân không thống nhất giữa đơn và CCCD;

Thiếu tài liệu thể hiện năng lực phù hợp (hồ sơ quá “trống”);

File đặt tên lộn xộn, gửi nhầm phiên bản khi bổ sung;

Chốt nhân sự muộn → kéo dài tiến độ xin giấy phép quốc tế.

Dịch vụ thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng: trọn gói “ra công ty – ra giấy phép – ra bộ vận hành tour”

Gói 1: Thành lập DN + thuế ban đầu + hóa đơn điện tử

Gói 1 phù hợp doanh nghiệp mới mở tại Hải Phòng muốn “ra công ty nhanh” và sẵn sàng xuất hóa đơn, vận hành hợp đồng tour ngay. Phạm vi thường gồm: tư vấn loại hình doanh nghiệp, đăng ký ngành nghề phù hợp lữ hành, hoàn thiện hồ sơ thành lập, bàn giao bộ pháp lý bản cứng/bản mềm. Sau đó kích hoạt vận hành 30 ngày đầu: thiết lập thuế ban đầu theo quy định, cấu hình chữ ký số, đăng ký hóa đơn điện tử, hướng dẫn quy tắc lưu chứng từ theo mã tour/đoàn. Điểm nhấn Hải Phòng là chuẩn hóa ngay kênh thu tiền (tài khoản nhận cọc) và quy trình xuất hóa đơn theo tour để tránh lệch kỳ khi chạy tour ghép liên vùng.

Gói 2: Thành lập + giấy phép nội địa/quốc tế + ký quỹ Hải Phòng

Gói 2 dành cho khách hàng tại Hải Phòng muốn đi thẳng vào giấy phép lữ hành, lựa chọn nội địa hoặc quốc tế theo mô hình. Gói tập trung “đi đúng loại hình”: chốt phạm vi (nội địa/inbound/outbound/2 chiều), triển khai ký quỹ đúng phạm vi, chuẩn hóa hồ sơ người phụ trách (bằng cấp/chứng chỉ/ quyết định bổ nhiệm), dựng bộ hồ sơ xin giấy phép theo hướng “đủ 1 lần nộp”. Đi kèm là bộ checklist lưu vết hồ sơ và cấu trúc thư mục bản mềm để bổ sung (nếu có) không bị loạn file, đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp Hải Phòng chạy tiến độ gấp để kịp mùa cao điểm.

Gói 3: Thành lập + giấy phép + bộ vận hành (hợp đồng tour, quy trình, biểu mẫu, policy)

Gói 3 là gói “đẩy nhanh vận hành” cho doanh nghiệp lữ hành Hải Phòng: không chỉ ra công ty và ra giấy phép, mà còn ra bộ vận hành tour dùng được ngay. Bộ này thường gồm: mẫu hợp đồng tour + điều khoản hoàn/huỷ/đổi lịch, quy trình điều hành tour theo mã đoàn, biểu mẫu booking/voucher, mẫu phiếu thu/biên nhận đặt cọc, mẫu đối soát đối tác (xe, khách sạn, HDV, vé), policy xử lý sự cố & chăm sóc khách (đặc thù inbound/outbound). Khi có bộ vận hành, doanh nghiệp Hải Phòng triển khai tour nhanh hơn, hạn chế tranh chấp, và giúp kế toán “bắt” doanh thu – giá vốn theo tour ngay từ tháng 1.

Dịch vụ kế toán lữ hành tại Hải Phòng: “khớp tour – khớp tiền – khớp thuế”

Đặc thù kế toán lữ hành Hải Phòng: đặt cọc, hoàn hủy, combo dịch vụ, hoa hồng đại lý

Kế toán lữ hành tại Hải Phòng có “độ khó” riêng vì đặc thù tour biển – đảo và tour liên tuyến thường thu tiền theo nhiều đợt, đặt cọc sớm và đổi lịch theo thời tiết. Doanh nghiệp hay gặp các nghiệp vụ: đặt cọc, thu theo tiến độ (cọc – phần còn lại), phát sinh hoàn/hủy/chuyển tour, và giảm giá theo đoàn. Nếu không theo dõi đặt cọc theo mã tour – mã khách – trạng thái (chưa đi/đã đi/hoàn một phần/chuyển lịch), rất dễ lệch công nợ và lệch doanh thu theo kỳ.

