Đăng ký mã số mã vạch ở Đà Nẵng – Hướng dẫn chi tiết và nhanh chóng

270
06/11/2022

Rate this post

Đăng ký mã số mã vạch ở Đà Nẵng là một bước quan trọng giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý sản phẩm và nâng cao uy tín trên thị trường. Việc sở hữu mã số mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa một cách chính xác mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân phối sản phẩm đến các hệ thống bán lẻ, siêu thị trong và ngoài nước. Đặc biệt, tại thành phố Đà Nẵng – trung tâm kinh tế và thương mại của khu vực miền Trung, nhu cầu đăng ký mã số mã vạch ngày càng tăng cao nhằm đáp ứng sự phát triển mạnh mẽ của thị trường. Để thực hiện việc đăng ký, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy trình do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quy định. Việc này bao gồm chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nộp phí duy trì và thực hiện các bước kiểm tra cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ. Nếu không có mã số mã vạch, sản phẩm của doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi đưa vào hệ thống siêu thị hoặc xuất khẩu ra nước ngoài. Chính vì thế, việc đăng ký mã số mã vạch không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là chiến lược kinh doanh giúp nâng cao giá trị thương hiệu. Doanh nghiệp tại Đà Nẵng cần hiểu rõ quy trình và thực hiện đúng thủ tục để tối ưu hóa lợi ích. Vậy, làm thế nào để đăng ký mã số mã vạch một cách nhanh chóng và hiệu quả? Đây là vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp nên quan tâm để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.

Đăng ký mã số mã vạch cho doanh nghiệp tại Đà Nẵng

Mã số mã vạch là gì và tại sao cần đăng ký?

Khái niệm mã số mã vạch theo hệ thống GS1

Mã số mã vạch là chuỗi ký tự số được tiêu chuẩn hóa toàn cầu, dùng để định danh sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong hệ thống quản lý và kinh doanh. Theo hệ thống GS1 – tổ chức cấp mã vạch quốc tế – mã GTIN (Global Trade Item Number) là mã số cơ bản dùng để xác định mặt hàng trong chuỗi cung ứng. Khi mã số này được chuyển đổi sang dạng mã vạch (barcode), thiết bị quét có thể dễ dàng nhận diện để xử lý thông tin sản phẩm trong các hoạt động mua bán, kiểm kê, vận chuyển.

Doanh nghiệp nào cần sử dụng mã số mã vạch?

Bất kỳ doanh nghiệp hay hộ kinh doanh nào sản xuất, đóng gói, hoặc phân phối hàng hóa đều nên sử dụng mã số mã vạch. Đặc biệt, các ngành hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, đồ gia dụng, đồ uống, nông sản… đều yêu cầu phải có mã GTIN để được phân phối tại siêu thị, cửa hàng tiện lợi hoặc sàn thương mại điện tử. Việc đăng ký mã không chỉ giúp sản phẩm chuyên nghiệp hơn mà còn là điều kiện bắt buộc nếu muốn truy xuất nguồn gốc theo đúng chuẩn quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Đăng ký mã số mã vạch ở Đà Nẵng mang lại lợi ích gì?

Quản lý tồn kho hiệu quả, truy xuất nguồn gốc rõ ràng

Khi sản phẩm có mã số mã vạch, doanh nghiệp dễ dàng áp dụng phần mềm quản lý kho, bán hàng bằng cách quét mã để kiểm soát số lượng tồn kho, luân chuyển hàng hóa. Ngoài ra, trong quá trình sản xuất – phân phối – tiêu thụ, mã GTIN giúp truy xuất nguồn gốc từng lô hàng, từng sản phẩm, hỗ trợ minh bạch và tăng uy tín thương hiệu, nhất là trong ngành thực phẩm và xuất khẩu.

Đáp ứng điều kiện phân phối tại hệ thống bán lẻ và online

Hầu hết các chuỗi siêu thị, sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki… đều yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch hợp lệ mới được phép đưa lên hệ thống. Đăng ký mã số mã vạch tại Đà Nẵng không chỉ đảm bảo đúng quy định pháp luật mà còn mở rộng cơ hội tiếp cận thị trường lớn hơn. Đồng thời, sản phẩm có mã vạch sẽ được khách hàng đánh giá cao về độ chuyên nghiệp và tính minh bạch.

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch ở Đà Nẵng cần những gì?

Giấy đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng)

Một trong những giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ đăng ký mã số mã vạch là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc hộ kinh doanh). Bản sao phải được công chứng hoặc chứng thực trong vòng 6 tháng gần nhất.

Đây là căn cứ pháp lý để Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng xác minh thông tin pháp nhân được phép sử dụng mã GTIN cho sản phẩm của mình.

