Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Hải Phòng – Trọn gói, chi tiết
Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Hải Phòng đang trở thành lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp trong thời đại số hóa quản lý thuế và kế toán. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật. Tại Hải Phòng, cơ quan thuế yêu cầu tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử trước khi hoạt động chính thức. Tuy nhiên, quá trình đăng ký và cài đặt hệ thống hóa đơn thường khiến nhiều doanh nghiệp mới gặp khó khăn. Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói – từ tư vấn, soạn hồ sơ đến kích hoạt tài khoản hóa đơn điện tử nhanh, chuẩn, đúng quy định.
Tổng quan về hóa đơn điện tử
Khái niệm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán được tạo lập, lập, ký số và lưu trữ trên hệ thống điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn này thể hiện đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật, bao gồm thông tin về người bán, người mua, hàng hóa – dịch vụ, thuế suất và tổng giá trị thanh toán.
Hiện nay, có nhiều loại hóa đơn điện tử phổ biến như:
Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Dành cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn bán hàng: Áp dụng cho tổ chức, cá nhân kê khai thuế trực tiếp.
Hóa đơn dịch vụ: Dùng cho các đơn vị cung cấp dịch vụ như vận tải, logistics, tư vấn, kế toán…
Hóa đơn điện tử có thể được phát hành, gửi và lưu trữ hoàn toàn trực tuyến, giúp doanh nghiệp giao dịch nhanh, thuận tiện và an toàn hơn.
Lợi ích của hóa đơn điện tử
Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần in ấn, chuyển phát, hay lưu trữ giấy tờ, giúp giảm đáng kể chi phí vận hành.
Quản lý hiệu quả: Tự động lưu trữ, tra cứu, đối chiếu dữ liệu nhanh chóng, chính xác và an toàn.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0932 785 561 - 0868 458 111 (zalo).
Tuân thủ pháp luật: Được công nhận hợp pháp và có giá trị như hóa đơn giấy.
Tăng tính chuyên nghiệp: Thể hiện hình ảnh doanh nghiệp hiện đại, minh bạch trong giao dịch thương mại và quản lý thuế.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn hỗ trợ cơ quan thuế giám sát hoạt động phát hành và sử dụng hóa đơn, giảm gian lận, trốn thuế, góp phần xây dựng nền tài chính số quốc gia minh bạch.
Căn cứ pháp lý về hóa đơn điện tử
Việc áp dụng và quản lý hóa đơn điện tử được quy định cụ thể tại:
Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử, hướng dẫn việc khởi tạo, ký số và sử dụng hóa đơn điện tử cho tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh.
Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn chi tiết triển khai Nghị định 123, quy định quy trình đăng ký, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Những quy định này là căn cứ pháp lý bắt buộc, giúp doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử đúng chuẩn, hợp pháp và an toàn.
Quy trình triển khai dịch vụ hóa đơn điện tử tại Hải Phòng
Bước 1 – Tư vấn và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử
Trước khi triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần được tư vấn kỹ lưỡng về nhu cầu thực tế để lựa chọn giải pháp phù hợp. Việc đầu tiên là phân tích số lượng hóa đơn phát hành hằng tháng, loại hóa đơn sử dụng (bán hàng, cung cấp dịch vụ, xuất khẩu, điều chỉnh, thay thế…), cũng như các yêu cầu đặc thù của ngành nghề như thương mại, xây dựng, logistics hay dịch vụ.
Dựa trên các yếu tố đó, doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng phù hợp: tích hợp kế toán, tự động gửi hóa đơn qua email, lưu trữ lâu dài và tương thích với hệ thống của Tổng cục Thuế. Một phần mềm uy tín không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, mà còn đảm bảo tuân thủ chuẩn dữ liệu XML theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Bước 2 – Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi lựa chọn phần mềm phù hợp, bước tiếp theo là đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Hồ sơ đăng ký gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao hợp lệ).
Mã số thuế (MST) và thông tin người đại diện pháp luật.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu (mẫu 01 theo Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Hợp đồng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử với nhà cung cấp giải pháp.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm tích hợp của nhà cung cấp dịch vụ. Sau khi cơ quan thuế xác nhận hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp mã xác thực và chấp thuận phát hành hóa đơn điện tử.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần thiết lập mẫu hóa đơn điện tử (gồm logo, thông tin đơn vị, mã số, số thứ tự, định dạng hiển thị). Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng. Đây là bước quan trọng quyết định việc hóa đơn có hợp pháp và được chấp nhận trong kê khai thuế hay không.