Hải Phòng cũng phổ biến mô hình bán combo dịch vụ: tour + xe + khách sạn + vé tàu/đảo + ăn uống. Combo khiến doanh thu “gộp”, nhưng chi phí lại nằm rải ở nhiều nhà cung cấp và nhiều thời điểm, dẫn đến rủi ro lẫn giữa doanh thu dịch vụ chính và khoản thu hộ/chi hộ. Ngoài ra, kênh bán qua đại lý/CTV ở Hải Phòng tương đối mạnh, kéo theo hoa hồng. Hoa hồng nếu thiếu thỏa thuận, thiếu bảng đối soát doanh số và thiếu chứng từ chi trả rõ ràng sẽ trở thành điểm rủi ro. Vì vậy, dịch vụ kế toán lữ hành tại Hải Phòng cần dựng “khung quản trị” ngay từ tháng 1: mã tour thống nhất, theo dõi đặt cọc – hoàn/hủy, phân loại doanh thu/thu hộ, và quy trình đối soát hoa hồng theo kỳ.

Hạch toán chi phí tour: xe – khách sạn – vé tàu/đảo – ăn uống – HDV – bảo hiểm

Chi phí tour tại Hải Phòng thường tập trung vào 6 nhóm “xương sống” và mỗi nhóm cần bộ chứng từ kèm để hợp lệ khi giải trình.

Xe/di chuyển: hợp đồng/đơn đặt xe, xác nhận phục vụ, bảng kê chuyến/đoàn, chứng từ thanh toán.

Khách sạn/lưu trú: booking, xác nhận lưu trú, hóa đơn, danh sách khách/đoàn.

Vé tàu/đảo/di chuyển tuyến biển: vé/phiếu xác nhận dịch vụ, thông tin lịch trình, danh sách khách đi cùng đoàn (để khớp thực tế).

Ăn uống: hợp đồng/đặt dịch vụ, xác nhận suất ăn, hóa đơn và bảng kê theo đoàn (tránh chi phí “lẻ tẻ” khó đối chiếu).

Hướng dẫn viên (HDV): hợp đồng cộng tác/thuê dịch vụ, lịch tour, bảng chấm công/biên bản hoàn thành, chứng từ chi trả.

Bảo hiểm: chứng từ mua bảo hiểm, danh sách khách tham gia, thời gian hiệu lực theo tour.

Nguyên tắc quan trọng để hạch toán “đúng ngay từ đầu” là: chi phí gắn tour nào phải đeo mã tour đó, và phải chốt giá vốn theo tour sau khi kết thúc tour (đối soát nhà cung cấp, phụ phí phát sinh, hoàn/hủy). Làm đúng sẽ giúp doanh nghiệp Hải Phòng tính được lãi/lỗ theo tour và tránh rơi vào tình trạng doanh thu tăng nhưng lợi nhuận “không rõ rò rỉ ở đâu”.

Bộ sổ tối giản cho DN lữ hành Hải Phòng: sổ tour, sổ đặt cọc, đối soát ngân hàng, công nợ NCC

Để “khớp tour – khớp tiền – khớp thuế”, doanh nghiệp lữ hành Hải Phòng nên vận hành bộ sổ tối giản nhưng đủ lực quản trị và giải trình:

Sổ tour theo mã tour: tuyến/tên tour, ngày khởi hành, số khách, doanh thu dự kiến – thực thu, chi phí dự kiến – thực chi, lãi/lỗ gộp.

Sổ đặt cọc/thu tiền: theo khách lẻ/đại lý/doanh nghiệp, ngày thu, số tiền, hình thức thu, trạng thái hoàn/hủy/chuyển tour.

Sổ đối soát ngân hàng: map từng giao dịch vào tour/khách/NCC để không còn “tiền treo” không rõ nguồn.

Sổ công nợ nhà cung cấp (NCC): xe, khách sạn, vé tàu/đảo, nhà hàng, HDV… kèm hạn thanh toán, đối soát sau tour và phụ phí phát sinh.