Mẫu đơn đăng ký mã số mã vạch theo quy định

Doanh nghiệp cần điền Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu do Tổng cục ban hành. Trong đơn, cần cung cấp đầy đủ thông tin về:

Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ

Người đại diện pháp luật

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Loại mã đăng ký (GTIN-8, GTIN-13, mã địa điểm GLN nếu có)

Cam kết tuân thủ quy định về sử dụng mã số mã vạch

Mẫu đơn có thể tải từ website chính thức: www.gs1.org.vn hoặc nhận tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Danh sách sản phẩm sử dụng mã vạch

Bảng danh sách cần nêu rõ tên sản phẩm, nhóm ngành hàng, đơn vị tính, có thể kèm theo mô tả ngắn để cơ quan thẩm định.

Thông tin này giúp định hướng việc phân bổ mã GTIN và đảm bảo mỗi mã là duy nhất cho từng sản phẩm. Doanh nghiệp nên lưu lại bản mềm để cập nhật khi có sản phẩm mới.

Quy trình đăng ký mã số mã vạch tại Đà Nẵng

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ và chọn loại mã (GTIN 8, 10, 100…)

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu sử dụng mã vạch dựa trên số lượng sản phẩm và đặc điểm kinh doanh để lựa chọn loại mã phù hợp:

GTIN-8 cho sản phẩm nhỏ, số lượng hạn chế

GTIN-13 hoặc gói 10, 100, 500 mã tùy quy mô sản xuất

Sau khi xác định, tiến hành soạn hồ sơ đầy đủ gồm giấy đăng ký kinh doanh, đơn đăng ký mã vạch và danh sách sản phẩm như đã trình bày ở phần trên.

Bước 2 – Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc online tại Tổng cục TCĐLCL

Doanh nghiệp tại Đà Nẵng có thể lựa chọn nộp:

Trực tiếp tại Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thuộc Sở KH&CN Đà Nẵng

Online qua hệ thống www.dvc.gov.vn hoặc cổng của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Sau khi nộp, cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ, yêu cầu bổ sung nếu thiếu và hẹn ngày phản hồi.

Bước 3 – Nhận mã doanh nghiệp và tiến hành phân bổ mã sản phẩm

Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ được cấp mã số doanh nghiệp (Company Prefix). Từ đó, có thể tự tạo mã GTIN cho từng sản phẩm theo hướng dẫn.

Doanh nghiệp cần cập nhật danh mục sản phẩm khi có thay đổi và quản lý mã GTIN theo quy chuẩn để đảm bảo sản phẩm được nhận diện đúng trên thị trường trong nước và quốc tế.

Ngoài ra, có thể sử dụng phần mềm quản lý mã hoặc dịch vụ bên thứ ba để hỗ trợ in và kiểm tra mã vạch chuẩn.

Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm tại Đà Nẵng

Thời gian và lệ phí đăng ký mã số mã vạch

Thời gian giải quyết hồ sơ trung bình 3 – 7 ngày làm việc

Sau khi doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ đăng ký mã số mã vạch tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc qua hệ thống trực tuyến, thời gian xử lý thường từ 3 đến 7 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ có thiếu sót, sai sót hoặc cần xác minh thêm thông tin, thời gian có thể kéo dài. Doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ lưỡng và kiểm tra thông tin trước khi nộp để tránh việc bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu chỉnh sửa bổ sung.

Lệ phí cấp mới và phí duy trì hàng năm theo quy mô sử dụng

Lệ phí đăng ký mã số mã vạch gồm hai khoản chính:

Phí cấp mã ban đầu: Tùy theo số lượng mã đăng ký (mã doanh nghiệp 10 số, 9 số hay 8 số), mức phí dao động từ 1.000.000đ đến 2.500.000đ/lần cấp.

Phí duy trì sử dụng hằng năm: Tính theo số lượng mã sản phẩm đã đăng ký. Ví dụ, dưới 100 sản phẩm, mức phí khoảng 500.000đ/năm; trên 500 sản phẩm có thể lên đến 2.000.000đ/năm.

Mức phí này được quy định cụ thể tại Thông tư số 232/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Việc nộp lệ phí đúng thời hạn giúp doanh nghiệp duy trì trạng thái mã vạch đang hoạt động, tránh bị hệ thống tạm ngừng.

Lưu ý khi đăng ký mã số mã vạch tại Đà Nẵng

Cẩn trọng khi khai báo tên sản phẩm – tránh trùng lặp mã

Trong quá trình đăng ký mã số mã vạch, nhiều doanh nghiệp tại Đà Nẵng mắc lỗi khai sai tên sản phẩm, mô tả không đúng thực tế hoặc bị trùng với sản phẩm đã đăng ký trước đó. Điều này không chỉ làm chậm thời gian phê duyệt hồ sơ mà còn ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hệ thống mã trong quá trình kinh doanh. Để tránh sai sót, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tên thương mại, đặc điểm sản phẩm và đối chiếu danh mục mã đã có trước khi gửi hồ sơ.

