Đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng – bãi tập kết

Đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng – bãi tập kết là một trong những thủ tục quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, vận tải hoặc thương mại có nhu cầu lưu trữ hàng hóa tại vị trí khác ngoài trụ sở chính. Việc đăng ký không chỉ để đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp minh bạch trong việc thi hành thuế và quản lý hoạt động kho bãi. Khi địa điểm kinh doanh được ghi nhận hợp pháp, doanh nghiệp sẽ tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính khi bị kiểm tra. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp vướng mắc do thiếu hồ sơ hoặc kê khai sai thông tin. Việc hiểu rõ quy định 2025 là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng ngay từ đầu. Đây cũng là cơ sở để đảm bảo hoạt động kho bãi diễn ra ổn định và hiệu quả. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình này.

Tổng quan về đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng – bãi tập kết

Đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng – bãi tập kết là thủ tục bắt buộc đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, vận tải, giao nhận hoặc thương mại có nhu cầu lưu giữ hàng hóa ngoài trụ sở chính. Theo quy định pháp luật năm 2025, mọi địa điểm lưu trữ, bốc xếp, tập kết hàng hóa đều phải khai báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nhằm đảm bảo công tác quản lý thuế, PCCC, an toàn lao động và trật tự kinh doanh thương mại.

Với sự phát triển mạnh của ngành logistics tại TPHCM, Bình Dương, Đồng Nai và các tỉnh lân cận, việc mở thêm kho hàng, điểm tập kết hoặc bãi trung chuyển ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, mỗi loại hình địa điểm kinh doanh lại có quy định pháp lý khác nhau về diện tích kho, điều kiện PCCC, giấy phép môi trường, hồ sơ đăng ký và trách nhiệm kê khai thuế. Việc nắm đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh tình trạng bị xử phạt, bị yêu cầu ngừng hoạt động hoặc bị khóa mã số thuế do không thông báo đúng thời hạn.

Quy trình đăng ký địa điểm kinh doanh hiện nay đã được thực hiện online, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin: tên địa điểm, địa chỉ, ngành nghề hoạt động, người phụ trách và mô tả chức năng sử dụng (kho lưu hàng hóa, bãi tập kết, bãi trung chuyển container…).

Dưới đây là phân tích chi tiết theo từng khía cạnh pháp lý mà doanh nghiệp cần nắm khi bắt đầu mở mới địa điểm kinh doanh kho hàng, bãi tập kết.

Địa điểm kinh doanh là gì? Quy định pháp lý 2025

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và cập nhật hướng dẫn năm 2025, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh ngoài trụ sở chính hoặc chi nhánh. Đối với ngành logistics – kho bãi, địa điểm kinh doanh thường được đăng ký dưới dạng kho chứa hàng, điểm tập kết, điểm giao nhận, trung chuyển hoặc bãi lưu container.

Địa điểm kinh doanh phải đặt tại địa chỉ cụ thể, có quyền sử dụng hợp pháp (hợp đồng thuê – cho thuê – mượn) và không được sử dụng ảo. Sau khi đăng ký, doanh nghiệp phải thông báo thuế, cập nhật thông tin PCCC và tuân thủ các quy định về an toàn kho bãi.

Năm 2025, cơ quan thuế tăng cường kiểm tra thực tế địa chỉ đăng ký; nếu địa điểm không hoạt động thật, doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế hoặc bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp phải đảm bảo tính minh bạch về mục đích sử dụng, ngành nghề và diện tích kho.

Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký địa điểm kho hàng?

Doanh nghiệp phải đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng trong các trường hợp:

– Mở thêm kho lưu trữ hàng hóa, dù kho đặt trong cùng tỉnh hoặc khác tỉnh;

– Thiết lập bãi tập kết – điểm giao nhận – bãi trung chuyển phục vụ hoạt động logistics;

– Thuê kho ngoài để lưu hàng nhưng sử dụng dưới tên doanh nghiệp;

– Mở điểm giao nhận phục vụ thương mại điện tử hoặc phân phối hàng hóa;

– Lưu hàng tạm thời theo hợp đồng vận tải nhưng dưới quyền quản lý của doanh nghiệp.

Nếu không đăng ký, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 10–20 triệu đồng theo Nghị định 122/2021 và bị đánh giá rủi ro thuế cao. Việc đăng ký kịp thời giúp doanh nghiệp hợp thức hóa hóa đơn chi phí kho bãi, dễ dàng mở hồ sơ PCCC và thuận lợi khi làm thủ tục vận tải – logistics.

Phân loại địa điểm: kho hàng, bãi tập kết, điểm trung chuyển

Tùy vào mục đích sử dụng, địa điểm kinh doanh được chia thành 3 nhóm chính:

Kho hàng (Warehouse) – Nơi lưu trữ hàng hóa dài hạn hoặc ngắn hạn, có thể là kho khô, kho lạnh, kho mát, kho ngoại quan. Đây là loại hình phổ biến nhất và yêu cầu nhiều điều kiện về PCCC, môi trường và diện tích.