Khi bộ sổ này chạy đều, doanh nghiệp Hải Phòng sẽ chốt tháng nhanh, giảm điều chỉnh và nhẹ cuối năm khi lên BCTC, vì dữ liệu đã “đúng từ gốc”.

Thuế & hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp lữ hành tại Hải Phòng

Thuế GTGT – TNDN – TNCN: lịch tháng/quý & lỗi hay gặp

Doanh nghiệp lữ hành tại Hải Phòng cần bám chặt lịch kê khai để tránh dồn chứng từ cuối kỳ. Theo kỳ tháng hoặc quý, doanh nghiệp thường phát sinh: GTGT (đầu vào – đầu ra theo tour), TNDN tạm tính theo kết quả kinh doanh, và TNCN nếu có trả lương/chi hoa hồng/thuê cộng tác viên có khấu trừ. Lỗi hay gặp gồm: doanh thu ghi nhận sai kỳ do tour chuyển lịch, VAT âm kéo dài vì thiếu đầu ra đúng thời điểm, chi phí bị loại vì thiếu booking/xác nhận dịch vụ, và hoa hồng đại lý/CTV thiếu đối soát doanh số. Cách phòng tốt nhất là chốt “đúng quy trình”: mỗi tháng đối soát tour đã hoàn thành, chốt doanh thu – giá vốn theo tour trước khi kê khai; đồng thời kiểm tra bộ chứng từ chi phí theo 6 nhóm chi phí chính để không bị hụt căn cứ.

Quy trình duyệt hóa đơn tour 3 bước: tránh sai tên dịch vụ – sai kỳ – sai người mua

Hóa đơn tour ở Hải Phòng dễ sai vì bán combo và khách nhiều loại (khách lẻ, doanh nghiệp, đại lý). Quy trình duyệt 3 bước giúp hạn chế điều chỉnh:

Bước 1 – Đề nghị xuất hóa đơn theo mã tour: bộ phận sale/điều hành gửi yêu cầu kèm hợp đồng/đơn đặt tour, lịch trình và trạng thái thanh toán (cọc – còn lại).

Bước 2 – Kế toán kiểm “3 đồng bộ”: hợp đồng/booking – hóa đơn dự kiến – thanh toán; kiểm đúng đối tượng mua, đúng nội dung dịch vụ và đúng thời điểm gắn với hoàn thành tour.

Bước 3 – Phát hành & lưu trữ: ký số phát hành hóa đơn và lưu vào folder tháng + folder mã tour, kèm biên bản hoàn thành/đối soát đoàn để khi cần là truy xuất được ngay.

Làm theo quy trình này, doanh nghiệp Hải Phòng giảm sai kỳ, giảm sai nội dung và hạn chế phát sinh hủy/điều chỉnh hóa đơn.

Checklist chứng từ tour “đủ giải trình”: booking, xác nhận dịch vụ, bảng tổng hợp chi phí

Để tour tại Hải Phòng “đủ giải trình”, mỗi tour/đoàn nên có checklist chứng từ tối thiểu:

Hợp đồng/đơn đặt tour + lịch trình.

Booking/xác nhận dịch vụ với nhà cung cấp (xe, khách sạn, vé tàu/đảo, nhà hàng, HDV…).

Danh sách khách/đoàn và bằng chứng thực hiện (xác nhận phục vụ/biên bản hoàn thành).

Sao kê/phiếu thu thể hiện đặt cọc – thu đủ – hoàn/hủy (nếu có).

Bảng tổng hợp chi phí theo mã tour: nhóm chi phí, đơn giá, nhà cung cấp, chứng từ kèm, trạng thái thanh toán.

Checklist này giúp doanh nghiệp Hải Phòng tự kiểm trước khi kê khai, chốt sổ nhanh và sẵn sàng giải trình khi cơ quan quản lý hoặc đối tác hỏi hồ sơ năng lực.