Bước 3 – Ký số và quản lý hóa đơn điện tử
Khi phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số hợp pháp để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật. Chữ ký số (token) được cấp bởi các tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép.
Sau khi ký số, hóa đơn được tự động gửi đến khách hàng qua email, hệ thống phần mềm hoặc cổng điện tử của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, tra cứu và đối chiếu hóa đơn để tránh sai lệch dữ liệu. Ngoài ra, các hóa đơn bị hủy, điều chỉnh hoặc thay thế phải được thực hiện đúng quy định về định dạng và thời hạn thông báo.
Việc quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính, mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch trong giao dịch thương mại.
Bước 4 – Lưu trữ và báo cáo thuế điện tử
Theo quy định của Luật Kế toán 2015 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn tối thiểu 10 năm kể từ ngày phát hành. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức lưu trữ trên hệ thống nội bộ hoặc qua máy chủ đám mây (cloud) của nhà cung cấp dịch vụ, đảm bảo sao lưu dữ liệu thường xuyên.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần trích xuất báo cáo thuế định kỳ, đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế và thực hiện kê khai thuế điện tử theo quý hoặc tháng. Việc lưu trữ và báo cáo đúng quy định không chỉ giúp tuân thủ pháp luật, mà còn là bằng chứng quan trọng trong trường hợp kiểm tra, thanh tra thuế hoặc đối chiếu giao dịch tài chính.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp
Hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu trong quản lý tài chính – kế toán hiện nay. Tuy nhiên, việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp không chỉ đơn giản là phát hành hóa đơn, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Dưới đây là ba nhóm lợi ích nổi bật nhất.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
- Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ:
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần in hóa đơn giấy, không mất phí vận chuyển, kho lưu trữ hoặc công chứng hóa đơn. Tất cả quy trình phát hành – gửi – lưu trữ được thực hiện trực tuyến, tiết kiệm đáng kể chi phí hành chính.
- Rút ngắn quy trình phát hành:
Hóa đơn được tạo, ký số và gửi cho khách hàng chỉ trong vài phút.
Dễ dàng phát hành hàng loạt hóa đơn cùng lúc, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp thương mại điện tử, bán lẻ.
- Hạn chế sai sót và rủi ro xử phạt:
Các phần mềm chuyên nghiệp thường có tính năng kiểm tra tự động mã số thuế, định dạng ngày, số tiền, thuế suất, giúp giảm lỗi nhập liệu và tránh bị phạt vi phạm hành chính do hóa đơn sai.
💡 Lợi ích thêm: Doanh nghiệp có thể tích hợp hệ thống hóa đơn với phần mềm kế toán hoặc ERP, tối ưu quy trình tài chính nội bộ.
Quản lý hóa đơn hiệu quả
- Tra cứu và tìm kiếm nhanh chóng:
Với hệ thống hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, doanh nghiệp dễ dàng lọc hóa đơn theo thời gian, khách hàng, số hóa đơn hoặc mã số thuế. Điều này giúp tiết kiệm thời gian tra cứu và giảm rủi ro thất lạc dữ liệu.
- Báo cáo và thống kê tức thì:
Có thể xuất báo cáo tổng hợp doanh thu, thuế GTGT, tình trạng hóa đơn chỉ bằng vài thao tác.
Phần mềm tự động phân loại hóa đơn đã phát hành, hủy hoặc điều chỉnh, giúp kế toán theo dõi dễ dàng.
- Đồng bộ dữ liệu và bảo mật:
Toàn bộ hóa đơn được lưu trữ an toàn trên nền tảng điện toán đám mây.
Hệ thống mã hóa dữ liệu đảm bảo thông tin khách hàng và doanh nghiệp không bị truy cập trái phép.
💡 Gợi ý hữu ích: Nên chọn nhà cung cấp có API kết nối linh hoạt để dễ dàng tích hợp với phần mềm nội bộ của doanh nghiệp.
Hỗ trợ tuân thủ pháp luật
- Đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ:
Các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp đều được Tổng cục Thuế công nhận và cấp phép hoạt động, đảm bảo mọi hóa đơn phát hành đều đáp ứng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Tự động cập nhật chính sách thuế mới:
Khi có thay đổi từ cơ quan thuế, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật biểu mẫu, định dạng XML, quy tắc mã hóa hóa đơn theo chuẩn mới, giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ pháp luật.