Bãi tập kết – bãi chứa hàng – Dùng cho hàng hóa cồng kềnh, container, pallet hoặc hàng vận tải đường bộ. Loại hình này yêu cầu mặt bằng lớn, lối ra vào xe tải – container và có thể cần giấy phép vận tải.

Điểm trung chuyển – điểm giao nhận – Nơi bốc xếp, phân loại, chuyển tải hàng hóa trong chuỗi logistics. Đây là loại hình thường thấy ở doanh nghiệp vận tải nhanh, thương mại điện tử và yêu cầu ít diện tích hơn nhưng phải đảm bảo quy định PCCC và trật tự đô thị.

Phân loại đúng loại hình giúp doanh nghiệp xác định đúng ngành nghề đăng ký, điều kiện pháp lý và loại giấy phép cần bổ sung.

Điều kiện để đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng – bãi tập kết

Để một doanh nghiệp chính thức đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng – bãi tập kết, cơ sở phải đáp ứng đồng thời ba nhóm điều kiện quan trọng: hạ tầng kho bãi, phòng cháy chữa cháy (PCCC) và giấy tờ pháp lý chứng minh quyền sử dụng địa điểm. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp logistics, giao nhận, vận tải, kho vận… nhằm đảm bảo hoạt động bảo quản – lưu kho – bốc xếp diễn ra an toàn và đúng pháp luật. Nếu không đáp ứng các điều kiện này, doanh nghiệp sẽ không được cấp phép hoặc bị từ chối khi thông báo địa điểm kinh doanh lên Sở Kế hoạch & Đầu tư.

Dưới đây là các điều kiện chi tiết cần chuẩn bị trước khi đăng ký.

Điều kiện về cơ sở hạ tầng – kho bãi

Kho hàng hoặc bãi tập kết phải đáp ứng tiêu chuẩn hạ tầng tối thiểu để đủ điều kiện đăng ký địa điểm kinh doanh. Cụ thể:

– Diện tích kho phải phù hợp quy mô hoạt động (tối thiểu từ 50–100 m² trở lên tùy ngành hàng).

– Kết cấu nền – mái – tường phải đảm bảo an toàn, kín, không thấm nước, không đọng nước.

– Hệ thống chiếu sáng – thông gió đầy đủ và đáp ứng yêu cầu bảo quản hàng hóa.

– Lối đi nội bộ, khu vực bốc xếp, đường xe ra vào rộng, không bị cản trở, có khả năng chịu tải đối với xe nâng hoặc xe tải.

– Trang thiết bị kho: giá kệ, pallet, xe nâng, khu vực phân loại – đóng gói.

– Biển hiệu địa điểm kinh doanh theo đúng quy định.

Đối với bãi tập kết, cần đảm bảo mặt bằng bằng phẳng, thoát nước tốt, có tường rào, cổng bảo vệ và khu vực để xe – container đúng chuẩn. Nếu kho lạnh hoặc kho bảo quản hàng đặc thù, phải có hệ thống điều chỉnh nhiệt độ – độ ẩm và thiết bị bảo quản chuyên dụng.

Điều kiện về phòng cháy chữa cháy PCCC

Đây là điều kiện quan trọng nhất khi đăng ký kho hàng và bãi tập kết, đặc biệt tại các thành phố lớn như TPHCM hoặc Hà Nội. Địa điểm kinh doanh phải tuân thủ các yêu cầu trong Nghị định 136/2020/NĐ-CP và quy định PCCC hiện hành:

– Trang bị đầy đủ bình chữa cháy, nội quy PCCC, biển báo, sơ đồ thoát hiểm.

– Có hệ thống báo cháy, báo khói, báo nhiệt (tùy diện tích).

– Kho từ 300 m² trở lên bắt buộc phải thẩm duyệt thiết kế và nghiệm thu PCCC.

– Nhân sự làm việc phải được tập huấn nghiệp vụ PCCC.

– Có lối thoát hiểm, lối mở khẩn cấp và biển chỉ dẫn rõ ràng.

– Đối với hàng dễ cháy (nhựa, hóa chất, gỗ…), yêu cầu PCCC nghiêm ngặt hơn, bao gồm hệ thống chữa cháy tự động.

Việc không đáp ứng PCCC khiến doanh nghiệp không thể đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc bị xử phạt khi hoạt động thực tế.

Điều kiện về giấy tờ địa chỉ – quyền sử dụng kho

Để đăng ký địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải chứng minh quyền sử dụng hợp pháp đối với kho hàng hoặc bãi tập kết. Hồ sơ gồm:

– Hợp đồng thuê kho/bãi còn hiệu lực, có đầy đủ chữ ký của các bên.

– Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê (Sổ hồng/Sổ đỏ/giấy phép xây dựng).

– Nếu doanh nghiệp sử dụng kho của chủ đầu tư hoặc đơn vị thứ ba, phải có biên bản bàn giao – phụ lục thuê kho hợp lệ.