Thuế & hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp lữ hành tại Hải Phòng

Doanh nghiệp lữ hành tại Hải Phòng thường bán tour theo đợt khởi hành (đặc biệt inbound tàu biển/cảng, tour Cát Bà – liên tuyến Hạ Long), nên rủi ro thuế – hóa đơn hay “vấp” vào 3 điểm: sai thời điểm ghi nhận, sai mô tả dịch vụ, và thiếu bộ chứng từ theo tour code. Nếu ngay từ tháng 1 bạn dựng quy trình hóa đơn theo chuẩn, gắn chặt với booking và đối soát dịch vụ, thì kê khai GTGT/TNDN/TNCN sẽ “êm”, VAT không bị âm bất thường, doanh thu không lệch kỳ và hồ sơ giải trình đủ lực khi có kiểm tra. Mấu chốt là thiết lập kỷ luật nội bộ: ai duyệt xuất hóa đơn, xuất theo mốc nào, và bộ chứng từ tối thiểu phải có trước khi bấm phát hành. Với Hải Phòng, nên “gài” thêm bước kiểm tra tuyến inbound tàu biển/cảng (giờ cập cảng – lịch trình đảo) vì hay phát sinh đổi lịch do thời tiết, nếu không có biên bản/điều khoản hoàn-hủy thì kế toán rất dễ rối.

Thuế GTGT – TNDN – TNCN: lịch tháng/quý & lỗi hay gặp

Doanh nghiệp lữ hành thường phát sinh 3 nhóm thuế chính: GTGT (đầu ra tour – đầu vào dịch vụ NCC), TNDN (tính trên lợi nhuận), và TNCN (nhân sự/CTV/HDV, tùy hình thức chi trả). Lịch kê khai có thể theo tháng hoặc quý tùy quy mô, nhưng lỗi hay gặp ở Hải Phòng là: (1) kê khai đầu ra “chạy trước” do thu cọc khiến doanh thu sai kỳ; (2) VAT đầu vào thiếu điều kiện chứng minh (hóa đơn NCC thiếu hồ sơ kèm như xác nhận dịch vụ/đối soát), dẫn đến rủi ro bị loại chi phí; (3) chi hoa hồng CTV/đại lý/HDV không có hợp đồng – bảng đối soát – nội dung chuyển khoản rõ, gây khó khi giải trình TNCN hoặc tính chi phí hợp lệ; (4) tuyến inbound đổi lịch (do tàu biển/giờ cảng) nhưng không có biên bản điều chỉnh, làm lệch kỳ và lệch giá vốn. Cách tránh: chốt quy tắc ghi nhận theo tour code, đối soát theo đợt khởi hành, và khóa chứng từ trước khi kê khai.

Quy trình duyệt hóa đơn tour 3 bước: tránh sai tên dịch vụ – sai kỳ – sai người mua

Quy trình 3 bước nên áp dụng thống nhất cho mọi tour tại Hải Phòng:

Bước 1 – Duyệt “bản chất dịch vụ”: xác định đúng loại dịch vụ xuất hóa đơn (tour trọn gói/điều hành/ dịch vụ liên quan), gắn mã tour + ngày khởi hành để truy xuất. Tránh mô tả chung chung kiểu “dịch vụ du lịch” không có căn cứ.

Bước 2 – Duyệt “đúng kỳ”: đối chiếu mốc khởi hành/hoàn thành tour, tình trạng hoàn-hủy/đổi lịch (đặc biệt inbound tàu biển/cảng) trước khi phát hành, tránh xuất trước quá sớm hoặc dồn xuất sau khiến doanh thu lệch kỳ.

Bước 3 – Duyệt “đúng người mua”: kiểm tra tên/MST/địa chỉ theo hợp đồng (khách đoàn doanh nghiệp hay có nhiều đơn vị thanh toán), tránh sai thông tin phải hủy/điều chỉnh hóa đơn.

Chốt lại: chỉ phát hành khi đủ điều kiện ở cả 3 bước, và lưu dấu vết người duyệt.