Phải cập nhật khi có thay đổi bao bì, tên sản phẩm

Theo quy định, nếu sản phẩm có sự thay đổi về tên, quy cách đóng gói, trọng lượng, thương hiệu hoặc bao bì thì doanh nghiệp phải cập nhật lại thông tin trên hệ thống mã số mã vạch. Việc không cập nhật kịp thời có thể dẫn đến rủi ro bị kiểm tra và xử phạt trong quá trình lưu thông sản phẩm trên thị trường. Ngoài ra, việc cập nhật đúng còn giúp hệ thống nhận diện chính xác sản phẩm, phục vụ hiệu quả trong bán hàng và truy xuất nguồn gốc.

Câu hỏi thường gặp khi đăng ký mã số mã vạch tại Đà Nẵng

Có thể ủy quyền đơn vị khác đăng ký mã số mã vạch không?

Có, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện đăng ký mã số mã vạch thay mình. Việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản hợp lệ (giấy ủy quyền có chữ ký, đóng dấu công ty) kèm theo hồ sơ pháp lý của bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền. Đây là phương án phổ biến đối với các công ty mới thành lập, chưa quen với quy trình đăng ký hoặc cần đẩy nhanh tiến độ xử lý hồ sơ.

Mã số mã vạch có bắt buộc khi bán trên sàn thương mại điện tử không?

Đối với các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada, Tiki hoặc Amazon, mã số mã vạch (GTIN, EAN) ngày càng trở nên bắt buộc nhằm quản lý sản phẩm, chống trùng lặp và tăng độ tin cậy với người tiêu dùng. Việc có mã số mã vạch còn giúp sản phẩm dễ dàng được tìm kiếm và hiển thị đúng thông tin. Do đó, doanh nghiệp muốn bán hàng trên sàn một cách chuyên nghiệp nên đăng ký mã số mã vạch càng sớm càng tốt.

Dịch vụ hỗ trợ đăng ký mã số mã vạch ở Đà Nẵng trọn gói

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ – tiết kiệm thời gian – hạn chế sai sót

Việc tự đăng ký mã số mã vạch có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn nếu không nắm rõ yêu cầu hồ sơ, quy trình và các lỗi dễ bị trả lại. Sử dụng dịch vụ hỗ trợ trọn gói giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và nhanh chóng có kết quả. Đơn vị dịch vụ sẽ tư vấn cách xác định số lượng mã GTIN cần đăng ký, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo đúng quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, đồng thời hỗ trợ sửa hồ sơ nếu bị trả.

Tiêu chí chọn đơn vị uy tín – kinh nghiệm, báo giá minh bạch, hỗ trợ hậu mãi

Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ có kinh nghiệm xử lý nhiều hồ sơ, hiểu rõ các lỗi thường gặp và đưa ra giải pháp phù hợp cho từng doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bảng giá rõ ràng, không phát sinh chi phí ẩn và chính sách hỗ trợ sau khi được cấp mã là những yếu tố nên xem xét. Đặc biệt, nhiều công ty tại Đà Nẵng còn hỗ trợ khách hàng tích hợp mã GTIN vào tem nhãn và bao bì sản phẩm, đảm bảo đúng quy cách in ấn theo chuẩn quốc tế.

Đăng ký mã số mã vạch ở Đà Nẵng là một giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và khẳng định vị thế trên thị trường. Khi sản phẩm có mã số mã vạch, doanh nghiệp không chỉ thuận tiện hơn trong việc quản lý mà còn tạo niềm tin cho đối tác và khách hàng. Việc đăng ký mã số mã vạch cũng là một bước cần thiết để sản phẩm có thể tiếp cận các hệ thống phân phối lớn và tham gia vào thị trường quốc tế. Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, đặc biệt là tại Đà Nẵng – nơi có nhiều cơ hội kinh doanh hấp dẫn, các doanh nghiệp cần chủ động trong việc hoàn thiện các thủ tục đăng ký để tránh những trở ngại không đáng có. Để quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các quy định và có thể nhờ sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Việc đầu tư vào đăng ký mã số mã vạch không chỉ mang lại lợi ích trước mắt mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa hiện đại, chuyên nghiệp hơn. Với những lợi ích thiết thực mà mã số mã vạch mang lại, doanh nghiệp tại Đà Nẵng nên coi đây là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững. Vì vậy, nếu bạn đang kinh doanh tại Đà Nẵng, hãy nhanh chóng thực hiện đăng ký mã số mã vạch để tận dụng tối đa những lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp của mình.