– Địa chỉ kho phải đúng chuẩn địa chỉ hành chính, không trùng hoặc sai phường/xã, vì hệ thống của Sở KH&ĐT sẽ đối chiếu.

Lưu ý quan trọng:

– Không được đăng ký kho tại địa chỉ nhà trọ, nhà chung cư hoặc khu vực không được phép kinh doanh kho bãi.

– Nếu kho nằm trong khu công nghiệp hoặc khu logistics, thủ tục đăng ký sẽ thuận lợi hơn do đã có giấy tờ hợp pháp.

Hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng – bãi tập kết

Khi doanh nghiệp giao nhận – logistics muốn mở kho hàng, bãi tập kết, điểm lưu giữ container hoặc điểm gom hàng, phải đăng ký địa điểm kinh doanh theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Thương mại. Việc đăng ký địa điểm kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa hoạt động tại kho, mà còn là điều kiện nền tảng khi xin các giấy phép tiếp theo như PCCC, môi trường, hoặc giấy phép vận tải.

Đặc thù ngành logistics là vị trí kho phải phù hợp quy hoạch, có đầy đủ hệ thống PCCC, đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật về giao thông – lối ra vào – bãi đỗ xe – diện tích. Vì vậy, hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng phải chuẩn ngay từ đầu để không bị trả lại hoặc yêu cầu điều chỉnh.

Hồ sơ gồm ba nhóm chính: thông tin doanh nghiệp, hồ sơ chứng minh địa chỉ kho và các hồ sơ kỹ thuật liên quan đến PCCC – môi trường.

Thông tin doanh nghiệp cần chuẩn bị

Khi đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ thông tin pháp lý sau:

– Tên doanh nghiệp, mã số thuế, ngành nghề đang hoạt động

– Quyết định của chủ sở hữu/HĐTV/HĐQT về việc mở địa điểm kinh doanh

– Thông tin người đứng đầu địa điểm kinh doanh (CMND/CCCD)

– Địa chỉ chính xác của kho, bãi tập kết hàng hóa

– Ngành nghề bổ sung nếu cần: kho bãi (5210), dịch vụ hỗ trợ vận tải (5229)…

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xác định rõ loại hình hoạt động tại kho:

– Kho lưu hàng hóa

– Kho phân loại – đóng gói

– Bãi tập kết container

– Bãi trung chuyển hàng hóa

Thông tin này phải khớp giữa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng thuê kho và hồ sơ nộp tại Sở KH&ĐT để tránh bị yêu cầu sửa đổi.

Hồ sơ chứng minh địa chỉ kho hàng

Địa chỉ kho hàng phải có căn cứ pháp lý rõ ràng, bao gồm:

– Hợp đồng thuê kho/bãi (có chữ ký, đóng dấu hợp lệ)

– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/nhà xưởng của bên cho thuê

– Biên bản bàn giao kho bãi

– Sơ đồ vị trí kho và bản mô tả diện tích – ranh giới

– Giấy xác nhận khu vực được phép làm kho – bãi (nếu địa phương yêu cầu)

Khi đăng ký địa điểm kinh doanh, Sở KH&ĐT thường kiểm tra địa chỉ có đang thuộc khu vực cấm hay không: đất nông nghiệp, đất quy hoạch giao thông, khu dân cư không cho phép làm kho, hoặc khu vực vi phạm PCCC.

Đối với kho container hoặc bãi tập kết xe tải, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm bản vẽ tổng thể mặt bằng để chứng minh phù hợp với loại hình kinh doanh.

Hồ sơ PCCC – môi trường – tiêu chuẩn kỹ thuật

Kho hàng bắt buộc phải có điều kiện PCCC và môi trường trước khi đưa vào hoạt động. Hồ sơ gồm:

– Hồ sơ PCCC theo Nghị định 136: bản vẽ hệ thống PCCC, phương án chữa cháy, danh mục thiết bị, lối thoát hiểm

– Biên bản nghiệm thu PCCC (nếu công trình thuộc diện phải nghiệm thu)

– Đánh giá tác động môi trường (ĐTM) hoặc Kế hoạch bảo vệ môi trường tùy quy mô

– Sơ đồ mặt bằng và mô tả hệ thống kho: ánh sáng, thông gió, tải trọng sàn, lối xe ra vào

– Ảnh hiện trạng kho bảo đảm tiêu chuẩn kỹ thuật

Đối với kho lạnh, kho chứa thực phẩm, kho hóa chất → cần tài liệu kỹ thuật chuyên ngành và chứng minh tiêu chuẩn riêng tương ứng.