Checklist chứng từ tour “đủ giải trình”: booking, xác nhận dịch vụ, bảng tổng hợp chi phí

Mỗi tour tại Hải Phòng nên có bộ chứng từ tối thiểu 6 món để “đủ giải trình”:

(1) Booking/hợp đồng (có mã tour, lịch trình, điều khoản thanh toán – hoàn/hủy),

(2) Danh sách khách/đoàn (chốt trước ngày đi),

(3) Xác nhận dịch vụ từ NCC (xe/tàu, khách sạn Cát Bà, vé tham quan, ăn uống…),

(4) Bảng tổng hợp chi phí theo tour code (đối soát giá vốn),

(5) Chứng từ thanh toán (sao kê/ủy nhiệm chi/biên nhận cọc, nội dung gắn mã tour),

(6) Biên bản phát sinh/đổi lịch/hoàn-hủy (nếu có).

Lưu theo thư mục 12 tháng + thư mục tour code giúp lúc cần mở ra là đủ, không phải “gom lại” cuối năm.

Bảng chi phí thành lập & vận hành công ty lữ hành tại Hải Phòng

Để mở công ty lữ hành tại Hải Phòng và chạy được tour (đặc biệt inbound tàu biển/cảng – Cát Bà – liên tuyến Hạ Long), doanh nghiệp nên dự trù chi phí theo 3 lớp: pháp lý bắt buộc, giấy phép lữ hành + ký quỹ + nhân sự, và vận hành 3 tháng đầu. Cách chia này giúp tránh tình trạng “thành lập xong nhưng kẹt” vì chưa chuẩn bị ký quỹ hoặc chưa có người phụ trách đủ chuẩn, đồng thời kiểm soát chi phí marketing – công cụ bán tour trong giai đoạn đầu.

Chi phí nhà nước & chi phí bắt buộc ban đầu

Nhóm này gồm các khoản để DN đi vào hoạt động: chi phí đăng ký doanh nghiệp (nộp hồ sơ/công bố), khắc dấu (nếu làm), chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và các hạng mục phục vụ “thuế ban đầu” (hồ sơ nội bộ, treo bảng hiệu, hợp đồng thuê trụ sở). Với doanh nghiệp lữ hành Hải Phòng, nên dự trù thêm chi phí chuẩn hóa bộ hợp đồng mẫu và quy trình đặt cọc–hoàn/hủy ngay tháng 1 vì đây là “xương sống” để vừa bán hàng vừa làm kế toán đúng.

Chi phí xin giấy phép lữ hành + ký quỹ + nhân sự phụ trách

Đây là nhóm chi phí quyết định DN có được bán tour đúng phép hay không. Chi phí gồm: chi phí chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép (nếu thuê dịch vụ thì tách rõ phí dịch vụ), chi phí xây dựng bộ quy trình/hợp đồng quốc tế (nếu xin lữ hành quốc tế), khoản ký quỹ theo phạm vi (inbound/outbound), và chi phí hoàn thiện nhân sự phụ trách. Nếu người phụ trách chưa đúng chuyên ngành lữ hành, có thể phát sinh chi phí học/thi chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch quốc tế và thời gian bổ nhiệm – hoàn thiện hồ sơ. Mẹo cho Hải Phòng: ưu tiên chốt inbound trước nếu khai thác khách tàu biển/cảng để hồ sơ “ăn” vào lợi thế địa phương, tránh đăng phạm vi quá rộng làm tăng gánh ký quỹ và hồ sơ.

Chi phí vận hành 3 tháng đầu: marketing, công cụ bán tour, kế toán, hợp đồng

3 tháng đầu thường phát sinh mạnh ở: marketing (quảng cáo, nội dung, chụp ảnh/clip, seeding), công cụ bán tour (website/landing page, CRM, Zalo OA, phần mềm booking), chi phí khảo sát tuyến/điểm (famtrip) và hoa hồng CTV/đại lý. Đặc thù Hải Phòng inbound tàu biển/cảng là chi phí điều hành và phối hợp NCC (xe/tàu, khách sạn Cát Bà, vé tham quan liên tuyến Hạ Long) nên cần dự trù khoản “đệm” cho đổi lịch do thời tiết/giờ cập cảng. Đồng thời nên tính chi phí kế toán lữ hành ngay từ đầu để thiết lập mã tour, theo dõi tiền cọc – hoàn/hủy, đối soát NCC theo tour code và quy trình xuất hóa đơn đúng kỳ; nếu không, doanh thu có thể tăng nhưng sổ sách rối, kéo theo chi phí “cứu sổ” về sau.