- Hạn chế rủi ro phạt hành chính:
Dịch vụ chuyên nghiệp thường có chức năng cảnh báo sai sót khi lập hóa đơn (sai mã số thuế, trùng số hóa đơn, sai ngày ký), giúp kế toán kịp thời điều chỉnh trước khi phát hành.
- Hỗ trợ kiểm tra – đối soát dễ dàng:
Doanh nghiệp có thể đối chiếu thông tin hóa đơn với hệ thống Tổng cục Thuế chỉ trong vài giây, tránh tình trạng hóa đơn giả hoặc hóa đơn không hợp lệ.
💡 Lợi ích lâu dài: Sử dụng dịch vụ uy tín giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, minh bạch, đặc biệt khi kiểm toán hoặc thanh tra thuế.
Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Hải Phòng của Gia Minh Consulting
Tư vấn và triển khai trọn gói
Gia Minh Consulting cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trọn gói tại Hải Phòng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Ngay từ giai đoạn đầu, đội ngũ chuyên viên của Gia Minh sẽ khảo sát nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, bao gồm quy mô, loại hình kinh doanh, phần mềm kế toán đang sử dụng và số lượng hóa đơn phát hành hằng tháng. Từ đó, đưa ra giải pháp tối ưu, phù hợp với mô hình hoạt động thực tế.
Dịch vụ bao gồm:
Tư vấn chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, được Tổng cục Thuế chấp thuận (như MISA, VNPT, eInvoice…).
Chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Cấu hình và cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử, đồng bộ với hệ thống kế toán và chữ ký số của doanh nghiệp.
Đào tạo và hướng dẫn sử dụng cho kế toán viên hoặc nhân sự phụ trách, giúp vận hành trơn tru ngay từ lần phát hành đầu tiên.
Với quy trình triển khai bài bản, Gia Minh giúp doanh nghiệp tại Hải Phòng hoàn thành toàn bộ thủ tục phát hành hóa đơn điện tử chỉ trong 3–5 ngày làm việc.
Hỗ trợ phát hành, ký số và quản lý hóa đơn
Sau khi đăng ký thành công, Gia Minh Consulting tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ theo đúng quy định của cơ quan thuế.
Hỗ trợ ký số: hướng dẫn cài đặt, kích hoạt và sử dụng chữ ký số (token, USB, hoặc ký số cloud).
Phát hành hóa đơn đúng chuẩn: kiểm tra định dạng, mã cơ quan thuế, thời điểm lập và gửi hóa đơn cho khách hàng.
Tự động hóa quản lý hóa đơn: cài đặt tính năng tra cứu, lập, gửi và lưu trữ hóa đơn trên hệ thống điện tử, giảm sai sót thủ công.
Gia Minh còn hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng, như: hóa đơn bị sai thông tin, hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn, mất kết nối với cổng thuế. Nhờ đó, doanh nghiệp yên tâm phát hành hóa đơn nhanh chóng, chính xác và đúng quy định.
Ngoài ra, hệ thống mà Gia Minh triển khai luôn có chế độ bảo mật nhiều lớp, giúp đảm bảo an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hóa đơn trong suốt quá trình sử dụng.
Hỗ trợ báo cáo thuế và lưu trữ
Không chỉ dừng lại ở phát hành, Gia Minh Consulting còn đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp trong khâu báo cáo và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Hỗ trợ lập và xuất báo cáo thuế điện tử định kỳ (theo tháng hoặc quý), giúp kế toán gửi tờ khai đúng hạn, tránh sai sót dữ liệu đầu vào – đầu ra.
Tích hợp dữ liệu hóa đơn với phần mềm kế toán để đồng bộ doanh thu, chi phí, thuế GTGT và thuế TNDN.
Lưu trữ hóa đơn điện tử hợp lệ: theo quy định của Luật Kế toán và Luật Giao dịch điện tử, hóa đơn phải được lưu ít nhất 10 năm. Gia Minh hỗ trợ cài đặt hệ thống sao lưu dữ liệu tự động, bảo đảm an toàn và khả năng truy xuất khi cần kiểm tra hoặc quyết toán thuế.
Với đội ngũ chuyên viên thuế – kế toán nhiều năm kinh nghiệm, Gia Minh Consulting cam kết mang đến giải pháp hóa đơn điện tử trọn gói, hợp pháp, nhanh gọn và tối ưu chi phí nhất tại Hải Phòng, giúp doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm trong suốt quá trình hoạt động.