Quy trình đăng ký địa điểm kinh doanh tại Sở KHĐT

Đối với doanh nghiệp logistics – giao nhận – kho bãi, việc mở mới hoặc bổ sung địa điểm kinh doanh là thủ tục bắt buộc khi vận hành kho hàng, văn phòng giao nhận hoặc điểm trung chuyển. Quy trình này được thực hiện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt địa điểm và cần tuân thủ đúng quy định để kho bãi đi vào hoạt động hợp pháp. Việc đăng ký đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt, bị yêu cầu đóng cửa kho hoặc bị từ chối cấp các giấy phép con như PCCC – môi trường – vận tải. Dưới đây là 4 bước chuẩn theo quy định mới nhất.

Bước 1 – Kiểm tra điều kiện pháp lý của địa chỉ

Trước khi soạn hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tính pháp lý của địa chỉ dự kiến đăng ký làm kho bãi hoặc văn phòng giao nhận. Một địa điểm hợp lệ phải đáp ứng:

– Không thuộc nhà tập thể, căn hộ chung cư để ở (đối với văn phòng)

– Không nằm trong khu vực bị hạn chế kinh doanh hoặc thuộc quy hoạch cấm

– Có hợp đồng thuê nhà/kho hợp pháp, thời hạn tối thiểu 6 tháng trở lên

– Đảm bảo phù hợp với ngành nghề logistics, kho bãi, giao nhận

– Đủ điều kiện xin các giấy phép con: PCCC, môi trường, kho bảo quản hàng hóa

Đối với kho bãi, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm: diện tích, lối thoát hiểm, khả năng đậu xe tải, khu vực bốc xếp và hệ thống điện – chiếu sáng, vì đây là các tiêu chí mà cơ quan PCCC sẽ xem xét khi thẩm định sau này.

Kiểm tra kỹ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh hồ sơ bị từ chối, tiết kiệm thời gian xử lý và đảm bảo địa điểm có đủ điều kiện để vận hành hợp pháp.

Bước 2 – Soạn hồ sơ và nộp qua Cổng thông tin quốc gia

Sau khi xác định địa điểm đủ điều kiện, doanh nghiệp tiến hành soạn hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh và nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm:

– Thông báo lập địa điểm kinh doanh

– Quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên

– Biên bản họp (nếu có nhiều thành viên)

– Hợp đồng thuê kho/nhà xưởng

– Giấy tờ pháp lý của chủ cho thuê

Trình tự nộp:

Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống quốc gia

Tải hồ sơ đã scan lên hệ thống

Ký số toàn bộ hồ sơ bằng chữ ký số

Gửi hồ sơ và chờ phản hồi từ Sở KH&ĐT

Thời gian xử lý thường 03–05 ngày làm việc. Nếu hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, doanh nghiệp cần điều chỉnh và nộp lại trong vòng 30 ngày.

Bước 3 – Nhận kết quả và cập nhật thông tin thuế

Khi hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy xác nhận đăng ký địa điểm kinh doanh từ Sở KH&ĐT. Sau đó cần thực hiện các bước:

– Cập nhật thông tin địa điểm kinh doanh với cơ quan thuế

– Thông báo địa điểm kinh doanh mới cho chi cục thuế quản lý

– Đăng ký tài khoản ngân hàng dùng cho địa điểm (nếu có phát sinh giao dịch)

– Bổ sung ngành nghề (nếu phát sinh dịch vụ kho bãi hoặc giao nhận tại địa điểm mới)

Với ngành logistics – vận tải – kho bãi, cơ quan thuế có thể kiểm tra thực tế địa điểm trước khi ghi nhận chính thức, nhằm đảm bảo địa chỉ có thật, phù hợp với hoạt động kinh doanh.

Bước 4 – Thông báo vận hành kho – treo biển – chuẩn hóa hồ sơ

Sau khi địa điểm được ghi nhận, doanh nghiệp cần hoàn tất các bước triển khai thực tế:

– Treo biển địa điểm kinh doanh đúng quy định

– Thông báo vận hành kho bãi tới các đối tác liên quan

– Chuẩn hóa hồ sơ PCCC, môi trường, nội quy kho bãi

– Chuẩn bị sổ sách pháp lý và thông tin liên hệ tại kho

– Đăng ký người quản lý địa điểm và phân quyền sử dụng con dấu

Việc chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho các thủ tục xin giấy phép con (như PCCC, kho bãi, vận tải) và đảm bảo kho vận hành trơn tru theo đúng quy định.

Thời gian – Chi phí đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng

Thời gian và chi phí đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng là những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp logistics, vận tải và thương mại cần nắm rõ trước khi mở thêm kho mới. Đăng ký địa điểm kinh doanh không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là điều kiện cần để doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí kho bãi, ký hợp đồng, xuất hóa đơn hợp lệ và thực hiện các thủ tục về PCCC – môi trường – an toàn lao động.

Trong năm 2025, quy trình đăng ký địa điểm kho hàng đã được thực hiện trực tuyến hoàn toàn, giúp rút ngắn thời gian phê duyệt. Tuy nhiên, hồ sơ bị trả lại vẫn diễn ra phổ biến nếu doanh nghiệp kê khai thiếu thông tin về diện tích kho, mục đích sử dụng, ngành nghề phù hợp hoặc ghi sai địa chỉ.