12 lỗi thường gặp khi mở công ty lữ hành tại Hải Phòng & cách tránh

Lỗi pháp lý: đăng sai ngành, thiếu điều kiện xin phép, ký quỹ sai chứng từ

(1) Đăng sai/thiếu ngành nghề lữ hành: hồ sơ thành lập ghi ngành không “khớp” mô hình bán tour, dẫn tới về sau xin phép phải chỉnh sửa. Cách tránh: chốt mô hình (nội địa/inbound/outbound/2 chiều) rồi đăng ngành “đủ dùng”, tránh lan man.

(2) Chọn sai phạm vi xin phép (xin 2 chiều khi chỉ làm inbound): kéo theo ký quỹ cao, hồ sơ phức tạp. Cách tránh: chọn đúng phạm vi theo sản phẩm tour và năng lực thật tại Hải Phòng.

(3) Thiếu điều kiện người phụ trách: bằng cấp không đúng chuyên ngành mà chưa có chứng chỉ điều hành phù hợp. Cách tránh: rà soát nhân sự ngay từ tuần 1, chốt phương án bổ sung chứng chỉ nếu cần.

(4) Ký quỹ sai chứng từ: giấy xác nhận ký quỹ ghi sai tên/MST/địa chỉ hoặc ghi phạm vi không đúng. Cách tránh: kiểm tra 5 khớp (tên, MST, địa chỉ, phạm vi, số tiền) trước khi nhận giấy.

(5) Quyết định bổ nhiệm sai/thiếu: thiếu chức danh, thiếu ngày hiệu lực, thông tin không thống nhất. Cách tránh: dùng mẫu bổ nhiệm chuẩn, đồng bộ thông tin CCCD.

(6) Hồ sơ bản mềm rối: nộp thiếu file, scan mờ, gửi nhầm phiên bản. Cách tránh: lưu theo cấu trúc thư mục cố định + PDF tổng hợp “1 file”.

Lỗi vận hành tour: hoàn hủy yếu, NCC thiếu cam kết, phát sinh ngoài tour

(7) Chính sách hoàn/huỷ/đổi lịch yếu: không có mốc phạt, không có điều kiện bất khả kháng → dễ tranh chấp. Cách tránh: “gài sẵn” điều khoản theo mốc thời gian và theo loại tour Hải Phòng (ghép, đoàn, MICE).

(8) Nhà cung cấp (NCC) thiếu cam kết: đặt dịch vụ qua tin nhắn, không có xác nhận/đối soát → khi phát sinh không có căn cứ. Cách tránh: tối thiểu phải có xác nhận booking + điều khoản bù trừ cọc + đối soát sau tour.

(9) Không chuẩn hóa kịch bản tour: thiếu phương án thời tiết, thay điểm, thay giờ, thay đoàn → phát sinh ngoài tour tăng mà không kiểm soát. Cách tránh: kịch bản tour có “Plan A/B”, kèm bảng phát sinh được phép và cách duyệt phát sinh.

(10) Thu tiền – giữ chỗ không theo mốc: thu cọc ít, chốt dịch vụ muộn → bị ép giá, hụt dòng tiền. Cách tránh: quy định mốc thu (giữ chỗ – chốt dịch vụ – trước khởi hành) và gắn với điều khoản huỷ.

Lỗi kế toán – thuế: đặt cọc không theo dõi, doanh thu sai kỳ, chi phí thiếu chứng từ

(11) Đặt cọc không theo dõi theo tour: tiền vào/ra nhiều nhưng không gắn mã tour → cuối tháng “rối sổ”, dễ âm quỹ/treo công nợ. Cách tránh: lập sổ đặt cọc khách + sổ đặt cọc NCC theo mã tour/đoàn.

(12) Doanh thu sai kỳ + chi phí thiếu mắt xích: tour qua tháng ghi nhận lệch; chi phí không đủ hợp đồng/booking/đối soát/ thanh toán hợp lệ → khó giải trình. Cách tránh: doanh thu ghi nhận theo tour/đoàn và ngày hoàn thành dịch vụ; chi phí gom theo “tour pack” (hợp đồng – booking – bảng kê – hóa đơn – thanh toán).