Lưu ý quan trọng khi triển khai hóa đơn điện tử
Kiểm tra thông tin doanh nghiệp trước khi phát hành
Trước khi bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ thông tin pháp lý đã đăng ký với cơ quan thuế, bao gồm tên công ty, mã số thuế (MST), địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, người đại diện pháp luật. Đây là những thông tin được in trên hóa đơn, nên chỉ cần sai một ký tự cũng có thể khiến hóa đơn bị từ chối kê khai hoặc không hợp lệ.
Doanh nghiệp nên kiểm tra lại dữ liệu trên phần mềm hóa đơn điện tử, đảm bảo đồng nhất với giấy phép kinh doanh và hồ sơ đăng ký thuế. Ngoài ra, nên thiết lập cơ chế kiểm duyệt nội bộ – chỉ người phụ trách kế toán hoặc được ủy quyền mới được phát hành hóa đơn – để tránh sai sót và gian lận khi lập hóa đơn.
Tuân thủ quy định về chữ ký số
Mọi hóa đơn điện tử hợp pháp đều phải có chữ ký số của doanh nghiệp, được cấp bởi nhà cung cấp chứng thư số được Bộ Thông tin & Truyền thông công nhận. Doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số đang còn hiệu lực, bảo mật tốt và được đăng ký đúng mã số thuế.
Việc sử dụng chữ ký số hết hạn, bị sai thông tin hoặc chia sẻ cho nhiều người cùng dùng là hành vi vi phạm có thể dẫn đến hóa đơn không hợp lệ, ảnh hưởng đến kê khai thuế và báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, cần đặt mật khẩu mạnh, thay đổi định kỳ và bảo quản token hoặc USB ký số cẩn thận, tránh để rơi vào tay người không có thẩm quyền.
Lưu trữ và bảo mật hóa đơn
Sau khi phát hành, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trên hệ thống phần mềm hoặc máy chủ an toàn, đảm bảo toàn vẹn dữ liệu trong suốt thời hạn lưu trữ 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên thiết lập sao lưu định kỳ trên nhiều nền tảng (máy chủ nội bộ và đám mây) để phòng ngừa mất dữ liệu.
Việc tuân thủ quy trình lưu trữ giúp bảo vệ thông tin khách hàng, phục vụ tra cứu, đối chiếu và kiểm tra thuế nhanh chóng, đồng thời nâng cao uy tín và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ hóa đơn điện tử (FAQ)
Thời gian đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử mất bao lâu?
Thông thường, thời gian đăng ký và được cơ quan thuế chấp thuận dao động từ 1–3 ngày làm việc, tùy thuộc vào mức độ hoàn thiện hồ sơ và tình trạng chữ ký số của doanh nghiệp. Gia Minh Consulting hỗ trợ rút ngắn thời gian bằng việc chuẩn bị, nộp và theo dõi hồ sơ điện tử trọn gói.
Chi phí dịch vụ trọn gói tại Hải Phòng khoảng bao nhiêu?
Chi phí dịch vụ hóa đơn điện tử tại Hải Phòng dao động từ 500.000 – 1.500.000 đồng/năm, tùy nhà cung cấp và số lượng hóa đơn đăng ký. Gia Minh Consulting cung cấp giải pháp trọn gói, bao gồm tư vấn, cài đặt phần mềm, phát hành và hướng dẫn sử dụng.
Có thể ủy quyền cho đơn vị tư vấn thực hiện không?
Hoàn toàn có thể. Doanh nghiệp được phép ủy quyền cho đơn vị dịch vụ như Gia Minh Consulting thực hiện toàn bộ thủ tục đăng ký, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu.
Lưu trữ hóa đơn điện tử trong bao lâu?
Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế kiểm tra. Gia Minh Consulting hỗ trợ sao lưu và quản lý dữ liệu hóa đơn an toàn, tiện lợi cho doanh nghiệp.
Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Hải Phòng là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế, nâng cao tính chuyên nghiệp và tối ưu chi phí vận hành. Với đội ngũ chuyên viên nhiều kinh nghiệm, Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử chỉ trong thời gian ngắn, đảm bảo hợp lệ và an toàn dữ liệu. Bên cạnh đó, khách hàng còn được hướng dẫn sử dụng phần mềm, xử lý lỗi phát sinh và cập nhật quy định thuế mới nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm đối tác đáng tin cậy để đăng ký hoặc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, Gia Minh chính là lựa chọn phù hợp nhất. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và nhận ưu đãi khi đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử tại Hải Phòng trong năm 2025.