Bên cạnh thời gian xử lý hồ sơ tại Sở KH&ĐT, doanh nghiệp còn phải tính đến các khoản chi phí như lệ phí nhà nước, chi phí chuẩn bị hồ sơ, chi phí khảo sát mặt bằng để đảm bảo địa điểm có đủ điều kiện theo đúng quy định 2025. Dưới đây là phân tích chi tiết từng phần.

Thời gian xử lý hồ sơ tại Sở KHĐT

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng thường dao động 1–3 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ được nộp hợp lệ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, thời gian có thể kéo dài đến 5 ngày nếu:

– Địa chỉ kho không rõ ràng hoặc không có số nhà;

– Hợp đồng thuê kho chưa đầy đủ pháp lý;

– Ngành nghề đăng ký không phù hợp với loại hình kho (kho lạnh, kho thường, bãi tập kết…);

– Thông tin người đại diện pháp luật không trùng khớp với hệ thống.

Sau khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Thông báo đăng ký địa điểm kinh doanh và có thể sử dụng hợp pháp để làm PCCC, môi trường hoặc ký hợp đồng kho bãi.

Lệ phí nhà nước và chi phí phát sinh

Lệ phí đăng ký địa điểm kinh doanh năm 2025 theo biểu phí của Bộ Kế hoạch & Đầu tư:

– Lệ phí nộp hồ sơ online: 50.000 – 100.000 VNĐ/lần;

– Phí cấp thông báo địa điểm kinh doanh: miễn phí (vì thực hiện online).

Chi phí phát sinh khác doanh nghiệp cần lưu ý:

– Phí công chứng/scan hợp đồng thuê kho: 50.000 – 200.000 VNĐ;

– Phí chỉnh sửa hồ sơ khi bị trả (nếu thuê dịch vụ): 200.000 – 500.000 VNĐ;

– Chi phí xác minh địa chỉ (nếu kho ở khu vực khó tìm).

Tổng chi phí thực tế phụ thuộc vào tính phức tạp của hồ sơ và điều kiện kho bãi mà doanh nghiệp đăng ký.

Chi phí khảo sát – tư vấn – chuẩn hóa hồ sơ

Đối với doanh nghiệp chưa quen thủ tục, đặc biệt là ngành logistics – vận tải có nhiều điều kiện đi kèm, việc thuê đơn vị tư vấn là cần thiết để tránh bị trả hồ sơ nhiều lần. Chi phí dịch vụ khảo sát – chuẩn hóa hồ sơ thường dao động:

– 800.000 – 1.500.000 VNĐ cho gói tư vấn và soạn hồ sơ;

– 1.500.000 – 2.500.000 VNĐ cho gói có khảo sát trực tiếp địa chỉ kho.

Dịch vụ sẽ bao gồm:

– Kiểm tra pháp lý hợp đồng thuê kho;

– Xác định đúng loại hình đăng ký (kho hàng/bãi tập kết/điểm trung chuyển);

– Soạn toàn bộ hồ sơ và nộp thay doanh nghiệp;

– Theo dõi tình trạng xét duyệt trên hệ thống.

Chi phí này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo hồ sơ được duyệt ngay lần đầu.

Lưu ý quan trọng khi đăng ký địa điểm kho hàng – bãi tập kết

Khi thực hiện thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng – bãi tập kết, doanh nghiệp logistics phải tuân thủ nhiều điều kiện về pháp lý, địa chỉ, diện tích và yêu cầu PCCC. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến doanh nghiệp bị trả hồ sơ, phải bổ sung nhiều lần hoặc thậm chí không được cấp phép. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro trong quá trình đăng ký.

Địa chỉ kho không thuộc khu vực cấm – sai mục đích sử dụng

Một trong những lỗi phổ biến nhất là doanh nghiệp thuê kho hoặc bãi tại khu vực không được phép kinh doanh kho bãi, chẳng hạn:

– Nhà ở riêng lẻ trong khu dân cư đông đúc

– Chung cư, căn hộ cao tầng

– Địa chỉ nằm trong khu vực hạn chế tiếng ồn hoặc hạn chế xe tải

– Đất nông nghiệp hoặc đất không có mục đích sử dụng làm kho

Khi doanh nghiệp xin đăng ký địa điểm kinh doanh, Sở KH&ĐT sẽ kiểm tra quy hoạch sử dụng đất. Nếu địa chỉ không đúng mục đích, doanh nghiệp chắc chắn bị từ chối.

Lưu ý quan trọng: ưu tiên thuê kho thuộc khu công nghiệp, khu logistics, khu sản xuất – kho vận, vì đã có giấy tờ hợp lệ, dễ được chấp thuận và đáp ứng ngay yêu cầu PCCC.