Gợi ý vận hành nhanh tại Hải Phòng: chốt 3 bảng cuối tháng (doanh thu theo tour – giá vốn theo tour – đối soát sao kê), nếu 3 bảng khớp là sổ “êm”.

Checklist “dùng được ngay” cho doanh nghiệp lữ hành tại Hải Phòng

Checklist pháp lý 30 ngày: thuế ban đầu – hóa đơn – ký quỹ – giấy phép

Trong 30 ngày đầu ở Hải Phòng, mục tiêu là đủ điều kiện pháp lý để chạy tour và xin phép không bị trả:

Hoàn thiện bộ pháp lý doanh nghiệp (bản giấy + bản mềm).

Mở tài khoản ngân hàng, thống nhất tài khoản nhận cọc.

Kích hoạt chữ ký số, chốt lịch kê khai theo kỳ.

Thiết lập thuế ban đầu, quy tắc lưu chứng từ theo tháng.

Đăng ký hóa đơn điện tử, thiết lập mẫu hóa đơn theo dịch vụ tour.

Nếu xin phép: chuẩn hóa ký quỹ đúng phạm vi và lưu hợp đồng ký quỹ + giấy xác nhận.

Rà soát người phụ trách (bằng cấp/chứng chỉ) + quyết định bổ nhiệm.

Lưu hồ sơ theo thư mục: Pháp lý – Ký quỹ – Nhân sự – Phương án – Bản scan tổng hợp.

Checklist vận hành tour Hải Phòng: kịch bản tour, báo giá, hợp đồng, xác nhận dịch vụ

Checklist vận hành “dùng được ngay” tại Hải Phòng gồm:

Kịch bản tour theo tuyến (Hải Phòng – Cát Bà – Hạ Long – Hà Nội…), có Plan B thời tiết.

Báo giá 3 cấu hình: khách lẻ – đoàn – MICE (kèm phụ thu rõ ràng).

Hợp đồng tour + phụ lục hoàn/huỷ/đổi lịch + bất khả kháng.

Mẫu booking/voucher cho khách.

Xác nhận dịch vụ NCC (xe, phòng, vé, HDV, ăn uống) theo đoàn.

Bảng đối soát đoàn sau tour: dịch vụ đã dùng – phát sinh – giảm trừ – bù trừ cọc.

Quy trình xử lý sự cố và chăm sóc khách (đầu mối – thời gian phản hồi – bằng chứng lưu vết).

Checklist kế toán: đối soát ngân hàng, sổ đặt cọc, sổ tour, công nợ NCC

Kế toán tour tại Hải Phòng nên chốt theo mã tour/đoàn, tối thiểu có 5 “mảnh ghép”:

Đối soát sao kê ngân hàng hàng tuần, gắn thu/chi vào mã tour.

Sổ đặt cọc khách: đã thu – còn thu – hoàn/giảm theo tour.

Sổ đặt cọc NCC: đã cọc – đã trả – bù trừ theo hợp đồng/tour.

Sổ tour/đoàn: doanh thu – giá vốn – lãi gộp theo tuyến.

Bảng công nợ NCC theo tháng + biên bản đối soát sau tour.

Mẹo: mỗi tour có 1 “tour pack” (hợp đồng – booking – bảng kê – hóa đơn – thanh toán). Có tour pack thì chốt sổ nhanh, giải trình nhẹ.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về Dịch vụ xin giấy phép lữ hành quốc tế Hải Phòng

Chưa có khách có cần kê khai thuế/kế toán không?