Sai sót khi kê khai diện tích – ngành nghề hoạt động

Nhiều doanh nghiệp logistics kê khai diện tích kho hàng không chính xác, nhỏ hơn hoặc lớn hơn thực tế, dẫn đến không phù hợp với điều kiện ngành nghề và bị cơ quan đăng ký yêu cầu điều chỉnh. Một số lỗi thường gặp:

– Diện tích kê khai không trùng khớp hợp đồng thuê

– Không mô tả đúng mục đích sử dụng (lưu kho, bốc xếp, phân loại…)

– Ngành nghề đăng ký không phù hợp với hoạt động kho bãi thực tế

– Thiếu mã ngành 5210, 5224, 5229 khi đăng ký kho hoặc bãi tập kết

Việc kê khai chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng được phê duyệt và tránh phải nộp lại hồ sơ nhiều lần.

Lỗi thường gặp về hồ sơ địa chỉ và PCCC

Doanh nghiệp thường gặp lỗi trong quá trình cung cấp giấy tờ địa chỉ và PCCC, bao gồm:

– Hợp đồng thuê kho không có chữ ký/đóng dấu của chủ sở hữu

– Thiếu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê (Sổ hồng/Sổ đỏ)

– Kho chưa đạt chuẩn PCCC nhưng vẫn nộp hồ sơ đăng ký

– Thiếu biên bản nghiệm thu PCCC đối với kho trên 300 m²

– Không cung cấp hình ảnh hiện trạng kho theo yêu cầu của cơ quan thẩm định

Những sai sót này khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian đưa kho vào hoạt động.

Sau khi đăng ký địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải làm gì?

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng – bãi tập kết, doanh nghiệp logistics không thể đưa kho vào hoạt động ngay mà cần thực hiện thêm một số bước bắt buộc để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Những nhiệm vụ này liên quan đến biển hiệu, thuế, hóa đơn và bộ hồ sơ kỹ thuật của kho. Đây là các yêu cầu nền tảng giúp kho vận hành hợp pháp, tránh rủi ro bị kiểm tra hoặc bị đình chỉ hoạt động.

Đặc thù của ngành logistics là kho bãi phải đáp ứng tiêu chuẩn PCCC, môi trường và quản lý chứng từ rất chặt chẽ. Vì vậy, sau khi đăng ký địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ vận hành, kê khai thuế đúng quy định và bảo đảm kho được nhận diện hợp pháp với cơ quan quản lý và đối tác.

Treo biển tại địa điểm kho hàng

Ngay sau khi được cấp mã số địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải lắp đặt biển hiệu tại kho/bãi theo đúng quy định. Biển hiệu phải thể hiện:

– Tên doanh nghiệp

– Tên địa điểm kinh doanh (nếu khác)

– Mã số thuế

– Địa chỉ kho hàng

– Số điện thoại liên hệ

Việc treo biển là bắt buộc để cơ quan thuế, công an PCCC và chính quyền địa phương có thể kiểm tra, xác nhận đúng nơi hoạt động.

Kho không có biển hiệu dễ bị lập biên bản xử phạt hành chính hoặc bị đánh giá là địa điểm “không hoạt động”, gây khó khăn khi xin PCCC, khi xuất hóa đơn hoặc khi kiểm tra thực tế của cơ quan thuế.

Đối với doanh nghiệp giao nhận, biển hiệu rõ ràng còn giúp đối tác, tài xế và hãng vận chuyển dễ dàng nhận diện vị trí kho.

Cập nhật thông tin thuế và hóa đơn

Sau khi đăng ký địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải:

– Cập nhật địa điểm kinh doanh trên hệ thống thuế điện tử (eTax)

– Cập nhật địa chỉ kho hàng trên hệ thống hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn đúng quy định

– Bổ sung mã ngành kho bãi – logistics nếu cần (5210, 5229…)

– Kiểm tra lại phương pháp tính thuế GTGT và hình thức kế toán

Nếu không cập nhật đầy đủ, hệ thống hóa đơn có thể từ chối phát hành hóa đơn hoặc doanh nghiệp bị cơ quan thuế đánh giá kê khai sai thông tin.

Đặc biệt với ngành logistics, việc xuất hóa đơn kho bãi – lưu container – bốc dỡ… cần ghi đúng địa chỉ kho đã đăng ký để đảm bảo tính pháp lý.

Chuẩn hóa hồ sơ vận hành kho

Hồ sơ vận hành kho hàng phải đầy đủ trước khi hoạt động, bao gồm:

– Hồ sơ PCCC theo Nghị định 136

– Kế hoạch bảo vệ môi trường hoặc ĐTM

– Sơ đồ kho – mặt bằng – tuyến xe ra vào

– Quy trình nhập – xuất – lưu kho

– Biểu mẫu chứng từ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, nhật ký xe vào/ra

– Hồ sơ kỹ thuật: tải trọng sàn, ánh sáng, thông gió, thiết bị nâng hạ

Đây là bộ hồ sơ bắt buộc khi cơ quan chức năng kiểm tra hoặc khi doanh nghiệp xin giấy phép logistics, lưu kho hoặc chứng nhận ngành nghề liên quan.

Các giấy phép liên quan khi vận hành kho hàng – bãi tập kết

Sau khi doanh nghiệp đăng ký địa điểm kinh doanh và đưa kho hàng hoặc bãi tập kết vào hoạt động, doanh nghiệp phải tiếp tục xin các giấy phép liên quan để vận hành kho bãi hợp pháp. Đây là nhóm giấy phép bắt buộc vì kho hàng nằm trong danh mục ngành nghề có điều kiện, đặc biệt trong logistics, vận tải và giao nhận quốc tế. Tùy vào loại hàng hóa lưu trữ, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu thêm các giấy phép đặc thù. Việc hoàn tất đầy đủ các giấy phép này giúp doanh nghiệp tránh xử phạt hành chính, đảm bảo an toàn kho và đủ điều kiện cung cấp dịch vụ.

Giấy phép PCCC – phương án chữa cháy

Đây là giấy phép quan trọng nhất đối với kho hàng. Theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP, mọi kho hàng từ 300 m² trở lên, kho có chứa hàng hóa dễ cháy nổ hoặc kho bảo quản hàng hóa công nghiệp – tiêu dùng đều phải có:

– Hồ sơ thẩm duyệt thiết kế PCCC

– Hồ sơ nghiệm thu hệ thống PCCC

– Phương án PCCC và CNCH (cứu nạn cứu hộ) được phê duyệt

– Đội ngũ được tập huấn PCCC

Kho không có giấy phép PCCC có thể bị đình chỉ hoạt động. Đối với ngành logistics, PCCC còn là căn cứ bắt buộc khi xin giấy phép logistics, giấy phép vận tải và khi ký kết hợp đồng thuê kho với đối tác lớn.

Giấy phép môi trường

Kho hàng thường phát sinh rác thải sinh hoạt, nước thải từ quá trình vệ sinh kho, bụi – tiếng ồn từ việc bốc xếp. Vì vậy, doanh nghiệp phải tuân thủ quy định về môi trường:

– Lập bản cam kết bảo vệ môi trường hoặc giấy phép môi trường

– Có hợp đồng thu gom rác thải đúng quy định

– Lắp đặt hệ thống thoát nước đạt tiêu chuẩn

– Đánh giá rủi ro môi trường khi lưu trữ hàng hóa công nghiệp

Đối với kho bảo quản thực phẩm, nông sản, dược phẩm hoặc kho lạnh, cơ quan quản lý còn yêu cầu kiểm soát nhiệt độ, thiết bị bảo quản và quy trình phòng chống côn trùng. Việc có giấy phép môi trường kho hàng là điều kiện quan trọng khi mở rộng quy mô hoặc xin cấp phép logistics.

Giấy phép xử lý hàng hóa đặc thù

Tùy theo loại hàng hóa lưu trữ, doanh nghiệp cần thêm các giấy phép chuyên ngành như:

– Giấy phép kho ngoại quan (đối với hàng xuất nhập khẩu)

– Giấy phép kho bảo thuế

– Giấy chứng nhận điều kiện bảo quản thực phẩm – nông sản

– Giấy phép lưu trữ hóa chất, vật liệu nguy hiểm (theo Nghị định 113/2017/NĐ-CP)

– Giấy phép kho lạnh đối với hàng thủy sản – thực phẩm

Đối với doanh nghiệp logistics đa ngành, việc xin đầy đủ các giấy phép này giúp đáp ứng yêu cầu của đối tác quốc tế, tránh rủi ro vi phạm pháp luật và đảm bảo hàng hóa được bảo quản đúng quy chuẩn.

Lợi ích sử dụng dịch vụ đăng ký địa điểm kho hàng trọn gói

Việc đăng ký địa điểm kho hàng – bãi tập kết tuy là thủ tục bắt buộc nhưng lại phát sinh nhiều vướng mắc nếu doanh nghiệp không quen với quy trình, đặc biệt trong ngành logistics vốn có nhiều yêu cầu về PCCC, môi trường và phối hợp với cơ quan quản lý địa phương. Sử dụng dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo hồ sơ được duyệt ngay lần đầu.

Dịch vụ đăng ký kho hàng trọn gói đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp mở rộng chuỗi kho hoặc vận tải, thương mại điện tử, phân phối hàng hóa. Đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ từ khảo sát pháp lý địa chỉ, soạn hồ sơ, nộp hồ sơ đến theo dõi tình trạng phê duyệt. Ngoài ra, doanh nghiệp còn được tư vấn các điều kiện đi kèm như PCCC, môi trường, kỹ thuật kho, giúp đảm bảo hoạt động lưu trữ – bốc xếp đúng quy định ngay từ đầu.

Dưới đây là các lợi ích nổi bật khi sử dụng dịch vụ trọn gói.

Hạn chế trả hồ sơ – xử lý nhanh

Lỗi phổ biến khiến hồ sơ đăng ký địa điểm kho hàng bị trả lại gồm: sai ngành nghề, hợp đồng thuê không đủ điều kiện pháp lý, địa chỉ không rõ ràng, mô tả mục đích sử dụng chưa đúng. Đơn vị dịch vụ sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trước khi nộp để đảm bảo hồ sơ trùng khớp với quy định của Sở KH&ĐT.