Có. Với doanh nghiệp lữ hành tại Hải Phòng, dù chưa phát sinh khách/tour thì vẫn nên duy trì kê khai thuế và sổ sách kế toán theo đúng kỳ để tránh rơi vào trạng thái “bỏ trống dữ liệu” ngay từ năm đầu. Thực tế giai đoạn chưa có khách vẫn thường phát sinh chi phí chuẩn bị vận hành như: thiết kế website/branding, khảo sát tuyến điểm, đặt cọc dịch vụ, mua công cụ làm việc, chi phí văn phòng… Nếu không ghi nhận và lưu chứng từ đúng chuẩn, về sau khi bắt đầu có doanh thu sẽ rất khó “khớp” dòng tiền và dễ bị thiếu căn cứ chi phí. Cách làm gọn cho Hải Phòng là: lập sổ tối giản theo tháng, đối soát ngân hàng/quỹ, lưu hóa đơn – hợp đồng theo thư mục 12 tháng, và chốt mốc kiểm tra định kỳ để khi bước vào mùa tour cao điểm, hệ thống đã chạy “mượt” từ đầu.

Có thể xin giấy phép lữ hành trước khi có hợp đồng tour không?

Với doanh nghiệp tại Hải Phòng, việc xin giấy phép lữ hành thường cần chứng minh đủ điều kiện theo phạm vi hoạt động (pháp nhân, ngành nghề, người phụ trách, ký quỹ nếu theo phạm vi quốc tế, và bộ hồ sơ theo yêu cầu). Vì vậy, bạn không nhất thiết phải có hợp đồng tour đã ký với khách mới xin phép, nhưng bạn cần có nền tảng vận hành và hồ sơ điều kiện đủ “đứng”. Thực tế, chuẩn bị sẵn bộ hợp đồng mẫu, quy trình tour, mẫu booking/xác nhận dịch vụ và cách lưu chứng từ theo mã tour sẽ giúp hồ sơ xin phép “đẹp” hơn và sau khi được cấp phép là có thể bán – tổ chức tour ngay, không bị lúng túng vì thiếu biểu mẫu. Với Hải Phòng, nơi tour combo biển/đảo thường phát sinh nhanh, xin phép sớm theo lộ trình giúp bạn chủ động mùa vụ.

Hải Phòng thiếu nhân sự phụ trách: xin chứng chỉ hành nghề lữ hành quốc tế thế nào cho nhanh?

Trường hợp doanh nghiệp lữ hành Hải Phòng thiếu nhân sự “đứng tên” phụ trách đúng chuẩn, cách làm nhanh không phải là đi tìm chứng chỉ bất kỳ, mà là đi đúng hướng chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch quốc tế để bổ sung điều kiện cho người phụ trách khi chưa tốt nghiệp đúng chuyên ngành. Lộ trình tối ưu thường gồm 3 bước: xác định đúng người (người sẽ làm phụ trách lâu dài), chốt checklist hồ sơ từ đầu (giấy tờ cá nhân, hồ sơ năng lực, dự thảo quyết định bổ nhiệm) và đi học – hoàn thiện chứng chỉ song song với việc chuẩn hóa bộ hồ sơ xin phép. Nếu cần gấp tiến độ, doanh nghiệp có thể bố trí nhân sự phù hợp tạm thời, nhưng vẫn phải chuẩn hợp đồng/quan hệ làm việc và quyết định bổ nhiệm rõ ràng để hồ sơ không bị rời rạc. Mục tiêu là khi nộp hồ sơ tại Hải Phòng, bạn “khớp” được người – giấy tờ – điều kiện, hạn chế tối đa vòng bổ sung.

DANH SÁCH BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Giấy phép lữ hành quốc tế 

Dịch vụ cấp giấy phép lữ hành nội địa quốc tế 

Thủ tục cấp giấy phép lữ hành quốc tế 

Thủ tục xin cấp phép kinh doanh lữ hành quốc tế 

Xin giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế 

Xin giấy phép kinh doanh lữ hành nội địa 

Thành lập công ty du lịch lữ hành có vốn đầu tư nước ngoài 

Thủ tục cấp đổi giấy phép lữ hành quốc tế 

Thủ tục thành lập công ty kinh doanh du lịch lữ hành 

thủ tục cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế 

Điều kiện thành lập công ty lữ hành nội địa 

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lữ hành quốc tế cần có những gì 

Giấy phép kinh doanh lữ hành nội địa năm  

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH

Địa chỉ: Số 7/3 Lý Tự Trọng, Phường Minh Khai, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng

Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111

Email: dvgiaminh@gmail.com

Zalo: 085 3388 126