Ngoài ra, đơn vị dịch vụ nắm rõ quy trình xử lý tại các địa phương, từ đó giúp rút ngắn thời gian phê duyệt và hạn chế việc sửa đổi hồ sơ nhiều lần. Doanh nghiệp có thể nhận kết quả nhanh và đưa kho vào vận hành đúng tiến độ.

Hỗ trợ khảo sát pháp lý địa chỉ

Khảo sát pháp lý địa chỉ là bước quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Đơn vị dịch vụ sẽ kiểm tra: kho có nằm trong khu vực được phép kinh doanh không, lối thoát hiểm có phù hợp tiêu chuẩn PCCC không, có cần giấy phép môi trường hay không, địa chỉ có thể định vị rõ ràng hay nằm trong khu dân cư khó đăng ký.

Việc khảo sát trước giúp doanh nghiệp tránh bị trả hồ sơ, đồng thời bảo đảm địa điểm phù hợp để xin các giấy phép liên quan như PCCC, môi trường, vệ sinh công nghiệp hoặc hồ sơ vận tải. Điều này giúp doanh nghiệp vận hành kho ổn định và hợp pháp ngay từ đầu.

Hỗ trợ hồ sơ PCCC – môi trường – kỹ thuật

Đối với kho hàng, đặc biệt là kho chứa hàng hóa dễ cháy, bãi tập kết container, điểm trung chuyển, doanh nghiệp thường phải thực hiện thêm các thủ tục: hồ sơ PCCC, hồ sơ môi trường, bản vẽ mặt bằng kỹ thuật. Đơn vị dịch vụ trọn gói sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này theo đúng quy định năm 2025.

Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ đăng ký địa điểm kho mà còn đảm bảo các điều kiện vận hành an toàn, tránh bị thanh tra xử phạt hoặc buộc tạm ngừng hoạt động do thiếu giấy tờ cần thiết.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những thắc mắc phổ biến nhất của doanh nghiệp khi đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng, bãi tập kết hoặc điểm trung chuyển theo quy định năm 2025.

Có cần đăng ký kho hàng nếu thuê kho ngoài không?

Có. Nếu doanh nghiệp thuê kho và sử dụng kho đó để lưu hàng hóa của mình dưới tên doanh nghiệp, thì bắt buộc phải đăng ký địa điểm kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp chỉ thuê dịch vụ kho của bên thứ ba (dịch vụ lưu kho), không tự quản lý kho, thì không cần đăng ký. Việc đăng ký giúp hợp thức hóa chi phí thuê kho và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Địa điểm kho có được đặt tại nhà dân không?

Được, nhưng phải đáp ứng điều kiện: nhà phải đảm bảo an toàn PCCC, không gây nguy hiểm hoặc ảnh hưởng đến trật tự đô thị, và được phép cho thuê làm kho. Tuy nhiên, nhà trong hẻm nhỏ, không có lối vào xe tải, hoặc thuộc khu vực cấm kinh doanh sẽ khó được duyệt. Doanh nghiệp nên khảo sát pháp lý trước khi ký hợp đồng thuê.

Bao lâu có kết quả đăng ký địa điểm kinh doanh?

Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thời gian xử lý thường 1–3 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ bị sai ngành nghề, địa chỉ không đúng định dạng, hoặc thiếu giấy tờ thuê kho, thời gian có thể kéo dài đến 5 ngày. Việc sử dụng dịch vụ trọn gói giúp hạn chế bị trả hồ sơ và rút ngắn thời gian phê duyệt.

Bãi tập kết có cần xin giấy phép PCCC riêng không?

Có. Bãi tập kết hàng hóa, bãi container, điểm trung chuyển đều thuộc nhóm công trình phải có phương án PCCC, thậm chí cần thẩm duyệt PCCC đối với bãi lớn hoặc chứa hàng có nguy cơ cháy nổ. Giấy phép kho bãi chỉ là bước đăng ký địa điểm; doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thêm hồ sơ PCCC theo quy định.

Đăng ký địa điểm kinh doanh kho hàng – bãi tập kết là bước cần thiết và không thể bỏ qua nếu doanh nghiệp muốn vận hành kho bãi hợp pháp, an toàn và đúng quy chuẩn. Khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện theo đúng quy trình, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, tránh bị trả hồ sơ và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý. Trong năm 2025, yêu cầu về tính chính xác của hồ sơ đăng ký càng được siết chặt nên doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về PCCC, môi trường và các tài liệu liên quan đến quyền sử dụng kho. Việc lựa chọn dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp cũng là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh gọn thủ tục và sớm đưa kho bãi vào hoạt động. Đây chính là nền tảng quan trọng giúp hệ thống kho bãi của doanh nghiệp vận hành bền vững và đúng pháp luật.